【文章內(nèi)容簡介】 寸 ,用按鍵設(shè)定 ,根據(jù)原稿的深淺和反差來改變和調(diào)節(jié) ,等復(fù)印指示燈亮?xí)r ,就可按下復(fù)印按鈕 ,開始復(fù)印 ,從接紙盤上取出復(fù)印品 ,整理和裝訂好 ,同時(shí)將原稿從稿臺上取下整理好 ,放回原處 . 0 投影機(jī)的使用注意 : .信息源的分辨率和投影機(jī)的分辨率應(yīng)該設(shè)置成一致 .和聽眾深入探討一個(gè)問題 ,應(yīng)把投影機(jī)關(guān)掉 ,這樣可以把聽眾的注意力集中到討論上來 ,不使聽眾的注意力被花花綠綠的投影屏幕所分散 . ,絕 對不能用這個(gè)教鞭指向觀眾的眼睛 ,這可能會(huì)造成傷害 .時(shí)候 ,要小心不要踢到投影機(jī)的數(shù)據(jù)以及電源連線 . 0 文員工作指導(dǎo)思想圍繞著計(jì)劃 實(shí)施 檢查這樣一個(gè)滾動(dòng)的過程 . 0 請示內(nèi)容 :必須是自己難以處理或無權(quán)處理的事 ,請求上司給予指示或授權(quán)辦理 .常規(guī)性工作或自己職權(quán)范圍內(nèi)的事則無須請示 . 0 請示形式 :可以是口頭形式 ,也可以是書面形式 . 0 請示必須注意 : :遵守按上級分工、對口請示的原則 . :遵守一文一事的規(guī)則 ,避免將多項(xiàng)事務(wù)寫在一份請示內(nèi) ,造成上司批復(fù)的困難 . 0 受意方法 : ,記錄下指示要點(diǎn) ,用心判斷指示的用意 ,直至明了意圖為止 ,但不要打斷談話 ,可以公開提出 ,但要言之有理 ,并要注意方式、態(tài)度 ,要不失時(shí)機(jī)地貫徹實(shí)施 . 0傳達(dá)方法 : ,不可夾進(jìn)自己的意見 文字材料 ,照本宣科 ,可以根據(jù)上司授意 ,只傳達(dá)大致意思 .不可以普通電話、普通函件里傳達(dá)有秘密內(nèi)容的指示 ,應(yīng)該要求被傳達(dá)者復(fù)述一遍 ,以免漏聽或漏記 . 0 進(jìn)言的方法和要求 : 0 有效地使用電話 : ,如果是打國際電話 ,一定要考慮時(shí)差因素 ,理清你想說的事實(shí)和要點(diǎn) . ,確保一次撥號就能成功通話 .供記錄的本子和筆 ,并養(yǎng)成一手摘話筒 ,一手馬上執(zhí)筆 ,隨時(shí)準(zhǔn)備記錄的好習(xí)慣 . ,而對方無人接聽 ,要等鈴聲響了六七下再掛電話 . ,應(yīng)確保你要找的人接話時(shí) ,你的上司要能夠立即說話 . ,你卻離開電話機(jī)很長時(shí)間 ,以致你回來時(shí) ,對方已經(jīng)掛上電話 ,并留下了對你的不滿 . 0 郵件的分揀 : 分揀 0 郵件拆封注意 : ,使里面的信紙和其他東西沉落在信封的一邊 ,以免在拆封時(shí)遭到損壞 .