【文章內(nèi)容簡介】 品沒有物理庫存，不存在庫位控制的問題。但是對貨物需要進(jìn)行跟蹤監(jiān)控，要求采購訂單、入庫通知單、銷售訂單編號(hào)一致，以實(shí)現(xiàn)成本測算。 光電部貿(mào)易類物品有物理庫存，但未對存放庫位進(jìn)行管理控制。光電部同樣需要根據(jù)采購訂單號(hào)跟蹤采購物品。 都未使用序列號(hào)控制。 生產(chǎn)基地： 遠(yuǎn)達(dá)光學(xué) : 目前有光學(xué)完工庫、光學(xué)毛坯庫、工具工裝庫、輔料工具庫、金工庫（橡膠件、結(jié)構(gòu)件、金工件）、 光學(xué)棱鏡庫、易燃易爆庫、包裝材料庫、成品庫等。都沒有庫位、批號(hào)、序列號(hào)、版本控制。橡膠件有過期控制。 奧德光電：目前有光學(xué)完工庫、光學(xué)毛坯庫、工具輔料庫、金工庫、包裝材料成品庫等 5個(gè)倉庫。沒有庫位、批號(hào)、 序列號(hào)、版本控制。橡膠件有過期控制。 解決方案 總部： 貿(mào)易一部、貿(mào)易二部的業(yè)務(wù)由于存在供應(yīng)商提前開票結(jié)算，確認(rèn)存貨的情況，因此將運(yùn)用北方開發(fā)的訂單流程，由銷售訂單導(dǎo)出生成請購單，自動(dòng)創(chuàng)建為采購訂單，供應(yīng)商開來發(fā)票要求付款時(shí)，在系統(tǒng)中接收入庫。物品出口發(fā)運(yùn)給客戶獲取相關(guān)單據(jù)后，在系統(tǒng)中進(jìn)行發(fā)運(yùn)確認(rèn)的操作。 光電部采購的物品基本都先入北方光電自備庫，因此光電部銷售訂單將采用開發(fā)的流程，將采購物品接收入庫后，再進(jìn)行挑庫發(fā)運(yùn)的操作（具體參見銷售訂單管理模塊）。 采購部采購員、貿(mào)易一部、貿(mào)易二部采購人員將請購單中接收人附注中記錄的銷售訂單編碼作為前綴，加流水號(hào)，作為采購訂單編碼，實(shí)現(xiàn)銷售訂單與采購訂單之間的 聯(lián)系。接收入庫單可以根據(jù)采購訂單進(jìn)行查詢，在采購定單 8778e008b016f415672a6c4c84f9813f 10 公司機(jī)密，僅供內(nèi)部使用 查詢界面實(shí)現(xiàn)。將采購訂單查詢菜單設(shè)定給銷售員，銷售員即可在系統(tǒng)中適時(shí)查詢采購訂單所處的狀態(tài)。 北方光電本部自營出口 , 投標(biāo) , 進(jìn)料加工要進(jìn)行成本盈虧測算 .這部分 業(yè)務(wù)中所涉及的產(chǎn)品要進(jìn)行批號(hào)控制。批號(hào)編碼規(guī)則參見庫存解決方案。其他業(yè)務(wù)的產(chǎn)品考慮到以后會(huì)出口，也要進(jìn)行批號(hào)控制。編碼規(guī)則參見庫存解決方案。 生產(chǎn)基地： 設(shè)立多個(gè)子庫存，對物品進(jìn)行分類管理與控制。無需對物料進(jìn)行批號(hào)、系列號(hào)等控制。子庫存與庫位等的設(shè)置具體參見庫存模塊的方案設(shè)計(jì)。 8778e008b016f415672a6c4c84f9813f 11 公司機(jī)密，僅供內(nèi)部使用 3 供應(yīng)商管理 業(yè)務(wù)需求 北方光電 供應(yīng)商目前沒有統(tǒng)一的編碼規(guī)則?，F(xiàn)有的點(diǎn)石系統(tǒng)中，供應(yīng)商信息由業(yè)務(wù)員自己維護(hù)。業(yè)務(wù)員可以選擇供應(yīng)商信息不共享、部門內(nèi)共享和部門間共享。 供應(yīng)商分類按照 部門 分為輕工類、機(jī)械類、光電類、照明類等。 