【正文】 員接 待來(lái)訪者，應(yīng)該站起來(lái)與來(lái)訪者講話。（ ∨ ） 21．如果會(huì)客室的門(mén)是推開(kāi)的，文員應(yīng)先小步走進(jìn)會(huì)客室，等客人進(jìn)入后，再輕輕關(guān)上門(mén)。（ ∨ ） 25．同時(shí)介紹很多人時(shí)，可從右至左，按順序介紹。 （ ） 29．如果會(huì)議氣氛緊張，且對(duì)上司立場(chǎng)不利時(shí)，文員可借奉茶為名，態(tài)度和藹，輕柔緩慢地端出茶點(diǎn)，以消除緊張的氣氛。（ ∨ ） 33．受到直屬上司以外的指派時(shí)，假如是文員自己能夠安排辦理，而且不會(huì)影響到直屬上司所指示的工作就可以接受，否則要向直屬上司請(qǐng)示后再作決定?！白鲞^(guò)某項(xiàng)工作”和“完成某項(xiàng)工作”是完全相同的。（ ∨ ） 40．當(dāng)上司要求文員協(xié)助私人事務(wù)時(shí)，就把它當(dāng)作是上司利用文員下屬同事的關(guān)系來(lái)協(xié)助他解決私人的事務(wù)。（ ） 44．女性文員坐下后，臀部在椅子上只坐三分之二，后背離 椅面有一個(gè)拳頭大小距離。（ ） 48．不要在酒宴上評(píng)論或附和別人對(duì)某人的議論，也不可評(píng)論菜肴的優(yōu)劣。請(qǐng)?zhí)现付ù颉昂陬I(lǐng)結(jié)”，便表示穿無(wú)尾正式禮服。如果上司 不加采用，應(yīng)說(shuō)服上司。（ ） 58．監(jiān)印員可把印章攜帶出辦公室，去其他地方蓋章。（ ） 62．辦公室人員值班工作的制度有交接班制度、請(qǐng)示報(bào)告制度和安全、保密制度，但沒(méi)有崗位責(zé)任制度。 （ ∨ ） 66．即使客觀形勢(shì)發(fā)生變化，也不應(yīng)變更檔案的密級(jí)、期限。 辦公室人員為了說(shuō)服對(duì)方接受自己的看法應(yīng)該怎么做，要領(lǐng)有哪些？ 答：（ 1）清楚地知道在所說(shuō)服的事項(xiàng)中，最想說(shuō)什么，以邏輯分析自己的意向，并對(duì)目的、效果、重要性、關(guān)聯(lián)性等，抓住重點(diǎn)。要掌握對(duì)方不能了解的地方，努力加以說(shuō)明；（ 5）主動(dòng)發(fā)問(wèn)，了解對(duì)方的想法，對(duì)方有關(guān)信息的種類(lèi)和數(shù)量，以及背景如何等等；（ 6）以誠(chéng)懇的態(tài)度為對(duì)方著想而發(fā)言，不要使用令對(duì)方反感的言詞。（ 3）文員要善于領(lǐng)會(huì)上司意圖，按上司意圖辦事。必要時(shí)可以提問(wèn)，直到明了意圖為止，但不要打斷談話。 答：（ 1）版頭、發(fā)文字號(hào)、印刷順序號(hào)。 提高會(huì)議效率可以有哪些做法？ 答：遵循法律法規(guī)、合理確定會(huì)議目標(biāo)、確定必要的與會(huì)者、減少會(huì)議數(shù)量、縮小會(huì)議規(guī)模、簡(jiǎn)化會(huì)議程序、縮短會(huì)議時(shí)間、控制會(huì)議經(jīng)費(fèi)、分析會(huì)議成本。請(qǐng)說(shuō)明這一過(guò)程。指機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人對(duì)文稿的最后審定、簽字發(fā)出。