【文章內(nèi)容簡介】 體系、價(jià)格和運(yùn)雜費(fèi)用，并有綜合分析說明和比價(jià)依據(jù)。 第九條 詢價(jià)資料的整理 (一 ) 采購員接到供應(yīng)商的報(bào)價(jià)后，要評審報(bào)價(jià)的完整性和準(zhǔn)確性，并了解報(bào)價(jià)的詳細(xì)構(gòu)成，需要時(shí)應(yīng)通過會議或電話溝通以弄清供應(yīng)商的報(bào)價(jià)。同時(shí)應(yīng)整理收到的詢價(jià)資料備查。 (二 ) 若供應(yīng)商報(bào)價(jià)的物品與請購物品略有不同或?qū)俅闷氛撸少徣藛T應(yīng)在請購單上詳細(xì)注明相關(guān)信息，并報(bào)經(jīng)采購部經(jīng)理、使用部門或請購部 門同意并備案。 (三 ) 采購員應(yīng)確定一個(gè)初始目標(biāo)價(jià)，以利于在隨后進(jìn)行的多輪談判（ 3–4 輪）及每輪談判后目標(biāo)價(jià)格的重新確定。多輪談判的過程中如果需要，可要求供應(yīng)商用以成本細(xì)分的方式再次報(bào)價(jià)。 第十條 采購價(jià)格平臺的建立 采購部信息管理員應(yīng)依照以往的采購資料和平時(shí)收集的數(shù)據(jù)，分門別類地整理出一套完整的價(jià)格平臺（采購價(jià)格平臺），并根據(jù)情況隨時(shí)更新，充實(shí)，以備相關(guān)人員選用。 價(jià)格平臺應(yīng)包含以下內(nèi)容： （一） 材料（設(shè)備）名稱； （二） 規(guī)格型號； （三） 主要技術(shù)指標(biāo)； （四） 價(jià)格區(qū)間； （五） 廠家（或供應(yīng)商）； （六） 索引。 第 8 頁 第十一條 采購價(jià)格核準(zhǔn)： (一 ) 招標(biāo)采購物品的價(jià)格由評標(biāo)小組 決定。在質(zhì)量、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、送貨方式等相同的情況下，價(jià)格最低者中標(biāo)。如分歧較大，由公司主管領(lǐng)導(dǎo)或公司總經(jīng)理決定。 (二 ) 供應(yīng)商長期報(bào)價(jià)采購物品及外協(xié)產(chǎn)品，在事先議定的價(jià)格范圍內(nèi)，由采購部經(jīng)理核準(zhǔn)；超出議定價(jià)格范圍外的，根據(jù)超出價(jià)格的多少，分別報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)或公司總經(jīng)理審批。 (三 ) 比價(jià)采購物品，一次采購金額小于 5000 元的，由采購部經(jīng)理審批；一次采購金額大于 5000 元的，由采購部經(jīng)理審核后，呈公司主管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理批準(zhǔn)。 第十二條 訂購 (一 ) 供應(yīng)商及采購價(jià)格確定后，由采購部統(tǒng)一向供應(yīng)商訂購，發(fā)出訂購單或簽訂采購合同。 (二 ) 訂購過程中 實(shí)行執(zhí)行的采購價(jià)格與經(jīng)核準(zhǔn)的采購價(jià)格有差異時(shí)，采購人員應(yīng)按采購價(jià)格核準(zhǔn)的審批程序進(jìn)行重新審批，緊急情況下可直接報(bào)請營業(yè)副總審批。 (三 ) 屬于下列特殊情況的，可實(shí)行委托采購。 1. 特殊材料與物品，采購部無法進(jìn)行采購時(shí)，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，可委托業(yè)務(wù)部門進(jìn)行采購，但應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行本辦法的相關(guān)規(guī)定。 