【文章內(nèi)容簡介】 析過度的呆板無趣的沒有活力的內(nèi)斂且愛控制的過分嚴肅僵硬的人際論○溫暖而友善，有時稍顯過份。似乎不太會區(qū)分公事與私事。詢問他人現(xiàn)狀。喜歡“閑扯”。在做決策或解決問題之前，想要知道每個人的感受。自然不做作的有說服力的同理心的傳統(tǒng)的好問的自我反省的能讓人傾訴心事的忠實的沖動的操縱的過分重視人的因素多愁善感的拖延的自責(zé)的造成沖突的主觀的行動論○突兀，間斷的。能抓住重點，也希望別人跟他一樣。打斷別人的交談。想要控制談話的進行。辦公環(huán)境呈現(xiàn)一種強勢的氣氛，通常是一團亂。缺乏耐性。通常獨自做決策或解決問題。實事求是的果斷的起帶頭作用的結(jié)果導(dǎo)向的冷靜客觀的具競爭性的自信的積極的短視的求取個人地位的事必躬親的不思而行的缺少對人的信任跋扈的傲慢的缺乏耐性 時間管理與會議技巧 管理大師彼得杜拉克曾提醒我們，就如同管理者對組織而言是最重要的資源一樣，時間就是管理者最重要的資源。然而，不同于其它資源的是，時間不具有彈性。它無法加以儲存或預(yù)為準備，暫時不用時便放在一旁。高績效的管理者隨時知道他們的時間是否有效的使用。在一天中，他們重復(fù)的查檢「我是否將時間做了最有效的運用﹖這件事是否應(yīng)該由別人來做﹖有那些事是根本不必要的﹖有沒有更好的方法來做這件事﹖我是否仍能保持清新的頭腦，或是我已經(jīng)到了飽和而效率遞減的地步﹖」 許多管理者是「工作狂」，他們將時間管理解釋成在每一單位時間內(nèi)，完成更多工作的方法。但是我們所探討的時間管理卻是著重所完成的結(jié)果，而非速度。因此本單元也將專注于成功的管理者，在日常工作上所運用有效時間管理的觀念與技巧。使學(xué)員能夠在回到工作崗位后，有計劃的使自己不成為時間的奴隸而是主人。 最常見的時間浪費原因包括電話干擾，不速的拜訪，以及開會。在接下來的幾頁中將提供你許多取得掌控這些常見問題的做法。一、 如何避免電話上的時間浪費 對于有效的時間管理而言，電話同時具有極大的幫助和破壞性。當(dāng)你利用電話與對方連絡(luò)時，它就是助力；反之當(dāng)接到不速的電話時，它就成了妨礙。但是真正的問題是你要讓自己成為電話的奴仆或主人。如果不論什么電話你每通都接，你就成了它的奴仆，而你的時間也就落入了他人的掌控。 聽任電話的主導(dǎo)，對有些工作而言是適當(dāng)?shù)?，例如?dāng)你專事服務(wù)類工作時（消防隊、警察等）。但對多數(shù)主管而言，應(yīng)急救火只是工作的部分。對于那些電話該接，那些可以暫緩，要學(xué)著去分辨。在這二頁中，我們試著列出一些方法來幫助你減少電話時間的浪費?；蛟S，并非每種方法都適用于你的工作，但是你應(yīng)找出二、三種可行的方法，并盡量去熟練它們。有效的電話時間管理方法舉例說明，知道是何人打來以及為了何事，這樣做可以使你：(1)用稍后回電的方式，使手上更重要的工作不被打斷。(2)有時間參考檔案、資料，以幫助自己的談話。(3)避免接聽可以由他人（接聽電話的秘書或助理）直接處理的電話。秘書：馬先生來電，問您有關(guān)韋氏項目的費用合計是多少。主管：請告訴他我正忙著，需要再過20分鐘才能回電答復(fù)他所要的數(shù)字。順便請妳把韋氏項目的檔案找出來給我。（緊急事件除外），以及用來回電的時段。這些不得干擾的時段可用來做最優(yōu)先重要的工作，例如面談，完成重要建議案等。秘書：她在一個半小時內(nèi)不會有空，但是可以在11點到11點半間，或下午3點到3點半之間回您電話。