【正文】 （ 1）要替搭車(chē)回去的人安排車(chē)子；（ 2）在接待處暫時(shí)代為保管的衣物，不要遺失或被人錯(cuò)領(lǐng)、冒領(lǐng)； （ 3）有留話時(shí)，切記務(wù)必傳達(dá)；（ 4）檢查會(huì)場(chǎng)有無(wú)物品遺漏； （ 5）要為參加會(huì)議的人員送行； （ 6）文秘人員離去前。他應(yīng)該考慮哪些問(wèn)題？ 答案 : （ 1）會(huì)議的名稱： （ 2）出席會(huì)議者的姓名或組織、部門(mén)的名稱；（ 3）日期、時(shí)間（開(kāi)始到結(jié)束的預(yù)定時(shí)刻）；（ 4）地點(diǎn)：（具體在幾樓幾號(hào)會(huì)議室）； （ 5）議題（或者議事日程）；（ 6）主辦者的聯(lián)絡(luò)處，電話號(hào)碼等；（ 7）開(kāi)會(huì)所在地，建筑物名稱、幾樓、電話號(hào)碼（必要時(shí)可附上地圖）；（ 8）注意事項(xiàng)、是否備有餐點(diǎn)、有否停車(chē)場(chǎng)，或當(dāng)天應(yīng)備的資料等。這次會(huì)議由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)安排。加蓋印章必須做到用力均勻，使印章端正、完整。 14．總經(jīng)理把保管單位公章和蓋印的任務(wù)交給了秘書(shū)小付，小付應(yīng)該怎樣做？ (P248) 答：小付應(yīng)把印章放在辦公室裝 鎖的抽屜或保險(xiǎn)箱內(nèi)，鑰匙隨身攜帶；每次用畢應(yīng)將印章加鎖存放，隨印隨鎖 vk因事外出，須經(jīng)批準(zhǔn)交他人代管。（ 10）歡送來(lái)賓、接待小結(jié)。（ 8）陪同參觀游覽。（ 6）正式會(huì)談。（ 4）歡迎來(lái)賓、商議日程。（ 2）了解來(lái)賓、制訂計(jì)劃。德國(guó)代表團(tuán)一行 9人將于 8月下旬來(lái)訪，商議合作的具體事宜，辦公室主任請(qǐng)小李作好準(zhǔn)備。（ 9）為了避免所送禮物的重復(fù)，文秘 人員應(yīng)該為所有接受辦公室管理復(fù)習(xí)資料 9 9 上司禮物的人做一張卡片記錄。（ 7）如果不是親自送禮，應(yīng)該在禮物的外包裝上寫(xiě)上贈(zèng)送者的姓名或附上名片、賀卡。（ 5）要看對(duì)方的實(shí)際情況選擇禮品，做到恰如其分，適合對(duì)方。時(shí)間如何取決于當(dāng)?shù)氐馁?gòu)物環(huán)境。主人方面的陪客，應(yīng)插在客人中間坐，以便同客人接觸交談。以社會(huì)地位與 年齡作優(yōu)先考慮來(lái)安排，在請(qǐng)柬上應(yīng)注明席次號(hào)。宴請(qǐng)需要發(fā)請(qǐng)柬，請(qǐng)柬上應(yīng)寫(xiě)明邀請(qǐng)人姓名，被邀請(qǐng)人姓名、宴請(qǐng)的目的、方式、時(shí)間、地點(diǎn)，以及著裝要求，要求回函及其他說(shuō)明等。應(yīng)符合對(duì)方的飲食習(xí)慣，從賓客的身份、宴請(qǐng)層次、目的等方面去考慮，至少要提供 2份菜單，供上司挑選。要考慮宴會(huì)的性質(zhì)，客人的數(shù)目，以及預(yù)算費(fèi)用等，考慮宴會(huì)的形式與氣氛、交通是否方便、場(chǎng)地大小是否合適、菜式、有無(wú)停車(chē)場(chǎng)。如果是涉外宴請(qǐng)， 宴請(qǐng)時(shí)間應(yīng)該按照國(guó)際慣例，征詢客人的意見(jiàn)，要避免選擇對(duì)方的重大節(jié)假日。確定名單， 再請(qǐng)上司核定。（ 8）辦理旅行保險(xiǎn)，如意外傷害保險(xiǎn)等。（ 7）建立旅行－旅館信息資料庫(kù)。為每件行李準(zhǔn)備識(shí)別標(biāo)簽。（ 5）考慮行李問(wèn)題。（ 4）決定旅行用品。約會(huì)計(jì)劃表包括：城市名和?。