【文章內(nèi)容簡介】 收貨單位。 （二） （二）采購人員應按訂購單或采購合同對供應商的交貨進行稽催與協(xié)調(diào)， 確保能如期交貨。無法于約定交貨期內(nèi)交貨時，應及時通知請購部門并列入重點催辦項目。 （三） （三）交貨時一般物品由庫管員 (或收貨人 )根據(jù)訂購單負責數(shù)量的驗收，質(zhì)檢員負責品質(zhì)驗收；特殊物品由質(zhì)檢員負責組織使用單位、技術(shù)中心等業(yè)務部門或?qū)＜疫M行品質(zhì)驗收，庫管員 (或收貨人 )僅負責數(shù)量驗收。品質(zhì)如有不符，應立即予以退回。數(shù)量不符，應在驗收報告中注明，要求限期補足或退款。庫管員驗貨后方可辦理入庫手續(xù)。 （四） （四） 對于采購商品已到貨，同時采購部已收到供貨方開具的采購發(fā)票，由庫管員（或收貨人）根據(jù)相關檢驗單據(jù) 及實際收到貨物情況，按照實收數(shù)量填寫入庫單并簽字確認。入庫單一式四聯(lián)，一、二聯(lián)留存庫房（收貨人）（第二聯(lián)于月底財務稽核時送交財務處），第三聯(lián) 采購部核算員留存，第四聯(lián) 報銷時 送交財務部會計進行財務處理。 （五） （五） 對于月末采購商品已到貨并已經(jīng)由相關部門驗收，采購部未收到供貨方開具的采購發(fā)票的，庫管員（或收貨人）應辦理暫估入庫（入庫單上注明暫估字樣），待收到貨物發(fā)票及運雜費單據(jù)時， 采購部 拿以上單據(jù)到財務處確認金額，財務人員據(jù)此 對應暫估入庫單補辦正式入庫手續(xù)并辦理調(diào)價（調(diào)價金額 = 發(fā)票金額 + 運雜費 暫估金額），進行帳務處理 。 （六） （六） 對于貨款已支付，發(fā)票已收到，月末貨物未到的在途材料或尚未驗收的材料，由采購部進行管理，采購人員先根據(jù)發(fā)票金額填寫入庫單（注明應收數(shù)量及在途字樣），并將發(fā)票拿到財務處確認金額，財務人員據(jù)此進行帳務處理。待收到貨物后，采購人員再辦理正式入庫手續(xù)，交由庫管員管理。該部分在途原材料應在采購部采購月報中體現(xiàn)，并與財務部“在途物資”明細賬進行核對，以保證帳實相符。 （七） （七）供應商或配送方直接配送到單店或現(xiàn)場的物品，由供應商或配送方根據(jù)采購部發(fā)出的配 送指令直接向指定的地點送貨，直接配送的物品應事先由質(zhì)檢員取樣驗收品質(zhì)并簽字認可，收貨人負責根據(jù)訂購單對物品品質(zhì)和數(shù)量進行驗收并填寫收貨清單，經(jīng)簽字確認的收貨清單 一式四聯(lián)，一、二聯(lián)留存 單店或現(xiàn)場 （收貨人）（第二聯(lián)于月底財務稽核時送交財務處），第三聯(lián) 采購部核算員留存，第四聯(lián) 報銷時 送交財務部會計進行財務處理。 第二十一條 第二十一條 進度控制與事務聯(lián)系 (一 ) (一 ) 采購執(zhí)行過程中，采購部應按詢價、訂購、交貨三個階段負責對采購作業(yè)制定進度計劃并進行進度控制。如未能按進度完成采購作業(yè)時 ，應撰寫異常原因及預定完成日期，經(jīng)主管領導審批后轉(zhuǎn)送請購或使用部門，以便采取應對措施。 (二 ) (二 ) 采購物品及外協(xié)產(chǎn)品在使用中出現(xiàn)問題，采購員應負責聯(lián)系供貨商，處理有關質(zhì)量問題的解決、退換貨、索賠等事宜。 (三 ) (三 ) 外協(xié)產(chǎn)品生產(chǎn)加工過程中，相關業(yè)務部門應負責提供外協(xié)產(chǎn)品的品質(zhì)要求并負責對加工單位的技術(shù)支持與質(zhì)量監(jiān)督。 第五章 第五章 采購結(jié)算 第二十二條 第二十二條 采購付款 (一 ) (一 ) 采購款項須 按采購合同規(guī)定或訂購單所約定的時間由采購部從財務部借款統(tǒng)一支付。 (二 ) (二 ) 庫房、單店等收貨單位在接收貨物入庫后，應及時將入庫單或收貨清單報送采購部 (單店由店管部審核后送采購部 )和財務部，采購部和財務部應根據(jù)每天的入庫單或收貨清單分別建立應付帳款臺帳。供應商或配送方應定期 (根據(jù)合同確定的結(jié)算期，在每月或每周 )憑收貨清單與采購部核對應付帳款帳目，雙方核對無誤后向采購部申請付款。 (三 ) (三 ) 采購部根據(jù)收貨單位遞交的收貨清單、結(jié)算單與訂貨 合同、應付帳款核對無誤后，統(tǒng)一制訂結(jié)算計劃，結(jié)算計劃由采購部核算員根據(jù)訂購合同的時間要求、供應商的重要性、采購物資的時間、公司現(xiàn)有資金情況等制訂，分清輕重緩急，結(jié)算計劃經(jīng)采購部經(jīng)理審核后，由 營運副總 審批。 (四 ) (四 ) 采購部根據(jù)結(jié)算計劃按資金使用申請程序 (見財務管理手冊 )向財務部申請借款，財務部負責人對照資金計劃審批后借出款項。借款只能用于支付貨款，不得挪為它用。采購部不得自行保存資金，應于支付款項時向財務部支取借款，即借即付。 (五 ) (五 ) 支付貨款時財務部一般應采用銀行劃賬的支付辦法，采購核算員必須在付款后 5 日內(nèi)向收款單位索要發(fā)票等有關票據(jù)或證明文件。如確實需要直接交付支票的，由采購核算員帶正式合法發(fā)票 (或收據(jù)、結(jié)算單等原始憑證 )到財務部辦理借款手續(xù)。 (六 ) (六 ) 在向供應商或配送方支付貨款時，采購部核算員應對照合同、收貨清單等仔細復核，并同預付貨款及應收帳款等全部債權(quán)一起清理結(jié)算，防止重復付款。 第二十三條 第二十三條 報銷 采購核算員支付采購貨款后應依據(jù)財務規(guī)定的報銷程序每旬辦理一次報銷手續(xù)，報銷單 據(jù)應附上購貨發(fā)票、采購計劃單、訂購單、驗收入庫單，并由采購部經(jīng)理審批。 第二十四條 第二十四條 應付帳款的管理 采購部核算員負責采購應付帳款的管理，設立應付帳款臺帳，定期編制客戶往來對帳單發(fā)送對方單位，每月核對一次并妥善保存對帳記錄。對長期客戶或重點客戶，以及金額在一定起點以上的往來客戶，應視情況按客戶名稱設置專宗，保管好相關的業(yè)務合同、提貨憑證、收付款憑據(jù)，并設置備查登記簿，逐筆記錄預付款、已付款、余款等情況。 第二十五條 第二十五條 公司與單店的往來結(jié)算 (一 ) (一 ) 供應商或配送方直接向單店送貨 后，單店應及時將收貨清單報送財務部，財務部根據(jù)收貨清單登記此項應付帳款的同時，應同時在該單店的帳戶上登記該項應收帳款 (公司對單店的應收款 )。 (二 ) (二 ) 公司向各單店配送貨物后，配送單位應及時將配送清單報送財務部，財務部根據(jù)該貨物的成本 (包括采購貨物本身的價格、稅金、運費和加工制作成本等 )在各單店的帳戶上登記相應的應收帳款。 (三 ) (三 ) 各單店應于每月 25 日與公司財務部 按月核對物品調(diào)拔的往來帳款，編制調(diào)節(jié)表，雙方簽章確認后，結(jié)清債權(quán)債務帳務。 第六章 第六章 采購成 本控制 第二十六條 第二十六條 采購成本控制關鍵點 物品本身的采購價格、物品運輸配送費用、物品存儲費用以及存儲過程中發(fā)生的損耗、采購物品占用資金的利息費用是采購成本的主要構(gòu)成部分。針對采購成本的主要構(gòu)成要素，采購成本控制的關鍵點包括以下幾個方面： ? ? 確定最優(yōu)的采購價格 ? ? 確定合理的采購訂貨量 ? ? 確定最佳的采購物品配送方式 第二十七條 第二十七條 最優(yōu)采購價格的確定 (一 ) (一 ) 采用多種采購形式：包括招標采購、供應商長期定點采購、比價采購等，通過 對各種采購形式的對比，找出成本最低的采購形式組合以達到降低采購成本的目的。 (二 ) (二 ) 決定合適的采購價格：通過科學的價格決定步驟，降低采購價格與采購成本。決定一個合適的價格一般要經(jīng)過一下幾個步驟： 1. 1. 多渠道詢價。多方面收集了解市場行情，包括市場最高價、最低價、一般價格等。 2. 2. 比價：分析各供應商提供材料的規(guī)格、品質(zhì)要求、性能等才能建立比價標準。 3. 3. 自行估價：成立估價小組，可由采購管理人員、技術(shù)人員、財務人員組成，估算出較為準確的底價資料。 4. 4. 議價：根據(jù)底 價的資料，市場的行情，采購量的大小，付款期的長短等因素與供應商議定出合理的價格。 第二十八條 第二十八條 合理采購訂貨量的確定 采購訂貨量的確定直接影響存貨的缺貨成本、采購物品的存儲費用、采購資金占用的利息費用及存貨的損失成本等，因此確定一個合理的采購訂貨量是控制采購成本的關鍵環(huán)節(jié)。合理采購訂貨量的制定包括以下幾個步驟： 存貨信息收集、存貨信息分析、確定安全庫存、確定合理訂貨量 (一 ) (一 ) 存貨信息 的收集： 1. 1. 店管部庫管員、單店每日應填寫物品庫存日報表，反映本部門 現(xiàn)有存貨物資的名稱、單價、現(xiàn)有存貨的儲存位置、儲存區(qū)域及分布狀況等信息，并及時將此信息報送給采購部。 2. 2. 采購部應要求供應商或第三方物流的庫房保管人員通過傳真、電子郵件等方式及時提供已訂貨物資的未達存貨日報表。 (二 ) (二 ) 存貨信息分析： 店管部庫管員負責將各種存貨信息進行綜合匯總，并結(jié)合盤點的實際情況對存貨量進行修訂，建立公司的采購配送管理信息系統(tǒng)，保證采購部、供應商或第三方物流、各業(yè)務部門、單店等能及時獲得準確的存貨信息。 (三 ) (三 ) 確定安全庫存量 1. 1. 安全庫存量的確定由店管部調(diào)度員負責制訂。 2. 2. 采購部根據(jù)各部門采購申請制定采購計劃時，應在充分研究同期的采購歷史記錄、下期的經(jīng)營計劃的基礎上，協(xié)助店管部調(diào)度員確定最佳安全庫存。 3. 3. “安全庫存量”，應充分考慮保持正常經(jīng)營活動所需的存貨量，防止因缺貨而造成經(jīng)營活動的中斷以及引起的經(jīng)濟損失。 4. 4. 根據(jù)物品采購時間的不同及貨源的緊缺程度等，安全存貨量的確定可根據(jù)歷史經(jīng)驗估計、數(shù)學模型測算等方法確定，一般情況下，安全存貨量的 計算公式確定為：最大安全存貨量＝某期間最大使用量－歷史同期最小使用量。 (四 ) (四 ) 確定合理訂貨量 采購部人員在制訂采購計劃時，應在充分分析現(xiàn)有的存貨量（包括供應商或第三方物流的未達存貨）、貨源情況、訂貨所需時間、訂貨要求的最大或最小批量、貨物運輸?shù)竭_時間等因素，結(jié)合各種貨物的安全存貨量確定最佳訂貨量及訂貨時點。 第二十九條 第二十九條 最佳物品運輸配送方式的確定 物品運輸配送方式直接影響物品的運輸成本費、包裝成本費等，采購人員在訂購過程中應要求供應商提供上述各項成本的詳細清單，或 與財務部相關人員合作，對上述成本作出分析，選擇最佳的物品運輸配送方式，提出降低成本的建議。 第七章 第七章 供應商管理 第三十條 第三十條 供應商信息收集與調(diào)查 供應商信息收集與調(diào)查由采購部負責，店管部、物品請購部門、使用部門等負責提供供應商信息及推薦合格供應商。 （一） （一）凡欲與公司建立供應關系而且符合條件者應填寫 “供應商調(diào)查表 ”，作為選擇供應廠商的參考。 “供應商調(diào)查表 ”交采購部審核并存檔備查。如果供應商的生產(chǎn)經(jīng)營條件發(fā)生變化，應要求供應商及時對該表進行補充和修改。 （二） （二）采購部應組織 相關人員隨時調(diào)查供應商的動態(tài)及產(chǎn)品質(zhì)量， “供應商調(diào)查表 ”每年復查一次，以了解供應商的動態(tài)，同時依變動情況，更正原有資料內(nèi)容。 （三） （三）在每次供貨結(jié)束后，店管部、使用部門等應提供供應商的供貨實績，采購部負責將供應商的業(yè)績記于 “供應商管理檔案 ”，作為評審供應商業(yè)績的資料。 第三十一條 第三十一條 選擇供應商原則及方法 招標采購物品、長期定點供應商 (非外協(xié)產(chǎn)品 )的選擇參照“采購招標管理”中規(guī)定執(zhí)行。外協(xié)產(chǎn)品、比價采購物品的供應商選擇由采購部匯總初選合格、評審考察通過的供應商名單，并提供相關的分析資料，按以下 原則進行選擇： （一） （一）同等條件價格、質(zhì)量優(yōu)先； （二） （二）同等條件信譽、實力優(yōu)先； （三） （三）同等條件服務優(yōu)先； （四） （四）同等條件下，廠家為先的原則 (供應商級別選擇順序：廠家 — 總代理 — 區(qū)域代理 — 指定分銷商 — 經(jīng)銷商 ) ； （五） （五）同等條件先本地后外地的原則。 第三十二條 第三十二條 供應商的評審 供應商的評審與選擇由采購部負責組織，店管部、中心廚房、技術(shù)中心、單店或物品請購部門、使用部門等有關人員參加。 （一） （一）供應商的評審一般應在對 “供應商調(diào)查表 ”及供應商報送的相關資料的分析基礎上進行，必要時由采購部負責組織店管部、中心廚 房、技術(shù)中心、單店或物品請購部門、使用部門對供應方進行實地調(diào)查，就工藝技術(shù)，質(zhì)量控制，供貨能力等寫出調(diào)查報告。 （二） （二）對不同重要度的產(chǎn)品應進行不同層次的評審或考察。評審或考察的方式和程度，可視產(chǎn)品特點和實際需要確定。 （三） （三）若申請免做潛在供應商評審，采購員需遞交“潛在供應商情況調(diào)查表”和書面的免審依據(jù)，報主管副總審批。 （四） （四）供應商評審的層次與周期 1. 1. 對于臨時采購的供應商，采購部應對供應商的經(jīng)營資格進行審核，報采購部經(jīng)理審批。 2. 2. 對于長期采購