【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 (二 ) 訂購(gòu)過(guò)程中 實(shí)行執(zhí)行的 采購(gòu)價(jià)格 與 經(jīng)核準(zhǔn)的 采購(gòu)價(jià)格有差異時(shí)，采購(gòu)人員應(yīng)按采購(gòu)價(jià)格 核準(zhǔn) 的審批程序進(jìn)行重新審批，緊急情況下可直接報(bào)請(qǐng)營(yíng)業(yè)副總審批。 (三 ) 屬于下列特殊情況的，可實(shí)行委托采購(gòu)。 1. 特殊材料與物品，采購(gòu)部無(wú)法進(jìn)行采購(gòu)時(shí)，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，可委托業(yè)務(wù)部門(mén)進(jìn)行采購(gòu)，但應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行本辦法的相關(guān)規(guī)定。 2. 屬于單店的零星采購(gòu)物品范圍，且 月度 采購(gòu)金額 累計(jì) 在 300 元以?xún)?nèi)的，可委托單店自行采購(gòu)，店管部負(fù)責(zé)監(jiān)督單店的采購(gòu)是否嚴(yán)格執(zhí)行本辦法 的相關(guān)規(guī)定。 (四 ) 需預(yù)付定金、長(zhǎng)期需用的原材料、經(jīng)營(yíng)用物品等、采購(gòu)金額（ ）元以上或有附帶條件的采購(gòu)活動(dòng)應(yīng)與供應(yīng)商簽訂 采 購(gòu)合同。 1. 由采購(gòu)員代表公司簽訂采購(gòu)合同的，必須有公司總經(jīng)理的授權(quán)； 2. 采購(gòu)員 負(fù)責(zé) 根據(jù)規(guī)范的合同范本 起草合同 文本，報(bào)采購(gòu)部經(jīng)理審批并簽署意見(jiàn)，必要時(shí)，監(jiān)察部應(yīng)參與合同文本的起草； 3. 監(jiān)察部 負(fù)責(zé)對(duì)合同的法律條款進(jìn)行審查，并簽署意見(jiàn)； 4. 在完成以上審查修改后， 采購(gòu) 合同 應(yīng)報(bào)營(yíng)運(yùn)副總審核并簽署意見(jiàn)后呈公司總經(jīng)理 批 準(zhǔn)加蓋公司合同專(zhuān)用章。 5. 簽字蓋章生效的 采購(gòu)合同應(yīng)分送 財(cái)務(wù)部 、驗(yàn)收單位、 監(jiān)察辦 等存檔備查。 第二十條 交貨 及驗(yàn)收 （一） 訂購(gòu)后采購(gòu)員應(yīng)及時(shí)將訂購(gòu)單 或采購(gòu)合同 交由信息員保管，信息員據(jù)此編制采購(gòu) 日 報(bào)表 及采購(gòu)清單 ， 采購(gòu)日?qǐng)?bào)分別 送店管部、經(jīng)營(yíng)辦、財(cái)務(wù)部作內(nèi)部管理信息， 采購(gòu)清單送收貨單位作為驗(yàn)收依據(jù) 。 （二） 采購(gòu)人員應(yīng)按 訂購(gòu)單或 采購(gòu)合同對(duì)供應(yīng)商的交貨進(jìn)行稽催與協(xié)調(diào)，確保能如期交貨。無(wú)法于約定交貨期內(nèi)交貨時(shí)，應(yīng)及時(shí)通知請(qǐng)購(gòu)部門(mén)并列入重點(diǎn)催辦項(xiàng)目。 （三） 交貨時(shí)一般物品由庫(kù)管員 (或收貨人 )根據(jù) 采購(gòu)清單 負(fù)責(zé) 數(shù)量的驗(yàn)收 ，質(zhì)檢員負(fù)責(zé)品質(zhì)驗(yàn)收； 特殊物品由 質(zhì)檢員 負(fù)責(zé)組織 使用單位、 技術(shù)中心等業(yè)務(wù)部門(mén)或?qū)＜疫M(jìn)行 品質(zhì)驗(yàn)收，庫(kù)管員 (或收貨人 )僅負(fù)責(zé)數(shù)量驗(yàn)收 。 