【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 處理 。 （六） 對(duì)于貨款已支付，發(fā)票已收到，月末貨物未到的在途材料或尚未驗(yàn)收的材料，由采購(gòu)部進(jìn)行管理，采購(gòu)人員先根據(jù)發(fā)票金額填寫(xiě)入庫(kù)單（注明應(yīng)收數(shù)量及在途字樣），并將發(fā)票拿到財(cái)務(wù)處確認(rèn)金額，財(cái)務(wù)人員據(jù)此進(jìn)行帳務(wù)處理。待收到貨物后，采購(gòu)人員再辦理正式入庫(kù)手續(xù)，交由庫(kù)管員管理。該部分在途原材料應(yīng)在采購(gòu)部采購(gòu)月報(bào)中體現(xiàn)，并與財(cái)務(wù)部“在途物資”明細(xì)賬進(jìn)行核對(duì)，以保證帳實(shí)相符。 （七） 供應(yīng)商或配送方直接配送到單店或現(xiàn)場(chǎng)的物品，由供 應(yīng)商或配送方根 第 10 頁(yè) 據(jù)采購(gòu)部發(fā)出的配送指令直接向指定的地點(diǎn)送貨，直接配送的物品應(yīng)事先由質(zhì)檢員取樣驗(yàn)收品質(zhì)并簽字認(rèn)可，收貨人負(fù)責(zé)根據(jù)訂購(gòu)單對(duì)物品品質(zhì)和數(shù)量進(jìn)行驗(yàn)收并填寫(xiě)收貨清單，經(jīng)簽字確認(rèn)的收貨清單 一式四聯(lián)，一、二聯(lián)留存 單店或現(xiàn)場(chǎng) （收貨人）（第二聯(lián)于月底財(cái)務(wù)稽核時(shí)送交財(cái)務(wù)處），第三聯(lián) 采購(gòu)部核算員留存，第四聯(lián) 報(bào)銷時(shí) 送交財(cái)務(wù)部會(huì)計(jì)進(jìn)行財(cái)務(wù)處理。 第二十一條 進(jìn)度控制與事務(wù)聯(lián)系 (一 ) 采購(gòu)執(zhí)行過(guò)程中，采購(gòu)部應(yīng)按詢價(jià)、訂購(gòu)、交貨三個(gè)階段負(fù)責(zé)對(duì)采購(gòu)作業(yè)制定進(jìn)度計(jì)劃并進(jìn)行進(jìn)度控制。如未能按進(jìn)度完成采購(gòu)作業(yè)時(shí)，應(yīng)撰寫(xiě)異常原因及預(yù)定完成日期，經(jīng)主管 領(lǐng)導(dǎo)審批后轉(zhuǎn)送請(qǐng)購(gòu)或使用部門(mén)，以便采取應(yīng)對(duì)措施。 (二 ) 采購(gòu)物品及外協(xié)產(chǎn)品在使用中出現(xiàn)問(wèn)題，采購(gòu)員應(yīng)負(fù)責(zé)聯(lián)系供貨商，處理有關(guān)質(zhì)量問(wèn)題的解決、退換貨、索賠等事宜。 (三 ) 外協(xié)產(chǎn)品生產(chǎn)加工過(guò)程中，相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)負(fù)責(zé)提供外協(xié)產(chǎn)品的品質(zhì)要求并負(fù)責(zé)對(duì)加工單位的技術(shù)支持與質(zhì)量監(jiān)督。 第五章 采購(gòu)結(jié)算 第二十二條 采購(gòu)付款 (一 ) 采購(gòu)款項(xiàng)須按采購(gòu)合同規(guī)定或訂購(gòu)單所約定的時(shí)間由采購(gòu)部從財(cái)務(wù)部借款統(tǒng)一支付。 (二 ) 庫(kù)房、單店等收貨單位在接收貨物入庫(kù)后，應(yīng)及時(shí)將入庫(kù)單或收貨清單報(bào)送采購(gòu)部 (單店由店管部審核后送采購(gòu)部 )和財(cái)務(wù)部，采購(gòu)部和財(cái)務(wù)部應(yīng)根據(jù)每天的入庫(kù)單或收貨清單分 別建立應(yīng)付帳款臺(tái)帳。供應(yīng)商或配送方應(yīng)定期 (根據(jù)合同確定的結(jié)算期，在每月或每周 )憑收貨清單與采購(gòu)部核對(duì)應(yīng)付帳款帳目，雙方核對(duì)無(wú)誤后向采購(gòu)部申請(qǐng)付款。 (三 ) 采購(gòu)部根據(jù)收貨單位遞交的收貨清單、結(jié)算單與訂貨合同、應(yīng)付帳款核對(duì)無(wú)誤后，統(tǒng)一制訂結(jié)算計(jì)劃，結(jié)算計(jì)劃由采購(gòu)部核算員根據(jù)訂購(gòu)合同的時(shí)間要求、供應(yīng)商的重要性、采購(gòu)物資的時(shí)間、公司現(xiàn)有資金情況等制訂，分清輕 第 11 頁(yè) 重緩急，結(jié)算計(jì)劃經(jīng)采購(gòu)部經(jīng)理審核后，由 營(yíng)運(yùn)副總 審批。 (四 ) 采購(gòu)部根據(jù)結(jié)算計(jì)劃按資金使用申請(qǐng)程序 (見(jiàn)財(cái)務(wù)管理手冊(cè) )向財(cái)務(wù)部申請(qǐng)借款，財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人對(duì)照資金計(jì)劃審批后借出款項(xiàng)。 借款只能用于支付貨款，不得挪為它用。采購(gòu)部不得自行保存資金，應(yīng)于支付款項(xiàng)時(shí)向財(cái)務(wù)部支取借款，即借即付。 (五 ) 支付貨款時(shí)財(cái)務(wù)部一般應(yīng)采用銀行劃賬的支付辦法，采購(gòu)核算員必須在付款后 5 日內(nèi)向收款單位索要發(fā)票等有關(guān)票據(jù)或證明文件。如確實(shí)需要直接交付支票的，由采購(gòu)核算員帶正式合法發(fā)票 (或收據(jù)、結(jié)算單等原始憑證 )到財(cái)務(wù)部辦理借款手續(xù)。 (六 ) 在向供應(yīng)商或配送方支付貨款時(shí)，采購(gòu)部核算員應(yīng)對(duì)照合同、收貨清單等仔細(xì)復(fù)核，并同預(yù)付貨款及應(yīng)收帳款等全部債權(quán)一起清理結(jié)算，防止重復(fù)付款。 第二十三條 報(bào)銷 采購(gòu)核算員支付采購(gòu)貨款后應(yīng)依據(jù)財(cái)務(wù)規(guī)定的報(bào)銷程 序每旬辦理一次報(bào)銷手續(xù)，報(bào)銷單據(jù)應(yīng)附上購(gòu)貨發(fā)票、采購(gòu)計(jì)劃單、訂購(gòu)單、驗(yàn)收入庫(kù)單，并由采購(gòu)部經(jīng)理審批。 第二十四條 應(yīng)付帳款的管理 采購(gòu)部核算員負(fù)責(zé)采購(gòu)應(yīng)付帳款的管理，設(shè)立應(yīng)付帳款臺(tái)帳，定期編制客戶往來(lái)對(duì)帳單發(fā)送對(duì)方單位，每月核對(duì)一次并妥善保存對(duì)帳記錄。對(duì)長(zhǎng)期客戶或重點(diǎn)客戶，以及金額在一定起點(diǎn)以上的往來(lái)客戶，應(yīng)視情況按客戶名稱設(shè)置專宗，保管好相關(guān)的業(yè)務(wù)合同、提貨憑證、收付款憑據(jù)，并設(shè)置備查登記簿，逐筆記錄預(yù)付款、已付款、余款等情況。 