2. 屬于單店的零星采購物品范圍，且月度采購金額累計(jì)在 300 元以內(nèi)的，可委托單店自行采購，店管部負(fù)責(zé)監(jiān)督單店的采購是否嚴(yán)格執(zhí)行本辦法的相關(guān)規(guī)定。 (四 ) 需預(yù)付定金、長期需用的原材料、經(jīng)營用物品等、采購金額（ ）元以上或有附帶條件的采購活 動應(yīng)與供應(yīng)商簽訂采購合同。 1. 由采購員代表公司簽訂采購合同的，必須有公司總經(jīng)理的授權(quán)； 2. 采購員負(fù)責(zé)根據(jù)規(guī)范的合同范本起草合同文本，報(bào)采購部經(jīng)理審批并簽署意見，必要時(shí)，監(jiān)察部應(yīng)參與合同文本的起草； 3. 監(jiān)察部負(fù)責(zé)對合同的法律條款進(jìn)行審查，并簽署意見； 第 9 頁 4. 在完成以上審查修改后，采購合同應(yīng)報(bào)營運(yùn)副總審核并簽署意見后呈公司總經(jīng)理批準(zhǔn)加蓋公司合同專用章。 5. 簽字蓋章生效的采購合同應(yīng)分送財(cái)務(wù)部、驗(yàn)收單位、監(jiān)事處等存檔備查。 第十三條 交貨及驗(yàn)收 （一） 訂購后采購人員應(yīng)按采購合同及公司的經(jīng)營計(jì)劃對供應(yīng)商的交貨進(jìn)行稽催與協(xié)調(diào)，確保能如期交貨。無法 于約定交貨期內(nèi)交貨時(shí)，應(yīng)及時(shí)通知請購部門并列入重點(diǎn)催辦項(xiàng)目。 （二） 交貨時(shí)一般物品由庫管員負(fù)責(zé)驗(yàn)收，包括品質(zhì)與數(shù)量的驗(yàn)收。特殊物品由使用單位、質(zhì)檢員負(fù)責(zé)品質(zhì)驗(yàn)收，庫管員僅負(fù)責(zé)數(shù)量驗(yàn)收。品質(zhì)如有不符，應(yīng)立即予以退回。數(shù)量不符，應(yīng)在驗(yàn)收報(bào)告中注明，要求限期補(bǔ)足或退款。庫管員驗(yàn)貨后方可辦理入庫手續(xù)。 （三） 供應(yīng)商直接配送到單店或加工現(xiàn)場的物品，由供應(yīng)商根據(jù)采購部發(fā)出的配送指令直接向指定的地點(diǎn)送貨，收貨人負(fù)責(zé)物品的驗(yàn)收，確認(rèn)是否與訂購單或采購申請單所列內(nèi)容一致，并及時(shí)將驗(yàn)收單送交采購部、財(cái)務(wù)部辦理記帳付款手續(xù)。 第十四條 進(jìn)度控制與事務(wù) 聯(lián)系 (一 ) 采購執(zhí)行過程中，采購部應(yīng)按詢價(jià)、訂購、交貨三個(gè)階段負(fù)責(zé)對采購作業(yè)制定進(jìn)度計(jì)劃并進(jìn)行進(jìn)度控制。如未能按進(jìn)度完成采購作業(yè)時(shí)，應(yīng)撰寫異常原因及預(yù)定完成日期，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批后轉(zhuǎn)送請購或使用部門，以便采取應(yīng)對措施。 (二 ) 采購物品及外協(xié)產(chǎn)品在使用中出現(xiàn)問題，采購員應(yīng)負(fù)責(zé)聯(lián)系供貨商，處理有關(guān)質(zhì)量問題的解決、退換貨、索賠等事宜。 (三 ) 外協(xié)產(chǎn)品生產(chǎn)加工過程中，相關(guān)業(yè)務(wù)部門應(yīng)負(fù)責(zé)提供外協(xié)產(chǎn)品的品質(zhì)要求并負(fù)責(zé)對加工單位的技術(shù)支持與質(zhì)量監(jiān)督。 