【文章內容簡介】 將被退回。使用部門秘書口頭提出申請1填制采購申請單2匯總采購申請3采購申請單 – 附件 1 7 / 37主要步驟 描述 負責部門? 部門秘書對采購申請進行預算控制之后，由申請人直接主管和使用部門經理進行審核，如果采購申請合理，則在采購申請單上簽字，否則退回申請。使用部門秘書? 計財部費用會計對預算進行復核。? 費用會計檢查部門年度預算是否和存檔的公司預算是否相符，已用預算是否和會計記錄相符，以及部門可用預算的計算準確性。? 預算復核后，根據(jù)公司的采購審批權限表將采購申請送交相應授權人審批。計財部費用會計? 采購申請單必須由公司相應授權人根據(jù)采購權限表審核批準。相應授權人采購審批權限表– 附件 2 審批 4復核預算 5審批 68 / 372 供應商選擇 流程圖行政部 計財部 管理層采購員 總經理 費用會計 總經理 相應授權人供應商授權 確認供應商供應商再評估尋找供應商1227審批5 審批6審批8確定授權供應商2選擇供應商4簽訂合同9評審供應商業(yè)績7審批39 / 37 管理方法管理原則 ? 不斷發(fā)現(xiàn)能夠提供低成本、高質量的供應商，豐富授權供應商名單。? 采購員應該維護完整、實效的供應商資料并定期更新。? 對于供應商的選擇結果應該有具體的書面記錄，并由總經理審核。? 對供應商資料庫實行權限控制管理。? 定期對供應商業(yè)績進行考核。管理部門 行政部采購員管理文件 供應商選擇流程中包括以下文件:文件名稱 相關步驟 填制人 復核人 參考編號供應商信息收集表發(fā)現(xiàn)供應商 采購員 行政部總經理 附件 3授權供應商清單 確定授權供應商 采購員 行政部總經理 附件 4供應商選擇表 選擇供應商 采購員 行政部總經理、管理層附件 5訂單匯總表 更新供應商檔案 采購員 行政部總經理 附件 6供應商評估記錄 更新供應商檔案 采購員 行政部總經理 附件 7供應商考核報告 更新供應商檔案 采購員 行政部總經理 附件 810 / 37 流程描述 供應商授權主要步驟 描述 負責部門? 采購員和公司其他員工在日常工作和生活中，應隨時發(fā)現(xiàn)能夠提供低成本、高質量商品/服務的供應商。? 采購員在發(fā)現(xiàn)這些供應商后，應傳真/電話聯(lián)絡供應商，要求供應商提供報價單，產品目錄，公司簡介、公司營業(yè)執(zhí)照復印件、產品技術規(guī)格、產品質量認證書復印件等；? 必要時，采購員可對供應商進行實地訪問，進一步了解供應商的實力和服務質量。? 采購員匯總收集的資料，填寫供應商信息收集表。行政部采購員? 采購員將供應商資料存入供應商數(shù)據(jù)庫。供應商資料庫應注意保密，任何其他人不得接觸和更改。? 供應商資料庫主要包括主要信息和交易信息兩部分。供應商主要信息包括供應商名稱、編號、地址、供貨數(shù)量級和相應的供貨價格、最小訂購量、供貨質量、付款條件、運輸方式、交貨周期和信用記錄等。? 采購員根據(jù)供應商的價格，質量，交貨期和售后服務確定授權供應商，建立/更新授權供應商清單。? 采購員將授權供應商清單和供應商資料交行政部總經理批準。行政部采購員? 行政部總經理復核授權供應商清單和供應商資料，并簽字確認。行政部總經理確定授權供應商2尋找供應商1審批3供應商信息收集表– 附件 3授權供應商清單– 附件 411 / 37 確認供應商主要步驟 描述 負責部門? 采購員取得審批后的采購申請單，根據(jù)申請單的要求從授權供應商清單中能夠提供需求產品/服務的供應商（如果授權供應商清單中沒有能夠提供需求產品/服務的供應商，必須及時尋找新的供應商）。? 對于合同金額超過人民幣______元的采購業(yè)務，采購員應至少在三個供應商中選擇；對于合同金額超出人民幣_______元或合同期超過一年的采購業(yè)務，必須采用競價投標的方式選擇供應商。競價資料做檔案保存。? 采購員根據(jù)價格、付款條件、質量等因素，選擇適當?shù)墓蹋⒃诠踢x擇表上詳細說明不同供應商的供貨價格、質量、交貨時間和付款條件的比較，列明對節(jié)約的采購成本、提高的質量、節(jié)約的時間和付款期的優(yōu)惠的綜合評價，得出選擇供應商的結果。? 填寫供應商選擇表交行政部總經理審核。行政部采購員? 行政部總經理詳細復核采購員選擇供應商的程序和理由，審核采購的價格、付款條件等因素。如果采購的程序和理由合理，就在供應商審核表上簽字批準，否則將供應商審核表退回。? 未采用最低供應價的采購，以及未采用競價投標的方式選擇供應商的例外情況，必須注明合理的原因和解釋，在行政部總經理審批之后，交由管理層總經理審核。否則，該供應商選擇將不被批準。行政部總經理? 采購金額超出人民幣________元的交易，審核未采用最低供應價的采購，以及未采用競價投標的方式選擇供應商的例外情況，必須在行政部總經理簽字批準之后再由公司總經理簽字批準。否則，該供應商選擇將不被批準。公司總經理供應商選擇表 – 附件 5選擇供應商4審批5審批612 / 37 供應商再評估主要步驟 描述 負責部門? 行政部采購員可以根據(jù)供應商供應物資、批次、數(shù)量單位、合格率及發(fā)貨情況、售后服務等信息進行評估并打分，記錄在供應商評估記錄中。? 采購員負責對其采購活動進行匯總分析。采購定單按月存檔，并打印匯總表；該表同時能反映具體定單的供應商，有助于公司對供應商進行定期評估和進一步篩選。? 每年結束后，行政部采購員根據(jù)供應商評估記錄，生成各供應商年度考核報告，列示供應商每月的平均分，計算年度平均分，并得出考核結論。? 考核結果將作為下一個年度選擇供應商的一個依據(jù)，對于分數(shù)高的供應商將提高其采購額度，分數(shù)低于該類供應商平均分的供應商將取消其授權供應商資格。? 供應商業(yè)績評價標準為：到貨及時率、質量合格率、違約率等。行政部采購員? 行政部總經理審批供應商考核報告。 行政部總經理主要步驟? 行政部采購員根據(jù)考核結果，更新供應商檔案。行政部采購員供應商評估記錄– 附件 7訂單匯總表– 附件 6供應商年度考核報告– 附件8評審供應商業(yè)績7更新供應商檔案9審核813 / 373 采購 流程圖行政部 計財部 管理層采購員 部門總經理 應付帳款會計 相應授權人準備采購訂單 出具采購訂單2審批2 審批3填寫/更新采購訂單1出具采購訂單4 歸檔514 / 37 管理方法管理原則 ? 公司應設立具體的審批權限級別，并嚴格遵守。? 采購員必須及時的進行訂單確認。? 每一次采購必須出具采購訂單。? 采購訂單順序控制，由采購員進行管理。? 采購訂單上必須填寫完整、準確。? 為了保護公司的權益，采購訂單必須由供應商蓋章確認。管理部門 行政部、管理層、計財部管理文件 采購流程中包括以下文件:文件