【文章內(nèi)容簡介】 電腦設(shè)備的實(shí)物管理由各級(jí)信息技術(shù)部負(fù)責(zé)。? 財(cái)務(wù)在建議的職能框架中，由財(cái)務(wù)中心負(fù)責(zé)采購業(yè)務(wù)的10付款、費(fèi)用分?jǐn)偤蜁?huì)計(jì)核算。目前狀況下，采購中心采購業(yè)務(wù)的付款和會(huì)計(jì)核算可通知應(yīng)承擔(dān)采購成本的分支公司計(jì)財(cái)部直接向供應(yīng)商付款，并進(jìn)行會(huì)計(jì)核算；如果由集團(tuán)代墊貨款的，可在應(yīng)承擔(dān)采購成本的各級(jí)公司簽署墊付確認(rèn)單后，由集團(tuán)計(jì)財(cái)部向供應(yīng)商墊付貨款，并進(jìn)行會(huì)計(jì)核算，采購成本通過內(nèi)部往來報(bào)單分?jǐn)偟綉?yīng)承擔(dān)成本的各級(jí)公司。113 職能說明職能 負(fù)責(zé)人員 職責(zé)描述采購委員會(huì)全體委員 ? 參加采購委員會(huì)定期和臨時(shí)會(huì)議；? 審定采購政策、制度和標(biāo)準(zhǔn)操作流程，規(guī)范采購程序，建立、健全采購的內(nèi)部控制；? 審定集中采購計(jì)劃、采購策略、采購標(biāo)準(zhǔn)和采購目錄、標(biāo)準(zhǔn)采購合同，最大限度節(jié)約采購成本；? 審批和決策重大采購業(yè)務(wù)事項(xiàng)，審議采購工作報(bào)告，控制采購風(fēng)險(xiǎn)；? 監(jiān)督、指導(dǎo)、考核采購中心的工作，處理采購工作中的投訴事宜。采購委員會(huì)主任 ? 召集和主持采購委員會(huì)定期和臨時(shí)會(huì)議；? 參與采購計(jì)劃、策略、政策和制度等議題的討論，提出建議和意見，參與會(huì)議表決；? 聽取會(huì)議建議和意見，總結(jié)并發(fā)布會(huì)議決議；? 向高級(jí)管理層進(jìn)行工作匯報(bào)和意見溝通。經(jīng)理 ? 審批采購標(biāo)準(zhǔn)、采購目錄、授權(quán)供應(yīng)商，標(biāo)準(zhǔn)采購合同、采購業(yè)務(wù)報(bào)告、員工道德手冊(cè)；? 審批供應(yīng)商選擇表；? 審批采購合同、訂單和采購交易記錄；? 定期向采購委員會(huì)匯報(bào)工作；? 對(duì)采購中心的員工進(jìn)行考核。集團(tuán)采購中心商務(wù)管理處 ? 協(xié)助采購中心經(jīng)理草擬采購標(biāo)準(zhǔn)、采購目錄、授權(quán)供應(yīng)商，標(biāo)準(zhǔn)采購合同、采購業(yè)務(wù)報(bào)告、員工道德手冊(cè)；? 維護(hù)和更新采購數(shù)據(jù)庫；? 協(xié)助制定全集團(tuán)的采購預(yù)算，根據(jù)采購預(yù)算編制采購計(jì)劃；? 匯總采購申請(qǐng)，核對(duì)采購計(jì)劃，分配采購任務(wù)；? 管理采購文件、單據(jù)的歸檔和保存；? 對(duì)區(qū)域采購協(xié)調(diào)員進(jìn)行管理和業(yè)績考核；12專項(xiàng)采購處 ? 收集、記錄、更新供應(yīng)商信息；? 根據(jù)職能分工執(zhí)行專項(xiàng)采購，確保供應(yīng)商選擇、合同、訂單、驗(yàn)收、付款等采購全過程的順利進(jìn)行；? 對(duì)供應(yīng)商業(yè)績進(jìn)行評(píng)估。招標(biāo)委員會(huì)（招標(biāo)臨時(shí)機(jī)構(gòu)）負(fù)責(zé)人? 組織招標(biāo)委員會(huì)的日常工作，及時(shí)向管理層匯報(bào)工作；? 組織招標(biāo)會(huì)議、競(jìng)標(biāo)人評(píng)估、招標(biāo)談判和合同簽訂，負(fù)責(zé)管理和記錄招標(biāo)進(jìn)程；? 