【正文】 ，小付應(yīng)該怎樣做？ (P248) 答：小付應(yīng)把印章放在辦公室裝鎖的抽屜或保險箱內(nèi)，鑰匙隨身攜帶；每次用畢應(yīng)將印章加鎖存放，隨印隨鎖 vk 因事外出，須經(jīng)批準(zhǔn)交他人代管。 （ 10）歡送來賓、接待小結(jié)。（ 8）陪同參觀游覽。（ 6）正式會談。（ 4）歡迎來賓、商議日程。（ 2）了解來賓、制訂計劃。德國代表團(tuán)一行 9人將于 8月下旬來訪，商議合作的具體事宜，辦公室主任請小李作好準(zhǔn)備。 （ 9）為了避免所送禮物的重復(fù)，文秘人員應(yīng)該為所有接受上司禮物的人做一張卡片記錄。（ 7）如果不是親自送禮，應(yīng)該在禮物的外包裝上寫上贈送者的姓名或附上名片、賀卡。（ 5）要看對方的實際情況選擇禮品，做到恰如其分，適合對方。時間如何取決于當(dāng)?shù)氐馁徫锃h(huán)境。主人方面的陪客，應(yīng)插在客人中間坐，以便同客人接觸交談。以社會地位與年齡作優(yōu)先考慮來安排，在請柬上應(yīng)注明席次號。宴請需要發(fā)請柬，請柬上應(yīng)寫明邀請人姓名，被邀請人姓名、宴請的目的、方式、時間、地點，以及著裝要求，要求回函及其他說明等。應(yīng)符合對方的飲食習(xí)慣，從賓客的身份、宴請層次、目的等方面去考慮，至少要提供 2份菜單，供上司挑選。要考慮宴會的性質(zhì)，客人的數(shù)目，以及預(yù)算費用等，考慮宴會的形式與氣氛、交通是否方便、場地大小是否合適、菜式、有無停車場。如果是涉外宴請，宴請時間應(yīng)該按照國際慣例，征詢客人的意見，要避免選擇對方的重大節(jié)假日。確定名單， 再請上司核定 。（ 8）辦理旅行保險，如意外傷害保險等。（ 7）建立旅行－旅館信息資料庫。為每件行李準(zhǔn)備識別標(biāo)簽。（ 5）考慮行李問題。（ 4）決定旅行用品。約會計劃表包括：城市名和?。ㄖ荩┟ㄈ绻菄饴眯校瑢懨鞒鞘泻蛧颐?，日期和 時間，與上司約會者的姓名、公司和地址，電話號碼。旅行計劃表要說明出發(fā)和到達(dá)地點、是乘飛機(jī)還是汽車、火車或輪船，出發(fā)和到達(dá)的日期及時間、座位情況、旅館情況。（ 5）對在旅行過程中給予幫助和照顧的有關(guān)部門和人員，分別去函或去電表示感謝。（ 3）盡快恢復(fù)正常工作和生活狀態(tài)，繼續(xù)做旅行前未完成 的工作。（ 2）回到公司上班后，應(yīng)將出差過程以及有關(guān)事務(wù)寫出工作匯報。 30247。 8）；（ 3） S－參加會議人員每小時人均其他收入數(shù)；其他收入為 元。 (P161) 答：（ 1）會議成本＝ 2 3[（ G+S） T]n+后勤開支＝ 6（ G＋ S） ＋后勤開；（ 2） G－參加會議人員的每小時人均工資數(shù)；每個人每小時平均工資為 10元，（ 2400247。會議后勤費 用開支有：文件材料費 200 元，飲料費 100 元，因會議緊張安排午餐，餐費每人 10元。 7．科達(dá)公司召開中層干部擴(kuò)大會議，參加人員為總經(jīng)理、副總經(jīng)理 各職能部門的正副經(jīng)理、辦公室正副主任和職工代表等，共 46人，會議文秘人員和其他服務(wù)人員 4人，會議時間為 5 小時。公司的大型會議室有很各種會議用品，室外有接待處，公司還租了汽車來接送來賓， 為圓滿結(jié)束這次會議，辦公室人員在會后應(yīng)該做些什么工作？(P134) 答：（ 1）要替搭車回去的人安排車子；（ 2）在接待處暫時代為保管的衣物，不要遺失或被人錯領(lǐng)、冒領(lǐng)；（ 3）有留言時，切記務(wù)必傳達(dá)；（ 4）檢查會場有無物品遺漏；（ 5）要為參加會議的人員送行；（ 6）文秘人員離去前，要檢查煙灰 缸、字紙簍有無易燃的東西，如有，則必須加以熄滅?？