對(duì)已經(jīng)簽發(fā)的文件定稿進(jìn)行謄清、復(fù)印或排版印制。指在完成的文件上加蓋機(jī)關(guān)印章。還應(yīng)準(zhǔn)備約會(huì)所需要的文件資料?？紤]時(shí)機(jī)；（ 7）適地。（ 3）按作者特征立卷；（ 4）按文種特征立卷；（ 5）按時(shí)間特征立卷；（ 6）按地區(qū)特征立卷；（ 7） 按通訊者特征立卷；（ 8）在運(yùn)用六個(gè)特征立卷時(shí)，需要運(yùn)用兩個(gè)或兩個(gè)以上的特征組合每一個(gè)案卷。對(duì)急信、要信、或有過(guò)激言語(yǔ)的來(lái)信，要處理及時(shí)，報(bào)告上司，還要以有效方式通告有關(guān)單位緊急處理。把握信中的主要內(nèi)容，也可用顏色筆為領(lǐng)導(dǎo) 標(biāo)明信中的重點(diǎn)，或在信紙的空白處注明“參閱某卷宗”或“可與前信印證”等。（ 5）認(rèn)真處理。課誦信可采取收信人復(fù)信，或承辦人復(fù)信兩種方式進(jìn)行。（ 2）不要弄錯(cuò)報(bào)告對(duì)象及順序。 1 單位印章主要有哪些？印章的刻制和使用有哪些規(guī)定？ 答：?jiǎn)挝挥≌轮饕校?1）單位印章、套印章；（ 2）鋼印、領(lǐng)導(dǎo)人簽名章、其他印章；（ 3）刻制公章有兩種情況：一是由上級(jí)主管機(jī)關(guān)刻制頌發(fā)；（ 4）另一種是由法人代表申請(qǐng)，經(jīng)主管部門(mén)批準(zhǔn)，公安部門(mén)登記后由專門(mén)刻制廠刻制；（ 5）公章一般由指定的文秘人員統(tǒng)一使用，其他印章也應(yīng)專人專用；（ 6）加蓋公章，是哪一級(jí)的公章，須經(jīng)哪一級(jí)的負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并審核簽名；（ 7）將蓋用文件名稱、編號(hào)、日期、簽發(fā)人、領(lǐng)用人、蓋章人等項(xiàng)詳細(xì)登記。 答：（ 1）命令；（ 2）決定；（ 3）公告；通告；（ 4）通知；通報(bào)；（ 5）議案；（ 6）報(bào)告；（ 7）請(qǐng)示；（ 8）批復(fù)；意見(jiàn)；（ 9）函；（ 10）會(huì)議紀(jì)要。 18．安徽某企業(yè)欲與上海某企業(yè)合作，上海以品牌、技術(shù)入股，利用安徽比較便宜的原材料和人工，共同生產(chǎn) 國(guó)內(nèi)緊缺的產(chǎn)品。 2．安徽某企業(yè)欲與上海某企業(yè)合作，上海以品牌、技術(shù)入股，利用安徽比較便宜的原材料和人工，共同生產(chǎn)國(guó)內(nèi)緊缺的產(chǎn)品。這次會(huì)議由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)安排。（ 7）開(kāi)會(huì)所在地，建筑物名稱、幾樓、電話號(hào)碼（必要時(shí)可附上地圖）。在會(huì)議上可分配工作任務(wù)，認(rèn)真傾聽(tīng)其他人意見(jiàn)，不要當(dāng)眾批評(píng)某個(gè)人。 5．