【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 如果會(huì)客室的門是拉開的，先讓來訪者進(jìn)入會(huì)客室后，文員立即換手握住室內(nèi)的門把手，以輕盈的步伐進(jìn)入室內(nèi)，輕輕關(guān)上門。 （√） 38. 如果會(huì)客室的門是推開的，文員應(yīng)先小步走進(jìn)會(huì)客室，等客人進(jìn)入后，再輕輕關(guān)上門。 （√） 39. 如果會(huì)議氣氛緊張，且對(duì)上司立場(chǎng)不利時(shí)，文員可借奉茶為名，態(tài)度和藹 ，輕柔緩慢地端出茶點(diǎn)，以消除緊張的氣氛。 （√） 40. 如果上司一年之中交往很多，但很難記住每一個(gè)人和每一次見面的情況，文員應(yīng)把有關(guān)資料輸入電腦，準(zhǔn)備交往提示文件。 （√） 41. 如果是你主持會(huì)議，則要做好筆記并把每次會(huì)議紀(jì)要的打印件存放進(jìn)一個(gè)會(huì)議文件夾，如果以后出現(xiàn)問題，可以查看筆記，證實(shí)某一天你曾給某人安排了某件工作等。（√） 42. 如果是沿著人行道走，兩個(gè)人并行， 尊貴的位置 是在右邊，三個(gè)人并行，則在中間。 （√） 43. 如果文員要找的人是一位比上司地位高的 人或尊長(zhǎng)，你跟對(duì)方的文員說完之后就應(yīng)該叫上司接過電話，告訴上司要找的人馬上就會(huì)來聽電話，讓上司直接與對(duì)方通話（√） 44. 如果需要與來訪者確定會(huì)面時(shí)間，應(yīng)先征求來訪者方專業(yè)好文檔 第 6 頁（共 14 頁） 便的時(shí)間，查看上司的時(shí)間表，如果這一時(shí)間有空，就可答應(yīng)下來。 （） 45. 如果要拒絕別人，最好是依照自己和對(duì)方的人際關(guān)系程度，分別使用表示方法，以避免因?yàn)榫芙^而發(fā)生不必要的困擾。 （√） 46. 善于合作指每一名文秘人員都要謙虛、謹(jǐn)慎，對(duì)同事尊重和理解，即不能違反同事的意愿。 （） 47. 上司自己安 排的約會(huì)忘了事先告訴你，出現(xiàn)約會(huì)沖突，解決方法是上司先見他自己安排的那一位。 （） 48. 上下級(jí)之間握手，下級(jí)先伸手后，上級(jí)才能相握 （） 49. 受到直屬上司以外的指派時(shí)，假如是文員自己能夠安排辦理，而且不會(huì)影響到直屬上司所指示的工作就可以接受，否則要向直屬上司請(qǐng)示后再作決定。 （√） 50. 受到直屬上司以外的指派時(shí)，假如文員自己能夠安排辦理，而且不會(huì)影響到直屬上司所指示的工作就可以接受，否則要向直屬上司請(qǐng)示后再作決定。 （√） 51. 同時(shí)介紹很多人時(shí)，可從右至左 ，按順序介紹。 （√） 52. 同時(shí)介紹很多人時(shí)，可以右至左，按順序介紹。 （√） 53. 為來自外地的與會(huì)者安排賓館住宿，最方便的安排是在同一家賓館為與會(huì)者預(yù)定房間，只要弄清有多少人數(shù)即可。 （） 54. 文秘人員對(duì)上司支票往來管理要謹(jǐn)慎小心，支票簿與印章應(yīng)該一起收藏，以避免被盜用冒領(lǐng)。 （） 55. 文秘人員對(duì)上司主要工作的輔佐主要有提神醒腦的服務(wù)、私事方面的協(xié)助、財(cái)物管理及其他活動(dòng)。 （√） 56. 文秘人員或文書人員依然照已經(jīng)編好的立卷類目，將已經(jīng)處理完畢 的文件，隨時(shí)按類目上的對(duì)應(yīng)條款歸入卷內(nèi)，即為年終歸卷工作。 （） 57. 文書部門立好的案卷，必須逐年移交給檔案室集中保管，稱為 歸檔 ，有歸檔范圍和要求，但沒有期限。 （） 58. 文書部門立好的案卷，必須逐年移交給檔案室集中保管，稱為 歸檔 ，有歸檔范圍和要求，但沒有期限。 （） 59. 文員傳達(dá)上司信息時(shí)，可以把上司的話語加多或減少，以個(gè)人的口吻把話轉(zhuǎn)達(dá)。（） 60. 文員代替上司傳達(dá)不利消息時(shí)，因?yàn)楫?dāng)這個(gè)信差很困難，所以要拖到最后一刻行動(dòng)。因?yàn)樯纤菊鹋?，自?