【文章內(nèi)容簡介】 如果會客室的門是拉開的，先讓來訪者進入會客室后，文員立即換手握住室內(nèi)的門把手，以輕盈的步伐進入室內(nèi)，輕輕關(guān)上門。 （√） 38. 如果會客室的門是推開的，文員應(yīng)先小步走進會客室，等客人進入后，再輕輕關(guān)上門。 （√） 39. 如果會議氣氛緊張，且對上司立場不利時，文員可借奉茶為名，態(tài)度和藹 ，輕柔緩慢地端出茶點，以消除緊張的氣氛。 （√） 40. 如果上司一年之中交往很多，但很難記住每一個人和每一次見面的情況，文員應(yīng)把有關(guān)資料輸入電腦，準備交往提示文件。 （√） 41. 如果是你主持會議，則要做好筆記并把每次會議紀要的打印件存放進一個會議文件夾，如果以后出現(xiàn)問題，可以查看筆記，證實某一天你曾給某人安排了某件工作等。（√） 42. 如果是沿著人行道走，兩個人并行， 尊貴的位置 是在右邊，三個人并行，則在中間。 （√） 43. 如果文員要找的人是一位比上司地位高的 人或尊長，你跟對方的文員說完之后就應(yīng)該叫上司接過電話，告訴上司要找的人馬上就會來聽電話，讓上司直接與對方通話（√） 44. 如果需要與來訪者確定會面時間，應(yīng)先征求來訪者方專業(yè)好文檔 第 6 頁（共 14 頁） 便的時間，查看上司的時間表，如果這一時間有空，就可答應(yīng)下來。 （） 45. 如果要拒絕別人，最好是依照自己和對方的人際關(guān)系程度，分別使用表示方法，以避免因為拒絕而發(fā)生不必要的困擾。 （√） 46. 善于合作指每一名文秘人員都要謙虛、謹慎，對同事尊重和理解，即不能違反同事的意愿。 （） 47. 上司自己安 排的約會忘了事先告訴你，出現(xiàn)約會沖突，解決方法是上司先見他自己安排的那一位。 （） 48. 上下級之間握手，下級先伸手后，上級才能相握 （） 49. 受到直屬上司以外的指派時，假如是文員自己能夠安排辦理，而且不會影響到直屬上司所指示的工作就可以接受，否則要向直屬上司請示后再作決定。 （√） 50. 受到直屬上司以外的指派時，假如文員自己能夠安排辦理，而且不會影響到直屬上司所指示的工作就可以接受，否則要向直屬上司請示后再作決定。 （√） 51. 同時介紹很多人時，可從右至左 ，按順序介紹。 （√） 52. 同時介紹很多人時，可以右至左，按順序介紹。 （√） 53. 為來自外地的與會者安排賓館住宿，最方便的安排是在同一家賓館為與會者預定房間，只要弄清有多少人數(shù)即可。 （） 54. 文秘人員對上司支票往來管理要謹慎小心，支票簿與印章應(yīng)該一起收藏，以避免被盜用冒領(lǐng)。 （） 55. 文秘人員對上司主要工作的輔佐主要有提神醒腦的服務(wù)、私事方面的協(xié)助、財物管理及其他活動。 （√） 56. 文秘人員或文書人員依然照已經(jīng)編好的立卷類目，將已經(jīng)處理完畢 的文件，隨時按類目上的對應(yīng)條款歸入卷內(nèi)，即為年終歸卷工作。 （） 57. 文書部門立好的案卷，必須逐年移交給檔案室集中保管，稱為 歸檔 ，有歸檔范圍和要求，但沒有期限。 （） 58. 文書部門立好的案卷，必須逐年移交給檔案室集中保管，稱為 歸檔 ，有歸檔范圍和要求，但沒有期限。 （） 59. 文員傳達上司信息時，可以把上司的話語加多或減少，以個人的口吻把話轉(zhuǎn)達。（） 60. 文員代替上司傳達不利消息時，因為當這個信差很困難，所以要拖到最后一刻行動。