【文章內容簡介】 責之一。一般而言，供應商的家數(shù)愈多，選擇最適當供應商的機會就愈大。因此，如何擴大尋找供應商的來源，便是采購人員相當重要的課題。尋找供應商，可由下列各種途徑來進行：1. 利用現(xiàn)有的資料在管理比較上軌道的公司，多會建立合格廠商的檔案或名冊，因此采購人員不必舍近求遠，應該就現(xiàn)有的廠商去甄選，分析和了解他們是否符合要求——適當?shù)钠焚|、準時交貨、合理的價格及必需的服務等。2．透過同業(yè)介紹所謂“同行是冤家”是指業(yè)務人員之間，因為彼此間競爭顧客，爾虞我詐；反之，同行的采購人員之間倒是“親家”，因為彼此可以聯(lián)合采購或互通有無。采購人員若能廣結善緣，同業(yè)必樂與提供供應商的參考名單，因為“于己無害，于人有利”，何樂不為。3．閱讀專業(yè)刊物采購人員可從各種專業(yè)性的雜志或刊物，獲悉許多產品的供應商，也可以從“采購指南”、“工商名錄”、“黃頁”——電話分類廣告等，獲得供應商的基本資料。4．協(xié)會采購人員可以洽詢擬購產品的同業(yè)協(xié)會，提供會員廠商名錄，此外也可洽詢采購專業(yè)顧問公司，特別是來源稀少或取得不易之物品，例如精密的零件或管制性的儀器。5．參加產品展示會采購人員應參加有關行業(yè)的產品展示會，親自收集適合的供應商資料，甚至當面洽談。最后，值得一提的是，供應商的尋找不應局限于本地，也應該利用外地的供應來源。二．供應商之評選程序（一）成立評選小組供應商之評選，第一步應該是成立調查小組，對合格廠商的各項資格或條件進行分析及審議。小組的成員可包括采購部門、工程部門、生產部門、品質保證部門、財務部門等。（二）決定評審的項目由于供應商之間的條件，可能互有軒輊，因此，必須有客觀的評分項目，作為選拔合格廠商之依據(jù)。評審項目通常包括：1．一般經營情況（1）公司成立的歷史。（2）負責人的資歷。（3）登記資本額。（4）員工人數(shù)。（5）主要客戶。（6）財務狀況。（7）營業(yè)證照。2．供應能力（1）生產設備是否新穎。（2）生產能力是否已充分利用。（3）廠房空間是否足夠。（4）工廠地點是否鄰近買方。3．技術能力（1）技術是自行開發(fā)或依賴外界。（2）有無與國際知名機構技術合作。（3）現(xiàn)有產品或試制樣品之技術評估。（4）技術人員人數(shù)及教育程度。4．管理制度之績效（1）生產作業(yè)是否順暢合理，產出效率如何？（2）物料管制流程是否以電腦化，生產計劃是否經常改變。（3）采購制度是否能確實掌握材料來源及進度。（4）會計制度是否對成本計算提供良好的基礎。5．品質能力（1）品質管制制度之推行是否落實，是否可靠？（2）有無品質管制手冊。（3）是否訂有品質保證的作業(yè)方案。（4）有無政府機構的評鑒等級。（三）設定評審項目之權數(shù)即針對每個評審項目，權衡彼此的重要性，分別給予不同的權數(shù)。不過，無論評審項目多少，各項目權數(shù)的總和必定是1（100%）。然而每個評審項目的權數(shù)，在評選小組各組員之間，仍必須按其專業(yè)程度加以分配。譬如以技術能力而言，生產人員所占的該項權數(shù)的分配比率，應該比其他組員為高。評選小組決定了供應商的評審項目及權數(shù)后，可將供應商調查問卷送交相關廠商填寫。然后進行訪談或實地調查，并定期召集評選會議，按照供應商資格評分表（如下表示）進行評定的工作。供應商資格評分表公司名稱： 電 話：地 址：評審狀況 （ ）初審（ ）追查（ ）改進（ ）核準（ ）不合格審查① 評分表評核項目配分審 查 小 組分數(shù)工程品管采購1一般經營狀況152制造能力203技術能力204管理制度績效155品管能力（成品）206品管能力（原料）10100總 分注：1 每一評核項目均予適當配分2 除非另有規(guī)定,否則總分在60分以下視為不合格供應商② 一般評語采購部門評審：工程部門評審：品管部門評審：（四）合格廠商之分類分級合格廠商分類系按各廠之專業(yè)予以歸類，分級系將各類的合格廠商按其能力劃分等級。