【文章內(nèi)容簡介】 將被退回。使用部門秘書口頭提出申請1填制采購申請單2匯總采購申請3采購申請單 – 附件 1 7 / 37主要步驟 描述 負(fù)責(zé)部門? 部門秘書對采購申請進行預(yù)算控制之后，由申請人直接主管和使用部門經(jīng)理進行審核，如果采購申請合理，則在采購申請單上簽字，否則退回申請。使用部門秘書? 計財部費用會計對預(yù)算進行復(fù)核。? 費用會計檢查部門年度預(yù)算是否和存檔的公司預(yù)算是否相符，已用預(yù)算是否和會計記錄相符，以及部門可用預(yù)算的計算準(zhǔn)確性。? 預(yù)算復(fù)核后，根據(jù)公司的采購審批權(quán)限表將采購申請送交相應(yīng)授權(quán)人審批。計財部費用會計? 采購申請單必須由公司相應(yīng)授權(quán)人根據(jù)采購權(quán)限表審核批準(zhǔn)。相應(yīng)授權(quán)人采購審批權(quán)限表– 附件 2 審批 4復(fù)核預(yù)算 5審批 68 / 372 供應(yīng)商選擇 流程圖行政部 計財部 管理層采購員 總經(jīng)理 費用會計 總經(jīng)理 相應(yīng)授權(quán)人供應(yīng)商授權(quán) 確認(rèn)供應(yīng)商供應(yīng)商再評估尋找供應(yīng)商1227審批5 審批6審批8確定授權(quán)供應(yīng)商2選擇供應(yīng)商4簽訂合同9評審供應(yīng)商業(yè)績7審批39 / 37 管理方法管理原則 ? 不斷發(fā)現(xiàn)能夠提供低成本、高質(zhì)量的供應(yīng)商，豐富授權(quán)供應(yīng)商名單。? 采購員應(yīng)該維護完整、實效的供應(yīng)商資料并定期更新。? 對于供應(yīng)商的選擇結(jié)果應(yīng)該有具體的書面記錄，并由總經(jīng)理審核。? 對供應(yīng)商資料庫實行權(quán)限控制管理。? 定期對供應(yīng)商業(yè)績進行考核。管理部門 行政部采購員管理文件 供應(yīng)商選擇流程中包括以下文件:文件名稱 相關(guān)步驟 填制人 復(fù)核人 參考編號供應(yīng)商信息收集表發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商 采購員 行政部總經(jīng)理 附件 3授權(quán)供應(yīng)商清單 確定授權(quán)供應(yīng)商 采購員 行政部總經(jīng)理 附件 4供應(yīng)商選擇表 選擇供應(yīng)商 采購員 行政部總經(jīng)理、管理層附件 5訂單匯總表 更新供應(yīng)商檔案 采購員 行政部總經(jīng)理 附件 6供應(yīng)商評估記錄 更新供應(yīng)商檔案 采購員 行政部總經(jīng)理 附件 7供應(yīng)商考核報告 更新供應(yīng)商檔案 采購員 行政部總經(jīng)理 附件 810 / 37 流程描述 供應(yīng)商授權(quán)主要步驟 描述 負(fù)責(zé)部門? 采購員和公司其他員工在日常工作和生活中，應(yīng)隨時發(fā)現(xiàn)能夠提供低成本、高質(zhì)量商品/服務(wù)的供應(yīng)商。? 采購員在發(fā)現(xiàn)這些供應(yīng)商后，應(yīng)傳真/電話聯(lián)絡(luò)供應(yīng)商，要求供應(yīng)商提供報價單，產(chǎn)品目錄，公司簡介、公司營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件、產(chǎn)品技術(shù)規(guī)格、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證書復(fù)印件等；? 必要時，采購員可對供應(yīng)商進行實地訪問，進一步了解供應(yīng)商的實力和服務(wù)質(zhì)量。? 采購員匯總收集的資料，填寫供應(yīng)商信息收集表。行政部采購員? 采購員將供應(yīng)商資料存入供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫。供應(yīng)商資料庫應(yīng)注意保密，任何其他人不得接觸和更改。? 供應(yīng)商資料庫主要包括主要信息和交易信息兩部分。供應(yīng)商主要信息包括供應(yīng)商名稱、編號、地址、供貨數(shù)量級和相應(yīng)的供貨價格、最小訂購量、供貨質(zhì)量、付款條件、運輸方式、交貨周期和信用記錄等。? 采購員根據(jù)供應(yīng)商的價格，質(zhì)量，交貨期和售后服務(wù)確定授權(quán)供應(yīng)商，建立/更新授權(quán)供應(yīng)商清單。? 采購員將授權(quán)供應(yīng)商清單和供應(yīng)商資料交行政部總經(jīng)理批準(zhǔn)。行政部采購員? 行政部總經(jīng)理復(fù)核授權(quán)供應(yīng)商清單和供應(yīng)商資料，并簽字確認(rèn)。