【導(dǎo)讀】C．作會議記錄時離開會議室接聽電話。B．讓員工們隨意領(lǐng)取辦公用品。以下文員的工作順序中，哪一項是正確的。B．文員也應(yīng)具有。A．最好到價格便宜的商店去購買，質(zhì)量并不重要。以下關(guān)于交互式電話會議的功能中，哪一項是不具備的。1．以下哪點不是辦公室事務(wù)管理的特征？2．辦公室布置要注意。5．在辦公室里，的位置是上座。6．傳真機(jī)的使用哪一項是不對的？7．在使用復(fù)印機(jī)的過程中，以下哪項內(nèi)容是不恰當(dāng)?shù)模?．以下關(guān)于投影機(jī)的使用哪一項是不適宜的？21．文員在接打電話時，正確的做法是。25．文員如果誤拆了非本公司的信，應(yīng)該。下哪項事情與文員的工作要求不一致？30．以下關(guān)于握手的禮節(jié)，不正確的是。32．文員從事信訪工作，在處理顧客或其他人的來信時，不應(yīng)。34．文員進(jìn)行會議的計劃和準(zhǔn)備時，不應(yīng)該做的是（）。37．上司決定參加某個會議時，文員不應(yīng)該。38．以下哪一種類型適合自由談話，或是收集創(chuàng)意的會議？

　　

【正文】 客人的收入、福利和家庭情況，而這位客人似乎對這一切不很滿意，話越來越少。小李有點摸不著頭腦，心想我這么殷勤地對待他，他怎么?? 你認(rèn)為小李的舉止是否合乎禮儀？為什么？小李應(yīng)該怎么做才是正確的？ 答：主人和客人之間，應(yīng)該主人先伸手；（ 2）在替客人拿行李前應(yīng)征求同意：“我替你拿可以嗎？”（ 3）哪些行李可以放入行李箱中也要征得同意；（ 4）司機(jī)開車，汽車的位次禮儀是“右為上，左為下；后為上，前為下”，（ 5）客人應(yīng)該坐后排，小李應(yīng)該坐副駕駛座；（ 6）客人公司的一些內(nèi)部情況、個人收入、福利和家庭 情況等是不合適的話題；（ 7）應(yīng)該與客人談一些合適的話題，如天氣、風(fēng)土人情、新聞等。 8．波揚公司資金積累在本市市中心召開大型新產(chǎn)品訂貨會，參加的有本單位，外單位的人員。總經(jīng)理讓辦公室負(fù)責(zé)安排，會上要放映資料電影，進(jìn)行產(chǎn)品操作演示。而公司沒有放映機(jī)。預(yù)定會議廳和租借黎明大廈的會議廳。會議的召開時間是 8月 9 日上午十點整，而資料放映時間是十點十五分。劉小姐打電話給租賃公司，要求租賃公司在 9日上午九點四十五分必須準(zhǔn)時把放映機(jī)送到黎明大廈的會議廳。 會議開幕前，辦公室人員去黎明大廈布置會場，結(jié)果發(fā)現(xiàn)會議廳靠近熱鬧的馬 路，噪音很大。 9 日上午，大家正在緊張地做著最后的準(zhǔn)備工作，劉小姐一看表，呀，已經(jīng) 9點五十分了，放映機(jī)還沒有送到。劉小姐馬上打電話去問，對方回答機(jī)器已送出。眼看著各地方來賓已陸續(xù)進(jìn)場，劉小姐心急如焚 ?? 突然外面一陣喧嘩，有人在大聲嚷嚷： “ 怎么這個地方連停車場也沒有 ?? ” 問題： （ 1） 假如你是劉小姐，對接下去可能發(fā)生的各種情況，應(yīng)該如何處理？ （ 2） 假如放映機(jī)在十點十分還未送到，你還應(yīng)該做些什么？ （ 3） 從這件事中你得到了什么教訓(xùn)？ 答：（ 1）請租賃公司告知送貨員的聯(lián)系方法，想辦法聯(lián)系送貨員；（ 2）如果聯(lián)系不 上送貨員，向總經(jīng)理匯報，請求該如何辦；（ 3）馬上向總經(jīng)理報告，不得擅自決定調(diào)整會議議程；（ 4）得到總經(jīng)理指示，可否把資料放映的時間往后推移半個小時或一小時？