品 質(zhì)如有不符，應(yīng)立即予以退回。數(shù)量不符，應(yīng)在驗(yàn)收?qǐng)?bào)告中注明，要求限期補(bǔ)足或退款。庫(kù)管員驗(yàn)貨后方可辦理入庫(kù)手續(xù)。 （四） 對(duì)于采購(gòu)商品已到貨，同時(shí)采購(gòu)部已收到供貨方開(kāi)具的采購(gòu)發(fā)票，由庫(kù)管員 （或收貨人） 根據(jù)相關(guān)檢驗(yàn)單據(jù)及實(shí)際收到貨物情況，按照實(shí)收數(shù)量填寫(xiě)入庫(kù)單并簽字確認(rèn)。入庫(kù)單一式四聯(lián)，一、二聯(lián)留存庫(kù)房 （收貨人） （第二聯(lián)于月底財(cái)務(wù)稽核時(shí)送交財(cái)務(wù)處）， 第 三聯(lián) 采購(gòu)部核算員留存，第四聯(lián) 報(bào)銷(xiāo)時(shí) 送交財(cái)務(wù)部會(huì)計(jì)進(jìn)行財(cái)務(wù)處理 。 （五） 對(duì)于月末采購(gòu)商品已到貨并已經(jīng)由相關(guān)部門(mén)驗(yàn)收，采購(gòu)部未收到供貨方開(kāi)具的采購(gòu)發(fā)票 的，庫(kù)管員（或收貨人） 應(yīng)辦理暫估 入庫(kù)（入庫(kù)單上注明暫估字樣），待收到貨物發(fā)票及運(yùn)雜費(fèi)單據(jù)時(shí)，對(duì)應(yīng)暫估入庫(kù)單補(bǔ)辦 正式 入庫(kù) 手續(xù)并 辦理調(diào)價(jià)（調(diào)價(jià)金額 = 發(fā)票金額 + 運(yùn)雜費(fèi) 暫估金額）。 （六） 對(duì)于貨款已支付，發(fā)票已收到，月末貨物未到的在途材料或尚未驗(yàn)收的材料，由采購(gòu)部進(jìn)行管理，采購(gòu)人員先根據(jù)發(fā)票金額填寫(xiě)入庫(kù)單（注明應(yīng)收數(shù)量及在途字樣），并 將 發(fā)票 拿 到財(cái)務(wù)處確認(rèn)金額，財(cái)務(wù)人員據(jù)此進(jìn)行帳務(wù)處理。待收到貨物后，采購(gòu)人員再辦理正式入庫(kù)手續(xù)，交由庫(kù)管員管理。該部分在途原材料 應(yīng)在 采購(gòu)部 采購(gòu)月報(bào)中體現(xiàn)，并 與財(cái)務(wù)部“在途物資”明細(xì)賬進(jìn)行核對(duì)，以保證帳實(shí)相符。 （七） 供應(yīng)商 或配送方 直接配送到單店或現(xiàn)場(chǎng)的物品，由供應(yīng)商 或配送方 根據(jù)采購(gòu)部發(fā)出的配送指令直接向指定的地點(diǎn)送貨， 直接配送的物品應(yīng)事先由質(zhì)檢員取樣驗(yàn)收品質(zhì)并簽字認(rèn)可， 收貨人負(fù)責(zé) 根據(jù) 采購(gòu)清單 對(duì) 物品 品質(zhì)和數(shù)量進(jìn)行 驗(yàn)收 并 填寫(xiě)收貨清單，經(jīng) 簽字確認(rèn)的 收 貨清單 一式四聯(lián)，一、二聯(lián)留存 單店 或現(xiàn)場(chǎng) （收貨人）（第二聯(lián)于月底財(cái)務(wù)稽核時(shí)送交財(cái)務(wù)處），第三聯(lián) 采購(gòu)部核算員留存，第四聯(lián) 報(bào)銷(xiāo)時(shí) 送交財(cái)務(wù)部會(huì)計(jì)進(jìn)行財(cái)務(wù)處理 。 第二十一條 進(jìn)度控制與事務(wù)聯(lián)系 (一 ) 采購(gòu)執(zhí)行過(guò)程中，采購(gòu)部應(yīng)按詢(xún)價(jià)、訂購(gòu)、交貨三個(gè)階段負(fù)責(zé)對(duì)采購(gòu) 作業(yè)制定進(jìn)度計(jì)劃并進(jìn)行進(jìn)度控制。