【正文】 ............................................................................................................................... 33 審批人員 .............................................................................................................................................................................. 36 審批權(quán)限 .............................................................................................................................................................................. 36 9 采購(gòu)與財(cái)務(wù)接口 .......................................................................................................................................................................... 38 采購(gòu)和財(cái)務(wù)接口 .................................................................................................................................................................. 38 8778e008b016f415672a6c4c84f9813f 1 公司機(jī)密，僅供內(nèi)部使用 公司組織管理 Oracle 系統(tǒng)采購(gòu)模塊功能概述 Oracle采購(gòu)模塊是 Oracle分銷系統(tǒng)的主要功能模塊之一，也是控制企業(yè)整個(gè)物流鏈條始端的功能模塊。 Oracle 采購(gòu)模塊功能的主要特性有： 業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)集成（資金保留、與應(yīng)付和總帳集成）； 利用工作流方式規(guī)范業(yè)務(wù)； 強(qiáng)大的審批與權(quán)限控制； 多樣化的采購(gòu)模式； 靈活的外幣處理； 豐富的系統(tǒng)報(bào)表等等。供應(yīng)商貨物送達(dá)后，按照采購(gòu)接收流程接收貨物。 8778e008b016f415672a6c4c84f9813f 3 公司機(jī)密，僅供內(nèi)部使用 采購(gòu)產(chǎn)品的分類和編碼與庫(kù)存模塊中的物品分類和編碼保持一致。只有具有特定權(quán)限的人員才能夠修改、取消單據(jù)，保證單據(jù)的安全性。 采購(gòu)部采購(gòu)員負(fù)責(zé)采購(gòu)光電部銷售的產(chǎn)品；專人維護(hù)北方光電總部與下屬奧德光電、遠(yuǎn)達(dá)光學(xué)、中山精密的供應(yīng)商信息；制定下屬子公司的長(zhǎng)期框架協(xié)議。 經(jīng) BPR討論認(rèn)為，北方光電與生產(chǎn)基地的固定資產(chǎn)、辦公用品等采購(gòu)無需在系統(tǒng)進(jìn)行操作，直接在財(cái)務(wù)進(jìn)行處理即可。 生產(chǎn)基地 生產(chǎn)基地的生產(chǎn)部設(shè)經(jīng)理一名，下屬采購(gòu)經(jīng)辦負(fù)責(zé)發(fā)放一攬子采購(gòu)協(xié)議；或者制作零星物料的采購(gòu)申請(qǐng)，然后創(chuàng)建標(biāo)準(zhǔn)訂單等。 解決方案 以上需求在系統(tǒng)中通過以下幾個(gè)方面的方案實(shí)現(xiàn)： ? 職位 ? 采購(gòu)員 ? 采購(gòu)員與采購(gòu)物品的關(guān)系 職位 Oracle系統(tǒng)可以靈活地設(shè)置公司員工職位，并與每一位員工進(jìn)行關(guān)聯(lián)。 3. 采購(gòu)員與物品的關(guān)聯(lián) 在物品定義中指定每一物品的缺省對(duì)應(yīng)采購(gòu)員，在請(qǐng)購(gòu)單中系統(tǒng)將自動(dòng)選取該物品對(duì)應(yīng)的采購(gòu)員，錄入人員可以改選其他的采購(gòu)員。 