【文章內(nèi)容簡介】 運用手中的牌。 ? 在我們可以估算別人手上的牌時（不論伙伴還是對手），我們能夠?qū)⑹种械呐谱鲎钣行У倪\用。 風格無所謂好或壞，而且每個人都具備四種風格。有些人在某種風格上特別強勢，且讓它變成一個優(yōu)點，但有些人覺得過于強勢的風格是一種負擔。有些人四種風格平均，較容易隨時調(diào)適以配合他人。重點 不在您的風格組合，而在您對自我風格的了解以及如何做最佳的運用。 32 計算您的得分 ： 請?zhí)钊肽o各答案的分數(shù) 這是您的 風格類型 題 號 分數(shù) 合計 風格 類型 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 c a b b b d c d a b d a c d a a 分析型 b b c a d c d b d d a d b b d c 直觀型 d c d d a b a c b c b b a a c b 行動型 a d a c c a b a c a c c d c b d 人際型 四項總分： 分析論 －分析的、理性的、有條理的、審慎的、客觀的 直觀論－有創(chuàng)意的、原創(chuàng)的、富幻想的、有魅力的、理想的 行動論－有活力的、行動導向的、武斷的、自信的、結(jié)果取向的 人際論－友善的、自然不做作、能讓人傾訴心事、忠實的、有說服力 的 160 ← 如果您的分數(shù)加總不是 160，請重新計算。 100 將左邊方格的分數(shù)分別除以 ，填入右邊的圓圈中，加總分數(shù)應為 100。 33 個人風格坐標圖 行動論 直觀論 分析論 人際論 10 10 10 10 20 20 20 20 30 30 30 30 30 34 評量結(jié)果說明： 四種行為模式 卡爾 榮在他于 1920 年出版的“ Psychological Types”中，提出每個人都擁有直觀論、分析論、人際論、行動論等四種行為模式。這四種風格深深地影響我們與他人的溝通、我們?nèi)绾沃X、我們?nèi)绾沃贫Q策及解決問題 …… 簡而言之，我們的行為表現(xiàn)。 四種風格類型如下表所示，第一欄的數(shù)字是您在該風格的分數(shù)。 分數(shù) 典型行為 他人認為有效率的特質(zhì) 他人認為無效率的特質(zhì) 直 觀 論 ○ 話多但冷漠。不親切。常會離題。不在意他人的時間。 長于提出看法與意見。對一些決策或問題有新鮮的想法。比起執(zhí)行既定事物，較喜歡創(chuàng)造新的計劃。行動屬于未來式的、可能的。 原創(chuàng)性的 富想象力的 有創(chuàng)造力的 思緒寬廣的 狂熱的 理想主義的 機智堅定的 意識流的 不實際的 漫無邊際的 充滿幻想的 心思不集中的 矯揉造作的 與現(xiàn)實脫節(jié)的 武斷的 不切實際的 分 析 論 ○ “公事公辦”但卻缺少活力。聲調(diào)沒什么變化。以有序的，測量過的方式，逐項談事情，巨細靡遺。有時談話也有基本規(guī)則，如“我們先談您的事情還是我的事情？”極具興味地解決問題與制定決策，深思熟慮地衡量資料。 有效的溝通者 細心的 審慎的 權(quán)衡輕重的 穩(wěn)定的 冷靜客觀的 理性的 會分析的 嘮叨的 猶豫不決的 小心過度的 分析過度的 呆板無趣的 沒有活力的 內(nèi)斂且愛控制的 過分嚴肅僵硬的 人 際 論 ○ 溫暖而友善，有時稍顯過份。似乎不太會區(qū)分公事與私事。詢問他人現(xiàn)狀。喜歡“閑扯”。在做決策或解決問題之前，想要知道每個人的感受。 自然不做作的 有說服力的 同理心的 傳統(tǒng)的 好問的 自我反省的 能讓人傾訴心事的 忠實的 沖動的 操縱的 過分重視人的因素 多愁善感的 拖延的 自責的 造成沖突的 主觀的 行 動 論 ○ 突兀，間斷的。能抓住重點，也希望別人跟他一樣。打斷別人的交談。想要控制談話的進行。 辦公環(huán)境呈現(xiàn)一種強勢的氣氛， 通常是一團亂 。 