【文章內(nèi)容簡介】 ) 供應(yīng)商長期報價采購物品及外協(xié)產(chǎn)品，在事先議定的價格范圍內(nèi)，由采購部經(jīng)理核準(zhǔn)；超出議定價格范圍外的，根據(jù)超出價格的多少，分別報公司主管領(lǐng)導(dǎo)或公司總經(jīng)理審批。 (三 ) 比價采購物品，一次采購金額小于 5000 元的，由采購部經(jīng)理審批；一次采購金額大于 5000 元的，由采購部經(jīng)理審核后，呈公司主管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理批準(zhǔn)。 第十二條 訂購 (一 ) 供應(yīng)商及采購價格確定后，由采購部統(tǒng)一向供應(yīng)商訂購，發(fā)出訂購單或簽訂采購合同。 (二 ) 訂購過程中 實(shí)行執(zhí)行的采購價格與經(jīng)核準(zhǔn)的采購價格有差異時，采購人員應(yīng)按采購價格核準(zhǔn)的審批程序進(jìn)行重新審批，緊急情況下可直接報請營業(yè)副總審批。 (三 ) 屬于下列特殊情況的，可實(shí)行委托采購。 1. 特殊材料與物品，采購部無法進(jìn)行采購時，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，可委托業(yè)務(wù)部門進(jìn)行采購，但應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行本辦法的相關(guān)規(guī)定。 2. 屬于單店的零星采購物品范圍，且月度采購金額累計在 300 元以內(nèi)的，可委托單店自行采購，店管部負(fù)責(zé)監(jiān)督單店的采購是否嚴(yán)格執(zhí)行本辦法的相關(guān)規(guī)定。 (四 ) 需預(yù)付定金、長期需用的原材料、經(jīng)營用物品等、采購金額（ ）元以上或有附帶條件的采購活 動應(yīng)與供應(yīng)商簽訂采購合同。 1. 由采購員代表公司簽訂采購合同的，必須有公司總經(jīng)理的授權(quán)； 2. 采購員負(fù)責(zé)根據(jù)規(guī)范的合同范本起草合同文本，報采購部經(jīng)理審批并簽署意見，必要時，監(jiān)察部應(yīng)參與合同文本的起草； 3. 監(jiān)察部負(fù)責(zé)對合同的法律條款進(jìn)行審查，并簽署意見； 第 9 頁 4. 在完成以上審查修改后，采購合同應(yīng)報營運(yùn)副總審核并簽署意見后呈公司總經(jīng)理批準(zhǔn)加蓋公司合同專用章。 5. 簽字蓋章生效的采購合同應(yīng)分送財務(wù)部、驗(yàn)收單位、監(jiān)事處等存檔備查。 第十三條 交貨及驗(yàn)收 （一） 訂購后采購人員應(yīng)按采購合同及公司的經(jīng)營計劃對供應(yīng)商的交貨進(jìn)行稽催與協(xié)調(diào)，確保能如期交貨。無法 于約定交貨期內(nèi)交貨時，應(yīng)及時通知請購部門并列入重點(diǎn)催辦項目。 （二） 交貨時一般物品由庫管員負(fù)責(zé)驗(yàn)收，包括品質(zhì)與數(shù)量的驗(yàn)收。特殊物品由使用單位、質(zhì)檢員負(fù)責(zé)品質(zhì)驗(yàn)收，庫管員僅負(fù)責(zé)數(shù)量驗(yàn)收。品質(zhì)如有不符，應(yīng)立即予以退回。數(shù)量不符，應(yīng)在驗(yàn)收報告中注明，要求限期補(bǔ)足或退款。庫管員驗(yàn)貨后方可辦理入庫手續(xù)。 （三） 供應(yīng)商直接配送到單店或加工現(xiàn)場的物品，由供應(yīng)商根據(jù)采購部發(fā)出的配送指令直接向指定的地點(diǎn)送貨，收貨人負(fù)責(zé)物品的驗(yàn)收，確認(rèn)是否與訂購單或采購申請單所列內(nèi)容一致，并及時將驗(yàn)收單送交采購部、財務(wù)部辦理記帳付款手續(xù)。 