【正文】 細說明。本題從 5個方面進行回答： 1．上司正在開會時； 2．上司繁忙時； 3．上司即將外出時； 4．遠道來訪或有重要事情的來訪時。 第 9 頁 共 32 頁 《辦公室管理》重難點 (3) 一、日程安排計劃表的種類大致有幾種？試以其中一種為例，編制一份預(yù)定表。以下為參考答案： 1．日程安排計劃表的種類： （ 1）年預(yù)定表。一般于年初將整個年度的活動事項整理成表，再通知各部門。 月預(yù)定表是從年預(yù)定表中抽出一個月的預(yù)定計劃，以一個月為單位，填寫該月要進行的會議、面談、出差、訪問等預(yù)定計劃。 日預(yù)定表則是從周預(yù)定表里寫出一天的預(yù) 定計劃，進一步以時間為單位，詳細地預(yù)定從早到晚的業(yè)務(wù)活動。 本題考察同學(xué)們對知識點的靈活運用能力，同學(xué)們要對以上四種類型的預(yù)定表理解和掌握之后，再結(jié)合自己的實際情況回答本題。 上司早上到公司上班或外出返回，以及工作告一段落，文員可適時端些飲料或準備濕毛巾使上司消 除工作疲勞、舒緩心情，使上司能精神煥發(fā)地工作。 協(xié)助的方法應(yīng)視實際情況，其一是與業(yè)務(wù)有關(guān)的部分，另外是上司身邊的純粹私事： （ 1）特別指示事項的時候 —— 雖然是上司的私事，但以為關(guān)系到上司的形象問題，所以文秘人員必須從頭到尾替上司辦理這些瑣碎的事，使上司得到充分的便利。 3．財物管理。特別是稿費、版稅、演講費等副業(yè)收入多的時候，由文秘人員保管單據(jù)，以備申報所得，或直接替上司辦理申報手續(xù)。文秘人員應(yīng)將支票簿與印章分別收藏，以避免被盜用冒領(lǐng)。如每年的各種節(jié)日，上司收到禮物，有時要文秘人員代寫致謝函，并做紀念保管。 另：第三題主要是給同學(xué)們提供了一個編寫“工作任務(wù)單”的范本，同學(xué)們可以學(xué)習(xí)一下。 第 11 頁 共 32 頁 《辦公室管理》重難點 (4) 一、簡單闡述口頭語言的基本特征及敬語應(yīng)用的一般場合。以下為參考答案： 1．口頭語言的基本特征： （ 1）語音聽過就立即消失，但語義讓人明白了，可能留在記憶中；所以發(fā)聲要清楚，盡可能說得通俗、生動、規(guī)范，使人一聽就明白，并留下印象?？谡Z中，需要強調(diào)的成分，都是通過重音表達的。因為漢字一音多字。比如，莊重的場合，口語應(yīng)規(guī)范、簡明些；休息時間，口語可生動些，語調(diào)也可輕松、愉快些。 （ 2）與并非熟悉的人或是在正式場合（生意場合或婚喪喜慶時的致詞及談話）也需要使用敬語。 同學(xué)們要注意，本題有兩個問題：一是口頭語言的基本特征；二是敬語應(yīng)用的一般場合。 二、簡要闡述社交話題的選擇。 2．不合適的話題包括： （ 1）應(yīng)當忌諱的話題。 （ 2）令人不快的話題。 （ 3）過于敏感的話題。 （ 4）自己不甚熟悉的話題。 （ 5）夸耀自己的話題。 第 12 頁 共 32 頁 （ 7）不宜談?wù)摰谋Ｃ艿脑掝}。 本題在教材上有明確的答案，得分率很高。 1．印章的使用的主要形式為： （ 1）落款章；（ 2）更正章；（ 3）證見章；（ 4）騎縫章；（ 5）騎邊章；（ 6）密封章；（ 7）封存章。 （ 2）騎縫章用于帶有存根的公函、介紹信，加蓋在正本和存根連接處的騎縫線上。 本題在教材上有明確的答案，得 分率很高。 四、簡要闡述收文處理的程序及分送的基本原則。 1．收文處理的程序： 簽收和拆封 —— 登記 —— 分送 —— 擬辦 —— 批辦 —— 承辦 —— 催辦 —— 注辦。 本題在教材上有明確的答案，得分率很高。 五、按照文書立卷特征立卷 ，主要有哪幾種類型？簡要說明按照問題特征立卷的基本含義。 1．類型： （ 1）按問題特征立卷；（ 2）按作者特征立卷；（ 3）按文種特征立卷；（ 4）按時間特征立卷；（ 5）按地區(qū)特征立卷；（ 6）按通訊者特征立卷。 