【文章內(nèi)容簡介】 電腦設(shè)備的實物管理由各級信息技術(shù)部負(fù)責(zé)。? 財務(wù)在建議的職能框架中，由財務(wù)中心負(fù)責(zé)采購業(yè)務(wù)的10付款、費用分?jǐn)偤蜁嫼怂?。目前狀況下，采購中心采購業(yè)務(wù)的付款和會計核算可通知應(yīng)承擔(dān)采購成本的分支公司計財部直接向供應(yīng)商付款，并進行會計核算；如果由集團代墊貨款的，可在應(yīng)承擔(dān)采購成本的各級公司簽署墊付確認(rèn)單后，由集團計財部向供應(yīng)商墊付貨款，并進行會計核算，采購成本通過內(nèi)部往來報單分?jǐn)偟綉?yīng)承擔(dān)成本的各級公司。113 職能說明職能 負(fù)責(zé)人員 職責(zé)描述采購委員會全體委員 ? 參加采購委員會定期和臨時會議；? 審定采購政策、制度和標(biāo)準(zhǔn)操作流程，規(guī)范采購程序，建立、健全采購的內(nèi)部控制；? 審定集中采購計劃、采購策略、采購標(biāo)準(zhǔn)和采購目錄、標(biāo)準(zhǔn)采購合同，最大限度節(jié)約采購成本；? 審批和決策重大采購業(yè)務(wù)事項，審議采購工作報告，控制采購風(fēng)險；? 監(jiān)督、指導(dǎo)、考核采購中心的工作，處理采購工作中的投訴事宜。采購委員會主任 ? 召集和主持采購委員會定期和臨時會議；? 參與采購計劃、策略、政策和制度等議題的討論，提出建議和意見，參與會議表決；? 聽取會議建議和意見，總結(jié)并發(fā)布會議決議；? 向高級管理層進行工作匯報和意見溝通。經(jīng)理 ? 審批采購標(biāo)準(zhǔn)、采購目錄、授權(quán)供應(yīng)商，標(biāo)準(zhǔn)采購合同、采購業(yè)務(wù)報告、員工道德手冊；? 審批供應(yīng)商選擇表；? 審批采購合同、訂單和采購交易記錄；? 定期向采購委員會匯報工作；? 對采購中心的員工進行考核。集團采購中心商務(wù)管理處 ? 協(xié)助采購中心經(jīng)理草擬采購標(biāo)準(zhǔn)、采購目錄、授權(quán)供應(yīng)商，標(biāo)準(zhǔn)采購合同、采購業(yè)務(wù)報告、員工道德手冊；? 維護和更新采購數(shù)據(jù)庫；? 協(xié)助制定全集團的采購預(yù)算，根據(jù)采購預(yù)算編制采購計劃；? 匯總采購申請，核對采購計劃，分配采購任務(wù)；? 管理采購文件、單據(jù)的歸檔和保存；? 對區(qū)域采購協(xié)調(diào)員進行管理和業(yè)績考核；12專項采購處 ? 收集、記錄、更新供應(yīng)商信息；? 根據(jù)職能分工執(zhí)行專項采購，確保供應(yīng)商選擇、合同、訂單、驗收、付款等采購全過程的順利進行；? 對供應(yīng)商業(yè)績進行評估。招標(biāo)委員會（招標(biāo)臨時機構(gòu)）負(fù)責(zé)人? 組織招標(biāo)委員會的日常工作，及時向管理層匯報工作；? 組織招標(biāo)會議、競標(biāo)人評估、招標(biāo)談判和合同簽訂，負(fù)責(zé)管理和記錄招標(biāo)進程；? 編制招標(biāo)總結(jié)報告。商務(wù)談判小組（重大項目臨時機構(gòu)）? 收集供應(yīng)商信息，選擇綜合成本最低的供應(yīng)商；? 草擬采購合同和采購訂單；? 對合同和訂單的執(zhí)行情況進行跟蹤。合同管理員 ? 審核合同授權(quán)，填制和更新正式采購合同；? 合同監(jiān)控與評估；? 合同登記和保管。印章管理員 ? 審核合同授權(quán)，加蓋合同印章；? 印章保管和使用登記。區(qū)域采購中心采購協(xié)調(diào)員 ? 審核各級公司分散采購申請；? 定期向集團采購中心上報采購管理報告；? 根據(jù)采購金額和采購量申請集中采購或區(qū)域采購各級公司行政辦公室采購員 ? 向區(qū)域采購協(xié)調(diào)員申請分散采購；? 定期向區(qū)域采購協(xié)調(diào)員上報分散采購管理報告；? 根據(jù)授權(quán)執(zhí)行分散采購流程相關(guān)協(xié)調(diào)職能集團工程管理部? 