墒箽夥蛰p松。以作查證。最后作總結(jié)，統(tǒng)一認(rèn)識。對發(fā)言內(nèi)容加以引導(dǎo)，提醒時間有限。（ 8）注意事項、是否備有餐點、有否停車場，或當(dāng)天應(yīng)備的資料等 4．文秘人員如何主持會議？應(yīng)注意哪些細(xì)節(jié)？ (P145) 答：文秘人員如果在會議上要發(fā)言，應(yīng)先把要講的內(nèi)容作一個總結(jié)結(jié)構(gòu)的構(gòu)思，簡略記下發(fā)言的要點。(2)出席會議者的姓名或組織、部門的名稱；（ 3）日期、時間；（開始到結(jié)束的預(yù)定時刻）（ 4）地點；（具體在幾樓幾號會議室） （ 5）議題；（或議事日程）（ 6）主辦者的聯(lián)絡(luò)處、電話號碼等。辦公室主任讓小付擬一個會議通知。 3． 康橋賓館位于本市南京西路 45 號，是個中型賓館，有會議室、餐飲、停車場等，某企業(yè)準(zhǔn)備在 11月 15日上午 9:00 到 12： 00召開全廠中層干部大會，討論第二年產(chǎn)品發(fā)展和銷售計劃，地點就在康橋賓館的 12 樓會議室。上海代表團(tuán)一行 10 人將于 8 月下旬來訪，商議合作的具體事宜，辦公室主任請小李作好準(zhǔn)備。小李應(yīng)該怎么做 ?(P13) 答：電話放在辦公桌左邊，便于左手摘機(jī)，右手做記錄；電腦放在右邊；新文件夾放需要翻譯的資料，在文件夾上貼上相應(yīng)的標(biāo)識條；各種筆、膠水、剪刀、印盒等 文具分門別類放在文具用品盒內(nèi)；參考書應(yīng)該放在桌子上面或伸手可以拿得到的抽屜里；公司印章放入辦公桌帶鎖的抽屜內(nèi)；墨水放置在儲物架底層，復(fù)印紙放在下面幾層。上海代表團(tuán)一行 10 人將于 8月下旬來訪，商議合作的具體事宜，辦公室主任請小李作好準(zhǔn)備。 2021 院行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》的規(guī)定，國務(wù)院規(guī)定的行政公文共有幾類幾種？ 答案 : （ 1）命令（令）； （ 2）決定； （ 3）公告；通 告；（ 4）通知；通報； （ 5）議案； （ 6）報告； （ 7）請示； （ 8）批復(fù)；意見； （ 9）函； （ 10）會議紀(jì)要。 1提高會議效率可以有哪些做法 ? 答：遵循法律法規(guī)；合理確定會議目標(biāo)；確定必要的與會者；減少會議數(shù)量；縮小會議規(guī)模；簡化會議程序；縮短會議時間；控制會議經(jīng)費；分析會議成本。 1 按照 2021 年《國務(wù)院行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》的規(guī)定，國務(wù)院規(guī)定的行政公文共有幾類幾種。（ 8）加蓋印章必須做到用力均勻，使印章端正、完 整不歪斜、更不能顛倒。（ 4）一定要簡短、扼要、流暢；（ 5）如報告過于復(fù)雜，應(yīng)事先以 5W2H 的原則檢查是否遺漏；（ 6）如果覺得僅僅以口頭報告對方，對方不易明了，或者報告項目很多時，可以制作“報告?zhèn)渫洝碧岢?來。要直接向指示工作的人（上司）報告；（ 3）報告的順序基本上是先說結(jié)論，接著依照必要說明理由及經(jīng)過，如：“結(jié)果是這樣，理由有三個，一是。有時因上司太忙，不妨預(yù)先約好時間。 1 文員所作的口頭報告的基本方法是怎樣的， 有什么要求？ 答：（ 1）不要失去報告的適當(dāng)時機(jī)。復(fù)信是取信于職工群眾的有效措施，增加職工群眾對組織的信任。處理信件應(yīng)該按照“分級負(fù)責(zé)、歸口處理”的原則，進(jìn)行轉(zhuǎn)辦、交辦或自辦。