【導(dǎo)讀】{ "error_code": 17, "error_msg": "Open api daily request limit reached" }

　　

【正文】 ） 61．面對突發(fā)事件，值班人員有時在領(lǐng)導(dǎo)人未指示前就要采取臨時應(yīng)急措施。（ ∨ ）p250 62．辦公室人員值班工作的制度有交接班制度、請示報告制度和安全、保密制度，但沒有崗位責(zé)任 制度。（ ） p252 63．列入保密范圍的公文，應(yīng)在產(chǎn)生的同時，由制文機(jī)關(guān)確定密級和保密范圍，密級和保密期限的變更和解密。（ ∨ ） p262 64．注辦是指文秘人員在《文件處理單》上或文尾的下角注明公文辦理的結(jié)果。（ ∨ ） 65．檔案是指使用過的、文件中所指事情已經(jīng)辦理完畢、具有保存價值的文書。 （ ∨ ） 66．即使客觀形勢發(fā)生變化，也不應(yīng)變更檔案的密級、期限。（ ） p263 67．文書部門立好的案卷，必須逐年移交給檔案室集中保管，稱為“歸檔”，有歸檔范圍和要求，但沒有 期限。（ ） p271 68．文秘人員或文書人員依照已經(jīng)編好的立卷類目，將已經(jīng)處理完畢的文件，隨時按類目上的對應(yīng)條款歸人卷內(nèi)，即為年終歸卷工作。（ ） p268 三、簡答題（ 注：“ p1..”等指教材的頁數(shù) ） 1． 什么是受意？受意有幾種？辦公室人員應(yīng)怎樣運用受意方法？ 教材 P35 24 答案參考： （ 1）受意是文員接受和領(lǐng)會上司意圖。 （ 2）一種是直接受意，另一種是間接受意。 （ 3）文員要善于領(lǐng)會上司意圖，按上司意圖辦事。但要防止把上司醞釀過程中的意圖當(dāng)作上司的授意，把上司的質(zhì)疑、設(shè)問誤認(rèn) 為上司的指示。要做到：備好記錄本，記錄下指示要點。注意傾聽，用心判斷指示的用意。必要時可以提問，直至明了意圖為止，但不要打斷談話。如有不同意見，可以公開提出，但要言之有理，并要注意方式、態(tài)度。接受指示后，要不失時機(jī)地貫徹實施。 2．文員進(jìn)言是指什么 ?進(jìn)言具有什么作用 ?方法和要求是什么？ P3637 3．來信受理的范圍包括哪些 ? p105受理與處理的程序和基本要求是什么？ p105107 4．文員受上司指示，向?qū)Ψ揭蠹s會時應(yīng)注意哪些要點？決定時間、地點時要注意什么？ p170171 5．文員利用提示 系統(tǒng)提醒上司的工作，有哪些提示系統(tǒng)？具體做法是怎樣的？ 答案參考： p178— 181 有電子提示系統(tǒng)和人工提示系統(tǒng)。 電子提示系統(tǒng)的做法：在電腦中設(shè)置日程表、報警系統(tǒng)、一周計劃以及其他提示事項，文員應(yīng)該隨著情況的變化不斷編排和修改輸入的信息。 人工提示系統(tǒng)的做法：設(shè)置基本辦公日程表、固定活動日期一覽表、使用提示性備忘錄、準(zhǔn)備約會表、準(zhǔn)備特殊提示卡、準(zhǔn)備交往提示文件。 6．文員所作的完整的會議記錄應(yīng)該包括哪些事項？ p137 答案參考： （ 1）會議名稱；（ 2）會議記錄人的姓名、蓋章；（ 3）時間（開 始時間、結(jié)束時間）；（ 4）會議地點；（ 5）議題；（ 6）主持人、主席；（ 7）出席者名單；（ 8）會議的經(jīng)過情形及結(jié)論；（ 9）相關(guān)的資料；（ 10）下次會議預(yù)定日期。 7．提高會議效率可以有哪些做法？ p156— 159 答案參考： 遵循法律法規(guī)、合理確定會議目標(biāo)、確定必要的與會者、減少會議數(shù)量、縮小會議規(guī)模、簡化會議程序、縮短會議時間、控制會議經(jīng)費、分析會議成本。 8．文員所作的口頭報告的基本方法是怎樣的，有什么要求？ p234 9．辦公室人員為了說服對方接受自己的看法應(yīng)該怎么做，要領(lǐng)有哪些？ p237— 238 答案參 考： （ 1）清楚地知道在所說服的事項中，最想說什么，以邏輯分析自己的意向，并對目的、 25 效果、重要性、關(guān)聯(lián)性等，抓住重點； （ 2）說服時，要盡量具休客觀，使對方產(chǎn)生了解的動機(jī)； （ 3）偶而也需要引用某些權(quán)威人士、專家的意見，或者用圖表、資料、經(jīng)驗談等等； （ 4）要具體了解對方的立場和意向，先注意聆聽對方所說的話，切勿以自己主觀的方式進(jìn)行談話。要掌握對方不能了解的地方，努力加以說服； （ 5）主動發(fā)問，了解對方的想法，對方有關(guān)信息的種類和數(shù)量，以及背景如何等等（明確了解對方的情況）； （ 6） 以誠懇的態(tài)度為對方著想而發(fā)言，不要使用令對方反感的言詞； （ 7）讓對方打開心扉，使對方對自己的看法產(chǎn)生興趣（讓對方認(rèn)同自己）； （ 8）不可傷害對方的自尊心。 10． 單位印章主要有哪些？ p244— 245 印章的刻制和使用有哪些規(guī)定？ p245— 247 答案參考： （ 1）單位印章、套印章；（ 2）鋼印、領(lǐng)導(dǎo)人簽名章、其他印章；（ 3）刻制公章有兩種情況：一種是由上級主管機(jī)關(guān)刻制頒發(fā)；（ 4）另一種由法人代表申請，經(jīng)主管部門批準(zhǔn)，公安部門登記后由專門刻制廠刻制；（ 5）公章一般由指定的文秘人員統(tǒng)一使用，其他印章也應(yīng)專人專用；（ 6）加蓋公章，是哪一級的公章，須經(jīng)哪一級的負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并審核簽名；（ 7）將蓋用文件名稱、編號、日期、簽發(fā)人、領(lǐng)用人、蓋章人等項詳細(xì)登記；（ 8）加蓋印章必須做到用力均勻，使印章端正、完整，不歪斜、更不能顛倒；（ 9）凡以單位名義發(fā)出的公文、信函等都必須加蓋單位公章方能有效。 11． 按照 2021年《國務(wù)院行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》的規(guī)定，國務(wù)院規(guī)定的行政公文共有幾類幾種？ p255 答案參考： （ 1）命令（令）；（ 2）決定；（ 3）公告；通告；（ 4）通知；通報；（ 5）議案；（ 6）報告；（ 7）請示；（ 8） 批復(fù)；意見；（ 9）函；（ 10）會議紀(jì)要。 12．公文的完全格式包括哪幾項？請寫出這些項目。 P255— 256 答案參考： （ 1）版頭、發(fā)文字號、印刷順序號。（ 2）密級、緊急程度。（ 3）簽發(fā)人姓名。（ 4）公文標(biāo)題。（ 5）主送機(jī)關(guān)。（ 6）正文、附件。（ 7）發(fā)文機(jī)關(guān)、成文日期、機(jī)關(guān)印章。（ 8）注釋、閱讀（發(fā)送）范圍。（ 9）主題詞。（ 10）抄送單位、印發(fā)說明。 13．文員根據(jù)單位需要向外或向內(nèi)發(fā)文，需要經(jīng)過一系列程序即為發(fā)文處理過程。請說明這一系列過程。 P259263 14．什么是文書的立卷特征 ?通?？梢园凑漳膸追N 特征立卷？ p265267 四、設(shè)計題 ，公司辦公室內(nèi)有各種文件柜、儲物架、書報架，辦公室主任給她配置了帶鎖的辦公桌、電腦、電話機(jī)，還給了她新的文件架、文具用品盒、各種筆、 26 膠水、剪刀、參考書、需要翻譯的資料、公司印章、印盒、墨水、復(fù)印紙 (2刀 )，要求小李整理好辦公桌，把東西分門別類放置在適當(dāng)?shù)奈恢?。小李?yīng)該怎么做 ?(P13) 答案參考： 電話放在辦公桌左邊，便于左手摘機(jī)，右手做記錄；電腦放在右邊； 新文件夾放需要翻譯的資料，在文件夾上貼上相應(yīng)的標(biāo)識條； 各種筆、膠 水、剪刀、印盒等文具分門別類放在文具用品盒內(nèi)；參考書應(yīng)該放在桌子上面或伸手可以拿得到的抽屜里； 公司印章放入辦公桌帶鎖的抽屜內(nèi)； 墨水放置在儲物架底層，復(fù)印紙放在下面幾層。 