【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 行分散采購，由于其單店規(guī)模巨大，同 樣也有效。但完全分散采購的最大弊端在于不能發(fā)揮規(guī)模采購的優(yōu)勢(shì)，不利于壓低價(jià)格，不利于控制采購，因此就連家樂福這樣的超市公司也逐漸向集中采購模式轉(zhuǎn)變。 ◎ 部分分散采購 部分分散采購形式是超市總部對(duì)各分店的地區(qū)性較強(qiáng)的商品（如一些地區(qū)性的特產(chǎn)就只適合于該地區(qū)銷售），以及一些需要勤進(jìn)快銷的生鮮品實(shí)行分散采購，由各分店自行組織進(jìn)貨，而總部則對(duì)其他的商品進(jìn)行集中采購。 如：某一分店的目標(biāo)消費(fèi)者有特殊的飲食習(xí)慣，而總部又不了解市場(chǎng)行情，在這種情況下，由分店進(jìn)行商品采購決策就比較適宜。這種制度具有較強(qiáng)的靈活 性，使分店可以根據(jù)自身的特征采取彈性的營(yíng)銷策略，確保了分店效益目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。 商品采購合同的管理 一、商場(chǎng)采購合同的內(nèi)容 商場(chǎng)采購合同的條款構(gòu)成了采購合同的內(nèi)容，應(yīng)當(dāng)在力求具體明確，便于執(zhí)行，避免發(fā)生糾紛的前下，具備以下主要條款： １．商品的品種、規(guī)格和數(shù)量 商品的品種應(yīng)具體，避免使用綜合品名；商品的規(guī)格應(yīng)規(guī)定顏色、式樣、尺碼和牌號(hào)等；商品的數(shù)量多少應(yīng)按國寶統(tǒng)一的計(jì)量單位標(biāo)出。必要時(shí)，可附上商品品種、規(guī)格、數(shù)量明細(xì)表。 ２．商品的質(zhì)量和包裝 合同中應(yīng)規(guī)定商品所應(yīng)符合的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，注明是國家 或部頒標(biāo)準(zhǔn)；無國家和部頒標(biāo)準(zhǔn)的應(yīng)由雙方協(xié)商憑樣訂（交）貨；對(duì)于副、次品應(yīng)規(guī)定出一定的比例，并注明其標(biāo)準(zhǔn)；對(duì)實(shí)行保換、保修、保退辦法的商品，應(yīng)寫明具體條款；對(duì)商品包裝材料、包裝式樣、規(guī)格、體積、重量、標(biāo)志、及包裝物的處理等，均應(yīng)有詳細(xì)規(guī)定。 ３．商品的價(jià)格和結(jié)算方式 合同中對(duì)商品和價(jià)格的規(guī)定要具體，規(guī)定作價(jià)的辦法和變價(jià)處理等，以及規(guī)定對(duì)副品、次品的折扣辦法；規(guī)定結(jié)算方式和結(jié)算程序。 ４．交貨期限、地點(diǎn)和發(fā)送方式 交（提）貨期限（日期）要按照有關(guān)規(guī)定，并考慮雙方的實(shí)際情況、商品特點(diǎn)和交通運(yùn)輸條件 等確定。同時(shí)，應(yīng)明確商品的發(fā)送方式（送貨、代運(yùn)、自提）。 ５．商品驗(yàn)收辦法 合同中要具體規(guī)定在數(shù)量上驗(yàn)收和在質(zhì)量上驗(yàn)收商品的辦法、期限和地點(diǎn)。 ６．違約責(zé)任 簽約一方不履行合同，違約方應(yīng)負(fù)物質(zhì)責(zé)任，賠償對(duì)方遭受的損失。在簽訂合同時(shí)，應(yīng)明確規(guī)定，供應(yīng)者有以下三種情況時(shí)應(yīng)付違約金或賠償金： （１）未近合同規(guī)定的商品數(shù)量、品種、規(guī)格供應(yīng)商品； （２）未按合同規(guī)定的商品質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)交貨； （３）逾期發(fā)送商品。