同學(xué)們回答第一個問題時，應(yīng)在以上要點的基礎(chǔ)上進行一定的說明和闡述。 六、通 過檔案利用的途徑和方式，談?wù)剻n案利用的意義。 1．通過設(shè)置檔案室，可以提供檔案原件或復(fù)制件，方便借閱或直接閱讀； 2．通過一定的制度和手續(xù)，如借閱證制度、催還續(xù)借制度和調(diào)離認可制度等，可以提供檔案外借； 3．根據(jù)檔案原件制發(fā)各種復(fù)制本，實行檔案的有償交流，可以提高檔案的利用率； 4．利用所藏檔案中的有關(guān)記載和資料，可以對申請者提供核實某種事實的書面證據(jù)； 5．以檔案為依據(jù)，文秘和檔案人員可以對查詢者的有關(guān)問題進行專業(yè)性的解答，提供咨詢服務(wù)； 6．將檔案目錄印制成冊，分發(fā)到有關(guān)部門，可以交流信息； 7．通過舉辦檔案展覽，以充分發(fā)揮檔案的作用。 弄清楚了這一點，同學(xué)們就能在教材上找到明確的答案了。 A． 服務(wù)性 B． 決策性 C． 專業(yè)性 D． 主動性 2．辦公室布置要注意（ D ）。 A．準備一些敞開的文件夾，貼上相應(yīng)的標識條 B．辦公桌抽屜物品要擺放整齊，不要放得太滿且要經(jīng)常 清理 C．較大的物品放在稍高于眼光平行的層面上，用標簽貼在各種物品的下方 D．下班前要整理好自己的辦公桌，把文件、資料收藏好以免丟失和泄密 4．以下關(guān)于文員對辦公室布置的情況，哪一個是錯誤的？（ B ）。 A．離入口最遠 B．離入口最近 C．靠近門口 D．靠近窗戶 6．傳真機的使用哪一項是不對的？（ B ）。 A．接通電源可立即復(fù)印操作 B．選定復(fù)印紙后要抖松消除靜電 C．選擇復(fù)印倍率來決定復(fù)印紙尺寸 D．復(fù)印完畢應(yīng)取下復(fù)印品和原稿 8．以下關(guān)于錄音機的使用哪一項是不適宜的？（ A ）。 A．安置窗簾遮擋室外光線 B．與其他設(shè)備正確連接 C．投影機要遠離熱源 D．應(yīng)設(shè)置電腦的桌面屏幕保護功能 10．以下哪些不是文員在準備辦公用品時的職責(zé)？（ B ）。 A．保留一張購貨訂單，收到貨物時一一核對打勾 B．讓員工們隨意領(lǐng)取辦公用品 C．通過電話訂購或傳真訂購，可以提高交貨速度 D．用庫存一覽表來儲備辦公用品 12．以下文員的工作順序中，哪一項是正確的？（ B ）。 A. 先將自己想做的工作以重要程度為標準分類 B．其次以緊急程度和重要程度為標準分類 C. 同時考慮上司的意向和文員本身的工作效率 D．可以按照文員自己的習(xí)慣進行工作 14．文員必須管理好自己的時間，以下利用時間的行為中哪一項是不適宜的？（ C ）。 A．定好目標，把想做或需要做的事情寫下來 B．想辦法加快處理郵件、信件和其他反復(fù)出現(xiàn)的事務(wù) C．開始工作之前要做好準備工作，就不會因遺忘某事而中途停頓 D．把零散工作安排在安靜、有效的時間段里去做 16．以下文員對辦公室零用現(xiàn)金管理的行為中，哪一項是不適宜的？（ C ）。 A. 傳達可以根據(jù)上司主要意思，夾進自己的意見 B．必要時可形成文字材料，照本宣科 C．不可在普通電話、普通函件里傳達有秘密內(nèi)容的指示 D．重要的指示，應(yīng)該要求被傳達者復(fù)述一遍，以免漏聽或漏記 18．文員必須具有合作精神，以下合作方法中哪一項是不適宜的？（ B ）。 A．電話機旁隨時放著電話記錄單或便箋和筆，一有留言就能立即記錄 B．文員離開辦公室時，要安排別人替你接電話 C．應(yīng)隨時使用手機在飛機上、飯店里、大劇院等進行聯(lián)系 D．如果已經(jīng)回電，但沒打通，切記要再聯(lián)系 20． 以下哪個接打電話的行為是不正確的 ？