（ 5）聯(lián)系新的租賃公司加急送一臺放映機(jī)（或原租賃公司再送一臺）；（ 6）召開大型會議，各種準(zhǔn)備工作，包括音響、電子類裝置應(yīng)至少提前一天安排；（ 7）租借會議廳應(yīng)全面考慮內(nèi)外部環(huán)境和設(shè)施，包括噪音、停車場等問題；（ 8）不能僅憑電話聯(lián)系，應(yīng)實地查看；（ 9）重要設(shè)備應(yīng)考慮備用（或兩套方案） 9．公司經(jīng)理在星期一早上告訴文員小劉，星期四上午 9： 00 到 1l：00 召開銷 售員會議，要求小劉通知有關(guān)人員。小劉剛到公司不久，不太清楚公司有多少銷售員，她到幾個業(yè)務(wù)部門轉(zhuǎn)了轉(zhuǎn)，大多數(shù)人外出了，也沒有遇到銷售員。接下來小劉忙于其他的事情，幾乎把通知的事忘了。 一直到星期三下午，經(jīng)理問她會議通知了沒有，她才匆忙在公司的布告欄里寫了如下的通知：“茲定于星期四上午在會議室召開銷售員會議，會議重要，請務(wù)必出席?！? 星期四上午 8： 30 左右，有 2 個銷售員到了會議室，但會議室里沒有人招呼，以為會議不開了，坐了一會就走了。 9： 00左右有 6 個銷售員來了，什么資料也沒帶，其中兩個說，他們已經(jīng)約好客戶在 10： 00見面。到了 10 點，只剩下 4位銷售員，也談不出什么東西，會議草草結(jié)束了，經(jīng)理很不高興。公司一共有 12 位銷售員，事后去問另外 4位，他們說，根本沒有看到通知。經(jīng)理對小劉非常不滿。請問，小劉究竟錯在哪些地方？正確的做法應(yīng)該是怎樣的？ 答：（ 1）應(yīng)該搞清銷售員的人數(shù)和姓名，準(zhǔn)備這份名單；（ 2）打印好書面通知 (3)在三天內(nèi)，當(dāng)面發(fā)放通知或電話通知到名單上的每個人；（ 4）通知不能寫在布告欄里，可能不被人注意；（ 5）通知上應(yīng)寫清會議時間、地點；（ 6）應(yīng)詳細(xì)寫清會議內(nèi)容，應(yīng)做好哪些準(zhǔn)備；（ 7）應(yīng)提前到會議室做好準(zhǔn)備 ，做好簽到工作； 10．為迎接兄弟單位和上級部門的衛(wèi)生檢查，某局要召開迎接衛(wèi)生檢查動員大會，局長要秘書小萬寫一份通知。小萬一邊寫一邊想，有些部門的領(lǐng)導(dǎo)一向不重視衛(wèi)生問題，如果他們知道召開的是衛(wèi)生工作會議可能自己不來而派其他人員來了。于是他寫了如下的通知： 會議通知 經(jīng)局領(lǐng)導(dǎo)決定，茲定于 4 月 2 日上午 9時在局辦公大樓會議室召開各部門負(fù)責(zé)人會議，會議重要，請準(zhǔn)時出席。 小萬將通知下發(fā)后不久，就接到了不少部門的電話詢問開什么會議，言談中頗有些責(zé)怪的意思。 問題一：小萬錯在哪里？應(yīng)該怎樣寫這份會議通知？ 過了幾天，局 里召開傳達(dá)上級精神黨員代表大會，有數(shù)百人參加，小萬負(fù)責(zé)會議材料工作。會議上，聽完報告后，進(jìn)人小組討論。這時卻出現(xiàn)了麻煩，不少代表，特別是特邀代表和列席代表不知道參加到哪一組討論。因為打印的分組小組名單上，根本沒有他們的名字。一查底稿，原來是打印人員翻重了頁，校對也馬馬虎虎，沒有更正。