【正文】 看你曾浪費掉多少的寶貴時間在這樣的會議上：與你沒什么關(guān)系，令你懷疑何必要參加；沒有清楚的開會目的；重要人物缺席，以致議而不決；會議只在報告，而無雙向討論，與其召開會議，一紙備忘錄就能解決了。 身為與會者，下面幾種方法可以幫助你確保會議時間的有效運用。請勾選你認(rèn)為可行的方法，并在下次會議時試著應(yīng)用。 □ ，務(wù)必清楚會議目的。此一目的應(yīng)當(dāng)以可衡量，結(jié)果導(dǎo)向的語句表示。對于含混不清的會議目的要加以質(zhì)疑，例如「本會議中將就某一題目加以討論?或探討」。這只能讓你知道會議將有那些內(nèi)容活動，但無法獲知它的目的。而且討論是否充分，要探討至何種地步，仍是不得而知。 □ ，許多會議主持者卻從不說明會議結(jié)束的時間。你必須要問。如果另有其它工作要進(jìn)行，便應(yīng)該告訴他們你或許會先離席。（比起將時間浪費在會議中，你總是有更重要的工作待辦。別不好意思說。只要預(yù)先告訴主席你其它的要事。當(dāng)你感覺會議是在浪費你的時間時，便再提醒主持者一下，并請求告退。這樣的做法，雙方都不致于失面子。） 44 □ ，以便準(zhǔn)備。這樣做同時也可促使對方通盤想過。如議程中某些部分與你無關(guān)，可以讓主持者知道，并表示愿意就相關(guān)的部分參加 （唯有需要你提供意見，或討論結(jié)果對于你有所影響的會議才需要你的參加）。假使在會議中進(jìn)出對于你有困難，不但造成干擾，并且時間上也無法拿捏準(zhǔn)確，可以征得主持者同意，將工作帶在身邊，并坐在后面。這樣可以在無需你參與討論時也不致浪費時間。 □ ，適時促成會議達(dá)到目的。例如：提出這些問題「可否就剛才所討論的先做個結(jié)論？」?「還有多少議題尚未討論？」?「我有點疑惑，似乎我們已經(jīng)花了十分鐘討論和議題無關(guān)的事？」?「我們是否已準(zhǔn)備做結(jié)論了？或是還有什么要討論的？」等等。 □ 工作。但要注意你的座位，不要由于自己的工作而干擾到主席或其它參加者。在會議中適時的貢獻(xiàn)自己的意見，盡量做到兩者兼顧。 □ ，給予主持者回饋，包括那部分觸礁，那些會議目標(biāo)達(dá)成與否，有什么方法可以幫助大家下次開會更加有效（例如，預(yù)先發(fā)出資料，指派一兩位參加者在下次會議中做報告，而不是讓全部的人一起做等）。 45 四四 、 有有 關(guān)關(guān) 時時 間間 管管 理理 的的 幾幾 點點 假假 設(shè)設(shè) 下面有一組練習(xí)，請分別就各項敘述表示同意或不同意的程度，并勾選在右表中。做完后請繼續(xù)翻至第八頁，我們將在稍后提供解答。 完全不同意 較為不同意 較為同意 完全同意 ，難免仍會感到要做的事和要見的人那么多，很難處理得全然滿意。?? □ □ □ □ 。???? □ □ □ □ ，管理者應(yīng)多使用大段的時間。如將時間劃分為少于半小時的小段，就等于是浪費。??? □ □ □ □ ，有些時間是用在欠缺生產(chǎn)力和并無必要的事情上，但就是無法也不敢對它采取任何行動。???????????????????? □ □ □ □ ，便會花愈多時間彼此互動。因此，要做到有效時 間管理應(yīng)避免類似委員會的組織。??? □ □ □ □ ，我們可以確信這是一個很好的組織。????????? □ □ □ □ 。??? □ □ □ □ 。? □ □ □ □ ，因此在日后反而可能造成時間的浪費。????????????? □ □ □ □ 10. 管理者必須騰出時間，了解部門或組織「以外」其它人的工作。???????????????? □ □ □ □ 46 下面有一組練習(xí)，請分別就各項敘述表示同意或不同意的程度，并勾選在右表中。做完后請繼續(xù)翻至第八頁，我們將在稍后提供解答。 完全不同意 較為不同意 較為同意 完全同意 ，也不會因此而造成任何效率上的損失。?????????? □ □ □ □ ，大多數(shù)其實都可以由一位部屬完成。??????????????????? □ □ □ □ ，要花額外的時間來組織和設(shè)定優(yōu)先級，就意味著我們必須做得更辛苦，更努力才能做完每件事。???????? ?????????? □ □ □ □ ，要主管人員計劃、安排以及控制他們的全部工作時間，是不可能做到的。????? □ □ □ □ ，即使不是不可能，也相當(dāng)難以管理。? □ □ □ □ 47 五五 、 時時 間間 管管 理理 的的 原原 則則 1. 