缺乏耐性。通常獨自做決策或解決問題。 實事求是的 果斷的 起帶頭作用的 結(jié)果導向的 冷靜客觀的 具競爭性的 自信的 積極的 短視的 求取個人地位的 事必躬親的 不思而行的 缺少對人的信任 跋扈的 傲慢的 缺乏耐性 35 時時 間間 管管 理理 與與 會會 議議 技技 巧巧 管理大師彼得杜拉克曾提醒我們，就如同管理者對組織而言是最重要的資源一樣，時間就是管理者最重要的資源。然而，不同于其它資源的是，時間不 具有彈性。它無法加以儲存或預為準備，暫時不用時便放在一旁。高績效的管理者隨時知道他們的時間是否有效的使用。在一天中，他們重復的查檢「我是否將時間做了最有效的運用﹖這件事是否應該由別人來做﹖有那些事是根本不必要的 ﹖有沒有更好的方法來做這件事﹖我是否仍能保持清新的頭腦，或是我已經(jīng)到了飽和而效率遞減的地步﹖」 許多管理者是「工作狂」，他們將時間管理解釋成在每一單位時間內(nèi)，完成更多工作的方法。但是我們所探討的時間管理卻是著重所完成的結(jié)果，而非速度。因此本單元也將專注于成功的管理者，在日常工作上所運用有效 時間管理的觀念與技巧。使學員能夠在回到工作崗位后，有計劃的使自己不成為時間的奴隸而是主人。 最常見的時間浪費原因包括電話干擾，不速的拜訪，以及開會。在接下來的幾頁中將提供你許多取得掌控這些常見問題的做法。 36 一一 、 如如 何何 避避 免免 電電 話話 上上 的的 時時 間間 浪浪 費費 對于有效的時間管理而言，電話同時具有極大的幫助和破壞性。當你利用電話與對方連絡(luò)時，它就是助力；反之當接到不速的電話時，它就成了妨礙。但是真正的問題是你要讓自己成為電話的奴仆或主人。如果不論什么電話你每通都接，你就成了它的奴仆，而你的時間也就落入了他人的掌 控。 聽任電話的主導，對有些工作而言是適當?shù)?，例如當你專事服務類工作時（消防隊、警察等）。但對多數(shù)主管而言，應急救火只是工作的部分。對于那些電話該接，那些可以暫緩，要學著去分辨。在這二頁中，我們試著列出一些方法來幫助你減少電話時間的浪費?；蛟S，并非每種方法都適用于你的工作，但是你應找出二、三種可行的方法，并盡量去熟練它們。 37 有效的電話時間管理方法 舉例說明 ，知道是何人打來以及為了何事，這樣做可以使你： (1)用稍后回電的方式，使手上更重要的工作不被打斷。 (2)有時間 參考檔案、資料，以幫助自己的談話。 (3)避免接聽可以由他人（接聽電話的秘書或助理）直接處理的電話。 秘書：馬先生來電，問您有關(guān)韋氏項目的費用合計是多少。 主管：請告訴他我正忙著，需要再過 20 分鐘才能回電答復他所要的數(shù)字。順便請妳把韋氏項目的檔案找出來給我。 （緊急事件除外），以及用來回電的時段。這些不得干擾的時段可用來做最優(yōu)先重要的工作，例如面談，完成重要建議案等。 秘書：她在一個半小時內(nèi)不會有空，但是可以在 11 點到 11點半間，或下午 3 點到 3 點半之間回您電話。不知道那時候回電對您較為方 便。 38 有效的電話時間管理方法 舉例說明 電，或?qū)⑺跈?quán)給部門中可以處理的人員。如此一來，既可培養(yǎng)他們的辦事能力，又可提供較好，適時的服務給來電者。 來電者：我是史達夫。我想向老喬要這個月的費用數(shù)字。順便想知道下個星期四在高雄的會議他是否要和我一起開車下去。 秘書：喬先生正在忙，不過王小姐也可以告訴您所要的資料。請您稍待，讓我看她在不在座位上。至于會議，就我所知喬先生要去參加在臺南的另一個會，所以他不會去高雄。 4. 務必要讓接聽電話者記錄下完整的訊息，包括來電的目的，以便準備回電，或決定是否必須回電。這一點須靠著一些堅持與技巧方能做到。 秘書：史先生，可以請您告訴我，您找他有什么事嗎？ 來電者：是一點私人的事。 秘書：我這樣告訴他，他是不是就會知道了呢？ 來電者：唔?也許不會。（沉默一下）我是想跟他討論一個投資機會，我想他會感興趣的。 