【導(dǎo)讀】第一部分：復(fù)習應(yīng)考基本要求·······················································································2. （一）本課程的考核對象···························································································2. （三）考試范圍······································································································2. （四）試題類型及分配比例：······················································································2

　　

【正文】 ．文書立卷的歸檔制度包括三方面：歸檔范圍、（ A ）和歸檔要求。 A．歸檔時間 B．歸檔憑證 C．歸檔模式 D． 歸檔歷史 第 23 頁 共 32 頁 二、判斷題 1．辦公室環(huán)境布置的目的之一是為了建立擋駕制度。（ ∨ ） 2． 辦公室的燈 光 照明要避開自然光，最好用人工燈光。 （ ） 3．在陽光明亮的教室和會議室內(nèi)使用投影機，效果不受影響。（ ） 4．沒有兩位辦公室人員一天的工作內(nèi)容是完全相同的，但像核對文員的日志與上司的日志的事項是否一致則是典型的工作。（ ∨ ） 5．文員第一次做一項工作時應(yīng)該快一些，如果錯誤可以再做一遍。（ ） 6．善于合作指每一個文秘人員都要謙虛、謹慎，對同事尊重和理解，即不能違反 同事的意愿。（ ） 7． 文員對支票管理要謹慎，支票簿與印章應(yīng)該一同鎖入抽屜。 （ ） 8．文秘人員對上司支票往來管理要謹慎小心，支票簿與印章應(yīng)該一起收藏，以避免被盜用冒領(lǐng)。（ ） 9．文員傳達上司信息時，可以把上司的話語加多或減少，以個人的口吻來轉(zhuǎn)達。（ ） 10．文員代替上司傳達不利消息時，因為當這個信差很困難，所以要拖到最后一刻行動。因為上司震怒，自己轉(zhuǎn)達口信的語氣也應(yīng)該變成上司的語氣。（ ） 11．如果文員要找的人是一位比上司地位高的人或尊長，你跟對方的 文員說完之后就應(yīng)該叫上司接過電話，告訴上司要找的人馬上就會來聽電話，讓上司直接與對方通話。（ ∨ ） 12．文員對報紙和雜志的處理，可以挑出上司喜歡的報紙和雜志放在他的辦公桌上，其他的放在報刊架上供大家閱讀。（ ∨ ） 13． 文員應(yīng)避免不必要的通信和郵寄，盡可能頻繁的聯(lián)系集中起來分批進行。 （ ∨ ） 14． 文員在工作時間如需要補妝，應(yīng)隨時隨地進行。 （ ） 15．文員在工作時間如需要補妝，應(yīng)該去洗手間。（ ∨ ） 16．男女之間，男士先伸手了，女土才能與之相握。（ ） 17．按英美國家習慣，文員接待來訪者，應(yīng)該站起來與來訪者講話。（ ） 18．如果需要與來訪者確定會面時間，應(yīng)先征求來訪者方便的時間，查看上司的時間表，如果這一時間有空，就可答應(yīng)下來。（ ） 19．如果會客室的門是拉開的，文員進入會客室后，才能讓客人進入。（ ） 20．如果會客室的門是拉開的，先讓來訪者進入會客室后，文員立即換手握住室內(nèi)的門把手，以輕盈的步伐進入室內(nèi)，輕輕關(guān)上門。