【正文】 時(shí)間安排對(duì)參加者是否方便 B．什么日期、時(shí)間召開會(huì)議應(yīng)要考慮議題的緊急程度 C． 會(huì)議場(chǎng)所的選擇，要根據(jù)會(huì)議時(shí)間長(zhǎng)短、花費(fèi)多少作決定 D．文秘人員必須配合會(huì)議議程，詳細(xì)檢查各項(xiàng)工作 35．文員做會(huì)議記錄時(shí)，可以在會(huì)議記錄中（ C ）。 A．拆開后信紙?jiān)诤蟆⑿欧庠谇?，一并裝訂，有轉(zhuǎn)辦單的放在信紙前面一并裝訂 B．對(duì)寫信 人的各項(xiàng)情況逐項(xiàng)登記 C．處理信件按照“分級(jí)負(fù)責(zé)、歸口辦理”原則，進(jìn)行轉(zhuǎn)辦、交辦或自辦 D．對(duì)問題復(fù)雜、調(diào)查處理的時(shí)間較長(zhǎng)的信件，應(yīng)復(fù)信作解釋和答復(fù) 33．在會(huì)議開始前和進(jìn)行過程中，文員的以下哪項(xiàng)活動(dòng)是不恰當(dāng)?shù)?？? C ）。 A．上級(jí)先伸手后，下級(jí)才能相握 B．一般 社交場(chǎng)合握手不可太用力，但也不可漫不經(jīng)心用手指尖點(diǎn)一下 C．雙方有很多人時(shí)，可以交叉握手 D．握手時(shí)應(yīng)上身稍前傾，雙目注視對(duì)方，微笑致意或問好 31．文員在處理信訪工作時(shí)，由收信人（單位）復(fù)信的情況是以下哪一種？（ A ）。 A． 國(guó)名、地址、部門、姓名 B． 姓名、地址，部門、國(guó)名 C． 姓名、部門、地址、國(guó)名 D． 姓名、國(guó)名、部門、地址 29．傳真機(jī)最好用來傳送以下哪種郵件？（ D ）。 A． 每天開箱次數(shù)與郵局投遞次數(shù)一致 B． 取出郵件立即返回辦公室 C． 事先帶上包袋返回辦公室 D． 應(yīng)提高辦事效率，把取郵件與其他事一起辦 27．郵件的寄發(fā)不要考慮以下哪個(gè)因素？（ D ）。 A．拿到信件后 在桌子上磕幾下，然后用手撕開 B．應(yīng)該把郵件分成最急件、次急件和普通件 C．經(jīng)授權(quán)閱看信件時(shí)，應(yīng)把重點(diǎn)部分用紅筆劃出，提醒上司注意有關(guān)問題 D．在移交物品要打印一份清單，注明收到日期，請(qǐng)接受人員簽字，并保存好 25．文員如果誤拆了非本公司的信，應(yīng)該（ A ）。 A. 考慮打電話的時(shí)間是否合適 B．打出電 話，而對(duì)方無人接聽，等鈴聲響了二、三下可掛電話 C. 有時(shí)候上司過于繁忙，要求文秘人員編織一些“美麗的謊言” D．對(duì)待投訴電話先安撫他，以友善的態(tài)度表達(dá)歉意，并告知一定馬上調(diào)查此事 23．以下哪些標(biāo)準(zhǔn)不是文員分揀郵件應(yīng)該遵守的？（ C ）。 A． 受到通話對(duì)方極大的責(zé)難，應(yīng)針鋒相對(duì)回?fù)? B． 給上司的留言下面 朝下放在他的辦公桌上 C． 做記錄時(shí)可以在便箋下墊一張復(fù)寫紙，以防遺失后備用 D． 中途因有事需放下電話請(qǐng)對(duì)方等待時(shí)，應(yīng)把 聽筒 朝下放置 21．文員在接打電話時(shí)，正確的做法是（ B ）。 A．善于同他人合作，密切配合，步調(diào)一致 B．應(yīng)該有自己的個(gè)性，盡可能使別人服從自己 C．配備文秘人員時(shí)遵從異質(zhì)結(jié)合的原則 D．公允地與同事分享勝利的成果，分擔(dān)失敗的責(zé)任 19．以下接打電話的行為中，哪一項(xiàng)是不適宜的？（ C ）。 A．現(xiàn)金通常放在一個(gè)帶鎖的盒子里，放在帶鎖的辦公桌抽屜里 第 16 頁(yè) 共 32 頁(yè) B．把每一次支出的數(shù)額都記在零用現(xiàn)金單據(jù)中 C．