分類的目的，避免廠商包辦各種采購條件，預防外行人做內行事；分級的目的，防止廠商大小通吃，是配合采購的需求，選擇適當?shù)膹S商。通常，采購人員最不歡迎“什么都能交（物品）”的廠商。因為他們通常并非專業(yè)廠商，只是到處承攬業(yè)務的“掮客”，對貨品的性質并不十分熟諳，且多在拿到訂單后，才尋找來源。一旦交貨有問題或品質出錯，經常缺乏能力解決，且極力規(guī)避責任。換言之，在高度分工專業(yè)化的時代，每一個供應商應有其“定位”——最專精的產品或服務，因此，供應商的分類及分級，可以避免“魚目混珠”，達到尋求最適當來源之目的。合格廠商之分類分級表(略)三．詢價的方式詢價通?？煞譃橄铝袃煞N方式：1．口頭詢價由采購人員以電話或當面向供應商說明采購案件的品名、規(guī)格、單位、數(shù)量、交貨期限、交貨地點、付款及報價期限等資料。口頭詢價的方式相當便捷，可以免除以書面方式詢價所需耗費的郵寄時間；不過，詢價的物品應以雙方經常交易，且規(guī)格簡單、標準化者為宜。2．書面詢價鑒于口頭詢價可能發(fā)生語言溝通上的錯誤，且口說無憑，若將來發(fā)生報價或交貨規(guī)格上的差異，不但浪費時間，也容易引起交易糾紛。因此，對于規(guī)格復雜且不屬于標準化的產品，應采用書面詢價為宜。但為了節(jié)省雙方通信時間，目前許多公司皆使用傳真機或電腦將詢價單送發(fā)給供應商，不但詳實而且快速。詢價單的參考格式如下：詢價單/報價單NO：——0310品種規(guī)格結算規(guī)格等級數(shù)量單價金額mmmmm2元/m2元9801039209215A190010318209215A980103179209215A19001031718209215A說明： 一、報價須知 交貨期限：訂購后 天內交清。 交貨地點：工廠倉庫。 結算價格：含稅價 付款方法：交貨驗收合格后付款。 訂購方法：簽訂一年期合同，每月20日下達下月訂單。 二、報價期限 報價單請于 年 月 日以前惠予報價以便洽購。單位：XXXXXXXXXX業(yè)有限公司供應部 單位：地址：XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX 地址：電話：XXXXXXXXX 電話：傳真：XXXXXXXXXX 傳真：負責人簽字（蓋章）： 負責人簽字（蓋章）：年 月 日 年 月 日四．報價（一）報價的基礎一般而言，供應商的報價可根據(jù)三種基礎來推行：1．成本加成法指供應商的報價是以其提供物品或勞務所必須投入的成本總額（包括材料成本、器具損耗、人員費用、運銷費用、管理費用以及稅金等），加計預期的利潤成數(shù)而訂定。此一定價方式，即俗稱的“將本就利”。但是賣方削價求售時，它的訂價可能只吸收一部分成本而非全部成本。2．市價法指價格系以供需雙方的關系而訂定。當賣方市場價格趨高時，供應商可能獲取暴利，只要一個愿、打一個愿挨，交易仍然順利成立；反之，買方市場貨品滯銷時，供應商也會血本無歸。由于供需情況變化無常，價格往往脫離成本基礎，暴起暴落。（二）報價的種類供應商的報價依付款方式不同，可分為下列幾種：1． 到廠價與出廠價①到廠價系指供應商的報價，負責將物品送達買方的工廠或指定地點，其間所發(fā)生的各項費用概由賣方承擔。②出廠價系指賣方的報價不包括運送責任，即由買方雇用運輸工具，前往賣方的制造廠提貨。此種情形通常出現(xiàn)在買方擁有運輸工具或賣方加計的運費偏高時，或當賣方市場時，供應商不再提供免費的運送服務。2．現(xiàn)金價與期票價①現(xiàn)金價以現(xiàn)金之方式支付貨款。②期票價買方以延期付款的方式來采購物品。通常賣方會加計延遲付款期間的利息于售價中。3．現(xiàn)貨價與合約價①現(xiàn)貨價指每次交易時，由供需雙方重新議定價格，若有簽定買賣合約，亦以完成交易后即告終止。在眾多的采購項目中，采用現(xiàn)貨交易的方式最頻繁；買賣雙方按交易當時行情進行，不必承擔預立契約或價格可能發(fā)生巨幅波動的風險或困擾。②合約價指買賣雙方按照事先議定的價格進行交易，此一合約價格涵蓋的期間依契約而定，短者幾個月，長者一兩年。