編制招標(biāo)總結(jié)報(bào)告。商務(wù)談判小組（重大項(xiàng)目臨時(shí)機(jī)構(gòu)）? 收集供應(yīng)商信息，選擇綜合成本最低的供應(yīng)商；? 草擬采購合同和采購訂單；? 對(duì)合同和訂單的執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤。合同管理員 ? 審核合同授權(quán)，填制和更新正式采購合同；? 合同監(jiān)控與評(píng)估；? 合同登記和保管。印章管理員 ? 審核合同授權(quán)，加蓋合同印章；? 印章保管和使用登記。區(qū)域采購中心采購協(xié)調(diào)員 ? 審核各級(jí)公司分散采購申請(qǐng)；? 定期向集團(tuán)采購中心上報(bào)采購管理報(bào)告；? 根據(jù)采購金額和采購量申請(qǐng)集中采購或區(qū)域采購各級(jí)公司行政辦公室采購員 ? 向區(qū)域采購協(xié)調(diào)員申請(qǐng)分散采購；? 定期向區(qū)域采購協(xié)調(diào)員上報(bào)分散采購管理報(bào)告；? 根據(jù)授權(quán)執(zhí)行分散采購流程相關(guān)協(xié)調(diào)職能集團(tuán)工程管理部? 匯總基建工程采購申請(qǐng)? 為工程采購提供專業(yè)意見采購申請(qǐng)受理接口部門集團(tuán)信息技術(shù)部? 匯總 IT 采購申請(qǐng)? 為 IT 采購提供專業(yè)意見13集團(tuán)行政辦公室? 匯總其他采購申請(qǐng)策略計(jì)劃部預(yù)算員 ? 編制年度采購預(yù)算，提供給采購中心作為編制采購計(jì)劃的依據(jù)? 對(duì)超預(yù)算采購申請(qǐng)進(jìn)行備案法律事務(wù)部法務(wù)經(jīng)理 ? 審核標(biāo)準(zhǔn)合同草案的法律相關(guān)條款，審核非標(biāo)準(zhǔn)合同的法律相關(guān)條款? 協(xié)助處理合同糾紛財(cái)務(wù)中心 財(cái)務(wù)經(jīng)理 ? 審核并批準(zhǔn)所有付款憑證? 審核標(biāo)準(zhǔn)合同草案的財(cái)務(wù)相關(guān)條款，審核非標(biāo)準(zhǔn)合同的財(cái)務(wù)相關(guān)條款財(cái)務(wù)中心 應(yīng)付賬款會(huì)計(jì)? 對(duì)采購發(fā)票、檢驗(yàn)單、訂單進(jìn)行比對(duì)? 按照采購合同按時(shí)付款? 編制與采購相關(guān)的會(huì)計(jì)分錄培訓(xùn)中心 培訓(xùn)中心經(jīng)理 ? 制定采購相關(guān)的培訓(xùn)計(jì)劃? 組織采培培訓(xùn)? 對(duì)培訓(xùn)結(jié)果進(jìn)行評(píng)估和分析144 采購管理 運(yùn)作分類采購管理的運(yùn)作可分為：控制環(huán)境 運(yùn)作分類 具體工作 控制程序? 采購標(biāo)準(zhǔn) ? 文件設(shè)計(jì)和記錄? 獨(dú)立復(fù)核? 授權(quán)? 采購目錄 ? 文件設(shè)計(jì)和記錄? 獨(dú)立復(fù)核? 授權(quán)? 采購策略 ? 文件設(shè)計(jì)和記錄? 獨(dú)立復(fù)核? 授權(quán)? 供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫? 文件設(shè)計(jì)和記錄? 獨(dú)立復(fù)核? 授權(quán)?經(jīng)營管理的觀念、方法和風(fēng)格?組織結(jié)構(gòu)?權(quán)限和責(zé)任分配?監(jiān)控方法?內(nèi)部審計(jì)?人事政策和實(shí)務(wù)? 采購數(shù)據(jù)庫 ? 文件設(shè)計(jì)和記錄? 