（ ∨ ） 21． 如果會客室的門是推開的，文員應(yīng)先小步走進會客室，等客人進入后，再輕輕關(guān)上門 。（ ∨ ） 22．介紹地位相同的人時，應(yīng)按照到職的先后，先介紹新進的職員；若同時到職，就先介紹年紀較輕的人。（ ∨ ） 23． 文員作介紹，應(yīng)先介紹地位高的人，再介紹地位低的人。 （ ） 24．文員作介紹，若年齡、地位都相同，應(yīng)從較親近的人開始介紹。（ ∨ ） 25．同時介紹很多人時，可從右至左，按順序介紹。（ ∨ ） 第 24 頁 共 32 頁 26．如果是你主持會議，則要做好筆記并把每次會議紀要的打印件存放進一個會議文件夾，如果以后出現(xiàn)問題，可以查看筆記，證實某一天你曾給某人安排了某件工作 等。 （ ∨ ） 27．為來自外地的與會者安排賓館住宿，最方便的安排是在同一家賓館為與會者預(yù)定房間，只要弄清有多少人數(shù)即可。（ ） 28． 假如上司不準備參加某個會議，應(yīng)立即將會議通知丟掉，以免干擾其他事情。 （ ） 29．如果會議氣氛緊張，且對上司立場不利時，文員可借奉茶為名，態(tài)度和藹，輕柔緩慢地端出茶點，以消除緊張的氣氛。（ ∨ ） 30．會議租用的設(shè)備，文員必須確保賓館（或其他供應(yīng)者）把所需用設(shè)備都送過來，并在會議開始前有足夠的時間布置好，這些設(shè)備應(yīng)由文員具體操作 和負責。（ ） 31． 代表會議依法定期召開，與會代表必須達到法定人數(shù)方為有效，因此文員應(yīng)仔細核對出席人數(shù)。 （ ∨ ） 32．如果上司一年之中交往很多，但很難記住每一個人和每一次見面的情況，文員應(yīng)把有關(guān)資料輸入電腦，準備交往提示文件。（ ∨ ） 33．受到直屬上司以外的指派時，假如是文員自己能夠安排辦理，而且不會影響到直屬上司所指示的工作就可以接受，否則要向直屬上司請示后再作決定。（ ∨ ） 34．如果不小心發(fā)生日程安排計劃重復(fù)的情形，就要排定能夠動用的空檔，自己決定優(yōu)先順序。（ ） 35．上司自己安排的約會忘了事先告訴你，出現(xiàn)約會沖突，解決方法是讓上司先見他自己安排的那一位。（ ） 36．文員因為已經(jīng)打過電話，并給對方留了言，即是已經(jīng)完成任務(wù)了?！白鲞^某項工作”和“完成某項工作”是完全相同的。（ ） 37．對于誤投郵件，文員可先拆開看看，然后在信封上寫上“該地址不對”，并把它退回去。（ ） 38．假如對方所要求的日期已經(jīng)被預(yù)約，除非有相當?shù)拇_認，文秘人員切不可獨斷地拒絕，應(yīng)該問明上司的意思，因為或許那是件必須取消原定約會的重要事情。（ ∨ ） 39．拜訪長輩或地位較高人士時，可先請人遞上你的名片，以作通報。（ ∨ ） 40．當上司要求文員協(xié)助私人事務(wù)時，就把它當作是上司利用文員下屬同事的關(guān)系來協(xié)助他解決私人的事務(wù)。（ ∨ ） 41．即使是上司私人的應(yīng)酬，文秘人員也應(yīng)該積極、樂意地去協(xié)助。（ ∨ ） 42．如果是沿著人行道走，兩個人并行，“尊貴的位置”是在右邊，三個人并行，則在中間。（ ∨ ） 43．文員坐下時，腳尖在膝蓋垂直線以內(nèi)，也可稍向左側(cè)后右側(cè)，膝蓋與大腳可分開。 （ ） 44．女性文員坐下后， 臀部在椅子上只坐三分之二，后背離椅面有一個拳頭大小距離。