購買者有逾期結(jié)算貨款或提貨，臨時(shí)更改到貨地點(diǎn)等，應(yīng)付違約金或賠償金。 ７．合同的 變更和解除條件 在什么情況下可變更或解除合同，什么情況下不可變更或解除合同，通過什么手續(xù)來變更或解除合同等情況，都應(yīng)在合同中予以規(guī)定。 除此之外，采購合同應(yīng)視實(shí)際情況，增加若干具體的補(bǔ)充規(guī)定，使簽訂的合同更切實(shí)際，更有效力。 二、采購合同的簽訂 １．簽訂采購合同的原則 （１）合同的當(dāng)事人必須具備法人資格。這里的法人，是指有一定的組織機(jī)構(gòu)和獨(dú)立支配財(cái)產(chǎn)，能夠獨(dú)立從事商品流通活動(dòng)或其他經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，享有權(quán)利和承擔(dān)義務(wù)，依照法定程序成立的企業(yè)。 （２）合同必須合法。也就是必須遵照國家的法律、 法令、方針和政策簽訂合同，其內(nèi)容和手續(xù)應(yīng)符合有關(guān)合同管理的具體條例和實(shí)施細(xì)則的規(guī)定。 （３）必須堅(jiān)持平等互利，充分協(xié)商的原則簽訂合同。 （４）當(dāng)事人應(yīng)當(dāng)以自己的名義簽訂經(jīng)濟(jì)合同。委托別人代簽，必須要有委托證明。 （５）采購合同應(yīng)當(dāng)采用書面形式。 ２．簽訂采購合同的程序 簽訂合同的程序是指合同當(dāng)事人對(duì)合同的內(nèi)容進(jìn)行協(xié)商，取得一致意見，并簽署書面協(xié)議的過程。一般有以下五個(gè)步驟： （１）訂約提議。訂約提議是指當(dāng)事人一方向?qū)Ψ教岢龅挠喠⒑贤囊蠡蚪ㄗh，也稱要約。訂約提議應(yīng)提出訂立合同所必須 具備的主要條款和希望對(duì)方答復(fù)的期限等，以供對(duì)方考慮是否訂立合同。提議人在答復(fù)期限內(nèi)不得拒絕承諾。 （２）接受提議。接受提議是指被對(duì)方接受，雙方對(duì)合同的主要內(nèi)容表示同意，經(jīng)過雙方簽署書面契約，合同即可成立，也稱承諾。承諾不能附帶任何條件，如果附帶其他條件，應(yīng)認(rèn)為是拒絕要約，而提出新的要約。新的要約提出后，原要約人變成接受新的要約的人，而原承諾人成了新的要約人。實(shí)踐中簽訂合同的雙方當(dāng)事人，就合同的內(nèi)容反復(fù)協(xié)商的過程，就是要約 → 新的要約 → 再要約 →…… 直到承諾的過程。 （３）填寫合同文本。 （４）履行簽 約手續(xù)。 （５）報(bào)請(qǐng)簽約機(jī)關(guān)簽證，或報(bào)請(qǐng)公證機(jī)關(guān)公證。 有的經(jīng)濟(jì)合同，法律規(guī)定還應(yīng)獲得主管部門的批準(zhǔn)或工商行政管理部門的簽證。對(duì)沒有法律規(guī)定必須簽證的合同，雙方可以協(xié)商決定是否簽證或公證。 三、商場(chǎng)采購合同的管理 采購合同的管理應(yīng)當(dāng)做好以下幾方面的工作： １．加強(qiáng)商場(chǎng)采購合同簽訂的管理 加強(qiáng)對(duì)采購合同簽訂的管理，一是要對(duì)簽訂合同的準(zhǔn)備工作加強(qiáng)管理。在簽訂合同之前，應(yīng)當(dāng)認(rèn)真研究市場(chǎng)需要的和貨源情況，掌握商場(chǎng)的經(jīng)營(yíng)情況、庫存情況和合同對(duì)方單位的情況，依據(jù)本商場(chǎng)的購銷任務(wù)，收集各方面的 信息，為簽訂合同、確定合同條款提供信息依據(jù)；二是對(duì)簽訂合同過程加強(qiáng)管理，在簽訂合同時(shí)，要按照有關(guān)的合同法規(guī)定的要求，嚴(yán)格審查，使簽訂的合同合理合法。 ２．