【正文】 ? 責任及工作的本質(zhì)雖不是強有力的影響因素，但卻可持續(xù)發(fā)揮激勵作 用。 ? 員工喜歡回味自己的工作成果，也就是說，員工希望回頭回味自我的成就。 員工的需求 68 每位員工都喜歡主管贊揚其「績效優(yōu)異」。 對工作本身的需求則是指工作帶給個人的挑戰(zhàn)感、責任感、成就感、成長的喜悅、受贊賞的喜悅，唯有具備這些因素才能激發(fā)出員工額外的生產(chǎn)力，這些因素也正是馬斯洛 (Abraham Maslow)需求階層理論的受尊重及自我實現(xiàn)的需要。 2. 每每 個個 人人 的的 激激 勵勵 誘誘 因因 各各 不不 相相 同同 例如就受尊重的需求而言，有人希望做具挑戰(zhàn)性的工作，有人則希望提升自己的地位。在早期人們認為所謂的激勵就是胡蘿卜和一根棍子。 不要中途離席 除非萬不得己，否則不要隨意中途離席，中途離席不僅失禮，同時等于宣布放棄表達意見的權利。 會議的目的是什么？ 會議有各種不同的召開目的，有的是老調(diào)重彈，有的是為了集體分擔責任，當然啦！也有的是為了找到最佳的創(chuàng)意，根據(jù)不同的會議目的，您就應及早準備。 (10)維持會場秩序 開會最怕有人不遵守規(guī)定，例如隨意走動、聊天、任意發(fā)言等舉動，因此主席必須隨時制止任何破壞會議進行的行為。 59 (6)防止少數(shù)壟斷 會議中難免有些人態(tài)度較為專橫，氣勢凌人，頻頻要求發(fā)言，此時主席應讓其它人有發(fā)表意見之機會。 ? 主席宣布開會 ? 報告出席人數(shù) ? 報告會議議程 ? 宣讀上次會議記錄 ? 報告上次決議案執(zhí)行情形 ? 進行本次會議預定討論事項 ? 臨時動議 ? 宣讀決議事項 ? 散會?議程的控制 ?防止少數(shù)壟斷 ?決議的確認 ?時間的掌握 ?引發(fā)注意力 ?問題的澄清 ?鼓勵參與 ?爭論的解決 ?維持會場秩序 ?避免討論離題 主席的職責 58 (2)時間的掌握 馬拉松式的會議通常收不到會議的效果，一般的會議最好不要過兩個小時，否則與會者身心俱疲，根本無心戀棧，因此主席必須有時間觀念，在開會前就宣布此次開會預定使用時間，并在計劃時間內(nèi)，完成會議目標。 (5)搜集意見會議 此類會議主要目的在獲得與會者的意見，因此主席只扮演觸媒的角色，盡量創(chuàng)造熱烈的發(fā)言氣氛。 2. 會會 議議 的的 種種 類類 會議依照目的及性質(zhì)的不同大致可區(qū)分為五大類： (1)宣達會議 此類會 議的目的主要在將重大的決策、規(guī)定或情報告知有關人員，由于沒有文書轉(zhuǎn)達的誤解，并能立即解答疑問，是管理者最常采用的一種會議方式，此時主席扮演著信息提供者的角色。 54 李大德：「利仁，下周你會來參加生產(chǎn)力會議嗎？」 何利仁： 討論重點： 1. 利仁是否打算出席？ 2. 利仁有沒有給大德任何意見？有那些意見？利仁是以批判或是正面的態(tài)度提出這些意見的？ 3. 如果出席會 議，利仁應該扮演什么樣的角色？他扮演這個角色的目的何在？ 55 七七 、 有有 效效 運運 用用 會會 議議 時時 間間 1. 會會 議議 失失 敗敗 成成 本本 知知 多多 少少 會議長久以來已是管理上一種不可或缺的工具，透過有效的會議溝通，將可以花最少的時間而獲致最大的效果；但如果進行不當，「會而不議，議而不決」，則成為管理上最大的浪費，一個失敗的會議所蒙受的損失至少有以下幾項： ? 籌辦會議所投入的人力、金錢、物力。依利仁的看法，這個會議既沒計劃又沒管理。公司在去年開始了這項月會，由大德負責協(xié)調(diào)。因此，除非情況有變，不然在下二周內(nèi)，吉利都不會有時間處理這份研究報告。 51 電話接通后： 老 李：「大山，上面剛交待了一件工作給我，我在這方面 沒什么經(jīng)驗。才剛坐下不久，電話鈴就響了，又是老李打來的。由于手上并沒有其它合適的人選，除非兩人另有其它主意，否則招募面談的作業(yè)又得從頭來過。雖然手上還有許多工作，蓓蒂認為努力趕一下還是可以完成的。 12. 投資時間在個人的專業(yè)成長上。 10. 行動前盡量收集足夠的信息。 