的拆封位置在信封的右邊側(cè) ,信封不能丟掉 ,也不能損壞信封上的文字、郵戳和其他標(biāo)志 . ,首先要取出里面的所有東西 ,然后檢查信封、信紙上的地址、電話是否一致 時(shí)會(huì)附有貨單、發(fā)票、支票等 ,檢查這些附件時(shí) ,應(yīng)該一一對照信紙上提到的部分 . ,文秘人員應(yīng)找出當(dāng)時(shí)的訂購信的副本 ,拆開郵包 ,仔細(xì)檢查訂購物品的品種、規(guī)格、數(shù)量等是否與訂購的一致 . ,如法律部門要求在郵件上加蓋收到時(shí)的日期章 ,也可以用手工方式填寫 ,表明收到時(shí)的年月日時(shí)或分 、次急件和普通件 . ,應(yīng)把其中的重點(diǎn)部分用紅筆劃出 ,并提醒上司注意有關(guān)問題 ,也可以將信中的要點(diǎn)摘錄下來以供參考 ,不必交給上司 ,一般可以作為廢紙?zhí)幚?,但有關(guān)行業(yè)、產(chǎn)品的資料應(yīng)保存好 ,或交給有關(guān)部門 . .如文秘人員不知道轉(zhuǎn)遞地址 ,應(yīng)該把錯(cuò)誤的地址劃去 ,在信封上寫上 ” 該地址不對 ” ,并把它退回去 .如果誤拆了非本公司的信 ,應(yīng)在信封上注明 ” 誤拆 ” ,并寫上自己姓名的縮寫 ,然后把信重新封好并退回去 . 0 上司不在時(shí)郵件的處理 :件先保存下來 ,并通知發(fā)信人信已收到 ,告訴對方何時(shí)可能得到答復(fù) 處理 .文秘人員應(yīng)制作簽收單 ,要求收到人員簽名 ,并注明時(shí)間 .3.上司授權(quán)文秘人員處理一些應(yīng)由他處理的郵件 .文秘人員在全面掌握情況的基礎(chǔ)上慎重辦理 .在回信上簽上自己的職稱 ,發(fā)出前復(fù)印一份 ,留待上司過目 .如是回電或面談 ,則應(yīng)在收到的郵件上寫明回電、面談的時(shí)間和內(nèi)容 ,以備后查 . ,文秘人員還可以制作郵件摘要表 .表上列出何時(shí)收到郵件 ,怎樣處理的 ,做了哪些事 ,采取了哪些措施等 ,有些內(nèi)容需要上司回來決定 . ,文秘人員應(yīng)該把需要上司處理的每封信的內(nèi)容大致記錄一下 ,這樣文秘人員就可以隨時(shí)向上司匯報(bào) . ,文秘人員在處理郵件時(shí)遇到棘手的事情 ,應(yīng)及時(shí)向上司請示 .如 有可能 ,可以把那些難以辦理而又急需回復(fù)的郵件用傳真、快件、辦公室管理小炒 5 電子郵件等形式發(fā)給上司 ,請上司定奪 .續(xù)編號 ,這樣就會(huì)知道你寄的郵包是否全部到齊了 .也可以把積壓的信件分別放入紙袋 ,標(biāo)上 ” 需要簽字的信件 ” 、 ” 需要您處理的信件 ” 、 ” 需要讀的信件 ” 、 ” 報(bào)告 ” 、 ”一般閱讀材料 ” . 0 接待時(shí)的心理準(zhǔn)備 : 平 0儀表方面的禮貌 :重點(diǎn) 具體 : 2.裝飾品 0 接受對方名片 : ,所 以在接到對方名片時(shí) ,務(wù)必表現(xiàn)出尊重的態(tài)度 ,不可在對方名片的正面記錄備忘事項(xiàng) .2.當(dāng)對方遞出名片時(shí) ,應(yīng)點(diǎn)頭致意 ,雙手在平行胸部的位置接過名片 ,最好不要捏到名片上的字 ,以示尊重 ,再收回雙肘 ,仍輕捧著名片 ,抬起頭 ,注視著對方 ,鄭重地讀出名片上的名稱 ,以確認(rèn)無誤 . ,不可輕率地錯(cuò)讀 ,可誠懇地請教對方 ,對方回答后 ,可按對方發(fā)音 ,重復(fù)一遍 ,并行禮致歉 . 