（ ∨ ） 45．當與人擦肩而過，或越過長輩、上司前面，或因事中途離坐時，都要招呼一聲。（ ∨ ） 46． 交際應(yīng)酬要講求時效，若時機錯過再來補救，不但無法表達誠意，還會破壞彼此關(guān)系。（ ∨ ） 第 25 頁 共 32 頁 47．宴請的菜譜應(yīng)符合對方的飲食習慣，但必須有反映我國傳統(tǒng)風味的土特產(chǎn)品，如茅臺等烈性酒。（ ） 48． 不要在酒宴上評論或附和別人對某人的議論，也不可評論菜肴的優(yōu)劣。 （ ∨ ） 49．用叉、匙進食西餐時，可將餐具的整體放人嘴里 ，或用舌頭去舔。 （ ） 50．宴請的請柬一般要提前一至二周發(fā)出，以便客人及早安排，已經(jīng)口頭約定的就不要補發(fā)請柬了。（ ） 51．無論何種禮服都應(yīng)考慮宴會的地點、時間、形式。請?zhí)现付ù颉昂陬I(lǐng)結(jié)”，便表示穿無尾正式禮服。（ ∨ ） 52．雞尾酒會一般要安排好座次，在請柬上注明對著裝的要求。 （ ） 53．口頭語言視時間、場合、對象的不同而有所不同，對上司或長者說話，應(yīng)文雅些；對一般同事或顧客說話，就可通俗。 （ ） 54．要發(fā)問或有意見時，應(yīng)該等上司說完話之后再發(fā) 問，可以提出自己的看法。如果上司不加采用，應(yīng)說服上司。（ ） 55．如果要拒絕別人，最好是依照自己和對方的人際關(guān)系程度，分別使用表示方法，以避免因為拒絕而發(fā)生不必要的困擾。（ ） 56．合適的話題可以有雙方都感興趣的、有共同利益的話題、比較高雅的話題和夸耀自己的話題。（ ） 57．凡是單位撤消，原公章應(yīng)立即停用，不用通知有關(guān)單位。（ ） 58．監(jiān)印員可把印章攜帶出辦公室，去其他地方蓋章。 （ ） 59．文秘人員開出的介紹信的正本和存根必須一致，可以出具空白介紹信 。（ ） 60．值班人員要認真填寫值班接待登記表或值班日志，直接解決不了的問題要報請領(lǐng)導(dǎo)批示或轉(zhuǎn)交有關(guān)部門處理。（ ） 61．面對突發(fā)事件，值班人員有時在領(lǐng)導(dǎo)人未指示前就要采取臨時應(yīng)急措施。（ ） 62．辦公室人員值班工作的制度有交接班制度、請示報告制度和安全、保密制度，但沒有崗位責任制度。（ ） 63．列入保密范圍的公文，應(yīng)在產(chǎn)生的同時，由制文機關(guān)確定密級和保密范圍，密級和保密期限的變更和解密。（ ∨ ） 64．注辦是指文秘人員在《文件處理單》上或文尾的下角注 明公文辦理的結(jié)果。（ ∨ ） 65．檔案是指使用過的、文件中所指事情已經(jīng)辦理完畢、具有保存價值的文書。 （ ∨ ） 66．即使客觀形勢發(fā)生變化，也不應(yīng)變更檔案的密級、期限。（ ） 67．文書部門立好的案卷，必須逐年移交給檔案室集中保管，稱為“歸檔”，有歸檔范圍和要求，但沒有期限。（ ） 68．文秘人員或文書人員依照已經(jīng)編好的立卷類目，將已經(jīng)處理完畢的文件，隨時按類目上的對應(yīng)條款歸人卷內(nèi)，即為年終歸卷工作。（ ） 第 26 頁 共 32 頁 三、簡答題 1．什么是受意？受意有幾種？辦公室人員應(yīng)怎 樣運用受意方法？教材 P35 2．文員進言是指什么 ?進言具有什么作用 ?方法和要求是什么？ P3637 3．來信受訪的范圍包括哪些 ? p109受理與處理的程序和基本要求是什么？ p109110 4．