【正文】 夾進(jìn)自己的意見 B．必要時(shí)可形成文字材料，照本宣科 C．不可在普通電話、普通函件里傳達(dá)有秘密內(nèi)容的指示 D．重要的指示，應(yīng)該要求被傳達(dá)者復(fù)述一遍，以免漏聽或漏記 18．文員必須具有合作精神，以下合作方法中哪一項(xiàng)是不適宜的？（ B ）。 A．協(xié)助簽到 B．分發(fā)資料 C．作會(huì)議記錄時(shí)離開會(huì)議室接聽電話 D．暫時(shí)保管與會(huì)者的物品 34．文員進(jìn)行會(huì)議的計(jì)劃和準(zhǔn)備時(shí)，不應(yīng)該做的是（ ）。 A． 文員應(yīng)在任何時(shí)候、任何場(chǎng)合攜帶名片 B． 向別人遞送名片時(shí)應(yīng)雙手捧交，將文字下面朝向?qū)Ψ? C． 如果對(duì)方給你名片，而你恰好沒有帶在身邊，應(yīng)說明并表歉意 D． 各自只能當(dāng)面遞送，寄去是不禮貌的 50．文員遇到對(duì)方遞送的名片上有較罕見的字，應(yīng)（ D ）。 A． 下級(jí)單位報(bào)送的報(bào)告，統(tǒng)計(jì)報(bào)表等 B． 未經(jīng)簽發(fā)的文電草稿 C． 單位內(nèi)部互相抄送的文件材料 D． 本單位負(fù)責(zé)人兼任外單位職務(wù)所形成的文件材料 67．以本單位與外單位就某些問題的往來文書為標(biāo)準(zhǔn)立卷。（ ∨ ） 12．文員對(duì)報(bào)紙和雜志的處理，可以挑出上司喜歡的報(bào)紙和雜志放在他的辦公桌上，其他的放在報(bào)刊架上供大家閱讀。（ ） 28． 假如上司不準(zhǔn)備參加某個(gè)會(huì)議，應(yīng)立即將會(huì)議通知丟掉，以免干擾其他事情。（ ∨ ） 43．文員坐下時(shí)，腳尖在膝蓋垂直線以內(nèi)，也可稍向左側(cè)后右側(cè)，膝蓋與大腳可分開。（ ） 57．凡是單位撤消，原公章應(yīng)立即停用，不用通知有關(guān)單位。小李應(yīng)該怎么做 ?(P13) 2．安徽某企業(yè)欲與上海某企業(yè)合作，上海以品牌、技術(shù)入股，利用安徽比較便宜的原材料和人工，共同生產(chǎn)國(guó)內(nèi)緊缺的產(chǎn)品?！? 來電者：“你們是生產(chǎn)塑膠手套 的嗎？” 陳小姐：“是。鄧小姐拿起一張信紙看了起來，只見上面寫著： “ 親愛的紅： ??” ，她意識(shí)到拆錯(cuò)了信，匆匆看完了信，她把信又用膠水粘了起來（但是外表還是有些 痕跡）。假如你是小李，你怎樣設(shè)計(jì)這個(gè)接待方案？ (P152) 13．某中外外資公司總部德方總經(jīng)理來訪，恰逢生日，上司要求文員小陳購買禮物贈(zèng)送，小陳應(yīng)如何辦？要考慮哪些因素？ (P223) 14．總經(jīng)理把保管單位公章和蓋印的任 務(wù)交給了秘書小付，小付應(yīng)該怎樣做？ (P248) 第 28 頁 共 32 頁 五、案例分析題 1．新加坡利達(dá)公司銷售部文員劉小姐要結(jié)婚了，為了不影響公司的工作，在征得上司的同意后，她請(qǐng)自己最好的朋友陳小姐暫時(shí)代理她的工作，時(shí)間為一個(gè)月。（ ） 第 26 頁 共 32 頁 三、簡(jiǎn)答題 1．什么是受意？受意有幾種？辦公室人員應(yīng)怎 樣運(yùn)用受意方法？教材 P35 2．文員進(jìn)言是指什么 ?進(jìn)言具有什么作用 ?方法和要求是什么？ P3637 3．來信受訪的范圍包括哪些 ? p109受理與處理的程序和基本要求是什么？ p109110 4．