一些特邀代表和列席代表認(rèn)為是對他們不尊敬，紛紛離會而去，會場上出現(xiàn)了一陣騷亂。 問題二：作為大會組織者，小萬錯在哪里？針對這樣的緊急情況，他應(yīng)采取什么措施？ 答：問題一：會議通知缺少主題（議題），時間上缺少從幾點到幾點，請哪些人 出席不明確，發(fā)放會議通知要交到會議出席手上，可進(jìn)行說明解釋。如本人不在，應(yīng)請代收人簽字，打電話確認(rèn)是否出席。問題二：會前準(zhǔn)備工作的每個細(xì)節(jié)問題都應(yīng)認(rèn)真對待。小萬沒有認(rèn)真校對材料，最后也沒能仔細(xì)審查所有會議材料，加以改正。補救措施可以是：小萬快步趕到走在最前面一位帶頭離會的特邀代表身邊，耳語幾句，又拿出底稿解釋了一翻，作了自我檢討，終于扭轉(zhuǎn)了尷尬局面。代表們按原來小組劃分展開了討論。此辦法是其中的一種。 11．請將下列文件分別組合成三至四個案卷，并擬制案卷標(biāo)題： （ 1）市教委關(guān)于 2021 年招生工作的通知； （ 2）東方學(xué)院關(guān)于招生工作院務(wù)擴(kuò)大會議紀(jì)要； （ 3）東方學(xué)院 2021 年招生工作計劃； （ 4）東方學(xué)院關(guān)于 2021年招生工作的請示 (呈市教委 )； （ 5）市教委關(guān)于東方學(xué)院 2021 年招生工作的批復(fù)； （ 6）東方學(xué)院院務(wù)會議關(guān)于調(diào)整系主任的決定； （ 7）東方學(xué)院關(guān)于調(diào)整系主任的通知； （ 8）東方學(xué)院關(guān)于做好開學(xué)工作的通知； （ 9）東方學(xué)院各系關(guān)于開學(xué)準(zhǔn)備工作的報告； （ 10）東方學(xué)院各系關(guān)于加強(qiáng)學(xué)生思想工作的報告； （ 11）東方學(xué)院各系關(guān)于提高教學(xué)質(zhì)量的報告； （ 12）東方學(xué)院 2021 年度工作總結(jié)； 答：立卷一： 市教委關(guān)于 2021 年招生工作的通知； 東方學(xué)院關(guān)于 2021 年招生工作的請示（呈市教委）； 市教委關(guān)于東方學(xué)院 2021年招生工作的批復(fù)；標(biāo)題：市教委、東方學(xué)院關(guān)于招生工作的通知、請求、批復(fù) 立卷二： 東方學(xué)院關(guān)于招生工作院務(wù)擴(kuò)大會議紀(jì)要； 東方學(xué)院院務(wù)會議關(guān)于調(diào)整系主任的決定； 東方學(xué)院關(guān)于調(diào)整系主任的通知； 東方學(xué)院關(guān)于做好開學(xué)工作的通知；標(biāo)題：東方學(xué)院關(guān)于招生工作、系主任調(diào)整、開學(xué)工作的會議紀(jì)要、決定、通知 立卷三： 東方學(xué)院 2021 年招生工作計劃； 1東方學(xué)院 2021年 度工作總結(jié)；標(biāo)題：東方學(xué)院招生工作計劃、年度工作總結(jié) 立卷四： 東方學(xué)院各系關(guān)于開學(xué)準(zhǔn)備工作的報告； 東方學(xué)院各系關(guān)于加強(qiáng)學(xué)生思想工作的報告； 1東方學(xué)院各系關(guān)于提高教學(xué)質(zhì)量的報告；標(biāo)題：東方學(xué)院各系關(guān)于開學(xué)準(zhǔn)備、加強(qiáng)學(xué)生思想工作、提高教學(xué)質(zhì)量的報告 12．