【正文】 59. 以下哪些不是文員在準(zhǔn)備辦公用品時的職責(zé) ( B ) A. 訂購 B. 制造 C. 分配 D. 儲備 60. 以下哪些接打電話的行為是不正確的 ( A ) A. 受到通話對方極大的責(zé)難，應(yīng)針鋒相對回擊 B. 給上司的留言正面朝下放在他的辦公桌上 C. 做記錄時可以在便箋下墊一張復(fù)寫紙，以防遺失后備用 D. 中途因有事需放下電話請對方等待時，應(yīng)把話筒朝下放置 61. 以下哪一種類型適合自由談話，或是收集創(chuàng)意的會議． ( C ) A. 口字型 B. 教室型 C. 圓桌型 D. U 字型 62. 以下哪種接打電話的行為是不正確的 ( A ) A. 受到通話對方極大的責(zé)難，應(yīng)針鋒相對回擊 B. 給上司的留方正面朝下放在他的辦公桌上 C. 做記錄時可以在便箋下墊一張得寫紙，以防遺失后備用 D. 中途因有事需放下電話請對方等待時，應(yīng)把話筒朝下放置 63. 以下說明宴會的種類與形式的內(nèi)容，哪一項是正確的(C ) A. 雞尾酒會一般以邀請夫婦同時出席為好 B. 茶會對茶葉和茶具的選擇比較講究，一般在餐廳舉會 C. 工作餐是非正式宴請形式，早午、晚舉行均可 D. 午宴一般不設(shè)固定席位，以便于客人社交 64. 以下文員的工作順序中，哪一項是正確的 ( B )。 A. 保留一張購貨訂單，收到貨物時一一核對打勾 B. 讓員工們隨意領(lǐng)取辦公用品 C. 通過 電話訂購或傳真訂購，可以提高交貨速度 D. 用庫存一覽表來儲備辦公用品 66. 以下文員對辦公室零用現(xiàn)金管理的行為中，哪一項是不適宜的 ( C )。 ，用黑、紅、白等純色為宜 ，夜晚則 應(yīng)選用香味優(yōu)雅的香水 ，應(yīng)將刀叉平行排放在盤了上右側(cè)，叉尖向上，刀刃向內(nèi) 對方碰杯，碰杯時應(yīng)目視對方以示敬意 68. 以下文員應(yīng)遵守的電話禮儀中，哪一項是不適宜的( B )。 A. 時間 B. 便利 C. 經(jīng)濟 D. 愛好 70. 郵件的寄發(fā)不要考慮以下因素 ( D ) A. 時間 B. 便利 C. 經(jīng)濟 D. 愛好 71. 郵件送到單位所租的信箱，由文員開啟，取出郵件帶回辦公室，以下哪些事情與文員的工作要求不一致 ( D ) A. 每天開箱次數(shù)與郵局投遞次數(shù)一致 B. 取出郵件立即返回辦公室 C. 事先帶上包袋裝郵件 D. 應(yīng)提高辦事效率，把取郵件與其他事一起辦 72. 有時應(yīng)上司要求，文員參與會見或會談，以下哪些內(nèi)容不是文員 的任務(wù) ( B ) A. 準(zhǔn)備資料 B. 發(fā)表意見 C. 現(xiàn)場服務(wù) D. 會議或會談記錄 73. 在辦公室里， ( A )的位置是上座。 A. 協(xié)助簽到 B. 分發(fā)資料 C. 作會議記錄時離開會議室接聽電話 D. 暫時保管與會者的物品 75. 在某些情況下，文員在安排日程計劃表時可能獲得上司的完全信任，取決于 兩點；一時掌握足夠的知識，了解業(yè)務(wù)的輕重緩急；另一是具有 (B )，了解要求約會者的心理。 A. 接通電源可立即復(fù)印操作 B. 選定復(fù)印紙后要抖松消除靜電 C. 選擇復(fù)印倍率來決定復(fù)印紙尺寸 D. 