【正文】 鄧小姐拿起一張信紙看了起來，只見上面寫著： “ 親愛的紅： ??” ，她意識到拆錯了信，匆匆看完了信，她把信又用膠水粘了起來（但是外表還是有些 痕跡）?！? 陳小姐被解雇是因為上 司說她犯了五個錯，分別是什么？她在電話禮儀方面還犯了哪些錯？ 2． 文員鄧小姐第一天上班，上司讓她負責處理公司的郵件。 上司回來后，陳小姐也沒有把來電的事告知上司?！? 來電者：“你們是生產(chǎn)塑膠手套 的嗎？” 陳小姐：“是。假如你是小李，你怎樣設計這個接待方案？ (P152) 13．某中外外資公司總部德方總經(jīng)理來訪，恰逢生日，上司要求文員小陳購買禮物贈送，小陳應如何辦？要考慮哪些因素？ (P223) 14．總經(jīng)理把保管單位公章和蓋印的任 務交給了秘書小付，小付應該怎樣做？ (P248) 第 28 頁 共 32 頁 五、案例分析題 1．新加坡利達公司銷售部文員劉小姐要結(jié)婚了，為了不影響公司的工作，在征得上司的同意后，她請自己最好的朋友陳小姐暫時代理她的工作，時間為一個月。會議后勤費用開支有：文件材料費 200元，飲料費 100元，因會議緊張安排午餐，餐費每人 10元。辦公室主任讓小付擬一個會議通知。小李應該怎么做 ?(P13) 2．安徽某企業(yè)欲與上海某企業(yè)合作，上海以品牌、技術(shù)入股，利用安徽比較便宜的原材料和人工，共同生產(chǎn)國內(nèi)緊缺的產(chǎn)品。（ ） 第 26 頁 共 32 頁 三、簡答題 1．什么是受意？受意有幾種？辦公室人員應怎 樣運用受意方法？教材 P35 2．文員進言是指什么 ?進言具有什么作用 ?方法和要求是什么？ P3637 3．來信受訪的范圍包括哪些 ? p109受理與處理的程序和基本要求是什么？ p109110 4．文員受上司指示，向?qū)Ψ揭蠹s會時應注意哪些要點？決定時間、地點時要注意什么？p170171 5．文員利用提示系統(tǒng)提醒上司的工作，有哪些提示系統(tǒng)？具體做法是怎樣的？ p178181 6．文員所作的完整的會議記錄應該包括哪些事項？ p137 7．提高會議效率可以有哪些做法？ p156159 8．文員所作的口頭報 告的基本方法是怎樣的，有什么要求？ p234 9．辦公室人員為了說服對方接受自己的看法應該怎么做，要領(lǐng)有哪些？ p237238 10． 單位印章主要有哪些？ p244— 245 印章的刻制和使用有哪些規(guī)定？ p245247 11． 按照 2020年《國務院行政機關(guān)公文處理辦法》的規(guī)定，國務院規(guī)定的行政公文共有幾類幾種？ p255 12．公文的完全格式包括哪幾項？請寫出這些項目。（ ∨ ） 65．檔案是指使用過的、文件中所指事情已經(jīng)辦理完畢、具有保存價值的文書。（ ） 61．面對突發(fā)事件，值班人員有時在領(lǐng)導人未指示前就要采取臨時應急措施。（ ） 57．凡是單位撤消，原公章應立即停用，不用通知有關(guān)單位。 （ ） 54．要發(fā)問或有意見時，應該等上司說完話之后再發(fā) 問，可以提出自己的看法。（ ） 51．無論何種禮服都應考慮宴會的地點、時間、形式。（ ∨ ） 第 25 頁 共 32 頁 47．宴請的菜譜應符合對方的飲食習慣，但必須有反映我國傳統(tǒng)風味的土特產(chǎn)品，如茅臺等烈性酒。（ ∨ ） 43．文員坐下時，腳尖在膝蓋垂直線以內(nèi)，也可稍向左側(cè)后右側(cè)，膝蓋與大腳可分開。（ ∨ ） 39．拜訪長輩或地位較高人士時，可先請人遞上你的名片，以作通報。（ ） 36．文員因為已經(jīng)打過電話，并給對方留了言，即是已經(jīng)完成任務了。 （ ∨ ） 32．