【文章內(nèi)容簡介】 (二 ) 訂購過程中 實行執(zhí)行的 采購價格 與 經(jīng)核準的 采購價格有差異時，采購人員應(yīng)按采購價格 核準 的審批程序進行重新審批，緊急情況下可直接報請營業(yè)副總審批。 (三 ) 屬于下列特殊情況的，可實行委托采購。 1. 特殊材料與物品，采購部無法進行采購時，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，可委托業(yè)務(wù)部門進行采購，但應(yīng)嚴格執(zhí)行本辦法的相關(guān)規(guī)定。 2. 屬于單店的零星采購物品范圍，且 月度 采購金額 累計 在 300 元以內(nèi)的，可委托單店自行采購，店管部負責監(jiān)督單店的采購是否嚴格執(zhí)行本辦法 的相關(guān)規(guī)定。 (四 ) 需預(yù)付定金、長期需用的原材料、經(jīng)營用物品等、采購金額（ ）元以上或有附帶條件的采購活動應(yīng)與供應(yīng)商簽訂 采 購合同。 1. 由采購員代表公司簽訂采購合同的，必須有公司總經(jīng)理的授權(quán)； 2. 采購員 負責 根據(jù)規(guī)范的合同范本 起草合同 文本，報采購部經(jīng)理審批并簽署意見，必要時，監(jiān)察部應(yīng)參與合同文本的起草； 3. 監(jiān)察部 負責對合同的法律條款進行審查，并簽署意見； 4. 在完成以上審查修改后， 采購 合同 應(yīng)報營運副總審核并簽署意見后呈公司總經(jīng)理 批 準加蓋公司合同專用章。 5. 簽字蓋章生效的 采購合同應(yīng)分送 財務(wù)部 、驗收單位、 監(jiān)察辦 等存檔備查。 第二十條 交貨 及驗收 （一） 訂購后采購員應(yīng)及時將訂購單 或采購合同 交由信息員保管，信息員據(jù)此編制采購 日 報表 及采購清單 ， 采購日報分別 送店管部、經(jīng)營辦、財務(wù)部作內(nèi)部管理信息， 采購清單送收貨單位作為驗收依據(jù) 。 （二） 采購人員應(yīng)按 訂購單或 采購合同對供應(yīng)商的交貨進行稽催與協(xié)調(diào)，確保能如期交貨。無法于約定交貨期內(nèi)交貨時，應(yīng)及時通知請購部門并列入重點催辦項目。 （三） 交貨時一般物品由庫管員 (或收貨人 )根據(jù) 采購清單 負責 數(shù)量的驗收 ，質(zhì)檢員負責品質(zhì)驗收； 特殊物品由 質(zhì)檢員 負責組織 使用單位、 技術(shù)中心等業(yè)務(wù)部門或?qū)＜疫M行 品質(zhì)驗收，庫管員 (或收貨人 )僅負責數(shù)量驗收 。 品 質(zhì)如有不符，應(yīng)立即予以退回。數(shù)量不符，應(yīng)在驗收報告中注明，要求限期補足或退款。庫管員驗貨后方可辦理入庫手續(xù)。 （四） 對于采購商品已到貨，同時采購部已收到供貨方開具的采購發(fā)票，由庫管員 （或收貨人） 根據(jù)相關(guān)檢驗單據(jù)及實際收到貨物情況，按照實收數(shù)量填寫入庫單并簽字確認。入庫單一式四聯(lián)，一、二聯(lián)留存庫房 （收貨人） （第二聯(lián)于月底財務(wù)稽核時送交財務(wù)處）， 第 三聯(lián) 采購部核算員留存，第四聯(lián) 報銷時 送交財務(wù)部會計進行財務(wù)處理 。 （五） 對于月末采購商品已到貨并已經(jīng)由相關(guān)部門驗收，采購部未收到供貨方開具的采購發(fā)票 的，庫管員（或收貨人） 應(yīng)辦理暫估 入庫（入庫單上注明暫估字樣），待收到貨物發(fā)票及運雜費單據(jù)時，對應(yīng)暫估入庫單補辦 正式 入庫 手續(xù)并 辦理調(diào)價（調(diào)價金額 = 發(fā)票金額 + 運雜費 暫估金額）。 （六） 對于貨款已支付，發(fā)票已收到，月末貨物未到的在途材料或尚未驗收的材料，由采購部進行管理，采購人員先根據(jù)發(fā)票金額填寫入庫單（注明應(yīng)收數(shù)量及在途字樣），并 將 發(fā)票 拿 到財務(wù)處確認金額，財務(wù)人員據(jù)此進行帳務(wù)處理。待收到貨物后，采購人員再辦理正式入庫手續(xù)，交由庫管員管理。該部分在途原材料 應(yīng)在 采購部 采購月報中體現(xiàn)，并 與財務(wù)部“在途物資”明細賬進行核對，以保證帳實相符。 （七） 供應(yīng)商 或配送方 直接配送到單店或現(xiàn)場的物品，由供應(yīng)商 或配送方 根據(jù)采購部發(fā)出的配送指令直接向指定的地點送貨， 直接配送的物品應(yīng)事先由質(zhì)檢員取樣驗收品質(zhì)并簽字認可， 收貨人負責 根據(jù) 采購清單 對 物品 品質(zhì)和數(shù)量進行 驗收 并 填寫收貨清單，經(jīng) 簽字確認的 收 貨清單 一式四聯(lián)，一、二聯(lián)留存 單店 或現(xiàn)場 （收貨人）（第二聯(lián)于月底財務(wù)稽核時送交財務(wù)處），第三聯(lián) 采購部核算員留存，第四聯(lián) 報銷時 送交財務(wù)部會計進行財務(wù)處理 。 第二十一條 進度控制與事務(wù)聯(lián)系 (一 ) 采購執(zhí)行過程中，采購部應(yīng)按詢價、訂購、交貨三個階段負責對采購 作業(yè)制定進度計劃并進行進度控制。如未能按進度完成 采購作業(yè)時，應(yīng)撰寫異常原因及預(yù)定完成日期，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批后轉(zhuǎn)送請購或使用部門，以便采取應(yīng)對措施。 (二 ) 采購物品及外協(xié)產(chǎn)品在使用中出現(xiàn)問題，采購員應(yīng)負責聯(lián)系供貨商，處理有關(guān)質(zhì)量問題的解決、退換貨、索賠等事宜。 (三 ) 外協(xié)產(chǎn)品生產(chǎn)加工過程中，相關(guān)業(yè)務(wù)部門應(yīng)負責提供外協(xié)產(chǎn)品的品質(zhì)要求并負責對加工單位的技術(shù)支持與質(zhì)量監(jiān)督。 第五章 采購結(jié)算 第二十二條 采購付款 (一 ) 采購款項須按采購合同規(guī)定或訂購單所約定的時間由 采購部 從財務(wù)部借款 統(tǒng)一支付。 (二 ) 庫房、單店等收貨單位在接收貨物入庫后，應(yīng)及時 將 入庫單或 收貨 清單報送采購部 (單店由店管部審核后送采購部 )和財 務(wù)部，采購部和財務(wù)部應(yīng)根據(jù)每天的 入庫單或收貨 清單 分別建立應(yīng)付帳款臺帳。供應(yīng)商或配送方應(yīng)定期 (根據(jù)合同確定的結(jié)算期，在每月或每周 )憑收貨清單與采購部核對應(yīng)付帳款帳目，雙方核對無誤后向采購部申請付款。 (三 ) 采購部根據(jù)收貨單位遞交的收貨 清單 、結(jié)算單與訂貨合同 、應(yīng)付帳款核對無誤后，統(tǒng)一制訂結(jié)算計劃， 結(jié)算計劃由采購部核算員根據(jù)訂購合同的時間要求 、 供應(yīng)商的重要性、采購物資的時間 、公司現(xiàn)有資金 情況 等 制訂， 分清輕重緩急， 結(jié)算計劃 經(jīng) 采購部經(jīng)理審 核后，由 營運副總 審批。 (四 ) 采購部根據(jù)結(jié)算計劃 按 資金使用申請程序 (見財務(wù)管理手冊 )向財務(wù)部申請借款， 財務(wù)部 負責人 對照 資金計劃 審批后 借出 款項。 借款只能用于支付貨款，不得挪為它用。采購部不得自行保存資金，應(yīng)于支付款項時 向財務(wù)部支取借款，即借即付。 (五 ) 支付貨款時 財務(wù)部一般應(yīng)采用銀行劃賬的支付辦法， 采購 核算員 必須在付款后 5 日內(nèi)向收款單位索要發(fā)票等有關(guān)票據(jù)或證明文件。如確實需要直接交付支票的，由 采購核算員 帶正式合法發(fā)票 (或收據(jù)、 結(jié)算單 等原始憑證 )到財務(wù)部辦理借款手續(xù)。 (六 ) 在 向供應(yīng)商或配送方 支付 貨 款時，采購部核算員應(yīng)對照合同 、收貨清單 等仔細復(fù)核，并同預(yù)付貨款及應(yīng)收帳款等全部債權(quán)一起清理結(jié)算，防止重復(fù)付款。 第二十三條 報 銷 采購 核算員 支付 采購貨 款 后應(yīng) 依據(jù)財務(wù)規(guī)定的報銷程序 每旬 辦理 一次 報銷手 續(xù) ，報銷單據(jù)應(yīng)附上購貨發(fā)票、采購計劃單、 訂購單、 驗收入庫單，并由 采購部經(jīng)理審批。 第二十四條 應(yīng)付帳款的管理 采購部核算員 負責采購應(yīng)付帳款的管理，設(shè)立應(yīng)付帳款臺帳， 定期編制客戶往來對帳單發(fā)送對方單位， 每月 核對一次并妥善保存對帳記錄。 對 長期客戶或重點客戶，以及金額在一定起點以上的往來客戶，應(yīng)視情況按客戶名稱設(shè)置專宗，保管好相關(guān)的業(yè)務(wù)合同、提貨憑證、收付款憑據(jù)，并設(shè)置備查登記簿，逐筆記錄預(yù)付款、已付款、余款 等情況。 