8. 花些時間做人事決定（有關于人員方面的決定）。避免掉入想法上的陷阱，認為授權只是將自己的工作丟給別人，而不是這件工作別人也同樣能做。 5. 安排不同的工作活動。 3. 練習做連續(xù)的計劃。? □ □ □ □ 47 五五 、 時時 間間 管管 理理 的的 原原 則則 1. 要知道自己的時間究竟流向何方。?????????? □ □ □ □ ，大多數(shù)其實都可以由一位部屬完成。????????????? □ □ □ □ 10. 管理者必須騰出時間，了解部門或組織「以外」其它人的工作。??? □ □ □ □ ，我們可以確信這是一個很好的組織。如將時間劃分為少于半小時的小段，就等于是浪費。做完后請繼續(xù)翻至第八頁，我們將在稍后提供解答。但要注意你的座位，不要由于自己的工作而干擾到主席或其它參加者。這樣可以在無需你參與討論時也不致浪費時間。） 44 □ ，以便準備。別不好意思說。 □ ，許多會議主持者卻從不說明會議結束的時間。此一目的應當以可衡量，結果導向的語句表示。（我們都了解經(jīng)理人有時的確需要一些隱密的空間趕重要報告、做預算計劃、預習演示文稿??）關鍵的問題仍然是：我對時間究竟有多重視？我如何保護它不受不速的干擾？ 43 三三 、 會會 議議 時時 間間 的的 管管 理理 想想看你曾浪費掉多少的寶貴時間在這樣的會議上：與你沒什么關系，令你懷疑何必要參加；沒有清楚的開會目的；重要人物缺席，以致議而不決；會議只在報告，而無雙向討論，與其召開會議，一紙備忘錄就能解決了。但是，他們也會記得你是一個極有時間概念的人?！巩斎唬绻L客是外面來的，從椅子上站起來向門口走去，會是結束談話的明顯暗示。在大多數(shù)情況下，對方都會自動放棄，或改長話為短說。 工作上的互相拜訪，最通常的原因還是由于人本來就是群體的動物，有需要與他人密切聯(lián)系，尋找朋友，談話和社交。你說我什么時候再打來比較好呢？ （注意禮貌）浪費你時間的來電。這樣好不好，我讓李小姐馬上跟你聯(lián)絡 ? 。妳找我有什么事呢？ 慣。 ，一打電話就容易漫無邊際或偏離主題，當他們打電話給你時，要先訂下時限。告訴他們你打電話所要討論的事項和所需使用的時間。 秘書：史先生，可以請您告訴我，您找他有什么事嗎？ 來電者：是一點私人的事。請您稍待，讓我看她在不在座位上。 來電者：我是史達夫。 秘書：她在一個半小時內(nèi)不會有空，但是可以在 11 點到 11點半間，或下午 3 點到 3 點半之間回您電話。 主管：請告訴他我正忙著，需要再過 20 分鐘才能回電答復他所要的數(shù)字。 37 有效的電話時間管理方法 舉例說明 ，知道是何人打來以及為了何事，這樣做可以使你： (1)用稍后回電的方式，使手上更重要的工作不被打斷。但對多數(shù)主管而言，應急救火只是工作的部分。當你利用電話與對方連絡時，它就是助力；反之當接到不速的電話時，它就成了妨礙。使學員能夠在回到工作崗位后，有計劃的使自己不成為時間的奴隸而是主人。高績效的管理者隨時知道他們的時間是否有效的使用。通常獨自做決策或解決問題。打斷別人的交談。喜歡“閑扯”。有時談話也有基本規(guī)則，如“我們先談您的事情還是我的事情？”極具興味地解決問題與制定決策，深思熟慮地衡量資料。行動屬于未來式的、可能的。不在意他人的時間。 四種風格類型如下表所示，第一欄的數(shù)字是您在該風格的分數(shù)。 100 將左邊方格的分數(shù)分別除以 ，填入右邊的圓圈中，加總分數(shù)應為 100。有些人在某種風格上特別強勢，且讓它變成一個優(yōu)點，但有些人覺得過于強勢的風格是一種負擔。 ? 特定的情況需要特定的花色，亦即我們的行為應該合宜于情境及我們正在面對的人。 ? 人們傾向于運用自己有優(yōu)勢的花色、避免自己相對弱勢的花色，這是非常自然，而且可以預期的。 有些人生來四種行為模式 的強度差不多，此時我們稱他手中沒有“王牌”，意指他在不斷變動的環(huán)境中是一個有彈性、容易適應及感到舒適的人，為廣大的人群所喜愛，能夠?qū)e人以及他的工作伙伴，產(chǎn)生一種穩(wěn)定性的影響。 30 領導力查檢表 不充分 充分 1 2 3 4 5 要求性 1. 