【文章內(nèi)容簡介】 產(chǎn)品有存貨，則生產(chǎn)數(shù)量不一定要等于銷售數(shù)量。同理，若材料有庫存數(shù)量，則材料采購數(shù)量也不一定要等與根據(jù)用料清表所計(jì) 算的材料需用量。因此，必須建立物料的存量管制卡，以表明某一物料目前的庫存狀況；再依數(shù)量，然后才開具請購單，進(jìn)行采購活動。 茲將采購數(shù)量之決定過程，歸納為如圖所示： 采 購 手 冊 此資料來自 企業(yè)管理 資源網(wǎng) (), 大量管理資料下載 20 二．采購預(yù)算 為了使預(yù)算對實(shí)際的資金調(diào)度具有意義，采購預(yù)算應(yīng)以現(xiàn)金基礎(chǔ)編制，而非采用傳統(tǒng)上的應(yīng)計(jì)基礎(chǔ)；也就是說，采購預(yù)算應(yīng)以付款的金額來編訂，而不以采購的金額來編訂。 三．采購計(jì)劃與預(yù)算之影響因素 影響采購計(jì)劃與預(yù)算的準(zhǔn)確性的要素，有下列各項(xiàng)： （ 一）年度行銷計(jì)劃 除非市場出現(xiàn)供不應(yīng)求的狀況，否則企業(yè)年度的經(jīng)營計(jì)劃多以行銷計(jì)劃為起點(diǎn)；而行銷計(jì)劃之?dāng)M訂，又受到銷售預(yù)測之影響。銷售預(yù)測的決定因素，包括外界的不可控制因素，如國內(nèi)、外經(jīng)濟(jì)發(fā)展情況（ GNP、失業(yè)率、物價、利率等）、人口成長、政治體制、文化及社會環(huán)境、技術(shù)發(fā)展、競爭者狀況等；以及內(nèi)部可控制因素，如財務(wù)狀況、技術(shù)水準(zhǔn)、廠房設(shè)備、原料零件供應(yīng)情況、人力資源及公司聲譽(yù)等。 （二）年度生產(chǎn)計(jì)劃 一般而言，生產(chǎn)計(jì)劃根源于行銷計(jì)劃，行銷計(jì)劃過于樂觀，將使產(chǎn)量變成存貨，造成企業(yè)的財務(wù)負(fù)擔(dān)；反之，過度保守的行銷 計(jì)劃，將使產(chǎn)量不足以供應(yīng)顧客所需，喪失了創(chuàng)造利潤的機(jī)會。因此，生產(chǎn)計(jì)劃常因行銷人員對市場的需求量估算失當(dāng)，造成生產(chǎn)計(jì)劃朝令夕改，也使得采購計(jì)劃與預(yù)算必須經(jīng)常調(diào)整修正，物料供需長久處于失衡狀況。 銷售預(yù)測 銷售計(jì)劃 生產(chǎn)計(jì)劃 月份材料 需求計(jì)劃 材料 ABC 分析 （存量管制卡） 采購政策與庫存 政策（存量水準(zhǔn)） 90 原物料采購 計(jì)劃預(yù)算 采 購 手 冊 此資料來自 企業(yè)管理 資源網(wǎng) (), 大量管理資料下載 21 （三）用料清表 特別在高科技行業(yè)，產(chǎn)品工程變更層出不窮，致使用料清表難做即時之反映與修訂。以至根據(jù)產(chǎn)量所計(jì)算出來的物料需求數(shù)量，與實(shí)際的使用量或規(guī)格不盡相符，造成采購數(shù)量過于不及，物料規(guī)格過時或不易購得。因此，采購計(jì)劃之準(zhǔn)確性，有賴維持最新、最正確的用料清表。 （四）存量管制卡 由于應(yīng)購數(shù)量必須扣除庫存數(shù)量，因此， 存量管制卡之記載是否正確，將是影響采購計(jì)劃準(zhǔn)確性的因素之一。這包括料賬不一致，以及物料存量是否全為良品。若賬上數(shù)量與倉庫架臺上的數(shù)量不符；或存量中并非全數(shù)皆為規(guī)格正確之物料；這將使倉庫的數(shù)量低于實(shí)際上的可取用數(shù)量，故采購計(jì)劃中的應(yīng)購數(shù)量將會偏低。 （五）物料標(biāo)準(zhǔn)成本之設(shè)定 在編訂采購預(yù)算時，對將來擬購物料之價格預(yù)測不易，故多以標(biāo)準(zhǔn)成本替代之。