建立合同管理機(jī)制和管理制度，以保證合同的履行 商場(chǎng)應(yīng)當(dāng)設(shè)置專門機(jī)構(gòu)或?qū)Ｂ毴藛T，建立合同登記、匯報(bào)檢查制度，以統(tǒng)一保管合同、統(tǒng)一監(jiān)督和檢查合同的執(zhí)行情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，采取措施，解決糾紛，保證合同的履行。同時(shí)，可以加強(qiáng)與合同對(duì)方的聯(lián)系，密切雙方的協(xié)作，以利于合同的順利實(shí)現(xiàn)。 ３．處理好合同糾紛 當(dāng)經(jīng)濟(jì)合同發(fā)生糾紛時(shí)，雙方當(dāng)事人可協(xié)商解決。協(xié)商 不成，可以向國家工商行政管理部門申請(qǐng)調(diào)解或仲裁，也可以直接向法院起訴。 ４．信守合同 合同的履行情況好壞，不僅關(guān)系到商場(chǎng)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的順利進(jìn)行，而且也關(guān)系本商場(chǎng)的聲譽(yù)和形象。 開 店 后 的 采 購 工 作 開業(yè)后采購工作與開業(yè)前有較大差別。開業(yè)前一切都在未知之?dāng)?shù)，一切都需摸索、猜測(cè)、估計(jì)，需要大量的市調(diào)及采購工作，并構(gòu)建一個(gè)較理想的商品結(jié)構(gòu)，然后在開業(yè)前按公司的業(yè)績(jī)指標(biāo)實(shí)施大進(jìn)貨。 開業(yè)后，顧客地需求開始從銷售數(shù)據(jù)上浮現(xiàn)，采購工作在此必需有質(zhì)與量的轉(zhuǎn)變。采購的最終極任務(wù)就是把 “銷售、毛利額及其他 收入最大化 ”，采購的一切工作都圍繞在這三個(gè)數(shù)字上。 為達(dá)成采購的任務(wù)，我們建議采購工作應(yīng)分為五大項(xiàng)，每一大項(xiàng)各占 20%的時(shí)間，它們是： （一）市調(diào)； （二）快訊； （三）采購； （四）服務(wù)樓面； （五）行政。 一名優(yōu)秀的采購主管必需要能善用時(shí)間，原則是： （ 1）即 “重要、又緊急 ”的事最優(yōu)先處理； （ 2）其次處理 “重要、不緊急 ”的事， （ 3）再其次是 “不重要、但緊急 ”的事； （ 4）最后才是 “不重要、又不緊急 ”的事。凡事必需有輕重緩急之分，凡是對(duì)自己任務(wù)達(dá)成最關(guān)鍵 的事情應(yīng)最優(yōu)先處理，與事情的緊急性無關(guān)。 采購人員善用時(shí)間上，最好準(zhǔn)備一個(gè)本 “記事本 ”，預(yù)先記錄已以預(yù)定好的工作事項(xiàng)，如此工作才能有條不紊，達(dá)到 “事半功倍 ”的效果。無論如何，這五大項(xiàng)工作應(yīng)平均分配，而不能只做哪一項(xiàng)。 （一）市調(diào)： 毛主席講得好： “沒有調(diào)查，就沒有發(fā)言權(quán) ”。市調(diào)工作在開店后，很容易被采購主管遺忘掉，有些采購漸漸養(yǎng)成 “好逸惡勞 ”的習(xí)慣，喜歡坐在 “象牙塔 ”內(nèi)辦公，誤以為 “秀才不出門，能知天下事 ”，或者 “多一事不如少一事 ”，這都是 “吃大鍋飯 ”的概念。天合的采購必需把市調(diào)當(dāng)做一個(gè)重要的事 情來做，至于 “緊急 ”“或不緊急 ”，要看當(dāng)時(shí)的情況及需要而定。 市調(diào)的內(nèi)容包括： （ 1）調(diào)查競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手的商品結(jié)構(gòu)、價(jià)格、包裝、質(zhì)量、促銷、貨源、陳列方式、質(zhì)量 …… 等等。 （ 2）參加展銷會(huì)、了解市場(chǎng)趨勢(shì)。 （ 3）開發(fā)新的供應(yīng)商，改善商品結(jié)構(gòu)，增加銷售、利潤(rùn)于其他收入。 （ 4）與新老供應(yīng)商研究市場(chǎng)的現(xiàn)狀與趨勢(shì)，及業(yè)績(jī) /毛利增長(zhǎng)點(diǎn)。 （ 5）與采購本部、生鮮本部、商品本部或各兄弟公司的對(duì)口采購人員交流成功的經(jīng)驗(yàn)。 有時(shí)候如果只是臨時(shí)要了解某一競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手的幾個(gè)商品的價(jià)格，采購主管可以請(qǐng)采購助 理或供應(yīng)商業(yè)務(wù)人員代勞，不必親自去做，否則時(shí)間可能不夠用。 連鎖企業(yè)的采購組織與流程 一、采購部門的功能 在討論采購組織之前，應(yīng)先對(duì)采購部門在一個(gè)連鎖體系中所必須扮演的角色與功能有所認(rèn)識(shí)，而依據(jù)這些功能目標(biāo)，考量公司特性及策略來設(shè)計(jì)部門組織。 商品采購部門的功能概略如下： （一）協(xié)助販?zhǔn)鄄块T有關(guān)業(yè)務(wù)之處理。 （二）商品銷售情況之分析與檢討。 （三）促銷商品之安排。 （四）日常采購業(yè)務(wù)，如詢價(jià)、議價(jià)、訂貨等。 （五）新廠商與新商品之開發(fā)與評(píng)估。 （六）市場(chǎng)情報(bào)之搜集與反應(yīng)，如商 品資訊（價(jià)格、流行趨勢(shì)等）、廠商情報(bào)等。 二、采購組織 依據(jù)上列之陳述，采購部門通?？蓜澐譃椴少彙⑹袌?chǎng)調(diào)查及新商品開發(fā)等單位。 （一）采購單位 此單位為采購部門的核心，擔(dān)負(fù)商品企劃、采購等業(yè)務(wù)。采購單位又可依據(jù)各種標(biāo)準(zhǔn)細(xì)分組織，茲將較常見的標(biāo)準(zhǔn)簡(jiǎn)述于下： １．商品類別：依商品類別細(xì)分采購單位，如百貨公司的商品采購部門可劃分家用電器課、日常用品課、服飾課等。 ２．商品采購地區(qū)：依商品來源地區(qū)為基礎(chǔ)劃分，因?yàn)閲鴥?nèi)、外采購的手續(xù)、廠商地址、條件均大不相同，因此分別設(shè)立部門，以利作業(yè)與 管理。如設(shè)國內(nèi)采購課、國外采購課，或可依不同洲及國別更細(xì)分之。 上列標(biāo)準(zhǔn)亦可合并使用，如分設(shè)國外服飾、國內(nèi)服飾課等，或可加入其他標(biāo)準(zhǔn)（如商品價(jià)值、采購功能等）更細(xì)分組織。然無論采用何種標(biāo)準(zhǔn)，均應(yīng)以效率及效能為前提，依實(shí)際狀況考量決定。 （二）市場(chǎng)調(diào)查單位 負(fù)責(zé)企業(yè)內(nèi)外部有關(guān)各種資料的搜集、分析、解讀、建議等。為采購部門之智囊單位。 （三）新商品開發(fā)單位 負(fù)責(zé)新商品之開發(fā)、研究、導(dǎo)入等工作。上列敘述僅為通則，采購部門的組織還是必須依企業(yè)之業(yè)別、策略、規(guī)模等實(shí)際狀況來設(shè)定，才能真正的切合需要， 發(fā)揮功能。 采購流程并非僅是單純的詢價(jià)、議價(jià)、訂貨等步驟，而是一個(gè)必須經(jīng)歷多種分析、考慮多種因素的精密過程。一個(gè)完整的采購流程依序應(yīng)包含下列步驟。 １．確認(rèn)企業(yè)經(jīng)營(yíng)方針、策略，擬定采購政策。 ２．了解、分析企業(yè)內(nèi)外部環(huán)境因素，含商品動(dòng)態(tài)（原料供應(yīng)狀況及產(chǎn)能、原料成本變化）、競(jìng)爭(zhēng)者分析、消費(fèi)者動(dòng)向、公司內(nèi)部銷售資料分析、庫存狀況以及未來銷售計(jì)劃等。 ３．?dāng)M定采購計(jì)劃，依據(jù)上述兩個(gè)步驟的結(jié)果擬定采購計(jì)劃。