采購(gòu)產(chǎn)品編碼 業(yè)務(wù)需求 光電總部目前的采購(gòu)產(chǎn)品沒有進(jìn)行編碼，業(yè)務(wù)員大多使用海關(guān)編碼對(duì)物品進(jìn)行標(biāo)志有時(shí)也運(yùn)用供應(yīng)商產(chǎn)品編碼。 奧德光電生產(chǎn)基地：目前沒有標(biāo)準(zhǔn)的物料編碼， 希望盡快編制物料編碼，并且一定基于物料編碼唯一性?；痉謨蓪?，家 8778e008b016f415672a6c4c84f9813f 8 公司機(jī)密，僅供內(nèi)部使用 用電器再細(xì)分則按升分 。 解決方案 系統(tǒng)可以在庫(kù)存模塊和采購(gòu)模塊運(yùn)用不同的物品分類。 機(jī)械部：從公斤、米、具、套、個(gè)等都有，且不確定，當(dāng)客戶要求不同時(shí)會(huì)用不同的計(jì)量單位。 8778e008b016f415672a6c4c84f9813f 9 公司機(jī)密，僅供內(nèi)部使用 解決方案 在庫(kù)存模塊可以定義各物品 的基本單位，并明確基本單位與其他輔助計(jì)量單位之間的換算關(guān)系。 光電部貿(mào)易類物品有物理庫(kù)存，但未對(duì)存放庫(kù)位進(jìn)行管理控制。都沒有庫(kù)位、批號(hào)、序列號(hào)、版本控制。橡膠件有過期控制。 采購(gòu)部采購(gòu)員、貿(mào)易一部、貿(mào)易二部采購(gòu)人員將請(qǐng)購(gòu)單中接收人附注中記錄的銷售訂單編碼作為前綴，加流水號(hào)，作為采購(gòu)訂單編碼，實(shí)現(xiàn)銷售訂單與采購(gòu)訂單之間的 聯(lián)系。批號(hào)編碼規(guī)則參見庫(kù)存解決方案。無需對(duì)物料進(jìn)行批號(hào)、系列號(hào)等控制。業(yè)務(wù)員可以選擇供應(yīng)商信息不共享、部門內(nèi)共享和部門間共享。 供應(yīng)商按照產(chǎn)品分為：光學(xué)類、金工類、輔料類、包裝材料類。 遠(yuǎn)達(dá)集團(tuán)總調(diào)度室每年對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行考核，考核標(biāo)準(zhǔn)沒有明確的規(guī)定。 BPR以后總部與生產(chǎn)基地的供應(yīng)商信息統(tǒng)一由北方光電采購(gòu)部專人負(fù)責(zé)錄入與維護(hù)。考慮系統(tǒng)數(shù)據(jù) 的準(zhǔn)確性與完備性，建議由北方光電采購(gòu)部專人負(fù)責(zé)供應(yīng)商信息在系統(tǒng)中的維護(hù)。 總部分類：貿(mào)易一部、貿(mào)易二部、采購(gòu)部 生產(chǎn)基地分類：光學(xué)類、金工類、輔料類、包裝材料 供應(yīng)商評(píng)估與合格供應(yīng)商管理： 1. 供應(yīng)商評(píng)估信息的收集 定期查看供應(yīng)商產(chǎn)品目錄，其中記 錄了與供應(yīng)商發(fā)生每一筆交易的信息。 3 采購(gòu)訂單及發(fā)放明細(xì)報(bào)表 按采購(gòu)訂單查看采購(gòu)訂單的發(fā)放情況，注：只有計(jì)劃采購(gòu)訂單和一攬子采購(gòu)協(xié)議有訂單發(fā)放。 7 供應(yīng)商質(zhì)量性能分析報(bào)表 按供應(yīng)商打印供應(yīng)商物品的驗(yàn)收情況表。做采購(gòu)訂單時(shí)，相應(yīng)的供應(yīng)商信息會(huì)帶入采購(gòu)訂單中，用來管理與供應(yīng)商的交易條款。 8778e008b016f415672a6c4c84f9813f 14 公司機(jī)密，僅供內(nèi)部使用 4 請(qǐng)購(gòu)管理 請(qǐng)購(gòu)流程 業(yè)務(wù)需求 北方光電 貿(mào)易一部、貿(mào)易二部采購(gòu)組、采購(gòu)部目前沒有請(qǐng)購(gòu)流程。 在本方案 中，將運(yùn)用直接發(fā)運(yùn)或者開發(fā)的工作流將銷售物品信息傳遞至采購(gòu)模塊，系統(tǒng)將自動(dòng)生成請(qǐng)購(gòu)單，傳遞至采購(gòu)部門進(jìn)行采購(gòu)。 解決方案 北方光電 總部的詢價(jià)活動(dòng)包括內(nèi)部詢價(jià)（即銷售人員向采購(gòu)人員的詢價(jià)）和對(duì)外詢價(jià)（即傳統(tǒng)意義上的對(duì)供應(yīng)商詢價(jià)）。 2. 采購(gòu)人員進(jìn)行對(duì)外詢報(bào)價(jià)。