文員受上司指示，向?qū)Ψ揭蠹s會(huì)時(shí)應(yīng)注意哪些要點(diǎn)？決定時(shí)間、地點(diǎn)時(shí)要注意什么？p170171 5．文員利用提示系統(tǒng)提醒上司的工作，有哪些提示系統(tǒng)？具體做法是怎樣的？ p178181 6．文員所作的完整的會(huì)議記錄應(yīng)該包括哪些事項(xiàng)？ p137 7．提高會(huì)議效率可以有哪些做法？ p156159 8．文員所作的口頭報(bào) 告的基本方法是怎樣的，有什么要求？ p234 9．辦公室人員為了說服對(duì)方接受自己的看法應(yīng)該怎么做，要領(lǐng)有哪些？ p237238 10． 單位印章主要有哪些？ p244— 245 印章的刻制和使用有哪些規(guī)定？ p245247 11． 按照 2020年《國(guó)務(wù)院行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》的規(guī)定，國(guó)務(wù)院規(guī)定的行政公文共有幾類幾種？ p255 12．公文的完全格式包括哪幾項(xiàng)？請(qǐng)寫出這些項(xiàng)目。 （ ） 54．要發(fā)問或有意見時(shí)，應(yīng)該等上司說完話之后再發(fā) 問，可以提出自己的看法。（ ∨ ） 39．拜訪長(zhǎng)輩或地位較高人士時(shí)，可先請(qǐng)人遞上你的名片，以作通報(bào)。 （ ） 24．文員作介紹，若年齡、地位都相同，應(yīng)從較親近的人開始介紹。（ ） 9．文員傳達(dá)上司信息時(shí)，可以把上司的話語加多或減少，以個(gè)人的口吻來轉(zhuǎn)達(dá)。 A． 以煩躁的傾聽 B． 盡量把責(zé)任推給別人 C． 應(yīng)辯解說： “ 那是因?yàn)???” D． 切勿感情用事 63．辦公室人員在社交活動(dòng)中應(yīng)如何選擇話題，哪些是屬于合適的話題？（ A ）。 A．準(zhǔn)備旅行計(jì)劃和旅館信息 B．代替上司制定約會(huì)計(jì)劃 C．為商務(wù)洽談收集資料 D．把上司商務(wù)旅行時(shí)需要帶的行李列出清單 46．以下關(guān)于預(yù)訂工作的行為中，哪一項(xiàng)是不適宜的？（ D ）。 A．一般的圖紙 B．機(jī)密文件 C．很長(zhǎng)的文件 D．感謝信 30．以下關(guān)于握手的禮節(jié)，不正確的是（ C ）。 A. 先將自己想做的工作以重要程度為標(biāo)準(zhǔn)分類 B．其次以緊急程度和重要程度為標(biāo)準(zhǔn)分類 C. 同時(shí)考慮上司的意向和文員本身的工作效率 D．可以按照文員自己的習(xí)慣進(jìn)行工作 14．文員必須管理好自己的時(shí)間，以下利用時(shí)間的行為中哪一項(xiàng)是不適宜的？（ C ）。 1．通過設(shè)置檔案室，可以提供檔案原件或復(fù)制件，方便借閱或直接閱讀； 2．通過一定的制度和手續(xù)，如借閱證制度、催還續(xù)借制度和調(diào)離認(rèn)可制度等，可以提供檔案外借； 3．根據(jù)檔案原件制發(fā)各種復(fù)制本，實(shí)行檔案的有償交流，可以提高檔案的利用率； 4．利用所藏檔案中的有關(guān)記載和資料，可以對(duì)申請(qǐng)者提供核實(shí)某種事實(shí)的書面證據(jù)； 5．以檔案為依據(jù)，文秘和檔案人員可以對(duì)查詢者的有關(guān)問題進(jìn)行專業(yè)性的解答，提供咨詢服務(wù)； 6．將檔案目錄印制成冊(cè)，分發(fā)到有關(guān)部門，可以交流信息； 7．通過舉辦檔案展覽，以充分發(fā)揮檔案的作用。 本題在教材上有明確的答案，得 分率很高。 （ 2）令人不快的話題。以下為參考答案： 1．口頭語言的基本特征： （ 1）語音聽過就立即消失，但語義讓人明白了，可能留在記憶中；所以發(fā)聲要清楚，盡可能說得通俗、生動(dòng)、規(guī)范，使人一聽就明白，并留下印象。 上司早上到公司上班或外出返回，以及工作告一段落，文員可適時(shí)端些飲料或準(zhǔn)備濕毛巾使上司消 除工作疲勞、舒緩心情，使上司能精神煥發(fā)地工作。教材上有明確的答案，在此不再詳細(xì)說明。 二、了解“電視會(huì)議”、“交互式電話會(huì)議”的基本用途，比較其與一般會(huì)議的不同，談各自的優(yōu)劣或應(yīng)注意的地方。有一天，總經(jīng)理把我叫到辦公室讓我寫一份公司的簡(jiǎn)介，內(nèi)容要包括四個(gè)部分 —— 公司的歷史、公司的現(xiàn)狀、公司 的硬件和軟件配備、公司取得的成績(jī)。 四、按照“優(yōu)先順序”處理工作原則，虛擬一份半天或一天工作（或家務(wù)）計(jì)劃書。比如：通訊事務(wù)、電話、信函和郵件處理一項(xiàng)，前兩項(xiàng)是日常事務(wù)的內(nèi)容，后兩項(xiàng)則是文書處理的內(nèi)容。 9 接待工作 接待來訪賓客； 替公司賓客訂飯店的房間、訂機(jī)位、發(fā)電報(bào)、打電話。 本題主要考核 本課程的第一章第 2點(diǎn)的“辦公室實(shí)務(wù)的范圍和內(nèi)容”這一知識(shí)點(diǎn)。 各 題 所 占 比例分別為：10%、 10%、 20%、 30%、 30%。3 《辦公室管理》重難點(diǎn) (1) 26 四、設(shè)計(jì)題 （一）本課程的考核對(duì)象 中央廣播電視大學(xué)的學(xué)生。 平時(shí)作業(yè)老師作過重點(diǎn)評(píng)講，請(qǐng)按老師平時(shí)所評(píng)講的要求掌握，作業(yè)內(nèi)容占期末考試內(nèi)容 有一定 比例。 記錄上司指令及會(huì)談、會(huì)議內(nèi)容。 16 替上司申報(bào)交納所得稅及辦理退稅。 3．檢查的步驟，要分析計(jì)劃和實(shí)績(jī)的差異，并把以前進(jìn)行過的工作或別人做過的工作和目前自己所從事相同性質(zhì)的工作加以比較分析。 第 6 頁 共 32 頁 本題主要考核本課程的第二章第 3 點(diǎn)的“文員的工作方法”這一知識(shí)點(diǎn)。 第 7 頁 共 32 頁 《辦公室管理》重難點(diǎn) (2) 一、從文員工作的角度對(duì)比說明打電話和接聽電話的異同。 三、簡(jiǎn)要回答郵件分揀的一般標(biāo)準(zhǔn)。 （ 2）月預(yù)定表、周預(yù)定表、日預(yù)定表。 4．其他。 （ 3）敬語一般針對(duì)： 年長(zhǎng)或比自己輩分高者；具有較高職務(wù)、職稱或社會(huì)地位者；給（給過）自己恩惠者；有求于對(duì)方，或希望得到對(duì)方幫助，或好感者。如涉及商業(yè)機(jī)密的話題。 本題主要考核本課程的第十四章第 6點(diǎn)中的“文書立卷標(biāo)準(zhǔn)”這一知識(shí)點(diǎn)。 A．發(fā)送前檢查原稿質(zhì)量 B．隨時(shí)隨地可向?qū)Ψ桨l(fā)送 C．不宜發(fā)送禮儀性文本 D． 不宜發(fā)送私人、保密文本 7．在使用復(fù)印機(jī)的過程中，以下哪項(xiàng)內(nèi)容是不恰當(dāng)?shù)模浚? A ）。 A. 考慮打電話的時(shí)間是否合適 B．打出電 話，而對(duì)方無人接聽，等鈴聲響了二、三下可掛電話 C. 有時(shí)候上司過于繁忙，要求文秘人員編織一些“美麗的謊言” D．