【文章內(nèi)容簡介】 明確的答案，在此不再詳細(xì)說明，請同學(xué)們照以上的要點(diǎn)按教材上的詳細(xì)說明回答即可。 第 9 頁 共 32 頁 《辦公室管理》重難點(diǎn) (3) 一、日程安排計(jì)劃表的種類大致有幾種？試以其中一種為例，編制一份預(yù)定表。 本題主要考核本課程的第八章第 4 點(diǎn)的“日程安排計(jì)劃表的種類和管 理”這一知識(shí)點(diǎn)。以下為參考答案： 1．日程安排計(jì)劃表的種類： （ 1）年預(yù)定表。是企業(yè)在每年度例行的主要業(yè)務(wù)活動(dòng)，及有關(guān)公司的活動(dòng)事項(xiàng)一覽表，所記載的活動(dòng)事項(xiàng)有股東大會(huì)、董事會(huì)、公司創(chuàng)立紀(jì)念日、年休假等。一般于年初將整個(gè)年度的活動(dòng)事項(xiàng)整理成表，再通知各部門。 （ 2）月預(yù)定表、周預(yù)定表、日預(yù)定表。 月預(yù)定表是從年預(yù)定表中抽出一個(gè)月的預(yù)定計(jì)劃，以一個(gè)月為單位，填寫該月要進(jìn)行的會(huì)議、面談、出差、訪問等預(yù)定計(jì)劃。 周預(yù)定表是一個(gè)月預(yù)定計(jì)劃中的一周計(jì)劃，此預(yù)定計(jì)劃比月預(yù)定表更詳細(xì)。 日預(yù)定表則是從周預(yù)定表里寫出一天的預(yù) 定計(jì)劃，進(jìn)一步以時(shí)間為單位，詳細(xì)地預(yù)定從早到晚的業(yè)務(wù)活動(dòng)。 2．各種預(yù)定表的編制請同學(xué)們參照教材 — ，編寫。 本題考察同學(xué)們對知識(shí)點(diǎn)的靈活運(yùn)用能力，同學(xué)們要對以上四種類型的預(yù)定表理解和掌握之后，再結(jié)合自己的實(shí)際情況回答本題。 二、文秘人員對上司主要工作的輔佐主要包括哪些方面？ 本題主要考核本課程的第十章第 3 點(diǎn)的“文秘人員對上司主要工作的輔佐”這個(gè)知識(shí)點(diǎn)，本題答題思路如下： 1．提神醒腦的服務(wù)。 上司早上到公司上班或外出返回，以及工作告一段落，文員可適時(shí)端些飲料或準(zhǔn)備濕毛巾使上司消 除工作疲勞、舒緩心情，使上司能精神煥發(fā)地工作。 2．私事方面的協(xié)助。 協(xié)助的方法應(yīng)視實(shí)際情況，其一是與業(yè)務(wù)有關(guān)的部分，另外是上司身邊的純粹私事： （ 1）特別指示事項(xiàng)的時(shí)候 —— 雖然是上司的私事，但以為關(guān)系到上司的形象問題，所以文秘人員必須從頭到尾替上司辦理這些瑣碎的事，使上司得到充分的便利。 （ 2）純私人性請求時(shí) —— 遇到這種情形，就把它當(dāng)作上司利用文秘人員是下屬同事的關(guān)系來協(xié)助他解決私人的事務(wù)。 3．財(cái)物管理。包括： 第 10 頁 共 32 頁 （ 1）薪金收入管理 —— 薪金收入達(dá)到一定的金額，或有兩種以上收入來源者，以及薪金以外有超額的收 入，都需要按稅法申報(bào)。特別是稿費(fèi)、版稅、演講費(fèi)等副業(yè)收入多的時(shí)候，由文秘人員保管單據(jù)，以備申報(bào)所得，或直接替上司辦理申報(bào)手續(xù)。 （ 2）支票往來的管理 —— 最主要的是保管支票簿、支票專用印章。文秘人員應(yīng)將支票簿與印章分別收藏，以避免被盜用冒領(lǐng)。 4．其他。如每年的各種節(jié)日，上司收到禮物，有時(shí)要文秘人員代寫致謝函，并做紀(jì)念保管。 本題在教材上的答案非常明確，只需要同學(xué)們進(jìn)行一定的歸納即可。 