由于價格議定在先，經常造成與時價或現(xiàn)貨價的差異，使買賣時發(fā)生利害沖突。因此，合約價必須有客觀的計算公式或定期修訂，才能維持公平、長久的買賣關系。4．定價與實價①定價指物品標示之價格。若商場的習慣是不二價，自然牌價（定價）就是實際出售的價格，但有些商場仍然流行“討價還價”的習慣，例如某些老式的商場或一般的藝品店等，常使不知道內情的外地人吃虧上當。當然，使用牌價在某些行業(yè)卻有正常的理由。當買方叫貨時，賣方則以調整折扣率來反應時價，亦無需提供新的報價單給買方。所以牌價只是名目價格，而非真實價格。②實價是指買方實際上所支付的代價。特別是賣方為了達到促銷的目的，經常會提供各種優(yōu)惠的條件給買方，例如數(shù)量折扣，免息延期付款，免費運送與安裝等，這些優(yōu)待都會使買方真實的總成本降低。（三）報價的方式一般而言，供應商在接獲采購部門的詢價后，應在買方約定的期限內提出報價。若以報價的方式而言，可分為：1．口頭報價此即由供應商以電話或當面向采購人員說明報價內容，報價之物品則以買賣雙方常交易、規(guī)格簡單且不易產生錯誤者為宜。此種報價方式系基于雙方的互信，“言出必行”，可以節(jié)省書面報價所必須的書寫或郵寄時間。2．書面報價供應商以自備的報價單或采購部門的投標單或報價單，將價格、交貨日期、付款方式、交貨地點等必要資料填入后，寄給采購部門；但金額較大時，有些公司規(guī)定報價單必須以密封方式，寄給稽核或財務單位，以便將來公共拆封比價。報價單的表格形式見詢價單 。五．成本分析（一）成本分析之工作內容成本分析系指就供應商所提報的成本估計，逐項作審查及評估，以求證成本的合理性與適當性。通常，成本估計中應包括下列的項目：1．工程或制造的方法。2．所需的特殊工具、設備。3．直接及間接材料成本。4．直接及間接人工成本。5．制造費用或外包費用。6．管銷費用及稅捐、利潤。換言之，成本分析也就是查證前述各項資料的虛實，這包含了兩項工作：1．會計查核工作：必要時，可查核供應商的帳簿和記錄，以驗證所提供的成本資料的真實性。2．技術分析：系指對供應商的成本資料，就技術觀點所作出的評估，包括制造技術、品質保證、工廠布置、生產效率及材料損耗等，此時采購部門需要技術人員的協(xié)助。（二）成本分析之運用采購人員要求進行成本分析，通常以下列情形最為常見：1．底價制定困難。2．無法確定供應商的報價是否合理。3．采購金額巨大，成本分析有助于將來的議價工作。4．運用制式的成本分析表，可以提高議價的效率。至于，采購人員如何增進自己從事成本分析的能力的呢？下列是可以加強的途徑：1．利用自己的工作經驗。2．和廠商學習（了解他們的制程）3．建立簡單的制度如成本計算公式等。4．養(yǎng)成分析成本、比價和議價的觀念。（三）成本分析表XX廠家成本分析表項目XXXXXXX廠(年產量3萬m2)XXXXXXX廠(年產量10萬m2）（元/m2）（元/m2）原料(XX)輔料（XXX）燃料動力（煤、電、水）人工工資制造費修理費折舊費管理費財務費林業(yè)規(guī)費稅收成本合計六．價格分析就采購人員而言，低價與成本分析表只是提供了將來議價的參考價值，也就是獲得一個合理的價格之依據(jù)，它解決“量”的問題。至于“質”的問題，也就是各供應商報價單的內容，采購人員必須先加以分析、審查、比較，才能達到公平競爭的基礎，即所謂“拿蘋果比蘋果”。（一）價格分析的效益事先發(fā)現(xiàn)報價內容有無錯誤，避免造成將來交貨的紛爭。確保供應商所附帶的任何條件，均為買方可以接受者。將不同的報價基礎加以統(tǒng)一，以利將來的議價及比價工作，而不會發(fā)生“拿蘋果和橘子比”的錯誤。（二）培養(yǎng)采購人員成本分析能力，避免按照“總價”來談判價格的缺失。價格分析是一種參考資料，采購人員和廠商談價一定盡力，不給廠商暴利，但也不給它們虧本，以合理的利潤，相輔相成。采購主管可以拿分析資料來查核采購人員訂購的價格是否合理。第十六章 議價的技巧一．采購談判的“規(guī)劃”采購主管的主要工作之一，就是要降低采購成本 ，因此必須懂得如何談判。而成功的談判必須有妥善的規(guī)劃。談判的規(guī)劃工作