【文章內(nèi)容簡介】 ，按照實(shí)收數(shù)量填寫入庫單并簽字確認(rèn)。入庫單一式四聯(lián)，一、二聯(lián)留存庫房 （收貨人） （第二聯(lián)于月底財(cái)務(wù)稽核時(shí)送交財(cái)務(wù)處）， 第 三聯(lián) 采購部核算員留存，第四聯(lián) 報(bào)銷時(shí) 送交財(cái)務(wù)部會(huì)計(jì)進(jìn)行財(cái)務(wù)處理 。 （五） 對于月末采購商品已到貨并已經(jīng)由相關(guān)部門驗(yàn)收，采購部未收到供貨方開具的采購發(fā)票 的，庫管員（或收貨人） 應(yīng)辦理暫估入庫（入庫單上注明暫估字樣），待收到貨物發(fā)票及運(yùn)雜費(fèi)單據(jù)時(shí)，對應(yīng)暫估入庫單補(bǔ)辦 正式 入庫 手續(xù)并 辦理調(diào) 價(jià)（調(diào)價(jià)金額 = 發(fā)票金額 + 運(yùn)雜費(fèi) 暫估金額）。 （六） 對于貨款已支付，發(fā)票已收到，月末貨物未到的在途材料或尚未驗(yàn)收的材料，由采購部進(jìn)行管理，采購人員先根據(jù)發(fā)票金額填寫入庫單（注明應(yīng)收數(shù)量及在途字樣），并 將 發(fā)票 拿 到財(cái)務(wù)處確認(rèn)金額，財(cái)務(wù)人員據(jù)此進(jìn)行帳務(wù)處理。待收到貨物后，采購人員再辦理正式入庫手續(xù)，交由庫管員管理。該部分在途原材料 應(yīng)在 采購部 采購月報(bào)中體現(xiàn)，并 與財(cái)務(wù)部“在途物資”明細(xì)賬進(jìn)行核對，以保證帳實(shí)相符。 （七） 供應(yīng)商 或配送方 直接配送到單店或現(xiàn)場的物品，由供應(yīng)商 或配送方 根據(jù)采購部發(fā)出的配送指令直接向指定的地點(diǎn) 送貨， 直接配送的物品應(yīng)事先由質(zhì)檢員取樣驗(yàn)收品質(zhì)并簽字認(rèn)可， 收貨人負(fù)責(zé) 根據(jù) 采購清單 對 物品 品質(zhì)和數(shù)量進(jìn)行 驗(yàn)收 并 填寫收貨清單，經(jīng) 簽字確認(rèn)的 收 貨清單 一式四聯(lián)，一、二聯(lián)留存 單店 或現(xiàn)場 （收貨人）（第二聯(lián)于月底財(cái)務(wù)稽核時(shí)送交財(cái)務(wù)處），第三聯(lián) 采購部核算員留存，第四聯(lián) 報(bào)銷時(shí) 送交財(cái)務(wù)部會(huì)計(jì)進(jìn)行財(cái)務(wù)處理 。 第二十一條 進(jìn)度控制與事務(wù)聯(lián)系 (一 ) 采購執(zhí)行過程中，采購部應(yīng)按詢價(jià)、訂購、交貨三個(gè)階段負(fù)責(zé)對采購濟(jì)公沙鍋項(xiàng)目組 第 11 頁 作業(yè)制定進(jìn)度計(jì)劃并進(jìn)行進(jìn)度控制。如未能按進(jìn)度完成采購作業(yè)時(shí)，應(yīng)撰寫異常原因及預(yù)定完成日期，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批后轉(zhuǎn)送請購或使用部門，以便采取應(yīng)對措施。 (二 ) 采購物品及外協(xié)產(chǎn)品在使用中出現(xiàn)問題，采購員應(yīng)負(fù)責(zé)聯(lián)系供貨商，處理有關(guān)質(zhì)量問題的解決、退換貨、索賠等事宜。 (三 ) 外協(xié)產(chǎn)品生產(chǎn)加工過程中，相關(guān)業(yè)務(wù)部門應(yīng)負(fù)責(zé)提供外協(xié)產(chǎn)品的品質(zhì)要求并負(fù)責(zé)對加工單位的技術(shù)支持與質(zhì)量監(jiān)督。 