不知道那時候回電對您較為方便。有效的電話時間管理方法舉例說明，或?qū)⑺跈?quán)給部門中可以處理的人員。如此一來，既可培養(yǎng)他們的辦事能力，又可提供較好，適時的服務(wù)給來電者。來電者：我是史達夫。我想向老喬要這個月的費用數(shù)字。順便想知道下個星期四在高雄的會議他是否要和我一起開車下去。秘書：喬先生正在忙，不過王小姐也可以告訴您所要的資料。請您稍待，讓我看她在不在座位上。至于會議，就我所知喬先生要去參加在臺南的另一個會，所以他不會去高雄。4. 務(wù)必要讓接聽電話者記錄下完整的訊息，包括來電的目的，以便準備回電，或決定是否必須回電。這一點須靠著一些堅持與技巧方能做到。秘書：史先生，可以請您告訴我，您找他有什么事嗎？來電者：是一點私人的事。秘書：我這樣告訴他，他是不是就會知道了呢？來電者：唔…也許不會。（沉默一下）我是想跟他討論一個投資機會，我想他會感興趣的。有效的電話時間管理方法舉例說明，在你打電話給他們時，不妨示范一下有效的電話使用法。告訴他們你打電話所要討論的事項和所需使用的時間。這樣做很可能會影響他們下次打電話給你的方式。主管：周先生，有三件事我需要你的意見，可能要占用你七、八分鐘的時間。你現(xiàn)在有沒有空，或是你希望我在什么時候再打過來。，一打電話就容易漫無邊際或偏離主題，當(dāng)他們打電話給你時，要先訂下時限。主管：美麗，很高興你打電話來。不過五分鐘內(nèi)我一定要去開會。希望夠我們講話。妳找我有什么事呢？。這尤其會發(fā)生在較熟識的人身上，他們總喜歡找「上面的人」即使其它的員工也能夠處理這件事。主管：王兄，你要的資料我可以幫你找，不過這件事現(xiàn)在是李小姐在負責(zé)，她可以提供你更好的服務(wù)。尤其是我因為常常不在座位上，你找我也不方便。這樣好不好，我讓李小姐馬上跟你聯(lián)絡(luò)…。有效的電話時間管理方法舉例說明，應(yīng)預(yù)先去電請對方安排下次通話的時間，并就談話內(nèi)容做準備。主管：羅小姐，我們得討論一下下次區(qū)域會議的議程。這兩天妳什么時候比較方便？我想一方面妳需要時間構(gòu)思一下，一方面我們也應(yīng)該好好找個不被干擾的時間。你說我什么時候再打來比較好呢？（注意禮貌）浪費你時間的來電。主管：（打斷對方）王兄，真不好意思我不能再和你講了，有人正在等我，不能讓他們再等下去。也許我們待會兒可以再聊，抱歉。二、 如何處理不速的拜訪「現(xiàn)在有空嗎？」我們是否常常在辦公室里、走廊上、員工餐廳中遇到這種情況？大部分的時候，它們都是出自其中一方一時的沖動，當(dāng)然也有的時候是由于對方早有此需要，只是苦無機會逮到你罷了。工作上的互相拜訪，最通常的原因還是由于人本來就是群體的動物，有需要與他人密切聯(lián)系，尋找朋友，談話和社交。在工作上你至少有一打的朋友，如果每天對每位只用上十分鐘，一天里你就用掉了二小時，或四分之一的工作時間，去滿足你自己或其它人的社交需求。因此，工作手則的第一條就是決定談話的內(nèi)容是否真有必要。要做到這一點，最好的方法便是用這樣的方式回答對方：「現(xiàn)在時間真不巧，我正好要去做…（還記得嗎？永遠有更重要的事待辦…），你找我有什么事呢？」在對方回答后，你便可以決定到底要處理這件臨時狀況，或是另訂時間再談。在大多數(shù)情況下，對方都會自動放棄，或改長話為短說。而如果事情真的急迫，你們之間的對話也會立刻進入正題。 當(dāng)他人走進你的辦公室談話，又不知該如何打住，處理這樣的狀況便是你的責(zé)任了。