【文章內容簡介】 急信 ,要信 ,或有過激言語的來信 ,要處理及時 ,報告上司 ,還要以有效方式通告有關單位緊急處理 .拆開后在裝訂時 ,信紙在前 ,信封在后 ,要一并裝訂 . (3)認真閱讀 .把握信中的主要內容 ,也可用顏色筆為領導標明信中的重點 ,或在信紙的空白處注明 參閱某卷宗 39。39?；?可與前信印證 等 .提供領導復信所需要的資料 . (4)逐項登記 .用鋼筆將寫信人的姓名 ,職業(yè) ,單位或住址 ,寫信時間 ,收發(fā)日期 ,主要內容 ,要求 ,收信單位 (人 )以及承辦后的情況 ,結果和立卷存檔號等詳細記載 ,便于統(tǒng)計 ,查找和催辦 . (5)認真處理 .處理信伺 :應該按照 分級負責 ,歸口辦理 的原則 ,進行轉辦 ,交辦或自辦 .(6)及時復信 .復信是取信于職工群眾的有效措施 ,增加職工群眾對組織的信任 .復信可采取收信人 (單位 )復信 ,或承辦人 (單位 )復信兩種方式進行 . 4．文員受上司指示，向對方要求約會時應注意哪些要點？決定時間、地點時要注意什么？ p170— 17 (1)要獲得上司的許可； (2)如果用寫信的方式，在等到對方收到信后，再打電話給對方的文秘人員以確認 (3)要正確告知對方赴約者的姓名、職務、目的、時間、地點、方式 (早餐會、午餐會等 )、所需要 的時間等等； (4)約定好以后，一定要向上司匯報，并填寫在日程安排計劃表』：。還應準備約會所需要的文件資料 (5)星期一早上、周末、即將下班之前、午餐前后不要安排約會； (6)對方的休息日、節(jié)假日或有特殊政治和宗教意義的日子不要安排約會； (7)公司有重大活動的那一天不宜安排約會； (8)地點選擇對方比較方便的地方，還應考慮約會的禮儀規(guī)格、是否需要保密、是否需要就餐等因素。 5．文員利用提示系統(tǒng)提醒上司的工作，有哪些提示系統(tǒng)？具體做法是怎樣的？ p178— 181 （ 1） 有電子提示系統(tǒng)和人工提示系統(tǒng) （ 2） 電子提 示系統(tǒng)的做法 :在電腦中設置日程表 ,報警系統(tǒng) ,一周計劃以及其他提示事項 ,文員 （ 3） 應該隨著情況的變化不斷編排和修改輸人的信息 （ 4） 人工提示系統(tǒng)的做法 :設置基本辦公日程表 （ 5） 固定活動日期一覽表 （ 6） 使用提示性備忘錄 （ 7） 準備約會表 （ 8） 準備特殊提示卡 （ 9） 準備交往提示文件 .6．文員所作的完整的會議記錄應該包括哪些事項？ p137 （ 1）會議名稱；（ 2）會議記錄人的姓名、蓋章；（ 3）時間（開始時間，結束時間）；（ 4）會議地點；（ 5）議題； （ 6）主持人、主席；（ 7）出席者名單； （ 8） 會議的經過情形及結論；（ 9）相關的資料；（ 10）下次會議預定日期。 7．提高會議效率可以有哪些做法？ p156— 159 遵循法律法規(guī)；合理確定會議目標；確定必要的與會者；減少會議的數(shù)量；縮小會議規(guī)模；簡化會議程序；縮短會議時間；控制會議經費；分析會議成本。 8．文員所作的口頭報告的基本方法是怎樣的，有什么要求？ p234 （ 1）不要時區(qū)報告的適當時機，最好是在完成被指示工作之時，但也有時要在未完成前作期中報告；如果上司太忙，或報告時間長，要預先約好時間。（ 2）不要弄錯報告對象及順序，要直接向指示工作的人報告，順序基本上是先說結論，接著依 照必要說明理由及經過，事先要把要說的事及順序整理好，一定要簡短、扼要、流暢；復雜的報告，內容要按 5W2H 的原則檢查是否有遺漏。 