第二十五條 公司與單店的往來(lái)結(jié)算 (一 ) 供應(yīng)商或配送方直接向單店送貨后，單店應(yīng)及時(shí)將收貨清單報(bào)送財(cái)務(wù)部，財(cái) 務(wù)部根據(jù)收貨清單登記此項(xiàng)應(yīng)付帳款的同時(shí)，應(yīng)同時(shí)在該單店的帳戶上登記該項(xiàng)應(yīng)收帳款 (公司對(duì)單店的應(yīng)收款 )。 (二 ) 公司向各單店配送貨物后，配送單位應(yīng)及時(shí)將配送清單報(bào)送財(cái)務(wù)部， 第 12 頁(yè) 財(cái)務(wù)部根據(jù)該貨物的成本 (包括采購(gòu)貨物本身的價(jià)格、稅金、運(yùn)費(fèi)和加工制作成本等 )在各單店的帳戶上登記相應(yīng)的應(yīng)收帳款。 (三 ) 各單店應(yīng)于每月 25 日與公司財(cái)務(wù)部 按月核對(duì)物品調(diào)拔的往來(lái)帳款，編制調(diào)節(jié)表，雙方簽章確認(rèn)后，結(jié)清債權(quán)債務(wù)帳務(wù)。 第六章 采購(gòu)成本控制 第二十六條 采購(gòu)成本控制關(guān)鍵點(diǎn) 物品本身的采購(gòu)價(jià)格、物品運(yùn)輸配送費(fèi)用、物品存儲(chǔ)費(fèi)用以及存儲(chǔ)過(guò)程中發(fā)生的損耗、采購(gòu)物品占用資金 的利息費(fèi)用是采購(gòu)成本的主要構(gòu)成部分。針對(duì)采購(gòu)成本的主要構(gòu)成要素，采購(gòu)成本控制的關(guān)鍵點(diǎn)包括以下幾個(gè)方面： ? 確定最優(yōu)的采購(gòu)價(jià)格 ? 確定合理的采購(gòu)訂貨量 ? 確定最佳的采購(gòu)物品配送方式 第二十七條 最優(yōu)采購(gòu)價(jià)格的確定 (一 ) 采用多種采購(gòu)形式：包括招標(biāo)采購(gòu)、供應(yīng)商長(zhǎng)期定點(diǎn)采購(gòu)、比價(jià)采購(gòu)等，通過(guò)對(duì)各種采購(gòu)形式的對(duì)比，找出成本最低的采購(gòu)形式組合以達(dá)到降低采購(gòu)成本的目的。 (二 ) 決定合適的采購(gòu)價(jià)格：通過(guò)科學(xué)的價(jià)格決定步驟，降低采購(gòu)價(jià)格與采購(gòu)成本。決定一個(gè)合適的價(jià)格一般要經(jīng)過(guò)一下幾個(gè)步驟： 1. 多渠道詢價(jià)。多方面收集了解市場(chǎng)行情，包括市場(chǎng)最高價(jià)、最低價(jià)、一 般價(jià)格等。 2. 比價(jià)：分析各供應(yīng)商提供材料的規(guī)格、品質(zhì)要求、性能等才能建立比價(jià)標(biāo)準(zhǔn)。 3. 自行估價(jià)：成立估價(jià)小組，可由采購(gòu)管理人員、技術(shù)人員、財(cái)務(wù)人員組成，估算出較為準(zhǔn)確的底價(jià)資料。 4. 議價(jià)：根據(jù)底價(jià)的資料，市場(chǎng)的行情，采購(gòu)量的大小，付款期的長(zhǎng)短等因素與供應(yīng)商議定出合理的價(jià)格。 第 13 頁(yè) 第二十八條 合理采購(gòu)訂貨量的確定 采購(gòu)訂貨量的確定直接影響存貨的缺貨成本、采購(gòu)物品的存儲(chǔ)費(fèi)用、采購(gòu)資金占用的利息費(fèi)用及存貨的損失成本等，因此確定一個(gè)合理的采購(gòu)訂貨量是控制采購(gòu)成本的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。合理采購(gòu)訂貨量的制定包括以下幾個(gè)步驟： 存貨信息收集、存貨信息分 析、確定安全庫(kù)存、確定合理訂貨量 (一 ) 存貨信息 的收集： 1. 