標(biāo)準(zhǔn)的零用現(xiàn)金單據(jù)有 一個(gè)簽名 D．不允許任何人從零用現(xiàn)金基金里借錢 17．文員傳達(dá)上司的指示時(shí)，哪一項(xiàng)做法是不適宜的？（ A ）。 A．定好目標(biāo)，把想做或需要做的事情寫下來 B．盡量控制外來干擾，把重要工作安排在安靜、有效的時(shí)間段里去做 C．每天把工作安排得超出工作時(shí)間，給自己壓力 D．對(duì)每一項(xiàng)工作作出 安排，定好最后期限 15．以下關(guān)于文員管理好時(shí)間的說法，哪一個(gè)是不正確的？（ D ）。 A．沒有任何設(shè)想就應(yīng)著手從事該項(xiàng)工作 B．文員也應(yīng)具有適當(dāng)判斷情況，機(jī)智應(yīng)對(duì)的應(yīng)變能力 C．上司分派兩項(xiàng)以上工作時(shí)，按照先來后到順序進(jìn)行 D．上司所指示的工作如果不合適，可以不實(shí)施 13．文員按照“優(yōu)先順序”處理 工作，以下哪一項(xiàng)是不適宜的？（ D ）。 A．訂購(gòu) B．制造 C．分配 D．儲(chǔ)備 11．以下文員訂購(gòu)和儲(chǔ)備辦公用品的行為 中，哪一項(xiàng)是不適宜的？（ B ）。 A．錄音時(shí)需將監(jiān)聽開關(guān)至于“ ON”位置 B．想保存錄制好的內(nèi)容，可將磁帶盒兩側(cè)的防抹片除掉 C．機(jī)內(nèi)話筒錄音，注意最佳錄音距離為 30 一 150厘米 第 15 頁(yè) 共 32 頁(yè) D．錄音時(shí)要防止雜音混入，可采用傳輸線錄音 9．以下關(guān)于投影機(jī)的使用哪一項(xiàng)是不適宜的？（ D ）。 A．發(fā)送前檢查原稿質(zhì)量 B．隨時(shí)隨地可向?qū)Ψ桨l(fā)送 C．不宜發(fā)送禮儀性文本 D． 不宜發(fā)送私人、保密文本 7．在使用復(fù)印機(jī)的過程中，以下哪項(xiàng)內(nèi)容是不恰當(dāng)?shù)?？? A ）。 A．伸直雙臂再合攏，在高于桌面 15cm左右畫弧形，手臂所能覆蓋的桌子面積，比較適合擺放與工作有關(guān)的物品 B．辦公桌抽屜里的物品擺放要注意放置整齊，東西可放得滿一些 C．各種類型的文件柜要分門別類安放文件、資料和物品，并貼上標(biāo)識(shí) D．紙張和較重的東西放在架子下面幾層，較小的物品先放人盒中， 再放在稍高于眼光平行的層面上，用標(biāo)簽貼在各種物品的下方 5．在辦公室里，（ D ）的位置是上座。 A．上司單獨(dú)用的辦公桌椅靠墻放 B．一般辦公室桌椅最好面對(duì)面放置 C．打字、復(fù)印間離上司辦公室近些 D．各種溝通、保密 3．文員在進(jìn)行辦公室布置時(shí)，以下哪些行為是不適宜的？（ C ）。 第 四 部分 ： 結(jié)合 中央電大下發(fā)的復(fù)習(xí)指導(dǎo)復(fù)習(xí) 第 14 頁(yè) 共 32 頁(yè) 第五部分 ：附 :《辦公室管理》期末復(fù)習(xí)綜合練習(xí)題 一、單項(xiàng)選擇題 1． 以下哪點(diǎn)不是辦公室事務(wù)管理的特征 ？（ B ）。 同學(xué)們?cè)诨卮鸨绢}時(shí)，一定要注意審題，本題實(shí)際上只有一個(gè)問題 —— “ 通過檔案利用的途徑和方式，談?wù)剻n案利用的意義”，本題實(shí)際上就是要回答“檔案利用的意義”。 本題主要考核本課程的第十四章第 7點(diǎn)中的“檔案的利用”這一知識(shí)點(diǎn)。回答第二個(gè)問題時(shí)，應(yīng)舉例說明。 第 13 頁(yè) 共 32 頁(yè) 2．按問題特征立卷的含義： 將反映同一問題的文書組成案卷，這種方法能反映對(duì)某一方面或某一具體問題的相互聯(lián)系和處理情況，運(yùn)用最廣泛。 本題主要考核本課程的第十四章第 6點(diǎn)中的“文書立卷標(biāo)準(zhǔn)”這一知識(shí)點(diǎn)。