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20xx年電大辦公室管理考前復(fù)習(xí)資料-wenkub.com

2024-09-11 12:11 本頁面
   

【正文】 鄧小姐拿起一張信紙看了起來,只見上面寫著: “ 親愛的紅: ??” ,她意識(shí)到拆錯(cuò)了信,匆匆看完了信,她把信又用膠水粘了起來(但是外表還是有些 痕跡)?!? 陳小姐被解雇是因?yàn)樯?司說她犯了五個(gè)錯(cuò),分別是什么?她在電話禮儀方面還犯了哪些錯(cuò)? 2. 文員鄧小姐第一天上班,上司讓她負(fù)責(zé)處理公司的郵件。 上司回來后,陳小姐也沒有把來電的事告知上司?!? 來電者:“你們是生產(chǎn)塑膠手套 的嗎?” 陳小姐:“是。假如你是小李,你怎樣設(shè)計(jì)這個(gè)接待方案? (P152) 13.某中外外資公司總部德方總經(jīng)理來訪,恰逢生日,上司要求文員小陳購(gòu)買禮物贈(zèng)送,小陳應(yīng)如何辦?要考慮哪些因素? (P223) 14.總經(jīng)理把保管單位公章和蓋印的任 務(wù)交給了秘書小付,小付應(yīng)該怎樣做? (P248) 第 28 頁 共 32 頁 五、案例分析題 1.新加坡利達(dá)公司銷售部文員劉小姐要結(jié)婚了,為了不影響公司的工作,在征得上司的同意后,她請(qǐng)自己最好的朋友陳小姐暫時(shí)代理她的工作,時(shí)間為一個(gè)月。會(huì)議后勤費(fèi)用開支有:文件材料費(fèi) 200元,飲料費(fèi) 100元,因會(huì)議緊張安排午餐,餐費(fèi)每人 10元。辦公室主任讓小付擬一個(gè)會(huì)議通知。小李應(yīng)該怎么做 ?(P13) 2.安徽某企業(yè)欲與上海某企業(yè)合作,上海以品牌、技術(shù)入股,利用安徽比較便宜的原材料和人工,共同生產(chǎn)國(guó)內(nèi)緊缺的產(chǎn)品。( ) 第 26 頁 共 32 頁 三、簡(jiǎn)答題 1.什么是受意?受意有幾種?辦公室人員應(yīng)怎 樣運(yùn)用受意方法?教材 P35 2.文員進(jìn)言是指什么 ?進(jìn)言具有什么作用 ?方法和要求是什么? P3637 3.來信受訪的范圍包括哪些 ? p109受理與處理的程序和基本要求是什么? p109110 4.文員受上司指示,向?qū)Ψ揭蠹s會(huì)時(shí)應(yīng)注意哪些要點(diǎn)?決定時(shí)間、地點(diǎn)時(shí)要注意什么?p170171 5.文員利用提示系統(tǒng)提醒上司的工作,有哪些提示系統(tǒng)?具體做法是怎樣的? p178181 6.文員所作的完整的會(huì)議記錄應(yīng)該包括哪些事項(xiàng)? p137 7.提高會(huì)議效率可以有哪些做法? p156159 8.文員所作的口頭報(bào) 告的基本方法是怎樣的,有什么要求? p234 9.辦公室人員為了說服對(duì)方接受自己的看法應(yīng)該怎么做,要領(lǐng)有哪些? p237238 10. 單位印章主要有哪些? p244— 245 印章的刻制和使用有哪些規(guī)定? p245247 11. 按照 2020年《國(guó)務(wù)院行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》的規(guī)定,國(guó)務(wù)院規(guī)定的行政公文共有幾類幾種? p255 12.公文的完全格式包括哪幾項(xiàng)?請(qǐng)寫出這些項(xiàng)目。