店管部庫(kù)管員、單店每日應(yīng)填寫(xiě)物品庫(kù)存日?qǐng)?bào)表，反映本部門(mén)現(xiàn)有存貨物資的名稱、單價(jià)、現(xiàn)有存貨的儲(chǔ)存位置、儲(chǔ)存區(qū)域及分布狀況等信息，并及時(shí)將此信息報(bào)送給采購(gòu)部。 2. 采購(gòu)部應(yīng)要求供應(yīng)商或第三方物流的庫(kù)房保管人員通過(guò)傳真、電子郵件等方式及時(shí)提供已訂貨物資的未達(dá)存貨日?qǐng)?bào)表。 (二 ) 存貨信息分析： 店管部庫(kù)管員負(fù)責(zé)將各種存貨信息進(jìn)行綜合匯總，并結(jié)合盤(pán)點(diǎn)的實(shí)際情況對(duì)存貨量進(jìn)行修訂，建立公司的采購(gòu)配送管理信息系統(tǒng)，保證采購(gòu)部、供應(yīng)商或第三方物流、各業(yè)務(wù)部門(mén)、單店等能及時(shí)獲得準(zhǔn)確的存 貨信息。 (三 ) 確定安全庫(kù)存量 1. 安全庫(kù)存量的確定由店管部調(diào)度員負(fù)責(zé)制訂。 2. 采購(gòu)部根據(jù)各部門(mén)采購(gòu)申請(qǐng)制定采購(gòu)計(jì)劃時(shí)，應(yīng)在充分研究同期的采購(gòu)歷史記錄、下期的經(jīng)營(yíng)計(jì)劃的基礎(chǔ)上，協(xié)助店管部調(diào)度員確定最佳安全庫(kù)存。 3. “安全庫(kù)存量”，應(yīng)充分考慮保持正常經(jīng)營(yíng)活動(dòng)所需的存貨量，防止因缺貨而造成經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的中斷以及引起的經(jīng)濟(jì)損失。 4. 根據(jù)物品采購(gòu)時(shí)間的不同及貨源的緊缺程度等，安全存貨量的確定可根據(jù)歷史經(jīng)驗(yàn)估計(jì)、數(shù)學(xué)模型測(cè)算等方法確定，一般情況下，安全存貨量的計(jì)算公式確定為：最大安全存貨量＝某期間最大使用量－歷史同期最小使用量。 (四 ) 確定合 理訂貨量 采購(gòu)部人員在制訂采購(gòu)計(jì)劃時(shí)，應(yīng)在充分分析現(xiàn)有的存貨量（包括供應(yīng)商或第三方物流的未達(dá)存貨）、貨源情況、訂貨所需時(shí)間、訂貨要求的最大或最小批量、 第 14 頁(yè) 貨物運(yùn)輸?shù)竭_(dá)時(shí)間等因素，結(jié)合各種貨物的安全存貨量確定最佳訂貨量及訂貨時(shí)點(diǎn)。 第二十九條 最佳物品運(yùn)輸配送方式的確定 物品運(yùn)輸配送方式直接影響物品的運(yùn)輸成本費(fèi)、包裝成本費(fèi)等，采購(gòu)人員在訂購(gòu)過(guò)程中應(yīng)要求供應(yīng)商提供上述各項(xiàng)成本的詳細(xì)清單，或與財(cái)務(wù)部相關(guān)人員合作，對(duì)上述成本作出分析，選擇最佳的物品運(yùn)輸配送方式，提出降低成本的建議。 第七章 供應(yīng)商管理 第三十條 供應(yīng)商信息收集與調(diào)查 供應(yīng)商信息收集 與調(diào)查由采購(gòu)部負(fù)責(zé)，店管部、物品請(qǐng)購(gòu)部門(mén)、使用部門(mén)等負(fù)責(zé)提供供應(yīng)商信息及推薦合格供應(yīng)商。 （一） 凡欲與公司建立供應(yīng)關(guān)系而且符合條件者應(yīng)填寫(xiě) “供應(yīng)商調(diào)查表 ”，作為選擇供應(yīng)廠商的參考。 “供應(yīng)商調(diào)查表 ”交采購(gòu)部審核并存檔備查。