【正文】 員接 待來訪者，應該站起來與來訪者講話。（ ∨ ） 21．如果會客室的門是推開的，文員應先小步走進會客室，等客人進入后，再輕輕關上門。（ ∨ ） 25．同時介紹很多人時，可從右至左，按順序介紹。 （ ） 29．如果會議氣氛緊張，且對上司立場不利時，文員可借奉茶為名，態(tài)度和藹，輕柔緩慢地端出茶點，以消除緊張的氣氛。（ ∨ ） 33．受到直屬上司以外的指派時，假如是文員自己能夠安排辦理，而且不會影響到直屬上司所指示的工作就可以接受，否則要向直屬上司請示后再作決定?！白鲞^某項工作”和“完成某項工作”是完全相同的。（ ∨ ） 40．當上司要求文員協(xié)助私人事務時，就把它當作是上司利用文員下屬同事的關系來協(xié)助他解決私人的事務。（ ） 44．女性文員坐下后，臀部在椅子上只坐三分之二，后背離 椅面有一個拳頭大小距離。（ ） 48．不要在酒宴上評論或附和別人對某人的議論，也不可評論菜肴的優(yōu)劣。請?zhí)现付ù颉昂陬I結”，便表示穿無尾正式禮服。如果上司 不加采用，應說服上司。（ ） 58．監(jiān)印員可把印章攜帶出辦公室，去其他地方蓋章。（ ） 62．辦公室人員值班工作的制度有交接班制度、請示報告制度和安全、保密制度，但沒有崗位責任制度。 （ ∨ ） 66．即使客觀形勢發(fā)生變化，也不應變更檔案的密級、期限。 辦公室人員為了說服對方接受自己的看法應該怎么做，要領有哪些？ 答：（ 1）清楚地知道在所說服的事項中，最想說什么，以邏輯分析自己的意向，并對目的、效果、重要性、關聯(lián)性等，抓住重點。要掌握對方不能了解的地方，努力加以說明；（ 5）主動發(fā)問，了解對方的想法，對方有關信息的種類和數(shù)量，以及背景如何等等；（ 6）以誠懇的態(tài)度為對方著想而發(fā)言，不要使用令對方反感的言詞。（ 3）文員要善于領會上司意圖，按上司意圖辦事。必要時可以提問，直到明了意圖為止，但不要打斷談話。 答：（ 1）版頭、發(fā)文字號、印刷順序號。 提高會議效率可以有哪些做法？ 答：遵循法律法規(guī)、合理確定會議目標、確定必要的與會者、減少會議數(shù)量、縮小會議規(guī)模、簡化會議程序、縮短會議時間、控制會議經費、分析會議成本。請說明這一過程。指機關領導人對文稿的最后審定、簽字發(fā)出。對已經簽發(fā)的文件定稿進行謄清、復印或排版印制。指在完成的文件上加蓋機關印章。還應準備約會所需要的文件資料。考慮時機；（ 7）適地。（ 3）按作者特征立卷；（ 4）按文種特征立卷；（ 5）按時間特征立卷；（ 6）按地區(qū)特征立卷；（ 7） 按通訊者特征立卷；（ 8）在運用六個特征立卷時，需要運用兩個或兩個以上的特征組合每一個案卷。對急信、要信、或有過激言語的來信，要處理及時，報告上司，還要以有效方式通告有關單位緊急處理。把握信中的主要內容，也可用顏色筆為領導 標明信中的重點，或在信紙的空白處注明“參閱某卷宗”或“可與前信印證”等。（ 5）認真處理。課誦信可采取收信人復信，或承辦人復信兩種方式進行。（ 2）不要弄錯報告對象及順序。 1 單位印章主要有哪些？印章的刻制和使用有哪些規(guī)定？ 