【文章內(nèi)容簡介】 標采購條件的物品外的采購，以三家(包括三家)以上供應商的報價加以比較，最后選擇性價比最優(yōu)者予以訂購。第八條 采購詢價的發(fā)出采購人員按照采購計劃所列材料清單，參考采購物品及外協(xié)產(chǎn)品的市場行情、公司相關(guān)人員的信息提供、采購歷史記錄、廠商提供的價格資料等各種渠道的價格信息，對采購物品及外協(xié)產(chǎn)品的供應商進行充分的詢價、議價。(一) 采購人員在詢價、議價過程中必須向供應商提供足夠的信息以使供應商能順利報價，這些信息包括采購物品或外協(xié)產(chǎn)品的品名、質(zhì)量要求、數(shù)量、服務、交貨期、交貨方式、地點、付款辦法等因素。(二) 詢價方式應采用書面詢價，要求供應商提供簽字或蓋章的報價單，如只能采用電話詢價方式，應獲得采購部經(jīng)理批準。(三) 采購人員應要求供應商在接到詢價資料后至少７天內(nèi)以書信、電子郵件或傳真形式反饋其報價意向（若供應商拒絕報價，則應將詢價資料退還給公司），若詢價資料寄出后供應商沒有任何答復，采購人員應打電話或電子郵件與供應商聯(lián)系，問清情況(如收到詢價資料與否？)。(四) 在詢價過程中供應商如要求對采購物品及外協(xié)產(chǎn)品內(nèi)容、技術(shù)要求、規(guī)范等作進一步澄清，采購員應該協(xié)調(diào)相關(guān)人員盡快作出答復，以使供應商有條件作出適當報價。(五) 同類、同規(guī)格產(chǎn)品的詢價應有三家以上供應商的價格資料，同時應建立采購詢價比價臺帳。臺帳內(nèi)容要包括：物品名稱、型號、規(guī)格、主要技術(shù)參數(shù)、分承包方的單位名稱、企業(yè)性質(zhì)、質(zhì)量保證體系、價格和運雜費用，并有綜合分析說明和比價依據(jù)。第九條 詢價資料的整理(一) 采購員接到供應商的報價后，要評審報價的完整性和準確性，并了解報價的詳細構(gòu)成，需要時應通過會議或電話溝通以弄清供應商的報價。同時應整理收到的詢價資料備查。(二) 若供應商報價的物品與請購物品略有不同或?qū)俅闷氛?，采購人員應在請購單上詳細注明相關(guān)信息，并報經(jīng)采購部經(jīng)理、使用部門或請購部門同意并備案。(三) 采購員應確定一個初始目標價，以利于在隨后進行的多輪談判（3–4輪）及每輪談判后目標價格的重新確定。多輪談判的過程中如果需要，可要求供應商用以成本細分的方式再次報價。第十條 采購價格平臺的建立采購部信息管理員應依照以往的采購資料和平時收集的數(shù)據(jù)，分門別類地整理出一套完整的價格平臺（采購價格平臺），并根據(jù)情況隨時更新，充實，以備相關(guān)人員選用。價格平臺應包含以下內(nèi)容：（一） 材料（設備）名稱；（二） 規(guī)格型號；（三） 主要技術(shù)指標；（四） 價格區(qū)間；（五） 廠家（或供應商）；（六） 索引。第十一條 采購價格核準：(一) 招標采購物品的價格由評標小組決定。在質(zhì)量、服務標準、付款方式、送貨方式等相同的情況下，價格最低者中標。如分歧較大，由公司主管領(lǐng)導或公司總經(jīng)理決定。(二) 供應商長期報價采購物品及外協(xié)產(chǎn)品，在事先議定的價格范圍內(nèi)，由采購部經(jīng)理核準；超出議定價格范圍外的，根據(jù)超出價格的多少，分別報公司主管領(lǐng)導或公司總經(jīng)理審批。(三) 比價采購物品，一次采購金額小于5000元的，由采購部經(jīng)理審批；一次采購金額大于5000元的，由采購部經(jīng)理審核后，呈公司主管領(lǐng)導或總經(jīng)理批準。第十二條 訂購(一) 供應商及采購價格確定后，由采購部統(tǒng)一向供應商訂購，發(fā)出訂購單或簽訂采購合同。(二) 訂購過程中實行執(zhí)行的采購價格與經(jīng)核準的采購價格有差異時，采購人員應按采購價格核準的審批程序進行重新審批，緊急情況下可直接報請營業(yè)副總審批。 (三) 屬于下列特殊情況的，可實行委托采購。1. 特殊材料與物品，采購部無法進行采購時，經(jīng)公司主管領(lǐng)導審批后，可委托業(yè)務部門進行采購，但應嚴格執(zhí)行本辦法的相關(guān)規(guī)定。2. 屬于單店的零星采購物品范圍，且月度采購金額累計在300元以內(nèi)的，可委托單店自行采購，店管部負責監(jiān)督單店的采購是否嚴格執(zhí)行本辦法的相關(guān)規(guī)定。(四) 需預付定金、長期需用的原材料、經(jīng)營用物品等、采購金額（ ）元以上或有附帶條件的采購活動應與供應商簽訂采購合同。1. 由采購員代表公司簽訂采購合同的，必須有公司總經(jīng)理的授權(quán)；2. 