獨(dú)立復(fù)核? 授權(quán)? 標(biāo)準(zhǔn)合同文本? 文件設(shè)計(jì)和記錄? 獨(dú)立復(fù)核? 授權(quán)? 采購計(jì)劃 ? 文件設(shè)計(jì)和記錄? 獨(dú)立復(fù)核? 授權(quán)? 預(yù)算管理? 分支機(jī)構(gòu)管理? 文件設(shè)計(jì)和記錄? 獨(dú)立復(fù)核? 授權(quán)采購基礎(chǔ)15控制環(huán)境 運(yùn)作分類 具體工作 控制程序? 采購申請(qǐng) ? 獨(dú)立復(fù)核? 授權(quán)? 職責(zé)分工? 采購批準(zhǔn) ? 資料管理和接觸控制? 獨(dú)立復(fù)核? 授權(quán)? 職責(zé)分工? 外包/租賃決策? 文件設(shè)計(jì)和記錄? 獨(dú)立復(fù)核? 授權(quán)? 外包/租賃管理? 資料管理和接觸控制? 獨(dú)立復(fù)核? 授權(quán)? 職責(zé)分工? 招標(biāo)準(zhǔn)備 ? 文件設(shè)計(jì)和記錄? 獨(dú)立復(fù)核? 授權(quán)? 職責(zé)分工? 招標(biāo)執(zhí)行 ? 文件設(shè)計(jì)和記錄? 資料管理和接觸控制? 獨(dú)立復(fù)核? 授權(quán)? 職責(zé)分工? 招標(biāo)結(jié)果及評(píng)估? 文件設(shè)計(jì)和記錄? 獨(dú)立復(fù)核? 授權(quán)? 職責(zé)分工?經(jīng)營管理的觀念、方法和風(fēng)格?組織結(jié)構(gòu)?權(quán)限和責(zé)任分配?監(jiān)控方法?內(nèi)部審計(jì)?人事政策和實(shí)務(wù)外包/租賃招標(biāo)競(jìng)價(jià)采購采購申請(qǐng)及授權(quán)16控制環(huán)境 運(yùn)作分類 具體工作 控制程序? 選擇供應(yīng)商 ? 獨(dú)立復(fù)核? 授權(quán)? 職責(zé)分工? 確定供應(yīng)商 ? 獨(dú)立復(fù)核? 授權(quán)? 職責(zé)分工?經(jīng)營管理的觀念、方法和風(fēng)格?組織結(jié)構(gòu)?權(quán)限和責(zé)任分配?監(jiān)控方法?內(nèi)部審計(jì)?人事政策和實(shí)務(wù)? 委托采購 ? 文件設(shè)計(jì)和記錄? 資料管理和接觸控制? 獨(dú)立復(fù)核? 授權(quán)? 職責(zé)分工? 偶然采購 ? 文件設(shè)計(jì)和記錄? 資料管理和接觸控制? 獨(dú)立復(fù)核? 授權(quán)? 職責(zé)分工? 緊急采購 ? 文件設(shè)計(jì)和記錄? 資料管理和接觸控制? 獨(dú)立復(fù)核? 授權(quán)? 職責(zé)分工? 分散采購 ? 文件設(shè)計(jì)和記錄? 資料管理和接觸控制? 獨(dú)立復(fù)核? 授權(quán)? 職責(zé)分工? 合同草擬 ? 文件設(shè)計(jì)和記錄? 資料管理和接觸控制? 獨(dú)立復(fù)核? 授權(quán)合同訂立分散采購例外采購非招標(biāo)競(jìng)價(jià)采購17控制環(huán)境 運(yùn)作分類 具體工作 控制程序? 審核 ? 獨(dú)立復(fù)核? 授權(quán)? 職責(zé)分工? 合同簽訂 ? 資料管理和接觸控制? 獨(dú)立復(fù)核? 授權(quán)? 職責(zé)分工? 合同執(zhí)行 ? 資料管理和接觸控制? 獨(dú)立復(fù)核? 授權(quán)? 職責(zé)分工? 投訴與爭議 ? 資料管理和接觸控制? 職責(zé)分工?經(jīng)營管理的觀念、方法和風(fēng)格?組織結(jié)構(gòu)?權(quán)限和責(zé)任分配?監(jiān)控方法?內(nèi)部審計(jì)?人事政策和實(shí)務(wù)? 合同修改 ? 