行政部總經(jīng)理確定授權(quán)供應(yīng)商2尋找供應(yīng)商1審批3供應(yīng)商信息收集表– 附件 3授權(quán)供應(yīng)商清單– 附件 411 / 37 確認(rèn)供應(yīng)商主要步驟 描述 負(fù)責(zé)部門? 采購員取得審批后的采購申請單，根據(jù)申請單的要求從授權(quán)供應(yīng)商清單中能夠提供需求產(chǎn)品/服務(wù)的供應(yīng)商（如果授權(quán)供應(yīng)商清單中沒有能夠提供需求產(chǎn)品/服務(wù)的供應(yīng)商，必須及時尋找新的供應(yīng)商）。? 對于合同金額超過人民幣______元的采購業(yè)務(wù)，采購員應(yīng)至少在三個供應(yīng)商中選擇；對于合同金額超出人民幣_______元或合同期超過一年的采購業(yè)務(wù)，必須采用競價投標(biāo)的方式選擇供應(yīng)商。競價資料做檔案保存。? 采購員根據(jù)價格、付款條件、質(zhì)量等因素，選擇適當(dāng)?shù)墓?yīng)商，并在供應(yīng)商選擇表上詳細(xì)說明不同供應(yīng)商的供貨價格、質(zhì)量、交貨時間和付款條件的比較，列明對節(jié)約的采購成本、提高的質(zhì)量、節(jié)約的時間和付款期的優(yōu)惠的綜合評價，得出選擇供應(yīng)商的結(jié)果。? 填寫供應(yīng)商選擇表交行政部總經(jīng)理審核。行政部采購員? 行政部總經(jīng)理詳細(xì)復(fù)核采購員選擇供應(yīng)商的程序和理由，審核采購的價格、付款條件等因素。如果采購的程序和理由合理，就在供應(yīng)商審核表上簽字批準(zhǔn)，否則將供應(yīng)商審核表退回。? 未采用最低供應(yīng)價的采購，以及未采用競價投標(biāo)的方式選擇供應(yīng)商的例外情況，必須注明合理的原因和解釋，在行政部總經(jīng)理審批之后，交由管理層總經(jīng)理審核。否則，該供應(yīng)商選擇將不被批準(zhǔn)。行政部總經(jīng)理? 采購金額超出人民幣________元的交易，審核未采用最低供應(yīng)價的采購，以及未采用競價投標(biāo)的方式選擇供應(yīng)商的例外情況，必須在行政部總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)之后再由公司總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)。否則，該供應(yīng)商選擇將不被批準(zhǔn)。公司總經(jīng)理供應(yīng)商選擇表 – 附件 5選擇供應(yīng)商4審批5審批612 / 37 供應(yīng)商再評估主要步驟 描述 負(fù)責(zé)部門? 行政部采購員可以根據(jù)供應(yīng)商供應(yīng)物資、批次、數(shù)量單位、合格率及發(fā)貨情況、售后服務(wù)等信息進行評估并打分，記錄在供應(yīng)商評估記錄中。? 采購員負(fù)責(zé)對其采購活動進行匯總分析。采購定單按月存檔，并打印匯總表；該表同時能反映具體定單的供應(yīng)商，有助于公司對供應(yīng)商進行定期評估和進一步篩選。? 每年結(jié)束后，行政部采購員根據(jù)供應(yīng)商評估記錄，生成各供應(yīng)商年度考核報告，列示供應(yīng)商每月的平均分，計算年度平均分，并得出考核結(jié)論。? 考核結(jié)果將作為下一個年度選擇供應(yīng)商的一個依據(jù)，對于分?jǐn)?shù)高的供應(yīng)商將提高其采購額度，分?jǐn)?shù)低于該類供應(yīng)商平均分的供應(yīng)商將取消其授權(quán)供應(yīng)商資格。? 供應(yīng)商業(yè)績評價標(biāo)準(zhǔn)為：到貨及時率、質(zhì)量合格率、違約率等。行政部采購員? 行政部總經(jīng)理審批供應(yīng)商考核報告。 行政部總經(jīng)理主要步驟? 行政部采購員根據(jù)考核結(jié)果，更新供應(yīng)商檔案。行政部采購員供應(yīng)商評估記錄– 附件 7訂單匯總表– 附件 6供應(yīng)商年度考核報告– 附件8評審供應(yīng)商業(yè)績7更新供應(yīng)商檔案9審核813 / 373 采購 流程圖行政部 計財部 管理層采購員 部門總經(jīng)理 應(yīng)付帳款會計 相應(yīng)授權(quán)人準(zhǔn)備采購訂單 出具采購訂單2審批2 審批3填寫/更新采購訂單1出具采購訂單4 歸檔514 / 37 管理方法管理原則 ? 公司應(yīng)設(shè)立具體的審批權(quán)限級別，并嚴(yán)格遵守。? 采購員必須及時的進行訂單確認(rèn)。? 每一次采購必須出具采購訂單。? 采購訂單順序控制，由采購員進行管理。? 采購訂單上必須填寫完整、準(zhǔn)確。? 為了保護公司的權(quán)益，采購訂單必須由供應(yīng)商蓋章確認(rèn)。管理部門 行政部、管理層、計財部管理文件 采購流程中包括以下文件:文件