要注意的是應(yīng)對(duì)收文處理的程序中的每一個(gè)要點(diǎn)進(jìn)行一定的說明。 2．分送的基本原則： （ 1）屬于方針政策性的，關(guān)系本機(jī)關(guān)工作全局的指揮性文件或重大問題的請(qǐng)示、報(bào)告之類的文件，均應(yīng)先送辦公部門負(fù)責(zé)人或機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審閱或處理； （ 2）屬于機(jī)關(guān)日常事務(wù)性的已有明確分工的文件，或早有批 示規(guī)定和有規(guī)可循的例行公文，按主管業(yè)務(wù)的分工范圍分送給有關(guān)部門或承辦人閱辦； （ 3）分送給機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱批的文件，要先填好“公文處理單”，連同文件一并送批； （ 4）便函、請(qǐng)柬、介紹信、廣告、啟事等，不作登記，直接交具體負(fù)責(zé)人辦理； （ 5）在文件份數(shù)少時(shí)，閱辦閱知部門（或領(lǐng)導(dǎo)）多的情況下，應(yīng)按先辦理、后閱知，先主辦、后協(xié)辦，先正職、后副職的次序分別審閱處理，并以秘書為軸心，進(jìn)行輪輻式傳閱。 本題主要考核本課程的第十四章第 3點(diǎn)中的“收文處理”這一知識(shí)點(diǎn)。 要注意的是，以上只是本題的答題要點(diǎn)，需要進(jìn)行說明和闡述，不能只回答要點(diǎn)，否則會(huì)失分。 （ 3）更正章用于文書書寫中的錯(cuò)字、脫字、冗字、倒字進(jìn)行改正后，作為法定作者自行更正的憑信。 2．落款章、騎縫章、更正章的使用范圍： （ 1）落款章加蓋于文書作者的落款處，用來表明作者的法定性和文件的有效性。 三、印章的使用主要有哪幾種形式，其中落款章、騎縫章、更正章的使用范圍 如何？ 本題主要考核本課程的第十三章第 1點(diǎn)的“印章的使用”這一知識(shí)點(diǎn)。如涉及商業(yè)機(jī)密的話題。 （ 6）庸俗的、色情的話題。如對(duì)于專業(yè)問題略知皮毛就不應(yīng)隨意發(fā)揮。如個(gè)人的特殊的生活習(xí)慣、宗教信仰和政治觀點(diǎn)的分歧等。如疾病、殘疾、死亡、兇殺、丑聞、慘案等。如個(gè)人私生活等。 本題主要考核本課程的第十二章第 6點(diǎn)的“社交話題的選擇”這個(gè)知識(shí)點(diǎn)，本題答題思路如下： 1．合適的話題包括： （ 1）談話雙方都感興趣的、有共同利益的話題，如合作意向等； （ 2）一般人喜聞樂見的話題，如天氣、時(shí)事新聞、體育報(bào)道等； （ 3）顯示地方或民族色彩的話題，如本地的經(jīng)濟(jì)建設(shè)、風(fēng)景名勝、歷史名人、風(fēng)土人情等； （ 4）比較高雅的話題，如古典音樂、書法、繪畫、中外名著、展覽會(huì)、新聞任務(wù)等； （ 5）積極、健康的生活體驗(yàn)的話題； （ 6）風(fēng)趣、幽默的小故事，無傷大雅 的笑話，有時(shí)也能活躍氣氛。其中第二個(gè)問題實(shí)際上就是考察“敬語(yǔ) 的用法”這個(gè)知識(shí)點(diǎn)。 （ 3）敬語(yǔ)一般針對(duì)： 年長(zhǎng)或比自己輩分高者；具有較高職務(wù)、職稱或社會(huì)地位者；給（給過）自己恩惠者；有求于對(duì)方，或希望得到對(duì)方幫助，或好感者。 2．敬語(yǔ)使用的一般場(chǎng)合： （ 1）對(duì)于自己尊敬的人，當(dāng)然會(huì)使用敬語(yǔ)。 （ 4）口頭語(yǔ)言視時(shí)間、場(chǎng)合、對(duì)象的 不同而有所不同。 （ 3）有歧義。 （ 2）有重音。 本題主要考核本課程的第十二章第 1 點(diǎn)的“口頭語(yǔ)言的特征”和第 2 點(diǎn)的“敬語(yǔ)的用法”這兩個(gè)知識(shí)點(diǎn)。