匯總基建工程采購申請? 為工程采購提供專業(yè)意見采購申請受理接口部門集團信息技術(shù)部? 匯總 IT 采購申請? 為 IT 采購提供專業(yè)意見13集團行政辦公室? 匯總其他采購申請策略計劃部預(yù)算員 ? 編制年度采購預(yù)算，提供給采購中心作為編制采購計劃的依據(jù)? 對超預(yù)算采購申請進行備案法律事務(wù)部法務(wù)經(jīng)理 ? 審核標(biāo)準(zhǔn)合同草案的法律相關(guān)條款，審核非標(biāo)準(zhǔn)合同的法律相關(guān)條款? 協(xié)助處理合同糾紛財務(wù)中心 財務(wù)經(jīng)理 ? 審核并批準(zhǔn)所有付款憑證? 審核標(biāo)準(zhǔn)合同草案的財務(wù)相關(guān)條款，審核非標(biāo)準(zhǔn)合同的財務(wù)相關(guān)條款財務(wù)中心 應(yīng)付賬款會計? 對采購發(fā)票、檢驗單、訂單進行比對? 按照采購合同按時付款? 編制與采購相關(guān)的會計分錄培訓(xùn)中心 培訓(xùn)中心經(jīng)理 ? 制定采購相關(guān)的培訓(xùn)計劃? 組織采培培訓(xùn)? 對培訓(xùn)結(jié)果進行評估和分析144 采購管理 運作分類采購管理的運作可分為：控制環(huán)境 運作分類 具體工作 控制程序? 采購標(biāo)準(zhǔn) ? 文件設(shè)計和記錄? 獨立復(fù)核? 授權(quán)? 采購目錄 ? 文件設(shè)計和記錄? 獨立復(fù)核? 授權(quán)? 采購策略 ? 文件設(shè)計和記錄? 獨立復(fù)核? 授權(quán)? 供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫? 文件設(shè)計和記錄? 獨立復(fù)核? 授權(quán)?經(jīng)營管理的觀念、方法和風(fēng)格?組織結(jié)構(gòu)?權(quán)限和責(zé)任分配?監(jiān)控方法?內(nèi)部審計?人事政策和實務(wù)? 采購數(shù)據(jù)庫 ? 文件設(shè)計和記錄? 獨立復(fù)核? 授權(quán)? 標(biāo)準(zhǔn)合同文本? 文件設(shè)計和記錄? 獨立復(fù)核? 授權(quán)? 采購計劃 ? 文件設(shè)計和記錄? 獨立復(fù)核? 授權(quán)? 預(yù)算管理? 分支機構(gòu)管理? 文件設(shè)計和記錄? 獨立復(fù)核? 授權(quán)采購基礎(chǔ)15控制環(huán)境 運作分類 具體工作 控制程序? 采購申請 ? 獨立復(fù)核? 授權(quán)? 職責(zé)分工? 采購批準(zhǔn) ? 資料管理和接觸控制? 獨立復(fù)核? 授權(quán)? 職責(zé)分工? 外包/租賃決策? 文件設(shè)計和記錄? 獨立復(fù)核? 授權(quán)? 外包/租賃管理? 資料管理和接觸控制? 獨立復(fù)核? 授權(quán)? 職責(zé)分工? 招標(biāo)準(zhǔn)備 ? 文件設(shè)計和記錄? 獨立復(fù)核? 授權(quán)? 職責(zé)分工? 招標(biāo)執(zhí)行 ? 文件設(shè)計和記錄? 資料管理和接觸控制? 獨立復(fù)核? 授權(quán)? 職責(zé)分工? 招標(biāo)結(jié)果及評估? 文件設(shè)計和記錄? 獨立復(fù)核? 授權(quán)? 職責(zé)分工?經(jīng)營管理的觀念、方法和風(fēng)格?組織結(jié)構(gòu)?權(quán)限和責(zé)任分配?監(jiān)控方法?內(nèi)部審計?人事政策和實務(wù)外包/租賃招標(biāo)競價采購采購申請及授權(quán)16控制環(huán)境 運作分類 具體工作 控制程序? 選擇供應(yīng)商 ? 獨立復(fù)核? 授權(quán)? 職責(zé)分工? 確定供應(yīng)商 ? 獨立復(fù)核? 授權(quán)? 職責(zé)分工?經(jīng)營管理的觀念、方法和風(fēng)格?組織結(jié)構(gòu)?權(quán)限和責(zé)任分配?監(jiān)控方法?內(nèi)部審計?