對(duì)待投訴電話先安撫他，以友善的態(tài)度表達(dá)歉意，并告知一定馬上調(diào)查此事 23．以下哪些標(biāo)準(zhǔn)不是文員分揀郵件應(yīng)該遵守的？（ C ）。 A. 口字型 B．教室型 C．圓桌型 D. U字型 39．以下關(guān)于交互式電話會(huì)議的功能中，哪一項(xiàng)是不具備的？（ A ）。 A. 宴會(huì)的形式與氣氛 B．交通是否方便 C. 有無停車場(chǎng) D．有無休息室 55．以下說明宴會(huì)的種類與 形式的內(nèi)容，哪一項(xiàng)是正確的？（ C ）。（ ∨ ） 2． 辦公室的燈 光 照明要避開自然光，最好用人工燈光。（ ） 17．按英美國(guó)家習(xí)慣，文員接待來訪者，應(yīng)該站起來與來訪者講話。（ ∨ ） 33．受到直屬上司以外的指派時(shí)，假如是文員自己能夠安排辦理，而且不會(huì)影響到直屬上司所指示的工作就可以接受，否則要向直屬上司請(qǐng)示后再作決定。（ ） 48． 不要在酒宴上評(píng)論或附和別人對(duì)某人的議論，也不可評(píng)論菜肴的優(yōu)劣。（ ） 62．辦公室人員值班工作的制度有交接班制度、請(qǐng)示報(bào)告制度和安全、保密制度，但沒有崗位責(zé)任制度。他應(yīng)該考慮哪些問題？ (P123) 4．文秘人員如何主持會(huì)議？應(yīng)注意哪些細(xì)節(jié)？ (P145) 5．麥格公司為了解 新產(chǎn)品的科技含量和市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力，以制定合適的價(jià)格打入市場(chǎng)，決定召開專家座談會(huì)，對(duì)新產(chǎn)品進(jìn)行評(píng)估，辦公室人員應(yīng)該如何準(zhǔn)備和開好這次座談會(huì)？ (P150) 6．某個(gè)下雨天，在利達(dá)公司內(nèi)召開的新產(chǎn)品推介會(huì)結(jié)束了。過了一星期，上司提起他剛談成一筆大生意，以 美元一打賣出了 100 萬打。”上司當(dāng)即臉色一變說：“你被解雇了”，陳小姐哭喪著臉說：“為什么？”上司說：“你犯了五個(gè)錯(cuò)。參加會(huì)議人員月平均工資為 2400元，其他收入 600元，假設(shè)一個(gè)月工作 30 天、一天工作 8小時(shí)。（ ∨ ） 64．注辦是指文秘人員在《文件處理單》上或文尾的下角注 明公文辦理的結(jié)果。 （ ） 50．宴請(qǐng)的請(qǐng)柬一般要提前一至二周發(fā)出，以便客人及早安排，已經(jīng)口頭約定的就不要補(bǔ)發(fā)請(qǐng)柬了。（ ） 35．上司自己安排的約會(huì)忘了事先告訴你，出現(xiàn)約會(huì)沖突，解決方法是讓上司先見他自己安排的那一位。（ ） 19．如果會(huì)客室的門是拉開的，文員進(jìn)入會(huì)客室后，才能讓客人進(jìn)入。（ ） 4．沒有兩位辦公室人員一天的工作內(nèi)容是完全相同的，但像核對(duì)文員的日志與上司的日志的事項(xiàng)是否一致則是典型的工作。 A．用叉、匙進(jìn)食時(shí)，將餐具的整體放人嘴里，或用舌頭去舔 B．站起身來在餐桌的另一邊夾取自己喜歡的食物 C．口內(nèi)含有食物與人說話 D．吃西餐時(shí)用左手把湯盤靠近自己一邊方 向稍稍提起，再用湯匙輕輕由里向外舀去 57．以下餐巾的使用方法是正確的（ C ）。 A． 準(zhǔn)備資料 B． 發(fā)表意見 C． 現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)