【正文】 打完電話，心不在焉地把所有的信都剪開了，其中一封信被剪掉了回信地址的一角，她也沒(méi)有注意?！? 來(lái)電者：“ ？” 陳小姐：“對(duì)不起，不行的。 (P161) 8．文秘人員在單獨(dú)或隨同上司旅行結(jié)束后，要做好哪些工作？ (P196) 9．文員應(yīng)該為上司的商務(wù)旅行作許多準(zhǔn)備工作，在準(zhǔn)備國(guó)內(nèi)國(guó)際旅行時(shí)要考慮哪些項(xiàng)目？ (P186)履行哪些職責(zé)？ (P1182) 10．某公司成立三周年，準(zhǔn)備舉行大型宴會(huì)，辦公室人員應(yīng)該如何做好準(zhǔn)備，要做哪些工作？(P126) 11．文秘人員經(jīng)常要代替上司選擇禮品，向他人贈(zèng)送禮品，在處理這些事情應(yīng)考慮什么，怎樣做？ (P223) 12．上海某企業(yè)欲與德國(guó)某企業(yè)合作，德國(guó)以品牌、技術(shù)入股，利用上海比較便宜的原材料和人工，共同生產(chǎn)國(guó)內(nèi)緊缺的產(chǎn)品。假如你是小李，你怎樣設(shè)計(jì)這個(gè)接待方案？ (P121) 3． 康橋賓館位于本市南京西路 45 號(hào)，是個(gè)中型賓館，有會(huì)議室、餐飲、停車場(chǎng)等，某企業(yè)準(zhǔn)備在 11 月 15日上午 9:00 到 12： 00召開全廠中層干部大會(huì)，討論第二年產(chǎn)品發(fā)展和銷售計(jì)劃，地點(diǎn)就在康橋賓館的 12樓會(huì)議室。（ ） 67．文書部門立好的案卷，必須逐年移交給檔案室集中保管，稱為“歸檔”，有歸檔范圍和要求，但沒(méi)有期限。 （ ） 59．文秘人員開出的介紹信的正本和存根必須一致，可以出具空白介紹信 。（ ∨ ） 52．雞尾酒會(huì)一般要安排好座次，在請(qǐng)柬上注明對(duì)著裝的要求。（ ∨ ） 45．當(dāng)與人擦肩而過(guò)，或越過(guò)長(zhǎng)輩、上司前面，或因事中途離坐時(shí)，都要招呼一聲。（ ） 37．對(duì)于誤投郵件，文員可先拆開看看，然后在信封上寫上“該地址不對(duì)”，并把它退回去。（ ∨ ） 30．會(huì)議租用的設(shè)備，文員必須確保賓館（或其他供應(yīng)者）把所需用設(shè)備都送過(guò)來(lái)，并在會(huì)議開始前有足夠的時(shí)間布置好，這些設(shè)備應(yīng)由文員具體操作 和負(fù)責(zé)。（ ∨ ） 22．介紹地位相同的人時(shí)，應(yīng)按照到職的先后，先介紹新進(jìn)的職員；若同時(shí)到職，就先介紹年紀(jì)較輕的人。 （ ∨ ） 14． 文員在工作時(shí)間如需要補(bǔ)妝，應(yīng)隨時(shí)隨地進(jìn)行。（ ） 7． 文員對(duì)支票管理要謹(jǐn)慎，支票簿與印章應(yīng)該一同鎖入抽屜。 A. 按通訊者特征立卷 B．按地區(qū)特征立卷 C．按文種特征立卷 D．按作者特征立卷 68．文書立卷歸檔要求遵守一定的制度，包括以下方面（ B ）。 A．通知上司家人把衣服送達(dá) B．自己到上司家里去拿 C．讓上司自己去家里更換 D．去買新的服裝 61．以下關(guān)于說(shuō)話的要領(lǐng)中，哪一項(xiàng)不適宜？（ B ）。 A．用后跟著地走路 B．正式場(chǎng)合，女性文員的雙腿可交疊翹成二郎腿 C．男性在任何場(chǎng)合都可戴著手套握手 D．穿著短裙的下蹲姿勢(shì)，應(yīng)跨前半步后腿虛跪，上身保持挺直，蹲下時(shí)慢悠悠地彎下腰 52．社交場(chǎng)合很講究次序禮儀，一般（ B ）。 A．社交的能力 B．說(shuō)話的技巧 C．聽話的能力 D．聽寫的能力 44．以下關(guān)于確認(rèn)上司日程安排計(jì)劃的行為中，哪一項(xiàng)是不適宜的？（ A ）。 A．加入自己的主觀意見 B．