人事政策和實務(wù)? 委托采購 ? 文件設(shè)計和記錄? 資料管理和接觸控制? 獨立復(fù)核? 授權(quán)? 職責(zé)分工? 偶然采購 ? 文件設(shè)計和記錄? 資料管理和接觸控制? 獨立復(fù)核? 授權(quán)? 職責(zé)分工? 緊急采購 ? 文件設(shè)計和記錄? 資料管理和接觸控制? 獨立復(fù)核? 授權(quán)? 職責(zé)分工? 分散采購 ? 文件設(shè)計和記錄? 資料管理和接觸控制? 獨立復(fù)核? 授權(quán)? 職責(zé)分工? 合同草擬 ? 文件設(shè)計和記錄? 資料管理和接觸控制? 獨立復(fù)核? 授權(quán)合同訂立分散采購例外采購非招標(biāo)競價采購17控制環(huán)境 運作分類 具體工作 控制程序? 審核 ? 獨立復(fù)核? 授權(quán)? 職責(zé)分工? 合同簽訂 ? 資料管理和接觸控制? 獨立復(fù)核? 授權(quán)? 職責(zé)分工? 合同執(zhí)行 ? 資料管理和接觸控制? 獨立復(fù)核? 授權(quán)? 職責(zé)分工? 投訴與爭議 ? 資料管理和接觸控制? 職責(zé)分工?經(jīng)營管理的觀念、方法和風(fēng)格?組織結(jié)構(gòu)?權(quán)限和責(zé)任分配?監(jiān)控方法?內(nèi)部審計?人事政策和實務(wù)? 合同修改 ? 文件設(shè)計和記錄? 資料管理和接觸控制? 獨立復(fù)核? 授權(quán)? 職責(zé)分工? 合同歸檔與借閱? 文件設(shè)計和記錄? 資料管理和接觸控制? 授權(quán)? 出具采購訂單? 文件設(shè)計和記錄? 資料管理和接觸控制? 授權(quán)? 職責(zé)分工合同管理采購訂單管理18控制環(huán)境 運作分類 具體工作 控制程序? 訂單跟蹤與執(zhí)行? 資料管理和接觸控制? 獨立復(fù)核? 職責(zé)分工? 違約與爭議 ? 資料管理和接觸控制? 獨立復(fù)核?經(jīng)營管理的觀念、方法和風(fēng)格?組織結(jié)構(gòu)?權(quán)限和責(zé)任分配?監(jiān)控方法?內(nèi)部審計?人事政策和實務(wù)? 訂單完成 ? 資料管理和接觸控制? 授權(quán)? 獨立復(fù)核? 職責(zé)分工? 驗收貨物 ? 資料管理和接觸控制? 獨立復(fù)核? 職責(zé)分工? 采購確認(rèn) ? 資料管理和接觸控制? 獨立復(fù)核? 職責(zé)分工? 會計系統(tǒng)? 付款 ? 資料管理和接觸控制? 獨立復(fù)核? 職責(zé)分工? 會計系統(tǒng)收貨與付款19采購人員管理運作分為：控制環(huán)境 運作分類 具體工作 控制程序? 制定員工道德手冊? 文件設(shè)計和記錄? 資料管理和接觸控制? 職責(zé)分工? 授權(quán)? 獨立復(fù)核? 道德教育 ? 職責(zé)分工? 授權(quán)?經(jīng)營管理的觀念、方法和風(fēng)格?組織結(jié)構(gòu)?權(quán)限和責(zé)任分配?監(jiān)控方法?內(nèi)部審計?人事政策和實務(wù)? 制定培訓(xùn)計劃? 文件設(shè)計和記錄? 資料管理和接觸控制? 職責(zé)分工? 授權(quán)? 培訓(xùn)實施 ? 職責(zé)分工? 授權(quán)? 培訓(xùn)評估 ? 文件設(shè)計和記錄? 資料管理和接觸控制? 職責(zé)分工? 獨立復(fù)核采購人員道德建設(shè)人員培訓(xùn)20第二部分 業(yè)務(wù)流程1 采購基礎(chǔ) 流程圖集團采購中心 采購委員會 最高管理層專項采購處 商務(wù)管理處 經(jīng)理各級公司采購人員/區(qū)域采購中心法律事務(wù)部門/ 財務(wù)中心采購標(biāo)準(zhǔn)采購目錄采購策略公布采購標(biāo)準(zhǔn)4擬定采購標(biāo)準(zhǔn)2審批3草擬采購目錄2發(fā)布采購目錄4審批3 審批3采購目錄準(zhǔn)備1收集整理采購記錄1 審批3發(fā)布采購策略3草擬采購策略1 審批221集團采購中心 各級公司采購人員/區(qū)域采購中心法律事務(wù)部門/ 財務(wù)中心采購委員會 