9．辦公室人員為了說服對方接受自己的看法應該怎么做，要領有哪些？ 讓對方接受自己的看法而沒有勉強的感覺；用語言和態(tài)度去打動別人；清楚的知道最想說什么；了解并研究對方的立場和意向；以誠懇的態(tài)度為對方著想而發(fā)言。 10．單位印章主要有哪些？印章的刻制和使用有哪些規(guī)定？ 1)單位印章 ,套印章 ， 鋼印 ,領導人簽名章 ,其他印章 ；（ 2） 刻制公章有兩種情況 :一種是由上級主管機關刻制頌發(fā) ； 另一種由法 人代表申請 ,經主管部門批準 ,公安部門登記后由專門刻制廠刻制 ； 公章一般由指定的文秘人員統(tǒng)一使用 ,其他印章也應專人專用 ； 加蓋公章 ,是哪一級的公章 ,須經哪一級的負責人批準 ,并審核簽名 ； 將蓋用文件名稱 ,編號 ,日期 ,簽發(fā)人 ,領用人 ,蓋章人等項詳細登記 ； 功日蓋印章必須做到用力均勻 ,使印章端正 ,完整 ,不歪斜 ,更不能顛倒 ； 凡以單位名義發(fā)出的公文 ,信函等都必須加蓋單位公章方能有效 。 11．按照 2021年《國務院行政機關公文處理辦法》的規(guī)定，國務院規(guī)定的行政公文共有幾類幾種？ 1)命令 (令 )； (2)決定 ； (3)公告 。通告 ； (4)通知 、 通報 ； (5)議案 ； (6)報告 ； (7)請示 ； (8)批復 :意見 ； (9)函 ； (1 0)會議紀 要。 12．公文的完全格式包括哪幾項？請寫出這些項目。 1)版頭 ,發(fā)文字號 ,印刷順序號 ； (2)密級 ,緊急程度 ； (3)簽發(fā)人姓名 ； (4)公文標題 ； (5)主送機關 ； (6)正文 ,附件 ； (7)發(fā)文機關 ,成文日期 ,機關印章 ； (8)注釋 ,閱讀 (發(fā)送 )范圍 ； (9)主題詞 ； (10)抄送單位 ,印發(fā)說明 。 專業(yè)好文檔 13．文員根據(jù)單位需要向外或向內發(fā)文，需要經過一系列程序即為發(fā)文處理過程。請說明這一系列過程。 (1)擬稿 .(2)核稿 .是 指擬稿人員的上級負責人對初稿的審查和核實 (3)簽發(fā) .指機關領導人對文稿的最后審定 ,簽字發(fā)出 (4)編號 .已經簽發(fā)的文件 ,由文秘人員統(tǒng)一編排發(fā)文字號 (5)繕印 .對已經簽發(fā)的文件定稿進行謄清 ,復印或排版印制 .(6)校對 ,指將文件的謄寫稿 ,打印稿或清樣按定稿核對校正 (7)用印 ,是指在完成的文件上加蓋機關印章 .(8)登記 (9)分發(fā) .指對準備發(fā)出的文件 :進行分裝和發(fā)送 . 14．什么是文書的立卷特征 ?通常可以按照哪幾種特征立卷？ p265— 267( 1) 文秘或檔案人員把文書按照某些共同特征組合成案卷 ,稱為 立卷特征 ； (2)按問題特征立卷 ； (3)按作者特征立卷 ； (4)按文種特征立卷 ； (5)按時間特征立卷 ； (6)按地區(qū)特征立卷 ； (7)按通訊者特征立卷 ； (8)在運用六個特征立卷時 ,需要運用兩個或兩個以上的特征組合每一個案卷 。 設計題 1．小李是剛到公司的文員，公司辦公室內有各種文件柜、儲物架、書報架，辦公室主任給她配置了帶鎖的辦公桌、電腦、電話機，還給了她新的文件架、文具用品盒、各種筆、膠水、剪刀、參考書、需要翻譯的資料、公司印章、印盒、墨水、復印紙，要求小李整理好辦公桌，把東西分門別類放置在適當?shù)奈恢谩Ｐ±顟撛趺醋?? 答 ： 電話放在辦公桌左邊 ,便于左手摘機 ,右手做記錄 。