轉(zhuǎn)達(dá)口信的語氣也應(yīng)該變成上司的語氣。 （） 61. 文員第一次做一項(xiàng)工作時(shí)應(yīng)該快一些，如果錯(cuò)誤可以再做一遍。 （） 62. 文員對(duì)報(bào)紙和雜志的處理，可以挑出上司喜歡的報(bào)紙和雜志放在他的辦公桌上，其他的放在報(bào)刊架上供大家閱讀。 （√） 63. 文員對(duì)于在值班期間發(fā)生的重要情況，可以等交接班后再報(bào)告上司。 （） 64. 文員對(duì)支票管理要謹(jǐn)慎，支票簿與印章應(yīng)該一同鎖入抽屜。 （） 65. 文員因?yàn)橐呀?jīng)打過電話，并給對(duì)方留了言，即是已經(jīng)完成任務(wù)了， 做過某項(xiàng)工 作 和 完成某項(xiàng)工作 是完全相同的。 （） 66. 文員應(yīng)避免必要的通信和郵寄，盡可能把頻繁的聯(lián)系集中起來分批進(jìn)行。（√） 67. 文員應(yīng)有效利用時(shí)間，可以把重要工作如寫報(bào)告等與其他工作安排在一起去做。 （） 68. 文員在工作時(shí)間如需要補(bǔ)妝，應(yīng)該去洗手間。 （√） 69. 文員在工作時(shí)間如需要補(bǔ)妝，應(yīng)隨時(shí)隨地進(jìn)行。 （） 70. 文員在接聽電話時(shí)，如查投訴者無端辱罵，可把他使用的字眼寫下來，以做證據(jù)，再慢慢地向他解釋： 鄧先生，如果你一直說臟話，我 就沒有辦法再跟你談下去了。 （√） 71. 文員作介紹，若年齡、地位都相同，應(yīng)從較親近的人開始介紹 。 （√） 72. 文員作介紹，應(yīng)先介紹地位高的人，再介紹地位低的人。 （） 73. 文員坐下時(shí)，腳尖在膝蓋垂直線以內(nèi)，也可稍向左側(cè)后右側(cè)，膝蓋與大腳可分開。 （） 74. 無論何種禮服都應(yīng)考慮宴會(huì)的地點(diǎn)、時(shí)間、形式。請(qǐng)?zhí)现付ù?黑領(lǐng)結(jié) ，便表示穿無尾正式禮服。 （√） 75. 無論是什么樣的文本和圖表幾乎都能通過傳真發(fā)送，因而文員傳遞信息應(yīng)首選傳真。 （） 76. 小辦公室的優(yōu)點(diǎn)是節(jié)省空間，空氣流通，聯(lián)系方便。（） 77. 宴請(qǐng)的菜譜應(yīng)符合對(duì)方的飲食習(xí)慣，但必須有反映我國(guó)傳統(tǒng)風(fēng)味的土特產(chǎn)品，如茅臺(tái)等烈性酒。 （） 78. 宴請(qǐng)的請(qǐng)柬一般要提前一至二周發(fā)出，以便客人及早安排，已經(jīng)口頭約定的就不要補(bǔ)發(fā)請(qǐng)柬了。 （） 79. 要發(fā)問或有意見時(shí)，應(yīng)該等上司說完話這后再發(fā)問，可以提出自己的看法。如果上司不加采用，應(yīng)說服上司。（） 80. 要發(fā)問或有意見時(shí)，應(yīng)該等上司說完話之后再發(fā)問，可以提出自己的看法。如果上司不加采用 ，應(yīng)說服上司。（） 81. 英美國(guó)家習(xí)慣，文員接待來訪者，應(yīng)該站起來與來訪者講話。 （） 82. 用叉、匙進(jìn)食西餐時(shí)，可將餐具的整體放入嘴里，或用舌頭去舔。 （） 83. 在陽光明亮的教室和會(huì)議室內(nèi)使用投影機(jī)，效果不受影響。 （） 84. 值班人員要認(rèn)真填寫值班接待登記表或值班日志，直接解決不了的問題要報(bào)請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)批示或轉(zhuǎn)交有關(guān)部門處理。（√） 85. 注辦是指文秘人員在《文件處理單》上或文尾的下角注明公文辦理的結(jié)果。 （√） 三 、設(shè)計(jì)題 1. 安徽某 企業(yè)欲與上海某企業(yè)合作，上海以品牌、技術(shù)人股，利用安徽比較便宜的原材料和人工，共同生產(chǎn)國(guó)內(nèi)緊缺的產(chǎn)品。上海代表團(tuán)一行 10 人將于 8 月下旬來訪，商議合作的具體事宜，辦公室主任請(qǐng)小李作好準(zhǔn)備。假如你專業(yè)好文檔 第 7 頁（共 14 頁） 是小李，你怎樣設(shè)計(jì)這個(gè)接待方案 ? 