如果上司一年之中交往很多，但很難記住每一個人和每一次見面的情況，文員應把有關(guān)資料輸入電腦，準備交往提示文件。（ ） 28． 假如上司不準備參加某個會議，應立即將會議通知丟掉，以免干擾其他事情。 （ ） 24．文員作介紹，若年齡、地位都相同，應從較親近的人開始介紹。（ ） 20．如果會客室的門是拉開的，先讓來訪者進入會客室后，文員立即換手握住室內(nèi)的門把手，以輕盈的步伐進入室內(nèi)，輕輕關(guān)上門。（ ∨ ） 16．男女之間，男士先伸手了，女土才能與之相握。（ ∨ ） 12．文員對報紙和雜志的處理，可以挑出上司喜歡的報紙和雜志放在他的辦公桌上，其他的放在報刊架上供大家閱讀。（ ） 9．文員傳達上司信息時，可以把上司的話語加多或減少，以個人的口吻來轉(zhuǎn)達。（ ∨ ） 5．文員第一次做一項工作時應該快一些，如果錯誤可以再做一遍。 A．歸檔時間 B．歸檔憑證 C．歸檔模式 D． 歸檔歷史 第 23 頁 共 32 頁 二、判斷題 1．辦公室環(huán)境布置的目的之一是為了建立擋駕制度。 A． 下級單位報送的報告，統(tǒng)計報表等 B． 未經(jīng)簽發(fā)的文電草稿 C． 單位內(nèi)部互相抄送的文件材料 D． 本單位負責人兼任外單位職務所形成的文件材料 67．以本單位與外單位就某些問題的往來文書為標準立卷。 A． 以煩躁的傾聽 B． 盡量把責任推給別人 C． 應辯解說： “ 那是因為 ??” D． 切勿感情用事 63．辦公室人員在社交活動中應如何選擇話題，哪些是屬于合適的話題？（ A ）。 A．中途離座，把餐巾放在椅子上 B．用來擦刀叉 C．用來擦嘴唇嘴角 D．塞入衣服領(lǐng)口里 59．以下文員應遵守的參加宴會的禮儀中，哪一項是不適宜的？（ C ）。 A．向上司報告 B．送禮 C．寫信 D．查證消息的可靠性 54．文員協(xié)助舉行宴會時，不用考慮（ D ）。 A． 文員應在任何時候、任何場合攜帶名片 B． 向別人遞送名片時應雙手捧交，將文字下面朝向?qū)Ψ? C． 如果對方給你名片，而你恰好沒有帶在身邊，應說明并表歉意 D． 各自只能當面遞送，寄去是不禮貌的 50．文員遇到對方遞送的名片上有較罕見的字，應（ D ）。 A．準備旅行計劃和旅館信息 B．代替上司制定約會計劃 C．為商務洽談收集資料 D．把上司商務旅行時需要帶的行李列出清單 46．以下關(guān)于預訂工作的行為中，哪一項是不適宜的？（ D ）。 A． 如果用寫信的方式，在估計對方收到信后，再打電話確認 B． 告知你或上司的聯(lián)系電話，以便有變化時可立即通知 C． 對方越忙越必須早一點聯(lián)絡 D． 如果上司出差，可以在他回來的當天安排約會 42．文員制作日程安排計劃表時，以下哪一種情況應避免？（ D ）。 A．只在便箋上寫好會議名稱 B．除了送來的資料外，也必須收集其他上司有必要的資料 C．如果是第一次前往的公司外的地點，要先了解場地情況和交通所耗費的時間 D．和上司先充分溝通，避免在會議進行中遇到電話聯(lián)系的不便 38．以下哪一種類型適合自由談話，或是收集創(chuàng)意的會議？（ C ）。 A．協(xié)助簽到 B．分發(fā)資料 C．作會議記錄時離開會議室接聽電話 D．暫時保管與會者的物品 34．文員進行會議的計劃和準備時，不應該做的是（ ）。 A．一般的圖紙 B．機密文件 C．很長的文件 D．感謝信 30．以下關(guān)于握手的禮節(jié)，不正確的是（ C ）。 A．在信封上注明“誤拆”，寫上自己姓名的縮寫，并把信重新封好并退回去 B．在信封上注明“誤拆”，寫上自己姓名的縮寫，把信敞開并退回去 C．在信封上注明“誤拆”，把信重新封好并退回去 D．