不記錄議題 C．與發(fā)言者用詞不一致但意思完全一致 D．對(duì)所記內(nèi)容作評(píng)論 36．會(huì)議中有時(shí)有人會(huì)要求把他發(fā)言的一段不作記錄處理，這時(shí)文員應(yīng)（ D ）。 A．時(shí)間 B．便利 C．經(jīng)濟(jì) D．愛(ài)好 28． 文員打印寄 往歐美國(guó)家的信封，收信人內(nèi)容的打印順序應(yīng)該是 （ C ）。 A．電話機(jī)旁隨時(shí)放著電話記錄單或便箋和筆，一有留言就能立即記錄 B．文員離開辦公室時(shí)，要安排別人替你接電話 C．應(yīng)隨時(shí)使用手機(jī)在飛機(jī)上、飯店里、大劇院等進(jìn)行聯(lián)系 D．如果已經(jīng)回電，但沒(méi)打通，切記要再聯(lián)系 20． 以下哪個(gè)接打電話的行為是不正確的 ？（ A ）。 A．保留一張購(gòu)貨訂單，收到貨物時(shí)一一核對(duì)打勾 B．讓員工們隨意領(lǐng)取辦公用品 C．通過(guò)電話訂購(gòu)或傳真訂購(gòu)，可以提高交貨速度 D．用庫(kù)存一覽表來(lái)儲(chǔ)備辦公用品 12．以下文員的工作順序中，哪一項(xiàng)是正確的？（ B ）。 A．準(zhǔn)備一些敞開的文件夾，貼上相應(yīng)的標(biāo)識(shí)條 B．辦公桌抽屜物品要擺放整齊，不要放得太滿且要經(jīng)常 清理 C．較大的物品放在稍高于眼光平行的層面上，用標(biāo)簽貼在各種物品的下方 D．下班前要整理好自己的辦公桌，把文件、資料收藏好以免丟失和泄密 4．以下關(guān)于文員對(duì)辦公室布置的情況，哪一個(gè)是錯(cuò)誤的？（ B ）。 六、通 過(guò)檔案利用的途徑和方式，談?wù)剻n案利用的意義。 本題在教材上有明確的答案，得分率很高。 （ 2）騎縫章用于帶有存根的公函、介紹信，加蓋在正本和存根連接處的騎縫線上。 （ 5）夸耀自己的話題。 2．不合適的話題包括： （ 1）應(yīng)當(dāng)忌諱的話題。比如，莊重的場(chǎng)合，口語(yǔ)應(yīng)規(guī)范、簡(jiǎn)明些；休息時(shí)間，口語(yǔ)可生動(dòng)些，語(yǔ)調(diào)也可輕松、愉快些。 第 11 頁(yè) 共 32 頁(yè) 《辦公室管理》重難點(diǎn) (4) 一、簡(jiǎn)單闡述口頭語(yǔ)言的基本特征及敬語(yǔ)應(yīng)用的一般場(chǎng)合。特別是稿費(fèi)、版稅、演講費(fèi)等副業(yè)收入多的時(shí)候，由文秘人員保管單據(jù)，以備申報(bào)所得，或直接替上司辦理申報(bào)手續(xù)。 本題考察同學(xué)們對(duì)知識(shí)點(diǎn)的靈活運(yùn)用能力，同學(xué)們要對(duì)以上四種類型的預(yù)定表理解和掌握之后，再結(jié)合自己的實(shí)際情況回答本題。以下為參考答案： 1．日程安排計(jì)劃表的種類： （ 1）年預(yù)定表。 四、怎樣處理上司不在時(shí)的郵件？ 本題主要考核本課程的第四章第 5點(diǎn)的“上司不在時(shí)郵件的處理”這一知識(shí)點(diǎn)。 “交互式電話會(huì)議” —— 優(yōu)：方便、省時(shí)、高效，消除時(shí)空上的局限性，具有保密功能、報(bào)數(shù)功能和歡迎詞播放功能；劣：費(fèi)用高，技術(shù)含量高。 本題需要同學(xué)們根據(jù)教材內(nèi)容和實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行分析再作答。但是要注意按照以上的思路作答；而且要注意結(jié)合教材，聯(lián)系實(shí)際作答。 我曾經(jīng)經(jīng)歷過(guò)一件事情，使我充分認(rèn)識(shí)到，在受意時(shí)，充分做好記錄的重要性。