39 有效的電話時間管理方法 舉例說明 ，在你打電話給他們時，不妨示范一下有效的電話使用法。告訴他們你打電話所要討論的事項和所需使用的時間。這樣做很可能會影響他們下次打電話給你的方式。 主管：周先生，有三件 事我需要你的意見，可能要占用你七、八分鐘的時間。你現(xiàn)在有沒有空，或是你希望我在什么時候再打過來。 ，一打電話就容易漫無邊際或偏離主題，當他們打電話給你時，要先訂下時限。 主管：美麗，很高興你打電話來。不過五分鐘內(nèi)我一定要去開會。希望夠我們講話。妳找我有什么事呢？ 慣。這尤其會發(fā)生在較熟識的人身上，他們總喜歡找「上面的人」即使其它的員工也能夠處理這件事。 主管：王兄，你要的資料我可以幫你找，不過這件事現(xiàn)在是李小姐在負責，她可以提供你更好的服務。尤其是我因為常常不 在座位上，你找我也不方便。這樣好不好，我讓李小姐馬上跟你聯(lián)絡(luò) ? 。 40 有效的電話時間管理方法 舉例說明 料時，應預先去電請對方安排下次通話的時間，并就談話內(nèi)容做準備。 主管：羅小姐，我們得討論一下下次區(qū)域會議的議程。這兩天妳什么時候比較方便？我想一方面妳需要時間構(gòu)思一下，一方面我們也應該好好找個不被干擾的時間。你說我什么時候再打來比較好呢？ （注意禮貌）浪費你時間的來電。 主管：（打斷對方）王兄，真不好意思我不能再和你講了，有人正在等我，不能讓他們再等下去。也許 我們待會兒可以再聊，抱歉。 41 二二 、 如如 何何 處處 理理 不不 速速 的的 拜拜 訪訪 「現(xiàn)在有空嗎？」我們是否常常在辦公室里、走廊上、員工餐廳中遇到這種情況？大部分的時候，它們都是出自其中一方一時的沖動，當然也有的時候是由于對方早有此需要，只是苦無機會逮到你罷了。 工作上的互相拜訪，最通常的原因還是由于人本來就是群體的動物，有需要與他人密切聯(lián)系，尋找朋友，談話和社交。在工作上你至少有一打的朋友，如果每天對每位只用上十分鐘，一天里你就用掉了二小時，或四分之一的工作時間，去滿足你自己或其它人的社交需求。因此，工作手則的第一條就是決定談話 的內(nèi)容是否真有必要。 要做到這一點，最好的方法便是用這樣的方式回答對方：「現(xiàn)在時間真不巧，我正好要去做?（還記得嗎？永遠有更重要的事待辦?），你找我有什么事呢？」 在對方回答后，你便可以決定到底要處理這件臨時狀況，或是另訂時間再談。在大多數(shù)情況下，對方都會自動放棄，或改長話為短說。而如果事情真的急迫，你們之間的對話也會立刻進入正題。 當他人走進你的辦公室談話，又不知該如何打住，處理這樣的狀況便是你的責任了。通常，最佳的方法便是做 42 個結(jié)語：「好的，我們是不是已經(jīng)同意這樣做了？你負責?，我負責?，還 有別的嗎？」 如果這樣的結(jié)論做完，仍然不行，只好接著說「真抱歉，我現(xiàn)在還有另一件事要做?（不管它是什么）?！巩斎唬绻L客是外面來的，從椅子上站起來向門口走去，會是結(jié)束談話的明顯暗示。 通常，在開始談話時，先設(shè)下一些限制會是個好辦法。這可以用正式或較隨意的方式表示？「再八分鐘我就要去?，這樣的時間夠我們討論嗎？」 上述的處理原則在改變他人的干擾行為上極為有效。當你去做不速的拜訪時，也請記得做到以下事項：在一開頭時，先告訴對方「我知道你在忙，但我只須要你五分鐘時間，什么時候你會 比較方便？」通常，他們很少會不請你進去。但是，他們也會記得你是一個極有時間概念的人。所以，請勿超用你的五分鐘，并在最后告訴對方：「我已經(jīng)用完了五分鐘，也得到了全部所需的資料，謝謝你?！? 當然，如果你的辦公室有門，最好的控制干擾方法便是將它關(guān)上。除非實在重要，多干擾的地方。（我們都了解經(jīng)理人有時的確需要一些隱密的空間趕重要報告、做預算計劃、預習演示文稿??）關(guān)鍵的問題仍然是：我對時間究竟有多重視？我如何保護它不受不速的干擾？ 43 三三 、 會會 議議 時時 間間 的的 管管 理理 想想