麥格公司為了解新產(chǎn)品的科技含量和市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力，以制定合適的價(jià)格打入市場(chǎng)，決定召開(kāi)專家座談會(huì)，對(duì)新產(chǎn)品進(jìn)行評(píng)估，辦公室人員應(yīng)該如何準(zhǔn)備和開(kāi)好這次座談會(huì)？ (P150) 答：（ 1）座談會(huì)邀請(qǐng)對(duì)象必須是新產(chǎn)品所在領(lǐng)域的專家和學(xué)者，能獨(dú)立思考、有主見(jiàn)又敢于發(fā)表意見(jiàn)者；（ 2）座談會(huì)以小型為主，人數(shù)以七、八人為宜；（ 3）座談會(huì)上，文秘人員應(yīng)與主持人密切配合；（ 4）主持人負(fù)責(zé)引導(dǎo)、組織、可不做記錄；（ 5）詳細(xì)的記錄應(yīng)由文秘人員在不引人注目的座位上去做； （ 6）座談會(huì)的時(shí)間不必嚴(yán)格規(guī)定，可長(zhǎng)可短；（ 7）會(huì)場(chǎng)應(yīng)準(zhǔn)備些飲料、茶點(diǎn)，邊吃邊談。（ 7）桌、椅早先若有移動(dòng)，必須還原；洗滌煙灰缸、茶具等，并收拾妥當(dāng)，倒去垃圾；（ 8）攜帶進(jìn)會(huì)場(chǎng)的資料和會(huì)議用品要記得帶回；（ 9）關(guān)緊門(mén)窗并上鎖；（ 10）通知會(huì)場(chǎng)的管理單位，會(huì)議已經(jīng)結(jié)束。請(qǐng)計(jì)算會(huì)議的成本。（ 600247。如果是上司同行的，可根據(jù)上司的原始記錄整理出報(bào)告，送上司過(guò)目或批準(zhǔn)，然后存檔備案。 9．文員應(yīng)該為上司的商務(wù)旅行作許多準(zhǔn)備工作，在準(zhǔn)備國(guó)內(nèi)國(guó)際旅行時(shí)要考慮哪些項(xiàng)目？ (P186)履行哪些職責(zé)？ (P1182) 答： （ 1）準(zhǔn)備旅行計(jì)劃和旅館信息。（ 3）為商務(wù)洽談收集資料。通過(guò)航空公司出版的旅行計(jì)劃手冊(cè)或旅行社代辦人信息。隨時(shí)與旅行社聯(lián)系，建立最新信息充實(shí)自己的資料庫(kù)。（ 2）確定時(shí)間。（ 4）擬訂菜單。請(qǐng)柬一般要提前一至二周發(fā) 出；（ 6）席次的排列。 11．文秘人員經(jīng)常要代替上司選擇禮品，向他人贈(zèng)送禮品，在處理這些事情應(yīng)考慮什么，怎樣做？ (P223) 答：在贈(zèng)禮前必須搞清贈(zèng)禮目的，如是為周年慶典、生日、結(jié)婚、榮升、喬遷，或是圣誕節(jié)、中秋節(jié)等；（ 2）還要清楚贈(zèng)禮對(duì)象身份、愛(ài)好、文化背景、性格習(xí)慣等；（ 3） 在日歷上應(yīng)該清楚地標(biāo)明節(jié)日活動(dòng)安排以引起上司的注意。（ 6）贈(zèng)送的禮物應(yīng)去掉包裝上的標(biāo)價(jià)，并應(yīng)請(qǐng)商店用精美包裝紙重新包裝一下。 12．上海某企業(yè)欲與德國(guó)某企業(yè)合作，德國(guó)以品牌、技術(shù)入股，利用上海比較便宜的原材料和人工，共同生產(chǎn)國(guó)內(nèi)緊缺的產(chǎn)品。（ 3）預(yù)訂食宿。（ 7）簽訂協(xié)議書(shū)。 13．某中外外資公司總部德方總經(jīng)理來(lái)訪，恰逢生日，上司要求文員小陳購(gòu)買(mǎi)禮物贈(zèng)送，小陳應(yīng)如何辦？