答：單位印章主要有（ 1）單位印章、套印章；（ 2）鋼印、領導人簽名章、其他印章；（ 3）刻制公章有兩種情況：一是由上級主管機關刻制頌發(fā)；（ 4）另一種是由法人代表申請，經主管部門批準，公安部門登記后由專門刻制廠刻制；（ 5）公章一般由指定的文秘人員統(tǒng)一使用，其他印章也應專人專用；（ 6）加蓋公章，是哪一級的公章，須經哪一級的負責人批準，并審核簽名；（ 7）將蓋用文件名稱、編號、日期、簽發(fā)人、領用人、蓋章人等項詳細登記。 答：（ 1）命令；（ 2）決定；（ 3）公告；通告；（ 4）通知；通報；（ 5）議案；（ 6）報告；（ 7）請示；（ 8）批復；意見；（ 9）函；（ 10）會議紀要。 18．安徽某企業(yè)欲與上海某企業(yè)合作，上海以品牌、技術入股，利用安徽比較便宜的原材料和人工，共同生產 國內緊缺的產品。 2．安徽某企業(yè)欲與上海某企業(yè)合作，上海以品牌、技術入股，利用安徽比較便宜的原材料和人工，共同生產國內緊缺的產品。這次會議由總經理辦公室負責安排。（ 7）開會所在地，建筑物名稱、幾樓、電話號碼（必要時可附上地圖）。在會議上可分配工作任務，認真傾聽其他人意見，不要當眾批評某個人。 5．麥格公司為了解新產品的科技含量和市場競爭力，以制定合適的價格打入市場，決定召開專家座談會，對新產品進行評估，辦公室人員應該如何準備和開好這次座談會？ (P150) 答：（ 1）座談會邀請對象必須是新產品所在領域的專家和學者，能獨立思考、有主見又敢于發(fā)表意見者；（ 2）座談會以小型為主，人數(shù)以七、八人為宜；（ 3）座談會上，文秘人員應與主持人密切配合；（ 4）主持人負責引導、組織、可不做記錄；（ 5）詳細的記錄應由文秘人員在不引人注目的座位上去做； （ 6）座談會的時間不必嚴格規(guī)定，可長可短；（ 7）會場應準備些飲料、茶點，邊吃邊談。（ 7）桌、椅早先若有移動，必須還原；洗滌煙灰缸、茶具等，并收拾妥當，倒去垃圾；（ 8）攜帶進會場的資料和會議用品要記得帶回；（ 9）關緊門窗并上鎖；（ 10）通知會場的管理單位，會議已經結束。請計算會議的成本。（ 600247。如果是上司同行的，可根據(jù)上司的原始記錄整理出報告，送上司過目或批準，然后存檔備案。 9．文員應該為上司的商務旅行作許多準備工作，在準備國內國際旅行時要考慮哪些項目？ (P186)履行哪些職責？ (P1182) 答： （ 1）準備旅行計劃和旅館信息。（ 3）為商務洽談收集資料。通過航空公司出版的旅行計劃手冊或旅行社代辦人信息。隨時與旅行社聯(lián)系，建立最新信息充實自己的資料庫。（ 2）確定時間。（ 4）擬訂菜單。請柬一般要提前一至二周發(fā) 出；（ 6）席次的排列。 11．文秘人員經常要代替上司選擇禮品，向他人贈送禮品，在處理這些事情應考慮什么，怎樣做？ (P223) 答：在贈禮前必須搞清贈禮目的，如是為周年慶典、生日、結婚、榮升、喬遷，或是圣誕節(jié)、中秋節(jié)等；（ 2）還要清楚贈禮對象身份、愛好、文化背景、性格習慣等；（ 3） 在日歷上應該清楚地標明節(jié)日活動安排以引起上司的注意。（ 6）贈送的禮物應去掉包裝上的標價，并應請商店用精美包裝紙重新包裝一下。 12．上海某企業(yè)欲與德國某企業(yè)合作，德國以品牌、技術入股，利用上海比較便宜的原材料和人工，共同生產國內緊缺的產品。（ 3）預訂食宿。（ 7）簽訂協(xié)議書。 13．某中外外資公司總部德方總經理來訪，恰逢生日，上司要求文員小陳購買禮物贈送，小陳應如何辦？要考慮哪些因素？ (P223) 答：清楚德方總經理的愛好、文化背景、性格習慣等；征求上司意見 或同意，在允許的錢款額度范圍內選購禮物；比較合適的生日禮物是有 國特色的、總經理又比較喜歡的物品；贈送的禮物應去掉包裝上的標價，并應請商店用精美包裝紙重新包裝一下；附上賀卡寫上 國公司的名稱，讓上司親自送給德方總經理。 ，是個中型賓館，有會議室、餐飲、停車場等，某企業(yè)準備在 11 月 15 日上 午 9： 00 至 12： 00召開全廠中層干部大會，討論第二年的產品發(fā)展和銷售計劃，地點就在康橋賓館的 12 樓會議室。 ，在利達公司召開的新產品推介會結束了。陳小姐大專剛畢業(yè)，比較單純，劉小姐把工作交代給她，并鼓勵她努力干，準備在蜜月回來后推薦陳小姐頂替自己?！? 來電者：“你們的塑膠手套多少錢一打？” 陳小姐：“ 美元。過了一星期，上司提起他剛談成一筆大生意，以 美元一打賣出了 100 萬打。(2)該記的沒有記錄 (對方的姓名、公司、電話號碼 )；（ 3）該說的沒有說（沒有及時向上匯報）；（ 4）不該說的卻說了（價格上的自作主張，不向上司請示）；（ 5）不懂得保護自己（即使自己自作主張拒絕了對方，犯了錯誤，也沒必要告訴上司，使自己陷入被解雇的境地）；（ 6）電話禮儀方面，鈴響了沒有自報家門；（ 7）不等對方說完，就“啪”掛上電話。她抽出所有的信紙，放在一邊，而把所有的信封放在了另一邊。 你認為鄧小姐處理郵件是否正確，為什么？ 請講出理由并說明 正確的做法。（ 7）把交給上司郵件分成最急件、次急件和普通件，不能混淆；（ 8）打印寄往美國的信封，收信人姓名、地址打印在右下角，寄信人姓名、地址打印在左上角。遵照領導職權分工、單向請示的原則，既然向主管領導請示了，就應按孫的意見辦，不應多頭請示。文員小王負責處理公司的各類郵件。于是小王打印了接受邀請的回信，明確告知對方總經理將參加會議，并替總經理簽了名。 小王處理郵件的做法是否正確？如果不正確，正確的做法應該是怎樣的？ 答：（ 1）河南分公司郵件轉交銷售科處理的，應制作簽收單，要求小李簽名，并注明時間；（ 2）把上司親啟信件先保存下來，并通知發(fā)信人信已收到，告訴對方何時可能得到答復；（ 3） 12日回來就參加會議不妥當，不宜在總經理出差回來的當天安排活動。小趙一邊聽，一邊看報表。正好總經理走了進來，他們怒氣沖沖地推推搡搡，揪住總經理的衣服不放。小沈和小陳除了在文本、資料等方面作了準備，還化了一番功夫進行了打扮。客商面帶不悅之色，把自己的茶杯推得遠遠的，古總經理也覺得尷尬。古總經理與客商爭執(zhí)，她應采取補救措施，可以將上司借故引開，并示意上司忍耐些，使談判繼續(xù)，而不是指責客商；（ 6）小沈受到上司批評，即使是過頭話，也應保持冷靜，不反駁，應理解上司的難處?！比缓?，自己坐在汽車后排座位上?？偨浝碜屴k公室負責安排，會上要放映資料電影，進行產品操作演示。劉小姐打電話給租賃公司，要求租賃公司在 9日上午九點四十五分必須準時把放映機送到黎明大廈的會議廳。眼看著各地方來賓已陸續(xù)進場，劉小姐心急如焚 ?? 突然外面一陣喧嘩，有人在大聲嚷嚷： “ 怎么這個地方連停車場也沒有 ?? ” 問題： （ 1） 假如你是劉小姐，對接下去可能發(fā)生的各種情況，應該如何處理？ （ 2） 假如放映機在十點十分還未送到，你還應該做些什么？ （ 3） 從這件事中你得到了什么教訓？ 