通常，最佳的方法便是做個結(jié)語：「好的，我們是不是已經(jīng)同意這樣做了？你負責(zé)…，我負責(zé)…，還有別的嗎？」 如果這樣的結(jié)論做完，仍然不行，只好接著說「真抱歉，我現(xiàn)在還有另一件事要做…（不管它是什么）?！巩?dāng)然，如果訪客是外面來的，從椅子上站起來向門口走去，會是結(jié)束談話的明顯暗示。 通常，在開始談話時，先設(shè)下一些限制會是個好辦法。這可以用正式或較隨意的方式表示？「再八分鐘我就要去…，這樣的時間夠我們討論嗎？」 上述的處理原則在改變他人的干擾行為上極為有效。當(dāng)你去做不速的拜訪時，也請記得做到以下事項：在一開頭時，先告訴對方「我知道你在忙，但我只須要你五分鐘時間，什么時候你會比較方便？」通常，他們很少會不請你進去。但是，他們也會記得你是一個極有時間概念的人。所以，請勿超用你的五分鐘，并在最后告訴對方：「我已經(jīng)用完了五分鐘，也得到了全部所需的資料，謝謝你?！? 當(dāng)然，如果你的辦公室有門，最好的控制干擾方法便是將它關(guān)上。除非實在重要，多干擾的地方。（我們都了解經(jīng)理人有時的確需要一些隱密的空間趕重要報告、做預(yù)算計劃、預(yù)習(xí)演示文稿……）關(guān)鍵的問題仍然是：我對時間究竟有多重視？我如何保護它不受不速的干擾？三、 會議時間的管理 想想看你曾浪費掉多少的寶貴時間在這樣的會議上：與你沒什么關(guān)系，令你懷疑何必要參加；沒有清楚的開會目的；重要人物缺席，以致議而不決；會議只在報告，而無雙向討論，與其召開會議，一紙備忘錄就能解決了。 身為與會者，下面幾種方法可以幫助你確保會議時間的有效運用。請勾選你認為可行的方法，并在下次會議時試著應(yīng)用?！?，務(wù)必清楚會議目的。此一目的應(yīng)當(dāng)以可衡量，結(jié)果導(dǎo)向的語句表示。對于含混不清的會議目的要加以質(zhì)疑，例如「本會議中將就某一題目加以討論…或探討」。這只能讓你知道會議將有那些內(nèi)容活動，但無法獲知它的目的。而且討論是否充分，要探討至何種地步，仍是不得而知?！?，許多會議主持者卻從不說明會議結(jié)束的時間。你必須要問。如果另有其它工作要進行，便應(yīng)該告訴他們你或許會先離席。（比起將時間浪費在會議中，你總是有更重要的工作待辦。別不好意思說。只要預(yù)先告訴主席你其它的要事。當(dāng)你感覺會議是在浪費你的時間時，便再提醒主持者一下，并請求告退。這樣的做法，雙方都不致于失面子。）□，以便準備。這樣做同時也可促使對方通盤想過。如議程中某些部分與你無關(guān)，可以讓主持者知道，并表示愿意就相關(guān)的部分參加（唯有需要你提供意見，或討論結(jié)果對于你有所影響的會議才需要你的參加）。假使在會議中進出對于你有困難，不但造成干擾，并且時間上也無法拿捏準確，可以征得主持者同意，將工作帶在身邊，并坐在后面。這樣可以在無需你參與討論時也不致浪費時間?！酰m時促成會議達到目的。例如：提出這些問題「可否就剛才所討論的先做個結(jié)論？」…「還有多少議題尚未討論？」…「我有點疑惑，似乎我們已經(jīng)花了十分鐘討論和議題無關(guān)的事？」…「我們是否已準備做結(jié)論了？或是還有什么要討論的？」等等?！酢５⒁饽愕淖?，不要由于自己的工作而干擾到主席或其它參加者。在會議中適時的貢獻自己的意見，盡量做到兩者兼顧?！?