【正文】 旅行計(jì)劃表要說(shuō)明出發(fā)和到達(dá)地點(diǎn)、是乘飛機(jī)還是汽車、火車或輪船，出發(fā)和到達(dá)的日期及時(shí)間、座位情況、旅館情況。 (5)對(duì)在旅行過(guò)程中給予幫助和照顧的有關(guān)部門和人員，分別去函或去電表示感謝。 (3)盡快恢復(fù)正常工作和生活狀態(tài)，繼續(xù)做旅行前未完的工作。 (2)回到公司上班后，應(yīng)將出差過(guò)程以及有關(guān)事務(wù)寫出工作匯報(bào)。 30247。 8) (3)S—— 參加會(huì)議人員每小時(shí)人均其他收入數(shù)；其他收入為 2． 5 元。 答： 1)會(huì)議成本 =2 3[(G+S) T]n+后勤開支 =6(G+S)T?n+后勤開支 (2)G參加會(huì)議人員的每小時(shí)人均工資數(shù)；每個(gè)人每小時(shí)平均工資為 10 元， (2400247。會(huì)議后勤費(fèi)用開支有：文件材料費(fèi) 200 元，飲料費(fèi) 100 元，因會(huì)議緊張安排午餐，餐費(fèi)每人 10 元。 7．科達(dá)公司召開中層干部擴(kuò)大會(huì)議，參加人員為總經(jīng)理、副總經(jīng)理 各職能部門的正副經(jīng)理、辦公室正副主任和職工代表等，共 46 人，會(huì)議文秘人員和其他服務(wù)人員 4 人，會(huì)議時(shí)間為 5 小時(shí)。公司的大型會(huì)議室有很各種會(huì)議用品，室外有接待處，公司還租了汽車來(lái)接送來(lái)賓， 為圓滿結(jié)束這次會(huì)議，辦公室人員在會(huì)后應(yīng)該做些什么工作？ 答：（ 1）要替搭車回去的人安排車子；（ 2）在接待處暫時(shí)代為保管的衣物，不要遺失或被人錯(cuò)領(lǐng)、冒領(lǐng)；（ 3）有留話時(shí)，切記務(wù)必傳達(dá)；（ 4）檢查會(huì)場(chǎng)有無(wú)物品遺漏；（ 5）要為參加會(huì)議的人員送行；（ 6）文秘人員離去前。 5．麥格公司為了解新產(chǎn)品的科技含量和市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力，以制定合適的價(jià)格打入市場(chǎng)，決定召開專家座談會(huì)，對(duì)新產(chǎn)品進(jìn)行評(píng)估，辦公室人員應(yīng)該如何準(zhǔn)備和開好這次座談會(huì)？ 答： (1)座談會(huì)邀請(qǐng)對(duì)象必須是新產(chǎn)品所在領(lǐng)域的專家和學(xué)者，能獨(dú)立思考、有主見又敢于發(fā)表意見者； (2)座談會(huì)以小型為主，人數(shù)以七、八人為宜； (3)座談會(huì)上，文秘人員應(yīng)與主持人密切配合； (4)主持人負(fù)責(zé)引導(dǎo)、組織，可不做記錄； (5)詳細(xì)的記錄應(yīng)由文 秘人員在不引人注目的座位上去做； (6)座談會(huì)的時(shí)間不必嚴(yán)格規(guī)定，可長(zhǎng)可短； (7)會(huì)場(chǎng)應(yīng)準(zhǔn)備些飲料、茶點(diǎn)，邊吃邊談，可使氣氛輕松。辦公室主任讓小付擬一個(gè)會(huì)議通知。 3．康橋賓館位 于本市南京西路 45 號(hào)，是個(gè)中型賓館，有會(huì)議室、餐飲、停車場(chǎng)等，某企業(yè)準(zhǔn)備在 11 月 15 日上午 9:00 到 12： 00 召開全廠中層干部大會(huì)，討論第二年產(chǎn)品發(fā)展和銷售計(jì)劃，地點(diǎn)就在康橋賓館的 12 樓會(huì)議室。