ㄖ荩┟ㄈ绻菄?guó)外旅行，寫(xiě)明城市和國(guó)家名），日期和時(shí)間，與上司約會(huì)者的姓名、公司和地 址，電話號(hào)碼。旅行計(jì)劃表要說(shuō)明出發(fā)和到達(dá)地點(diǎn)、是乘飛機(jī)還是汽車(chē)、火車(chē)或輪船，出發(fā)和到達(dá)的日期及時(shí)間、座位情況、旅館情況。（ 5）對(duì)在旅行過(guò)程中給予幫助和照顧的有關(guān)部門(mén)和人員，分別去函或去電表示感謝。（ 3）盡快恢復(fù)正常工作和生活狀態(tài)，繼續(xù)做旅行前未完成的工作。（ 2）回到公司上班后，應(yīng)將出差過(guò)程以及有關(guān)事務(wù)寫(xiě)出工作匯報(bào)。 30247。 8）；（ 3） S－參加會(huì)議人員每小時(shí)人均其他收入數(shù)；其他收入為 。 (P161) 答：（ 1）會(huì)議成本＝ 2 3[（ G+S） T]n+后勤開(kāi)支＝ 6（ G＋ S） ＋后勤開(kāi)；（ 2） G－參加會(huì)議人員的每小時(shí)人均工資數(shù)；每個(gè)人每小時(shí)平均工資為 10 元，（ 2400247。會(huì)議后勤費(fèi)用開(kāi)支有：文件材料費(fèi) 200元，飲料費(fèi) 100元，因會(huì)議緊張安排午餐，餐費(fèi)每人 10元。 7．科達(dá)公司召開(kāi)中層干部擴(kuò)大會(huì)議，參加人員為總經(jīng)理、副總經(jīng)理 各職能部門(mén)的正副經(jīng)理、辦公室正副主任和職工代表等，共 46人，會(huì)議文秘人員和其他服務(wù)人員 4人，會(huì)議時(shí)間為 5小時(shí)。公司的大型會(huì)議室有很各種會(huì)議用品，室外有接待處，公司還租了汽車(chē)來(lái)接送來(lái)賓， 為圓滿結(jié)束這次會(huì)議，辦公室人員在會(huì)后應(yīng)該做些什么工作？ (P134) 答：（ 1）要替搭車(chē)回去的人安排車(chē)子；（ 2）在接待處暫時(shí)代為保管的衣物，不要遺失或被人錯(cuò)領(lǐng)、冒領(lǐng)；（ 3）有留言時(shí)，切記務(wù)必傳達(dá)；（ 4）檢查會(huì)場(chǎng)有無(wú)物品遺漏；（ 5）要為參加會(huì)議的人員送行；（ 6）文秘人員離去前，要檢查煙灰缸、字紙簍有無(wú)易燃的東西，如有，則 必須加以熄滅?？墒箽夥蛰p松。以作查證。最后作總結(jié)，統(tǒng)一認(rèn)識(shí)。對(duì)發(fā)言內(nèi)容加以引導(dǎo)，提醒時(shí)間有限。（ 8）注意事項(xiàng)、是否備有餐點(diǎn)、有否停車(chē)場(chǎng)，或當(dāng)天應(yīng)備的資料等 4．文秘人員如何主持會(huì)議？應(yīng)注意哪些細(xì)節(jié)？ (P145) 答：文秘人員如果在會(huì)議上要發(fā)言，應(yīng)先把要講的內(nèi)容作一個(gè)總結(jié)結(jié)構(gòu)的構(gòu)思，簡(jiǎn)略記下發(fā)言的要點(diǎn)。(2)出席會(huì)議者的姓名或組織、部門(mén)的名稱；（ 3）日期、時(shí)間；（開(kāi)始到結(jié)束的預(yù)定時(shí)刻）（ 4）地點(diǎn)；（具體在幾樓幾號(hào)會(huì)議室）（ 5）議題；（或議事日程）（ 6）主 辦者的聯(lián)絡(luò)處、電話號(hào)碼等。辦公室主任讓小付擬一個(gè)會(huì)議通知。 3．康橋賓館位于本市南京西路 45號(hào)，是個(gè)中型賓館，有會(huì)議室、餐飲、停車(chē)場(chǎng)等，某企業(yè)準(zhǔn)備在 11月 15日上午9:00 到 12： 00 召開(kāi)全廠中層干部大會(huì)，討論第二年產(chǎn)品發(fā)展和銷(xiāo)售計(jì)劃，地點(diǎn)就在康橋賓館的 12 樓會(huì)議室。