要知道自己的時間究竟流向何方。用至少兩個禮拜的時間，記錄下每天時間的使用情形，再加以分析，并找出本身時間管理的傾向和模式。 2. 依照優(yōu)先級，預(yù)估時間。按重要性與緊急性來評定不同工作的優(yōu)先級，接著再依序安排時間。 3. 練習(xí)做連續(xù)的計劃。就工作的優(yōu)先級與時間的安排，如果能夠做連續(xù) 不斷的評估，再評估，可以導(dǎo)致最佳的時間運用。 4. 整合一些可用的時間。找出大段不受干擾的時間，但要注意避免安排過多工作，或毫無彈性，這兩者都是不切實際的。 5. 安排不同的工作活動。包括長期與短期的項目活動，小組工作與個人工作。平衡的安排與運用可以幫助自己維持客觀的看法并保持活力。 6. 將工作授權(quán)給他人。避免掉入想法上的陷阱，認(rèn)為授權(quán)只是將自己的工作丟給別人，而不是這件工作別人也同樣能做。在授予責(zé)任時要能夠權(quán)衡它的優(yōu)缺點。要花時間讓部屬成長。 48 7. 時常問自己這個問題「我正在做的那些事情是根本沒有必要的？」停止做這些不值得你 花時間的事情。 8. 花些時間做人事決定（有關(guān)于人員方面的決定）。這樣的決定需要謹(jǐn)慎?放在心里多想一想，第二天再回來考量一番。 9. 尋找方法以運用最少的時間來完成那些不具生產(chǎn)性的工作，使你的時間可以更加用在富有生產(chǎn)性的工作上。例如：將類似的活動合并在一起執(zhí)行，常?？梢怨?jié)省下時間。 10. 行動前盡量收集足夠的信息。溝通時務(wù)必要澄清目的，并且盡力求得對方的回饋，以避免因信息不足而造成時間的浪費。 11. 用心培養(yǎng)正面的工作氣氛。避免耗損能量的批判與辯解，將這些能量用在有創(chuàng)意，有目的的工作上。 12. 投資時間在個人的專業(yè)成長上。隨時注意本身 專業(yè)領(lǐng)域的發(fā)展，做必要的充電。 49 六六 、 決決 定定 優(yōu)優(yōu) 先先 次次 序序 練習(xí)一：新人不來報到 李蓓蒂有一份工作報告，必須在下午 4 點前交給老板?，F(xiàn)在時間是 1 點半。雖然手上還有許多工作，蓓蒂認(rèn)為努力趕一下還是可以完成的。 小潔的辦公室就在蓓蒂隔壁。她剛剛接到一通人事部的電話，告知原訂下周來報到的新人，突然不來了。這位新人當(dāng)初是由蓓蒂和小潔共同挑選的。由于手上并沒有其它合適的人選，除非兩人另有其它主意，否則招募面談的作業(yè)又得從頭來過。 就在全神貫注在趕報告的時候，蓓蒂聽到敲門聲。小潔帶著一臉不悅的神情走進(jìn)房間 。 小 潔：「你有時間嗎？這件事很急！」 李蓓蒂： 討論重點： 「不行」，并且拒絕當(dāng)時就來討論這件事？如果沒有，其原因為何？如果有，小潔是否有被壓抑或未被尊重和公平對待的感覺？ 50 「不，現(xiàn)在不方便」，她有沒有讓小潔有機(jī)會先說出她關(guān)心的問題是什么？這樣做的優(yōu)點在那里？而缺點又在那里？ ，她有沒有覺得剛才蓓蒂對她的態(tài)度是公平的？在小潔心中，蓓蒂對這個人事問題有沒有給予適當(dāng)?shù)淖⒁猓克譃槭裁磿@樣認(rèn)為？ 練習(xí)二：協(xié)助一件新的項目 史 大山正要與一位部屬開會，討論幾件重要工作，這位部屬已經(jīng)從一大早等到現(xiàn)在。才剛坐下不久，電話鈴就響了，又是老李打來的。早上他曾經(jīng)打來過一次，而你回電時，恰好老李又不在了?，F(xiàn)在他再打來是為了有件新項目，他需要你的意見。雖然你實在不喜歡回電時又找不到人，但是你也猜得到如果講下去，不是幾句話就可以結(jié)束的。 51 電話接通后： 老 李：「大山，上面剛交待了一件工作給我，我在這方面 沒什么經(jīng)驗。可不可以擔(dān)誤你幾分鐘，跟你請教一下？」 史大山： 討論重點： 1. 大山要如何來處理這兩件同時進(jìn)行的事 有人正在辦 公室里 老李打電話來？要想處理這個狀況，大山還可以有那些方法？ 2. 大山有沒有用平和的態(tài)度與對方商議事情的優(yōu)先緩急，而不是讓自己顯得受到壓力？舉例來說，他有沒有讓老李決定用二、三分鐘時間很快講一下，或是待會兒再詳談？ 3. 以上的角色扮演結(jié)果是雙贏或是一輸一贏？為什么這是一個重要的問題？ 52 練習(xí)三：一個研究項目 李吉利正在做一份周末前要交的建議案，這時電話響了。