(4)贈(zèng)送的禮物應(yīng)去掉包裝上的標(biāo)價(jià)，并應(yīng)請(qǐng)商店用精美包裝紙重新包裝一下 。(2)征求上司意見或同意，在允許的錢款額度范圍內(nèi)選購(gòu)禮物 。必須保護(hù)公司和上司的利益。 (4)騙人的老手。如果來(lái)訪者是男性，女文員應(yīng)該找男的幫忙 如果是女性，女文員可能會(huì)使她平靜下來(lái) 。悄悄地告訴老板，打電話保安部門，不要與蠻橫無(wú)理、可能帶來(lái)危險(xiǎn)的來(lái)訪者直接沖突?？杀ＷC :如果對(duì)方寫信給上司，上司一定會(huì)看到這封信。死攪蠻纏、出言不遜，文員應(yīng)毫不妥協(xié) (但要注意禮貌〉地反復(fù)進(jìn)行解釋并提出建議。 ，恰逢生日，上司要求文員小陳購(gòu)買禮物贈(zèng)送，小陳應(yīng)如何辦 ?要考慮哪些因素 ? 答： (1)清楚德方總經(jīng)理的愛好、文化背景、性格習(xí)慣等； (2)征求上司意見或同意，在允許的錢款額度范圍內(nèi)選購(gòu)禮物； (3)比較合適的生日禮物是有中國(guó)特色的、總經(jīng)理又比較喜歡的物品； (4)贈(zèng)送的禮物應(yīng)去掉包裝上的標(biāo)價(jià)，并應(yīng)請(qǐng)商店用精美包裝紙重新包裝一下； (5)附上賀卡寫上中國(guó)公司的名稱，讓上司親自送給德方總經(jīng)理。上海代表團(tuán)一行 10 人將于 8 月下旬來(lái)訪，商議合作的具體事宜，辦公室主任請(qǐng)小李作好準(zhǔn)備。小李應(yīng)該怎么做 ? 答： 1）電話放在辦公桌左邊，便于左手摘機(jī)，右手做記錄，電腦放在右邊； 2）新文件夾放需要翻譯的資料，在文件夾上貼上相應(yīng)的標(biāo)識(shí)條； 3）各種筆、膠水、剪刀、印盒等文具分門別類放在文具用品盒內(nèi)，參考書應(yīng)該放在桌 子上面或伸手可以拿得到的抽屜里； 4）公司印章放人辦公桌帶鎖的抽屜內(nèi)； 5）墨水放置在儲(chǔ)物架底層，復(fù)印紙放在下面幾層。 (2)周知性會(huì)議紀(jì)要。 可以用于向上級(jí)匯報(bào)會(huì)議情況；也可以分發(fā)給平級(jí)或下屬單位，以傳達(dá)會(huì)議精神和議定事項(xiàng)，或要求與會(huì)單位共同遵守、執(zhí)行。用于傳達(dá)會(huì)議情況，傳播信息、交流經(jīng)驗(yàn)而作的紀(jì)實(shí)性文件。是與會(huì)者經(jīng)過(guò)商議，對(duì)某些問(wèn)題作出→致決定，需要共同遵守、執(zhí)行時(shí)寫下的文字依據(jù)。也可以分發(fā)給平級(jí)或下屬單位，以傳達(dá)會(huì)議精神和議定事項(xiàng)，或要求與會(huì)單位共同遵守、執(zhí)行。 會(huì)議紀(jì)要具有溝通情況、交流經(jīng)驗(yàn)、統(tǒng)一認(rèn)識(shí)、指導(dǎo)工作的作用。 ，會(huì)議紀(jì)要有什么作用 ?形式是怎樣的 ? 答：會(huì)議紀(jì)要是用來(lái)記載、傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)的一種正式公文。 (4)庸俗的、色情的話題。 (3)自己不甚熟悉的話題。 (2)令人不快的話題。風(fēng)趣、幽默的小故事，元傷大雅的笑話。 (4)比較高雅的話題，如中外名著、展覽會(huì)等。 (2)一般人喜聞樂(lè)見的話題。對(duì)必必要的會(huì)議和活動(dòng)，文員要替上司委婉地謝絕。先問(wèn)清 來(lái)由，判斷有無(wú)必要引見給上司，或先作請(qǐng)示。上司不能接的電話，要另約時(shí)間，或?qū)?nèi)容轉(zhuǎn)告。 