最好能夠根據(jù)這個(gè)范本，結(jié)合自己的工作實(shí)踐，編 寫一個(gè)“工作任務(wù)單”。 本題在教材上的答案非常明確，只需要同學(xué)們進(jìn)行一定的歸納即可。 4．其他。 （ 2）支票往來的管理 —— 最主要的是保管支票簿、支票專用印章。包括： 第 10 頁(yè) 共 32 頁(yè) （ 1）薪金收入管理 —— 薪金收入達(dá)到一定的金額，或有兩種以上收入來源者，以及薪金以外有超額的收 入，都需要按稅法申報(bào)。 （ 2）純私人性請(qǐng)求時(shí) —— 遇到這種情形，就把它當(dāng)作上司利用文秘人員是下屬同事的關(guān)系來協(xié)助他解決私人的事務(wù)。 2．私事方面的協(xié)助。 二、文秘人員對(duì)上司主要工作的輔佐主要包括哪些方面？ 本題主要考核本課程的第十章第 3 點(diǎn)的“文秘人員對(duì)上司主要工作的輔佐”這個(gè)知識(shí)點(diǎn)，本題答題思路如下： 1．提神醒腦的服務(wù)。 2．各種預(yù)定表的編制請(qǐng)同學(xué)們參照教材 — ，編寫。 周預(yù)定表是一個(gè)月預(yù)定計(jì)劃中的一周計(jì)劃，此預(yù)定計(jì)劃比月預(yù)定表更詳細(xì)。 （ 2）月預(yù)定表、周預(yù)定表、日預(yù)定表。是企業(yè)在每年度例行的主要業(yè)務(wù)活動(dòng)，及有關(guān)公司的活動(dòng)事項(xiàng)一覽表，所記載的活動(dòng)事項(xiàng)有股東大會(huì)、董事會(huì)、公司創(chuàng)立紀(jì)念日、年休假等。 本題主要考核本課程的第八章第 4 點(diǎn)的“日程安排計(jì)劃表的種類和管 理”這一知識(shí)點(diǎn)。 本題在教材上第 88頁(yè)有明確的答案，在此不再詳細(xì)說明，請(qǐng)同學(xué)們照以上的要點(diǎn)按教材上的詳細(xì)說明回答即可。 五、怎 樣妥善處理上司拒絕接見的來訪者的來訪？ 本題主要考核本課程的第五章第 3 點(diǎn)的“上司拒絕接見來訪者的做法”這一知識(shí)點(diǎn)。 本題的答案請(qǐng)同學(xué)們見教材第 72頁(yè)。 要注意的是，以上只是本題的答題要點(diǎn)，需要進(jìn)行說明和闡述，不能只回答要點(diǎn)，否則會(huì)失分。 （ 1）按照收件人的姓名分揀； （ 2）按照郵件的重要性分揀； （ 3）按照收件部門的名稱分揀。 三、簡(jiǎn)要回答郵件分揀的一般標(biāo)準(zhǔn)。 本題得分率很低，因?yàn)樾枰瑢W(xué)們對(duì)書上的知識(shí)進(jìn)行分析和歸納。 3．各自的優(yōu)劣： “電視會(huì)議” —— 優(yōu)：通達(dá)范圍廣，消除時(shí)空上的局限性，生動(dòng)形象；劣：技術(shù)上的要求較高。 “交互式電話會(huì)議 ”的基本用途是使單位或個(gè)人可以在任意一部電話機(jī)上組織多方的國(guó)際、國(guó)內(nèi)或本市的電話會(huì)議，聲音清晰宛如一室。 本題主要考核本課程的第三章第 3 點(diǎn)的“電視會(huì)議”和“交互式電話會(huì)議”這兩個(gè)知識(shí)點(diǎn)，并對(duì)這兩個(gè)知識(shí)點(diǎn)進(jìn)行比較。以上內(nèi)容只是給同學(xué)們做參考，同學(xué)們還可以自己歸納一些要點(diǎn)。 2．打電話應(yīng)將重點(diǎn)部分在掛 電話之前再確認(rèn)一遍；接電話則沒有這一步。以下為參考答案： 同： 1．都應(yīng)先問好，再傳達(dá)自己的信息； 2．都應(yīng)保持耐性、熱情的態(tài)度； 3．通話結(jié)束，應(yīng)讓對(duì)方感受到自己愉快的心情； 4．都應(yīng)簡(jiǎn)明扼要表達(dá)自己的意思。 第 7 頁(yè) 共 32 頁(yè) 《辦公室管理》重難點(diǎn) (2) 一、從文員工作的角