要考慮哪些因素？ (P223) 答：清楚德方總經(jīng)理的愛(ài)好、文化背景、性格習(xí)慣等；征求上司意見(jiàn) 或同意，在允許的錢(qián)款額度范圍內(nèi)選購(gòu)禮物；比較合適的生日禮物是有 國(guó)特色的、總經(jīng)理又比較喜歡的物品；贈(zèng)送的禮物應(yīng)去掉包裝上的標(biāo)價(jià)，并應(yīng)請(qǐng)商店用精美包裝紙重新包裝一下；附上賀卡寫(xiě)上 國(guó)公司的名稱，讓上司親自送給德方總經(jīng)理。 ，是個(gè)中型賓館，有會(huì)議室、餐飲、停車(chē)場(chǎng)等，某企業(yè)準(zhǔn)備在 11 月 15 日上 午 9： 00 至 12： 00召開(kāi)全廠中層干部大會(huì)，討論第二年的產(chǎn)品發(fā)展和銷(xiāo)售計(jì)劃，地點(diǎn)就在康橋賓館的 12 樓會(huì)議室。 ，在利達(dá)公司召開(kāi)的新產(chǎn)品推介會(huì)結(jié)束了。陳小姐大專剛畢業(yè)，比較單純，劉小姐把工作交代給她，并鼓勵(lì)她努力干，準(zhǔn)備在蜜月回來(lái)后推薦陳小姐頂替自己?！? 來(lái)電者：“你們的塑膠手套多少錢(qián)一打？” 陳小姐：“ 美元。過(guò)了一星期，上司提起他剛談成一筆大生意，以 美元一打賣(mài)出了 100 萬(wàn)打。(2)該記的沒(méi)有記錄 (對(duì)方的姓名、公司、電話號(hào)碼 )；（ 3）該說(shuō)的沒(méi)有說(shuō)（沒(méi)有及時(shí)向上匯報(bào)）；（ 4）不該說(shuō)的卻說(shuō)了（價(jià)格上的自作主張，不向上司請(qǐng)示）；（ 5）不懂得保護(hù)自己（即使自己自作主張拒絕了對(duì)方，犯了錯(cuò)誤，也沒(méi)必要告訴上司，使自己陷入被解雇的境地）；（ 6）電話禮儀方面，鈴響了沒(méi)有自報(bào)家門(mén)；（ 7）不等對(duì)方說(shuō)完，就“啪”掛上電話。她抽出所有的信紙，放在一邊，而把所有的信封放在了另一邊。 你認(rèn)為鄧小姐處理郵件是否正確，為什么？ 請(qǐng)講出理由并說(shuō)明 正確的做法。（ 7）把交給上司郵件分成最急件、次急件和普通件，不能混淆；（ 8）打印寄往美國(guó)的信封，收信人姓名、地址打印在右下角，寄信人姓名、地址打印在左上角。遵照領(lǐng)導(dǎo)職權(quán)分工、單向請(qǐng)示的原則，既然向主管領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示了，就應(yīng)按孫的意見(jiàn)辦，不應(yīng)多頭請(qǐng)示。文員小王負(fù)責(zé)處理公司的各類(lèi)郵件。于是小王打印了接受邀請(qǐng)的回信，明確告知對(duì)方總經(jīng)理將參加會(huì)議，并替總經(jīng)理簽了名。 小王處理郵件的做法是否正確？如果不正確，正確的做法應(yīng)該是怎樣的？ 答：（ 1）河南分公司郵件轉(zhuǎn)交銷(xiāo)售科處理的，應(yīng)制作簽收單，要求小李簽名，并注明時(shí)間；（ 2）把上司親啟信件先保存下來(lái)，并通知發(fā)信人信已收到，告訴對(duì)方何時(shí)可能得到答復(fù)；（ 3） 12日回來(lái)就參加會(huì)議不妥當(dāng)，不宜在總經(jīng)理出差回來(lái)的當(dāng)天安排活動(dòng)。