如未能按進(jìn)度完成 采購(gòu)作業(yè)時(shí)，應(yīng)撰寫(xiě)異常原因及預(yù)定完成日期，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批后轉(zhuǎn)送請(qǐng)購(gòu)或使用部門(mén)，以便采取應(yīng)對(duì)措施。 (二 ) 采購(gòu)物品及外協(xié)產(chǎn)品在使用中出現(xiàn)問(wèn)題，采購(gòu)員應(yīng)負(fù)責(zé)聯(lián)系供貨商，處理有關(guān)質(zhì)量問(wèn)題的解決、退換貨、索賠等事宜。 (三 ) 外協(xié)產(chǎn)品生產(chǎn)加工過(guò)程中，相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)負(fù)責(zé)提供外協(xié)產(chǎn)品的品質(zhì)要求并負(fù)責(zé)對(duì)加工單位的技術(shù)支持與質(zhì)量監(jiān)督。 第五章 采購(gòu)結(jié)算 第二十二條 采購(gòu)付款 (一 ) 采購(gòu)款項(xiàng)須按采購(gòu)合同規(guī)定或訂購(gòu)單所約定的時(shí)間由 采購(gòu)部 從財(cái)務(wù)部借款 統(tǒng)一支付。 (二 ) 庫(kù)房、單店等收貨單位在接收貨物入庫(kù)后，應(yīng)及時(shí) 將 入庫(kù)單或 收貨 清單報(bào)送采購(gòu)部 (單店由店管部審核后送采購(gòu)部 )和財(cái) 務(wù)部，采購(gòu)部和財(cái)務(wù)部應(yīng)根據(jù)每天的 入庫(kù)單或收貨 清單 分別建立應(yīng)付帳款臺(tái)帳。供應(yīng)商或配送方應(yīng)定期 (根據(jù)合同確定的結(jié)算期，在每月或每周 )憑收貨清單與采購(gòu)部核對(duì)應(yīng)付帳款帳目，雙方核對(duì)無(wú)誤后向采購(gòu)部申請(qǐng)付款。 (三 ) 采購(gòu)部根據(jù)收貨單位遞交的收貨 清單 、結(jié)算單與訂貨合同 、應(yīng)付帳款核對(duì)無(wú)誤后，統(tǒng)一制訂結(jié)算計(jì)劃， 結(jié)算計(jì)劃由采購(gòu)部核算員根據(jù)訂購(gòu)合同的時(shí)間要求 、 供應(yīng)商的重要性、采購(gòu)物資的時(shí)間 、公司現(xiàn)有資金 情況 等 制訂， 分清輕重緩急， 結(jié)算計(jì)劃 經(jīng) 采購(gòu)部經(jīng)理審 核后，由 營(yíng)運(yùn)副總 審批。 (四 ) 采購(gòu)部根據(jù)結(jié)算計(jì)劃 按 資金使用申請(qǐng)程序 (見(jiàn)財(cái)務(wù)管理手冊(cè) )向財(cái)務(wù)部申請(qǐng)借款， 財(cái)務(wù)部 負(fù)責(zé)人 對(duì)照 資金計(jì)劃 審批后 借出 款項(xiàng)。 借款只能用于支付貨款，不得挪為它用。采購(gòu)部不得自行保存資金，應(yīng)于支付款項(xiàng)時(shí) 向財(cái)務(wù)部支取借款，即借即付。 (五 ) 支付貨款時(shí) 財(cái)務(wù)部一般應(yīng)采用銀行劃賬的支付辦法， 采購(gòu) 核算員 必須在付款后 5 日內(nèi)向收款單位索要發(fā)票等有關(guān)票據(jù)或證明文件。如確實(shí)需要直接交付支票的，由 采購(gòu)核算員 帶正式合法發(fā)票 (或收據(jù)、 結(jié)算單 等原始憑證 )到財(cái)務(wù)部辦理借款手續(xù)。 (六 ) 在 向供應(yīng)商或配送方 支付 貨 款時(shí)，采購(gòu)部核算員應(yīng)對(duì)照合同 、收貨清單 等仔細(xì)復(fù)核，并同預(yù)付貨款及應(yīng)收帳款等全部債權(quán)一起清理結(jié)算，防止重復(fù)付款。 