為了簡(jiǎn)化操作，可以從請(qǐng)購(gòu)單行自動(dòng)創(chuàng)建成詢價(jià)單。 供應(yīng)商報(bào)價(jià)時(shí)已經(jīng)考慮了采購(gòu)數(shù)量等因素，因此其報(bào)價(jià)中不包括任何折扣信息。 報(bào)價(jià)內(nèi)容包括物品編號(hào)、價(jià)格、圖紙、模具等。 解決方案 北方光電： 系統(tǒng)中可以記錄報(bào)價(jià)信息， 并可以由詢價(jià)單自動(dòng)生成報(bào)價(jià)單。 8778e008b016f415672a6c4c84f9813f 17 公司機(jī)密，僅供內(nèi)部使用 6 訂單管理 訂單生成 業(yè)務(wù)需求 北方光 電 貿(mào)易一部、貿(mào)易二部的采購(gòu)訂單根據(jù)銷售訂單生成，采購(gòu)部為光電部制定的采購(gòu)訂單由銷售訂單生成，為生產(chǎn)基地制定的長(zhǎng)期框架協(xié)議根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃生成。 解決方案 北方光電： 總部的采購(gòu)業(yè)務(wù)分為三種類型： 1. 貿(mào)易一部、貿(mào)易二部、光電部等的貿(mào)易類采購(gòu)業(yè)務(wù)。 2. 這里所指出的業(yè)務(wù)類型以及業(yè)務(wù)類型的解決方案同樣適用于遠(yuǎn)達(dá)集團(tuán)的業(yè)務(wù)處理。為了便于銷售人員對(duì)采購(gòu)訂單情況的查詢，在系統(tǒng)中將建立銷售訂單與采購(gòu)訂單之 間的聯(lián)系。 具體的系統(tǒng)流程如下： 8778e008b016f415672a6c4c84f9813f 19 公司機(jī)密，僅供內(nèi)部使用 請(qǐng)購(gòu)行1 供應(yīng)商1.......請(qǐng)購(gòu)行N 供應(yīng)商N(yùn)銷售合同 請(qǐng)購(gòu)單采購(gòu)單1采購(gòu)單2接收入庫(kù) 挑庫(kù)發(fā)放 發(fā)運(yùn)確認(rèn) 自營(yíng)出口業(yè)務(wù)需要在系統(tǒng)中進(jìn)行盈虧測(cè)算的嚴(yán)格控制，即需要將自營(yíng)出口業(yè)務(wù)中預(yù)測(cè)的費(fèi)用以采購(gòu)訂單的形式錄入系統(tǒng)。 3) 費(fèi)用采購(gòu)訂單上顯示單價(jià)顯示 1，數(shù)量輸入金額。制作進(jìn)口采購(gòu)訂單的流程與標(biāo)準(zhǔn)的國(guó)內(nèi)采購(gòu)訂單相同，注意幣種需要選擇外幣。 進(jìn)料加工不作價(jià)業(yè)務(wù)的處理 進(jìn)料加工業(yè)務(wù)存在物權(quán)的轉(zhuǎn) 移，北方光電將原材料采購(gòu)進(jìn)來后，委托加工廠商進(jìn)行加工，再將成品發(fā)運(yùn)至客戶。 2． 進(jìn)口原料：在系統(tǒng)中直接做采購(gòu)訂單。 (該業(yè)務(wù)適用于三個(gè)生產(chǎn)基地的委外加工業(yè)務(wù) ) 2) 在收到成品的入庫(kù)單據(jù)時(shí)，在系統(tǒng)中進(jìn)行原料雜項(xiàng)出庫(kù)的處理。 ? 通過查詢獲得本次出庫(kù)原料的總成本。 進(jìn)料加工作價(jià)業(yè)務(wù)的處理 該業(yè)務(wù)類型實(shí)際上是出口業(yè)務(wù)與自營(yíng)進(jìn)口業(yè)務(wù)兩種業(yè)務(wù)的結(jié)合。 3. 將進(jìn)口原料作價(jià)給加工廠商，在系統(tǒng)中錄入銷售訂單，在客戶 PO字段記錄出口合同編號(hào)。對(duì)該種訂單將不進(jìn)行發(fā)放或接收，因此不會(huì)產(chǎn)生財(cái)務(wù)信息。 總部銷售生產(chǎn)基地物品業(yè)務(wù)： 方案一： 總部光電部與精密光電部簽訂對(duì)外銷售合同之前，與采購(gòu)部相關(guān)人員協(xié)商確定是否從生產(chǎn)基地采購(gòu)。采購(gòu)人員無需在系統(tǒng)中建立采購(gòu)訂單。 2. 生產(chǎn)基地的 生產(chǎn)計(jì)劃經(jīng)辦 在系統(tǒng)中錄入對(duì)北方光電的銷售訂單 8778e008b016f415672a6c4c84f9813f 26 公司機(jī)密，僅供內(nèi)部使用 3. 在發(fā)運(yùn)至光電自備庫(kù)時(shí)，在系統(tǒng)中進(jìn)行發(fā)運(yùn)確認(rèn) 4. 光電業(yè)務(wù)員進(jìn)行接收入庫(kù)操作，財(cái)務(wù)確認(rèn)庫(kù)存 5. 