生產(chǎn)基 地 遠(yuǎn)達(dá)光學(xué)的供應(yīng)商信息由生產(chǎn)部人員按照供應(yīng)商產(chǎn)品類別分別由專人統(tǒng)計(jì)更新，統(tǒng)一至遠(yuǎn)達(dá)集團(tuán)調(diào)度室進(jìn)行匯總。供應(yīng)商沒有編碼。 供應(yīng)商按照產(chǎn)品分為：光學(xué)類、金工類、輔料類、包裝材料類。 奧德光電的供應(yīng)商信息由生產(chǎn)部業(yè)務(wù)員按照類別收集，統(tǒng)一至遠(yuǎn)達(dá)集團(tuán)調(diào)度室進(jìn)行匯總管理。供應(yīng)商沒有編碼。 供應(yīng)商分類與遠(yuǎn)達(dá)光學(xué)的分類方法相同。 遠(yuǎn)達(dá)集團(tuán)總調(diào)度室每年對供應(yīng)商進(jìn)行考核，考核標(biāo)準(zhǔn)沒有明確的規(guī)定。遠(yuǎn)達(dá)光學(xué)與奧德光電采購員將收集的供應(yīng)商表現(xiàn)等信息匯集到總調(diào)度室進(jìn)行分析。選擇新供應(yīng)商時(shí)，從規(guī)模、價(jià)格、質(zhì)量、交貨期上對供應(yīng)商進(jìn)行考量 。公司僅與通過考核的供應(yīng)商簽訂采購合同。 BPR以后總部與生產(chǎn)基地的供應(yīng)商信息統(tǒng)一由北方光電采購部專人負(fù)責(zé)錄入與維護(hù)。 解決方案 供應(yīng)商信息內(nèi)容： Oracle系統(tǒng)可以記錄供應(yīng)商名稱、編號(hào)、分類、地址、聯(lián)系人、付款條件、應(yīng)付款、預(yù)付款帳戶等信息。 供應(yīng)商信息維護(hù)： 供應(yīng)商信息的準(zhǔn)確性根據(jù) BPR設(shè)計(jì)的組織架構(gòu)與部門職責(zé)，并保證供應(yīng)商信息的準(zhǔn)確性，由北方光電采購部專人負(fù)責(zé)供應(yīng)商信息維護(hù)。 供應(yīng)商信息安全性： 8778e008b016f415672a6c4c84f9813f 12 公司機(jī)密，僅供內(nèi)部使用 系統(tǒng)的供應(yīng)商頭信息在各經(jīng)營單位之間共享，地址層信息在各經(jīng)營單位之間屏蔽，在經(jīng)營單位內(nèi)部共享?？紤]系統(tǒng)數(shù)據(jù) 的準(zhǔn)確性與完備性，建議由北方光電采購部專人負(fù)責(zé)供應(yīng)商信息在系統(tǒng)中的維護(hù)。 供應(yīng)商編碼： 供應(yīng)商編碼可以采用自動(dòng)編碼或者手工編碼，手工編碼可以使用字符，最長30位。 經(jīng)過討論，初步確定運(yùn)用手工編碼， 編碼規(guī)則參見北方工業(yè)總部編碼規(guī)則 。 供應(yīng)商分類： 系統(tǒng)可以記錄供應(yīng)商分類信息，在采購快查碼中定義供應(yīng)商類別，錄入供應(yīng)商時(shí)就可以選擇所屬的相應(yīng)類別。 總部分類：貿(mào)易一部、貿(mào)易二部、采購部 生產(chǎn)基地分類：光學(xué)類、金工類、輔料類、包裝材料 供應(yīng)商評(píng)估與合格供應(yīng)商管理： 1. 供應(yīng)商評(píng)估信息的收集 定期查看供應(yīng)商產(chǎn)品目錄，其中記 錄了與供應(yīng)商發(fā)生每一筆交易的信息。 利用報(bào)價(jià)查詢和報(bào)價(jià)分析來幫助評(píng)估供應(yīng)商。 運(yùn)行系統(tǒng)提供的關(guān)于供應(yīng)商信息的報(bào)表，從不同角度收集評(píng)估信息： 序號(hào) 報(bào)表名稱 報(bào)表內(nèi)容 1 按分類的采購匯總報(bào)表 按物品類別，供應(yīng)商，采購員，訂單日期打印采購訂單的匯總情況。 