0 判斷介紹時(shí)的原則 ,再介紹公司外的人 ,再介紹地位高的人 ,應(yīng)按照 到職的先后 ,先介紹新進(jìn)的職員；若同時(shí)到職 ,就先介紹年紀(jì)較輕的人 、地位都相同 ,便從較親近的人開始介紹 5.將一個(gè)人介紹給大家時(shí) ,先介紹這個(gè)人 ,可從右至左 ,按順序介紹 ,再介紹其他的人 ,要先介紹男士 女士 ,先介紹未婚者 ,再介紹已婚者 ,從親者先介紹 . 0 會(huì)議場所的選擇 : 3.預(yù)定開會(huì)所需要的時(shí)間 ,并作寬裕的準(zhǔn)備 .對會(huì)議場地的照明、空調(diào)、遮光的窗簾等設(shè)備 ,以及桌椅擺 設(shè)、電插座、電話、壁燈的位置等 ,都要詳細(xì)檢查 . 0 會(huì)議通知的寫法 : 、部門的名稱 、地點(diǎn) 、電話號碼等 .開會(huì)所在地 ,建筑物名稱 ,幾樓 ,電話號碼 8其他 .注意事項(xiàng) ,是否備有餐點(diǎn) ,是否有停車場 ,或當(dāng)天應(yīng)準(zhǔn)備的資料 ,都要詳細(xì)說明 . 0議程的安排 : (或備忘錄 ) 議題 10.休 會(huì) 0 會(huì)議記錄的制作方法 : ,便于你識別會(huì)議上的發(fā)言者 ,在你需要核對事實(shí)和數(shù)據(jù)時(shí)隨時(shí)可用 ,但要將決議、修正案、重要聲明、決定和結(jié)論等一字不差地記錄下來 .可以利用錄音機(jī)幫助記錄 ,但不可過分信賴它 . ,不管是誰提出了一個(gè)動(dòng)議 ,或附議一個(gè)動(dòng)議 ,或提出了會(huì)后行動(dòng)、意見 ,都要把此人的姓名記下來 . ,可提示主席 ,也可以事先準(zhǔn)備某種暗號 ,用來提示主席應(yīng)該重復(fù)的內(nèi)容或?qū)δ骋粌?nèi)容作出解釋 . 0 簽約儀式 :文秘人員應(yīng)做好以下工作 :稿、翻譯、校對、印刷和裝訂工作 ,包括各方單位的名稱牌、文本、簽字筆、吸黑水器、小國旗、印章印盒、桌布、橫幅或貼字等 ,安排簽約方職位相當(dāng)?shù)呢?fù)責(zé)人主簽 ,由更高一級的領(lǐng)導(dǎo)人及相關(guān)部門的負(fù)責(zé)人參加 ,以示監(jiān)證 ,簽字桌后面放兩把椅子 ,作為主簽人的座位 ,按照主左客右的規(guī)則在桌上放置各自的文本和姓名牌 ,有簽約人、助簽人 (文秘人員 )和參加人 .*文秘人員負(fù)責(zé)或者陪同上司參加簽字儀式時(shí) ,程序如下 :1.引導(dǎo)各方人員進(jìn)入簽約場所 ,并安排其他參加人員按照身份順序排列 ,分主左客右站立在各方主簽人的身后 .3.助簽人的工作是將文本打開 ,向主簽人批示該簽字的位置 ,待主簽人簽字后 ,用吸墨水器將墨跡吸干 .簽字后 ,由助簽人員互相傳遞文本 ,主簽人再在對方保存文本上簽字 . ,交換文本 ,互相依據(jù)并資共同遵守、執(zhí)行 ,在簽字完畢后 ,雙方共同舉杯 ,以示慶賀 . ,陪同上司送別客人 . 0 提示工作 : :基本辦公日程 表、固定活動(dòng)日期一覽表、使用提示性備忘錄、準(zhǔn)備約會(huì)表、準(zhǔn)備特殊提示卡、準(zhǔn)備交往提示文件 . 