若此標(biāo)準(zhǔn)成本之設(shè)定，缺乏過去的采購資料為依據(jù)，亦無工程人員嚴(yán)密精確地計(jì)算其原料、人工及制造費(fèi)用等組合或生產(chǎn)之總成本，則其正確性不無疑問。因此，標(biāo)準(zhǔn)成本與實(shí)際購入價格的差 額，即是采購預(yù)算準(zhǔn)確性的評估指標(biāo)。 （六）生產(chǎn)效率 生產(chǎn)效率的高低，將使預(yù)計(jì)的物料需求量與實(shí)際的耗用量產(chǎn)生誤差。產(chǎn)品的生產(chǎn)效率降低，會導(dǎo)致原物料的單位耗用量提高，而使采購計(jì)劃中的數(shù)量不夠生產(chǎn)所需。過低的產(chǎn)出率，亦會導(dǎo)致經(jīng)常進(jìn)行修改作業(yè)，而使得零組件之損耗超出正常需用量。所以，當(dāng)生產(chǎn)效率有降低趨勢時，采購計(jì)劃必須將此額外的耗用率算計(jì)進(jìn)去，才不會發(fā)生原物料的短缺現(xiàn)象。 （七）價格預(yù)期 在編訂采購預(yù)算時，常對物料價格漲跌幅度、市場景氣之榮枯、乃至匯率變動等多加預(yù)測，甚至列為調(diào)整預(yù)算之因素。不過，因?yàn)閭€人主觀之判定 與事實(shí)的演變常有差距，亦可能會造成采購預(yù)算的偏差。 由于影響采購計(jì)劃與預(yù)算的因素頗多，故采購計(jì)劃與預(yù)算擬訂之后，必須與產(chǎn)銷部門保持經(jīng)常的聯(lián)系，并針對現(xiàn)實(shí)的狀況做必要的調(diào)整與修訂，才能達(dá)成維持正常產(chǎn)銷活動的目標(biāo)，并協(xié)助財務(wù)部門妥善規(guī)劃資金的來源。 采 購 手 冊 此資料來自 企業(yè)管理 資源網(wǎng) (), 大量管理資料下載 22 第十四章 采購方式 一．合約采購 原輔材料之采購，供應(yīng)部應(yīng)事先選定廠家，議定供應(yīng)價格及交易條件，辦理合約采購 ,以確保料源，簡稱采購作業(yè)。 二．一般采購 供應(yīng)部依“請購單”逐案辦理詢價、議價作業(yè)。 采 購 手 冊 此資料來自 企業(yè)管理 資源網(wǎng) (), 大量管理資料下載 23 第十五章 詢價 報價 成本分析 一．詢價 欲有效地執(zhí)行采購作業(yè)流程中之詢價工作，則其首要之途乃在尋求合格的供應(yīng)商。因?yàn)楹细竦墓?yīng)商，才能提供適當(dāng)?shù)钠焚|(zhì)、充分的數(shù)量、準(zhǔn)時交貨、合理的價格以及熱忱的服務(wù)，所以如何選擇適合的供應(yīng)商，是采購工作最重要的任務(wù)之一。 (一 ) 供應(yīng)商之評選 如何選定最適當(dāng)?shù)墓?yīng)商，是許多企業(yè)與機(jī)構(gòu)的采購部門最重要的職責(zé)之一。一般而言，供應(yīng)商的家數(shù)愈多，選擇最適當(dāng)供應(yīng)商的機(jī)會就愈大。因此，如何擴(kuò)大尋找供應(yīng)商的來源，便是采購人員相當(dāng)重要的課題。尋找供應(yīng)商，可由下 列各種途徑來進(jìn)行： 1. 利用現(xiàn)有的資料 在管理比較上軌道的公司，多會建立合格廠商的檔案或名冊，因此采購人員不必舍近求遠(yuǎn)，應(yīng)該就現(xiàn)有的廠商去甄選，分析和了解他們是否符合要求 —— 適當(dāng)?shù)钠焚|(zhì)、準(zhǔn)時交貨、合理的價格及必需的服務(wù)等。 2．透過同業(yè)介紹 所謂“同行是冤家”是指業(yè)務(wù)人員之間，因?yàn)楸舜碎g競爭顧客，爾虞我詐；反之，同行的采購人員之間倒是“親家”，因?yàn)楸舜丝梢月?lián)合采購或互通有無。