主要的擋駕法有： （ 1）電話擋駕。 1什么是文員的擋駕方法？主要的擋駕法有哪幾種？一般應(yīng)怎樣做？ 答：文員的擋駕方法是指：對(duì)于上司不必要接見的來(lái)訪者，不必要參加的邀請(qǐng)性活動(dòng)，不想接聽的電話，由文員出門阻擋或謝絕。指對(duì)準(zhǔn)備發(fā)出的文件進(jìn)行分裝和發(fā)送。 （ 7）用??；是指在完成的文件上加蓋機(jī)關(guān)印章。 （ 5）繕?。粚?duì)已經(jīng)簽發(fā)的文 件定稿進(jìn)行謄清、復(fù)印或排版印刷。 （ 3）簽發(fā)；是指機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人員對(duì)文稿的最后審定、簽字發(fā)出。請(qǐng)說(shuō)明這一系列過(guò)程。 (10)抄送單位、印發(fā)說(shuō)明。 (8)注釋、閱讀 (發(fā)送 )范圍。 (6)正文、附件。 (4)公文標(biāo)題。 (2)密級(jí)、緊急程度。 12．公文的完全格式包括哪幾項(xiàng)？請(qǐng)寫出這些項(xiàng)目。 10．單位印章主要有哪些？印章的刻制和使用 有哪些規(guī)定？ 答： (1)單位印章、套印章； （ 2）鋼印、領(lǐng)導(dǎo)人簽名章、其他印章； （ 3）刻制公章有兩種情況；一種是由上級(jí)主管機(jī)關(guān)刻制頒發(fā)； （ 4）另一種由法人代表申請(qǐng)，經(jīng)主管部門批準(zhǔn)，公安部門登記后由專門刻制廠刻制； （ 5）公章一般由指定的文秘人員統(tǒng)一使用，其他印章也應(yīng)專人專用； （ 6）加蓋公章，是哪一級(jí)的公章，須經(jīng)哪一級(jí)的負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并審核簽名； （ 7）將蓋用文件名稱、編號(hào)、日期、簽發(fā)人、領(lǐng)用人、蓋章人等項(xiàng)詳細(xì)登記； （ 8）加蓋印章必須做到用力均勻，使印章端正、完整，不歪斜、更不能顛 倒； （ 9）凡以單位名義發(fā)出的公文、信函等都必須加蓋單位公章方能有效。 9．辦公室人員為了說(shuō)服對(duì)方接受自己的看法應(yīng)該怎么做，要領(lǐng)有哪些？ 答：（ 1）清楚地知道在所說(shuō)的事項(xiàng)中，最想說(shuō)什么，以邏輯分析自己的意向，并對(duì)目的、效果、重要性、關(guān)聯(lián)性等，抓住重點(diǎn)； （ 2）說(shuō)服時(shí)，要盡量具體客觀，使對(duì)方產(chǎn)生了解的動(dòng)機(jī) ； （ 3）偶爾也需要引用某些權(quán)威人士、專家的意見，或者用圖表、資料、經(jīng)驗(yàn)談等等； （ 4）要具體了解對(duì)方的立場(chǎng)和意向，先注意聆聽對(duì)方所說(shuō)的話，切勿以自己主觀的方式進(jìn)行談話。要直接向指示工作的人 (上司 )報(bào)告； (3)報(bào)告的順序基本上是先說(shuō)結(jié)論，接著依照必要說(shuō)明理由及經(jīng)過(guò)，如：“結(jié)果是 這樣，理由有三個(gè)，一是??。有時(shí)因上司太忙，不妨預(yù)先約好時(shí)間。 8．文員所作的口頭報(bào)告的基本方法是怎樣的，有什么要求？ 答： (1)不要失去報(bào)告的適當(dāng)時(shí)機(jī)。 6．文員所作的完整的會(huì)議記錄應(yīng)該包括哪些事項(xiàng)？ 