上海代表團(tuán)一行 10人將于 8 月下旬來(lái)訪，商議合作的具體事宜，辦公室主任請(qǐng)小李作好準(zhǔn)備。小李應(yīng)該怎么做 ?(P13) 答：電話放在辦公桌左邊，便于左手摘機(jī)，右手做記錄；電腦放在右邊；新文件夾放需要翻譯的資料，在文件夾上貼上相應(yīng)的標(biāo)識(shí)條；各種筆、膠水、剪刀、印盒等文具分門(mén)別類放在文具用品盒內(nèi)；參考 書(shū)應(yīng)該放在桌子上面或伸手可以拿得到的抽屜里；公司印章放入辦公桌帶鎖的抽屜內(nèi)；墨水放置在儲(chǔ)物架底層，復(fù)印紙放在下面幾層。上海代表團(tuán)一行 10人將于 8 月下旬來(lái)訪，商議合作的具體事宜，辦公室主任請(qǐng)小李作好準(zhǔn)備。 2021院行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》的規(guī)定，國(guó)務(wù)院規(guī)定的行政公文共有幾類幾種？ 答案 : （ 1）命令（令）； （ 2）決定； （ 3）公告；通告；（ 4）通知；通報(bào)； （ 5）議案 ； （ 6）報(bào)告； （ 7）請(qǐng)示； （ 8）批復(fù)；意見(jiàn)； （ 9）函； （ 10）會(huì)議紀(jì)要。 1提高會(huì)議效率可以有哪些做法 ? 答：遵循法律法規(guī)；合理確定會(huì)議目標(biāo)；確定必要的與會(huì)者；減少會(huì)議數(shù)量；縮小會(huì)議規(guī)模；簡(jiǎn)化會(huì)議程序；縮短會(huì)議時(shí)間；控制會(huì)議經(jīng)費(fèi)；分析會(huì)議成本。 1按照 2021年《國(guó)務(wù)院行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》的規(guī)定，國(guó)務(wù)院規(guī)定的行政公文共有幾類幾種。（ 8）加蓋印章必須做到用力均勻，使印章端正、完整不歪斜、更不能顛倒。（ 4）一定要簡(jiǎn)短、扼要、流暢；（ 5）如報(bào)告過(guò)于復(fù)雜，應(yīng)事先以 5W2H 的原則檢查是否遺漏；（ 6）如果覺(jué)得僅僅以口頭報(bào)告對(duì)方，對(duì)方不易明了，或者報(bào)告項(xiàng)目很多時(shí)，可以制作“報(bào)告?zhèn)渫洝碧岢鰜?lái)。要直接向指示工作的人（上司）報(bào)告；（ 3）報(bào)告的順序基本上是先說(shuō)結(jié)論，接著依照必要說(shuō)明理由及經(jīng)過(guò)，如：“結(jié)果是這樣，理由有三個(gè)，一是。有時(shí)因上司太忙，不妨預(yù)先約好時(shí)間。 1文員所作的口頭報(bào)告的基本方法是怎樣的，有什么要求？ 答：（ 1）不要失去報(bào)告的適當(dāng)時(shí)機(jī) 。復(fù)信是取信于職工群眾的有效措施，增加職工群眾對(duì)組織的信任。處理信件應(yīng)該按照“分級(jí)負(fù)責(zé)、歸口處理”的原則，進(jìn)行轉(zhuǎn)辦、交辦或自辦。用鋼筆將寫(xiě)信人的姓名、職業(yè)、單位或住址、寫(xiě)信時(shí)間、收發(fā)日期、主要內(nèi)容、要求、收信單位以及承辦后的情況、結(jié)果和立卷存檔號(hào)等詳細(xì)記載，便于統(tǒng)計(jì)、查找和催辦。提供領(lǐng)導(dǎo)復(fù)信所需的資料。（ 3）認(rèn)真閱讀。拆開(kāi)后在裝訂時(shí)，信紙?jiān)谇?、信封在后。拆封時(shí)，不要損壞郵票、郵戳和其他書(shū)寫(xiě)內(nèi)容的地方。 1來(lái)信受訪的范圍包括哪些？受理與處理的程序和基本要求是什么？ 答：（ 1）受理的范圍是：國(guó)家機(jī)關(guān)、主管部門(mén)或新聞單位轉(zhuǎn)來(lái)的信件；職工、群眾直接給機(jī)關(guān)、單位領(lǐng)導(dǎo)的信件。 