【文章內容簡介】 ，必須在修改合同審議書并再次獲得批準后 再以此為依據生成 P/O. 但，如果價格發(fā)生變動，必須根據申請部門的要求，對 P/R進行變更后， 依據變更后的 P/R生成 P/O. ③ 在 P/O Sheet上得標明以下文字 , 實物必須與 Invoice一起發(fā)送，在 Invoice上必須標明 產品 P/O號碼 、 P/O Item號碼 、 器材編碼 、 Description、數量 . ④ 為了使用以入庫基準為根據的 ERS處理 I/V(生成憑單 )，在 P/O中需選擇 GRBased I/V, ERS, GR功能。 但，即使是采用分件生成憑單的法人也得采用以入庫為基準的貨款支付規(guī)定，因此得選擇 GRBased I/V功能。 4) 發(fā)送 P/O ① 向企業(yè)發(fā)送 將已獲得審批者批準的 P/O Sheet打印并獲得管理者簽字后，將其發(fā)送給企業(yè)。 ② 向倉庫管理者發(fā)送 將已獲得批準的 P/O Sheet復印件 2份在當日內發(fā)送給倉庫負責人，在入庫時作確認用。 . 采購部門審批 者應進行以下工作。 1) 批準 P/O 確認是否與合同審議書內容一致后予以批準。 . 倉庫管理負責人負責以下內容。 1) 在接到的 2份 P/O Sheet上蓋上印有“企業(yè)負責人、倉庫負責人、采購負責人、采購部門管理者”確認欄的圖章后另做保管，以備入庫時確認用。 2) 將接到的 P/O Sheet的內容登記在倉庫管理臺帳上。 . 文件保管期限 P/O須保管 5年。 第 12條 (入庫及出庫 (器材管理 )) 1. 入庫 (G/R) . 倉庫負責人應進行以下工作。 1) 負責所有 MRO的接收工作 2) 在從企業(yè)接收實物時，將 一起接收的發(fā)貨清單與 P/O內容進行比較，確認是否有問題。 3) 如果沒有問題，企業(yè)負責人及倉庫負責人在接收的 2張 P/O Sheet上寫上接收日期并簽名。 4) 在 SAP R/3中以 P/O號碼為基準，對所接收的數量做入庫處理。 此時將系統(tǒng)生成的 Material Document號碼登記在倉庫管理臺帳上。 5) 將貨物按產品分類分別放在事前指定的位置，以便查找。 6) 通過 Single及電話通知采購申請負責人貨物已到，讓其馬上來收領。 7) 將接收的發(fā)貨清單與企業(yè)負責人、倉庫負責人已確認過的 1張 P/O Sheet在第二天早上9點之前交給采購負責人。 . 采購負責人應進行以下工作。 1) 按發(fā)行的 P/O的交貨期，確認貨物入庫狀態(tài)，避免發(fā)生交貨延遲。 2) 以從倉庫負責人處接收的發(fā)貨清單和簽過字的 P/O Sheet為根據，確認系統(tǒng)是否已做G/R處理。 確認發(fā)貨清單上的交貨日期與入庫處理日期，避免發(fā)生入庫遲延。 3) 簽過字的 P/O Sheet和發(fā)貨清單將作為核查和支付貨款的憑證，所以應另加保管。 但在生成個別憑單時，將其交給當日 I/V主管部門――財會部門。 4) 每周六以倉庫管理臺帳和 SAP R/3的 G/R清單、庫存數據為依據實施實物 核查作業(yè)。 . 文件保管期限 與入庫相關的文件及倉庫管理臺帳須保管 5年。 2. 出庫 (G/I) . 采購申請負責人應進行以下工作。 1) 接收貨物 ① 如為一般消耗品和 S/P，在得到倉庫負責人入庫結束的通知后馬上接收貨物。 此時，申請負責人在倉庫管理臺帳上簽字后，由倉庫負責人在申請部門管理臺帳上簽字。 ② 如為定期消耗品，針對所需數量填寫“定期消耗品申請書”，獲得審批者批準后，在申請部門管理臺帳上登記后，將“定期消耗品申請書”復印件交給倉庫負責人，收領貨物。 此時，申請負責人在倉庫管理臺帳上 簽字后，由倉庫負責人在申請部門管理臺帳上簽字。 2) 貨物管理 對于收領的貨物，在部門內指定地點保管、使用，使用時對日期、數量及使用者進行登記、管理。 . 倉庫負責人應進行以下工作。 1) 轉交貨物 ① 如為一般消耗品和 S/P，在轉交貨物時，讓申請負責人在倉庫管理臺帳上簽字，倉庫負責人則在申請部門管理臺帳上簽字。 但，實物轉交數量要與 P/R申請數量一致。 ② 如為定期消耗品，必須接收“定期消耗品申請書”并以其為依據轉交貨物，“定期消耗品申請書”另行保管。 此時，申請負責人在倉庫管理臺帳上簽字，倉庫負責人則在申 請部門管理臺帳上簽字。 ③ 實物必須以先入先出原則管理。 2) 出庫管理 如為定期消耗品，在轉交貨物后馬上在系統(tǒng)中做出庫處理，其內容必須與倉庫管理臺帳的內容相一致。 . 采購負責人應進行以下工作。 1) 如為定期消耗品，確認每日的庫存情況，不發(fā)生庫存低于規(guī)定數量的現(xiàn)象。 2) 每周六以倉庫管理臺帳和 SAP R/3的 G/I清單、庫存數據為依據實施實物核查作業(yè)。 . 文件保管期限 與出庫相關的文件須保管 5年。 3. 器材管理 . 倉庫庫存管理 采購負責人和倉庫負責人每周六須以以下內容為依據核查倉庫庫存， 如有出入，分析發(fā)生出入的原因，向采購部門管理者報告。 * 相關記錄 1) 發(fā)送給倉庫的 P/O Sheet、有入庫簽名的 P/O Sheet 2) 系統(tǒng)入、出庫現(xiàn)況 3) 定期消耗品申請書 4) 倉庫管理臺帳 5) 申請部門管理臺帳 . 工程庫存管理 采購負責人和現(xiàn)場負責人每周六須以以下內容為依據核查倉庫庫存，如有出入，分析發(fā)生出入的原因，向相關部門管理者報告。 * 相關記錄 1) 申請部門管理臺帳 2) 各部門使用日記 3) 倉庫管理臺帳 第 13條 (生成憑單和支付貨款 ) 1. 生成憑單 . 采購負責 人應進行以下工作。 1) 生成憑單 (A/P) 根據各法人的貨款支付規(guī)定，在規(guī)定日期以系統(tǒng)入庫現(xiàn)況為基準，使用 ERS生成憑單并打印，附上憑證報批。 但，采用分件個別生成憑單的法人，在生成憑單前要先確認以下憑證，以在接收Invoice的當天支付為原則。 * 憑證 ① 合同審議書復印件 ② 有入庫簽名的 P/O Sheet ③ Invoice . 采購部門審批者應進行以下工作。 1) 確認是否有入庫疏漏 先確認 SAP R/3 G/R清單，檢查是否有入庫或 I/V疏漏。 2) 憑單批準 ① 確認打印出來的憑單和附上的憑證是否 有問題。 ② 獲得批準的憑證應馬上交給財會負責人。 。 1) 解除 A/P憑單的 Block 確認從采購部門接收的憑單