0 決定旅行用品 :信紙、信封、郵票 ,筆記本 ,地址目錄 (電話 ,傳真等號碼 ),日歷卡 ,世界各地時(shí)間表 ,國際電話號碼表 ,文件夾 ,商業(yè)名片 ,聲像材料 ,手機(jī)、手提電腦、 U 盤或光盤、微型錄音機(jī)、掌上電腦等 ,現(xiàn)金、私人與商業(yè)支票簿、私人與商業(yè)信用卡 ,相關(guān)檔案 ,旅行指南和地圖冊、旅行目的地的風(fēng)土人情介紹 ,日程表、約會(huì)安排表、時(shí)間表和計(jì)劃表 ,護(hù)照、簽證等 ,鉛筆、鉛筆 ,回形針、剪刀、橡皮筋、透明膠帶、別針、尺子 ,圖章和印泥盒 ,急救藥盒 . 0 安排差旅費(fèi) : 0 預(yù)訂飛機(jī)票 ,需要提供的信息 :出發(fā)地點(diǎn)和到達(dá)地點(diǎn)、預(yù)期出發(fā)日期和時(shí)間、航班號、希望的艙位等級、任何特殊要求 . 0 預(yù)訂旅館 : 5.為大型會(huì)議預(yù)訂房間 . 0 護(hù)照分為外交護(hù)照 (紅色 )、公務(wù)護(hù)照 (綠色 )、普通護(hù)照 (棕色 ). 0 文秘人員攜帶主管部門的出國任務(wù)批件、出國人員政審批件、所去國有關(guān)外國公司或組織所發(fā)的邀請函、 2 寸正面免冠半身相片等去辦理護(hù)照 .如遇到緊急情況 ,可在提交申請時(shí)申請加急 . 0 辦理簽證 : 游簽證 :需要有效護(hù)照、兩張一寸免冠照、簽證申請表、旅行及在該國逗留期間費(fèi)用擔(dān)保證明 (擔(dān)保人或銀行存款證明 )、無不法滯留可能性的情況證明、已預(yù)定的往返機(jī)票的復(fù)印件 . (探親、就診等 )除上述證件外 ,還需要親屬的在學(xué)、在籍、在職證明書、親屬關(guān)系表、公證書、醫(yī)生推薦就醫(yī)證明等 . ,還需要國外邀請公司的邀請函、單位同意證明、個(gè)人在職證明等 . 0 出入境中國口岸 : ,進(jìn)行邊防檢查 ,填寫入出境登記卡 ,交驗(yàn)護(hù)照 ,檢查簽證等 .過關(guān)后將身份證等證件收好 (境外只需要護(hù)照 ) ,填妥后 ,有一聯(lián)需要自己保存 ,等到入境時(shí)再交回海關(guān) .件發(fā)生 ,需要進(jìn)行安全檢查 .按照規(guī)定要通過安全門 ,接受紅外線透視、磁性探測器檢查以及搜身檢查等 ,旅客應(yīng)該配合協(xié)助 .關(guān)不可替陌生人帶物品 ,以免違禁品等非法物品入境 ,給自己帶來不必要的麻煩 . 0 在國外施行 ,要注意時(shí)差；世界上多數(shù)國家都有給小費(fèi)的習(xí)慣 . 0 旅行時(shí)的安全防范措施 :、食用卡、證件分開放 ,文件資料鎖入箱中 ,而應(yīng)坐在后座 不坐在頭和尾處 ,最好坐在緊急艙門旁邊 船盡量選擇上層艙 ,遇墻角拐彎應(yīng)繞開走 ,讓公司知道你在哪里 ,如果有事 ,可以讓幫助、援救你的人知道你的姓名 .門 目的 . 0 采購物品 : ,購書時(shí) ,最好知道書名、作者、出版社及出版日期 ,至少也得知道書名及出版社名稱 . ,上司如果交代文秘人員選購 ,文秘人員就應(yīng)請示有關(guān)禮物的用途、預(yù)算費(fèi)用、受禮者的喜好等 . 0 文秘人員對上司主要工作的輔佐 : 服務(wù) .上司早上到公司上班或外出返回 ,以及工作告一段落 ,文員可適時(shí)端些飲料或準(zhǔn)備濕毛巾使上司消除工作疲勞、舒緩心情 ,使上司能精神煥發(fā)地工作 . .