2． 安徽某企業(yè)欲與上海某企業(yè)合作，上海以品牌、技術(shù)入股，利用安徽比較便宜的原材料和人工，共同生產(chǎn)國內(nèi)緊缺的產(chǎn)品。上海代表團(tuán)一行 10人將于 8月下旬來訪，商議合作的具體事宜，辦公室主任請小李作好準(zhǔn)備。假如你是小李，你怎樣設(shè)計這個接待方案？ (P102) 答案參考： （ 1）接受任務(wù)；（ 2）了解來賓；（ 3）制訂計劃；（ 4）預(yù)訂食宿 ；（ 5）迎接來賓；（ 6）商議日程；（ 7）安排會談；（ 8）陪同參觀；（ 9）送別客人；（ 10）接待小結(jié)。 3． 康橋賓館位于本市南京西路 45號，是個中型賓館，有會議室、餐飲、停車場等，某企業(yè)準(zhǔn)備在 11月 15日上午 9:00到 12： 00召開全廠中層干部大會，討論第二年產(chǎn)品發(fā)展和銷售計劃，地點就在康橋賓館的 12 樓會議室。這次會議由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)安排。辦公室主任讓小付擬一個會議通知。他應(yīng)該考慮哪些問題？ (P123) 答案參考： （ 1）會議的名稱；（ 2）出席會議者的姓名或組織、部門的名稱；（ 3）日期、時間（開始到結(jié)束的 預(yù)定時刻）；（ 4）地點：（具體在幾樓幾號會議室）；（ 5）議題（或者議事日程）；（ 6）主辦者的聯(lián)絡(luò)處、電話號碼等；（ 7）開會所在地，建筑物名稱、幾樓、電話號碼（必要時可附上地圖）；（ 8）注意事項、是否備有餐點、有否停車場，或當(dāng)天應(yīng)備的資料等。 3． 文秘人員如何主持會議？應(yīng)注意哪些細(xì)節(jié)？ (P145146) 答案參考： ．文秘人員如果在會議上要發(fā)言，應(yīng)先把要講的內(nèi)容作一個總結(jié)結(jié)構(gòu)的構(gòu)思，簡略記下發(fā)言的要點。 會議上注意自己的表情和說話的語調(diào)，并控制發(fā)言的時間。 對發(fā)言內(nèi)容加以引導(dǎo)，提醒時間有限。 在會上可分配工作任務(wù)，認(rèn)真傾聽其他人意見，不要當(dāng)眾批評某個人。最后作總結(jié)，統(tǒng)一認(rèn)識。 要求與會者記筆記，自己做好筆記并把每次會議紀(jì)要的打印件放進(jìn)文件夾。以作查 27 證。 5．麥格公司為了解新產(chǎn)品的科技含量和市場競爭力，以制定合適的價格打入市場，決定召開專家座談會，對新產(chǎn)品進(jìn)行評估，辦公室人員應(yīng)該如何準(zhǔn)備和開好這次座談會？(P151) 6．某個下雨天，在利達(dá)公司內(nèi)召開的新產(chǎn)品推介會結(jié)束了。公司的大型會議室有很各種會議用品，室外有接待處，公司還租了汽車來接送來賓， 為圓滿結(jié)束這次會議，辦公室人員在會后應(yīng) 該做些什么工作？ (P134) 答案參考： （ 1）要替搭車回去的人安排車子；（ 2）在接待處暫時代為保管的衣物，不要遺失或被人錯領(lǐng)、冒領(lǐng)；（ 3）有留話時，切記務(wù)必傳達(dá)；（ 4）檢查會場有無物品遺漏；（ 5）要為參加會議的人員送行；（ 6）文秘人員離去前，要檢查煙灰缸、字紙簍有無易燃的東西，如有，則必須加以熄滅；（ 7）桌、椅早先若有移動，必須還原；洗滌煙灰缸、茶具等，并收拾妥當(dāng)，倒去垃圾；（ 8）攜帶進(jìn)會場的資料和會議用品要記得帶回；（ 9）關(guān)緊門窗并上鎖；（ 10）通知會場的管理單位，會議已經(jīng)結(jié)束。 7．