請將下列文件分別組合成三至四個案卷，并擬制案卷標(biāo)題： （ 1）利華公司 2021 年 2月份經(jīng)理會議記錄； （ 2）利華公司 2021 年銷售計劃； （ 2）市工商局關(guān)于年檢工作的通知； （ 3）利華公司致香港凱福公司關(guān)于合作事宜的函； （ 5）利華公司 4 月 份經(jīng)理會議記錄； （ 6）市物價局關(guān)于物價檢查的通知； （ 7）香港凱福公司關(guān)于合作事宜給利華公司的復(fù)函； （ 8）利華公司 2021 年 6月份經(jīng)理會議記錄； （ 9）利華公司與香港凱福公司會議紀(jì)要； （ 10）利華公司 2021 年 8月份經(jīng)理會議記錄； （ 11）市稅務(wù)局關(guān)于稅務(wù)自查的通知； （ 12）利華公司 2021 年銷售工作總結(jié)。 答：案卷一： 利華公司 2021 年 2月份經(jīng)理會議記錄； 利華公司 4 月份經(jīng)理會議記錄； 利華公司 2021 年 6 月份經(jīng)理會議記錄； 利華公司 2021 年 8月份經(jīng)理會議記錄；標(biāo)題：利華公司 2021 年經(jīng)理會議記錄 案卷二： 利華公司 2021 年銷售計劃； 1利華公司 2021 年銷售工作總結(jié)；標(biāo)題：利華公司 2021年銷售工作計劃、總結(jié) 案卷三： 市工商局關(guān)于年檢工作的通知； 市物價局關(guān)于物價檢查的通知； 1市稅務(wù)局關(guān)于稅務(wù)自查的通知；標(biāo)題：市工商局、物價局、稅務(wù)局關(guān)于年檢、物價、稅務(wù)自查的通知 案卷四： 利華公司致香港凱福公司關(guān)于合作事宜的函； 香港凱福公司關(guān)于合作事宜給利華公司的復(fù)函； 利華公司與香港凱福公司會議紀(jì)要；標(biāo)題：利華公司與香港凱福公司關(guān)于合作事宜的函件、會議紀(jì)要 13．皇朝貿(mào)易 公司總經(jīng)理辦公室的秘書是李麗，她聰明能干，在公司深受重用。她經(jīng)常與羅浪斯公司的總經(jīng)理秘書陳珍妮在一起游玩。兩家都進(jìn)行皮革進(jìn)出口貿(mào)易。雖然兩人的性格完全不一樣，李麗熱情開朗，樂于助人，陳珍妮溫柔沉靜，內(nèi)向含蓄，兩人幾乎是無話不談的好朋友。 在一次閑聊時，陳珍妮說最近的心情不太好，因為公司生意一直不佳，總經(jīng)理急得茶飯不思，并且常常把氣出在她的身上。李麗說：“你也不要太在意，我們做秘書的要自己調(diào)節(jié)心情。我們公司的成績倒不錯，我們經(jīng)理在今天上午就簽定了一個合作意向書，有上千萬元。如果這筆生意做成，可以賺進(jìn)一百多萬元 。我沒法告訴你詳細(xì)情況。但這次談判確實非常順利?！崩铥愐贿呎f，一邊沉浸在談判成功的喜悅之中。 過了幾天，李麗跟隨總經(jīng)理去白天鵝賓館與德國某貿(mào)易代表團(tuán)簽定正式合同時，超過了約定時間，還不見代表團(tuán)的影子。后來德國某公司長駐中圉的代表打來電話說：“代表團(tuán)已與昨天回國，就在昨天上午與貴市的羅浪斯公司簽定了購貨合同，價格低于貴公司百分之十。” 皇朝貿(mào)易公司上下都非常沮喪，李麗更是懊惱無比，她想沒有提醒總經(jīng)理及時采取快速行動，也責(zé)怪自己沒有時時注意德國代表團(tuán)的動向。