文件設(shè)計(jì)和記錄? 資料管理和接觸控制? 獨(dú)立復(fù)核? 授權(quán)? 職責(zé)分工? 合同歸檔與借閱? 文件設(shè)計(jì)和記錄? 資料管理和接觸控制? 授權(quán)? 出具采購訂單? 文件設(shè)計(jì)和記錄? 資料管理和接觸控制? 授權(quán)? 職責(zé)分工合同管理采購訂單管理18控制環(huán)境 運(yùn)作分類 具體工作 控制程序? 訂單跟蹤與執(zhí)行? 資料管理和接觸控制? 獨(dú)立復(fù)核? 職責(zé)分工? 違約與爭議 ? 資料管理和接觸控制? 獨(dú)立復(fù)核?經(jīng)營管理的觀念、方法和風(fēng)格?組織結(jié)構(gòu)?權(quán)限和責(zé)任分配?監(jiān)控方法?內(nèi)部審計(jì)?人事政策和實(shí)務(wù)? 訂單完成 ? 資料管理和接觸控制? 授權(quán)? 獨(dú)立復(fù)核? 職責(zé)分工? 驗(yàn)收貨物 ? 資料管理和接觸控制? 獨(dú)立復(fù)核? 職責(zé)分工? 采購確認(rèn) ? 資料管理和接觸控制? 獨(dú)立復(fù)核? 職責(zé)分工? 會(huì)計(jì)系統(tǒng)? 付款 ? 資料管理和接觸控制? 獨(dú)立復(fù)核? 職責(zé)分工? 會(huì)計(jì)系統(tǒng)收貨與付款19采購人員管理運(yùn)作分為：控制環(huán)境 運(yùn)作分類 具體工作 控制程序? 制定員工道德手冊(cè)? 文件設(shè)計(jì)和記錄? 資料管理和接觸控制? 職責(zé)分工? 授權(quán)? 獨(dú)立復(fù)核? 道德教育 ? 職責(zé)分工? 授權(quán)?經(jīng)營管理的觀念、方法和風(fēng)格?組織結(jié)構(gòu)?權(quán)限和責(zé)任分配?監(jiān)控方法?內(nèi)部審計(jì)?人事政策和實(shí)務(wù)? 制定培訓(xùn)計(jì)劃? 文件設(shè)計(jì)和記錄? 資料管理和接觸控制? 職責(zé)分工? 授權(quán)? 培訓(xùn)實(shí)施 ? 職責(zé)分工? 授權(quán)? 培訓(xùn)評(píng)估 ? 文件設(shè)計(jì)和記錄? 資料管理和接觸控制? 職責(zé)分工? 獨(dú)立復(fù)核采購人員道德建設(shè)人員培訓(xùn)20第二部分 業(yè)務(wù)流程1 采購基礎(chǔ) 流程圖集團(tuán)采購中心 采購委員會(huì) 最高管理層專項(xiàng)采購處 商務(wù)管理處 經(jīng)理各級(jí)公司采購人員/區(qū)域采購中心法律事務(wù)部門/ 財(cái)務(wù)中心采購標(biāo)準(zhǔn)采購目錄采購策略公布采購標(biāo)準(zhǔn)4擬定采購標(biāo)準(zhǔn)2審批3草擬采購目錄2發(fā)布采購目錄4審批3 審批3采購目錄準(zhǔn)備1收集整理采購記錄1 審批3發(fā)布采購策略3草擬采購策略1 審批221集團(tuán)采購中心 各級(jí)公司采購人員/區(qū)域采購中心法律事務(wù)部門/ 財(cái)務(wù)中心采購委員會(huì) 最高管理層專項(xiàng)采購處 商務(wù)管理處 經(jīng)理供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫采購數(shù)據(jù)庫標(biāo)準(zhǔn)合同文本審批3更新采購數(shù)據(jù)庫4更新采購數(shù)據(jù)2審批2草擬標(biāo)準(zhǔn)采 購合同1發(fā)布標(biāo)準(zhǔn)合同文本3審批2 審批2建立采購數(shù)據(jù)庫1審批3更新供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫4收集供應(yīng)商信息2建立供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫1生成采購報(bào)告5更新采購數(shù)據(jù)222集團(tuán)采購中心 