【正文】 ............................................................................ 1 第二章 采購組織 ................................................................................ 2 第三章 采購計劃 ................................................................................ 3 第四章 采購執(zhí)行 ................................................................................ 5 第五章 采購結(jié)算 ................................................................................ 9 第六章 采購成本控制 ....................................................................... 11 第七章 供應(yīng)商管理 ...........................................................................13 第八章 采購招標(biāo)管理 .......................................................................16 第九章 附 則 ...................................................................................20 采購管理流程 .....................................................................................21 第 1 頁 第一章 總則 目的 為加強(qiáng) x 沙鍋餐飲管理（北京）有限責(zé)任公司（以下簡稱公司） 采購管理，規(guī)范采購工作 ,保障經(jīng)營活動的正常持續(xù)供應(yīng)，加速資金周轉(zhuǎn)，降低采購成本， 特制定此手冊。 手冊適用人員：采購部、店管部、單店、中心廚房、財務(wù)部、綜合辦、監(jiān)察辦等涉及公司采購業(yè)務(wù)的所有員工。 保密要求 注意作好手冊保密工作。 手冊每年更新一次，年度更新時應(yīng)將年度內(nèi)補(bǔ)充文件分類歸并到手冊各章節(jié)。 (三 ) 采購部：負(fù)責(zé)制定采購計劃及采購活動的具體實施；對所采購物品及外協(xié)產(chǎn)品的市場行情、供應(yīng)商情況進(jìn)行跟蹤調(diào)查， 建立采購物品及外協(xié)產(chǎn)品價格信息庫； 建立采購物品及外協(xié)產(chǎn)品的質(zhì)量記錄； 負(fù)責(zé) 對供應(yīng)商的管理；負(fù)責(zé)采購物品 及外協(xié)產(chǎn)品的交貨與協(xié)調(diào)；負(fù)責(zé)采購物品及外協(xié)產(chǎn)品質(zhì)量問題的解決、退貨與索賠；負(fù)責(zé)采購款項的結(jié)算支付。 第二條 采購計劃種類 根據(jù)采購物品的不同應(yīng)分別制訂年度采購計劃、月度采購計劃及日采購計劃。 第三條 各店日常經(jīng)營需求計劃 各店根據(jù)每天的經(jīng)營情況、物品日常消耗情況、庫存情況向店管部報送每天的需求計劃，主要包括每天的銷售主產(chǎn)品及各種配料、一次性消耗物品等。 (九 ) 部門負(fù)責(zé)人 /授權(quán)人審核本部門 的采購申請時應(yīng)檢查請購單的內(nèi)容是否準(zhǔn)確、完整，若不完整或有錯誤則應(yīng)予以糾正。 第 5 頁 (二 ) 采購計劃應(yīng)同時報送財務(wù)部審核，以利于公司資金的安排。 (五 ) 物品需求單位對于申請采購物品若需要變更或撤銷時，必須立即通知采購部，及時根據(jù)實際情況更改采購計劃。采購應(yīng)按照“擇優(yōu)、擇廉、擇近”的原則 并嚴(yán)格按照采購計 劃按質(zhì)、按量、按時進(jìn)行采購。 (一 ) 定點供應(yīng)商長期供貨的物品范疇： 為有效降低采購成本，達(dá)到規(guī)模采購，并保證采購物品質(zhì)量的穩(wěn)定性與標(biāo)準(zhǔn)，以下消耗較大且常用物品應(yīng)盡量采用定點供應(yīng)商長期議價供貨的方式： ? 生鮮類：包括豬、牛、羊肉、雞、鴨、魚、海鮮、蛋、常用 蔬菜等； ? 干貨類：各種肉食、海鮮、木耳、蘑菇等； ? 糧油、各種調(diào)料等； ? 飲料類； ? 經(jīng)營加工用器材類、包裝用材料、其它消耗品； 第 6 頁 ? 熟食、涼菜類委托對外加工產(chǎn)品。 第八條 采購詢價的發(fā)出 采購人員按照采購計劃所列材料清單，參考采購物品及外協(xié)產(chǎn)品的市場行情、公司相關(guān)人員的信息提供、采購歷史記錄、廠商提供的價格資料等各種渠道的價格信息，對采購物品及外協(xié)產(chǎn)品的供應(yīng)商進(jìn)行充分的詢價、議價。 (四 ) 在詢價過程中供應(yīng)商如要求對采購物品及外協(xié)產(chǎn)品內(nèi)容、技術(shù)要求、規(guī)范第 7 頁 等作進(jìn)一步澄清，采購員應(yīng)該協(xié)調(diào)相關(guān)人員盡快作出答復(fù)，以使供應(yīng)商有條件作出適當(dāng)報價。同時應(yīng)整理收到的詢價資料備查。 第十條 采購價格平臺的建立 采購部信息管理員應(yīng)依照以往的采購資料和平時收集的數(shù)據(jù)，分門別類地整理出一套完整的價格平臺（采購價格平臺），并根據(jù)情況隨時更新，充實，以備相關(guān)人員選用。如分歧較大，由公司主管領(lǐng)導(dǎo)或公司總經(jīng)理決定。 (二 ) 訂購過程中 實行執(zhí)行的采購價格與經(jīng)核準(zhǔn)的采購價格有差異時，采購人員應(yīng)按采購價格核準(zhǔn)的審批程序進(jìn)行重新審批，緊急情況下可直接報請營業(yè)副總審批。 (四 ) 需預(yù)付定金、長期需用的原材料、經(jīng)營用物品等、采購金額（ ）元以上或有附帶條件的采購活 動應(yīng)與供應(yīng)商簽訂采購合同。無法 于約定交貨期內(nèi)交貨時，應(yīng)及時通知請購部門并列入重點催辦項目。數(shù)量不符，應(yīng)在驗收報告中注明，要求限期補(bǔ)足或退款。如未能按進(jìn)度完成采購作業(yè)時，應(yīng)撰寫異常原因及預(yù)定完成日期，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批后轉(zhuǎn)送請購或使用部門，以便采取應(yīng)對措施。 (二 ) 庫房、 單店等收貨單位在接收貨物入庫后，應(yīng)及時根據(jù)入庫單填寫入庫清單報送采購部和財務(wù)部，采購部和財務(wù)部應(yīng)根據(jù)每天的入庫清單分別建立應(yīng)付帳款臺帳。借款只能用于支付貨款，不得挪為它用。 第十七條 應(yīng)付帳款的管理 采購 部核算員負(fù)責(zé)采購應(yīng)付帳款的管理，設(shè)立應(yīng)付帳款臺帳，定期編制客戶往來對帳單發(fā)送對方單位，每月核對一次并妥善保存對帳記錄。 (三 ) 各單店應(yīng)于每月 25 日與公司財務(wù)部 按月核對物品調(diào)拔的往來帳款，編制調(diào)節(jié)表，雙方簽章確認(rèn)后，及時結(jié)清債權(quán)債務(wù)帳務(wù)。決定一個合適的價格一般要經(jīng)過一下幾個步驟： 1. 多渠道詢價。 4. 議價：根據(jù)底價的資料，市場的行情，采購量的大小，付款期的長短等因素與供應(yīng)商議定出合理的價格。 (二 ) 存貨信息分析： 店管部庫管員負(fù)責(zé)將各種存貨信息進(jìn)行綜合匯總，并結(jié)合盤點的實際情況對存貨量進(jìn)行修訂，建立公司的采購配送管理信息系統(tǒng)，保證采購部、供應(yīng)商或第三方物流、各業(yè)務(wù)部門、單店等能及時獲得準(zhǔn)確的存貨信息。 第 13 頁 4. 根據(jù)不同物品采購時間的不同及貨源的緊缺程度等，安全存貨量的確定可根據(jù)歷史經(jīng)驗估計、數(shù)學(xué)模型測算等方法確定，一般情況下，安全存貨量的計算公式確定為：最大安全存貨量＝某期間最大使用量－歷史同期最小使用量。 （一） 凡欲與公司建立供應(yīng)關(guān)系而且符合條件者應(yīng)填寫 “供應(yīng)商調(diào)查表 ”，作為選擇供應(yīng)廠商的參考。 （三） 在每次供貨結(jié)束后，店管部、使用部門等應(yīng)提供供應(yīng)商的供貨實績，采購部負(fù)責(zé)將供應(yīng)商的業(yè)績記于 “供應(yīng)商管理檔案 ”，作為評審供應(yīng)商業(yè)績的資料。 （一） 供應(yīng)商的評審一般應(yīng)在對 “供應(yīng)商調(diào)查表 ”及供應(yīng)商報送的相關(guān)資料的分析基礎(chǔ)上進(jìn)行，必要時由采購部負(fù)責(zé)組織店管部、中心廚房、技術(shù)中心、單店或物品請購部門、使用部門對供應(yīng)方進(jìn)行實地調(diào)查，就工藝技術(shù)，質(zhì)量控制，供貨能力等寫出調(diào)查報告。 （四） 供應(yīng)商評審的層次與周期 1. 對于臨時采購的供應(yīng)商，采購部應(yīng)對供應(yīng)商的經(jīng)營資格進(jìn)行審核，報采 購部經(jīng)理審批。 第二十七條 供應(yīng)商業(yè)績考評 （一） 采購部應(yīng)組織相關(guān)部門定期考核和評估供應(yīng)商，確保所采購產(chǎn)品質(zhì)量、供應(yīng)、支持和服務(wù) 、經(jīng)濟(jì)指標(biāo)等滿足公司相關(guān)規(guī)定要求。 （五） 采購人員定期整理供應(yīng)商考評結(jié)果，并按考評結(jié)果將供應(yīng)商劃分為優(yōu)秀供第 16 頁 應(yīng)商、伙伴供應(yīng) 商、普通供應(yīng)商、不合格供應(yīng)商等不同類型進(jìn)行管理，對于普通供應(yīng)商給予警告并限期改正，對于不合格供應(yīng)商，則必須予以更換。 f) 采購招標(biāo)管理 第三十條 招標(biāo)管理的內(nèi)容： 凡符合第 條所規(guī)定物品的采購以及長期定點供應(yīng)商的選擇，均需實行招標(biāo)管理 。 第三十三條 招標(biāo)采購分為公開招標(biāo)采購、邀請招標(biāo)采購，采用邀請招標(biāo)方式的應(yīng)在采購報告中予以注明。 采用邀請招標(biāo)方式的，應(yīng)向 3 個以上有投標(biāo)資格的法人或其他組織發(fā)出投標(biāo)邀請書。 3． 合同條件（通用條款和專用條款）； 4． 技術(shù)規(guī)定及規(guī)范（標(biāo)準(zhǔn)） ； 5． 貨物量、采購及報價清單； 6． 安裝調(diào)試和人員培訓(xùn)內(nèi)容； 7． 其他需要說明的事項。在投標(biāo)截止時間之前，投標(biāo)人可以撤回已遞交的投標(biāo)文件或進(jìn)行更正和補(bǔ)充，但應(yīng)當(dāng)符合招標(biāo)文件的要求。 （二） 開標(biāo)應(yīng)當(dāng)按招標(biāo)文件中確定的時間和地點進(jìn)行。成員人數(shù)為五人以上單數(shù)，技術(shù)性很強(qiáng)的招標(biāo)應(yīng)邀請有關(guān)專家參加。 （五） 評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)分為技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和商務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，一般包含以下內(nèi)容：投標(biāo)價格和評標(biāo)價格；質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)及質(zhì)量管理措 施；組織供應(yīng)計劃；售后服務(wù)；投標(biāo)人的業(yè)績和資信；財務(wù)狀況。 （八） 評標(biāo)小組按招標(biāo)文件確定的評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)和方法，對投標(biāo)文件進(jìn)行評審，確定中標(biāo)候選人推薦順序 。 第四十一條 中標(biāo) （一） 評標(biāo)小組經(jīng)過評審，從合格的投標(biāo)人中排序推薦中標(biāo)候選人。 （五） 中標(biāo)通知發(fā)出之日起１ 0 日內(nèi)，采購部和中標(biāo)人應(yīng)當(dāng)按照招標(biāo)文件和中標(biāo)人的投標(biāo)文件訂立書面合同。 第四十三條 本 手冊由 公司采購部 負(fù)