同學(xué)們可以參照教材上的例子，自己制定一份計(jì)劃書，不要抄襲。不僅要求你闡述三個(gè)步驟是什么，而且還要說(shuō)明三者之間的關(guān)系如何。 文員工作分為三個(gè)步驟：計(jì)劃、實(shí)施和檢查。比 如：記錄上司指令及會(huì)談、會(huì)議內(nèi)容一項(xiàng)，它既可以是文書撰寫的內(nèi)容，也可以是會(huì)議組織的內(nèi)容；這種情況，可以將兩欄都填上這一項(xiàng)。 第 4 頁(yè) 共 32 頁(yè) 14 辦公室管理 辦公室環(huán)境的布置和整理； 保管辦公室設(shè)備及用品。例如記者、工會(huì)職員等。 信函和郵件的處理。請(qǐng)同學(xué)們?cè)诖痤}時(shí)加以注意。 第 二 部分 ： 復(fù)習(xí)應(yīng)考資料及其使用 本學(xué)科本次考試有下列 4 種資料，可供學(xué)員復(fù)習(xí)應(yīng)考用。 （三）考試范圍 教材《 辦公室管理 》全書以及聯(lián)系實(shí)際的有關(guān)內(nèi)容 。 11 第五部分 ：附 :《辦公室管理》期末復(fù)習(xí)綜合練習(xí)題 9 《辦公室管理》重難點(diǎn) (4) 2 （三）考試范圍 2 （四）請(qǐng)同學(xué)們這段時(shí)間隨時(shí)關(guān)注電大平臺(tái)網(wǎng)上所掛的資料。2 第三部分 ：重難點(diǎn) 27 五、案例分析題 考核成績(jī)由形成性考核成績(jī)和期末考試成績(jī)兩部分組成，考核成績(jī)滿分為 100 分 ， 60 分為及格。不能留空白。 （ 四 ）請(qǐng)同學(xué)們這段時(shí)間隨時(shí)關(guān)注電大平臺(tái) 網(wǎng)上所掛的資料。 2 文書制作 復(fù)印資料。 7 信息 資料 準(zhǔn)備好公司要公開的資料； 替上司收集演講或報(bào)告的資料； 整理并組織好粗略的資料。 12 日程安排 替上司定約會(huì)并做好記錄； 為上司安排旅行或考察。 18 同學(xué)們?cè)谧霰绢}時(shí)，要注意分析哪些是內(nèi)容基本相同的，要放在一起。 本題在書上有明確答案，得分率很高。三者相互聯(lián)系形成一個(gè)循環(huán)。 2．對(duì)于 A類事情再進(jìn)行分類，分為： 重要并且緊急的事（優(yōu)先做）；緊急但是并不重要的事（第二做）；重要但是并不緊急的事（第三做）；雖有做的價(jià)值，但是既不重要也不緊急的事（可以請(qǐng)他人代勞）?？梢苑譃橹苯邮芤猓搭I(lǐng)會(huì)上司在會(huì)議講話、文件批示、工作部署或與文員談話時(shí)，直接就某一問(wèn)題或某項(xiàng)工作所發(fā)表的意見和想法等，易于文員判斷和領(lǐng)會(huì)）和間接受意（即上司在平時(shí)隨便交談的情況下，或與其他人員談話種就某一問(wèn)題、某項(xiàng)工作發(fā)表的意見和看法等）。后來(lái)，我再次向總經(jīng)理詢問(wèn)，并備好了記錄本做好了記錄，根據(jù)總經(jīng)理的授意，才寫出了各方滿意的公司簡(jiǎn)介。以下為參考答案： 同： 1．都應(yīng)先問(wèn)好，再傳達(dá)自己的信息； 2．都應(yīng)保持耐性、熱情的態(tài)度； 3．通話結(jié)束，應(yīng)讓對(duì)方感受到自己愉快的心情； 4．都應(yīng)簡(jiǎn)明扼要表達(dá)自己的意思。 “交互式電話會(huì)議 ”的基本用途是使單位或個(gè)人可以在任意一部電話機(jī)上組織多方的國(guó)際、國(guó)內(nèi)或本市的電話會(huì)議，聲音清晰宛如一室。 （ 1）按照收件人的姓名分揀； （ 2）按照郵件的重要性分揀； （ 3）按照收件部門的名稱分揀。 本題在教材上第 88頁(yè)有明確的答案，在此不再詳細(xì)說(shuō)明，請(qǐng)同學(xué)們照以上的要點(diǎn)按教材上的詳細(xì)說(shuō)明回答即可。 