復(fù)印完畢應(yīng)取下復(fù)印品和原稿 77. 照料上司身邊瑣事的說法，哪一種是不正確的 ( D ) A. 有更多的機會體會到文員在工作、知識、能力上的從屬性 B. 到了用餐時間，上司仍有公事或正在與人談話，要利用適當(dāng)時機提醒上司用餐 C. 對上司的健康管理包括預(yù)防、治療、病后調(diào)理各階段 D. 應(yīng)酬需要換衣服，這是上司個人的需要，不必給予協(xié)助 78. 值班人員不應(yīng)該做以下哪類事情 ( A ) A. 簽發(fā)文件 B. 分發(fā)會議通知 C. 詢問情況 專業(yè)好文檔 第 5 頁（共 14 頁） D. 傳達指示 二 、判斷題 1. 拜訪長輩或地位較高人士時，可先請人遞上你的名片，以作通報。（） 3. 辦公室 環(huán)境布置的目的之一是為了建立擋駕制度。（√） 5. 辦公室人員值班工作的制度有交接班制度、請示報告制度和安全、保密制度，但沒有崗位責(zé)任制度。 （√） 7. 代表會議依法定期召開，與會代表必須達到法定人數(shù)方為有效，因此文員應(yīng)仔細核對出席人數(shù)。 （√） 9. 當(dāng)上司要求文員協(xié)助私人事務(wù)時，就把它當(dāng)作是上司利用文員下屬同事的關(guān)系來協(xié)助他解決私人的事務(wù)。 （√） 11. 檔案是指使用過的、文件中所指事情已經(jīng)辦理完畢、具有保存價值的文書。（） 13. 對于誤投郵件，文員可先拆開看看，然后在信封上寫上 該地址不對 ，并把它退回去。 （） 15. 合適的話題可以有雙方都感興趣的、有共同利益的話題、比較高雅的話題和夸耀自己的話題。 （） 17. 雞尾酒會一船要安排好座次，在請柬上注明對著裝的要求。 （） 19. 即 使是上司私的應(yīng)酬，文秘人員也應(yīng)該積極、樂意地去協(xié)助。 （√） 21. 假如上司不準(zhǔn)備參加某個會議，應(yīng)立即將會議通知丟掉，以免干擾其他事情。 （） 23. 交際應(yīng)酬要講求時效，若時機錯過再來補救，不但無法表達誠意，還會破壞彼此關(guān)系。 （√） 25. 介紹信的正本和存根必須一致。（） 26. 口頭語言視時間、場合、對象的不同而有所不同，對上司或長者說話，應(yīng)文雅些；對一般同事或顧客說話，就可通俗些。 （√） 28. 沒有兩位辦公室人員一天的工作內(nèi)容是完全相同的，但像核對文員的日志與上司的日 志的事項是否一致則是典型的工作。 （√） 30. 男女之間，男士先伸手了，女士才能與之相握。 （√） 32. 女性文員應(yīng)留短、薄式的發(fā)型，以免妨礙工作 （√） 33. 女性文員坐下后，臀部在椅子上只坐三分之二，后背離椅有一個拳頭大小距離。 （） 35. 如果不小心發(fā)生日程安排計劃重復(fù)的情形，就要排定能夠動用的空檔，自己決定優(yōu)先順序。 （） 37. 如果會客室的門是拉開的，先讓來訪者進入會客室后，文員立即換手握住室內(nèi)的門把手，以輕盈的步伐進入室內(nèi)，輕輕關(guān)上門。 （√） 39. 如果會議氣氛緊張，且對上司立場不利時，文員可借奉茶為名，態(tài)度和藹 ，輕柔緩慢地端出茶點，以消除緊張的氣氛。 （√） 41. 如果是你主持會議，則要做好筆記并把每次會議紀(jì)要的打印件存放進一個會議文件夾，如果以后出現(xiàn)問題，可以查看筆記，證實某一天你曾給某人安排了某件工作等。 （√） 43. 如果文員要找的人是一位比上司地位高的 人或尊長，你跟對方的文員說完之后就應(yīng)該叫上司接過電話，告訴上司要找的人馬上就會來聽電話，讓上司直接與對方通話（√） 44. 如果需要與來訪者確定會面時間，應(yīng)先征求來訪者方專業(yè)好文檔 第 6 頁（共 14 頁） 便的時間，查看上司的時間表，如果這一時間有空，就可答應(yīng)下來。 （√） 46. 善于合作指每一名文秘人員都要謙虛、謹慎，對同事尊重和理解，即不能違反同事的意愿。 （） 48. 上下級之間握手，下級先伸手后，上級才能相握 （） 49. 受到直屬上司以外的指派時，假如是文員自己能夠安排辦理，而且不會影響到直屬上司所指示的工作就可以接受，否則要向直屬上司請示后再作決定。 （√） 51. 同時介紹很多人時，可從右至左 ，按順序介紹。 （√） 53. 為來自外地的與會者安排賓館住宿，最方便的安排是在同一家賓館為與會者預(yù)定房間，只要弄清有多少人數(shù)即可。 （） 55. 文秘人員對上司主要工作的輔佐主要有提神醒腦的服務(wù)、私事方面的協(xié)助、財物管理及其他活動。 （） 57. 文書部門立好的案卷，必須逐年移交給檔案室集中保管，稱為 歸檔 ，有歸檔范圍和要求，但沒有期限。 （） 59. 文員傳達上司信息時，可以把上司的話語加多或減少，以個人的口吻把話轉(zhuǎn)達。因為上司震怒，自己 轉(zhuǎn)達口信的語氣也應(yīng)該變成上司的語氣。 （） 62. 文員對報紙和雜志的處理，可以挑出上司喜歡的報紙和雜志放在他的辦公桌上，其他的放在報刊架上供大家閱讀。 （） 64. 文員對支票管理要謹慎，支票簿與印章應(yīng)該一同鎖入抽屜。 （） 66. 文員應(yīng)避免必要的通信和郵寄，盡可能把頻繁的聯(lián)系集中起來分批進行。 （） 68. 文員在工作時間如需要補妝，應(yīng)該去洗手間。 （） 70. 文員在接聽電話時，如查投訴者無端辱罵，可把他使用的字眼寫下來，以做證據(jù)，再慢慢地向他解釋： 鄧先生，如果你一直說臟話，我 就沒有辦法再跟你談下去了。 （√） 72. 文員作介紹，應(yīng)先介紹地位高的人，再介紹地位低的人。 （） 74. 無論何種禮服都應(yīng)考慮宴會的地點、時間、形式。 （√） 75. 無論是什么樣的文本和圖表幾乎都能通過傳真發(fā)送，因而文員傳遞信息應(yīng)首選傳真。（） 77. 宴請的菜譜應(yīng)符合對方的飲食習(xí)慣，但必須有反映我國傳統(tǒng)風(fēng)味的土特產(chǎn)品，如茅臺等烈性酒。 （） 79. 要發(fā)問或有意見時，應(yīng)該等上司說完話這后再發(fā)問，可以提出自己的看法。（） 80. 要發(fā)問或有意見時，應(yīng)該等上司說完話之后再發(fā)問，可以提出自己的看法。（） 81. 英美國家習(xí)慣，文員接待來訪者，應(yīng)該站起來與來訪者講話。 （） 83. 在陽光明亮的教室和會議室內(nèi)使用投影機，效果不受影響。（√） 85. 注辦是指文秘人員在《文件處理單》上或文尾的下角注明公文辦理的結(jié)果。上海代表團一行 10 人將于 8 月下旬來訪，商議合作的具體事宜，辦公室主任請小李作好準(zhǔn)備。 2. 