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正文內(nèi)容

某沙鍋餐飲管理公司采購管理手冊(doc38)-生產(chǎn)制度表格(編輯修改稿)

2024-09-23 15:48 本頁面
 

【文章內(nèi)容簡介】 ) 供應(yīng)商長期報(bào)價(jià)采購物品及外協(xié)產(chǎn)品,在事先議定的價(jià)格范圍內(nèi),由采購部經(jīng)理核準(zhǔn);超出議定價(jià)格范圍外的,根據(jù)超出價(jià)格的多少,分別報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)或公司總經(jīng)理審批。 (三 ) 比價(jià)采購物品,一次采購金額小于 5000 元的,由采購部經(jīng)理審批;一次采購金額大于 5000 元的,由采購部經(jīng)理審核后,呈公司主管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理批準(zhǔn)。 第十二條 訂購 (一 ) 供應(yīng)商及采購價(jià)格確定后,由采購部統(tǒng)一向供應(yīng)商訂購,發(fā)出訂購單或簽訂采購合同。 (二 ) 訂購過程中 實(shí)行執(zhí)行的采購價(jià)格與經(jīng)核準(zhǔn)的采購價(jià)格有差異時(shí),采購人員應(yīng)按采購價(jià)格核準(zhǔn)的審批程序進(jìn)行重新審批,緊急情況下可直接報(bào)請營業(yè)副總審批。 (三 ) 屬于下列特殊情況的,可實(shí)行委托采購。 1. 特殊材料與物品,采購部無法進(jìn)行采購時(shí),經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批后,可委托業(yè)務(wù)部門進(jìn)行采購,但應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行本辦法的相關(guān)規(guī)定。 2. 屬于單店的零星采購物品范圍,且月度采購金額累計(jì)在 300 元以內(nèi)的,可委托單店自行采購,店管部負(fù)責(zé)監(jiān)督單店的采購是否嚴(yán)格執(zhí)行本辦法的相關(guān)規(guī)定。 (四 ) 需預(yù)付定金、長期需用的原材料、經(jīng)營用物品等、采購金額( )元以上或有附帶條件的采購活 動(dòng)應(yīng)與供應(yīng)商簽訂采購合同。 1. 由采購員代表公司簽訂采購合同的,必須有公司總經(jīng)理的授權(quán); 2. 采購員負(fù)責(zé)根據(jù)規(guī)范的合同范本起草合同文本,報(bào)采購部經(jīng)理審批并簽署意見,必要時(shí),監(jiān)察部應(yīng)參與合同文本的起草; 3. 監(jiān)察部負(fù)責(zé)對合同的法律條款進(jìn)行審查,并簽署意見; 第 9 頁 4. 在完成以上審查修改后,采購合同應(yīng)報(bào)營運(yùn)副總審核并簽署意見后呈公司總經(jīng)理批準(zhǔn)加蓋公司合同專用章。 5. 簽字蓋章生效的采購合同應(yīng)分送財(cái)務(wù)部、驗(yàn)收單位、監(jiān)事處等存檔備查。 第十三條 交貨及驗(yàn)收 (一) 訂購后采購人員應(yīng)按采購合同及公司的經(jīng)營計(jì)劃對供應(yīng)商的交貨進(jìn)行稽催與協(xié)調(diào),確保能如期交貨。無法 于約定交貨期內(nèi)交貨時(shí),應(yīng)及時(shí)通知請購部門并列入重點(diǎn)催辦項(xiàng)目。 (二) 交貨時(shí)一般物品由庫管員負(fù)責(zé)驗(yàn)收,包括品質(zhì)與數(shù)量的驗(yàn)收。特殊物品由使用單位、質(zhì)檢員負(fù)責(zé)品質(zhì)驗(yàn)收,庫管員僅負(fù)責(zé)數(shù)量驗(yàn)收。品質(zhì)如有不符,應(yīng)立即予以退回。數(shù)量不符,應(yīng)在驗(yàn)收報(bào)告中注明,要求限期補(bǔ)足或退款。庫管員驗(yàn)貨后方可辦理入庫手續(xù)。 (三) 供應(yīng)商直接配送到單店或加工現(xiàn)場的物品,由供應(yīng)商根據(jù)采購部發(fā)出的配送指令直接向指定的地點(diǎn)送貨,收貨人負(fù)責(zé)物品的驗(yàn)收,確認(rèn)是否與訂購單或采購申請單所列內(nèi)容一致,并及時(shí)將驗(yàn)收單送交采購部、財(cái)務(wù)部辦理記帳付款手續(xù)。 第十四條 進(jìn)度控制與事務(wù) 聯(lián)系 (一 ) 采購執(zhí)行過程中,采購部應(yīng)按詢價(jià)、訂購、交貨三個(gè)階段負(fù)責(zé)對采購作業(yè)制定進(jìn)度計(jì)劃并進(jìn)行進(jìn)度控制。如未能按進(jìn)度完成采購作業(yè)時(shí),應(yīng)撰寫異常原因及預(yù)定完成日期,經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批后轉(zhuǎn)送請購或使用部門,以便采取應(yīng)對措施。 (二 ) 采購物品及外協(xié)產(chǎn)品在使用中出現(xiàn)問題,采購員應(yīng)負(fù)責(zé)聯(lián)系供貨商,處理有關(guān)質(zhì)量問題的解決、退換貨、索賠等事宜。 (三 ) 外協(xié)產(chǎn)品生產(chǎn)加工過程中,相關(guān)業(yè)務(wù)部門應(yīng)負(fù)責(zé)提供外協(xié)產(chǎn)品的品質(zhì)要求并負(fù)責(zé)對加工單位的技術(shù)支持與質(zhì)量監(jiān)督。 c) 采購結(jié)算 第十五條 采購付款 第 10 頁 (一 ) 采購款項(xiàng)須按采購合同規(guī)定或訂購單所約定的時(shí)間由采購部統(tǒng)一支付。 (二 ) 庫房、 單店等收貨單位在接收貨物入庫后,應(yīng)及時(shí)根據(jù)入庫單填寫入庫清單報(bào)送采購部和財(cái)務(wù)部,采購部和財(cái)務(wù)部應(yīng)根據(jù)每天的入庫清單分別建立應(yīng)付帳款臺(tái)帳。供應(yīng)商或配送方應(yīng)定期 (根據(jù)合同確定的結(jié)算期,在每月或每周 )憑收貨清單與采購部核對應(yīng)付帳款帳目,雙方核對無誤后向采購部申請付款。 (三 ) 采購部根據(jù)收貨單位遞交的收貨清單、結(jié)算單與訂貨合同核對無誤后,統(tǒng)一制訂結(jié)算計(jì)劃,結(jié)算計(jì)劃由采購部核算員根據(jù)訂購合同的時(shí)間要求、供應(yīng)商的重要性、采購物資的時(shí)間、公司現(xiàn)有資金情況等制訂,分清輕重緩急,結(jié)算計(jì)劃經(jīng)采購部經(jīng)理審核后,由營運(yùn)副總審批。 (四 ) 采購部 根據(jù)結(jié)算計(jì)劃依據(jù)資金使用申請程序 (見財(cái)務(wù)管理手冊 )向財(cái)務(wù)部申請借款,由財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人根據(jù)資金計(jì)劃審批后借出款項(xiàng)。借款只能用于支付貨款,不得挪為它用。采購部不得自行保存資金,應(yīng)于支付款項(xiàng)時(shí)向財(cái)務(wù)部支取借款,即借即付。 (五 ) 在向供應(yīng)商或配送方支付貨款時(shí),采購部核算員應(yīng)對照合同、收貨清單等仔細(xì)復(fù)核,并同預(yù)付貨款及應(yīng)收帳款等全部債權(quán)一起清理結(jié)算,防止重復(fù)付款。 第十六條 報(bào)銷 采購人員支付采購貨款后應(yīng)依據(jù)財(cái)務(wù)規(guī)定的報(bào)銷程序及時(shí)辦理報(bào)銷手續(xù),報(bào)銷單據(jù)應(yīng)附上購貨發(fā)票、采購計(jì)劃單、驗(yàn)收入庫單,并由采購部經(jīng)理審批。 第十七條 應(yīng)付帳款的管理 采購 部核算員負(fù)責(zé)采購應(yīng)付帳款的管理,設(shè)立應(yīng)付帳款臺(tái)帳,定期編制客戶往來對帳單發(fā)送對方單位,每月核對一次并妥善保存對帳記錄。