【文章內(nèi)容簡介】 卷時，需要運用兩個或兩個以上的特征組合每一個案卷。 1 來信受訪的范圍包括哪些？受理與處理的程序和基本要求是什么？ 答：（ 1）受理的范圍是：國家機關(guān)、主管部門或新聞單位轉(zhuǎn)來的信件；職工、群眾直接給機關(guān)、單位領(lǐng)導(dǎo)的信件。（ 2）及時拆封。拆封時，不要損壞郵票、郵戳和其他書寫內(nèi)容的地方。對急信、要信、或有過激言語的來信，要處理及時，報告上司，還要以有效方式通告有關(guān)單位緊急處理。拆開后在裝訂時，信紙在前、信封在后。要一并裝訂。（ 3）認真閱讀。把握信中的主要內(nèi)容，也可用顏色筆為領(lǐng)導(dǎo) 標明信中的重點，或在信紙的空白處注明“參閱某卷宗”或“可與前信印證”等。提供領(lǐng)導(dǎo)復(fù)信所需的資料。（ 4）逐項登記。用鋼筆將寫信人的姓名、職業(yè)、單位或住址、寫信時間、收發(fā)日期、主要內(nèi)容、要求、收信單位以及承辦后的情況、結(jié)果和立卷存檔號等詳細記載，便于統(tǒng)計、查找和催辦。（ 5）認真處理。處理信件應(yīng)該按照“分級負責、歸口處理”的原則，進行轉(zhuǎn)辦、交辦或自辦。（ 6）及時復(fù)信。復(fù)信是取信于職工群眾的有效措施，增加職工群眾對組織的信任。課誦信可采取收信人復(fù)信，或承辦人復(fù)信兩種方式進行。 1 文員所作的口頭報告的基本方法是怎樣的， 有什么要求？ 答：（ 1）不要失去報告的適當時機。報告時機原則上最好是在完成被指示工作時，但有時也要在尚未完成之時作期中報告。有時因上司太忙，不妨預(yù)先約好時間。（ 2）不要弄錯報告對象及順序。要直接向指示工作的人（上司）報告；（ 3）報告的順序基本上是先說結(jié)論，接著依照必要說明理由及經(jīng)過，如：“結(jié)果是這樣，理由有三個，一是?！?。（ 4）一定要簡短、扼要、流暢；（ 5）如報告過于復(fù)雜，應(yīng)事先以 5W2H 的原則檢查是否遺漏；（ 6）如果覺得僅僅以口頭報告對方，對方不易明了，或者報告項目很多時，可以制作“報告?zhèn)渫洝碧岢?來。 1 單位印章主要有哪些？印章的刻制和使用有哪些規(guī)定？ 答：單位印章主要有（ 1）單位印章、套印章；（ 2）鋼印、領(lǐng)導(dǎo)人簽名章、其他印章；（ 3）刻制公章有兩種情況：一是由上級主管機關(guān)刻制頌發(fā)；（ 4）另一種是由法人代表申請，經(jīng)主管部門批準，公安部門登記后由專門刻制廠刻制；（ 5）公章一般由指定的文秘人員統(tǒng)一使用，其他印章也應(yīng)專人專用；（ 6）加蓋公章，是哪一級的公章，須經(jīng)哪一級的負責人批準，并審核簽名；（ 7）將蓋用文件名稱、編號、日期、簽發(fā)人、領(lǐng)用人、蓋章人等項詳細登記。（ 8）加蓋印章必須做到用力均勻，使印章端正、完 整不歪斜、更不能顛倒。（ 9）凡以單位名義發(fā)出的公文、信函等都必須加蓋單位章方能有效。 1 按照 2021 年《國務(wù)院行政機關(guān)公文處理辦法》的規(guī)定，國務(wù)院規(guī)定的行政公文共有幾類幾種。 答：（ 1）命令；（ 2）決定；（ 3）公告；通告；（ 4）通知；通報；（ 5）議案；（ 6）報告；（ 7）請示；（ 8）批復(fù)；意見；（ 9）函；（ 10）會議紀要。 1提高會議效率可以有哪些做法 ? 答：遵循法律法規(guī)；合理確定會議目標；確定必要的與會者；減少會議數(shù)量；縮小會議規(guī)模；簡化會議程序；縮短會議時間；控制會議經(jīng)費；分析會議成本。 的完整的會議記錄應(yīng)該包括哪些事項？ 