待發(fā)運(yùn)至客戶時(shí)，在光電部業(yè)務(wù)員根據(jù)提單在系統(tǒng)中進(jìn)行發(fā)運(yùn)確認(rèn) 注：關(guān)于銷售業(yè)務(wù)的具體處理參見銷售業(yè)務(wù)解決方案。 生產(chǎn)基地： 生產(chǎn)基地的采購(gòu)包括對(duì)總部建立的一攬子協(xié)議的發(fā)放、零星物料的采購(gòu)等。 2. 生產(chǎn)基地 沒有采購(gòu)訂單編碼。 解決方案 北方光電 1. 采購(gòu)訂單編號(hào) 不同于銷售訂單的訂單編號(hào)，采購(gòu) 訂單編號(hào)可以用于手工輸入，不僅將不同的采購(gòu)業(yè)務(wù)類型分開，而且可以直接輸入進(jìn)口合同號(hào)或相關(guān)聯(lián)的銷售合同號(hào)。 北方光電與生產(chǎn)基地： 1. 采購(gòu)訂單編號(hào)的錄入： 可以由業(yè)務(wù)員手工輸入采購(gòu)合同編號(hào)。 建議在外部系統(tǒng)中制作合同文本，例如 WORD，然后作為訂單附件附加在采購(gòu)訂單上。 采購(gòu)訂單審批之前，只有制定采購(gòu)訂單的員工可以修改、取消。當(dāng)標(biāo)準(zhǔn)訂單的價(jià)格不同于價(jià)格合同的價(jià)格時(shí)，需要部門經(jīng)理審批。 8778e008b016f415672a6c4c84f9813f 30 公司機(jī)密，僅供內(nèi)部使用 7 采購(gòu)接收與退貨 采購(gòu)接收控制 業(yè)務(wù)需求 北方光電 貿(mào)易一部、貿(mào)易二部的采購(gòu)物品不存在物品的 實(shí)際入庫(kù)，但財(cái)務(wù)上需要在貨物發(fā)運(yùn)后，根據(jù)提單等在系統(tǒng)中記錄庫(kù)存，并結(jié)轉(zhuǎn)銷售成本，確認(rèn)銷售收入。檢驗(yàn)可能在倉(cāng)庫(kù)或工廠進(jìn)行。允許接收日期誤差，在合同商定的誤差內(nèi)都可以接受，超出誤差則協(xié)商處理。 生產(chǎn)基地 采購(gòu)物品入庫(kù)前一般需要檢驗(yàn)，由質(zhì)保部對(duì)光學(xué)材料、金工結(jié)構(gòu)、包裝材料、橡膠等進(jìn)行抽檢，通過檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)的則合格品接收入庫(kù)，不合格品退回供應(yīng)商，并進(jìn)行相應(yīng)的記帳。采購(gòu)接收時(shí)間上沒有嚴(yán)格的規(guī)定，提前或一定程度的拖延都是可以接受的。在系統(tǒng)中進(jìn)行一步操作，即可完成接收與入庫(kù)。 接收單采用流水編號(hào)。 接收單據(jù)無需與采購(gòu)訂單掛接，建議采用自動(dòng)流水編碼。 生產(chǎn)基地 如果整批貨物經(jīng)檢驗(yàn)未達(dá)到合格標(biāo)準(zhǔn)，則不入庫(kù)退回供應(yīng)商。 2. 采購(gòu)和銷售價(jià)格有變化的換貨和其它退貨 對(duì)于這種情況，采購(gòu)模塊分成兩筆業(yè)務(wù)處理。分兩種情況 1，退貨：供應(yīng)商送來的物料經(jīng)過抽撿，或全檢有不合格品，可以直接退回供應(yīng)商，或先入廢品庫(kù)，再退回供應(yīng)商。 8778e008b016f415672a6c4c84f9813f 34 公司機(jī)密，僅供內(nèi)部使用 審批層次 系統(tǒng)將按照審批層次定義的職位架構(gòu)，實(shí)現(xiàn)單據(jù)的層層遞交。 這樣，系統(tǒng)將根據(jù)審批層次，按照職位傳遞單據(jù)，并聯(lián)系擔(dān)任職位的相關(guān)人員，實(shí)現(xiàn)單據(jù)在公司員工之間按照一定的規(guī)則進(jìn)行傳遞。 8778e008b016f415672a6c4c84f9813f 38 公司機(jī)密，僅供內(nèi)部使用 9 采購(gòu)與財(cái)務(wù)接口 采購(gòu)和財(cái)務(wù)接口 業(yè)務(wù)需求 北方光電 財(cái)務(wù)部應(yīng)付會(huì)計(jì)根據(jù)業(yè)務(wù)員提供的產(chǎn)品入庫(kù)通知單、付款通知書、供應(yīng)商增值稅發(fā)票等單據(jù)確認(rèn)應(yīng)付發(fā)票。 生產(chǎn)基地 財(cái)務(wù)部應(yīng)付 會(huì)計(jì)根據(jù)業(yè)務(wù)員的入庫(kù)檢驗(yàn)通知單確認(rèn)應(yīng)付發(fā)票。這樣可以保證發(fā)票匹配的正