采購人員若能廣結(jié)善緣，同業(yè)必樂與提供供應(yīng)商的參考名單，因?yàn)椤坝诩簾o害，于人有利”，何樂不為。 3．閱讀專業(yè)刊物 采購人員可從各種專業(yè) 性的雜志或刊物，獲悉許多產(chǎn)品的供應(yīng)商，也可以從“采購指南”、“工商名錄”、“黃頁” —— 電話分類廣告等，獲得供應(yīng)商的基本資料。 4．協(xié)會 采購人員可以洽詢擬購產(chǎn)品的同業(yè)協(xié)會，提供會員廠商名錄，此外也可洽詢采購專業(yè)顧問公司，特別是來源稀少或取得不易之物品，例如精密的零件或管制性的儀器。 5．參加產(chǎn)品展示會 采購人員應(yīng)參加有關(guān)行業(yè)的產(chǎn)品展示會，親自收集適合的供應(yīng)商資料，甚至當(dāng)面洽談。 最后，值得一提的是，供應(yīng)商的尋找不應(yīng)局限于本地，也應(yīng)該利用外地的供應(yīng)來源。 二．供應(yīng)商之評選程序 （一）成立評選小組 供應(yīng)商之 評選，第一步應(yīng)該是成立調(diào)查小組，對合格廠商的各項(xiàng)資格或條件進(jìn)行分析及審議。小組的成員可包括采購部門、工程部門、生產(chǎn)部門、品質(zhì)保證部門、財務(wù)部門等。 （二）決定評審的項(xiàng)目 由于供應(yīng)商之間的條件，可能互有軒輊，因此，必須有客觀的評分項(xiàng)目，作為選拔合格廠商之依據(jù)。評審項(xiàng)目通常包括： 1．一般經(jīng)營情況 （ 1）公司成立的歷史。 （ 2）負(fù)責(zé)人的資歷。 采 購 手 冊 此資料來自 企業(yè)管理 資源網(wǎng) (), 大量管理資料下載 24 （ 3）登記資本額。 （ 4）員工人數(shù)。 （ 5）主要客戶。 （ 6）財務(wù)狀況。 （ 7）營業(yè)證照。 2．供應(yīng)能力 （ 1）生產(chǎn)設(shè)備是否新穎。 （ 2）生產(chǎn)能力是否已充分利用。 （ 3）廠房空間是否足夠。 （ 4）工廠地點(diǎn)是否鄰近買方。 3．技術(shù)能力 （ 1）技術(shù)是自行開發(fā)或依賴外界。 （ 2）有無與國際知名機(jī)構(gòu)技術(shù)合作。 （ 3）現(xiàn)有產(chǎn)品或試制樣品之技術(shù)評估。 （ 4）技術(shù)人員人數(shù)及教育程度。 4．管理制度之績效 （ 1）生產(chǎn)作業(yè)是否順暢合理，產(chǎn)出效率如何？ （ 2）物料管制流程是否以電腦化，生產(chǎn)計(jì)劃是否經(jīng)常改變。 （ 3）采購制度是否能確實(shí)掌握材料來源及進(jìn)度。 （ 4）會計(jì)制度是否對成本計(jì)算提供良好的基礎(chǔ)。 5．品質(zhì)能力 （ 1）品質(zhì)管制制度之推行是否落實(shí)，是否可靠？ （ 2）有無品質(zhì)管制手冊。 （ 3）是 否訂有品質(zhì)保證的作業(yè)方案。 （ 4）有無政府機(jī)構(gòu)的評鑒等級。 （三）設(shè)定評審項(xiàng)目之權(quán)數(shù) 即針對每個評審項(xiàng)目，權(quán)衡彼此的重要性，分別給予不同的權(quán)數(shù)。不過，無論評審項(xiàng)目多少，各項(xiàng)目權(quán)數(shù)的總和必定是 1（ 100%）。 然而每個評審項(xiàng)目的權(quán)數(shù)，在評選小組各組員之間，仍必須按其專業(yè)程度加以分配。譬如以技術(shù)能力而言，生產(chǎn)人員所占的該項(xiàng)權(quán)數(shù)的分配比率，應(yīng)該比其他組員為高。 評選小組決定了供應(yīng)商的評審項(xiàng)目及權(quán)數(shù)后，可將供應(yīng)商調(diào)查問卷送交相關(guān)廠商填寫。然后進(jìn)行訪談或?qū)嵉卣{(diào)查，并定期召集評選會議，按照供應(yīng)商資格評分表（如下表示）進(jìn) 行評定的工作。 