濟(jì)公沙鍋項(xiàng)目組 第 12 頁 第五章 采購結(jié)算 第二十二條 采購付款 (一 ) 采購款項(xiàng)須按采購合同規(guī)定或訂購單所約定的時(shí)間由 采購部 從財(cái)務(wù)部借款 統(tǒng)一支付。 (二 ) 庫房、單店等收貨單位在接收貨物入庫后，應(yīng)及時(shí) 將 入庫單或 收貨 清單報(bào)送采購部 (單店由店管部審核后送采購部 )和財(cái)務(wù)部，采購部和財(cái)務(wù)部應(yīng)根據(jù)每天的 入庫單或收貨 清單 分別建立應(yīng)付帳款臺帳。供應(yīng)商或配送方應(yīng)定期 (根據(jù)合 同確定的結(jié)算期，在每月或每周 )憑收貨清單與采購部核對應(yīng)付帳款帳目，雙方核對無誤后向采購部申請付款。 (三 ) 采購部根據(jù)收貨單位遞交的收貨 清單 、結(jié)算單與訂貨合同 、應(yīng)付帳款核對無誤后，統(tǒng)一制訂結(jié)算計(jì)劃， 結(jié)算計(jì)劃由采購部核算員根據(jù)訂購合同的時(shí)間要求 、 供應(yīng)商的重要性、采購物資的時(shí)間 、公司現(xiàn)有資金 情況 等 制訂， 分清輕重緩急， 結(jié)算計(jì)劃 經(jīng) 采購部經(jīng)理審 核后，由 營運(yùn)副總 審批。 (四 ) 采購部根據(jù)結(jié)算計(jì)劃 按 資金使用申請程序 (見財(cái)務(wù)管理手冊 )向財(cái)務(wù)部申請借款， 財(cái)務(wù)部 負(fù)責(zé)人 對照 資金計(jì)劃 審批后 借出 款項(xiàng)。 借款只能用于支付貨款，不得挪為它用。采購部不得自 行保存資金，應(yīng)于支付款項(xiàng)時(shí) 向財(cái)務(wù)部支取借款，即借即付。 (五 ) 支付貨款時(shí) 財(cái)務(wù)部一般應(yīng)采用銀行劃賬的支付辦法， 采購 核算員 必須在付款后 5 日內(nèi)向收款單位索要發(fā)票等有關(guān)票據(jù)或證明文件。如確實(shí)需要直接交付支票的，由 采購核算員 帶正式合法發(fā)票 (或收據(jù)、 結(jié)算單 等原始憑證 )到財(cái)務(wù)部辦理借款手續(xù)。 (六 ) 在 向供應(yīng)商或配送方 支付 貨 款時(shí)，采購部核算員應(yīng)對照合同 、收貨清單 等仔細(xì)復(fù)核，并同預(yù)付貨款及應(yīng)收帳款等全部債權(quán)一起清理結(jié)算，防止重復(fù)付款。 第二十三條 報(bào)銷 采購 核算員 支付 采購貨 款 后應(yīng) 依據(jù)財(cái)務(wù)規(guī)定的報(bào)銷程序 每旬 辦理 一次 報(bào)銷手濟(jì)公沙鍋項(xiàng)目組 第 13 頁 續(xù) ，報(bào)銷單據(jù)應(yīng)附上購貨發(fā)票、 采購計(jì)劃單、 訂購單、 驗(yàn)收入庫單，并由 采購部經(jīng)理審批。 第二十四條 應(yīng)付帳款的管理 采購部核算員 負(fù)責(zé)采購應(yīng)付帳款的管理，設(shè)立應(yīng)付帳款臺帳， 定期編制客戶往來對帳單發(fā)送對方單位， 每月 核對一次并妥善保存對帳記錄。 對 長期客戶或重點(diǎn)客戶，以及金額在一定起點(diǎn)以上的往來客戶，應(yīng)視情況按客戶名稱設(shè)置專宗，保管好相關(guān)的業(yè)務(wù)合同、提貨憑證、收付款憑據(jù)，并設(shè)置備查登記簿，逐筆記錄預(yù)付款、已付款、余款 等情況。 