什么是文書(shū)的立卷特征？通?？梢园凑漳膸追N特征立卷？ 答：（ 1）文秘或檔案人員把文書(shū)按照某些共同特征組合成案卷，稱為“立卷特征”；（ 2）按問(wèn)題特征立卷 ?？磮?chǎng)合；（ 8）適度。緊急的事，重要的事，上司需要知道的事；（ 6）適時(shí)。星期一早上、周末、即將下班之前、午餐前后不要安排約會(huì)；公司有重大活動(dòng)的那一天不宜安排約會(huì)；地點(diǎn)選擇對(duì)方比較方便的地方，還應(yīng)考慮約會(huì)的禮儀規(guī)格、是否需要保密、是否需要就餐等因素。約定好以后， 一定要向上司匯報(bào)，并填寫(xiě)在日程安排計(jì)劃表上。（ 8）登記；（ 9）分發(fā)。（ 7）用印。（ 6）校對(duì)。（ 5）繕印。（ 4）編號(hào)。（ 3）簽發(fā)。 答：（ 1）擬稿；（ 2）核稿。 文員根據(jù)單位需要向外或 向內(nèi)發(fā)文，需要經(jīng)過(guò)一系列程序即為發(fā)文過(guò)程。 文員利用提示系統(tǒng)提醒上司的工作，有哪些提示系統(tǒng)？具體做法是怎樣的？ 答：有電子提示系統(tǒng)和人工提示系統(tǒng)；電子提示系統(tǒng)的做法：在電腦中設(shè)置日程表、報(bào)警系統(tǒng)、一周計(jì)劃及其他提示事項(xiàng)，文員應(yīng)該隨著情況的變化不斷編排和修改輸入的信息。（ 9）主題詞；（ 10）抄送單位、印辦公室管理復(fù)習(xí)資料 6 6 發(fā)說(shuō)明。（ 2）密級(jí)、緊急程度。 公文的完全格式包括哪幾項(xiàng)？請(qǐng)寫(xiě)出這些項(xiàng)目。如有不同意見(jiàn)，可以公開(kāi)提出，但要言之有理，并要注意方式、態(tài)度。注意傾聽(tīng)，用心判斷指示的用意。但要防止把上司醞釀過(guò)程中的意圖當(dāng)作上司的授意，把上司的質(zhì)疑、設(shè)問(wèn)誤認(rèn)為上司的指示。（ 2）一種是直接受意，另一種是間接受意。（ 7）讓對(duì)方打開(kāi)心扉，使對(duì)方對(duì)自己的看法產(chǎn)生興趣；（ 8）不可傷害對(duì)方的自尊心。（ 4）要具體了解對(duì)方的立場(chǎng)和意向，先注意聆聽(tīng)對(duì)方所說(shuō)的話，切勿以自己主觀的方式進(jìn)行談話。（ 2）說(shuō)服時(shí)，要盡量具體客觀，使對(duì)方產(chǎn)生了解的動(dòng)機(jī)。（ ） 三、簡(jiǎn)答題： 文員所作的的完整的會(huì)議記錄應(yīng)該包括哪些事項(xiàng)？ 答：（ 1）會(huì)議名稱；（ 2）會(huì)議記錄人的姓名、蓋章；（ 3）時(shí)間；（ 4）會(huì)議地點(diǎn)；（ 5）議題；（ 6）主持人、主席；（ 7）出席者名 單；（ 8）會(huì)議的經(jīng)過(guò)情形及結(jié)論；（ 9）相關(guān)資料；（ 10）下次會(huì)議預(yù)定日期。（ ） 67．文書(shū)部門(mén)立好的案卷，必須逐年移交給檔案室集中保管，稱為“歸檔”，有歸檔范圍和要求，但沒(méi)有期限。（ ∨ ） 65．檔案是指使用過(guò)的、文件中所指事情已經(jīng)辦理完畢、具有保存價(jià)值的文書(shū)。（ ） 63．列入保密范圍的公文，應(yīng)在產(chǎn)生的同時(shí)，由制文機(jī)關(guān)確定密級(jí)和保密范圍，密級(jí)和保密期限的變更和解密。（ ） 61．面對(duì)突發(fā)事件，值班人員有時(shí)在領(lǐng)導(dǎo)人未指示前就要采取臨時(shí)應(yīng)急措施。（ ） 59．文秘人員開(kāi)出的介紹信的正本和存根必須一致，可以出具空白介紹信。（ ） 57．凡是單位撤消，原公章應(yīng)立即停用，不用通知有關(guān)單位。（ ） 55．