答案：（ 1）會議名稱； （ 2）會議記錄人的姓名、蓋章； （ 3）時間（開始時間、結(jié)束時間）； （ 4）會議地點； （ 5）議題； （ 6）主持人、主席； （ 7）出席者名單； （ 8）會議的經(jīng)過情形及結(jié)論； （ 9）相關(guān)的資料； （ 10）下次會議預(yù)定日期。 2021 院行政機關(guān)公文處理辦法》的規(guī)定，國務(wù)院規(guī)定的行政公文共有幾類幾種？ 答案 : （ 1）命令（令）； （ 2）決定； （ 3）公告；通 告；（ 4）通知；通報； （ 5）議案； （ 6）報告； （ 7）請示； （ 8）批復(fù)；意見； （ 9）函； （ 10）會議紀要。 18．安徽某企業(yè)欲與上海某企業(yè)合作，上海以品牌、技術(shù)入股，利用安徽比較便宜的原材料和人工，共同生產(chǎn) 國內(nèi)緊缺的產(chǎn)品。上海代表團一行 10 人將于 8月下旬來訪，商議合作的具體事宜，辦公室主任請小李作好準備。假如你是小李，你怎樣設(shè)計這個接待方案？ (P121) 參考答案：（ 1）接受任務(wù) （ 2）了解來賓 （ 3）制訂計劃 （ 4）預(yù)訂宿食（ 5）迎接來賓 （ 6）商議日程 （ 7）安排會議 （ 8）陪同參 觀 （ 9）送別客人 （ 10）接待小結(jié) 四、設(shè)計題： 1．小李是剛到公司的文員，公司辦公室內(nèi)有各種文件柜、儲物架、書報架，辦公室主任給她配置了帶鎖的辦公桌、電腦、電話機，還給了她新的文件架、文具用品盒、各種筆、膠水、剪刀、參考書、需要翻譯的資料、公司印章、印盒、墨水、復(fù)印紙 (2 刀 )，要求小李整理好辦公桌，把東西分門別類放置在適當?shù)奈恢谩Ｐ±顟?yīng)該怎么做 ?(P13) 答：電話放在辦公桌左邊，便于左手摘機，右手做記錄；電腦放在右邊；新文件夾放需要翻譯的資料，在文件夾上貼上相應(yīng)的標識條；各種筆、膠水、剪刀、印盒等 文具分門別類放在文具用品盒內(nèi)；參考書應(yīng)該放在桌子上面或伸手可以拿得到的抽屜里；公司印章放入辦公桌帶鎖的抽屜內(nèi)；墨水放置在儲物架底層，復(fù)印紙放在下面幾層。 2．安徽某企業(yè)欲與上海某企業(yè)合作，上海以品牌、技術(shù)入股，利用安徽比較便宜的原材料和人工，共同生產(chǎn)國內(nèi)緊缺的產(chǎn)品。上海代表團一行 10 人將于 8 月下旬來訪，商議合作的具體事宜，辦公室主任請小李作好準備。假如你是小李，你怎樣設(shè)計這個接待方案？ (P121) 答：（ 1）接受任務(wù)；（ 2）了解來賓；（ 3）制訂計劃；（ 4）預(yù)訂食宿；（ 5）迎接來賓；（ 6）商議日程；（ 7）安排 會議；（ 8）陪同參加；（ 9）送別客人；（ 10）接待小結(jié)。 3． 康橋賓館位于本市南京西路 45 號，是個中型賓館，有會議室、餐飲、停車場等，某企業(yè)準備在 11月 15日上午 9:00 到 12： 00召開全廠中層干部大會，討論第二年產(chǎn)品發(fā)展和銷售計劃，地點就在康橋賓館的 12 樓會議室。這次會議由總經(jīng)理辦公室負責安排。辦公室主任讓小付擬一個會議通知。他應(yīng)該考慮哪些問題？ (P123) 答 :他應(yīng)考慮 ?1)會議名稱 。(2)出席會議者的姓名或組織、部門的名稱；（ 3）日期、時間；（開始到結(jié)束的預(yù)定時刻）（ 4）地點；（具體在幾樓幾號會議室） （ 5）議題；（或議事日程）（ 6）主辦者的聯(lián)絡(luò)處、電話號碼等。（ 7）開會所在地，建筑物名稱、幾樓、電話號碼（必要時可附上地圖）。（ 8）注意事項、是否備有餐點、有否停車場，或當天應(yīng)備的資料等 4．文秘人員如何主持會議？應(yīng)注意哪些細節(jié)？ (P145) 答：文秘人員如果在會議上要發(fā)言，應(yīng)先把要講的內(nèi)容作一個總結(jié)結(jié)構(gòu)的構(gòu)思，簡略記下發(fā)言的要點。會議上注意自己的表情和說話的語調(diào)，并控制發(fā)言的時間。對發(fā)言內(nèi)容加以引導(dǎo)，提醒時間有限。在會議上可分配工作任務(wù)，認真傾聽其他人意見，不要當眾批評某個人。最后作總結(jié)，統(tǒng)一認識。要求與 會者筆記，自己做好筆記并把每次會議紀要的打印件放進文件夾。以作查證。 5．麥格公司為了解新產(chǎn)品的科技含量和市場競爭力，以制定合適的價格打入市場，決定召開專家座談會，對新產(chǎn)品進行評估，辦公室人員應(yīng)該如何準備和開好這次座談會？ (P150) 答：（ 1）座談會邀請對象必須是新產(chǎn)品所在領(lǐng)域的專家和學(xué)者，能獨立思考、有主見又敢于發(fā)表意見者；（ 2）座談會以小型為主，人數(shù)以七、八人為宜；（ 3）座談會上，文秘人員應(yīng)與主持人密切配合；（ 4）主持人負責引導(dǎo)、組織、可不做記錄；（ 5）詳細的記錄應(yīng)由文秘人員在不引人注目的座位上去做； （ 6）座談會的時間不必嚴格規(guī)定，可長可短；（ 7）會場應(yīng)準備些飲料、茶點，邊吃邊談。可使氣氛輕松。 6．某個下雨天，在利達公司內(nèi)召開的新產(chǎn)品推介會結(jié)束了。公司的大型會議室有很各種會議用品，室外有接待處，公司還租了汽車來接送來賓， 為圓滿結(jié)束這次會議，辦公室人員在會后應(yīng)該做些什么工作？(P134) 答：（ 1）要替搭車回去的人安排車子；（ 2）在接待處暫時代為保管的衣物，不要遺失或被人錯領(lǐng)、冒領(lǐng)；（ 3）有留言時，切記務(wù)必傳達；（ 4）檢查會場有無物品遺漏；（ 5）要為參加會議的人員送行；（ 6）文秘人員離去前，要檢查煙灰 缸、字紙簍有無易燃的東西，如有，則必須加以熄滅。（ 7）桌、椅早先若有移動，必須還原；洗滌煙灰缸、茶具等，并收拾妥當，倒去垃圾；（ 8）攜帶進會場的資料和會議用品要記得帶回；（ 9）關(guān)緊門窗并上鎖；（ 10）通知會場的管理單位，會議已經(jīng)結(jié)束。 7．科達公司召開中層干部擴大會議，參加人員為總經(jīng)理、副總經(jīng)理 各職能部門的正副經(jīng)理、辦公室正副主任和職工代表等，共 46人，會議文秘人員和其他服務(wù)人員 4人，會議時間為 5 小時。參加會議人員月平均工資為 2400 元，其他收入 600 元，假設(shè)一個月工作 30天、一天工作8 小時。會議后勤費 用開支有：文件材料費 200 元，飲料費 100 元，因會議緊張安排午餐，餐費每人 10元。請計算會議的成本。 (P161) 答：（ 1）會議成本＝ 2 3[（ G+S） T]n+后勤開支＝ 6（ G＋ S） ＋后勤開；（ 2） G－參加會議人員的每小時人均工資數(shù)；每個人每小時平均工資為 10元，（ 2400247。 30247。 8）；（ 3） S－參加會議人員每小時人均其他收入數(shù)；其他收入為 元。（ 600247。 30247。 8）；（ 4） T－參加會議人員人均到會時間為 5 小時；（ 5） N－參加會議人數(shù)為 50 人（ 46+4）；（ 6）后勤開支－等于支票開支、現(xiàn)金開支和實 物開支的總和為 800（ 200+100+1050）；（ 7）會議成本＝ 6（ 10+） 5 50+800＝ 18750+800＝ 19550（元） 8．文秘人員在單獨或隨同上司旅行結(jié)束后，要做好哪些工作？(P196) 答：（ 1）整理好旅行過程中所有的單據(jù)、憑證，送上司審閱、簽字后向財務(wù)部門報銷，或者結(jié)算預(yù)支的出差費用。