【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 批 6 8 2 供應(yīng) 商選擇 流程圖 行政部 計(jì)財(cái)部 管理層 供應(yīng)商授權(quán) 采購(gòu)員 總經(jīng)理 費(fèi)用會(huì)計(jì) 總經(jīng)理 相應(yīng)授權(quán)人 確認(rèn)供應(yīng)商 供應(yīng)商再評(píng)估 尋找供應(yīng)商 1 2 2 7 審批 5 審批 6 審批 8 確定授權(quán) 供應(yīng)商 2 選擇供應(yīng)商 4 簽訂合同 9 評(píng)審供應(yīng)商 業(yè)績(jī) 7 審批 3 9 管理方法 管理原則 ? 不斷發(fā)現(xiàn)能夠提供低成本、高質(zhì)量的供應(yīng)商，豐富授權(quán)供應(yīng)商名單。 ? 采購(gòu)員應(yīng)該維護(hù)完整、實(shí)效的供應(yīng)商資料并定期更新。 ? 對(duì)于供應(yīng)商的選擇結(jié)果應(yīng)該有具體的書(shū)面記錄，并由總經(jīng)理審核。 ? 對(duì)供應(yīng)商資料庫(kù)實(shí)行權(quán)限控制管理。 ? 定期對(duì)供應(yīng)商業(yè)績(jī)進(jìn)行考核。 管理部門(mén) 行政部采購(gòu)員 管理文件 供應(yīng)商選擇流程中包括以下文件 : 文件名稱(chēng) 相關(guān)步驟 填制人 復(fù)核人 參考編號(hào) 供應(yīng)商信息收集表 發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商 采購(gòu)員 行政部總經(jīng)理 附件 3 授權(quán)供應(yīng)商清單 確定授權(quán)供應(yīng)商 采購(gòu)員 行政部總經(jīng)理 附件 4 供應(yīng)商選擇表 選擇供應(yīng)商 采購(gòu)員 行政部總經(jīng)理、管理層 附件 5 訂單匯總表 更新供應(yīng)商檔案 采購(gòu)員 行政部總經(jīng)理 附件 6 供應(yīng)商評(píng)估記錄 更新供應(yīng)商檔案 采購(gòu)員 行政部總經(jīng)理 附件 7 供應(yīng)商考核報(bào)告 更新供應(yīng)商檔案 采購(gòu)員 行政部總經(jīng)理 附件 8 10 流程描述 供應(yīng)商授權(quán) 主要步驟 描述 負(fù)責(zé)部門(mén) ? 采購(gòu)員和公司其他員工在日常工作和生活中，應(yīng)隨時(shí)發(fā)現(xiàn)能夠提供低成本、高質(zhì)量商品 /服務(wù)的供應(yīng)商。 ? 采購(gòu)員在發(fā)現(xiàn)這些供應(yīng)商后，應(yīng)傳真 /電話(huà)聯(lián)絡(luò)供應(yīng)商，要求供應(yīng)商提供報(bào)價(jià)單，產(chǎn)品目錄，公司簡(jiǎn)介、公司營(yíng)業(yè)執(zhí)照復(fù)印件、產(chǎn)品技術(shù)規(guī)格、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證書(shū)復(fù)印件等； ? 必要時(shí)，采購(gòu)員可對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地訪(fǎng)問(wèn)，進(jìn)一步了解供應(yīng)商的實(shí)力和服務(wù)質(zhì)量。 ? 采購(gòu)員匯總收集的資料，填寫(xiě) 供應(yīng)商信息收集表 。 行政部采購(gòu)員 ? 采購(gòu)員將供應(yīng)商資料存入供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫(kù)。 供應(yīng)商資料庫(kù)應(yīng)注意保密，任何其他人不得接觸和更改 。 ? 供應(yīng)商資料庫(kù)主要包括主要信息和交易信息兩部分。供應(yīng)商主要信息包括供應(yīng)商名稱(chēng)、編號(hào)、地址、供貨數(shù)量級(jí)和相應(yīng)的供貨價(jià)格、最小訂購(gòu)量、供貨質(zhì)量、付款條件、運(yùn)輸方式、交貨周期和信用記錄等。 ? 