c) 采購結(jié)算 第十五條 采購付款 第 10 頁 (一 ) 采購款項(xiàng)須按采購合同規(guī)定或訂購單所約定的時(shí)間由采購部統(tǒng)一支付。 (二 ) 庫房、 單店等收貨單位在接收貨物入庫后，應(yīng)及時(shí)根據(jù)入庫單填寫入庫清單報(bào)送采購部和財(cái)務(wù)部，采購部和財(cái)務(wù)部應(yīng)根據(jù)每天的入庫清單分別建立應(yīng)付帳款臺帳。供應(yīng)商或配送方應(yīng)定期 (根據(jù)合同確定的結(jié)算期，在每月或每周 )憑收貨清單與采購部核對應(yīng)付帳款帳目，雙方核對無誤后向采購部申請付款。 (三 ) 采購部根據(jù)收貨單位遞交的收貨清單、結(jié)算單與訂貨合同核對無誤后，統(tǒng)一制訂結(jié)算計(jì)劃，結(jié)算計(jì)劃由采購部核算員根據(jù)訂購合同的時(shí)間要求、供應(yīng)商的重要性、采購物資的時(shí)間、公司現(xiàn)有資金情況等制訂，分清輕重緩急，結(jié)算計(jì)劃經(jīng)采購部經(jīng)理審核后，由營運(yùn)副總審批。 (四 ) 采購部 根據(jù)結(jié)算計(jì)劃依據(jù)資金使用申請程序 (見財(cái)務(wù)管理手冊 )向財(cái)務(wù)部申請借款，由財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人根據(jù)資金計(jì)劃審批后借出款項(xiàng)。借款只能用于支付貨款，不得挪為它用。采購部不得自行保存資金，應(yīng)于支付款項(xiàng)時(shí)向財(cái)務(wù)部支取借款，即借即付。 (五 ) 在向供應(yīng)商或配送方支付貨款時(shí)，采購部核算員應(yīng)對照合同、收貨清單等仔細(xì)復(fù)核，并同預(yù)付貨款及應(yīng)收帳款等全部債權(quán)一起清理結(jié)算，防止重復(fù)付款。 第十六條 報(bào)銷 采購人員支付采購貨款后應(yīng)依據(jù)財(cái)務(wù)規(guī)定的報(bào)銷程序及時(shí)辦理報(bào)銷手續(xù)，報(bào)銷單據(jù)應(yīng)附上購貨發(fā)票、采購計(jì)劃單、驗(yàn)收入庫單，并由采購部經(jīng)理審批。 第十七條 應(yīng)付帳款的管理 采購 部核算員負(fù)責(zé)采購應(yīng)付帳款的管理，設(shè)立應(yīng)付帳款臺帳，定期編制客戶往來對帳單發(fā)送對方單位，每月核對一次并妥善保存對帳記錄。對長期客戶或重點(diǎn)客戶，以及金額在一定起點(diǎn)以上的往來客戶，應(yīng)視情況按客戶名稱設(shè)置專宗，保管好相關(guān)的業(yè)務(wù)合同、提貨憑證、收付款憑據(jù)，并設(shè)置備查登記簿，逐筆記錄預(yù)付款、已付款、余款等情況。 第十八條 公司與單店的往來結(jié)算 第 11 頁 (一 ) 供應(yīng)商或配送方直接向單店送貨后，單店應(yīng)及時(shí)將已簽字的發(fā)貨清單分別報(bào)送采購部和財(cái)務(wù)部，采購部據(jù)此與供應(yīng)商結(jié)算，財(cái)務(wù)部據(jù)此登記應(yīng)付帳款，同時(shí)在該單店的帳戶上登記該項(xiàng)應(yīng)收帳款 (公司對單店的應(yīng)收款 )。 (二 ) 公司向各單店配送貨物后，配送單位應(yīng)及時(shí)將配送清單報(bào)送財(cái)務(wù)部，財(cái)務(wù)部根據(jù)該貨物的成本 (包括采購貨物本身的價(jià)格、稅金、運(yùn)費(fèi)和加工損耗成本等 )在各單店的帳戶上登記相應(yīng)的應(yīng)收帳款。 (三 ) 各單店應(yīng)于每月 25 日與公司財(cái)務(wù)部 按月核對物品調(diào)拔的往來帳款，編制調(diào)節(jié)表，雙方簽章確認(rèn)后，及時(shí)結(jié)清債權(quán)債務(wù)帳務(wù)。 d) 采購成本控制 第十九條 采購成本控制關(guān)鍵點(diǎn) 物品本身的采購價(jià)格、物品運(yùn)輸配送費(fèi)用、物品存儲費(fèi)用以及存儲過程中發(fā)生的損耗、采購物品占用資金的利息費(fèi)用是采購成本的主要構(gòu)成部分。針對采購成本的主要構(gòu)成要素，采購成本控制的關(guān)鍵點(diǎn)包括以下幾 個(gè)方面： ? 確定最優(yōu)的采購價(jià)格 ? 確定合理的采購訂貨量 ? 確定最佳的采購物品配送方式 第二十條 最優(yōu)采購價(jià)格的確定 (一 ) 采用多種采購形式：包括招標(biāo)采購、供應(yīng)商長期定點(diǎn)采購、比價(jià)采購等，通過對各種采購形式的對比，找出成本最低的采購形式組合以達(dá)到降低采購成本的目的。 (二 ) 決定合適的采購價(jià)格：通過科學(xué)的價(jià)格決定步驟，降低采購價(jià)格與采購成本。決定一個(gè)合適的價(jià)格一般要經(jīng)過一下幾個(gè)步驟： 1. 多渠道詢價(jià)。多方面收集了解市場行情，包括市場最高價(jià)、最低價(jià)、一般價(jià)格等。 第 12 頁 2. 比價(jià)：分析各供應(yīng)商提供材料的規(guī)格、品質(zhì)要求、性能等才能建立比價(jià)標(biāo)準(zhǔn)。 3. 自行估價(jià)：成 立估價(jià)小組，可由采購管理人員、技術(shù)人員、財(cái)務(wù)人員組成，估算出較為準(zhǔn)確的底價(jià)資料。 4. 議價(jià)：根據(jù)底價(jià)的資料，市場的行情，采購量的大小，付款期的長短等因素與供應(yīng)商議定出合理的價(jià)格。 第二十一條 合理采購訂貨量的確定 采購訂貨量的確定直接影響存貨的缺貨成本、采購物品的存儲費(fèi)用、采購資金占用的利息費(fèi)用及存貨的損失成本等，因此確定一個(gè)合理的采購訂貨量是控制采購成本的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。合理采購訂貨量的制定包括以下幾個(gè)步驟： 存貨信息收集、存貨信息分析、確定安全庫存、確定合理訂貨量 (一 ) 存貨信息 的收集： 1. 店管部庫管員、單店每日應(yīng)填寫物品庫存日報(bào)表 ，反映本部門現(xiàn)有存貨物資的名稱、單價(jià)、現(xiàn)有存貨的儲存位置、儲存區(qū)域及分布狀況等信息，并及時(shí)將此信息報(bào)送給采購部。 2. 采購部應(yīng)要求供應(yīng)商或第三方物流的庫房保管人員通過傳真、電子郵件等方式及時(shí)提供已訂貨物資的未達(dá)存貨日報(bào)表。 (二 ) 存貨信息分析： 店管部庫管員負(fù)責(zé)將各種存貨信息進(jìn)行綜合匯總，并結(jié)合盤點(diǎn)的實(shí)際情況對存貨量進(jìn)行修訂，建立公司的采購配送管理信息系統(tǒng)，保證采購部、供應(yīng)商或第三方物流、各業(yè)務(wù)部門、單店等能及時(shí)獲得準(zhǔn)確的存貨信息。 (三 ) 確定安全庫存量 1. 安全庫存量的確定由店管部調(diào)度員負(fù)責(zé)制訂。 2. 采購部根據(jù)各部門采購申請制 定采購計(jì)劃時(shí)，應(yīng)在充分研究同期的采購歷史記錄、下期的經(jīng)營計(jì)劃的基礎(chǔ)上，協(xié)助店管部調(diào)度員確定最佳安全庫存。 3. “安全庫存量”，應(yīng)充分考慮保持正常經(jīng)營活