答： (1)接受任務(wù)； (2)了解來賓； (3)制訂計(jì)劃； (4)預(yù)訂食宿； (5)迎接來賓； (6)商議日程； (7)安排會(huì)談； (8)陪同參觀； (9)送別客人； (10)接待小結(jié)。 2. 康橋賓館位于本市南京西路４５號(hào)，是個(gè)中型賓館，有會(huì)議室、餐飲、停車場(chǎng)等，某企業(yè)準(zhǔn)備在 11 月 15 日上 午9： 00 至 12： 00 召開全廠中層干部大會(huì)，討論第二年的產(chǎn)品發(fā)展和銷售計(jì)劃，地點(diǎn)就在康橋賓館的 12 樓會(huì)議室。這次會(huì)議由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)安排。辦公室主任讓小付擬一個(gè)會(huì)議通知。他應(yīng)該考慮哪些問題？ 答： （ 1）會(huì)議的名稱： （ 2）出席會(huì)議者的姓名或組織、部門的名稱；（ 3）日期、時(shí)間（開始到結(jié)束的預(yù)定時(shí)刻）；（ 4）地點(diǎn)：（具體在幾樓幾號(hào)會(huì)議室）； （ 5）議題（或者議事日程）；（ 6）主辦者的聯(lián)絡(luò)處，電話號(hào)碼等；（ 7）開會(huì)所在地，建筑物名稱、幾樓、電話號(hào)碼（必要時(shí)可附上地圖）；（ 8）注意事項(xiàng)、是否備有餐點(diǎn)、有否停車場(chǎng)， 或當(dāng)天應(yīng)備的資料等。 3. 科達(dá)公司召開中層干部擴(kuò)大會(huì)議，參加人員為總經(jīng)理、副總經(jīng)理 各職能部門的正副經(jīng)理、辦公室正副主任和職工代表等，共 46 人，會(huì)議文秘人員和其他服務(wù)人員 4人，會(huì)議時(shí)間為 5小時(shí)。參加會(huì)議人員月平均工資為 2400元，其他收入 600元，假設(shè)一個(gè)月工作 30天、一天工作 8 小時(shí)。會(huì)議后勤費(fèi)用開支有：文件材料費(fèi) 200 元，飲料費(fèi) 100元，因會(huì)議緊張安排午餐，餐費(fèi)每人 10 元。請(qǐng)計(jì)算會(huì)議的成本。 答： (1)會(huì)議成本 =2 3[(G+S) T]n+后勤開支 =6(G+S)T n+后勤開支 (2)G參加會(huì)議人員的每小時(shí)人均工資數(shù)；每個(gè)人每小時(shí)平均工資為 10 元， (2400247。 30247。 8) (3)S參加會(huì)議人員每小時(shí)人均其他收入數(shù)；其他收入為2． 5 元。 (600247。 30247。 8) (4)T參加會(huì)議人員人均到會(huì)時(shí)間為 5 小時(shí)； (5)n參加會(huì)議人數(shù)為 50 人 (46+4)； (6)后勤開支 等于支票開支、現(xiàn)金開支和實(shí)物開支的總和為 800(200+100+10 50) (7)會(huì)議成本一 6 (10+2． 5) 5 50+800 =18750 一 800 =19550(元 ) 4. 麥格公司為了解新產(chǎn)品的科技含量和市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力，以制定合適的價(jià)格打入市場(chǎng)，決定召開專家座談會(huì)，對(duì)新產(chǎn)品進(jìn)行評(píng)估，辦公室人員應(yīng)該如何準(zhǔn)備和開好這次座談會(huì) ? 答： (1)座談會(huì)邀請(qǐng)對(duì)象必須是新產(chǎn)品所在領(lǐng)域的專家和學(xué)者，能獨(dú)立思考、有主見又敢于發(fā)表意見者； (2)座談會(huì)以小型為主，人數(shù)以七、／ L 人為宜； (3)座談會(huì)上，文秘人員應(yīng)與主持人密切配合； (4)主持人負(fù)責(zé)引導(dǎo)、組織，可不做記錄； (5)詳細(xì)的記錄應(yīng)由文秘人員在不引人注目的座位上去做；(6)座談會(huì)的時(shí)間不必嚴(yán)格規(guī)定，可長(zhǎng) 可短； (7)會(huì)場(chǎng)應(yīng)準(zhǔn)備些飲料、茶點(diǎn)，邊吃邊談，可使氣氛輕松。 