（ A ）。 A．電話鈴響一聲就應(yīng)接聽 B．在電話機旁隨時放著電話記錄單和筆，一有留言就能立即記錄下來 C．文員接聽業(yè)務(wù)電話時，應(yīng)首先讓對方報出姓名、單位 D．文員替上司傳話時，應(yīng)考慮對方的情緒以個人的口吻轉(zhuǎn)達 22．以下文員應(yīng)遵守的電話禮儀中，哪一項是不適宜的？（ B ）。 A．按收件人姓名分揀 B．按收件部門名稱分揀 C．按私人公務(wù)標準分揀 D．換郵件重要性分揀 第 17 頁 共 32 頁 24．文員在拆郵件時，不正確的做法是（ A ）。 A．在信封上注明“誤拆”，寫上自己姓名的縮寫，并把信重新封好并退回去 B．在信封上注明“誤拆”，寫上自己姓名的縮寫，把信敞開并退回去 C．在信封上注明“誤拆”，把信重新封好并退回去 D．寫上“查無此人”，并把信重新封好退回去 26． 郵件送到單位所租的信箱，由文員開啟，取出郵件帶回辦公室，以下哪項事情與文員的工作要求不一致 ？（ D ）。 A．時間 B．便利 C．經(jīng)濟 D．愛好 28． 文員打印寄 往歐美國家的信封，收信人內(nèi)容的打印順序應(yīng)該是 （ C ）。 A．一般的圖紙 B．機密文件 C．很長的文件 D．感謝信 30．以下關(guān)于握手的禮節(jié)，不正確的是（ C ）。 A．初次寫信，或有過激言行的 B．有過激言行或漫罵領(lǐng)導(dǎo)的匿名信 C．已做結(jié)案處理的 第 18 頁 共 32 頁 D．沒有具體內(nèi)容的匿名信 32．文員從事信訪工作，在處理顧客或其他人的來信時，不應(yīng)（ C ）。 A．協(xié)助簽到 B．分發(fā)資料 C．作會議記錄時離開會議室接聽電話 D．暫時保管與會者的物品 34．文員進行會議的計劃和準備時，不應(yīng)該做的是（ ）。 A．加入自己的主觀意見 B．不記錄議題 C．與發(fā)言者用詞不一致但意思完全一致 D．對所記內(nèi)容作評論 36．會議中有時有人會要求把他發(fā)言的一段不作記錄處理，這時文員應(yīng)（ D ）。 A．只在便箋上寫好會議名稱 B．除了送來的資料外，也必須收集其他上司有必要的資料 C．如果是第一次前往的公司外的地點，要先了解場地情況和交通所耗費的時間 D．和上司先充分溝通，避免在會議進行中遇到電話聯(lián)系的不便 38．以下哪一種類型適合自由談話，或是收集創(chuàng)意的會議？（ C ）。 A．審查功能 B．保密功能 第 19 頁 共 32 頁 C．歡迎詞播放功能 D．報數(shù)功能 40． 有時應(yīng)上司要求，文員參與會見或會談，以下哪項內(nèi)容不是文員的任務(wù) ？（ B ）。 A． 如果用寫信的方式，在估計對方收到信后，再打電話確認 B． 告知你或上司的聯(lián)系電話，以便有變化時可立即通知 C． 對方越忙越必須早一點聯(lián)絡(luò) D． 如果上司出差，可以在他回來的當天安排約會 42．文員制作日程安排計劃表時，以下哪一種情況應(yīng)避免？（ D ）。 A．社交的能力 B．說話的技巧 C．聽話的能力 D．聽寫的能力 44．以下關(guān)于確認上司日程安排計劃的行為中，哪一項是不適宜的？（ A ）。 A．準備旅行計劃和旅館信息 B．代替上司制定約會計劃 C．為商務(wù)洽談收集資料 D．把上司商務(wù)旅行時需要帶的行李列出清單 46．以下關(guān)于預(yù)訂工作的行為中，哪一項是不適宜的？（ D ）。 A．首先搞清楚上司想作什么樣的安排 B．辦理預(yù)訂飛機票手續(xù)之前材料要備齊 第 20 頁 共 32 頁 C．與人聯(lián)系時要記下對方姓名（同時告知你的姓名），如有疑點，應(yīng)找同一個人 D．不必提前在取票前或出發(fā)前再用電話予以確認 48．照料上司身邊瑣事的說法，哪一種是不正確的？（ D ）。 A． 文員應(yīng)在任何