2 按供應(yīng)商的發(fā)票價(jià)格差異報(bào)表 按物品類別，供應(yīng)商，期間打印采購訂單和發(fā)票的價(jià)格差異，只有采購訂單和發(fā)票匹配的才能統(tǒng)計(jì)。 3 采購訂單及發(fā)放明細(xì)報(bào)表 按采購訂單查看采購訂單的發(fā)放情況，注：只有計(jì)劃采購訂單和一攬子采購協(xié)議有訂單發(fā)放。 4 供應(yīng)商采購匯 總報(bào)表 按供應(yīng)商打印采購訂單匯總情況表。 5 供應(yīng)商服務(wù)性能分析報(bào)表 按物品，物品類別，供應(yīng)商等打印供應(yīng)商到貨日期同采購訂單需求日期的對比報(bào)表。 8778e008b016f415672a6c4c84f9813f 13 公司機(jī)密，僅供內(nèi)部使用 6 供應(yīng)商過期發(fā)貨報(bào)表 按供應(yīng)商查看根據(jù)需求日期，過期未到的采購訂單及物品明細(xì)情況。 7 供應(yīng)商質(zhì)量性能分析報(bào)表 按供應(yīng)商打印供應(yīng)商物品的驗(yàn)收情況表。 8 供應(yīng)商暫掛報(bào)表 按供應(yīng)商打印暫掛的采購訂單情況表。 9 過量發(fā)貨報(bào)表 按供應(yīng)商打印供應(yīng)商發(fā)貨數(shù)量超過訂單數(shù)量的過量發(fā)貨情況表。 2. 根據(jù)收集的數(shù)據(jù)進(jìn)行供應(yīng)商等級(jí)的分類，針對供應(yīng)商所屬等級(jí)在系統(tǒng)中錄入相應(yīng) 的付款條件、接收方式等。做采購訂單時(shí)，相應(yīng)的供應(yīng)商信息會(huì)帶入采購訂單中，用來管理與供應(yīng)商的交易條款。 3. 系統(tǒng)可以維護(hù)合格供應(yīng)商清單，并限制物料僅可從合格供應(yīng)商處采購。具體是在庫存定義物料時(shí)，要求“使用批準(zhǔn)供應(yīng)商”，在采購模塊中定義合格供應(yīng)商清單，明確某物料的合格供應(yīng)商是哪些。業(yè)務(wù)員將無法提交不合格供應(yīng)商的采購訂單。 8778e008b016f415672a6c4c84f9813f 14 公司機(jī)密，僅供內(nèi)部使用 4 請購管理 請購流程 業(yè)務(wù)需求 北方光電 貿(mào)易一部、貿(mào)易二部采購組、采購部目前沒有請購流程。 生產(chǎn)基地 根據(jù) BPR成果，當(dāng)生產(chǎn)基地需要自行采購一些還不能夠與供應(yīng)商簽訂一攬子協(xié)議的零星采購，請購 流程如下： 1. 采購經(jīng)辦進(jìn)行詢價(jià)、報(bào)價(jià)等活動(dòng) 2. 查詢以往歷史交易，選擇最優(yōu)報(bào)價(jià)，制作請購單，提交審批 3. 由部門經(jīng)理、財(cái)務(wù)部經(jīng)理審批，在超出審批范圍時(shí)，由公司總經(jīng)理進(jìn)行審批 具體參見 BPR交付成果“采購申請（計(jì)劃）制定、審核及下達(dá)流程” 經(jīng) BPR討論確定，固定資產(chǎn)低值易耗品的采購申請與采訂單等流程不在 ERP系統(tǒng)中體現(xiàn)。 目前未采用采購預(yù)算控制。 解決方案 北方光電： 由于北方光電主營貿(mào)易業(yè)務(wù)，物品的采購需求基本來自于簽訂的銷售訂單，只要銷售訂單通過了審批，就可以采購相關(guān)物品，因此不存在手工錄入請購單的情況。 在本方案 中，將運(yùn)用直接發(fā)運(yùn)或者開發(fā)的工作流將銷售物品信息傳遞至采購模塊，系統(tǒng)將自動(dòng)生成請購單，傳遞至采購部門進(jìn)行采購。 