第十四條 進(jìn)度控制與事務(wù) 聯(lián)系 (一 ) 采購執(zhí)行過程中，采購部應(yīng)按詢價、訂購、交貨三個階段負(fù)責(zé)對采購作業(yè)制定進(jìn)度計劃并進(jìn)行進(jìn)度控制。如未能按進(jìn)度完成采購作業(yè)時，應(yīng)撰寫異常原因及預(yù)定完成日期，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批后轉(zhuǎn)送請購或使用部門，以便采取應(yīng)對措施。 (二 ) 采購物品及外協(xié)產(chǎn)品在使用中出現(xiàn)問題，采購員應(yīng)負(fù)責(zé)聯(lián)系供貨商，處理有關(guān)質(zhì)量問題的解決、退換貨、索賠等事宜。 (三 ) 外協(xié)產(chǎn)品生產(chǎn)加工過程中，相關(guān)業(yè)務(wù)部門應(yīng)負(fù)責(zé)提供外協(xié)產(chǎn)品的品質(zhì)要求并負(fù)責(zé)對加工單位的技術(shù)支持與質(zhì)量監(jiān)督。 c) 采購結(jié)算 第十五條 采購付款 第 10 頁 (一 ) 采購款項須按采購合同規(guī)定或訂購單所約定的時間由采購部統(tǒng)一支付。 (二 ) 庫房、 單店等收貨單位在接收貨物入庫后，應(yīng)及時根據(jù)入庫單填寫入庫清單報送采購部和財務(wù)部，采購部和財務(wù)部應(yīng)根據(jù)每天的入庫清單分別建立應(yīng)付帳款臺帳。供應(yīng)商或配送方應(yīng)定期 (根據(jù)合同確定的結(jié)算期，在每月或每周 )憑收貨清單與采購部核對應(yīng)付帳款帳目，雙方核對無誤后向采購部申請付款。 (三 ) 采購部根據(jù)收貨單位遞交的收貨清單、結(jié)算單與訂貨合同核對無誤后，統(tǒng)一制訂結(jié)算計劃，結(jié)算計劃由采購部核算員根據(jù)訂購合同的時間要求、供應(yīng)商的重要性、采購物資的時間、公司現(xiàn)有資金情況等制訂，分清輕重緩急，結(jié)算計劃經(jīng)采購部經(jīng)理審核后，由營運(yùn)副總審批。 (四 ) 采購部 根據(jù)結(jié)算計劃依據(jù)資金使用申請程序 (見財務(wù)管理手冊 )向財務(wù)部申請借款，由財務(wù)部負(fù)責(zé)人根據(jù)資金計劃審批后借出款項。借款只能用于支付貨款，不得挪為它用。采購部不得自行保存資金，應(yīng)于支付款項時向財務(wù)部支取借款，即借即付。 (五 ) 在向供應(yīng)商或配送方支付貨款時，采購部核算員應(yīng)對照合同、收貨清單等仔細(xì)復(fù)核，并同預(yù)付貨款及應(yīng)收帳款等全部債權(quán)一起清理結(jié)算，防止重復(fù)付款。 第十六條 報銷 采購人員支付采購貨款后應(yīng)依據(jù)財務(wù)規(guī)定的報銷程序及時辦理報銷手續(xù)，報銷單據(jù)應(yīng)附上購貨發(fā)票、采購計劃單、驗(yàn)收入庫單，并由采購部經(jīng)理審批。 第十七條 應(yīng)付帳款的管理 采購 部核算員負(fù)責(zé)采購應(yīng)付帳款的管理，設(shè)立應(yīng)付帳款臺帳，定期編制客戶往來對帳單發(fā)送對方單位，每月核對一次并妥善保存對帳記錄。對長期客戶或重點(diǎn)客戶，以及金額在一定起點(diǎn)以上的往來客戶，應(yīng)視情況按客戶名稱設(shè)置專宗，保管好相關(guān)的業(yè)務(wù)合同、提貨憑證、收付款憑據(jù)，并設(shè)置備查登記簿，逐筆記錄預(yù)付款、已付款、余款等情況。 