另：第三題主要是給同學(xué)們提供了一個(gè)編寫“工作任務(wù)單”的范本，同學(xué)們可以學(xué)習(xí)一下。最好能夠根據(jù)這個(gè)范本，結(jié)合自己的工作實(shí)踐，編 寫一個(gè)“工作任務(wù)單”。 第 11 頁 共 32 頁 《辦公室管理》重難點(diǎn) (4) 一、簡單闡述口頭語言的基本特征及敬語應(yīng)用的一般場合。 本題主要考核本課程的第十二章第 1 點(diǎn)的“口頭語言的特征”和第 2 點(diǎn)的“敬語的用法”這兩個(gè)知識(shí)點(diǎn)。以下為參考答案： 1．口頭語言的基本特征： （ 1）語音聽過就立即消失，但語義讓人明白了，可能留在記憶中；所以發(fā)聲要清楚，盡可能說得通俗、生動(dòng)、規(guī)范，使人一聽就明白，并留下印象。 （ 2）有重音?？谡Z中，需要強(qiáng)調(diào)的成分，都是通過重音表達(dá)的。 （ 3）有歧義。因?yàn)闈h字一音多字。 （ 4）口頭語言視時(shí)間、場合、對象的 不同而有所不同。比如，莊重的場合，口語應(yīng)規(guī)范、簡明些；休息時(shí)間，口語可生動(dòng)些，語調(diào)也可輕松、愉快些。 2．敬語使用的一般場合： （ 1）對于自己尊敬的人，當(dāng)然會(huì)使用敬語。 （ 2）與并非熟悉的人或是在正式場合（生意場合或婚喪喜慶時(shí)的致詞及談話）也需要使用敬語。 （ 3）敬語一般針對： 年長或比自己輩分高者；具有較高職務(wù)、職稱或社會(huì)地位者；給（給過）自己恩惠者；有求于對方，或希望得到對方幫助，或好感者。 同學(xué)們要注意，本題有兩個(gè)問題：一是口頭語言的基本特征；二是敬語應(yīng)用的一般場合。其中第二個(gè)問題實(shí)際上就是考察“敬語 的用法”這個(gè)知識(shí)點(diǎn)。 二、簡要闡述社交話題的選擇。 本題主要考核本課程的第十二章第 6點(diǎn)的“社交話題的選擇”這個(gè)知識(shí)點(diǎn)，本題答題思路如下： 1．合適的話題包括： （ 1）談話雙方都感興趣的、有共同利益的話題，如合作意向等； （ 2）一般人喜聞樂見的話題，如天氣、時(shí)事新聞、體育報(bào)道等； （ 3）顯示地方或民族色彩的話題，如本地的經(jīng)濟(jì)建設(shè)、風(fēng)景名勝、歷史名人、風(fēng)土人情等； （ 4）比較高雅的話題，如古典音樂、書法、繪畫、中外名著、展覽會(huì)、新聞任務(wù)等； （ 5）積極、健康的生活體驗(yàn)的話題； （ 6）風(fēng)趣、幽默的小故事，無傷大雅 的笑話，有時(shí)也能活躍氣氛。 2．不合適的話題包括： （ 1）應(yīng)當(dāng)忌諱的話題。如個(gè)人私生活等。 （ 2）令人不快的話題。如疾病、殘疾、死亡、兇殺、丑聞、慘案等。 （ 3）過于敏感的話題。如個(gè)人的特殊的生活習(xí)慣、宗教信仰和政治觀點(diǎn)的分歧等。 （ 4）自己不甚熟悉的話題。如對于專業(yè)問題略知皮毛就不應(yīng)隨意發(fā)揮。 （ 5）夸耀自己的話題。 （ 6）庸俗的、色情的話題。 第 12 頁 共 32 頁 （ 7）不宜談?wù)摰谋Ｃ艿脑掝}。如涉及商業(yè)機(jī)密的話題。 本題在教材上有明確的答案，得分率很高。 三、印章的使用主要有哪幾種形式，其中落款章、騎縫章、更正章的使用范圍 如何？ 本題主要考核本課程的第十三章第 1點(diǎn)的“印章的使用”這一知識(shí)點(diǎn)。 1．印章的使用的主要形式為： （ 1）落款章；（ 2）更正章；（ 3）證見章；（ 4）騎縫章；（ 5）騎邊章；（ 6）密封章；（ 7）封存章。 2．落款章、騎縫章、更正章的使用范圍： （ 1）落款章加蓋于文書作者的落款處，用來表明作者的法定性和文件的有效性。 （ 2）騎縫章用于帶有存根的公函、介紹信，加蓋在正本和存根連接處的騎縫線上。 （ 3）更正章用于文書書寫中的錯(cuò)字、脫字、冗字、倒字進(jìn)行改正后，作為法定作者自行更正的憑信。 本題在教材上有明確的答案，得 分率很高。 要注意的是，以上只是本題的答題要點(diǎn)，需要進(jìn)行說明和闡述，不能只回答要點(diǎn)，否則會(huì)失分。 四、簡要闡述收文處理的程序及分送的基本原則。 本題主要考核本課程的第十四章第 3點(diǎn)中的“收文處理”這一知識(shí)點(diǎn)。 1．收文處理的程序： 簽收和拆封 —— 登記 —— 分送 —— 擬辦 —— 批辦 —— 承辦 —— 催辦 —— 注辦。 2．分送的基本原則： （ 1）屬于方針政策性的，關(guān)系本機(jī)關(guān)工作全局的指揮性文件或重大問題的請示、報(bào)告之類的文件，均應(yīng)先送辦公部門負(fù)責(zé)人或機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審閱或處理； （ 2）屬于機(jī)關(guān)日常事務(wù)性的已有明確分工的文件，或早有批 示規(guī)定和有規(guī)可循的例行公文，按主管業(yè)務(wù)的分工范圍分送給有關(guān)部門或承辦人閱辦； （ 3）分送給機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱批的文件，要先填好“公文處理單”，連同文件一并送批； （ 4）便函、請柬、介紹信、廣告、啟事等，不作登記，直接交具體負(fù)責(zé)人辦理； （ 5）在文件份數(shù)少時(shí)，閱辦閱知部門（或領(lǐng)導(dǎo)）多的情況下，應(yīng)按先辦理、后閱知，先主辦、后協(xié)辦，先正職、后副職的次序分別審閱處理，并以秘書為軸心，進(jìn)行輪輻式傳閱。 本題在教材上有明確的答案，得分率很高。要注意的是應(yīng)對收文處理的程序中的每一個(gè)要點(diǎn)進(jìn)行一定的說明。 五、按照文書立卷特征立卷 ，主要有哪幾種類型？簡要說明按照問題特征立卷的基本含義。 本題主要考核本課程的第十四章第 6點(diǎn)中的“文書立卷標(biāo)準(zhǔn)”這一知識(shí)點(diǎn)。 1．類型： （ 1）按問題特征立卷；（ 2）按作者特征立卷；（ 3）按文種特征立卷；（ 4）按時(shí)間特征立卷；（ 5）按地區(qū)特征立卷；（ 6）按通訊者特征立卷。 第 13 頁 共 32 頁 2．按問題特征立卷的含義： 將反映同一問題的文書組成案卷，這種方法能反映對某一方面或某一具體問題的相互聯(lián)系和處理情況，運(yùn)用最廣泛。 同學(xué)們回答第一個(gè)問題時(shí)，應(yīng)在以上要點(diǎn)的基礎(chǔ)上進(jìn)行一定的說明和闡述?；卮鸬诙€(gè)問題時(shí)，應(yīng)舉例說明。 六、通 過檔案利用的途徑和方式，談?wù)剻n案利用的意義。 本題主要考核本課程的第十四章第 7點(diǎn)中的“檔案的利用”這一知識(shí)點(diǎn)。 1．通過設(shè)置檔案室，可以提供檔案原件或復(fù)制件，方便借閱或直接閱讀； 2．通過一定的制度和手續(xù)，如借閱證制度、催還續(xù)借制度和調(diào)離認(rèn)可制度等，可以提供檔案外借； 3．根據(jù)檔案原件制發(fā)各種復(fù)制本，實(shí)行檔案的有償交流，可以提高檔案的利用率； 4．利用所藏檔案中的有關(guān)記載和資料，可以對申請者提供核實(shí)某種事實(shí)的書面證據(jù)； 5．以檔案為依據(jù)，文秘和檔案人員可以對查詢者的有關(guān)問題進(jìn)行專業(yè)性的解答，提供咨詢服務(wù)； 6．