（ 2）回到公司上班后，應(yīng)將出差過程以及有關(guān)事務(wù)寫出工作匯報。如果是上司同行的，可根據(jù)上司的原始記錄整理出報告，送上司過目或批準，然后存檔備案。（ 3）盡快恢復(fù)正常工作和生活狀態(tài)，繼續(xù)做旅行前未完成 的工作。（ 4）把在出差時結(jié)識的有關(guān)人士、單位等情況做好記錄，以便將來有用。（ 5）對在旅行過程中給予幫助和照顧的有關(guān)部門和人員，分別去函或去電表示感謝。 9．文員應(yīng)該為上司的商務(wù)旅行作許多準備工作，在準備國內(nèi)國際旅行時要考慮哪些項目？ (P186)履行哪些職責？ (P1182) 答： （ 1）準備旅行計劃和旅館信息。旅行計劃表要說明出發(fā)和到達地點、是乘飛機還是汽車、火車或輪船，出發(fā)和到達的日期及時間、座位情況、旅館情況。（ 2）制定約會計劃。約會計劃表包括：城市名和?。ㄖ荩┟ㄈ绻菄饴眯?，寫明城市和國家名），日期和 時間，與上司約會者的姓名、公司和地址，電話號碼。（ 3）為商務(wù)洽談收集資料。（ 4）決定旅行用品。把上司作商務(wù)旅行時需要帶的用品列出清單。（ 5）考慮行李問題。通過航空公司出版的旅行計劃手冊或旅行社代辦人信息。為每件行李準備識別標簽。（ 6）安排差旅費。（ 7）建立旅行－旅館信息資料庫。隨時與旅行社聯(lián)系，建立最新信息充實自己的資料庫。（ 8）辦理旅行保險，如意外傷害保險等。 10．某公司成立三周年，準備舉行大型宴會，辦公室人員應(yīng)該如何做好準備，要做哪些工作？ (P126) 答：（ 1） 客人的選擇。確定名單， 再請上司核定 。（ 2）確定時間。如果是涉外宴請，宴請時間應(yīng)該按照國際慣例，征詢客人的意見，要避免選擇對方的重大節(jié)假日。（ 3）會場的選擇。要考慮宴會的性質(zhì)，客人的數(shù)目，以及預(yù)算費用等，考慮宴會的形式與氣氛、交通是否方便、場地大小是否合適、菜式、有無停車場。（ 4）擬訂菜單。應(yīng)符合對方的飲食習(xí)慣，從賓客的身份、宴請層次、目的等方面去考慮，至少要提供 2份菜單，供上司挑選。（ 5）寄發(fā)請柬。宴請需要發(fā)請柬，請柬上應(yīng)寫明邀請人姓名，被邀請人姓名、宴請的目的、方式、時間、地點，以及著裝要求，要求回函及其他說明等。請柬一般要提前一至二周發(fā) 出；（ 6）席次的排列。以社會地位與年齡作優(yōu)先考慮來安排，在請柬上應(yīng)注明席次號。席次的排列原則 是：男女主人公地坐桌椅的兩端，男女賓客間隔而坐；夫婦分開坐；男主賓坐女主人的右邊，女主賓坐在男主人的右邊。主人方面的陪客，應(yīng)插在客人中間坐，以便同客人接觸交談。 11．文秘人員經(jīng)常要代替上司選擇禮品，向他人贈送禮品，在處理這些事情應(yīng)考慮什么，怎樣做？ (P223) 答：在贈禮前必須搞清贈禮目的，如是為周年慶典、生日、結(jié)婚、榮升、喬遷，或是圣誕節(jié)、中秋節(jié)等；（ 2）還要清楚贈禮對象身份、愛好、文化背景、性格習(xí)慣等；（ 3） 在日歷上應(yīng)該清楚地標明節(jié)日活動安排以引起上司的注意。時間如何取決于當?shù)氐馁徫锃h(huán)境。（ 4）還應(yīng)熟知以下規(guī)則：除非上司有特殊的要求，不必送太昂貴的禮物，只要用心為對方選擇適當?shù)亩Y物即可。（ 5）要看對方的實際情況選擇禮品，做到恰如其分，適合對方。（ 6）贈送的禮物應(yīng)去掉包裝上的標價，并應(yīng)請商店用精美包裝紙重新包裝一下。（ 7）如果不是親自送禮，應(yīng)該在禮物的外包裝上寫上贈送者的姓名或附上名片、賀卡。（ 8）文秘人員應(yīng)準備一張節(jié)日名單，上司可以在上面作一些增減，表