第二十五條 公司與單店的 往來 結(jié)算 (一 ) 供應(yīng)商或配送方直 接向單店送貨后，單店應(yīng)及時將 收貨 清單報送 財務(wù)部 ， 財務(wù)部 根據(jù) 收貨 清單登記此項應(yīng)付帳款的同時，應(yīng)同時在該單店的帳戶上登記該項應(yīng)收帳款 (公司對單店的應(yīng)收款 )。 (二 ) 公司向各單店配送貨物后，配送單位應(yīng)及時將配送清單報送 財務(wù)部 ，財務(wù)部 根據(jù)該貨物的成本 (包括采購貨物本身的價格、稅金、運費和加工 制作 成本等 )在各單店的帳戶上登記相應(yīng)的應(yīng)收帳款。 (三 ) 各單店應(yīng)于每月 25 日與公司財務(wù) 部 按月核對物品調(diào)拔的往來帳款，編制調(diào)節(jié)表，雙方簽章確認后，結(jié)清債權(quán)債務(wù)帳務(wù)。 第六章 采購成本控制 第二十六條 采購成本控制關(guān)鍵點 物品本身的采購價格、物品運輸配送費用、物 品存儲費用以及存儲過程中發(fā)生的損耗、采購物品占用資金的利息費用是采購成本的主要構(gòu)成部分。針對采購成本的主要構(gòu)成要素，采購成本控制的關(guān)鍵點包括以下幾個方面： ? 確定最優(yōu)的采購價格 ? 確定合理的采購訂貨量 ? 確定最佳的采購物品配送方式 第二十七條 最優(yōu)采購價格的確定 (一 ) 采用多種采購形式：包括招標采購、供應(yīng)商長期定點采購、比價采購等，通過對各種采購形式的對比，找出成本最低的采購形式組合以達到降低采購成本的目的。 (二 ) 決定合適的采購價格：通過科學的價格決定步驟，降低采購價格與采購成本。決定一個合適的價格一般要經(jīng)過一下幾個步驟： 1. 多渠道詢價 。多方面收集了解市場行情，包括市場最高價、最低價、一般價格等。 2. 比價：分析各供應(yīng)商提供材料的規(guī)格、品質(zhì)要求、性能等才能建立比價標準。 3. 自行估價：成立估價小組，可由采購管理人員、技術(shù)人員、財務(wù)人員組成，估算出較為準確的底價資料。 4. 議價：根據(jù)底價的資料，市場的行情，采購量的大小，付款期的長短等因素與供應(yīng)商議定出合理的價格。 第二十八條 合理采購訂貨量的確定 采購訂貨量的確定直接影響存貨的缺貨成本、采購物品的存儲費用、采購資金占用的利息費用及存貨的損失成本等，因此確定一 個合理的采購訂貨量是控制采購成本的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。合理采購訂貨量的制定包括以下幾個步驟 ： 存貨信息收集、存貨信息分析、確定安全庫存、確定合理訂貨量 (一 ) 存貨信息 的收集： 1. 店管部庫管員、 單店每日應(yīng)填寫物品庫存日報表，反映本部門現(xiàn)有存貨物資的名稱、單價、現(xiàn)有存貨的儲存位置、儲存區(qū)域及分布狀況等信息，并及時將此信息報送給 采購部 。 2. 采購部 應(yīng)要求供應(yīng)商或第三方物流的庫房保管人員通過傳真、電子郵件等方式 及時 提供已訂貨物資的未達存貨日報表。 (二 ) 存貨信息分析： 店管部庫管員負責將各種存貨信息進行綜合匯總，并結(jié)合盤點的實際情況對存貨量進 行修訂，建立公司的采購配送管理信息系統(tǒng)，保證采購部、供應(yīng)商或第三方物流、各業(yè)務(wù)部門、單店等能及時獲得準確的存貨信息。 (三 ) 確定安全庫存量 1. 安全庫存量的確定由店管部調(diào)度員負責制訂。 2. 采購部根據(jù)各部門采購申請制定采購計劃時，應(yīng)在充分研究同期的采購歷史記錄、下期的經(jīng)營計劃的基礎(chǔ)上，協(xié)助店管部調(diào)度員確定最佳安全庫存。 3. “安全庫存量”， 應(yīng)充分考慮保持正常經(jīng)營活動所需的存貨量，防止因缺貨而造成經(jīng)營活動的中斷以及引起的經(jīng)濟損失。 4. 根據(jù)物品采購時間的不同及貨源的緊缺程度等，安全存貨量的確定可根據(jù)歷史經(jīng)驗估計、數(shù)學模型測算等方法 確定，一般情況下，安全存貨量的計算公式確定為：最大安全存貨量＝某期間最大使用量－歷史同期最小使用量。 (四 ) 確定合理訂貨量 采購部人員在制訂采購計劃時，應(yīng)在充分分析現(xiàn)有的存貨量（包括供應(yīng)商或第三方物流的未達存貨）、貨源情況、訂貨所需時間、訂貨要求的最大或最小批量、貨物運輸?shù)竭_時間等因素，結(jié)合各種貨物的安全存貨量確定最佳訂貨量