小趙一邊聽(tīng)，一邊看報(bào)表。正好總經(jīng)理走了進(jìn)來(lái)，他們怒氣沖沖地推推搡搡，揪住總經(jīng)理的衣服不放。小沈和小陳除了在文本、資料等方面作了準(zhǔn)備，還化了一番功夫進(jìn)行了打扮?？蜕堂鎺Р粣傊炎约旱牟璞频眠h(yuǎn)遠(yuǎn)的，古總經(jīng)理也覺(jué)得尷尬。古總經(jīng)理與客商爭(zhēng)執(zhí)，她應(yīng)采取補(bǔ)救措施，可以將上司借故引開(kāi)，并示意上司忍耐些，使談判繼續(xù)，而不是指責(zé)客商；（ 6）小沈受到上司批評(píng)，即使是過(guò)頭話，也應(yīng)保持冷靜，不反駁，應(yīng)理解上司的難處?！比缓螅约鹤谄?chē)后排座位上。總經(jīng)理讓辦公室負(fù)責(zé)安排，會(huì)上要放映資料電影，進(jìn)行產(chǎn)品操作演示。劉小姐打電話給租賃公司，要求租賃公司在 9日上午九點(diǎn)四十五分必須準(zhǔn)時(shí)把放映機(jī)送到黎明大廈的會(huì)議廳。眼看著各地方來(lái)賓已陸續(xù)進(jìn)場(chǎng)，劉小姐心急如焚 ?? 突然外面一陣喧嘩，有人在大聲嚷嚷： “ 怎么這個(gè)地方連停車(chē)場(chǎng)也沒(méi)有 ?? ” 問(wèn)題： （ 1） 假如你是劉小姐，對(duì)接下去可能發(fā)生的各種情況，應(yīng)該如何處理？ （ 2） 假如放映機(jī)在十點(diǎn)十分還未送到，你還應(yīng)該做些什么？ （ 3） 從這件事中你得到了什么教訓(xùn)？ 答：（ 1）請(qǐng)租賃公司告知送貨員的聯(lián)系方法，想辦法聯(lián)系送貨員；（ 2）如果聯(lián)系不 上送貨員，向總經(jīng)理匯報(bào)，請(qǐng)求該如何辦；（ 3）馬上向總經(jīng)理報(bào)告，不得擅自決定調(diào)整會(huì)議議程；（ 4）得到總經(jīng)理指示，可否把資料放映的時(shí)間往后推移半個(gè)小時(shí)或一小時(shí)？（ 5）聯(lián)系新的租賃公司加急送一臺(tái)放映機(jī)（或原租賃公司再送一臺(tái)）；（ 6）召開(kāi)大型會(huì)議，各種準(zhǔn)備工作，包括音響、電子類(lèi)裝置應(yīng)至少提前一天安排；（ 7）租借會(huì)議廳應(yīng)全面考慮內(nèi)外部環(huán)境和設(shè)施，包括噪音、停車(chē)場(chǎng)等問(wèn)題；（ 8）不能僅憑電話聯(lián)系，應(yīng)實(shí)地查看；（ 9）重要設(shè)備應(yīng)考慮備用（或兩套方案） 9．公司經(jīng)理在星期一早上告訴文員小劉，星期四上午 9： 00 到 1l：00 召開(kāi)銷(xiāo) 售員會(huì)議，要求小劉通知有關(guān)人員?！? 星期四上午 8： 30 左右，有 2 個(gè)銷(xiāo)售員到了會(huì)議室，但會(huì)議室里沒(méi)有人招呼，以為會(huì)議不開(kāi)了，坐了一會(huì)就走了。公司一共有 12 位銷(xiāo)售員，事后去問(wèn)另外 4位，他們說(shuō)，根本沒(méi)有看到通知。