第二十三條 報(bào) 銷(xiāo) 采購(gòu) 核算員 支付 采購(gòu)貨 款 后應(yīng) 依據(jù)財(cái)務(wù)規(guī)定的報(bào)銷(xiāo)程序 每旬 辦理 一次 報(bào)銷(xiāo)手 續(xù) ，報(bào)銷(xiāo)單據(jù)應(yīng)附上購(gòu)貨發(fā)票、采購(gòu)計(jì)劃單、 訂購(gòu)單、 驗(yàn)收入庫(kù)單，并由 采購(gòu)部經(jīng)理審批。 第二十四條 應(yīng)付帳款的管理 采購(gòu)部核算員 負(fù)責(zé)采購(gòu)應(yīng)付帳款的管理，設(shè)立應(yīng)付帳款臺(tái)帳， 定期編制客戶(hù)往來(lái)對(duì)帳單發(fā)送對(duì)方單位， 每月 核對(duì)一次并妥善保存對(duì)帳記錄。 對(duì) 長(zhǎng)期客戶(hù)或重點(diǎn)客戶(hù)，以及金額在一定起點(diǎn)以上的往來(lái)客戶(hù)，應(yīng)視情況按客戶(hù)名稱(chēng)設(shè)置專(zhuān)宗，保管好相關(guān)的業(yè)務(wù)合同、提貨憑證、收付款憑據(jù)，并設(shè)置備查登記簿，逐筆記錄預(yù)付款、已付款、余款 等情況。 第二十五條 公司與單店的 往來(lái) 結(jié)算 (一 ) 供應(yīng)商或配送方直 接向單店送貨后，單店應(yīng)及時(shí)將 收貨 清單報(bào)送 財(cái)務(wù)部 ， 財(cái)務(wù)部 根據(jù) 收貨 清單登記此項(xiàng)應(yīng)付帳款的同時(shí)，應(yīng)同時(shí)在該單店的帳戶(hù)上登記該項(xiàng)應(yīng)收帳款 (公司對(duì)單店的應(yīng)收款 )。 (二 ) 公司向各單店配送貨物后，配送單位應(yīng)及時(shí)將配送清單報(bào)送 財(cái)務(wù)部 ，財(cái)務(wù)部 根據(jù)該貨物的成本 (包括采購(gòu)貨物本身的價(jià)格、稅金、運(yùn)費(fèi)和加工 制作 成本等 )在各單店的帳戶(hù)上登記相應(yīng)的應(yīng)收帳款。 (三 ) 各單店應(yīng)于每月 25 日與公司財(cái)務(wù) 部 按月核對(duì)物品調(diào)拔的往來(lái)帳款，編制調(diào)節(jié)表，雙方簽章確認(rèn)后，結(jié)清債權(quán)債務(wù)帳務(wù)。 第六章 采購(gòu)成本控制 第二十六條 采購(gòu)成本控制關(guān)鍵點(diǎn) 物品本身的采購(gòu)價(jià)格、物品運(yùn)輸配送費(fèi)用、物 品存儲(chǔ)費(fèi)用以及存儲(chǔ)過(guò)程中發(fā)生的損耗、采購(gòu)物品占用資金的利息費(fèi)用是采購(gòu)成本的主要構(gòu)成部分。針對(duì)采購(gòu)成本的主要構(gòu)成要素，采購(gòu)成本控制的關(guān)鍵點(diǎn)包括以下幾個(gè)方面： ? 確定最優(yōu)的采購(gòu)價(jià)格 ? 確定合理的采購(gòu)訂貨量 ? 確定最佳的采購(gòu)物品配送方式 第二十七條 最優(yōu)采購(gòu)價(jià)格的確定 (一 ) 采用多種采購(gòu)形式：包括招標(biāo)采購(gòu)、供應(yīng)商長(zhǎng)期定點(diǎn)采購(gòu)、比價(jià)采購(gòu)等，通過(guò)對(duì)各種采購(gòu)形式的對(duì)比，找出成本最低的采購(gòu)形式組合以達(dá)到降低采購(gòu)成本的目的。 (二 ) 決定合適的采購(gòu)價(jià)格：通過(guò)科學(xué)的價(jià)格決定步驟，降低采購(gòu)價(jià)格與采購(gòu)成本。決定一個(gè)合適的價(jià)格一般要經(jīng)過(guò)一下幾個(gè)步驟： 1. 