將檔案目錄印制成冊，分發(fā)到有關(guān)部門，可以交流信息； 7．通過舉辦檔案展覽，以充分發(fā)揮檔案的作用。 同學(xué)們在回答本題時(shí)，一定要注意審題，本題實(shí)際上只有一個(gè)問題 —— “ 通過檔案利用的途徑和方式，談?wù)剻n案利用的意義”，本題實(shí)際上就是要回答“檔案利用的意義”。 弄清楚了這一點(diǎn)，同學(xué)們就能在教材上找到明確的答案了。 第 四 部分 ： 結(jié)合 中央電大下發(fā)的復(fù)習(xí)指導(dǎo)復(fù)習(xí) 第 14 頁 共 32 頁 第五部分 ：附 :《辦公室管理》期末復(fù)習(xí)綜合練習(xí)題 一、單項(xiàng)選擇題 1． 以下哪點(diǎn)不是辦公室事務(wù)管理的特征 ？（ B ）。 A． 服務(wù)性 B． 決策性 C． 專業(yè)性 D． 主動(dòng)性 2．辦公室布置要注意（ D ）。 A．上司單獨(dú)用的辦公桌椅靠墻放 B．一般辦公室桌椅最好面對面放置 C．打字、復(fù)印間離上司辦公室近些 D．各種溝通、保密 3．文員在進(jìn)行辦公室布置時(shí)，以下哪些行為是不適宜的？（ C ）。 A．準(zhǔn)備一些敞開的文件夾，貼上相應(yīng)的標(biāo)識(shí)條 B．辦公桌抽屜物品要擺放整齊，不要放得太滿且要經(jīng)常 清理 C．較大的物品放在稍高于眼光平行的層面上，用標(biāo)簽貼在各種物品的下方 D．下班前要整理好自己的辦公桌，把文件、資料收藏好以免丟失和泄密 4．以下關(guān)于文員對辦公室布置的情況，哪一個(gè)是錯(cuò)誤的？（ B ）。 A．伸直雙臂再合攏，在高于桌面 15cm左右畫弧形，手臂所能覆蓋的桌子面積，比較適合擺放與工作有關(guān)的物品 B．辦公桌抽屜里的物品擺放要注意放置整齊，東西可放得滿一些 C．各種類型的文件柜要分門別類安放文件、資料和物品，并貼上標(biāo)識(shí) D．紙張和較重的東西放在架子下面幾層，較小的物品先放人盒中， 再放在稍高于眼光平行的層面上，用標(biāo)簽貼在各種物品的下方 5．在辦公室里，（ D ）的位置是上座。 A．離入口最遠(yuǎn) B．離入口最近 C．靠近門口 D．靠近窗戶 6．傳真機(jī)的使用哪一項(xiàng)是不對的？（ B ）。 A．發(fā)送前檢查原稿質(zhì)量 B．隨時(shí)隨地可向?qū)Ψ桨l(fā)送 C．不宜發(fā)送禮儀性文本 D． 不宜發(fā)送私人、保密文本 7．在使用復(fù)印機(jī)的過程中，以下哪項(xiàng)內(nèi)容是不恰當(dāng)?shù)模浚? A ）。 A．接通電源可立即復(fù)印操作 B．選定復(fù)印紙后要抖松消除靜電 C．選擇復(fù)印倍率來決定復(fù)印紙尺寸 D．復(fù)印完畢應(yīng)取下復(fù)印品和原稿 8．以下關(guān)于錄音機(jī)的使用哪一項(xiàng)是不適宜的？（ A ）。 A．錄音時(shí)需將監(jiān)聽開關(guān)至于“ ON”位置 B．想保存錄制好的內(nèi)容，可將磁帶盒兩側(cè)的防抹片除掉 C．機(jī)內(nèi)話筒錄音，注意最佳錄音距離為 30 一 150厘米 第 15 頁 共 32 頁 D．錄音時(shí)要防止雜音混入，可采用傳輸線錄音 9．以下關(guān)于投影機(jī)的使用哪一項(xiàng)是不適宜的？（ D ）。 A．安置窗簾遮擋室外光線 B．與其他設(shè)備正確連接 C．投影機(jī)要遠(yuǎn)離熱源 D．應(yīng)設(shè)置電腦的桌面屏幕保護(hù)功能 10．以下哪些不是文員在準(zhǔn)備辦公用品時(shí)的職責(zé)？（ B ）。 A．訂購 B．制造 C．分配 D．儲(chǔ)備 11．