( ∨ ) 65.檔案是指使用過的、文件中所指事情已經(jīng)辦理完畢、具有保存價(jià)值的文書。( ) 61.面對(duì)突發(fā)事件,值班人員有時(shí)在領(lǐng)導(dǎo)人未指示前就要采取臨時(shí)應(yīng)急措施。( ) 57.凡是單位撤消,原公章應(yīng)立即停用,不用通知有關(guān)單位。 ( ) 54.要發(fā)問或有意見時(shí),應(yīng)該等上司說完話之后再發(fā) 問,可以提出自己的看法。( ) 51.無論何種禮服都應(yīng)考慮宴會(huì)的地點(diǎn)、時(shí)間、形式。( ∨ ) 第 25 頁 共 32 頁 47.宴請(qǐng)的菜譜應(yīng)符合對(duì)方的飲食習(xí)慣,但必須有反映我國(guó)傳統(tǒng)風(fēng)味的土特產(chǎn)品,如茅臺(tái)等烈性酒。( ∨ ) 43.文員坐下時(shí),腳尖在膝蓋垂直線以內(nèi),也可稍向左側(cè)后右側(cè),膝蓋與大腳可分開。( ∨ ) 39.拜訪長(zhǎng)輩或地位較高人士時(shí),可先請(qǐng)人遞上你的名片,以作通報(bào)。( ) 36.文員因?yàn)橐呀?jīng)打過電話,并給對(duì)方留了言,即是已經(jīng)完成任務(wù)了。 ( ∨ ) 32.如果上司一年之中交往很多,但很難記住每一個(gè)人和每一次見面的情況,文員應(yīng)把有關(guān)資料輸入電腦,準(zhǔn)備交往提示文件。( ) 28. 假如上司不準(zhǔn)備參加某個(gè)會(huì)議,應(yīng)立即將會(huì)議通知丟掉,以免干擾其他事情。 ( ) 24.文員作介紹,若年齡、地位都相同,應(yīng)從較親近的人開始介紹。( ) 20.如果會(huì)客室的門是拉開的,先讓來訪者進(jìn)入會(huì)客室后,文員立即換手握住室內(nèi)的門把手,以輕盈的步伐進(jìn)入室內(nèi),輕輕關(guān)上門。( ∨ ) 16.男女之間,男士先伸手了,女土才能與之相握。( ∨ ) 12.文員對(duì)報(bào)紙和雜志的處理,可以挑出上司喜歡的報(bào)紙和雜志放在他的辦公桌上,其他的放在報(bào)刊架上供大家閱讀。( ) 9.文員傳達(dá)上司信息時(shí),可以把上司的話語加多或減少,以個(gè)人的口吻來轉(zhuǎn)達(dá)。( ∨ ) 5.文員第一次做一項(xiàng)工作時(shí)應(yīng)該快一些,如果錯(cuò)誤可以再做一遍。 A.歸檔時(shí)間 B.歸檔憑證 C.歸檔模式 D. 歸檔歷史 第 23 頁 共 32 頁 二、判斷題 1.辦公室環(huán)境布置的目的之一是為了建立擋駕制度。 A. 下級(jí)單位報(bào)送的報(bào)告,統(tǒng)計(jì)報(bào)表等 B. 未經(jīng)簽發(fā)的文電草稿 C. 單位內(nèi)部互相抄送的文件材料 D. 本單位負(fù)責(zé)人兼任外單位職務(wù)所形成的文件材料 67.以本單位與外單位就某些問題的往來文書為標(biāo)準(zhǔn)立卷。 A. 以煩躁的傾聽 B. 盡量把責(zé)任推給別人 C. 應(yīng)辯解說: “ 那是因?yàn)???” D. 切勿感情用事 63.辦公室人員在社交活動(dòng)中應(yīng)如何選擇話題,哪些是屬于合適的話題?( A )。 A.中途離座,把餐巾放在椅子上 B.用來擦刀叉 C.用來擦嘴唇嘴角 D.塞入衣服領(lǐng)口里 59.以下文員應(yīng)遵守的參加宴會(huì)的禮儀中,哪一項(xiàng)是不適宜的?( C )。 A.