如果要拒絕別人，最好是依照自己和對(duì)方的人際關(guān)系程度，分 別使用表示方法，以避免因?yàn)榫芙^而發(fā)生不必要的困擾。（ ） 54．要發(fā)問(wèn)或有意見(jiàn)時(shí)，應(yīng)該等上司說(shuō)完話之后再發(fā)問(wèn)，可以提出自己的看法。（ ∨ ） 52．雞尾酒會(huì)一般要安排好座次，在請(qǐng)柬上注明對(duì)著裝的要求。（ ） 51．無(wú)論何種禮服都應(yīng)考慮宴會(huì)的地點(diǎn)、時(shí)間、形式。（ ∨ ） 49．用叉、匙進(jìn)食西餐時(shí)，可將餐具的整體放人嘴里，或用舌頭去舔。（ ∨ ） 47．宴請(qǐng)的菜譜應(yīng)符合對(duì)方的飲食習(xí)慣，但必須有反映我國(guó)傳統(tǒng)風(fēng)味的土特產(chǎn)品，如茅臺(tái)等烈性酒。（ ∨ ） 45．當(dāng)與人擦肩而過(guò)，或越過(guò)長(zhǎng)輩、上司前面，或因事中途離坐 時(shí)，都要招呼一聲。（ ∨ ） 43．文員坐下時(shí)，腳尖在膝蓋垂直線以內(nèi)，也可稍向左側(cè)后右側(cè)，膝蓋與大腳可分開(kāi)。（ ∨ ） 41．即使是上司私人的應(yīng)酬，文秘人員也應(yīng)該積極、樂(lè)意地去協(xié)助。（ ∨ ） 39．拜訪長(zhǎng)輩或地位較高人士時(shí)，可先請(qǐng)人遞上你的名片，以作通報(bào)。（ ） 37．對(duì)于誤投郵件，文員可先拆開(kāi)看看，然后在信封上寫(xiě)上“該地址不對(duì)”，并把它退回去。（ ） 36．文員因?yàn)橐呀?jīng)打過(guò)電話，并給對(duì)方留了言，即是已經(jīng)完成任務(wù)了。（ ∨ ） 34．如果不小心發(fā)生日程安排計(jì)劃重復(fù)的情形，就要排定能夠動(dòng)用的空檔，自己決定優(yōu)先順序。（ ∨ ） 32．如果上司一年之中交往很多，但很難記住每一個(gè)人和每一次見(jiàn)面的情況，文員應(yīng)把有關(guān)資料輸入電腦，準(zhǔn)備交往提示文件。（ ∨ ） 30．會(huì)議租用的設(shè)備，文員必須確保賓館（或其他供應(yīng)者）把所需用設(shè)備都送過(guò)來(lái)，并在會(huì)議開(kāi)始前有足夠的時(shí)間布置好，這些設(shè)備應(yīng)由文員具體操作和負(fù)責(zé)。（ ） 28．假如上司不準(zhǔn)備參加某個(gè)會(huì)議，應(yīng)立即將會(huì)議通知丟掉，以免干擾其他事情。（ ∨ ） 26．如果是你主持會(huì)議，則要做好筆記并把每次會(huì)議紀(jì)要的打印件存放進(jìn)一個(gè)會(huì)議文件夾，如果以后出現(xiàn)問(wèn)題，可以查看筆記，證實(shí)某一天你曾給某人安排了某件工作等。（ ） 24．文員作介紹，若年齡、地位都相同，應(yīng)從較親近的人開(kāi)始介紹。（ ∨ ） 22．介紹地位相同的人時(shí)，應(yīng)按照到職的先后，先介紹新進(jìn)的職員；若同時(shí)到職，就先介紹年紀(jì)較輕的人。（ ） 20．如果會(huì)客室的門(mén)是拉開(kāi)的，先讓來(lái)訪者進(jìn)入會(huì)客室后，文員立即換手握住室內(nèi)的門(mén)把手，以輕盈的步伐進(jìn)入室內(nèi)，輕輕關(guān)上門(mén)。（ ） 18．如果需要與來(lái)訪者確定會(huì)面時(shí)間，應(yīng)先征求來(lái)訪者方 便的時(shí)間，查看上司的時(shí)間表，如果這一時(shí)間有空，就可答應(yīng)下來(lái)。（ ∨ ） 16．男女之間，男士先伸手了，女土才能與之相握。（ ∨ ） 14．文員在工作時(shí)間如需要補(bǔ)妝，應(yīng)隨時(shí)隨地進(jìn)行。（ ∨ ） 12．文員對(duì)報(bào)紙和雜志的 處理，可以挑出上司喜歡的報(bào)紙和雜志放在他的辦