采購(gòu)員根據(jù)供應(yīng)商的價(jià)格，質(zhì)量，交貨期和售后服務(wù)確定授權(quán)供應(yīng)商，建立 /更新 授權(quán)供應(yīng)商清單 。 ? 采購(gòu)員將 授權(quán)供應(yīng)商清單 和供應(yīng)商資料交行政部總經(jīng)理批準(zhǔn)。 行政部采購(gòu)員 ? 行政部總經(jīng)理復(fù)核授權(quán)供應(yīng)商清單和供應(yīng)商資料，并簽字確認(rèn)。 行政部總經(jīng)理 確定授權(quán) 供應(yīng)商 2 尋找供應(yīng)商 1 審批 3 供應(yīng)商信息收集表 – 附件 3 授權(quán)供應(yīng)商清單 – 附件 4 11 確認(rèn)供應(yīng)商 主要步驟 描述 負(fù)責(zé)部門(mén) ? 采購(gòu)員取得審批后的采購(gòu) 申請(qǐng)單，根據(jù)申請(qǐng)單的要求從授權(quán)供應(yīng)商清單中能夠提供需求產(chǎn)品 /服務(wù)的供應(yīng)商（如果授權(quán)供應(yīng)商清單中沒(méi)有能夠提供需求產(chǎn)品 /服務(wù)的供應(yīng)商，必須及時(shí)尋找新的供應(yīng)商）。 ? 對(duì)于合同金額超過(guò)人民幣 ______元的采購(gòu)業(yè)務(wù)，采購(gòu)員應(yīng)至少在三個(gè)供應(yīng)商中選擇；對(duì)于合同金額超出人民幣 _______元或合同期超過(guò)一年的采購(gòu)業(yè)務(wù)，必須采用競(jìng)價(jià)投標(biāo)的方式選擇供應(yīng)商。競(jìng)價(jià)資料做檔案保存。 ? 采購(gòu)員根據(jù)價(jià)格、付款條件、質(zhì)量等因素，選擇適當(dāng)?shù)墓?yīng)商，并在供應(yīng)商選擇表上詳細(xì)說(shuō)明不同供應(yīng)商的供貨價(jià)格、質(zhì)量、交貨時(shí)間和付款條件的比較，列明對(duì)節(jié)約的采購(gòu)成本、提高的質(zhì)量、節(jié)約的時(shí)間和付款期的優(yōu)惠的綜合評(píng)價(jià)，得出選擇供應(yīng)商的結(jié)果。 ? 填寫(xiě) 供應(yīng)商選擇表 交行政部總經(jīng)理審核。 行政部采購(gòu)員 ? 行政部總經(jīng)理詳細(xì)復(fù)核采購(gòu)員選擇供應(yīng)商的程序和理由，審核采購(gòu)的價(jià)格、付款條件等因素。如果采購(gòu)的程序和理由合理，就在供應(yīng)商審核表上簽字批準(zhǔn)，否則將供應(yīng)商審核表退回。 ? 未采用最低供應(yīng)價(jià)的采購(gòu)，以及未采用競(jìng)價(jià)投標(biāo)的方式選擇供應(yīng)商的例外情況，必須注明合理的原因和解釋?zhuān)谛姓靠偨?jīng)理審批之后，交由管理層總經(jīng)理審核。否則，該供應(yīng)商選擇將不被批準(zhǔn)。 行政部總經(jīng)理 ? 采購(gòu)金額超 出人民幣 ________元的交易，審核未采用最低供應(yīng)價(jià)的采購(gòu)，以及未采用競(jìng)價(jià)投標(biāo)的方式選擇供應(yīng)商的例外情況，必須在行政部總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)之后再由公司總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)。否則，該供應(yīng)商選擇將不被批準(zhǔn)。 公司總經(jīng)理 供應(yīng) 商選擇表 – 附件 5 選擇供應(yīng)商 4 審批 5 審批 6 12 供應(yīng)商再評(píng)估 主要步驟 描述 負(fù)責(zé)部門(mén) ? 行政部采購(gòu)員可以根據(jù)供應(yīng)商供應(yīng)物資、批次、數(shù)量單位、合格率及發(fā)貨情況、售后服務(wù)等信息進(jìn)行評(píng)估并打分，記錄在 供應(yīng)商評(píng)估記錄 中。 ? 采購(gòu)員負(fù)責(zé)對(duì)其采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行匯總分析。