生產(chǎn)基地： 運(yùn)用系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)的請購單功能，在系統(tǒng)中定義相應(yīng)的審批層次，采購經(jīng)辦可以在系統(tǒng)中制作請購單，按照審批路徑與審批權(quán)限提交審批。 8778e008b016f415672a6c4c84f9813f 15 公司機(jī)密，僅供內(nèi)部使用 5 詢價(jià)及報(bào)價(jià)管理 詢價(jià)單 業(yè)務(wù)需求 北方光電與生產(chǎn)基地的詢價(jià)都通過電話、傳真等形式進(jìn)行。 沒有固定的書面形式的詢價(jià)單。 解決方案 北方光電 總部的詢價(jià)活動(dòng)包括內(nèi)部詢價(jià)（即銷售人員向采購人員的詢價(jià)）和對外詢價(jià)（即傳統(tǒng)意義上的對供應(yīng)商詢價(jià)）。 1. 內(nèi)部詢價(jià)： 系統(tǒng)沒有標(biāo)準(zhǔn)的內(nèi) 部詢價(jià)功能。考慮到運(yùn)用請購單變通作為內(nèi)部詢價(jià)單，操作上比較復(fù)雜，而且仍然需要手工業(yè)務(wù)的配合，因此建議系統(tǒng)外進(jìn)行。 具體的操作步驟： 1. 銷售人員在獲得客戶的意向后，將需求記錄至手工的內(nèi)部詢價(jià)單，傳遞給采購人員。 2. 采購人員進(jìn)行對外詢報(bào)價(jià)。 3. 采購人員與銷售人員溝通詢價(jià)結(jié)果。 4. 采購人員將溝通結(jié)果記錄在內(nèi)部詢價(jià)單上，購銷雙方進(jìn)行簽字確認(rèn)。 2. 對外詢價(jià)： 采用系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)的詢價(jià)單功能，記錄對外詢價(jià)情況。為了簡化操作，可以從請購單行自動(dòng)創(chuàng)建成詢價(jià)單。并可以打印詢價(jià)單，發(fā)給供應(yīng)商。 生產(chǎn)基地 采用標(biāo)準(zhǔn)的對外詢價(jià)單功能記錄采購詢價(jià)信 息，在系統(tǒng)中錄入詢價(jià)物品、數(shù)量、目標(biāo)價(jià)位、向哪些供應(yīng)商詢價(jià)等信息。 8778e008b016f415672a6c4c84f9813f 16 公司機(jī)密，僅供內(nèi)部使用 報(bào)價(jià)單 業(yè)務(wù)需求 北方光電 供應(yīng)商報(bào)價(jià)的方式主要有電話、傳真。 供應(yīng)商報(bào)價(jià)時(shí)已經(jīng)考慮了采購數(shù)量等因素，因此其報(bào)價(jià)中不包括任何折扣信息。 報(bào)價(jià)無需審批即可生效。 希望業(yè)務(wù)員可以查詢以往的報(bào)價(jià)歷史紀(jì)錄。 生產(chǎn)基地 供應(yīng)商報(bào)價(jià)主要是針對價(jià)格合同，報(bào)價(jià)方式主要有電話、傳真。 報(bào)價(jià)內(nèi)容包括物品編號(hào)、價(jià)格、圖紙、模具等。業(yè)務(wù)執(zhí)行過程中，存在價(jià)格更改的情況，一般是價(jià)格下調(diào)。 報(bào)價(jià)需要經(jīng)過總經(jīng)理或生產(chǎn)部經(jīng)理審批方可生效。 價(jià)格合同將保存在遠(yuǎn)達(dá)集團(tuán)總調(diào)度 室。 解決方案 北方光電： 系統(tǒng)中可以記錄報(bào)價(jià)信息， 并可以由詢價(jià)單自動(dòng)生成報(bào)價(jià)單。 生產(chǎn)基地： 系統(tǒng)報(bào)價(jià)單可以記錄物品編碼、價(jià)格等信息，圖紙、模具等信息如果有電子文本，可以掛為附件。 