周預(yù)定表是一個(gè)月預(yù)定計(jì)劃中的一周計(jì)劃，此預(yù)定計(jì)劃比月預(yù)定表更詳細(xì)。 （ 2）純私人性請(qǐng)求時(shí) —— 遇到這種情形，就把它當(dāng)作上司利用文秘人員是下屬同事的關(guān)系來(lái)協(xié)助他解決私人的事務(wù)。 本題在教材上的答案非常明確，只需要同學(xué)們進(jìn)行一定的歸納即可。 （ 3）有歧義。其中第二個(gè)問(wèn)題實(shí)際上就是考察“敬語(yǔ) 的用法”這個(gè)知識(shí)點(diǎn)。如個(gè)人的特殊的生活習(xí)慣、宗教信仰和政治觀點(diǎn)的分歧等。 三、印章的使用主要有哪幾種形式，其中落款章、騎縫章、更正章的使用范圍 如何？ 本題主要考核本課程的第十三章第 1點(diǎn)的“印章的使用”這一知識(shí)點(diǎn)。 本題主要考核本課程的第十四章第 3點(diǎn)中的“收文處理”這一知識(shí)點(diǎn)。 第 13 頁(yè) 共 32 頁(yè) 2．按問(wèn)題特征立卷的含義： 將反映同一問(wèn)題的文書組成案卷，這種方法能反映對(duì)某一方面或某一具體問(wèn)題的相互聯(lián)系和處理情況，運(yùn)用最廣泛。 第 四 部分 ： 結(jié)合 中央電大下發(fā)的復(fù)習(xí)指導(dǎo)復(fù)習(xí) 第 14 頁(yè) 共 32 頁(yè) 第五部分 ：附 :《辦公室管理》期末復(fù)習(xí)綜合練習(xí)題 一、單項(xiàng)選擇題 1． 以下哪點(diǎn)不是辦公室事務(wù)管理的特征 ？（ B ）。 A．錄音時(shí)需將監(jiān)聽開關(guān)至于“ ON”位置 B．想保存錄制好的內(nèi)容，可將磁帶盒兩側(cè)的防抹片除掉 C．機(jī)內(nèi)話筒錄音，注意最佳錄音距離為 30 一 150厘米 第 15 頁(yè) 共 32 頁(yè) D．錄音時(shí)要防止雜音混入，可采用傳輸線錄音 9．以下關(guān)于投影機(jī)的使用哪一項(xiàng)是不適宜的？（ D ）。 A．現(xiàn)金通常放在一個(gè)帶鎖的盒子里，放在帶鎖的辦公桌抽屜里 第 16 頁(yè) 共 32 頁(yè) B．把每一次支出的數(shù)額都記在零用現(xiàn)金單據(jù)中 C．標(biāo)準(zhǔn)的零用現(xiàn)金單據(jù)有 一個(gè)簽名 D．不允許任何人從零用現(xiàn)金基金里借錢 17．文員傳達(dá)上司的指示時(shí)，哪一項(xiàng)做法是不適宜的？（ A ）。 A．拿到信件后 在桌子上磕幾下，然后用手撕開 B．應(yīng)該把郵件分成最急件、次急件和普通件 C．經(jīng)授權(quán)閱看信件時(shí)，應(yīng)把重點(diǎn)部分用紅筆劃出，提醒上司注意有關(guān)問(wèn)題 D．在移交物品要打印一份清單，注明收到日期，請(qǐng)接受人員簽字，并保存好 25．文員如果誤拆了非本公司的信，應(yīng)該（ A ）。 A．拆開后信紙?jiān)诤蟆⑿欧庠谇?，一并裝訂，有轉(zhuǎn)辦單的放在信紙前面一并裝訂 B．對(duì)寫信 人的各項(xiàng)情況逐項(xiàng)登記 C．處理信件按照“分級(jí)負(fù)責(zé)、歸口辦理”原則，進(jìn)行轉(zhuǎn)辦、交辦或自辦 D．對(duì)問(wèn)題復(fù)雜、調(diào)查處理的時(shí)間較長(zhǎng)的信件，應(yīng)復(fù)信作解釋和答復(fù) 33．在會(huì)議開始前和進(jìn)行過(guò)程中，文員的以下哪項(xiàng)活動(dòng)是不恰當(dāng)?shù)模浚? C ）。 A． 準(zhǔn)備資料 B． 發(fā)表意見 C． 現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)