在工作上是否要求部屬充分發(fā)揮能力 2. 是否嚴格要求部屬的工作品質(zhì) 3. 是否以嚴肅的態(tài)度面對工作 4. 是否強烈要求部屬達成目標 同理心 1. 是否致力于部屬的培育 2. 對部屬的感情或心情的動向很敏感 3. 部屬是否可以想說什么就說什么 4. 是否注重部門內(nèi)的人際關 系 通意性 1. 是否正確的向部屬轉(zhuǎn)達方針及計劃 2. 是否讓部屬了解整個公司的動向 3. 對于部屬能力及知識不足部份是否加 以指導 4. 方針及計劃若有變更時，是否迅速轉(zhuǎn) 達 信賴性 1. 決定事項是否實際實施 2. 對于部屬的疑問是否詳 細說明，直到 部屬滿意 3. 對上級是否具影響力及發(fā)言力 4. 部屬對你的決定及判斷是否信任 31 七七 、 善善 用用 自自 身身 的的 特特 質(zhì)質(zhì) 1. 個個 人人 風風 格格 分分 析析 何謂個人風格？ 卡爾 28 在工作單位上，管理者要發(fā)揮領導力的行動，基本上應以此信賴性功能為前題。因此管理者必須自己構筑這種信賴感。 士光氏為了重建東芝，在工作方面嚴格地督促全體員工，因此在就任社長的第二個年度，業(yè)績就奇跡似的回復了。例如在姬路工廠時，下雨也不撐傘，就在眾多員工的面前訥訥而言。 同理心功能是為了讓要求性功能圓滑地發(fā)揮作用，也就是透過對部屬的感受及立場表示關懷，而使對部屬「在工 作方面嚴格督促」的管理者的態(tài)度能讓部屬率直地接受。比方說當部屬喪失工作士氣時，給予勇氣，關心部屬的人際關系與成長。 當然，并非只是傳達就可以了，要讓部屬了解并接納，這功能才稱得上已發(fā)揮。 25 2. 通通 意意 性性 「我們?yōu)槭裁匆欢ㄒ鲞@些無聊的工作？」 「不知道，交代了就不得不做吧！」 「唉，慢 慢做吧，反正不太想做 ......」 如果部屬這樣喁喁私語，管理者就必須有所警惕。 豐田的創(chuàng)始者，豐田佐吉曾經(jīng)留下這樣一句名言「一個人所做的事，只不過占了他所能做的百分之一而已」。 那么接下來管理者應該對部屬表示何種態(tài)度，只會說「這樣啊，那也是沒辦法的事」的管理者應該是沒有吧！如果有的話，這管理者的領導力，發(fā)揮的可就不充分了。 「真正的領導者并不需要領導，只要指引迷津即可。 管理者所被期待 的真正領導力，實際上是帶動部屬的工作士氣，也就是說管理者的領導力是「讓部屬朝達成工作單位目標的方向行動之同時，又能自動自發(fā)的影響力」。就影響他使其行動這點而言是符合領導力的定義。 15 四四 、 管管 理理 者者 所所 被被 期期 待待 的的 領領 導導 能能 力力 1. 只只 靠靠 職職 權權 的的 領領 導導 力力 「這是明天會議的資料，你立刻整理，明天一大早交給我」。但是 Y 理論的管理者對員工的期望卻是遠高過員工對自己的期望，員工的表現(xiàn)同樣 的也會達到管理者的預期。并認為大部分的員工都希望被指導，而且會避免承擔責任、缺少抱負且需要很大的安全感。這些敘述僅是用來表達你的想法看法，并沒有 所謂的正確答案，因此請依照你個人的想法來回答。盡管如此，我們的穿著風格也可能會隨著情境而改變；例如絕不會穿著運動服去參加婚禮或宴會，也不會穿去拜訪客戶或與接待貴賓。 工作的成就來自于有承諾的成員。 既未能完成工作，又未能使成員受到關懷。 生產(chǎn)的效能是基于對工作情況的安排，對人的因素則低調(diào)處理。 。 29 我會安排完成工作的程序。 。 。 。 ，我會代表團體發(fā)言。 。 。 (2) 共識型 (Consensus) 鼓勵團體成員對一個主題加以討論，然后做出一個多數(shù)人同意的決策。此種領導者往往看起來對下屬既嚴厲又充滿要求。 4 三三 、 領領 導導 風風 格格 其所強調(diào)的是部屬針對某位領導者的追隨意愿完全要是視該領導者日常所表現(xiàn)出來的行為模式而定，而 此種行為模式即所謂的領導風格 (leading style)。早期探討此種風格往往會提到「 特質(zhì)」及「情境」兩種觀點，到底偉人是天生或時勢造英雄。他就可以說是領導者，影響團體中其它成員的行動，這種影響力也就是領導能力