【正文】 ......................................................................... 15 報價單 ................................................................................................................................................................................... 16 6 訂單管理 ....................................................................................................................................................................................... 17 訂單生成 .............................................................................................................................................................................. 17 訂單內容 .............................................................................................................................................................................. 26 訂單安全性 .......................................................................................................................................................................... 28 7 采購接收與退貨 .......................................................................................................................................................................... 30 采購接收控制 ...................................................................................................................................................................... 30 采購退貨 .............................................................................................................................................................................. 31 8 審批管理 ....................................................................................................................................................................................... 33 審批流程 .............................................................................................................................................................................. 33 審批人員 .............................................................................................................................................................................. 36 審批權限 .............................................................................................................................................................................. 36 9 采購與財務接口 .......................................................................................................................................................................... 38 采購和財務接口 .................................................................................................................................................................. 38 8778e008b016f415672a6c4c84f9813f 1 公司機密，僅供內部使用 公司組織管理 Oracle 系統(tǒng)采購模塊功能概述 Oracle采購模塊是 Oracle分銷系統(tǒng)的主要功能模塊之一，也是控制企業(yè)整個物流鏈條始端的功能模塊。 生產基地年初時簽訂長期框架協(xié)議，由采 購部門為生產基地的生產物料制定一攬子采購協(xié)議，提交采購部門經理審批。 