向上司報(bào)告 B.送禮 C.寫信 D.查證消息的可靠性 54.文員協(xié)助舉行宴會(huì)時(shí),不用考慮( D )。 A. 文員應(yīng)在任何時(shí)候、任何場(chǎng)合攜帶名片 B. 向別人遞送名片時(shí)應(yīng)雙手捧交,將文字下面朝向?qū)Ψ? C. 如果對(duì)方給你名片,而你恰好沒有帶在身邊,應(yīng)說明并表歉意 D. 各自只能當(dāng)面遞送,寄去是不禮貌的 50.文員遇到對(duì)方遞送的名片上有較罕見的字,應(yīng)( D )。 A.準(zhǔn)備旅行計(jì)劃和旅館信息 B.代替上司制定約會(huì)計(jì)劃 C.為商務(wù)洽談收集資料 D.把上司商務(wù)旅行時(shí)需要帶的行李列出清單 46.以下關(guān)于預(yù)訂工作的行為中,哪一項(xiàng)是不適宜的?( D )。 A. 如果用寫信的方式,在估計(jì)對(duì)方收到信后,再打電話確認(rèn) B. 告知你或上司的聯(lián)系電話,以便有變化時(shí)可立即通知 C. 對(duì)方越忙越必須早一點(diǎn)聯(lián)絡(luò) D. 如果上司出差,可以在他回來的當(dāng)天安排約會(huì) 42.文員制作日程安排計(jì)劃表時(shí),以下哪一種情況應(yīng)避免?( D )。 A.只在便箋上寫好會(huì)議名稱 B.除了送來的資料外,也必須收集其他上司有必要的資料 C.如果是第一次前往的公司外的地點(diǎn),要先了解場(chǎng)地情況和交通所耗費(fèi)的時(shí)間 D.和上司先充分溝通,避免在會(huì)議進(jìn)行中遇到電話聯(lián)系的不便 38.以下哪一種類型適合自由談話,或是收集創(chuàng)意的會(huì)議?( C )。 A.協(xié)助簽到 B.分發(fā)資料 C.作會(huì)議記錄時(shí)離開會(huì)議室接聽電話 D.暫時(shí)保管與會(huì)者的物品 34.文員進(jìn)行會(huì)議的計(jì)劃和準(zhǔn)備時(shí),不應(yīng)該做的是( )。 A.一般的圖紙 B.機(jī)密文件 C.很長(zhǎng)的文件 D.感謝信 30.以下關(guān)于握手的禮節(jié),不正確的是( C )。 A.在信封上注明“誤拆”,寫上自己姓名的縮寫,并把信重新封好并退回去 B.在信封上注明“誤拆”,寫上自己姓名的縮寫,把信敞開并退回去 C.在信封上注明“誤拆”,把信重新封好并退回去 D.寫上“查無此人”,并把信重新封好退回去 26. 郵件送到單位所租的信箱,由文員開啟,取出郵件帶回辦公室,以下哪項(xiàng)事情與文員的工作要求不一致 ?( D )。 A.電話鈴響一聲就應(yīng)接聽 B.在電話機(jī)旁隨時(shí)放著電話記錄單和筆,一有留言就能立即記錄下來 C.文員接聽業(yè)務(wù)電話時(shí),應(yīng)首先讓對(duì)方報(bào)出姓名、單位 D.文員替上司傳話時(shí),應(yīng)考慮對(duì)方的情緒以個(gè)人的口吻轉(zhuǎn)達(dá) 22.以下文員應(yīng)遵守的電話禮儀中,哪一項(xiàng)是不適宜的?( B )。 A. 傳達(dá)可以根據(jù)上司主要意思,夾進(jìn)自己的意見 B.必要時(shí)可形成文字材料,照本宣科 C.不可在普通電話、普通函件里傳達(dá)有秘密內(nèi)容的指示 D.重要的指示,應(yīng)該要求被傳達(dá)者復(fù)述一遍,以免漏聽或漏記 18.文員必須具有合作精神,以下合作方法中哪一項(xiàng)是不適宜的?( B )。 A. 