對長期客戶或重點(diǎn)客戶,以及金額在一定起點(diǎn)以上的往來客戶,應(yīng)視情況按客戶名稱設(shè)置專宗,保管好相關(guān)的業(yè)務(wù)合同、提貨憑證、收付款憑據(jù),并設(shè)置備查登記簿,逐筆記錄預(yù)付款、已付款、余款等情況。 第十八條 公司與單店的往來結(jié)算 第 11 頁 (一 ) 供應(yīng)商或配送方直接向單店送貨后,單店應(yīng)及時(shí)將已簽字的發(fā)貨清單分別報(bào)送采購部和財(cái)務(wù)部,采購部據(jù)此與供應(yīng)商結(jié)算,財(cái)務(wù)部據(jù)此登記應(yīng)付帳款,同時(shí)在該單店的帳戶上登記該項(xiàng)應(yīng)收帳款 (公司對單店的應(yīng)收款 )。 (二 ) 公司向各單店配送貨物后,配送單位應(yīng)及時(shí)將配送清單報(bào)送財(cái)務(wù)部,財(cái)務(wù)部根據(jù)該貨物的成本 (包括采購貨物本身的價(jià)格、稅金、運(yùn)費(fèi)和加工損耗成本等 )在各單店的帳戶上登記相應(yīng)的應(yīng)收帳款。 (三 ) 各單店應(yīng)于每月 25 日與公司財(cái)務(wù)部 按月核對物品調(diào)拔的往來帳款,編制調(diào)節(jié)表,雙方簽章確認(rèn)后,及時(shí)結(jié)清債權(quán)債務(wù)帳務(wù)。 d) 采購成本控制 第十九條 采購成本控制關(guān)鍵點(diǎn) 物品本身的采購價(jià)格、物品運(yùn)輸配送費(fèi)用、物品存儲(chǔ)費(fèi)用以及存儲(chǔ)過程中發(fā)生的損耗、采購物品占用資金的利息費(fèi)用是采購成本的主要構(gòu)成部分。針對采購成本的主要構(gòu)成要素,采購成本控制的關(guān)鍵點(diǎn)包括以下幾 個(gè)方面: ? 確定最優(yōu)的采購價(jià)格 ? 確定合理的采購訂貨量 ? 確定最佳的采購物品配送方式 第二十條 最優(yōu)采購價(jià)格的確定 (一 ) 采用多種采購形式:包括招標(biāo)采購、供應(yīng)商長期定點(diǎn)采購、比價(jià)采購等,通過對各種采購形式的對比,找出成本最低的采購形式組合以達(dá)到降低采購成本的目的。 (二 ) 決定合適的采購價(jià)格:通過科學(xué)的價(jià)格決定步驟,降低采購價(jià)格與采購成本。決定一個(gè)合適的價(jià)格一般要經(jīng)過一下幾個(gè)步驟: 1. 多渠道詢價(jià)。多方面收集了解市場行情,包括市場最高價(jià)、最低價(jià)、一般價(jià)格等。 第 12 頁 2. 比價(jià):分析各供應(yīng)商提供材料的規(guī)格、品質(zhì)要求、性能等才能建立比價(jià)標(biāo)準(zhǔn)。 3. 自行估價(jià):成 立估價(jià)小組,可由采購管理人員、技術(shù)人員、財(cái)務(wù)人員組成,估算出較為準(zhǔn)確的底價(jià)資料。 4. 議價(jià):根據(jù)底價(jià)的資料,市場的行情,采購量的大小,付款期的長短等因素與供應(yīng)商議定出合理的價(jià)格。 第二十一條 合理采購訂貨量的確定 采購訂貨量的確定直接影響存貨的缺貨成本、采購物品的存儲(chǔ)費(fèi)用、采購資金占用的利息費(fèi)用及存貨的損失成本等,因此確定一個(gè)合理的采購訂貨量是控制采購成本的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。合理采購訂貨量的制定包括以下幾個(gè)步驟: 存貨信息收集、存貨信息分析、確定安全庫存、確定合理訂貨量 (一 ) 存貨信息 的收集: 1. 店管部庫管員、單店每日應(yīng)填寫物品庫存日報(bào)表 ,反映本部門現(xiàn)有存貨物資的名稱、單價(jià)、現(xiàn)有存貨的儲(chǔ)存位置、儲(chǔ)存區(qū)域及分布狀況等信息,并及時(shí)將此信息報(bào)送給采購部。 2. 采購部應(yīng)要求供應(yīng)商或第三方物流的庫房保管人員通過傳真、電子郵件等方式及時(shí)提供已訂貨物資的未達(dá)存貨日報(bào)表。 (二 ) 存貨信息分析: 店管部庫管員負(fù)責(zé)將各種存貨信息進(jìn)行綜合匯總,并結(jié)合盤點(diǎn)的實(shí)際情況對存貨量進(jìn)行修訂,建立公司的采購配送管理信息系統(tǒng),保證采購部、供應(yīng)商或第三方物流、各業(yè)務(wù)部門、單店等能及時(shí)獲得準(zhǔn)確的存貨信息。 (三 ) 確定安全庫存量 1. 安全庫存量的確定由店管部調(diào)度員負(fù)責(zé)制訂。 2. 采購部根據(jù)各部門采購申請制 定采購計(jì)劃時(shí),應(yīng)在充分研究同期的采購歷史記錄、下期的經(jīng)營計(jì)劃的基礎(chǔ)上,協(xié)助店管部調(diào)度員確定最佳安全庫存。 3. “安全庫存量”,應(yīng)充分考慮保持正常經(jīng)營活動(dòng)所需的存貨量,防止因缺貨而造成經(jīng)營活動(dòng)的中斷以及引起的經(jīng)濟(jì)損失。 第 13 頁 4. 根據(jù)不同物品采購時(shí)間的不同及貨源的緊缺程度等,安全存貨量的確定可根據(jù)歷史經(jīng)驗(yàn)估計(jì)、數(shù)學(xué)模型測算等方法確定,一般情況下,安全存貨量的計(jì)算公式確定為:最大安全存貨量=某期間最大使用量-歷史同期最小使用量。 (四 ) 確定合理訂貨量 采購部人員在制訂采購計(jì)劃時(shí),應(yīng)在充分分析現(xiàn)有的存貨量(包括供應(yīng)商或第三方物流的未 達(dá)存貨)、貨源情況、訂貨所需時(shí)間、訂貨要求的最大或最小批量、貨物運(yùn)輸?shù)竭_(dá)時(shí)間等因素,結(jié)合各種貨物的安全存貨量確定最佳訂貨量及訂貨時(shí)點(diǎn)。 第二十二條 最佳物品運(yùn)輸配送方式的確定 物品運(yùn)輸配送方式直接影響物品的運(yùn)輸成本費(fèi)、包裝成本費(fèi)等,采購人員在訂購過程中應(yīng)要求供應(yīng)商提供上述各項(xiàng)成本的詳細(xì)清單,或與財(cái)務(wù)部相關(guān)人員合作,對上述成本作出分析,選擇最佳的物品運(yùn)輸配送方式,提出降低成本的建議。 e) 供應(yīng)商管理 第二十三條 供應(yīng)商信息收集與調(diào)查 供應(yīng)商信息收集與調(diào)查由采購部負(fù)責(zé),店管部、物品請購部門、使用部門等負(fù)責(zé)提供供應(yīng)商信息及推薦合格供應(yīng)商。 (一) 凡欲與公司建立供應(yīng)關(guān)系而且符合條件者應(yīng)填寫 “供應(yīng)商調(diào)查表 ”,作為選擇供應(yīng)廠商的參考。 “供應(yīng)商調(diào)查表 ”交采購部審核并存檔備查。如果供應(yīng)商的生產(chǎn)經(jīng)營條件發(fā)生變化,應(yīng)要求供應(yīng)商及時(shí)對該表進(jìn)行補(bǔ)充和修改。 (二) 采購部應(yīng)組織相關(guān)人員隨時(shí)調(diào)查供應(yīng)商的動(dòng)態(tài)及產(chǎn)品質(zhì)量, “供應(yīng)商調(diào)查表 ”每年復(fù)查一次,以了解供應(yīng)商的動(dòng)態(tài),同時(shí)依變動(dòng)情況,更正原有資料內(nèi)容。 (三) 在每次供貨結(jié)束后,店管部、使用部門等應(yīng)提供供應(yīng)商的供貨實(shí)績,采購部負(fù)責(zé)將供應(yīng)商的業(yè)績記于 “供應(yīng)商管理檔案 ”,作為評審供應(yīng)商業(yè)績的資料。 第二十四條 選擇供應(yīng)商原則及方法 招標(biāo)采購物品、長期 定點(diǎn)供應(yīng)商 (非外協(xié)產(chǎn)品 )的選擇參照“采購招標(biāo)管理”中規(guī)定執(zhí)行。外協(xié)產(chǎn)品、比價(jià)采購物品的供應(yīng)商選擇由采購部匯總初選合格、評審 第 14 頁 考察通過的供應(yīng)商名單,并提供相關(guān)的分析資料,按以下原則進(jìn)行選擇: (一) 同等條件價(jià)格、質(zhì)量優(yōu)先; (二) 同等條件信譽(yù)、實(shí)力優(yōu)先; (三) 同等條件服務(wù)優(yōu)先; (四) 同等條件下,廠家為先的原則 (供應(yīng)商級(jí)別選擇順序:廠家 — 總代
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