文員受上司指示，向?qū)Ψ揭蠹s會時應(yīng)注意哪些要點？決定時間、地點時要注意什么？p170171 5．文員利用提示系統(tǒng)提醒上司的工作，有哪些提示系統(tǒng)？具體做法是怎樣的？ p178181 6．文員所作的完整的會議記錄應(yīng)該包括哪些事項？ p137 7．提高會議效率可以有哪些做法？ p156159 8．文員所作的口頭報 告的基本方法是怎樣的，有什么要求？ p234 9．辦公室人員為了說服對方接受自己的看法應(yīng)該怎么做，要領(lǐng)有哪些？ p237238 10． 單位印章主要有哪些？ p244— 245 印章的刻制和使用有哪些規(guī)定？ p245247 11． 按照 2020年《國務(wù)院行政機關(guān)公文處理辦法》的規(guī)定，國務(wù)院規(guī)定的行政公文共有幾類幾種？ p255 12．公文的完全格式包括哪幾項？請寫出這些項目。 P255256 13．文員根據(jù)單位需要向外或向內(nèi)發(fā)文，需要經(jīng)過一系列程序即為發(fā)文處理過程。請說明這一系列過程。 P259263 14．什 么是文書的立卷特征 ?通?？梢园凑漳膸追N特征立卷？ p265267 第 27 頁 共 32 頁 四、設(shè)計題 1．小李是剛到公司的文員，公司辦公室內(nèi)有各種文件柜、儲物架、書報架，辦公室主任給她配置了帶鎖的辦公桌、電腦、電話機，還給了她新的文件架、文具用品盒、各種筆、膠水、剪刀、參考書、需要翻譯的資料、公司印章、印盒、墨水、復(fù)印紙 (2刀 )，要求小李整理好辦公桌，把東西分門別類放置在適當?shù)奈恢谩Ｐ±顟?yīng)該怎么做 ?(P13) 2．安徽某企業(yè)欲與上海某企業(yè)合作，上海以品牌、技術(shù)入股，利用安徽比較便宜的原材料和人工，共同生產(chǎn)國內(nèi)緊缺的產(chǎn)品。上海 代表團一行 10人將于 8月下旬來訪，商議合作的具體事宜，辦公室主任請小李作好準備。假如你是小李，你怎樣設(shè)計這個接待方案？ (P121) 3． 康橋賓館位于本市南京西路 45 號，是個中型賓館，有會議室、餐飲、停車場等，某企業(yè)準備在 11 月 15日上午 9:00 到 12： 00召開全廠中層干部大會，討論第二年產(chǎn)品發(fā)展和銷售計劃，地點就在康橋賓館的 12樓會議室。這次會議由總經(jīng)理辦公室負責安排。辦公室主任讓小付擬一個會議通知。他應(yīng)該考慮哪些問題？ (P123) 4．文秘人員如何主持會議？應(yīng)注意哪些細節(jié)？ (P145) 5．麥格公司為了解 新產(chǎn)品的科技含量和市場競爭力，以制定合適的價格打入市場，決定召開專家座談會，對新產(chǎn)品進行評估，辦公室人員應(yīng)該如何準備和開好這次座談會？ (P150) 6．某個下雨天，在利達公司內(nèi)召開的新產(chǎn)品推介會結(jié)束了。公司的大型會議室有很各種會議用品，室外有接待處，公司還租了汽車來接送來賓， 為圓滿結(jié)束這次會議，辦公室人員在會后應(yīng)該做些什么工作？ (P134) 7．科達公司召開中層干部擴大會議，參加人員為總經(jīng)理、副總經(jīng)理 各職能部門的正副經(jīng)理、辦公室正副主任和職工代表等，共 46人，會議文秘人員和其他服務(wù)人員 4人，會議時間為 5小時。參加會議人員月平均工資為 2400元，其他收入 600元，假設(shè)一個月工作 30 天、一天工作 8小時。