第十八條 公司與單店的往來結(jié)算 第 11 頁 (一 ) 供應(yīng)商或配送方直接向單店送貨后，單店應(yīng)及時將已簽字的發(fā)貨清單分別報送采購部和財務(wù)部，采購部據(jù)此與供應(yīng)商結(jié)算，財務(wù)部據(jù)此登記應(yīng)付帳款，同時在該單店的帳戶上登記該項應(yīng)收帳款 (公司對單店的應(yīng)收款 )。 (二 ) 公司向各單店配送貨物后，配送單位應(yīng)及時將配送清單報送財務(wù)部，財務(wù)部根據(jù)該貨物的成本 (包括采購貨物本身的價格、稅金、運(yùn)費(fèi)和加工損耗成本等 )在各單店的帳戶上登記相應(yīng)的應(yīng)收帳款。 (三 ) 各單店應(yīng)于每月 25 日與公司財務(wù)部 按月核對物品調(diào)拔的往來帳款，編制調(diào)節(jié)表，雙方簽章確認(rèn)后，及時結(jié)清債權(quán)債務(wù)帳務(wù)。 d) 采購成本控制 第十九條 采購成本控制關(guān)鍵點(diǎn) 物品本身的采購價格、物品運(yùn)輸配送費(fèi)用、物品存儲費(fèi)用以及存儲過程中發(fā)生的損耗、采購物品占用資金的利息費(fèi)用是采購成本的主要構(gòu)成部分。針對采購成本的主要構(gòu)成要素，采購成本控制的關(guān)鍵點(diǎn)包括以下幾 個方面： ? 確定最優(yōu)的采購價格 ? 確定合理的采購訂貨量 ? 確定最佳的采購物品配送方式 第二十條 最優(yōu)采購價格的確定 (一 ) 采用多種采購形式：包括招標(biāo)采購、供應(yīng)商長期定點(diǎn)采購、比價采購等，通過對各種采購形式的對比，找出成本最低的采購形式組合以達(dá)到降低采購成本的目的。 (二 ) 決定合適的采購價格：通過科學(xué)的價格決定步驟，降低采購價格與采購成本。決定一個合適的價格一般要經(jīng)過一下幾個步驟： 1. 多渠道詢價。多方面收集了解市場行情，包括市場最高價、最低價、一般價格等。 第 12 頁 2. 比價：分析各供應(yīng)商提供材料的規(guī)格、品質(zhì)要求、性能等才能建立比價標(biāo)準(zhǔn)。 3. 自行估價：成 立估價小組，可由采購管理人員、技術(shù)人員、財務(wù)人員組成，估算出較為準(zhǔn)確的底價資料。 4. 議價：根據(jù)底價的資料，市場的行情，采購量的大小，付款期的長短等因素與供應(yīng)商議定出合理的價格。 第二十一條 合理采購訂貨量的確定 采購訂貨量的確定直接影響存貨的缺貨成本、采購物品的存儲費(fèi)用、采購資金占用的利息費(fèi)用及存貨的損失成本等，因此確定一個合理的采購訂貨量是控制采購成本的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。合理采購訂貨量的制定包括以下幾個步驟： 存貨信息收集、存貨信息分析、確定安全庫存、確定合理訂貨量 (一 ) 存貨信息 的收集： 1. 店管部庫管員、單店每日應(yīng)填寫物品庫存日報表 ，反映本部門現(xiàn)有存貨物資的名稱、單價、現(xiàn)有存貨的儲存位置、儲存區(qū)域及分布狀況等信息，并及時將此信息報送給采購部。 2. 采購部應(yīng)要求供應(yīng)商或第三方物流的庫房保管人員通過傳真、電子郵件等方式及時提供已訂貨物資的未達(dá)存貨日報表。 (二 ) 存貨信息分析： 店管部庫管員負(fù)責(zé)將各種存貨信息進(jìn)行綜合匯總，并結(jié)合盤點(diǎn)的實(shí)際情況對存貨量進(jìn)行修訂，建立公司的采購配送管理信息系統(tǒng)，保證采購部、供應(yīng)商或第三方物流、各業(yè)務(wù)部門、單店等能及時獲得準(zhǔn)確的存貨信息。 (三 ) 確定安全庫存量 1. 安全庫存量的確定由店管部調(diào)度員負(fù)責(zé)制訂。 2. 采購部根據(jù)各部門采購申請制 定采購計劃時，應(yīng)在充分研究同期的采購歷史記錄、下期的經(jīng)營計劃的基礎(chǔ)上，協(xié)助店管部調(diào)度員確定最佳安全庫存。 3. “安全庫存量”，應(yīng)充分考慮保持正常經(jīng)營活動所需的存貨量，防止因缺貨而造成經(jīng)營活動的中斷以及引起的經(jīng)濟(jì)損失。 第 13 頁 4. 根據(jù)不同物品采購時間的不同及貨源的緊缺程度等，安全存貨量的確定可根據(jù)歷史經(jīng)驗(yàn)估計、數(shù)學(xué)模型測算等方法確定，一般情況下，安全存貨量的計算公式確定為：最大安全存貨量＝某期間最大使用量－歷史同期最小使用量。 (四 ) 確定合理訂貨量 采購部人員在制訂采購計劃時，應(yīng)在充分分析現(xiàn)有的存貨量（包括供應(yīng)商或第三方物流的未 達(dá)存貨）、貨源情況、訂貨所需時間、訂貨要求的最大或最小批量、貨物運(yùn)輸?shù)竭_(dá)時間等因素，結(jié)合各種貨物的安全存貨量確定最佳訂貨量及訂貨時點(diǎn)。 第二十二條 最佳物品運(yùn)輸配送方式的確定 物品運(yùn)輸配送方式直接影響物品的運(yùn)輸成本費(fèi)、包裝成本費(fèi)等，采購人員在訂購過程中應(yīng)要求供應(yīng)商提供上述各項成本的詳細(xì)清單，或與財務(wù)部相關(guān)人員合作，對上述成本作出分析，選擇最佳的物品運(yùn)輸配送方式，提出降低成本的建議。 e) 供應(yīng)商管理 第二十三條 供應(yīng)商信息收集與調(diào)查 供應(yīng)商信息收集與調(diào)查由采購部負(fù)責(zé)，店管部、物品請購部門、使用部門等負(fù)責(zé)提供供應(yīng)商信息及推薦合格供應(yīng)商。 （一） 凡欲與公司建立供應(yīng)關(guān)系而且符合條件者應(yīng)填寫 “供應(yīng)商調(diào)查表 ”，作為選擇供應(yīng)廠商的參考。 “供應(yīng)商調(diào)查表 ”交采購部審核并存檔備查。如果供應(yīng)商的生產(chǎn)經(jīng)營條件發(fā)生變化，應(yīng)要求供應(yīng)商及時對該表進(jìn)行補(bǔ)充和修改。 （二） 采購部應(yīng)組織相關(guān)人員隨時調(diào)查供應(yīng)商的動態(tài)及產(chǎn)品質(zhì)量， “供應(yīng)商調(diào)查表 ”每年復(fù)查一次，以了解供應(yīng)商的動態(tài)，同時依變動情況，更正原有資料內(nèi)容。 （三） 在每次供貨結(jié)束后，店管部、使用部門等應(yīng)提供供應(yīng)商的供貨實(shí)績，采購部負(fù)責(zé)將供應(yīng)商的業(yè)績記于 “供應(yīng)商管理檔案 ”，作為評審供應(yīng)商業(yè)績的資料。 第二十四條 選擇供應(yīng)商原則及方法 招標(biāo)采購物品、長期 定點(diǎn)供應(yīng)商 (非外協(xié)產(chǎn)品 )的選擇參照“采購招標(biāo)管理”中規(guī)定執(zhí)行。外協(xié)產(chǎn)品、比價采購物品的供應(yīng)商選擇由采購部匯總初選合格、評審 第 14 頁 考察通過的供應(yīng)商名單，并提供相關(guān)的分析資料，按以下原則進(jìn)行選擇： （一） 同等條件價格、質(zhì)量優(yōu)先； （二） 同等條件信譽(yù)、實(shí)力優(yōu)先； （三） 同等條件服務(wù)優(yōu)先； （四） 同等條件下，廠家為先的原則 (供應(yīng)商級別選擇順序：廠家 — 總代