如果供應(yīng)商的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)條件發(fā)生變化，應(yīng)要求供應(yīng)商及時(shí)對(duì)該表進(jìn)行補(bǔ)充和修改。 （二） 采購(gòu)部應(yīng)組織相關(guān)人員隨時(shí)調(diào)查供應(yīng)商的動(dòng)態(tài)及產(chǎn)品質(zhì)量， “供應(yīng)商調(diào)查表 ”每年復(fù)查一次，以了解供應(yīng)商的動(dòng)態(tài)，同時(shí)依變動(dòng)情況，更正原有資料內(nèi)容。 （三） 在每次供貨結(jié)束后，店管部、使用部門(mén)等應(yīng)提供供應(yīng)商的供貨實(shí)績(jī)，采購(gòu)部負(fù)責(zé)將供應(yīng)商的業(yè)績(jī)記 于 “供應(yīng)商管理檔案 ”，作為評(píng)審供應(yīng)商業(yè)績(jī)的資料。 第三十一條 選擇供應(yīng)商原則及方法 招標(biāo)采購(gòu)物品、長(zhǎng)期定點(diǎn)供應(yīng)商 (非外協(xié)產(chǎn)品 )的選擇參照“采購(gòu)招標(biāo)管理”中規(guī)定執(zhí)行。外協(xié)產(chǎn)品、比價(jià)采購(gòu)物品的供應(yīng)商選擇由采購(gòu)部匯總初選合格、評(píng)審考察通過(guò)的供應(yīng)商名單，并提供相關(guān)的分析資料，按以下原則進(jìn)行選擇： （一） 同等條件價(jià)格、質(zhì)量?jī)?yōu)先； （二） 同等條件信譽(yù)、實(shí)力優(yōu)先； （三） 同等條件服務(wù)優(yōu)先； （四） 同等條件下，廠家為先的原則 (供應(yīng)商級(jí)別選擇順序：廠家 — 總代理 — 區(qū)域代理 — 指定分銷商 — 經(jīng)銷商 ) ； 第 15 頁(yè) （五） 同等條件先本地后外地的原則。 第三十二條 供應(yīng)商的評(píng)審 供應(yīng)商的評(píng)審與選擇 由采購(gòu)部負(fù)責(zé)組織，店管部、中心廚房、技術(shù)中心、單店或物品請(qǐng)購(gòu)部門(mén)、使用部門(mén)等有關(guān)人員參加。 （一） 供應(yīng)商的評(píng)審一般應(yīng)在對(duì) “供應(yīng)商調(diào)查表 ”及供應(yīng)商報(bào)送的相關(guān)資料的分析基礎(chǔ)上進(jìn)行，必要時(shí)由采購(gòu)部負(fù)責(zé)組織店管部、中心廚房、技術(shù)中心、單店或物品請(qǐng)購(gòu)部門(mén)、使用部門(mén)對(duì)供應(yīng)方進(jìn)行實(shí)地調(diào)查，就工藝技術(shù)，質(zhì)量控制，供貨能力等寫(xiě)出調(diào)查報(bào)告。 （二） 對(duì)不同重要度的產(chǎn)品應(yīng)進(jìn)行不同層次的評(píng)審或考察。評(píng)審或考察的方式和程度，可視產(chǎn)品特點(diǎn)和實(shí)際需要確定。 （三） 若申請(qǐng)免做潛在供應(yīng)商評(píng)審，采購(gòu)員需遞交“潛在供應(yīng)商情況調(diào)查表”和書(shū)面的免審依據(jù)，報(bào)主管副總審批 。 （四） 供應(yīng)商評(píng)審的層次與周期 1. 對(duì)于臨時(shí)采購(gòu)的供應(yīng)商，采購(gòu)部應(yīng)對(duì)供應(yīng)商的經(jīng)營(yíng)資格進(jìn)行審核，報(bào)采購(gòu)部經(jīng)理審批。 2. 