例如 :上司的子女結(jié)婚、家人的意外等 . : .例如每年的各種節(jié)日 ,上司收到禮物 ,有時(shí)要文秘人員代寫致謝函 ,并做紀(jì)念保管 . 0 握手的正確姿勢 :距離對方約一步 ,兩腿站正 ,正面朝向?qū)Ψ?,上身稍稍前傾 ,雙目注視對方 ,微笑著伸出手去 ,右手四指并攏 ,拇指張開 .握住對方的手時(shí)可略略用些力 ,給對方一種誠摯和尊重的感覺 .女 文員與男士握手 ,只需微笑著把手伸向?qū)Ψ?,對方只能輕輕握一下女士的手指部分 . 年長女性先向年輕女性伸手 ,女性先向男性伸手 ,職位高的先向職位低的伸手 .如果文員參加一個(gè)聚會(huì) ,應(yīng)先與主人握手 ,然后再與房間中較尊長的人握手 .女性要先伸手 ,男性才能與之握手 .無論什么時(shí)候也不應(yīng)在街上去吻女性的手表示敬意 .男性在任何場合都應(yīng)摘下手手套握手 ,女性可以不必 ,但與年長的人握手 ,都應(yīng)摘下手套以示尊重 . 0 宴會(huì)的種類 :宴會(huì)包括公司創(chuàng)立、新樓落成、新董事長、總經(jīng)理就職、紀(jì)念典禮、客戶招待會(huì)、年會(huì)、迎新會(huì) ,以及公司內(nèi)部的榮遷、頒獎(jiǎng)、個(gè)人 慶祝會(huì)等各種各樣的宴會(huì) . 0 宴會(huì)的形式 :常見的有宴會(huì)、冷餐 (或自助餐 )會(huì)和酒會(huì) .宴會(huì)又有國宴、晚宴、午宴、早餐、工作餐之分 .自助餐和酒會(huì)有時(shí)統(tǒng)稱為招待會(huì) . 辦公室管理小炒 6 0 會(huì)場的選擇 : 是否合適 . 0 喪事應(yīng)詢問 : 的形式、時(shí)間及地點(diǎn) 、住址及電話號碼 . 0 吊唁時(shí)的衣著 :參加守靈 ,無論男女均著平常樸素衣服即可 .參加葬禮及告別式時(shí) ,男士可著簡單禮服 ,黑色或深色的西服及黑領(lǐng)帶；女士穿著黑色連衣裙或西服 ,京戲避免濃妝及深色指甲油 ,發(fā)型力求樸素 ,不可戴著發(fā)光的飾物 ,結(jié)婚戒指也不可佩戴 .選用黑色暗面的鞋子、手提包 . 0 口頭語言發(fā)展的原因有 : ,人自出生后由于親情交流就能自然地熟練運(yùn)用 間的練習(xí) 表達(dá)方式 . 0 口頭語言的特征 : ,但語義讓人明白了 ,可能留在記憶中 .所以發(fā)聲要清楚 ,盡可能說得通俗、生動(dòng)、規(guī)范 ,使人一聽就明白 ,并留下印象 . 時(shí)間、場合、對象的不同有所不同 . 0 敬語的用法 : 、職稱或社會(huì)地位者 (給過 )自己恩惠者 ,或希望得到對方幫助 ,或好感者 0說話的要領(lǐng) ,有效加強(qiáng)印象的說話要點(diǎn)是 : 論先說 間、地點(diǎn)、場合、對象因素 ,使用模糊語言 . 0說服的要領(lǐng) : ,最想說什么 邏輯分析自己的意向 ,并對目的、效果、重要性、關(guān)聯(lián)性等 ,抓住重點(diǎn) .B 說服時(shí) ,要盡是具體客觀 ,使對方產(chǎn)生了解的動(dòng)機(jī) .C 偶爾也需要引用某些權(quán)威人士、