采購員負責根據(jù)規(guī)范的合同范本起草合同文本，報采購部經(jīng)理審批并簽署意見，必要時，監(jiān)察部應參與合同文本的起草；3. 監(jiān)察部負責對合同的法律條款進行審查，并簽署意見；4. 在完成以上審查修改后，采購合同應報營運副總審核并簽署意見后呈公司總經(jīng)理批準加蓋公司合同專用章。 5. 簽字蓋章生效的采購合同應分送財務部、驗收單位、監(jiān)事處等存檔備查。第十三條 交貨及驗收（一） 訂購后采購人員應按采購合同及公司的經(jīng)營計劃對供應商的交貨進行稽催與協(xié)調(diào)，確保能如期交貨。無法于約定交貨期內(nèi)交貨時，應及時通知請購部門并列入重點催辦項目。（二） 交貨時一般物品由庫管員負責驗收，包括品質(zhì)與數(shù)量的驗收。特殊物品由使用單位、質(zhì)檢員負責品質(zhì)驗收，庫管員僅負責數(shù)量驗收。品質(zhì)如有不符，應立即予以退回。數(shù)量不符，應在驗收報告中注明，要求限期補足或退款。庫管員驗貨后方可辦理入庫手續(xù)。（三） 供應商直接配送到單店或加工現(xiàn)場的物品，由供應商根據(jù)采購部發(fā)出的配送指令直接向指定的地點送貨，收貨人負責物品的驗收，確認是否與訂購單或采購申請單所列內(nèi)容一致，并及時將驗收單送交采購部、財務部辦理記帳付款手續(xù)。第十四條 進度控制與事務聯(lián)系(一) 采購執(zhí)行過程中，采購部應按詢價、訂購、交貨三個階段負責對采購作業(yè)制定進度計劃并進行進度控制。如未能按進度完成采購作業(yè)時，應撰寫異常原因及預定完成日期，經(jīng)主管領(lǐng)導審批后轉(zhuǎn)送請購或使用部門，以便采取應對措施。(二) 采購物品及外協(xié)產(chǎn)品在使用中出現(xiàn)問題，采購員應負責聯(lián)系供貨商，處理有關(guān)質(zhì)量問題的解決、退換貨、索賠等事宜。(三) 外協(xié)產(chǎn)品生產(chǎn)加工過程中，相關(guān)業(yè)務部門應負責提供外協(xié)產(chǎn)品的品質(zhì)要求并負責對加工單位的技術(shù)支持與質(zhì)量監(jiān)督。c) 采購結(jié)算第十五條 采購付款(一) 采購款項須按采購合同規(guī)定或訂購單所約定的時間由采購部統(tǒng)一支付。(二) 庫房、單店等收貨單位在接收貨物入庫后，應及時根據(jù)入庫單填寫入庫清單報送采購部和財務部，采購部和財務部應根據(jù)每天的入庫清單分別建立應付帳款臺帳。供應商或配送方應定期(根據(jù)合同確定的結(jié)算期，在每月或每周)憑收貨清單與采購部核對應付帳款帳目，雙方核對無誤后向采購部申請付款。(三) 采購部根據(jù)收貨單位遞交的收貨清單、結(jié)算單與訂貨合同核對無誤后，統(tǒng)一制訂結(jié)算計劃，結(jié)算計劃由采購部核算員根據(jù)訂購合同的時間要求、供應商的重要性、采購物資的時間、公司現(xiàn)有資金情況等制訂，分清輕重緩急，結(jié)算計劃經(jīng)采購部經(jīng)理審核后，由營運副總審批。(四) 采購部根據(jù)結(jié)算計劃依據(jù)資金使用申請程序(見財務管理手冊)向財務部申請借款，由財務部負責人根據(jù)資金計劃審批后借出款項。借款只能用于支付貨款，不得挪為它用。采購部不得自行保存資金，應于支付款項時向財務部支取借款，即借即付。(五) 在向供應商或配送方支付貨款時，采購部核算員應對照合同、收貨清單等仔細復核，并同預付貨款及應收帳款等全部債權(quán)一起清理結(jié)算，防止重復付款?！〉谑鶙l 報銷采購人員支付采購貨款后應依據(jù)財務規(guī)定的報銷程序及時辦理報銷手續(xù)，報銷單據(jù)應附上購貨發(fā)票、采購計劃單、驗收入庫單，并由采購部經(jīng)理審批。第十七條 應付帳款的管理采購部核算員負責采購應付帳款的管理，設立應付帳款臺帳，定期編制客戶往來對帳單發(fā)送對方單位，每月核對一次并妥善保存對帳記錄。對長期客戶或重點客戶，以及金額在一定起點以上的往來客戶，應視情況按客戶名稱設置專宗，保管好相關(guān)的業(yè)務合同、提貨憑證、收付款憑據(jù)，并設置備查登記簿，逐筆記錄預付款、已付款、余款等情況。第十八條 公司與單店的往來結(jié)算(一) 供應商或配送方直接向單店送貨后，單店應及時將已簽字的發(fā)貨清單分別報送采購部和財務部，采購部據(jù)此與供應商結(jié)算，財務部據(jù)此登記應付帳款，同時在該單店的帳戶上登記該項應收帳款(公司對單店的應收款)。(二) 公司向各單店配送貨物后，配送單位應及時將配送清單報送財務部，財務部根據(jù)該貨物的成本(包括采購貨物本身的