第二十五條 公司與單店的 往來 結(jié)算 (一 ) 供應(yīng)商或配送方直接向單店送貨后，單店應(yīng)及時(shí)將 收貨 清單報(bào)送 財(cái)務(wù)部 ， 財(cái)務(wù)部 根據(jù) 收貨 清單登記此項(xiàng)應(yīng)付帳款的同時(shí)，應(yīng)同時(shí)在 該單店的帳戶上登記該項(xiàng)應(yīng)收帳款 (公司對單店的應(yīng)收款 )。 (二 ) 公司向各單店配送貨物后，配送單位應(yīng)及時(shí)將配送清單報(bào)送 財(cái)務(wù)部 ，財(cái)務(wù)部 根據(jù)該貨物的成本 (包括采購貨物本身的價(jià)格、稅金、運(yùn)費(fèi)和加工 制作 成本等 )在各單店的帳戶上登記相應(yīng)的應(yīng)收帳款。 (三 ) 各單店應(yīng)于每月 25 日與公司財(cái)務(wù) 部 按月核對物品調(diào)拔的往來帳款，編制調(diào)節(jié)表，雙方簽章確認(rèn)后，結(jié)清債權(quán)債務(wù)帳務(wù)。 濟(jì)公沙鍋項(xiàng)目組 第 14 頁 第六章 采購成本控制 第二十六條 采購成本控制關(guān)鍵點(diǎn) 物品本身的采購價(jià)格、物品運(yùn)輸配送費(fèi)用、物品存儲(chǔ)費(fèi)用以及存儲(chǔ)過程中發(fā)生的損耗、采購物品占用資金的利息費(fèi)用是采購成本的主要構(gòu)成部分。針對采購成 本的主要構(gòu)成要素，采購成本控制的關(guān)鍵點(diǎn)包括以下幾個(gè)方面： ? 確定最優(yōu)的采購價(jià)格 ? 確定合理的采購訂貨量 ? 確定最佳的采購物品配送方式 第二十七條 最優(yōu)采購價(jià)格的確定 (一 ) 采用多種采購形式：包括招標(biāo)采購、供應(yīng)商長期定點(diǎn)采購、比價(jià)采購等，通過對各種采購形式的對比，找出成本最低的采購形式組合以達(dá)到降低采購成本的目的。 (二 ) 決定合適的采購價(jià)格：通過科學(xué)的價(jià)格決定步驟，降低采購價(jià)格與采購成本。決定一個(gè)合適的價(jià)格一般要經(jīng)過一下幾個(gè)步驟： 1. 多渠道詢價(jià)。多方面收集了解市場行情，包括市場最高價(jià)、最低價(jià)、一般價(jià)格等。 2. 比價(jià)：分析各供 應(yīng)商提供材料的規(guī)格、品質(zhì)要求、性能等才能建立比價(jià)標(biāo)準(zhǔn)。 3. 自行估價(jià)：成立估價(jià)小組，可由采購管理人員、技術(shù)人員、財(cái)務(wù)人員組成，估算出較為準(zhǔn)確的底價(jià)資料。 4. 議價(jià)：根據(jù)底價(jià)的資料，市場的行情，采購量的大小，付款期的長短等因素與供應(yīng)商議定出合理的價(jià)格。 第二十八條 合理采購訂貨量的確定 采購訂貨量的確定直接影響存貨的缺貨成本、采購物品的存儲(chǔ)費(fèi)用、采購資金占用的利息費(fèi)用及存貨的損失成本等，因此確定一 個(gè)合理的采購訂貨量是控制采購成本的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。合理采購訂貨量的制定包括以下幾個(gè)步驟 ： 濟(jì)公沙鍋項(xiàng)目組 第 15 頁 存貨信息收集、存貨信息分析、確定安全庫存、確定合理 訂貨量 (一 ) 存貨信息 的收集： 1. 店管部庫管員、 單店每日應(yīng)填寫物品庫存日報(bào)表，反映本部門現(xiàn)有存貨物資的名稱、單價(jià)、現(xiàn)有存貨的儲(chǔ)存位置、儲(chǔ)存區(qū)域及分布狀況等信息，并及時(shí)將此信息報(bào)送給 采購部 。 