先將自己想做的工作以重要程度為標(biāo)準(zhǔn)分類 B.其次以緊急程度和重要程度為標(biāo)準(zhǔn)分類 C. 同時(shí)考慮上司的意向和文員本身的工作效率 D.可以按照文員自己的習(xí)慣進(jìn)行工作 14.文員必須管理好自己的時(shí)間,以下利用時(shí)間的行為中哪一項(xiàng)是不適宜的?( C )。 A.安置窗簾遮擋室外光線 B.與其他設(shè)備正確連接 C.投影機(jī)要遠(yuǎn)離熱源 D.應(yīng)設(shè)置電腦的桌面屏幕保護(hù)功能 10.以下哪些不是文員在準(zhǔn)備辦公用品時(shí)的職責(zé)?( B )。 A.離入口最遠(yuǎn) B.離入口最近 C.靠近門口 D.靠近窗戶 6.傳真機(jī)的使用哪一項(xiàng)是不對(duì)的?( B )。 A. 服務(wù)性 B. 決策性 C. 專業(yè)性 D. 主動(dòng)性 2.辦公室布置要注意( D )。 1.通過設(shè)置檔案室,可以提供檔案原件或復(fù)制件,方便借閱或直接閱讀; 2.通過一定的制度和手續(xù),如借閱證制度、催還續(xù)借制度和調(diào)離認(rèn)可制度等,可以提供檔案外借; 3.根據(jù)檔案原件制發(fā)各種復(fù)制本,實(shí)行檔案的有償交流,可以提高檔案的利用率; 4.利用所藏檔案中的有關(guān)記載和資料,可以對(duì)申請(qǐng)者提供核實(shí)某種事實(shí)的書面證據(jù); 5.以檔案為依據(jù),文秘和檔案人員可以對(duì)查詢者的有關(guān)問題進(jìn)行專業(yè)性的解答,提供咨詢服務(wù); 6.將檔案目錄印制成冊(cè),分發(fā)到有關(guān)部門,可以交流信息; 7.通過舉辦檔案展覽,以充分發(fā)揮檔案的作用。 同學(xué)們回答第一個(gè)問題時(shí),應(yīng)在以上要點(diǎn)的基礎(chǔ)上進(jìn)行一定的說明和闡述。 五、按照文書立卷特征立卷 ,主要有哪幾種類型?簡(jiǎn)要說明按照問題特征立卷的基本含義。 1.收文處理的程序: 簽收和拆封 —— 登記 —— 分送 —— 擬辦 —— 批辦 —— 承辦 —— 催辦 —— 注辦。 本題在教材上有明確的答案,得 分率很高。 1.印章的使用的主要形式為: ( 1)落款章;( 2)更正章;( 3)證見章;( 4)騎縫章;( 5)騎邊章;( 6)密封章;( 7)封存章。 第 12 頁 共 32 頁 ( 7)不宜談?wù)摰谋C艿脑掝}。 ( 4)自己不甚熟悉的話題。 ( 2)令人不快的話題。 二、簡(jiǎn)要闡述社交話題的選擇。 ( 2)與并非熟悉的人或是在正式場(chǎng)合(生意場(chǎng)合或婚喪喜慶時(shí)的致詞及談話)也需要使用敬語。因?yàn)闈h字一音多字。以下為參考答案: 1.口頭語言的基本特征: ( 1)語音聽過就立即消失,但語義讓人明白了,可能留在記憶中;所以發(fā)聲要清楚,盡可能說得通俗、生動(dòng)、規(guī)范,使人一聽就明白,并留下印象。 另:第三題主要是給同學(xué)們提供了一個(gè)編寫“工作任務(wù)單”的范本,同學(xué)們可以學(xué)習(xí)一下。文秘人員應(yīng)將支票簿與印章分別收藏,以避免被盜用冒領(lǐng)。 3.財(cái)物管理。 上司早上到公司上班或外出返回,以及工作告一段落,文員可適時(shí)端些飲料或準(zhǔn)備濕毛巾使上司消 除工作疲勞、舒緩心情,使上司能精神煥發(fā)地工作。 日
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