寫上“查無此人”，并把信重新封好退回去 26． 郵件送到單位所租的信箱，由文員開啟，取出郵件帶回辦公室，以下哪項事情與文員的工作要求不一致 ？（ D ）。 A．電話鈴響一聲就應接聽 B．在電話機旁隨時放著電話記錄單和筆，一有留言就能立即記錄下來 C．文員接聽業(yè)務電話時，應首先讓對方報出姓名、單位 D．文員替上司傳話時，應考慮對方的情緒以個人的口吻轉(zhuǎn)達 22．以下文員應遵守的電話禮儀中，哪一項是不適宜的？（ B ）。 A. 傳達可以根據(jù)上司主要意思，夾進自己的意見 B．必要時可形成文字材料，照本宣科 C．不可在普通電話、普通函件里傳達有秘密內(nèi)容的指示 D．重要的指示，應該要求被傳達者復述一遍，以免漏聽或漏記 18．文員必須具有合作精神，以下合作方法中哪一項是不適宜的？（ B ）。 A. 先將自己想做的工作以重要程度為標準分類 B．其次以緊急程度和重要程度為標準分類 C. 同時考慮上司的意向和文員本身的工作效率 D．可以按照文員自己的習慣進行工作 14．文員必須管理好自己的時間，以下利用時間的行為中哪一項是不適宜的？（ C ）。 A．安置窗簾遮擋室外光線 B．與其他設備正確連接 C．投影機要遠離熱源 D．應設置電腦的桌面屏幕保護功能 10．以下哪些不是文員在準備辦公用品時的職責？（ B ）。 A．離入口最遠 B．離入口最近 C．靠近門口 D．靠近窗戶 6．傳真機的使用哪一項是不對的？（ B ）。 A． 服務性 B． 決策性 C． 專業(yè)性 D． 主動性 2．辦公室布置要注意（ D ）。 1．通過設置檔案室，可以提供檔案原件或復制件，方便借閱或直接閱讀； 2．通過一定的制度和手續(xù)，如借閱證制度、催還續(xù)借制度和調(diào)離認可制度等，可以提供檔案外借； 3．根據(jù)檔案原件制發(fā)各種復制本，實行檔案的有償交流，可以提高檔案的利用率； 4．利用所藏檔案中的有關(guān)記載和資料，可以對申請者提供核實某種事實的書面證據(jù)； 5．以檔案為依據(jù)，文秘和檔案人員可以對查詢者的有關(guān)問題進行專業(yè)性的解答，提供咨詢服務； 6．將檔案目錄印制成冊，分發(fā)到有關(guān)部門，可以交流信息； 7．通過舉辦檔案展覽，以充分發(fā)揮檔案的作用。 同學們回答第一個問題時，應在以上要點的基礎(chǔ)上進行一定的說明和闡述。 五、按照文書立卷特征立卷 ，主要有哪幾種類型？簡要說明按照問題特征立卷的基本含義。 1．收文處理的程序： 簽收和拆封 —— 登記 —— 分送 —— 擬辦 —— 批辦 —— 承辦 —— 催辦 —— 注辦。 本題在教材上有明確的答案，得 分率很高。 1．印章的使用的主要形式為： （ 1）落款章；（ 2）更正章；（ 3）證見章；（ 4）騎縫章；（ 5）騎邊章；（ 6）密封章；（ 7）封存章。 第 12 頁 共 32 頁 （ 7）不宜談論的保密的話題。 （ 4）自己不甚熟悉的話題。 （ 2）令人不快的話題。 二、簡要闡述社交話題的選擇。 （ 2）與并非熟悉的人或是在正式場合（生意場合或婚喪喜慶時的致詞及談話）也需要使用敬語。因為漢字一音多字。以下為參考答案： 1．口頭語言的基本特征： （ 1）語音聽過就立即消失，但語義讓人明白了，可能留在記憶中；所以發(fā)聲要清楚，盡可能說得通俗、生動、規(guī)范，使人一聽就明白，并留下印象。 另：第三題主要是給同學們提供了一個編寫“工作任務單”的范本，同學們可以學習一下。文秘人員應將支票簿與印章分別收藏，以避免被盜用冒領(lǐng)。 3．財物管理。 上司早上到公司上班或外出返回，以及工作告一段落，文員可適時端些飲料或準備濕毛巾使上司消 除工作疲勞、舒緩心情，使上司能精神煥發(fā)地工作。 日