于是他寫(xiě)了如下的通知： 會(huì)議通知 經(jīng)局領(lǐng)導(dǎo)決定，茲定于 4 月 2 日上午 9時(shí)在局辦公大樓會(huì)議室召開(kāi)各部門(mén)負(fù)責(zé)人會(huì)議，會(huì)議重要，請(qǐng)準(zhǔn)時(shí)出席。這時(shí)卻出現(xiàn)了麻煩，不少代表，特別是特邀代表和列席代表不知道參加到哪一組討論。 問(wèn)題二：作為大會(huì)組織者，小萬(wàn)錯(cuò)在哪里？針對(duì)這樣的緊急情況，他應(yīng)采取什么措施？ 答：?jiǎn)栴}一：會(huì)議通知缺少主題（議題），時(shí)間上缺少?gòu)膸c(diǎn)到幾點(diǎn)，請(qǐng)哪些人 出席不明確，發(fā)放會(huì)議通知要交到會(huì)議出席手上，可進(jìn)行說(shuō)明解釋。補(bǔ)救措施可以是：小萬(wàn)快步趕到走在最前面一位帶頭離會(huì)的特邀代表身邊，耳語(yǔ)幾句，又拿出底稿解釋了一翻，作了自我檢討，終于扭轉(zhuǎn)了尷尬局面。 答：案卷一： 利華公司 2021 年 2月份經(jīng)理會(huì)議記錄； 利華公司 4 月份經(jīng)理會(huì)議記錄； 利華公司 2021 年 6 月份經(jīng)理會(huì)議記錄； 利華公司 2021 年 8月份經(jīng)理會(huì)議記錄；標(biāo)題：利華公司 2021 年經(jīng)理會(huì)議記錄 案卷二： 利華公司 2021 年銷(xiāo)售計(jì)劃； 1利華公司 2021 年銷(xiāo)售工作總結(jié)；標(biāo)題：利華公司 2021年銷(xiāo)售工作計(jì)劃、總結(jié) 案卷三： 市工商局關(guān)于年檢工作的通知； 市物價(jià)局關(guān)于物價(jià)檢查的通知； 1市稅務(wù)局關(guān)于稅務(wù)自查的通知；標(biāo)題：市工商局、物價(jià)局、稅務(wù)局關(guān)于年檢、物價(jià)、稅務(wù)自查的通知 案卷四： 利華公司致香港凱福公司關(guān)于合作事宜的函； 香港凱福公司關(guān)于合作事宜給利華公司的復(fù)函； 利華公司與香港凱福公司會(huì)議紀(jì)要；標(biāo)題：利華公司與香港凱福公司關(guān)于合作事宜的函件、會(huì)議紀(jì)要 13．皇朝貿(mào)易 公司總經(jīng)理辦公室的秘書(shū)是李麗，她聰明能干，在公司深受重用。 在一次閑聊時(shí)，陳珍妮說(shuō)最近的心情不太好，因?yàn)楣旧庖恢辈患眩偨?jīng)理急得茶飯不思，并且常常把氣出在她的身上。我沒(méi)法告訴你詳細(xì)情況。后來(lái)德國(guó)某公司長(zhǎng)駐中圉的代表打來(lái)電話說(shuō)：“代表團(tuán)已與昨天回國(guó)，就在昨天上午與貴市的羅浪斯公司簽定了購(gòu)貨合同，價(jià)格低于貴公司百分之十。（ 3）企業(yè)的機(jī)密包括公司的生產(chǎn)流程、工藝技術(shù)、組織人事、資金運(yùn)作、客戶資料、流通渠道等。但小胡一查經(jīng)理的日程安排， 卻并沒(méi)有發(fā)現(xiàn)有約會(huì)。接待技巧符合文員要求。 ，上司讓她處理公司的郵件。鄧小姐拿起一張信紙看了起來(lái)，只見(jiàn)上面寫(xiě)著：“親愛(ài)的紅： ?? ”，她意識(shí)到拆 錯(cuò)了信，匆匆看完了信，她把信又用膠水粘了起來(lái)（但是外表還是有些痕跡