因為上司震怒，自己 轉(zhuǎn)達口信的語氣也應(yīng)該變成上司的語氣。 （） 61. 文員第一次做一項工作時應(yīng)該快一些，如果錯誤可以再做一遍。 （） 62. 文員對報紙和雜志的處理，可以挑出上司喜歡的報紙和雜志放在他的辦公桌上，其他的放在報刊架上供大家閱讀。 （√） 63. 文員對于在值班期間發(fā)生的重要情況，可以等交接班后再報告上司。 （） 64. 文員對支票管理要謹慎，支票簿與印章應(yīng)該一同鎖入抽屜。 （） 65. 文員因為已經(jīng)打過電話，并給對方留了言，即是已經(jīng)完成任務(wù)了， 做過某項工 作 和 完成某項工作 是完全相同的。 （） 66. 文員應(yīng)避免必要的通信和郵寄，盡可能把頻繁的聯(lián)系集中起來分批進行。（√） 67. 文員應(yīng)有效利用時間，可以把重要工作如寫報告等與其他工作安排在一起去做。 （） 68. 文員在工作時間如需要補妝，應(yīng)該去洗手間。 （√） 69. 文員在工作時間如需要補妝，應(yīng)隨時隨地進行。 （） 70. 文員在接聽電話時，如查投訴者無端辱罵，可把他使用的字眼寫下來，以做證據(jù)，再慢慢地向他解釋： 鄧先生，如果你一直說臟話，我 就沒有辦法再跟你談下去了。 （√） 71. 文員作介紹，若年齡、地位都相同，應(yīng)從較親近的人開始介紹 。 （√） 72. 文員作介紹，應(yīng)先介紹地位高的人，再介紹地位低的人。 （） 73. 文員坐下時，腳尖在膝蓋垂直線以內(nèi)，也可稍向左側(cè)后右側(cè)，膝蓋與大腳可分開。 （） 74. 無論何種禮服都應(yīng)考慮宴會的地點、時間、形式。請?zhí)现付ù?黑領(lǐng)結(jié) ，便表示穿無尾正式禮服。 （√） 75. 無論是什么樣的文本和圖表幾乎都能通過傳真發(fā)送，因而文員傳遞信息應(yīng)首選傳真。 （） 76. 小辦公室的優(yōu)點是節(jié)省空間，空氣流通，聯(lián)系方便。（） 77. 宴請的菜譜應(yīng)符合對方的飲食習慣，但必須有反映我國傳統(tǒng)風味的土特產(chǎn)品，如茅臺等烈性酒。 （） 78. 宴請的請柬一般要提前一至二周發(fā)出，以便客人及早安排，已經(jīng)口頭約定的就不要補發(fā)請柬了。 （） 79. 要發(fā)問或有意見時，應(yīng)該等上司說完話這后再發(fā)問，可以提出自己的看法。如果上司不加采用，應(yīng)說服上司。（） 80. 要發(fā)問或有意見時，應(yīng)該等上司說完話之后再發(fā)問，可以提出自己的看法。如果上司不加采用 ，應(yīng)說服上司。（） 81. 英美國家習慣，文員接待來訪者，應(yīng)該站起來與來訪者講話。 （） 82. 用叉、匙進食西餐時，可將餐具的整體放入嘴里，或用舌頭去舔。 （） 83. 在陽光明亮的教室和會議室內(nèi)使用投影機，效果不受影響。 （） 84. 值班人員要認真填寫值班接待登記表或值班日志，直接解決不了的問題要報請領(lǐng)導批示或轉(zhuǎn)交有關(guān)部門處理。（√） 85. 注辦是指文秘人員在《文件處理單》上或文尾的下角注明公文辦理的結(jié)果。 （√） 三 、設(shè)計題 1. 安徽某 企業(yè)欲與上海某企業(yè)合作，上海以品牌、技術(shù)人股，利用安徽比較便宜的原材料和人工，共同生產(chǎn)國內(nèi)緊缺的產(chǎn)品。