電腦放在右邊 ； 新文件夾放需要翻譯的資料 ,在文件夾上貼上相應的標識條 ； 各種筆 ,膠水 ,剪刀 ,印盒等文具分門別類放在文具用品盒內 ； 參考書應該放在桌子上面或伸手可以拿得到的抽屜里 ； 公司印章放入辦公桌帶鎖的抽屜內 ； 墨水放置在儲物架底層 ,復印紙放在下面幾層 。 2．安徽某企業(yè)欲與上海某企業(yè)合作，上海以品牌、技術入股，利用安徽比較便宜的原材料和人工，共同生產國內緊缺的產品。上海代表團一行 10 人將于 8 月下旬來訪，商議合作的具體事宜，辦公室主任請小李作好準備。假如你是小李，你怎 樣設計這個接待方案？ (P121) (1)接受任務 ； (2)了解來賓 ； (3)制訂計劃 ； (4)預訂食宿 ； (5)迎接來賓 ； (6)商議日程 ； (7)安排會談 ； (8)陪同參觀 ； (9)送別客人 ； (10)接待小結 。 3．康橋賓館位于本市南京西路 45 號，是個中型賓館，有會議室、餐飲、停車場等，某企業(yè)準備在 11 月 15 日上午 9:00 到 12： 00 召開全廠中層干部大會，討論第二年產品發(fā)展和銷售計劃，地點就在康橋賓館的 12 樓會議室。這次會議由總經理辦公室負責安排。辦公室主任讓小付擬一個會議通知。他應該考慮哪些問題？ (P23) (1)會 議的名稱 ； (2)出席會議者的姓名或組織 ,部門的名稱 ； (3)日期 ,時間 (開始到結束的預定時刻 )； (4)地點 :(具體在幾樓幾號會議室 )；（ 5)議題 (或者議事日程 )； (6)主辦者的聯(lián)絡處 ,電話號碼等 ； (7)開會所在地 ,建筑物名稱 ,幾樓 ,電話號碼 (必要時可附上地圖 )； (8)注意事項 ,是否備有餐點 ,有否停車場 ,或當天應備的資料等 。 4．文秘人員如何主持會議？應注意哪些細節(jié)？ (P145) 文秘人員如果在會議上要發(fā)言 ,應該先把要講的內容徹底考慮一下 ,作一個總結結構的構思 ,簡略記下發(fā)言的要點 ,條理清楚 ,重點突出 .即使是即席 發(fā)言 ,呀要想好了再說 ,講什么 ,怎么講 ,哪些可以敘述 ,哪些必須強調 ,都事先有個框架 .這樣才能使你的發(fā)言清晰明了 ,富有感染力 .會議上應始終保持平穩(wěn)挺直的姿態(tài)和愉快熱誠的表情 ,用規(guī)范的言語和抑揚頓挫的響亮聲調說話 ,并控制發(fā)言的時間 ,必要時可用目光掃視聽眾 ,以引起他們的注意 ,也可以在某些時候坐一停頓 ,以給聽眾思考余地 .雖然文秘人員的會議通常是非正式的 ,進行過程中還是要加以引導 .要求別人回答時 .一次只叫一位發(fā)言人 ,并緊緊圍繞議程或主題順序進行 .如果討論稿偏離了主題 ,應該提醒各位時間有限 .在某件事上有不同意見的時候 ,不 必進行正式的投票 ,表示接受或反對這些意見的即可 .如果是一位助手 ,你給他分配一些日常的工作人，提示一下解決問題的方法 ,再問他有沒有問題即可 .在很多人參加的會議上 ,不要當眾批評某人 .應該給其他與會者發(fā)言的機會 ,認真傾聽他們的意見 .最后 ,對討論和任何決定了的事進行總結 ,同意大家的認識 .每位參加會議的人都要做好筆記 ,特別是任務分配或作出關于各種程序的決定時 .主持會議 ,則要作好筆記并把每次會議機要的打印件存放進一個專門的文件夾 ,如果日后出現(xiàn)問題 ,可以查看筆記 ,證實某一天你曾給某人安排了工作等 . 5．麥格公司為了解新產 品的科技含量和市場競爭力，以制定合適的價格打入市場，決定召開專家座談會，對新產品進行評估，辦公室人員應該如何準備和開好這次座談會？ (P150) (1)座談會邀請對象必須是新產品所在領域的專家和學者 ,能獨立思考 ,有主見又敢于發(fā)表意見者 ； (2)座談會以小型為主 ,人數(shù)以七 ,八人為宜 ；(3)座談會上 ,文秘人員應與主持人密切配合 ； (4)主持人負責引導 ,組織 ,可不做記錄 ； (5)詳細的記錄應由文秘人員在不引人注目的座位上去做 ；(6)座談會的時間不必嚴格規(guī)定 ,可長可短 ； (7)會場應準備些飲料 ,茶點 ,邊吃邊談 ,可使氣氛輕松 。 6．某個下雨天，在利達公司內召開的新產品推介會結束了。公司的大型會議室有很各種會議用品，室外有接待處，公司還租了汽車來接送來賓，為圓滿結束這次會議，辦公室人員在會后應該做些什么工作？ (P134) (1)要替搭車回去的人安排車子 (2)在接待處暫時代為保管的衣物 ,不要遺失或被人錯領 ,冒領 (3)有留話時 ,切記務必傳達 (4)檢查會場有無物品遺漏 (5)要為參加會議的人員送行 (6)文秘人員離去前 ,要檢查煙灰缸 ,字紙簍有無易燃的東西 ,如有 ,則必須加以熄滅 (7)桌 ,椅早先若有移動 ,必須還原 。洗滌煙灰缸 ,茶具等 ,并收拾妥當 ,倒去垃圾 (8)攜帶進會場的資料和會議用品要記得帶回 (9)關緊門窗并上鎖 。 7．科達公司召開中層干部擴大會議，參加人員為總經理、副總經理 各職能部門的正副經理、辦公室正副主任和職工代表等，共 46 人，會議文秘人員和其他服務人員 4 人，會議時間為 5 小時。參加會議人員月平均工資為 2400 元，其他收入 600 元，假設一個月工作 30 天、一天工作 8 小時。會議后勤費用開支有：文件材料費 200 元，飲料費 100元，因會議緊張安排午餐，餐費每人 10元。請計算會議的成本。 (1)會議成本 =2 3[(G+S) T]n+后勤開支 =6(G+S)T n+后勤開支 (2)G參加會議人員的每小時人均工資數(shù)；每個人每小時平均工資為 10元， (2400247。 30247。 8) (3)S—— 參加會議人員每小時人均其他收入數(shù)；其他收入為 2． 5 元。 (600247。 30247。 8) (4)T—— 參加會議人員人均到會時間為 5 小時； (5)n—— 參加會議人數(shù)為 50人 (46+4)； (6)后勤開支 —— 等于支票開支、現(xiàn)金開支和實物開支的總和為 800(200+100+10 50) (7)會議成本一 6 (10+2． 5) 5 50+800 =18750 一 800 =19550(元 ) 8．文秘人員在單獨或隨同上司旅行結束后，要做好哪些工作？ (P196) (1)整理好旅行過程中所有的單據(jù) ,憑證 ,送上司審閱 ,簽字后向財務部門報銷 ,或者結算預支的出差費用 (2)回到公司上班后 ,應將出差過程以及有關事務寫出工作匯報 .如果是與上司同行的 ,可根據(jù)上司的原始記錄整理出報告 ,送上司過目或批準 ,然后存檔備案 (3)盡快恢復正常工作和生活狀態(tài) ,繼續(xù)做旅行前未完的工作 (4)把在出差時結識的有關人士 ,單位等情況做好記錄 ,以便將來有用 (5)對在旅行過程中給予幫助和照顧的有關部門和人員 ,分別去函 或去電表示感謝 。 9．文員應該為上司的商務旅行作許多準備工作，在準備國內國際旅行時要考慮哪些項目？ (P186)履行哪些職責？ (P118) (1)準備旅行計劃和旅館信息 .旅行計劃表要說明出發(fā)和到達地點 ,是乘飛機還是汽車 ,火車或輪船 ,出發(fā)和到達的日期及時