令她百思不得其解的：羅浪斯公司是怎樣獲取德國代表團(tuán)的情 報的？他們是如何搶走生意的？ 問題： （ 1）羅浪斯公司是怎樣獲得德國代表團(tuán)的購貨合同的？ （ 2）秘書與親朋好友談話或閑聊時，是否可以不分場合、不分對象暢所欲言？ （ 3）企業(yè)的機(jī)密有哪些？ （ 4）秘書在日常工作中應(yīng)該怎樣做好保密正作？ 答：（ 1）李麗在談話中無意透露出的信息，給羅浪斯公司的陳珍妮抓住了機(jī)會，得到了這筆生意。（ 2）即使是最好的朋友，也不可不分情況暢所欲言，何況是競爭對手，這是文秘人員的基本職業(yè)道德。（ 3）企業(yè)的機(jī)密包括公司的生產(chǎn)流程、工藝技術(shù)、組織人事、資金運作、客戶資料、流通渠道等。上司正在考 慮、討論而未作定論，未公開宣布的內(nèi)容。上司的隱私、疾病和公司內(nèi)發(fā)生的事故、人事爭端、內(nèi)部失竊、經(jīng)濟(jì)糾紛等。（ 4）應(yīng)做到不該說的不說，不該聽的不聽，不該記錄的不記錄，機(jī)密內(nèi)容用專用記錄本記并妥善保管，機(jī)密文件嚴(yán)密保管，自己的電腦設(shè)置密碼等 14. 文員小胡正在辦公室忙著，進(jìn)來了一位西裝革履的男士，自稱與李總經(jīng)理約好的。但小胡一查經(jīng)理的日程安排， 卻并沒有發(fā)現(xiàn)有約會。但既然說與李總經(jīng)理有約，也可能是經(jīng)理親自約定的，接過名片一看，是某家雜志社廣告業(yè)務(wù)部的錢經(jīng)理。憑直覺小胡覺得對方是個推銷員，但仍然很熱情的請坐、端茶 ，然后問道：“您是否和李總約在上午見面？” 問題： （ 1） 小胡回到辦公室的第一件事應(yīng)該是做什么？ 辦公室管理小炒 4 4 （ 2） 小胡的做法是否正確？有沒有不妥之處？ （ 3） 小胡為什么不可直言相告李總經(jīng)理不能接待錢經(jīng)理？是否違背辦公室人員的職業(yè)道德？ （ 4） 秘書對來到公司的每一個人都應(yīng)該視如貴客，都應(yīng)該有求必應(yīng)，引見給領(lǐng)導(dǎo)嗎？ 參考答案： 1）小胡回到辦公室應(yīng)馬上與媽小姐聯(lián)系，遵守諾言。 （ 2）正確。接待技巧符合文員要求。 （ 3）文員對待媒體尤其要小心謹(jǐn)慎，不可輕易得罪；即使不能引見給上司，同樣應(yīng)禮貌待人。這樣做不違背辦公 室人員的職業(yè)道德，而是運用策略做好接待工作。 （ 4）不能有求必應(yīng)，應(yīng)區(qū)別情況，或引見，或擋駕；為上司擋駕是為了減輕上司的負(fù)擔(dān)。 ，上司讓她處理公司的郵件。早上第一批郵件到了，鄧小姐正忙著打電話，她讓送信者 就把信堆放在已有一些信件的辦公桌上，一邊打電話，一邊拿過筆簽了字。打完電話，心不在焉地把所有的信都剪開了，其中一封信被剪掉了回信地址的一角，她也沒注意。她抽出所有的信紙，放在一邊，而把所以的信封放在了另一邊。鄧小姐拿起一張信紙看了起來，只見上面寫著：“親愛的紅： ?? ”，她意識到拆 錯了信，匆匆看完了信，她把信又用膠水粘了起來（但是外表還是有些痕跡）。她又看了幾封信，其中有一封急件，覺得應(yīng)該由上司回信，于是，她把幾封信混在一起放在上司的辦公桌上。這時上司把寫有美國地址的英文名片，讓她打印一個寄往美國的信封，鄧小姐按照以往寫信的習(xí)慣，把收件人地址、姓名打印在信封的上面，把公司的地址打印在右下角。 你認(rèn)為鄧小姐處理郵件是否正確，為什么？請講出理由并說明正確的做法