供應(yīng)商資格評分表 公司名稱： 電 話： 地 址： 評審狀況 （ ）初審（ ）追查（ ）改進(jìn)（ ）核準(zhǔn)（ ）不合格 審查 采 購 手 冊 此資料來自 企業(yè)管理 資源網(wǎng) (), 大量管理資料下載 25 ① 評分表 注： 1 每一評核項(xiàng)目均予適當(dāng)配分 2 除非另有規(guī)定 ,否則總分在 60 分以下視為不合格供應(yīng)商 ② 一般評語 采購部門評審： 工程部門評審： 品管部門評審： （四）合格廠商之分類分級 合格廠商分類系按各廠之專業(yè)予以歸類，分級系將各類的合格廠商按其能力劃分等級。分類的目的，避免廠商包辦各種采購條件，預(yù)防外行人做內(nèi)行事；分級的目的，防止廠商大小通吃，是配合采購的需求，選擇適當(dāng)?shù)?廠商。 通常，采購人員最不歡迎“什么都能交（物品）”的廠商。因?yàn)樗麄兺ǔ２⒎菍I(yè)廠商，只是到處承攬業(yè)務(wù)的“掮客”，對貨品的性質(zhì)并不十分熟諳，且多在拿到訂單后，才尋找來源。一旦交貨有問題或品質(zhì)出錯，經(jīng)常缺乏能力解決，且極力規(guī)避責(zé)任。換言之，在高度分工專業(yè)化的時代，每一個供應(yīng)商應(yīng)有其“定位” —— 最專精的產(chǎn)品或服務(wù)，因此，供應(yīng)商的分類及分級，可以避免“魚目混珠”，達(dá)到尋求最適當(dāng)來源之目的。 合格廠商之分類分級表 (略 ) 評核項(xiàng)目 配分 審 查 小 組 分?jǐn)?shù) 工程 品管 采購 1 一般經(jīng)營狀況 15 2 制造能力 20 3 技術(shù)能力 20 4 管理制度績效 15 5 品管能力（成 品） 20 6 品管能力（原料） 10 100 總 分 采 購 手 冊 此資料來自 企業(yè)管理 資源網(wǎng) (), 大量管理資料下載 26 三．詢價的方式 詢價通?？煞譃橄铝袃煞N方式： 1．口頭詢價 由采 購人員以電話或當(dāng)面向供應(yīng)商說明采購案件的品名、規(guī)格、單位、數(shù)量、交貨期限、交貨地點(diǎn)、付款及報價期限等資料。 口頭詢價的方式相當(dāng)便捷，可以免除以書面方式詢價所需耗費(fèi)的郵寄時間；不過，詢價的物品應(yīng)以雙方經(jīng)常交易，且規(guī)格簡單、標(biāo)準(zhǔn)化者為宜。 2．書面詢價 鑒于口頭詢價可能發(fā)生語言溝通上的錯誤，且口說無憑，若將來發(fā)生報價或交貨規(guī)格上的差異，不但浪費(fèi)時間，也容易引起交易糾紛。因此，對于規(guī)格復(fù)雜且不屬于標(biāo)準(zhǔn)化的產(chǎn)品，應(yīng)采用書面詢價為宜。但為了節(jié)省雙方通信時間，目前許多公司皆使用傳真機(jī)或電腦將詢價單送發(fā)給供應(yīng)商，不但詳實(shí) 而且快速。 詢價單的參考格式如下： 采 購 手 冊 此資料來自 企業(yè)管理 資源網(wǎng) (), 大量管理資料下載 27 四．報價 （一）報價的基礎(chǔ) 一般而言，供應(yīng)商的報價可根據(jù)三種基礎(chǔ)來推行： 詢價單 /報價單 NO： —— 0310 品種 規(guī)格 結(jié)算規(guī)格 等級 數(shù)量 單價 金額 mm mm m2 元 /m2 元 980103 9209215 A 1900103 18209215 A 98010317 9209215 A 190010317 18209215 A 說明： 一、報價須知 交貨期限：訂購后 天內(nèi)交清。 交貨地點(diǎn)：工廠倉庫。 結(jié)算價格：含稅價 付款方法：交貨驗(yàn)收合格后付款。 訂購方法：簽訂一年期合同，每月 20日下達(dá)下月訂單。 二、報價期限 報價單請于 年 月 日以前惠 予報價以便洽購。