科達(dá)公司召開中層 干部擴(kuò)大會議，參加人員為總經(jīng)理、副總經(jīng)理 各職能部門的正副經(jīng)理、辦公室正副主任和職工代表等，共 46 人，會議文秘人員和其他服務(wù)人員 4 人，會議時間為 5小時。參加會議人員月平均工資為 2400 元，其他收入 600 元，假設(shè)一個月工作30 天、一天工作 8小時。會議后勤費用開支有：文件材料費 200元，飲料費 100元，因會議緊張安排午餐，餐費每人 10元。請計算會議的成本。 (P161) 會議成本計算公式： 會議成本 = 2X3[（ G+S） X T]n +后勤開支 = 6（ G+S） T. n +后勤開支 G— 參會人 員的每小時人均工資數(shù) 。 S參會人員的每小時人均其他收入 。 T參會人員的人均到會時間 。 N參會人數(shù) 。 后勤開支 — 等于支票開支和實物開支的總和 . 8．文秘人員在單獨或隨同上司旅行結(jié)束后，要做好哪些工作？ (P196) 9．文員應(yīng)該為上司的商務(wù)旅行作許多準(zhǔn)備工作，在準(zhǔn)備國內(nèi)國際旅行時要考慮哪些項目？ (P185193)履行哪些職責(zé)？ (P182185) 10．某公司成立三周年，準(zhǔn)備舉行大型宴會，辦公室人員應(yīng)該如何做好準(zhǔn)備，要做哪些工作？ (P219) 11．文秘人員經(jīng)常要代替上司選擇禮品，向他人贈送禮品 ，在處理這些事情應(yīng)考慮什么， 28 怎樣做？ (P223224參照 13題 ) 12．上海某企業(yè)欲與德國某企業(yè)合作，德國以品牌、技術(shù)入股，利用上海比較便宜的原材料和人工，共同生產(chǎn)國內(nèi)緊缺的產(chǎn)品。德國代表團(tuán)一行 9人將于 8月下旬來訪，商議合作的具體事宜，辦公室主任請小李作好準(zhǔn)備。假如你是小李，你怎樣設(shè)計這個接待方案？ (P103) 答案參考： （ 1）接受任務(wù)；（ 2）了解來賓、制訂計劃；（ 3）預(yù)訂食宿；（ 4）歡迎來賓、商議日程；（ 5）禮節(jié)性拜訪、宴請；（ 6）正式會談；（ 7）簽訂協(xié)議書；（ 8）陪同參觀游覽；（ 9）互贈禮品；（ 10） 接待小結(jié)。 13．某中外外資公司總部德方總經(jīng)理來訪，恰逢生日，上司要求文員小陳購買禮物贈送，小陳應(yīng)如何辦？要考慮哪些因素？ (P223) 答案參考： 清楚德方總經(jīng)理的愛好、文化背景、性格習(xí)慣等；征求上司意見或同意，在允許的錢款額度范圍內(nèi)選購禮物；比較合適的生日禮物是有中國特色的、總經(jīng)理又比較喜歡的物品；贈送的禮物應(yīng)去掉包裝上的標(biāo)價，并應(yīng)請商店用精美包裝紙重新包裝一下；附上賀卡寫上中國公司的名稱，讓上司親自送給德方總經(jīng)理。 14．總經(jīng)理把保管單位公章和蓋印的任務(wù)交給了秘書小付，小付應(yīng)該怎樣做？ (P248) 答 案參考： 小付應(yīng)把印章放在辦公室裝鎖的抽屜或保險箱內(nèi)，鑰匙隨身攜帶；每次用畢應(yīng)將印章加鎖存放，隨印隨鎖；如因事外出，須經(jīng)批準(zhǔn)交他人代管。 加蓋單位公章，須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，并審核簽名；并要將蓋用文件名稱、編號、日期、簽發(fā)人、領(lǐng)用人、蓋章人等項詳細(xì)登記。加蓋印章必須做到用力均勻，使印章端正、完整。 五、案例分析題 1．新加坡利達(dá)公司銷售部文員劉小姐要結(jié)婚了，為了不影響公司的工作，在征得上司的同意后，她請自己最好的朋友陳小姐暫時代理她的工作，時間為一個月。陳小姐大專剛畢業(yè)，比較單純，劉小姐把工作交代給她，并鼓勵她努 力干，準(zhǔn)備在蜜月回來后推薦陳小姐頂替自己。 某一天，經(jīng)理外出了，陳小姐正在公司打字，電話鈴響了，陳小姐與來電者的對話如下： 來電者：“是利達(dá)公司嗎？” 陳小姐：“是。” 來電者：“你們經(jīng)理在嗎？”