對(duì)于長(zhǎng)期采購(gòu)的供應(yīng)商，采購(gòu)部應(yīng)對(duì)其經(jīng)營(yíng)資格、信譽(yù)、服務(wù)、采購(gòu)標(biāo)的、質(zhì)量等審核，審核通過(guò)后，認(rèn)定其合格供應(yīng)商資格，報(bào)主管副總審批，并每年復(fù)審一次。 3. 對(duì)于正在合作的長(zhǎng)期采購(gòu)供應(yīng)商，采購(gòu)部應(yīng)至少每季度進(jìn)行一次考評(píng)工作，并根據(jù)考評(píng)結(jié)果分配下期的采購(gòu)比例，由采購(gòu)部經(jīng)理審核，并報(bào)營(yíng)運(yùn)副總審批，供應(yīng)商名錄應(yīng)不斷更新并注意發(fā)展增加供應(yīng)商。 第三十三條 合格供應(yīng)商須具備以下條件 （一） 有合法的經(jīng)營(yíng)資格； 1． 營(yíng)業(yè)執(zhí)照復(fù)印件 (并已辦理當(dāng)年度年 檢 ) 2． 稅務(wù)登記證復(fù)印件 (并已辦理當(dāng)年度年檢 ) 3． 企業(yè)法人代碼證書(shū)（個(gè)體經(jīng)營(yíng)除外） 4． 商標(biāo)注冊(cè)證明（個(gè)體經(jīng)營(yíng)除外） 5． 代理、經(jīng)銷商的代理、經(jīng)銷許可（授權(quán)書(shū)） 6． 銀行開(kāi)戶行資料 第 16 頁(yè) 7． 食品生產(chǎn)企業(yè)許可證、食品衛(wèi)生許可證、衛(wèi)生防疫檢測(cè)報(bào)告、進(jìn)口商品衛(wèi)生許可證 8． 藥字號(hào)保健品供應(yīng)商應(yīng)提供：藥品生產(chǎn)企業(yè)許可證，藥品生產(chǎn)企業(yè)合格證，產(chǎn)品生產(chǎn)許可號(hào) （二） 符合公司的質(zhì)量、安全、環(huán)保規(guī)定； （三） 具有產(chǎn)品交付能力； （四） 價(jià)格滿足公司要求； （五） 質(zhì)量滿足公司要求； （六） 公司主要經(jīng)營(yíng)物品的供應(yīng)商應(yīng)有滿足緊急需求的能力； （七） 設(shè)備、外協(xié)加工供應(yīng)商應(yīng)有售后服務(wù)的保障。 第三十四條 供應(yīng) 商業(yè)績(jī)考評(píng) （一） 采購(gòu)部應(yīng)組織相關(guān)部門(mén)定期考核和評(píng)估供應(yīng)商，確保所采購(gòu)產(chǎn)品質(zhì)量、供應(yīng)、支持和服務(wù)、經(jīng)濟(jì)指標(biāo)等滿足公司相關(guān)規(guī)定要求。 （二） 供應(yīng)商每批供貨，采購(gòu)部應(yīng)根據(jù)質(zhì)量檢驗(yàn)所提供的各項(xiàng)數(shù)據(jù)建立供應(yīng)商質(zhì)量檔案，并定期報(bào)營(yíng)運(yùn)副總一份。 （三） 采購(gòu)部應(yīng)及時(shí)將考評(píng)結(jié)果通知供應(yīng)商，對(duì)于考評(píng)不合格者，應(yīng)督促其提出相應(yīng)的改進(jìn)措施并將改進(jìn)措施及改善結(jié)果記錄在案。 （四） 采購(gòu)物品在使用過(guò)程中發(fā)生質(zhì)量問(wèn)題或采購(gòu)合同執(zhí)行過(guò)程中供應(yīng)商違約時(shí)，相關(guān)部門(mén)應(yīng)通知供應(yīng)商及時(shí)解決并將此信息反饋給采購(gòu)部，采購(gòu)部在對(duì)供應(yīng)商提出警告的同時(shí)也可根據(jù)問(wèn)題的嚴(yán)重程度尋求法律 解決途徑。 （五