2. 采購部 應(yīng)要求供應(yīng)商或第三方物流的庫房保管人員通過傳真、電子郵件等方式 及時(shí) 提供已訂貨物資的未達(dá)存貨日報(bào)表。 (二 ) 存貨信息分析： 店管部庫管員負(fù)責(zé)將各種存貨信息進(jìn)行綜合匯總，并結(jié)合盤點(diǎn)的實(shí)際情況對存貨量進(jìn)行修訂，建立公司的采購配送管理信息系統(tǒng)，保證采購部、供應(yīng)商或第三方物流、各業(yè)務(wù)部門、單店等能及時(shí)獲得準(zhǔn)確的存貨信息。 (三 ) 確定安全庫存量 1. 安全庫存量的確定由店管部調(diào)度員負(fù)責(zé)制訂。 2. 采購部根據(jù)各部門采購申請制定采購計(jì)劃時(shí)，應(yīng)在充分研究同期的采購歷史記錄、下期的經(jīng)營計(jì)劃的基礎(chǔ)上，協(xié)助店管部調(diào)度員確定最佳安全庫存。 3. “安全庫存量”， 應(yīng)充分考慮保持正常經(jīng)營活動(dòng)所需的存貨量，防止因缺貨而造成經(jīng)營活動(dòng)的中斷以及引起的經(jīng)濟(jì)損失。 4. 根據(jù)物品采購時(shí)間的不同及貨源的緊缺程度等，安全存貨量的確定可根據(jù)歷史經(jīng)驗(yàn)估計(jì)、數(shù)學(xué)模型測算等方法確定，一般情況下，安全存貨量的計(jì)算公式確定為：最大安全存貨量＝某期間最大使用量－歷史同期最小使用量。 (四 ) 確定合理訂貨量 采購部人員在制訂 采購計(jì)劃時(shí)，應(yīng)在充分分析現(xiàn)有的存貨量（包括供應(yīng)商或第三方物流的未達(dá)存貨）、貨源情況、訂貨所需時(shí)間、訂貨要求的最大或最小批量、貨物運(yùn)輸?shù)竭_(dá)時(shí)間等因素，結(jié)合各種貨物的安全存貨量確定最佳訂貨量及訂貨時(shí)點(diǎn)。 第二十九條 最佳物品運(yùn)輸配送方式的確定 物品運(yùn)輸配送方式直接影響物品的運(yùn)輸成本費(fèi)、包裝成本費(fèi)等，采購人員在訂濟(jì)公沙鍋項(xiàng)目組 第 16 頁 購過程中應(yīng)要求供應(yīng)商提供上述各項(xiàng)成本的詳細(xì)清單，或與財(cái)務(wù)部相關(guān)人員合作，對上述成本作出分析，選擇最佳的物品運(yùn)輸配送方式，提出降低成本的建議。 濟(jì)公沙鍋項(xiàng)目組 第 17 頁 第七章 供應(yīng)商管理 第三十條 供應(yīng)商信息收集與調(diào)查 供應(yīng)商信息收集與調(diào)查由采購部負(fù)責(zé)，店管 部、物品請購部門、使用部門等負(fù)責(zé)提供供應(yīng)商信息及推薦合格供應(yīng)商。 （一） 凡欲與公司建立供應(yīng)關(guān)系而且符合條件者應(yīng)填寫 “供應(yīng)商調(diào)查表 ”，作為選擇供應(yīng)廠商的參考。 “供應(yīng)商調(diào)查表 ”交采購部審核并存檔備查。如果供應(yīng)商的生產(chǎn)經(jīng)營條件發(fā)生變化，應(yīng)要求供應(yīng)商及時(shí)對該表進(jìn)行補(bǔ)充和修改。 （二） 采購部應(yīng)組織相關(guān)人員隨時(shí)調(diào)查供應(yīng)商的動(dòng)態(tài)及產(chǎn)品質(zhì)量， “供應(yīng)商調(diào)查表 ”每年復(fù)查一次，以了解供應(yīng)商的動(dòng)態(tài)，同時(shí)依變動(dòng)情況，更正原有資料內(nèi)容。 （三） 在每次供貨結(jié)束后，店管部、使用部門等應(yīng)提供供應(yīng)商的供貨實(shí)績，采購部負(fù)責(zé)將供應(yīng)商的業(yè)績記于 “供應(yīng)商管理檔案 ”，作 為評審供應(yīng)商業(yè)績的資料。 第三十一條 選擇供應(yīng)商原則及方法 招標(biāo)采購物品、長期定點(diǎn)供應(yīng)商 (非外協(xié)產(chǎn)品 )的選擇參照“采購招標(biāo)管理”中規(guī)定執(zhí)行。外協(xié)產(chǎn)品、比價(jià)采購物品的供應(yīng)商選擇由采購部匯總初選合格、評審考察通過的供應(yīng)商名單，并提供相關(guān)的分析資料，按以下原則進(jìn)行選擇： （一） 同等條件價(jià)格、質(zhì)量優(yōu)先； （二） 同等條件信譽(yù)、實(shí)力優(yōu)先； （三） 同等條件服務(wù)優(yōu)先； （四） 同等條件下，廠家為先的原則 (供應(yīng)商級別選擇順序：廠家 — 總代理 — 區(qū)域代理 — 指定分銷商 — 經(jīng)銷商 ) ； （五） 同等條件先本地后外地的原則。 第三十二條 供應(yīng)商的評審 供應(yīng)商的評審與選擇由采購部負(fù)責(zé)組織，店管部 、中心廚房、技術(shù)中心、單店或物品請購部門、使用部門等有關(guān)人員參加。 （一） 供應(yīng)商的評審一般應(yīng)在對 “供應(yīng)商調(diào)查表 ”及供應(yīng)商報(bào)送的相關(guān)資料的分析基礎(chǔ)上進(jìn)行，必要時(shí)由采購部負(fù)責(zé)組織店管部、中心廚房、技術(shù)中心、單店或物品濟(jì)公沙鍋項(xiàng)目組 第 18 頁 請購部門、使用部門對供應(yīng)方進(jìn)行實(shí)地調(diào)查，就工藝技術(shù)，質(zhì)量控制，供貨能力等寫出調(diào)查報(bào)告。 （二） 對不同重要度的產(chǎn)品應(yīng)進(jìn)行不同層次的評審或考察。評審或考察的方式和程度，可視產(chǎn)品特點(diǎn)和實(shí)際需要確定。 （三） 若申請免做潛在供應(yīng)商評審，采購員需遞交“潛在供應(yīng)商情況調(diào)查表”和書面的免審依據(jù)，報(bào)主管副總審批。 （四） 供應(yīng)商評審的層次與周 期 1. 對于臨時(shí)采購的供應(yīng)商，采購部應(yīng)對供應(yīng)商的經(jīng)營資格進(jìn)行審核，報(bào)采購部經(jīng)理審批。 2. 對于長期采購的供應(yīng)商，采購部應(yīng)對其經(jīng)營資格、信譽(yù)、服務(wù)、采購標(biāo)的、質(zhì)量等審核，審核通過后，認(rèn)定其合格供應(yīng)商資格， 報(bào)主管副總審 批，并每年 復(fù)審 一次。 3. 對于正在合作的長期采購供應(yīng)商，采購部應(yīng)至少每季度進(jìn)行一次考評工作， 并根據(jù)考評結(jié)果分配下期的采購比例， 由采購部經(jīng)理 審核，并報(bào)營運(yùn)副總審批，供應(yīng)商名錄應(yīng)不斷更新并注意發(fā)展增加供應(yīng)商。 第三十三條 合格供應(yīng)商須具備以下條件 （一） 有合法的經(jīng)營資格； 1． 營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件 (并已辦理當(dāng)年度年檢 ) 2． 稅務(wù)登記證復(fù)印件 (并已辦理當(dāng)年度年檢 ) 3． 企業(yè)法人代碼證書（個(gè)體經(jīng)營除外） 4． 商標(biāo)注冊證明（個(gè)體經(jīng)營除外）