各級(jí)公司采購人員/區(qū)域采購中心法律事務(wù)部門/ 財(cái)務(wù)中心采購委員會(huì) 最高管理層專項(xiàng)采購處 商務(wù)管理處 經(jīng)理采購計(jì)劃 分支機(jī)構(gòu)管理 審核采購管理報(bào)告6發(fā)布采購管理報(bào)告3審批2采購管理報(bào)告草案1業(yè)績考核7編制采購管理報(bào)告4細(xì)化采購計(jì)劃2形成初步采購計(jì)劃4審批3年度采購計(jì)劃1復(fù)核更新采購計(jì)劃6收到新需求5審批2報(bào)告匯總分析報(bào)告5業(yè)績考核723 管理方法管理原則 ? 本流程手冊(cè)的宗旨是使商品和服務(wù)采購為整個(gè)集團(tuán)提供“最大的價(jià)值”。采購中心可以使用量化成本指標(biāo)，力求獲得最佳的“交易”或“性價(jià)比”。? 定期復(fù)核并更新采購標(biāo)準(zhǔn)、采購目錄和標(biāo)準(zhǔn)采購合同。? 不斷發(fā)現(xiàn)能夠提供低成本、高質(zhì)量、優(yōu)質(zhì)服務(wù)的供應(yīng)商，豐富授權(quán)供應(yīng)商清單。? 完整、安全地保存采購相關(guān)的文件資料，包括供應(yīng)商資料、報(bào)價(jià)、往來信函等。? 建立并維護(hù)采購數(shù)據(jù)庫，對(duì)采購數(shù)據(jù)庫實(shí)行權(quán)限控制管理? 制定詳細(xì)的采購計(jì)劃，合理安排采購工作。? 匯總和分析采購管理報(bào)告，根據(jù)采購管理報(bào)告信息逐步擴(kuò)大集中采購范圍，加強(qiáng)集中采購力度。? 公司必須設(shè)立統(tǒng)一正式的采購政策并定期更新采購標(biāo)準(zhǔn)流程。管理職能 集團(tuán)共享服務(wù)－采購管理中心管理文件 采購基礎(chǔ)流程中包括以下文件:文件名稱 相關(guān)步驟 填制人 復(fù)核人 參考編號(hào)采購目錄 建立采購目錄 采購中心商務(wù)管理處采購委員會(huì) 附件 供應(yīng)商資料收集清單收集供應(yīng)商信息 采購中心采購員采購中心經(jīng)理附件 供應(yīng)商信息收集表收集供應(yīng)商信息 采購中心采購員采購中心經(jīng)理附件 授權(quán)供應(yīng)商清單更新供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫采購中心商務(wù)管理處采購中心經(jīng)理附件 24 流程描述 采購標(biāo)準(zhǔn)主要步驟 描述 風(fēng)險(xiǎn)初步評(píng)級(jí)職能? 采購中心商務(wù)管理處收集和整理集團(tuán)、總公司及其分支公司的采購歷史記錄，了解各使用部門已使用產(chǎn)品的品牌、型號(hào)、價(jià)格、產(chǎn)品質(zhì)量、服務(wù)質(zhì)量等信息，聽取和記錄各級(jí)使用部門對(duì)需求產(chǎn)品功能、質(zhì)量等相關(guān)品質(zhì)的要求，并根據(jù)使用部門的品質(zhì)要求向供應(yīng)商進(jìn)行咨詢。? 采購中心商務(wù)管理處總結(jié)歷史采購記錄、使用部門反饋以及供應(yīng)商咨詢建議后，初步擬定采購標(biāo)準(zhǔn)，通過采購標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定采購對(duì)象的規(guī)格、性能、質(zhì)量和售后服務(wù)要求等品質(zhì)標(biāo)準(zhǔn)，向采購中心經(jīng)理報(bào)告。低 集團(tuán)采購中心商務(wù)管理處? 采購中心經(jīng)理進(jìn)一步修改采購標(biāo)準(zhǔn)，根據(jù)