上海代表團一行 10 人將于 8 月下旬來訪，商議合作的具體事宜，辦公室主任請小李作好準備。假如你專業(yè)好文檔 第 7 頁（共 14 頁） 是小李，你怎樣設(shè)計這個接待方案 ? 答： (1)接受任務(wù)； (2)了解來賓； (3)制訂計劃； (4)預訂食宿； (5)迎接來賓； (6)商議日程； (7)安排會談； (8)陪同參觀； (9)送別客人； (10)接待小結(jié)。 2. 康橋賓館位于本市南京西路４５號，是個中型賓館，有會議室、餐飲、停車場等，某企業(yè)準備在 11 月 15 日上 午9： 00 至 12： 00 召開全廠中層干部大會，討論第二年的產(chǎn)品發(fā)展和銷售計劃，地點就在康橋賓館的 12 樓會議室。這次會議由總經(jīng)理辦公室負責安排。辦公室主任讓小付擬一個會議通知。他應(yīng)該考慮哪些問題？ 答： （ 1）會議的名稱： （ 2）出席會議者的姓名或組織、部門的名稱；（ 3）日期、時間（開始到結(jié)束的預定時刻）；（ 4）地點：（具體在幾樓幾號會議室）； （ 5）議題（或者議事日程）；（ 6）主辦者的聯(lián)絡(luò)處，電話號碼等；（ 7）開會所在地，建筑物名稱、幾樓、電話號碼（必要時可附上地圖）；（ 8）注意事項、是否備有餐點、有否停車場， 或當天應(yīng)備的資料等。 3. 科達公司召開中層干部擴大會議，參加人員為總經(jīng)理、副總經(jīng)理 各職能部門的正副經(jīng)理、辦公室正副主任和職工代表等，共 46 人，會議文秘人員和其他服務(wù)人員 4人，會議時間為 5小時。參加會議人員月平均工資為 2400元，其他收入 600元，假設(shè)一個月工作 30天、一天工作 8 小時。會議后勤費用開支有：文件材料費 200 元，飲料費 100元，因會議緊張安排午餐，餐費每人 10 元。請計算會議的成本。 答： (1)會議成本 =2 3[(G+S) T]n+后勤開支 =6(G+S)T n+后勤開支 (2)G參加會議人員的每小時人均工資數(shù)；每個人每小時平均工資為 10 元， (2400247。 30247。 8) (3)S參加會議人員每小時人均其他收入數(shù)；其他收入為2． 5 元。 (600247。 30247。 8) (4)T參加會議人員人均到會時間為 5 小時； (5)n參加會議人數(shù)為 50 人 (46+4)； (6)后勤開支 等于支票開支、現(xiàn)金開支和實物開支的總和為 800(200+100+10 50) (7)會議成本一 6 (10+2． 5) 5 50+800 =18750 一 800 =19550(元 ) 4. 麥格公司為了解新產(chǎn)品的科技含量和市場競爭力，以制定合適的價格打入市場，決定召開專家座談會，對新產(chǎn)品進行評估，辦公室人員應(yīng)該如何準備和開好這次座談會 ? 答： (1)座談會邀請對象必須是新產(chǎn)品所在領(lǐng)域的專家和學者，能獨立思考、有主見又敢于發(fā)表意見者； (2)座談會以小型為主，人數(shù)以七、／ L 人為宜； (3)座談會上，文秘人員應(yīng)與主持人密切配合； (4)主持人負責引導、組織，可不做記錄； (5)詳細的記錄應(yīng)由文秘人員在不引人注目的座位上去做；(6)座談會的時間不必嚴格規(guī)定，可長 可短； (7)會場應(yīng)準備些飲料、茶點，邊吃邊談，可使氣氛輕松。 