用鋼筆將寫信人的姓名、職業(yè)、單位或住址、寫信時間、收發(fā)日期、主要內(nèi)容、要求、收信單位以及承辦后的情況、結(jié)果和立卷存檔號等詳細(xì)記載，便于統(tǒng)計、查找和催辦。提供領(lǐng)導(dǎo)復(fù)信所需的資料。（ 3）認(rèn)真閱讀。拆開后在裝訂時，信紙在前、信封在后。拆封時，不要損壞郵票、郵戳和其他書寫內(nèi)容的地方。 1 來信受訪的范圍包括哪些？受理與處理的程序和基本要求是什么？ 答：（ 1）受理的范圍是：國家機(jī)關(guān)、主管部門或新聞單位轉(zhuǎn)來的信件；職工、群眾直接給機(jī)關(guān)、單位領(lǐng)導(dǎo)的信件。 什么是文書的立卷特征？通常可以按照哪幾種特征立卷？ 答： （ 1）文秘或檔案人員把文書按照某些共同特征組合成案卷，稱為“立卷特征”；（ 2）按問題特征立卷 。看場合；（ 8）適度。緊急的事，重要的事，上司需要知道的事；（ 6）適時。星期一早上、周末、即將下班之前、午餐前后不要安排約會；公司有重大活動的那一天不宜安排約會；地點選擇對方比較方便的地方，還應(yīng)考慮約會的禮儀規(guī)格、是否需要保密、是否需要就餐等因素。約定好以后， 一定要向上司匯報，并填寫在日程安排計劃表上。（ 8）登記；（ 9）分發(fā)。（ 7）用印。（ 6）校對。（ 5）繕印。（ 4）編號。（ 3）簽發(fā)。 答：（ 1）擬稿；（ 2）核稿。 文員根據(jù)單位需要向外或向內(nèi)發(fā)文，需要經(jīng)過一系列程序即為發(fā)文過程。 文員利用提示系統(tǒng)提醒上司的工作，有哪些提示系統(tǒng)？具體做法是怎樣的？ 答：有電子提示系統(tǒng)和人工提示系統(tǒng)；電子提示系統(tǒng)的做法：在電腦中設(shè)置日程表、報警系統(tǒng)、一周計劃及其他提示事項，文員應(yīng)該隨著情況的變化不斷編排和修改輸入的信息。（ 9）主題詞；（ 10）抄送單位、印發(fā)說明。（ 2）密級、緊急程度。 公文的完全格式包括哪幾項？請寫出這些項目。如有不同意見，可以公開提出，但要言之有理，并要注意方式、態(tài)度。注意傾聽，用心判斷指示的用意。但要防止把上司醞 釀過程中的意圖當(dāng)作上司的授意，把上司的質(zhì)疑、設(shè)問誤認(rèn)為上司的指示。（ 2）一種是直接受意，另一種是間接受意。（ 7）讓對方打開心扉，使對方對自己的看法產(chǎn)生興趣；（ 8）不可傷害對方的自尊心。（ 4）要具體了解對方的立場和意向， 先注意聆聽對方所說的話，切勿以自己主觀的方式進(jìn)行談話。（ 2）說服時，要盡量具體客觀，使對方產(chǎn)生了解的動機(jī)。（ ） 三、簡答題： 文員所作的的完整的會議記錄應(yīng)該包括哪些事項？ 答：（ 1）會議名稱；（ 2）會 議記錄人的姓名、蓋章；（ 3）時間；（ 4）會議地點；（ 5）議題；（ 6）主持人、主席；（ 7）出席者名單；（ 8）會議的經(jīng)過情形及結(jié)論；（ 9）相關(guān)資料；（ 10）下次會議預(yù)定日期。（ ） 67．文書部門立好的案卷，必須逐年移交給檔案室集中保管，稱為“歸檔”，有歸檔范圍和要求，但沒有期限。（ ∨ ） 65．檔案是指使用過的、文件中所指事情已經(jīng)辦理完畢、具有保存價值的文書。（ ） 63．列入保密范圍的公文，應(yīng)在產(chǎn)生的同時，由制文機(jī)關(guān)確定密級和保密范圍，密級和保密期限的變更和解密。（ ） 61．面對突發(fā)事件，值班人員有時在領(lǐng)導(dǎo)人未指示前就要采取臨時應(yīng)急措施。（ ） 59．文秘人員開出的介紹信的正本和存根必須一致，可以出具空白介紹信。（ ） 57．