答：（ 1）請租賃公司告知送貨員的聯(lián)系方法，想辦法聯(lián)系送貨員；（ 2）如果聯(lián)系不 上送貨員，向總經理匯報，請求該如何辦；（ 3）馬上向總經理報告，不得擅自決定調整會議議程；（ 4）得到總經理指示，可否把資料放映的時間往后推移半個小時或一小時？（ 5）聯(lián)系新的租賃公司加急送一臺放映機（或原租賃公司再送一臺）；（ 6）召開大型會議，各種準備工作，包括音響、電子類裝置應至少提前一天安排；（ 7）租借會議廳應全面考慮內外部環(huán)境和設施，包括噪音、停車場等問題；（ 8）不能僅憑電話聯(lián)系，應實地查看；（ 9）重要設備應考慮備用（或兩套方案） 9．公司經理在星期一早上告訴文員小劉，星期四上午 9： 00 到 1l：00 召開銷 售員會議，要求小劉通知有關人員?！? 星期四上午 8： 30 左右，有 2 個銷售員到了會議室，但會議室里沒有人招呼，以為會議不開了，坐了一會就走了。公司一共有 12 位銷售員，事后去問另外 4位，他們說，根本沒有看到通知。于是他寫了如下的通知： 會議通知 經局領導決定，茲定于 4 月 2 日上午 9時在局辦公大樓會議室召開各部門負責人會議，會議重要，請準時出席。這時卻出現(xiàn)了麻煩，不少代表，特別是特邀代表和列席代表不知道參加到哪一組討論。 問題二：作為大會組織者，小萬錯在哪里？針對這樣的緊急情況，他應采取什么措施？ 答：問題一：會議通知缺少主題（議題），時間上缺少從幾點到幾點，請哪些人 出席不明確，發(fā)放會議通知要交到會議出席手上，可進行說明解釋。補救措施可以是：小萬快步趕到走在最前面一位帶頭離會的特邀代表身邊，耳語幾句，又拿出底稿解釋了一翻，作了自我檢討，終于扭轉了尷尬局面。 答：案卷一： 利華公司 2021 年 2月份經理會議記錄； 利華公司 4 月份經理會議記錄； 利華公司 2021 年 6 月份經理會議記錄； 利華公司 2021 年 8月份經理會議記錄；標題：利華公司 2021 年經理會議記錄 案卷二： 利華公司 2021 年銷售計劃； 1利華公司 2021 年銷售工作總結；標題：利華公司 2021年銷售工作計劃、總結 案卷三： 市工商局關于年檢工作的通知； 市物價局關于物價檢查的通知； 1市稅務局關于稅務自查的通知；標題：市工商局、物價局、稅務局關于年檢、物價、稅務自查的通知 案卷四： 利華公司致香港凱福公司關于合作事宜的函； 香港凱福公司關于合作事宜給利華公司的復函； 利華公司與香港凱福公司會議紀要；標題：利華公司與香港凱福公司關于合作事宜的函件、會議紀要 13．皇朝貿易 公司總經理辦公室的秘書是李麗，她聰明能干，在公司深受重用。 在一次閑聊時，陳珍妮說最近的心情不太好，因為公司生意一直不佳，總經理急得茶飯不思，并且常常把氣出在她的身上。我沒法告訴你詳細情況。后來德國某公司長駐中圉的代表打來電話說：“代表團已與昨天回國，就在昨天上午與貴市的羅浪斯公司簽定了購貨合同，價格低于貴公司百分之十。（ 3）企業(yè)的機密包括公司的生產流程、工藝技術、組織人事、資金運作、客戶資料、流通渠道等。但小胡一查經理的日程安排， 卻并沒有發(fā)現(xiàn)有約會。接待技巧符合文員要求。 ，上司讓她處理公司的郵件。鄧小姐拿起一張信紙看了起來，只見上面寫著：“親愛的紅： ?? ”，她意識到拆 錯了信，匆匆看完了信，她把信又用膠水粘了起來（但是外表還是有些痕跡