最高管理層專項采購處 商務(wù)管理處 經(jīng)理供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫采購數(shù)據(jù)庫標(biāo)準(zhǔn)合同文本審批3更新采購數(shù)據(jù)庫4更新采購數(shù)據(jù)2審批2草擬標(biāo)準(zhǔn)采 購合同1發(fā)布標(biāo)準(zhǔn)合同文本3審批2 審批2建立采購數(shù)據(jù)庫1審批3更新供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫4收集供應(yīng)商信息2建立供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫1生成采購報告5更新采購數(shù)據(jù)222集團采購中心 各級公司采購人員/區(qū)域采購中心法律事務(wù)部門/ 財務(wù)中心采購委員會 最高管理層專項采購處 商務(wù)管理處 經(jīng)理采購計劃 分支機構(gòu)管理 審核采購管理報告6發(fā)布采購管理報告3審批2采購管理報告草案1業(yè)績考核7編制采購管理報告4細(xì)化采購計劃2形成初步采購計劃4審批3年度采購計劃1復(fù)核更新采購計劃6收到新需求5審批2報告匯總分析報告5業(yè)績考核723 管理方法管理原則 ? 本流程手冊的宗旨是使商品和服務(wù)采購為整個集團提供“最大的價值”。采購中心可以使用量化成本指標(biāo)，力求獲得最佳的“交易”或“性價比”。? 定期復(fù)核并更新采購標(biāo)準(zhǔn)、采購目錄和標(biāo)準(zhǔn)采購合同。? 不斷發(fā)現(xiàn)能夠提供低成本、高質(zhì)量、優(yōu)質(zhì)服務(wù)的供應(yīng)商，豐富授權(quán)供應(yīng)商清單。? 完整、安全地保存采購相關(guān)的文件資料，包括供應(yīng)商資料、報價、往來信函等。? 建立并維護采購數(shù)據(jù)庫，對采購數(shù)據(jù)庫實行權(quán)限控制管理? 制定詳細(xì)的采購計劃，合理安排采購工作。? 匯總和分析采購管理報告，根據(jù)采購管理報告信息逐步擴大集中采購范圍，加強集中采購力度。? 公司必須設(shè)立統(tǒng)一正式的采購政策并定期更新采購標(biāo)準(zhǔn)流程。管理職能 集團共享服務(wù)－采購管理中心管理文件 采購基礎(chǔ)流程中包括以下文件:文件名稱 相關(guān)步驟 填制人 復(fù)核人 參考編號采購目錄 建立采購目錄 采購中心商務(wù)管理處采購委員會 附件 供應(yīng)商資料收集清單收集供應(yīng)商信息 采購中心采購員采購中心經(jīng)理附件 供應(yīng)商信息收集表收集供應(yīng)商信息 采購中心采購員采購中心經(jīng)理附件 授權(quán)供應(yīng)商清單更新供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫采購中心商務(wù)管理處采購中心經(jīng)理附件 24 流程描述 采購標(biāo)準(zhǔn)主要步驟 描述 風(fēng)險初步評級職能? 采購中心商務(wù)管理處收集和整理集團、總公司及其分支公司的采購歷史記錄，了解各使用部門已使用產(chǎn)品的品牌、型號、價格、產(chǎn)品質(zhì)量、服務(wù)質(zhì)量等信息，聽取和記錄各級使用部門對需求產(chǎn)品功能、質(zhì)量等相關(guān)品質(zhì)的要求，并根據(jù)使用部門的品質(zhì)要求向供應(yīng)商進行咨詢。? 采購中心商務(wù)管理處總結(jié)歷史采購記錄、使用部門反饋以及供應(yīng)商咨詢建議后，初步擬定采購標(biāo)準(zhǔn)，通過采購標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定采購對象的規(guī)格、性能、質(zhì)量和售后服務(wù)要求等品質(zhì)標(biāo)準(zhǔn)，向采購中心經(jīng)理報告。低 集團采購中心商務(wù)管理處? 采購中心經(jīng)理進一步修改采購標(biāo)準(zhǔn)，根據(jù)