是他的老板巴先生從外地打來，問吉利是否可以在下周他出差回來時，完成一份研究項目數(shù)字方面的報告。吉利接到電話有些驚訝，他以為巴先生知道他的工作進(jìn)度，也就是本周要交這份建議案，下禮拜還要交出部門目標(biāo)，同時他還要幫巴先生準(zhǔn)備下周四經(jīng)營委員會上報告的內(nèi)容，再接下來的整個星期中，吉利得代表公司到外面參加專業(yè)協(xié)會的會議。因此，除非情況有變，不然在下二周內(nèi)，吉利都不會有時間處理這份研究報告。 電話中，吉利感到巴先生有些苦惱和不耐煩。 巴先生：「吉利，你可不可以在下禮拜給我這份研究報告？老大一直追著我要，如果你不能做，只好我自己來了??！? 李吉利： 53 討論重點： ？如果是，他是認(rèn)同的接受，還是勉強(qiáng)的？如果不是，是懷 著信心的，還是愧咎的？請說明 ，巴先生是否感到吉利對接受并完成工作的動機(jī)不夠強(qiáng)？或者他尊重吉利能夠爭取時間用在更重要的事情上，吉利說了那些話讓巴先生產(chǎn)生這樣的感覺？ 練習(xí)四：生產(chǎn)力會議 何利仁正在閱讀一些往來文件，正好看到另一位部門主管李大德的開會通知，提醒他下周要開生產(chǎn)力會議。公司在去年開始了這項月會，由大德負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)。會議的目的是要藉此讓部門主管探討影響生產(chǎn)的問題，并找出解決方案。一開始時，會議很有效，也帶出了一些重要改變。但是，最近的兩、三次開會就沒有那么理想，談的問題很多，如何解決 的具體方案卻少。依利仁的看法，這個會議既沒計劃又沒管理。例如，沒有清楚的會議目標(biāo)，又沒有議程，會前會后也未指定專人負(fù)責(zé)等等；參加人員只是空談一些問題，而毫無解決方法，或行動計劃。因此，雖然利仁可以對生產(chǎn)力改善大有貢獻(xiàn)，他并不覺得參加會議是有效的利用自己的時間。利仁一抬頭，正好大德走到門口要問他話。 54 李大德：「利仁，下周你會來參加生產(chǎn)力會議嗎？」 何利仁： 討論重點： 1. 利仁是否打算出席？ 2. 利仁有沒有給大德任何意見？有那些意見？利仁是以批判或是正面的態(tài)度提出這些意見的？ 3. 如果出席會 議，利仁應(yīng)該扮演什么樣的角色？他扮演這個角色的目的何在？ 55 七七 、 有有 效效 運運 用用 會會 議議 時時 間間 1. 會會 議議 失失 敗敗 成成 本本 知知 多多 少少 會議長久以來已是管理上一種不可或缺的工具，透過有效的會議溝通，將可以花最少的時間而獲致最大的效果；但如果進(jìn)行不當(dāng)，「會而不議，議而不決」，則成為管理上最大的浪費，一個失敗的會議所蒙受的損失至少有以下幾項： ? 籌辦會議所投入的人力、金錢、物力。 ? 直接生產(chǎn)效益的短少。 ? 招致與會者的不滿意與反感。 ? 問題解決時效的喪失。 2. 會會 議議 的的 種種 類類 會議依照目的及性質(zhì)的不同大致可區(qū)分為五大類： (1)宣達(dá)會議 此類會 議的目的主要在將重大的決策、規(guī)定或情報告知有關(guān)人員，由于沒有文書轉(zhuǎn)達(dá)的誤解，并能立即解答疑問，是管理者最常采用的一種會議方式，此時主席扮演著信息提供者的角色。 (2)檢討會議 此類會議的目的在控制各部門的工作進(jìn)度及品質(zhì)，同時讓與會者了解其它單位的現(xiàn)況，主席主要的職責(zé)在檢核進(jìn)度，發(fā)覺異常。 56 (3)協(xié)調(diào)會議 此類會議之所以召開主要因為部門間利害發(fā)生沖突，或者需要眾多單位配合實施，主席的主要職責(zé)在控制發(fā)言順序。 (4)解決問題會議 此類會議主要目的在集思廣益，共商可行辦法，主席主 要職責(zé)在鼓勵參與確認(rèn)對策。 (5)搜集意見會議 此類會議主要目的在獲得與會者的意見，因此主席只扮演觸媒的角色，盡量創(chuàng)造熱烈的發(fā)言氣氛。 與會者 參 與 會 議 程 度 主席 檢 討 會 議 協(xié) 調(diào) 會 議 解 決問題會議 搜集意 見會議 宣 達(dá)會 議 與會者 主席參與會議程度 說明 57 3. 主主 席席 的的 職職 責(zé)責(zé) 主席是會場的靈魂，會議的成功與否全看主席能否發(fā)揮他的職責(zé)，主席的職責(zé)可以歸納為下列數(shù)項： 課程中分組討論的主持人其角色也與主席類同，必