康橋賓館位于本市南京西路４５號，是個中型賓館，有會議室、餐飲、停車場等，某企業(yè)準(zhǔn)備在 11 月 15 日上 午9： 00 至 12： 00 召開全廠中層干部大會，討論第二年的產(chǎn)品發(fā)展和銷售計劃，地點就在康橋賓館的 12 樓會議室。辦公室主任讓小付擬一個會議通知。 3. 科達公司召開中層干部擴大會議，參加人員為總經(jīng)理、副總經(jīng)理 各職能部門的正副經(jīng)理、辦公室正副主任和職工代表等，共 46 人，會議文秘人員和其他服務(wù)人員 4人，會議時間為 5小時。會議后勤費用開支有：文件材料費 200 元，飲料費 100元，因會議緊張安排午餐，餐費每人 10 元。 答： (1)會議成本 =2 3[(G+S) T]n+后勤開支 =6(G+S)T 30247。 (600247。 8) (4)T參加會議人員人均到會時間為 5 小時； (5)n參加會議人數(shù)為 50 人 (46+4)； (6)后勤開支 等于支票開支、現(xiàn)金開支和實物開支的總和為 800(200+100+10 50) (7)會議成本一 6 (10+2． 5) 5 50+800 =18750 一 800 =19550(元 ) 4. 麥格公司為了解新產(chǎn)品的科技含量和市場競爭力，以制定合適的價格打入市場，決定召開專家座談會，對新產(chǎn)品進行評估，辦公室人員應(yīng)該如何準(zhǔn)備和開好這次座談會 ? 答： (1)座談會邀請對象必須是新產(chǎn)品所在領(lǐng)域的專家和學(xué)者，能獨立思考、有主見又敢于發(fā)表意見者； (2)座談會以小型為主，人數(shù)以七、／ L 人為宜； (3)座談會上，文秘人員應(yīng)與主持人密切配合； (4)主持人負責(zé)引導(dǎo)、組織，可不做記錄； (5)詳細的記錄應(yīng)由文秘人員在不引人注目的座位上去做；(6)座談會的時間不必嚴(yán)格規(guī)定，可長 可短； (7)會場應(yīng)準(zhǔn)備些飲料、茶點，邊吃邊談，可使氣氛輕松。公司的大型會議室有各種會議用品，室外有接待處，公司還租了汽車接送來賓，為圓滿結(jié)束這次會議，辦公室人員在會后應(yīng)該做些什么工作？ 答： （ 1）要替搭車回去的人安排車子；（ 2）在接待處暫時代為保管的衣物，不要遺失或被人錯領(lǐng)、冒領(lǐng)；（ 3）有留話時，切記務(wù)必傳達；（ 4）檢查會場有無物品遺漏；（ 5）要為參加會議的人員送行；（ 6）文秘人員離去前。 6. 某公司成立不久，業(yè)務(wù)就非常繁忙，電話不斷，上司要求文員小胡設(shè)計一個電話記錄單。缺點名單，再請上司核定。如果是涉外宴請，宴請時間應(yīng)按國際慣例，征詢客人的意見，要避免選擇對方的重大節(jié)假日。要考慮宴會的性質(zhì)、客人的數(shù)目、交通是否方便、場地大小是否合適、菜式、有無停車場。應(yīng)符合對方的飲食習(xí)慣，從賓客的身份、宴請次數(shù)、目的等方面去考慮，至少要提供 2 份菜單，供上司挑選。宴請需要發(fā)請柬，請柬上應(yīng)寫明邀請人姓名、宴請的目的、方式、時間、地點，著裝要求、要求回函及其他說明等。（ 6）席次的排列。席次的排列原則是：男女主人對坐桌椅的兩端；男女賓客間隔而坐；夫婦分開坐；難主賓做在女主任的右邊，女主賓坐在男主人的右邊。 8.