，給予主持者回饋，包括那部分觸礁，那些會議目標(biāo)達成與否，有什么方法可以幫助大家下次開會更加有效（例如，預(yù)先發(fā)出資料，指派一兩位參加者在下次會議中做報告，而不是讓全部的人一起做等）。四、 有關(guān)時間管理的幾點假設(shè)下面有一組練習(xí)，請分別就各項敘述表示同意或不同意的程度，并勾選在右表中。做完后請繼續(xù)翻至第八頁，我們將在稍后提供解答。完全不同意較為不同意較為同意完全同意1. 無論管理者如何努力運用時間管理，難免仍會感到要做的事和要見的人那么多，很難處理得全然滿意。……□□□□2. 多數(shù)的管理者都知道他們的時間流向何方。…………□□□□3. 要想有效率，管理者應(yīng)多使用大段的時間。如將時間劃分為少于半小時的小段，就等于是浪費?！酢酢酢?. 雖然許多管理者了解，有些時間是用在欠缺生產(chǎn)力和并無必要的事情上，但就是無法也不敢對它采取任何行動?！酢酢酢?. 愈多人在一起，便會花愈多時間彼此互動。因此，要做到有效時間管理應(yīng)避免類似委員會的組織?！酢酢酢?. 如果管理者要花四分之一以上的時間在會議上，我們可以確信這是一個很好的組織?！酢酢酢?. 缺少良好的溝通是造成時間浪費的主因之一?！酢酢酢?. 重復(fù)發(fā)生的危機所造成的時間浪費是很難預(yù)見的?！酢酢酢?. 匆促的人事決定含有錯誤的危險，因此在日后反而可能造成時間的浪費。…………………………………□□□□10. 管理者必須騰出時間，了解部門或組織「以外」其它人的工作?！酢酢酢?下面有一組練習(xí)，請分別就各項敘述表示同意或不同意的程度，并勾選在右表中。做完后請繼續(xù)翻至第八頁，我們將在稍后提供解答。完全不同意較為不同意較為同意完全同意11. 有許多項目或活動是可以留到明天再做的，也不會因此而造成任何效率上的損失?！酢酢酢?2. 管理者所做的事，大多數(shù)其實都可以由一位部屬完成?！酢酢酢?3. 在著手工作之前，要花額外的時間來組織和設(shè)定優(yōu)先級，就意味著我們必須做得更辛苦，更努力才能做完每件事?！酢酢酢?4. 在大多數(shù)的組織中，要主管人員計劃、安排以及控制他們的全部工作時間，是不可能做到的?！酢酢酢?5. 創(chuàng)意性的工作，即使不是不可能，也相當(dāng)難以管理?！酢酢酢醅?五、 時間管理的原則1. 要知道自己的時間究竟流向何方。用至少兩個禮拜的時間，記錄下每天時間的使用情形，再加以分析，并找出本身時間管理的傾向和模式。2. 依照優(yōu)先級，預(yù)估時間。按重要性與緊急性來評定不同工作的優(yōu)先級，接著再依序安排時間。3. 練習(xí)做連續(xù)的計劃。就工作的優(yōu)先級與時間的安排，如果能夠做連續(xù)不斷的評估，再評估，可以導(dǎo)致最佳的時間運用。4. 整合一些可用的時間。找出大段不受干擾的時間，但要注意避免安排過多工作，或毫無彈性，這兩者都是不切實際的。5. 安排不同的工作活動。包括長期與短期的項目活動，小組工作與個人工作。平衡的安排與運用可以幫助自己維持客觀的看法并保持活力。6. 將工作授權(quán)給他人。避免掉入想法上的陷阱，認為授權(quán)只是將自己的工作丟給別人，而不是這件工作別人也同樣能做。在授予責(zé)任時要能夠權(quán)衡它的優(yōu)缺點。要花時間讓部屬成長。7. 時常問自己這個問題「我正在做的那些事情是根本沒有必要的？」停止做這些不值得你花時間的事情。8. 花些時間做人事決定（有關(guān)于人員方面的決定）。這樣的決定需要謹慎…放在心里多想一想，第二天再回來考量一番