5. 某個下雨天，在利達公司召開的新產(chǎn)品推介會結(jié)束了。公司的大型會議室有各種會議用品，室外有接待處，公司還租了汽車接送來賓，為圓滿結(jié)束這次會議，辦公室人員在會后應(yīng)該做些什么工作？ 答： （ 1）要替搭車回去的人安排車子；（ 2）在接待處暫時代為保管的衣物，不要遺失或被人錯領(lǐng)、冒領(lǐng)；（ 3）有留話時，切記務(wù)必傳達；（ 4）檢查會場有無物品遺漏；（ 5）要為參加會議的人員送行；（ 6）文秘人員離去前。要檢查煙灰缸、字紙簍有無易燃的東西，如有，則必須加以熄 滅；（ 7）桌、椅早先若和移動，必須還原，洗滌煙灰缸、茶具等，如有，則必須加以熄滅（ 8）攜帶進會場的資料和會議用品要記得帶回；（ 9）關(guān)緊門窗并上鎖；（ 10）通知會場的管理單位，會議已經(jīng)結(jié)束。 6. 某公司成立不久，業(yè)務(wù)就非常繁忙，電話不斷，上司要求文員小胡設(shè)計一個電話記錄單。小胡應(yīng)該怎樣設(shè)計？ 答 ： 來電單位 來電號碼 來電者姓名 分機 來電時間 年 月 日 時 分 手機 內(nèi)容摘要 上司指示 處理結(jié)果 記錄人 7. 某公司成立三周年，準備舉行大 型宴會，辦公室人員應(yīng)該如何做好準備，要做哪些工作？ 答： （ 1）客人的選擇。缺點名單，再請上司核定。（ 2）確定時間。如果是涉外宴請，宴請時間應(yīng)按國際慣例，征詢客人的意見，要避免選擇對方的重大節(jié)假日。（ 3）會場的選擇。要考慮宴會的性質(zhì)、客人的數(shù)目、交通是否方便、場地大小是否合適、菜式、有無停車場。（ 4）擬訂菜單。應(yīng)符合對方的飲食習慣，從賓客的身份、宴請次數(shù)、目的等方面去考慮，至少要提供 2 份菜單，供上司挑選。（ 5）寄法請柬。宴請需要發(fā)請柬，請柬上應(yīng)寫明邀請人姓名、宴請的目的、方式、時間、地點，著裝要求、要求回函及其他說明等。請柬一般要提前一至二周發(fā)出。（ 6）席次的排列。以社會地位與年齡作優(yōu)先考慮來安排，在請柬上應(yīng)注明席次號。席次的排列原則是：男女主人對坐桌椅的兩端；男女賓客間隔而坐；夫婦分開坐；難主賓做在女主任的右邊，女主賓坐在男主人的右邊。主任方面的陪客，應(yīng)插在客人中間坐，以便同客人接觸。 8. 某中外外資公司德方總經(jīng)理來訪，恰逢生日，上司要求文員小陳購買禮物贈送，小陳應(yīng)如何辦？要考慮哪些因素？ 答： 清楚德方總經(jīng)理的愛好、文化背景、性格習慣等；征專業(yè)好文檔 第 8 頁（共 14 頁） 求上司意見或同意，在允許的錢款額度范圍內(nèi)選購禮物；比較合適 的生日禮物是有中國特色的、總經(jīng)理又比較喜歡的物品；贈送的禮物應(yīng)去掉包裝上的標價，并應(yīng)請商店用精美包裝紙重新包裝一下；附上賀卡寫上中國公司的名稱，讓上司親自送給德方總經(jīng)理。 9. 上海某企業(yè)欲與德國某企業(yè)合作，德國以品牌、技術(shù)人股，利用上海比較便宜的原材料和人工，共同生產(chǎn)國內(nèi)緊缺的產(chǎn)品。德國代表團一行 9 人將于 8 月下旬來訪，商議合作的具體事宜，辦公室主任請小李作好準備。假如你是小李，你怎樣設(shè)計這個接待方案 ?