采購(gòu)定單按月存檔，并打印匯總表；該表同時(shí)能反映具體定單的供應(yīng)商，有助于公司對(duì)供應(yīng)商進(jìn) 行定期評(píng)估和進(jìn)一步篩選。 ? 每年結(jié)束后，行政部采購(gòu)員根據(jù)供應(yīng)商評(píng)估記錄，生成各 供應(yīng)商年度考核報(bào)告 ，列示供應(yīng)商每月的平均分，計(jì)算年度平均分，并得出考核結(jié)論。 ? 考核結(jié)果將作為下一個(gè)年度選擇供應(yīng)商的一個(gè)依據(jù)，對(duì)于分?jǐn)?shù)高的供應(yīng)商將提高其采購(gòu)額度，分?jǐn)?shù)低于該類(lèi)供應(yīng)商平均分的供應(yīng)商將取消其授權(quán)供應(yīng)商資格。 ? 供應(yīng)商業(yè)績(jī)?cè)u(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)為：到貨及時(shí)率、質(zhì)量合格率、違約率等。 行政部采購(gòu)員 ? 行政部總經(jīng)理審批 供應(yīng)商考核報(bào)告。 行政部總經(jīng)理 主要步驟 ? 行政部采購(gòu)員根據(jù)考核結(jié)果，更新供應(yīng)商檔案。 行政部采購(gòu)員 供應(yīng)商評(píng)估記錄 – 附件 7 訂單匯總表 – 附件 6 供應(yīng)商年度考核報(bào)告 – 附件8 評(píng)審供應(yīng)商業(yè)績(jī) 7 更新供應(yīng)商檔案 9 審核 8 13 3 采購(gòu) 流程圖 行政部 計(jì)財(cái)部 管理層 準(zhǔn)備采購(gòu)訂單 采購(gòu)員 部門(mén)總經(jīng)理 應(yīng)付帳款會(huì)計(jì) 相應(yīng)授權(quán)人 出具采購(gòu)訂單 2 審批 2 審批 3 填寫(xiě) /更新采購(gòu)訂單 1 出具采購(gòu)訂單 4 歸檔 5 14 管理方法 管理原則 ? 公司應(yīng)設(shè)立具體的審批權(quán)限級(jí)別，并嚴(yán)格遵守。 ? 采購(gòu)員必須及時(shí)的進(jìn)行訂單確認(rèn)。 ? 每一次采購(gòu)必須出具采購(gòu)訂單。 ? 采購(gòu)訂單順序控制，由采購(gòu)員進(jìn)行管理。 ? 采購(gòu)訂單上必須填寫(xiě)完整、準(zhǔn)確。 ? 為了保護(hù)公司的權(quán)益，采購(gòu)訂單必須由供應(yīng)商蓋章確認(rèn)。 管理部門(mén) 行政部、管理層、計(jì)財(cái)部 管理文件 采購(gòu) 流程中包括以下文件 : 文件名稱(chēng) 相關(guān)步驟 填制人 復(fù)核人 參考編號(hào) 采購(gòu)訂單 填寫(xiě)并審批采購(gòu)訂單 采購(gòu)員 行政部總經(jīng)理、管理層 附件 9 15 流程描述 準(zhǔn)備采購(gòu)訂單 主要步驟 描述 負(fù)責(zé)部門(mén) ? 采購(gòu)員根據(jù)采購(gòu)申請(qǐng)單和供應(yīng)商選擇表上的報(bào)價(jià)、付款條件，填制采購(gòu)訂單，詳細(xì)列明申請(qǐng)采購(gòu)貨物的項(xiàng)目名稱(chēng)、供應(yīng)商名稱(chēng)、型號(hào)、數(shù)量、單價(jià)、總金額、付款條件、期望到達(dá)日期、目的地、運(yùn)輸條款和相應(yīng)的采購(gòu)申請(qǐng)單編號(hào)。 ? 采購(gòu)訂單必須連號(hào)，一式三聯(lián)，一聯(lián)行政部留存，一聯(lián)計(jì)財(cái)部記帳，一聯(lián)交客戶(hù)。 ? 采購(gòu)員將采購(gòu)訂單、采購(gòu)申請(qǐng)單和供應(yīng)商選擇表交行政部總經(jīng)理復(fù)核。 行政部采購(gòu)員 ? 行政部總經(jīng)理對(duì)采購(gòu)訂單進(jìn)行審核，對(duì)于內(nèi)容與采購(gòu)申請(qǐng)單和供應(yīng)商選擇表不符合的采購(gòu)訂單予以退回。 ? 退回的采購(gòu)訂單由采購(gòu)員進(jìn)行修改。 ? 超出人民幣 _______元的采購(gòu)訂單在行政部總經(jīng)理審核之后，再根據(jù)審核權(quán)限表交由管理層相應(yīng)授權(quán)人審核批準(zhǔn)。 行政部總經(jīng)理 ? 超出人