答：（ 1）會(huì)議名稱； （ 2）會(huì)議記錄人的姓名、蓋章； （ 3）時(shí)間（開始時(shí)間、結(jié)束時(shí)間）； （ 4）會(huì)議地點(diǎn)； （ 5）議題； （ 6）主持人、主席； （ 7）出席者名單； （ 8）會(huì)議的經(jīng)過(guò)情形及結(jié)論； （ 9）相關(guān)的資料； （ 10）下次會(huì)議預(yù)定日期。 電子提示系統(tǒng)的做法：在電腦中設(shè)置日程表、報(bào)警系統(tǒng)、一周計(jì)劃以及其他提示事項(xiàng)，文員應(yīng)該隨著情況的 變化不斷編排和修改輸入的信息。 （ 5）周一早上、周末、即將下班之前、午餐前后不要安排約會(huì)； （ 6）對(duì)方的休息日、節(jié)假日或有特殊政治和宗教意義的日子不要安排約會(huì)； （ 7）公司有重大活動(dòng)的那一天不宜安排約會(huì)； （ 8）地點(diǎn)選擇對(duì)方比較方便的地方，還應(yīng)考慮約會(huì)的禮儀規(guī)格、是否需要保密、是否需要就餐等因素。 4．文員受上司指示，向?qū)Ψ揭蠹s會(huì)時(shí)應(yīng)注意哪些要點(diǎn)？決定時(shí)間、地點(diǎn)時(shí)要注意什么？ 答：（ 1）要獲得上司的許可； （ 2）如果用寫信的方式，在等到對(duì)方收到信后，再怛大會(huì)給對(duì)方的文秘人員以確認(rèn)； （ 3（要正確告知對(duì)方赴約者的姓名、職務(wù)、目的、時(shí)間、地點(diǎn)、方式（早餐會(huì)、餐會(huì)等）、所需要的時(shí)間等等； （ 4）約定好以后，一定要向上司匯報(bào)，并填寫在日程安排計(jì)劃表上。復(fù)信是取信于職工群眾的有效措施，增加職工群眾對(duì)組織的信任。處理信伺：應(yīng)該按照“分級(jí)負(fù)責(zé)、歸口辦理”的原則，進(jìn)行轉(zhuǎn)辦、交辦或自辦。用鋼筆將寫信人的姓名、職業(yè)、單位或住址、寫信時(shí)間、收發(fā)日期、主要內(nèi)容、要求、收信單位 (人 )以及承辦后的情況、結(jié)果和立卷存檔號(hào)等詳細(xì)記載，便于統(tǒng)計(jì)、查找和催辦。提供領(lǐng)導(dǎo)復(fù)信所需要的資料。 (3)認(rèn)真閱讀。對(duì)急信、要信，或有過(guò)激言語(yǔ)的來(lái)信，要處理及時(shí)，報(bào)告上司，還要以有效方 式通告有關(guān)單位緊急處理。 (2)及時(shí)拆封。要注意掌握分寸。考慮時(shí)機(jī)； (7)適地。 2．文員進(jìn)言是指什么 ?進(jìn)言具有什么作用 ?方法和要求是什么？ 答： (1)進(jìn)言是指文員主動(dòng)對(duì)上司提出意見、建議、批評(píng)或規(guī)勸； (2)參謀作用； (3)補(bǔ)缺作用； (4)增進(jìn)關(guān)系作用； (5)適事。如有不同意見，可以公開提出，但要言之有理，并要注意方式、態(tài)度。注意傾聽，用心判斷指示的用意。但要防止把上司醞釀過(guò)程中的意圖當(dāng)作上司的授意，把上司的質(zhì)疑、設(shè)問(wèn)誤認(rèn)為上司的指示。 (2)一 種是直接受意，另一種是間接受意。 (3)上司分派兩項(xiàng)以上工作日才，必須為工作排定優(yōu)先順序。 答： (1)充分了解即將開始的工作內(nèi)容 。 （ √ ） 三、簡(jiǎn)答題 ? 答： 規(guī)； ； ； ； 會(huì)議規(guī)模； ； ； ； 。（ √ ） 83．文員對(duì)于在值班期間發(fā)生的重要情況，可以等交接班后再報(bào)告上司?！保? √ ） 81．女性文員應(yīng)留短、薄式的發(fā)型，以免妨礙工作。（ ） 79．對(duì)于緊急而重要的事，文員應(yīng)作書面請(qǐng)示，留檔備查。 ( ) 77．辦公室環(huán)境布置的目的之一是為了有利于保密工作。 ( X ) 、椅，特別是客人的椅子應(yīng)放在直對(duì)光源的地方。 ( ) 。（ ) ，下級(jí)先伸手后，上級(jí)才能相握。（ ） 樣樣事必躬親 。（ ） 67．文書部門立好的案卷，必須逐年移交給檔案室集中保管，稱為“歸檔”，有歸檔范圍和要求，但沒(méi)有期限。（ ∨ ） 65．檔案是指使用過(guò)的、文件中所指事情已經(jīng)辦理完畢、具有保存價(jià)值的文書。（ ） 63．列入保密范圍的公文，應(yīng)在產(chǎn)生的同時(shí)，由制文機(jī)關(guān)確定密級(jí)和保密范圍，密級(jí)和保密期限的變更和解密。（ ） 61．面對(duì)突發(fā)事件，值班人員有時(shí)在領(lǐng)導(dǎo)人未指示前就要采取臨時(shí)應(yīng)急措施。（ ） 59．介紹信的正本和存根必須一致，可以出具空白介紹信。（ ） 57．凡是單位撤消，原公章應(yīng)立即停用，不用通知有關(guān)單位。（ ） 55．如果要拒絕別人，最好是依照自己和對(duì)方的人際關(guān)系程度，分別使用表示方法，以避免因?yàn)榫芙^而發(fā)生不必要的困擾。（ ） 54．要發(fā)問(wèn)或有意見時(shí)，應(yīng)該等上司說(shuō)完話之后再發(fā)問(wèn)，可以提出自己的看法。（ ∨ ） 52．雞尾酒會(huì)一般要安排 好座次，在請(qǐng)柬上注明對(duì)著裝的要求。（ ） 51．無(wú)論何種禮服都應(yīng)考慮宴會(huì)的地點(diǎn)、時(shí)間、形式。（ ∨ ） 49．用叉、匙進(jìn)食西餐時(shí)，可將餐具的整體放人嘴里，或用舌頭去舔。（ ∨ ） 47．宴請(qǐng)的菜譜應(yīng)符合對(duì)方的飲食習(xí)慣，但必須有反映我國(guó)傳統(tǒng)風(fēng)味的土特產(chǎn)品，如茅臺(tái)等烈性酒。（ ∨ ） 45．當(dāng)與人擦肩而過(guò)，或越過(guò)長(zhǎng)輩、上司前面，或因事中途離坐時(shí)，都要招呼一聲。（ ∨ ） 43．文員坐下時(shí)，腳尖在膝蓋垂直線以內(nèi)，也可稍向左側(cè)后右側(cè)，膝蓋與大腳可分開。（ ∨ ） 41．即使是上司私人的應(yīng)酬，文秘人員也應(yīng) 該積極、樂(lè)意地去協(xié)助。（ ∨ ） 39．拜訪長(zhǎng)輩或地位較高人士時(shí)，可先請(qǐng)人遞上你的名片，以作通報(bào)。 （ ） 37．對(duì)于誤投郵件，文員可先拆開看看，然后在信封上寫上“該地址不對(duì)”，并把它退回去。（ ） 36．文員因?yàn)橐呀?jīng)打過(guò)電話，并給對(duì)方留了言，即是已經(jīng)完成任務(wù)了。（ ∨ ） 34．如果不小心發(fā)生日程安排計(jì)劃重復(fù)的情形，就要排定能夠動(dòng)用的空檔，自己決定優(yōu)先順序。（ ） 31．代表會(huì)議依法定期召開，與會(huì)代表必須達(dá)到法定人數(shù)方為有效，因此文員應(yīng)仔細(xì)核對(duì)出席人數(shù)（ ∨ ） 32．如果上司一年之中交往很多，但很難記住每一個(gè)人和每一次見面的情況，文員應(yīng)把有關(guān)資料輸入電腦， 準(zhǔn)備交往提示文件。 （ ） 29．如果會(huì)議氣氛緊張，且對(duì)上司立場(chǎng)不利時(shí)，文員可借奉茶為名，態(tài)度和藹，輕柔緩慢地端出茶點(diǎn)，以消除緊張的氣氛。 （ ∨ ） 27．為來(lái)自外地的與會(huì)者安排賓館住宿，最方便的安排是在同一家賓館為與會(huì)者預(yù)定房間，只要弄清