以下文員訂購和儲(chǔ)備辦公用品的行為 中，哪一項(xiàng)是不適宜的？（ B ）。 A．保留一張購貨訂單，收到貨物時(shí)一一核對打勾 B．讓員工們隨意領(lǐng)取辦公用品 C．通過電話訂購或傳真訂購，可以提高交貨速度 D．用庫存一覽表來儲(chǔ)備辦公用品 12．以下文員的工作順序中，哪一項(xiàng)是正確的？（ B ）。 A．沒有任何設(shè)想就應(yīng)著手從事該項(xiàng)工作 B．文員也應(yīng)具有適當(dāng)判斷情況，機(jī)智應(yīng)對的應(yīng)變能力 C．上司分派兩項(xiàng)以上工作時(shí)，按照先來后到順序進(jìn)行 D．上司所指示的工作如果不合適，可以不實(shí)施 13．文員按照“優(yōu)先順序”處理 工作，以下哪一項(xiàng)是不適宜的？（ D ）。 A. 先將自己想做的工作以重要程度為標(biāo)準(zhǔn)分類 B．其次以緊急程度和重要程度為標(biāo)準(zhǔn)分類 C. 同時(shí)考慮上司的意向和文員本身的工作效率 D．可以按照文員自己的習(xí)慣進(jìn)行工作 14．文員必須管理好自己的時(shí)間，以下利用時(shí)間的行為中哪一項(xiàng)是不適宜的？（ C ）。 A．定好目標(biāo)，把想做或需要做的事情寫下來 B．盡量控制外來干擾，把重要工作安排在安靜、有效的時(shí)間段里去做 C．每天把工作安排得超出工作時(shí)間，給自己壓力 D．對每一項(xiàng)工作作出 安排，定好最后期限 15．以下關(guān)于文員管理好時(shí)間的說法，哪一個(gè)是不正確的？（ D ）。 A．定好目標(biāo)，把想做或需要做的事情寫下來 B．想辦法加快處理郵件、信件和其他反復(fù)出現(xiàn)的事務(wù) C．開始工作之前要做好準(zhǔn)備工作，就不會(huì)因遺忘某事而中途停頓 D．把零散工作安排在安靜、有效的時(shí)間段里去做 16．以下文員對辦公室零用現(xiàn)金管理的行為中，哪一項(xiàng)是不適宜的？（ C ）。 A．現(xiàn)金通常放在一個(gè)帶鎖的盒子里，放在帶鎖的辦公桌抽屜里 第 16 頁 共 32 頁 B．把每一次支出的數(shù)額都記在零用現(xiàn)金單據(jù)中 C．標(biāo)準(zhǔn)的零用現(xiàn)金單據(jù)有 一個(gè)簽名 D．不允許任何人從零用現(xiàn)金基金里借錢 17．文員傳達(dá)上司的指示時(shí)，哪一項(xiàng)做法是不適宜的？（ A ）。 A. 傳達(dá)可以根據(jù)上司主要意思，夾進(jìn)自己的意見 B．必要時(shí)可形成文字材料，照本宣科 C．不可在普通電話、普通函件里傳達(dá)有秘密內(nèi)容的指示 D．重要的指示，應(yīng)該要求被傳達(dá)者復(fù)述一遍，以免漏聽或漏記 18．文員必須具有合作精神，以下合作方法中哪一項(xiàng)是不適宜的？（ B ）。 A．善于同他人合作，密切配合，步調(diào)一致 B．應(yīng)該有自己的個(gè)性，盡可能使別人服從自己 C．配備文秘人員時(shí)遵從異質(zhì)結(jié)合的原則 D．公允地與同事分享勝利的成果，分擔(dān)失敗的責(zé)任 19．以下接打電話的行為中，哪一項(xiàng)是不適宜的？（ C ）。 A．電話機(jī)旁隨時(shí)放著電話記錄單或便箋和筆，一有留言就能立即記錄 B．文員離開辦公室時(shí)，要安排別人替你接電話 C．應(yīng)隨時(shí)使用手機(jī)在飛機(jī)上、飯店里、大劇院等進(jìn)行聯(lián)系 D．如果已經(jīng)回電，但沒打通，切記要再聯(lián)系 20． 以下哪個(gè)接打電話的行為是不正確的 ？（ A ）。 A． 受到通話對方極大的責(zé)難，