采購的會計期與總帳相同，本位幣為人民幣。 解決方案 Oracle系統(tǒng)可以通過靈活的責任、菜單設置實現將采購功能菜單（詢價和報價、采購、接收、供應商管理等）分配給采購部、貿易一部與貿易二部采購小組、生產基地的相應人員； 通過預置文件的設置，實現北方光電總 部與生產基地各經營單位業(yè)務信息的獨立與完整。具體如下： 1. 設置職位關鍵彈性域：由于北方光電與北方工業(yè)的 4家子公司共用一 套系統(tǒng)，彈性域的設置在所有經營單位之間是共享的。 遠達光學生產基地 : 成品編碼 9位， 原材料 10位， 光學膠片編碼 3位。機械產品包括鑄鐵產品、燈具、不銹鋼制品、汽配、設備零件、文體用品 /醫(yī)療器械。存在這樣的情況，即采購訂單、銷售訂單、應收帳款發(fā)票按個計量，但在出口報關、供應商開具的增值稅發(fā)票上需要按照公斤等單位計量。光電部同樣需要根據采購訂單號跟蹤采購物品。 解決方案 總部： 貿易一部、貿易二部的業(yè)務由于存在供應商提前開票結算，確認存貨的情況，因此將運用北方開發(fā)的訂單流程，由銷售訂單導出生成請購單，自動創(chuàng)建為采購訂單，供應商開來發(fā)票要求付款時，在系統(tǒng)中接收入庫。其他業(yè)務的產品考慮到以后會出口，也要進行批號控制。 供應商分類按照 部門 分為輕工類、機械類、光電類、照明類等。遠達光學與奧德光電采購員將收集的供應商表現等信息匯集到總調度室進行分析。 供應商編碼： 供應商編碼可以采用自動編碼或者手工編碼，手工編碼可以使用字符，最長30位。 4 供應商采購匯 總報表 按供應商打印采購訂單匯總情況表。 3. 系統(tǒng)可以維護合格供應商清單，并限制物料僅可從合格供應商處采購。 生產基地： 運用系統(tǒng)標準的請購單功能，在系統(tǒng)中定義相應的審批層次，采購經辦可以在系統(tǒng)中制作請購單，按照審批路徑與審批權限提交審批。 3. 采購人員與銷售人員溝通詢價結果。 報價無需審批即可生效。 生產基地： 系統(tǒng)報價單可以記錄物品編碼、價格等信息，圖紙、模具等信息如果有電子文本，可以掛為附件。 2. 總部銷售生產基地物品業(yè)務。采購員根據請購單“接收人附注”中記錄的銷售合同號，將其作為采購訂單編碼。 銷售訂單對應的采購訂單編號規(guī)則如下所示： 采購訂單類型 采購訂單編號 外運費采購訂單 銷售合同號 F 傭金費用采購訂單 銷售合同號 C 雜項費用采購訂單 銷售合同號 Z 物料采購訂單 銷售合同號 1 注： 1) 不同的外運公司需要做不同的外運費用采購訂單，如果預測一個出口合同項下發(fā)生不同外運公司的外運費，那么外運費采購訂單以銷售合同號位前綴，后加 F1， F2等。具體解決方案如下： 1． 合同協(xié)商成功后：在系統(tǒng)中做銷售訂單。 注：如果成品是分批接收的，那么按照比例將原料雜項出庫。該種業(yè)務是以出口為導向的，所以在系統(tǒng)中也以出口銷售合同號為基準建立銷售與采購的關聯(lián)。 注：如果不能獲得明晰的代理進口業(yè)務的供應商信息，那么 可以根據委托方選擇虛擬供應商“代理供應商 —— 委托加工方名稱”。具體流程如下圖： 跨組織銷售訂單 訂單發(fā)放 發(fā)運確認 產生的會計分錄如下： 生產基地： 借：主營業(yè)務成本 借：應收帳款（公司間） 貸：存貨 貸：主營業(yè)務收入 北方光電： 借：應收帳款 借：主營業(yè)務成本 應交增值稅－進項稅 貸：主營業(yè)務收入 應交增值稅－銷項稅 貸：應付帳款（公司間） 方案二： 由于生產基地生產的物品大多需要入北方光電的自備庫，并且開出發(fā)票要求北方光電付款。采用系統(tǒng)的標準流程進行，即創(chuàng)建采購訂單 /采購發(fā)放、接收、入庫。采購業(yè)務類型的編號 : 編號 類型 描 述 訂單編號規(guī)則 1 自營出口業(yè)務 處理自營出口業(yè)務的國內采購業(yè)務 引入的出口合同編號＋序號（－ 1） 3 自營進口業(yè)務 處理自營進口業(yè)務 自營進口合同號 4 進料加工不作價業(yè)務 處理不作價的進料加工業(yè)務 引入的出口合同編號 M（ 1， 2… ） 4 進料加工作價業(yè)務 處理作價的進料加工業(yè)務的原料采購和成品采購業(yè)務 原料采購：引入的出口合 同編號 M(1,2… ) 成品采購：引入的出口合同編號 I(1,2… ) 5 代理進口業(yè)務 處理代理進口業(yè)務 進口合同號 6 內貿業(yè)務類型 處理內貿采購業(yè)務 實際的內貿合同編號 2. 為生產基地制定的長期框架合同編碼： 由于長期框架協(xié)議無須跟任何銷售訂單關聯(lián)，建議一攬子采購協(xié)議編碼為采購員負責的產品代碼（ 2位）＋年月日（ 6位）＋兩位流水號。訂單生成后，系統(tǒng)可以將訂單數據導出， OFFICE支持導出的 TXT格式文件，然后可以粘貼在 WORD或 EXCEL模板上編輯，操作比較簡便。 8778e008b016f415672a6c4c84f9813f 29 公司機密，僅供內部使用 解決方案 系統(tǒng)通過安全層次與訪問層次決定誰對訂單可以進行什么樣的操作。 采購品沒有質量代碼，不允許替代品接收。檢驗結果在入庫單上進行記錄。對于物品質量的現場檢驗則在系統(tǒng)外進行。 采購退貨 業(yè)務 需求 北方光電 貿易一部、貿易二部的采購退貨很少發(fā)生。首先做一筆標準的采購退貨，再重新做一筆標準的采購訂單和接收。 北方光電的采購審批層次： 銷售業(yè)務員貿易一部部門經理主管副總采購業(yè)務員 銷售業(yè)務員采購部部門經理采購員總經理銷售業(yè)務員貿易二部部門經理采購業(yè)務員光電部門經理銷售業(yè)務員精密光學部門經理一攬子采購協(xié)議審批層次： 采購員采購部部門經理采購員總部財務部經理 生產基地的請購審批層次： 8778e008b016f415672a6c4c84f9813f 35 公司機密，僅供內部使用 采購員生產部部門經理采購員 生產基地的采購訂單、采購發(fā)放審批層次 : 基地總經理本部財務經理采購員生產部部門經理采購員 審批樹 針對具體的審批權限大小建立不同的審批組： 1) 對每一審批組，根據以下類型對審批組進行限定： 單據總額：請購單或采購單的單據總額； 物品分類：可以審批的物品分類； 帳戶范圍：可以審批的賬戶范圍?？赡芤粡埌l(fā)票匹配多張入庫單，或多張發(fā)票匹配一張入庫單。 設置為發(fā)票而關閉采購單的容限，保證當財務為供應商