系統(tǒng)具備報(bào)價(jià)審批功能，可以在詢價(jià)單上注明是否需要報(bào)價(jià)審批，針對該詢價(jià)單的所有報(bào)價(jià)都將需要審批；或者制作報(bào)價(jià)單時(shí)要求報(bào)價(jià)審批。鑒于系統(tǒng)中沒有報(bào)價(jià)審批的工作流，所有具有該界面操作權(quán)限的員工都可以進(jìn)行報(bào)價(jià)審批的操作，控制意義不大，建議將通過審批生效的報(bào)價(jià)錄入系統(tǒng)，為以后的業(yè)務(wù)提供參考。 8778e008b016f415672a6c4c84f9813f 17 公司機(jī)密，僅供內(nèi)部使用 6 訂單管理 訂單生成 業(yè)務(wù)需求 北方光 電 貿(mào)易一部、貿(mào)易二部的采購訂單根據(jù)銷售訂單生成，采購部為光電部制定的采購訂單由銷售訂單生成，為生產(chǎn)基地制定的長期框架協(xié)議根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃生成。 目前銷售合同基本與采購合同一一對應(yīng)。 生產(chǎn)基地 生產(chǎn)基地的標(biāo)準(zhǔn)采購訂單根據(jù)長期框架協(xié)議的相關(guān)規(guī)定生成。采購訂單無需與銷售訂單進(jìn)行對應(yīng)。 解決方案 北方光電： 總部的采購業(yè)務(wù)分為三種類型： 1. 貿(mào)易一部、貿(mào)易二部、光電部等的貿(mào)易類采購業(yè)務(wù)。 2. 總部銷售生產(chǎn)基地物品業(yè)務(wù)。 3. 總部采購部為生產(chǎn)基地簽訂的長期框架協(xié)議業(yè)務(wù)。 1. 總部貿(mào)易類采購業(yè)務(wù)類型 : 編號(hào) 類型 描 述 1 自營出口業(yè)務(wù) 處理出口業(yè)務(wù)的國內(nèi)采購，在采購模塊管理 2 自營進(jìn)口業(yè)務(wù) 處理自營進(jìn)口采購業(yè)務(wù) ，在采購模塊管理 3 進(jìn)料加工不作價(jià)業(yè)務(wù) 包括進(jìn)料加工的原料采購和加工費(fèi)用的處理，在采購模塊管理 4 進(jìn)料加工作價(jià)業(yè)務(wù) 處理進(jìn)料加工的原料采購與成品采購業(yè)務(wù)，在采購模塊管理 5 來料加工業(yè)務(wù) 收取加工費(fèi)用的業(yè)務(wù)類型，在財(cái)務(wù)模塊管理 8778e008b016f415672a6c4c84f9813f 18 公司機(jī)密，僅供內(nèi)部使用 編號(hào) 類型 描 述 6 代理進(jìn)口業(yè)務(wù) 收取代理費(fèi)的業(yè)務(wù)類型，在財(cái)務(wù)模塊與采購模塊管理 7 內(nèi)貿(mào)業(yè)務(wù) 處理內(nèi)貿(mào)采購業(yè)務(wù) ，在采購模塊管理 注： 1. 這里所指的代理進(jìn)口業(yè)務(wù)是指純代理的 情況，區(qū)別于北方光電以往的代理業(yè)務(wù)的范疇，這里的代理業(yè)務(wù)在財(cái)務(wù)上反映的不是結(jié)轉(zhuǎn)收入和成本，而是代理費(fèi)的收入。 2. 這里所指出的業(yè)務(wù)類型以及業(yè)務(wù)類型的解決方案同樣適用于遠(yuǎn)達(dá)集團(tuán)的業(yè)務(wù)處理。 自營出口業(yè)務(wù)的處理 貿(mào)易一部、貿(mào)易二部、光電部出口業(yè)務(wù)中的采購訂單，一般要求記庫存帳，再根據(jù)銷售訂單的規(guī)定將物品發(fā)運(yùn)至客戶處，并結(jié)轉(zhuǎn)