會議后勤費用開支有：文件材料費 200元，飲料費 100元，因會議緊張安排午餐，餐費每人 10元。請計算會議的成本。 (P161) 8．文秘人員在單獨或隨同上司旅行結(jié)束后，要做好哪些工作？ (P196) 9．文員應(yīng)該為上司的商務(wù)旅行作許多準備工作，在準備國內(nèi)國際旅行時要考慮哪些項目？ (P186)履行哪些職責？ (P1182) 10．某公司成立三周年，準備舉行大型宴會，辦公室人員應(yīng)該如何做好準備，要做哪些工作？(P126) 11．文秘人員經(jīng)常要代替上司選擇禮品，向他人贈送禮品，在處理這些事情應(yīng)考慮什么，怎樣做？ (P223) 12．上海某企業(yè)欲與德國某企業(yè)合作，德國以品牌、技術(shù)入股，利用上海比較便宜的原材料和人工，共同生產(chǎn)國內(nèi)緊缺的產(chǎn)品。德國代表團一行 9 人將于 8 月下旬來訪，商議合作的具體事宜，辦公室主任請小李作好準備。假如你是小李，你怎樣設(shè)計這個接待方案？ (P152) 13．某中外外資公司總部德方總經(jīng)理來訪，恰逢生日，上司要求文員小陳購買禮物贈送，小陳應(yīng)如何辦？要考慮哪些因素？ (P223) 14．總經(jīng)理把保管單位公章和蓋印的任 務(wù)交給了秘書小付，小付應(yīng)該怎樣做？ (P248) 第 28 頁 共 32 頁 五、案例分析題 1．新加坡利達公司銷售部文員劉小姐要結(jié)婚了，為了不影響公司的工作，在征得上司的同意后，她請自己最好的朋友陳小姐暫時代理她的工作，時間為一個月。陳小姐大專剛畢業(yè)，比較單純，劉小姐把工作交代給她，并鼓勵她努力干，準備在蜜月回來后推薦陳小姐頂替自己。 某一天，經(jīng)理外出了，陳小姐正在公司打字，電話鈴響了，陳小姐與來電者的對話如下： 來電者：“是利達公司嗎？” 陳小姐：“是。” 來電者：“你們經(jīng)理在嗎？” 陳小姐：“不在?！? 來電者：“你們是生產(chǎn)塑膠手套 的嗎？” 陳小姐：“是?！? 來電者：“你們的塑膠手套多少錢一打？” 陳小姐：“ ?！? 來電者：“ ？” 陳小姐：“對不起，不行的?！闭f完，“啪”掛上了電話。 上司回來后，陳小姐也沒有把來電的事告知上司。過了一星期，上司提起他剛談成一筆大生意，以 美元一打賣出了 100 萬打。陳小姐突口而出：“啊呀，上星期有人問 1． 6 美元一打行不行，我知道你的定價是 ，就說不行的?！鄙纤井敿茨樕蛔冋f：“你被解雇了”，陳小姐哭喪著臉說：“為什么？”上司說：“你犯了五個錯。” 陳小姐被解雇是因為上 司說她犯了五個錯，分別是什么？她在電話禮儀方面還犯了哪些錯？ 2． 文員鄧小姐第一天上班，上司讓她負責處理公司的郵件。早上第一批郵件到了，鄧小姐正忙著打電話，她讓送信者把信就堆放在已有一些信件的辦公桌上，一邊打電話，一邊拿過筆簽了字。打完電話，心不在焉地把所有的信都剪開了，其中一封信被剪掉了回信地址的一角，她也沒有注意。她抽出所有的信紙，放在一邊，而把所有的信封放在了另一邊。鄧小姐拿起一張信紙看了起來，只見上面寫著： “ 親愛的紅： ??” ，她意識到拆錯了信，匆匆看完了信，她把信又用膠水粘了起來（但是外表還是有些 痕跡）。她又看了幾封信，其中有一封急件，覺得應(yīng)該由上司回信，于是，她把幾封信混在一起放在上司的辦公桌上。這時，上司把寫有美國地址的英文名片，讓她打印一個寄往美國的信封，鄧小姐按照以往寫信的習慣，把收件人地址、姓名打印在信封的上面，把公司的地址打印