多渠道詢(xún)價(jià) 。多方面收集了解市場(chǎng)行情，包括市場(chǎng)最高價(jià)、最低價(jià)、一般價(jià)格等。 2. 比價(jià)：分析各供應(yīng)商提供材料的規(guī)格、品質(zhì)要求、性能等才能建立比價(jià)標(biāo)準(zhǔn)。 3. 自行估價(jià)：成立估價(jià)小組，可由采購(gòu)管理人員、技術(shù)人員、財(cái)務(wù)人員組成，估算出較為準(zhǔn)確的底價(jià)資料。 4. 議價(jià)：根據(jù)底價(jià)的資料，市場(chǎng)的行情，采購(gòu)量的大小，付款期的長(zhǎng)短等因素與供應(yīng)商議定出合理的價(jià)格。 第二十八條 合理采購(gòu)訂貨量的確定 采購(gòu)訂貨量的確定直接影響存貨的缺貨成本、采購(gòu)物品的存儲(chǔ)費(fèi)用、采購(gòu)資金占用的利息費(fèi)用及存貨的損失成本等，因此確定一 個(gè)合理的采購(gòu)訂貨量是控制采購(gòu)成本的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。合理采購(gòu)訂貨量的制定包括以下幾個(gè)步驟 ： 存貨信息收集、存貨信息分析、確定安全庫(kù)存、確定合理訂貨量 (一 ) 存貨信息 的收集： 1. 店管部庫(kù)管員、 單店每日應(yīng)填寫(xiě)物品庫(kù)存日?qǐng)?bào)表，反映本部門(mén)現(xiàn)有存貨物資的名稱(chēng)、單價(jià)、現(xiàn)有存貨的儲(chǔ)存位置、儲(chǔ)存區(qū)域及分布狀況等信息，并及時(shí)將此信息報(bào)送給 采購(gòu)部 。 2. 采購(gòu)部 應(yīng)要求供應(yīng)商或第三方物流的庫(kù)房保管人員通過(guò)傳真、電子郵件等方式 及時(shí) 提供已訂貨物資的未達(dá)存貨日?qǐng)?bào)表。 (二 ) 存貨信息分析： 店管部庫(kù)管員負(fù)責(zé)將各種存貨信息進(jìn)行綜合匯總，并結(jié)合盤(pán)點(diǎn)的實(shí)際情況對(duì)存貨量進(jìn) 行修訂，建立公司的采購(gòu)配送管理信息系統(tǒng)，保證采購(gòu)部、供應(yīng)商或第三方物流、各業(yè)務(wù)部門(mén)、單店等能及時(shí)獲得準(zhǔn)確的存貨信息。 (三 ) 確定安全庫(kù)存量 1. 安全庫(kù)存量的確定由店管部調(diào)度員負(fù)責(zé)制訂。 2. 采購(gòu)部根據(jù)各部門(mén)采購(gòu)申請(qǐng)制定采購(gòu)計(jì)劃時(shí)，應(yīng)在充分研究同期的采購(gòu)歷史記錄、下期的經(jīng)營(yíng)計(jì)劃的基礎(chǔ)上，協(xié)助店管部調(diào)度員確定最佳安全庫(kù)存。 3. “安全庫(kù)存量”， 應(yīng)充分考慮保持正常經(jīng)營(yíng)活動(dòng)所需的存貨量，防止因缺貨而造成經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的中斷以及引起的經(jīng)濟(jì)損失。 4. 根據(jù)物品采購(gòu)時(shí)間的不同及貨源的緊缺程度等，安全存貨量的確定可根據(jù)歷史經(jīng)驗(yàn)估計(jì)、數(shù)學(xué)模型測(cè)算等方法 確定，一般情況下，安全存貨量的計(jì)算公式確定為：最大安全存貨量＝某期間最大使用量－歷史同期最小使用量。 (四 ) 確定合理訂貨量 采購(gòu)部人員在制訂采購(gòu)計(jì)劃時(shí)，應(yīng)在充分分析現(xiàn)有的存貨量（包括供應(yīng)商或第三方物流的未達(dá)存貨）、貨源情況、訂貨所需時(shí)間、訂貨要求的最大或最小批量、貨物運(yùn)輸?shù)竭_(dá)時(shí)間等因素，結(jié)合各種貨物的安全存貨量確定最佳訂貨量