計(jì)劃要包括：采購條件（付款條件、最低送貨量、配送方式、退貨條件等）、進(jìn)貨廠商、進(jìn)貨時(shí)間、商品 類別、商品金額、商品數(shù)量等。） ４．采購計(jì)劃再檢視及修正。 ５．采購工作執(zhí)行、控制。 ６．采購工作執(zhí)行結(jié)果檢討、分析與 knowhow 累積。 定點(diǎn)采購的思考 自推行政府采購制度以來， “定點(diǎn)采購 ”作為政府采購方式的重要補(bǔ)充，對(duì)規(guī)范政府采購行為、提高財(cái)政資金使用效率等都起到了極其重要的作用，但是在實(shí)際工作中，隨著時(shí)間的推移，有些地方推行的 “定點(diǎn)采購 ”卻漸漸地演變成了長(zhǎng)期的 “固定采購 ”，這不僅使人感到有一種變相的壟斷供應(yīng)之嫌，還很容易滋生出各種各樣的腐敗行為，對(duì)此，筆者認(rèn)為，各地在實(shí)行定點(diǎn)采購的活動(dòng) 中，一定要同時(shí)采取切實(shí)有效的措施，讓 “定點(diǎn) ”單位也 “流動(dòng) ”起來，以更加嚴(yán)格地規(guī)范與完善好 “定點(diǎn)采購 ”行為。 一是要建立供應(yīng)商信息庫，以確保定點(diǎn)單位的流動(dòng)性。在實(shí)際工作中，對(duì)一般的定點(diǎn)采購項(xiàng)目來說，肯定是會(huì)有許多供應(yīng)商都有資格、有能力保障供給的，這是毫無疑問的，但，究竟應(yīng)選擇哪幾個(gè)供應(yīng)商作為定點(diǎn)采購的單位，就不能在 “需要 ”采購之時(shí)才進(jìn)行突擊式的資質(zhì)審查，或是 “先 ”由少數(shù)人 “說了算 ”等等，而必須要綜合考慮到潛在供應(yīng)商的資格狀況、法律素質(zhì)、經(jīng)營(yíng)道德、服務(wù)承諾等方方面面的問題，這就需要在平時(shí)就必須要注意收集、掌握 到一定數(shù)量的潛在供應(yīng)商的這些信息資料情況，以便使定點(diǎn)單位的篩選工作透明度更高、說服力更強(qiáng)、好中選優(yōu)的余地更大。 二是要建立定期輪換制度，以避免長(zhǎng)期固定定點(diǎn)單位。只要是企業(yè)，盈利就是其生存發(fā)展的基礎(chǔ)，賺錢就是其目的，作為政府采購的定點(diǎn)單位也不例外，一旦定點(diǎn)的期限過長(zhǎng)，他們就會(huì)為追求較高的盈利水平而降低其服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，甚至于放棄其事前的承諾措施等等，同時(shí)，長(zhǎng)期地 “定點(diǎn) ”，反而會(huì)使定點(diǎn)單位形成了變相的壟斷供應(yīng)，不利于采購管理部門利用市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)手段來激發(fā)政府采購工作的活力。為此，在實(shí)際工作中，就必須要對(duì)定點(diǎn)采購的定點(diǎn)期 限進(jìn)行合理的確定，一般的定點(diǎn)采購項(xiàng)目 ,其一次性的定點(diǎn)期限最長(zhǎng)不宜超過一年 ,對(duì)特殊的采購事項(xiàng)，可實(shí)行 “一事一議 ”的辦法，在定點(diǎn)期滿后，就必須重新組織供應(yīng)商信息庫里的潛在供應(yīng)商進(jìn)行新一輪的 “定點(diǎn) ”資格的競(jìng)爭(zhēng)，原來的定點(diǎn)單位不得變相 “繞過 ”新一輪競(jìng)爭(zhēng)就獲得 “繼續(xù)定點(diǎn) ”的資格，這樣通過定期的輪換，可使定點(diǎn)單位永遠(yuǎn)面臨著競(jìng)爭(zhēng)壓力，促使其永遠(yuǎn)提供著更優(yōu)質(zhì)的定點(diǎn)服務(wù)。 三是歸類大宗定點(diǎn)業(yè)務(wù)，激發(fā)定點(diǎn)單位的再競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)。為了有效地打