凡是單位撤消，原公章應(yīng)立即停用，不用通知有關(guān)單位。（ ） 55．如果要拒絕別人，最好是依照自己和對方的人際關(guān)系程度，分別使用表示方法，以避免因為拒絕而發(fā)生不必要的困擾。（ ） 54．要發(fā)問或有意見時，應(yīng)該等上司說完話之后再發(fā)問，可以提出自己的看法。（ ∨ ） 52．雞尾酒會一般要安排好座次，在請柬上注明對著裝的要求。（ ） 51．無論何種禮服都應(yīng)考慮宴會的地點、時間、形式。（ ∨ ） 49．用叉、匙進(jìn)食西餐時，可將餐具的整體放人嘴里，或用舌頭去舔。（ ∨ ） 47．宴請的菜譜應(yīng)符合對方的飲食習(xí)慣，但必須有反映我國傳統(tǒng)風(fēng)味的土特產(chǎn)品，如茅臺等烈性酒。（ ∨ ） 45．當(dāng)與人擦肩而過，或越過長輩、上司前面，或因事中途離坐時，都要招呼一聲。（ ∨ ） 43．文員坐下時，腳尖在膝蓋垂直線以內(nèi)，也可稍向左側(cè)后右側(cè)，膝蓋與大腳可分開。（ ∨ ） 41．即使是上司私人的應(yīng)酬，文秘人員也應(yīng)該積極、樂意地去協(xié)助。（ ∨ ） 辦公室管理小炒 2 2 39．拜訪長輩或地位 較高人士時，可先請人遞上你的名片，以作通報。（ ） 37．對于誤投郵件，文員可先拆開看看，然后在信封上寫上“該地址不對”，并把它退回去。（ ） 36．文員因為已經(jīng)打過電話，并給對方留了言，即是已經(jīng)完成任務(wù)了。（ ∨ ） 34．如果不小心發(fā)生日程安排計劃重復(fù)的情形，就要排定能夠動用的空檔，自己決定優(yōu)先順序。（ ∨ ） 32．如果上司一年之中交往很多，但很難記住每一個人和每一次見面的情況，文員應(yīng)把有關(guān)資料輸入電腦，準(zhǔn)備交往提示文件。（ ∨ ） 30．會議租用的設(shè)備，文員必須確保賓館（或其他供應(yīng)者）把所需用設(shè)備都送過來，并在會議開始前有足夠的時間布置好，這些設(shè)備應(yīng)由文員具體操作和負(fù)責(zé)。（ ） 28．假如上司不準(zhǔn)備參加某個會議，應(yīng)立即將會議通知丟掉，以免干擾其他事情。（ ∨ ） 26．如果是你主持會議，則要做好筆記并把每次會議紀(jì)要的打印件存放進(jìn)一個會議文件夾，如果以后出現(xiàn)問題，可以查看筆記，證實某一天你曾給某人安排了某件工作等。（ ） 24．文員作介紹，若年齡、地位都相同，應(yīng)從較親近的人開始介紹。（ ∨ ） 22．介紹地 位相同的人時，應(yīng)按照到職的先后，先介紹新進(jìn)的職員；若同時到職，就先介紹年紀(jì)較輕的人。（ ） 20．如果會客室的門是拉開的，先讓來訪者進(jìn)入會客室后，文員立即換手握住室內(nèi)的門把手，以輕盈的步伐進(jìn)入室內(nèi)，輕輕關(guān)上門。（ ） 18．如果需要與來訪者確定會面時間，應(yīng)先征求來訪者方便的時間，查看上司的時間表，如果這一時間有空，就可答應(yīng)下來。（ ∨ ） 16．男女之間，男士先伸手了，女土才能與之相握。（ ∨ ） 14．文員在工作時間如需要補妝，應(yīng)隨時隨地進(jìn)行。（ ∨ ） 12．文員對報紙和雜志的處理，可以挑出上司喜歡的報紙和雜志放在他的辦公桌上，其他的放在報刊架上供大家閱讀。因為上司震怒，自己轉(zhuǎn)達(dá)口信的語氣也應(yīng)該變成上司的語氣。（ ） 9．文員傳達(dá)上司信息時，可以把上司的話語加多或減少，以個人的口吻來轉(zhuǎn)達(dá)。（ ） 7．文員對支票管理要謹(jǐn)慎，支票簿與印章應(yīng)該一同鎖入抽屜。（ ∨ ） 5．文員第一次做一項工作時應(yīng)該快一些，如果錯誤可以再做一遍。（ ） 3．在陽光明亮的教室和會議室內(nèi)使用