5. 某個(gè)下雨天，在利達(dá)公司召開的新產(chǎn)品推介會(huì)結(jié)束了。公司的大型會(huì)議室有各種會(huì)議用品，室外有接待處，公司還租了汽車接送來賓，為圓滿結(jié)束這次會(huì)議，辦公室人員在會(huì)后應(yīng)該做些什么工作？ 答： （ 1）要替搭車回去的人安排車子；（ 2）在接待處暫時(shí)代為保管的衣物，不要遺失或被人錯(cuò)領(lǐng)、冒領(lǐng)；（ 3）有留話時(shí)，切記務(wù)必傳達(dá)；（ 4）檢查會(huì)場(chǎng)有無物品遺漏；（ 5）要為參加會(huì)議的人員送行；（ 6）文秘人員離去前。要檢查煙灰缸、字紙簍有無易燃的東西，如有，則必須加以熄 滅；（ 7）桌、椅早先若和移動(dòng)，必須還原，洗滌煙灰缸、茶具等，如有，則必須加以熄滅（ 8）攜帶進(jìn)會(huì)場(chǎng)的資料和會(huì)議用品要記得帶回；（ 9）關(guān)緊門窗并上鎖；（ 10）通知會(huì)場(chǎng)的管理單位，會(huì)議已經(jīng)結(jié)束。 6. 某公司成立不久，業(yè)務(wù)就非常繁忙，電話不斷，上司要求文員小胡設(shè)計(jì)一個(gè)電話記錄單。小胡應(yīng)該怎樣設(shè)計(jì)？ 答 ： 來電單位 來電號(hào)碼 來電者姓名 分機(jī) 來電時(shí)間 年 月 日 時(shí) 分 手機(jī) 內(nèi)容摘要 上司指示 處理結(jié)果 記錄人 7. 某公司成立三周年，準(zhǔn)備舉行大 型宴會(huì)，辦公室人員應(yīng)該如何做好準(zhǔn)備，要做哪些工作？ 答： （ 1）客人的選擇。缺點(diǎn)名單，再請(qǐng)上司核定。（ 2）確定時(shí)間。如果是涉外宴請(qǐng)，宴請(qǐng)時(shí)間應(yīng)按國(guó)際慣例，征詢客人的意見，要避免選擇對(duì)方的重大節(jié)假日。（ 3）會(huì)場(chǎng)的選擇。要考慮宴會(huì)的性質(zhì)、客人的數(shù)目、交通是否方便、場(chǎng)地大小是否合適、菜式、有無停車場(chǎng)。（ 4）擬訂菜單。應(yīng)符合對(duì)方的飲食習(xí)慣，從賓客的身份、宴請(qǐng)次數(shù)、目的等方面去考慮，至少要提供 2 份菜單，供上司挑選。（ 5）寄法請(qǐng)柬。宴請(qǐng)需要發(fā)請(qǐng)柬，請(qǐng)柬上應(yīng)寫明邀請(qǐng)人姓名、宴請(qǐng)的目的、方式、時(shí)間、地點(diǎn)，著裝要求、要求回函及其他說明等。請(qǐng)柬一般要提前一至二周發(fā)出。（ 6）席次的排列。以社會(huì)地位與年齡作優(yōu)先考慮來安排，在請(qǐng)柬上應(yīng)注明席次號(hào)。席次的排列原則是：男女主人對(duì)坐桌椅的兩端；男女賓客間隔而坐；夫婦分開坐；難主賓做在女主任的右邊，女主賓坐在男主人的右邊。主任方面的陪客，應(yīng)插在客人中間坐，以便同客人接觸。 8. 某中外外資公司德方總經(jīng)理來訪，恰逢生日，上司要求文員小陳購(gòu)買禮物贈(zèng)送，小陳應(yīng)如何辦？要考慮哪些因素？ 答： 清楚德方總經(jīng)理的愛好、文化背景、性格習(xí)慣等；征專業(yè)好文檔 第 8 頁（共 14 頁） 求上司意見或同意，在允許的錢款額度范圍內(nèi)選購(gòu)禮物；比較合適 的生日禮物是有中國(guó)特色的、總經(jīng)理又比較喜歡的物品；贈(zèng)送的禮物應(yīng)去掉包裝上的標(biāo)價(jià)，并應(yīng)請(qǐng)商店用精美包裝紙重新包裝一下；附上賀卡寫上中國(guó)公司的名稱，讓上司親自送給德方總經(jīng)理。 9. 上海某企業(yè)欲與德國(guó)某企業(yè)合作，德國(guó)以品牌、技術(shù)人股，利用上海比較便宜的原材料和人工，共同生產(chǎn)國(guó)內(nèi)緊缺的產(chǎn)品。德國(guó)代表團(tuán)一行 9 人將于 8 月下旬來訪，商議合作的具體事宜，辦公室主任請(qǐng)小李作好準(zhǔn)備。假如你是小李，你怎樣設(shè)計(jì)這個(gè)接待方案 ?