【正文】 便提供利用。嚴(yán)格遵守檔案安全保密制度，做好檔案流失的防護(hù)工作。檔案室保持肅靜，不得大聲喧嘩。一、本企業(yè)內(nèi)部形成的文件材料； 黨委：本企業(yè)員工參加各級代表大會、重要發(fā)言、提案等；黨委會議記錄；黨委換屆選舉任免文件；黨、團(tuán)工作總結(jié)、計劃；表彰先進(jìn)黨組織、優(yōu)秀黨員材料；紀(jì)檢、監(jiān)察中形成的重要材料；工會總結(jié)、會議記錄；企業(yè)年鑒 辦公室：辦公會議、領(lǐng)導(dǎo)班子會議記錄；組織機構(gòu)改革；上級領(lǐng)導(dǎo)、機關(guān)來企業(yè)視察檢查形成的提詞、講話、聲像等形成的材料；本企業(yè)重要的工作會議、討論通過的決議材料；本企業(yè)各部門編制調(diào)整、名稱變更，啟用、更換印章；本企業(yè)重大的體制改革形成的材料；工作總結(jié)和計劃、長遠(yuǎn)規(guī)劃；領(lǐng)導(dǎo)班子離任審計材料；本企業(yè)規(guī)章制度；本企業(yè)與下屬部門及外單位簽訂的有長遠(yuǎn)利用價值的合同、協(xié)議；1辦公室主辦，擬定、起草的請示、報告與上級機關(guān)的指示、批復(fù)；1本企業(yè)編制的年報（大事記）；1上級機關(guān)或同級機關(guān)制發(fā)貫徹執(zhí)行的文件。協(xié)調(diào)會審記錄、監(jiān)理工程師指令、指示，來往函件，工程材料監(jiān)理檢查、復(fù)檢、實驗記錄、報告，監(jiān)理日志、監(jiān)理周報、備忘錄，各項測控量成果及復(fù)核文件、外觀、質(zhì)量、文件等檢查、抽查記錄?？⒐を炇諘h決議文件、驗收證書及驗收委員會明冊、簽字。三、外購設(shè)備儀器或引進(jìn)項目的文件材料在開箱驗收或接收后即時登記，安裝調(diào)試后歸檔。第四章 檔案的利用第九條 案卷一般僅供在檔案室閱看，利用檔案人員必須愛護(hù)檔案，不得涂改、損壞、私自抄錄、復(fù)印、圈點、批注等。第十四條 對于歸檔范圍內(nèi)的歸檔資料各單位各部門負(fù)責(zé)收集并交由公司檔案室同一管理，納入考核。各部門、辦事機構(gòu)和區(qū)域零星文書檔案采取各部門平時累積、每半年一次按照各類檔案的管理細(xì)則進(jìn)行整理并移交檔案室。第三節(jié) 文件材料的形成和歸檔第三條 檔案按照記述內(nèi)容的不同劃分為黨群工作、行政管理、后勤管理、設(shè)備管理、財務(wù)會計、基本建設(shè)；按照文件形式可分為文字記載、圖紙圖表、數(shù)據(jù)計算、統(tǒng)計表格檔案等；按照載體形態(tài)可分為紙質(zhì)、電子、聲像、實物檔案等。借閱檔案交還時，須當(dāng)面查看清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)及時報告主管領(lǐng)導(dǎo)。第八條 借出的檔案材料務(wù)必定期歸還。四、本企業(yè)所屬單位和派出機構(gòu)應(yīng)報本企業(yè)的文件材料；五、本企業(yè)引進(jìn)項目、外購設(shè)備等帶來的文件材料；六、本企業(yè)參與的合作項目，合作單位按要求應(yīng)向本企業(yè)提交的文件材料；七、本單位執(zhí)行、辦理的外來文件材料； 第六條 歸檔的時間:一、管理性文件材料一般應(yīng)在辦理完畢后的第二年上半年歸檔。財務(wù)、器材管理：工程概算、預(yù)算、標(biāo)底、合同價、決算、審計及說明。監(jiān)理文件、資料：監(jiān)理合同協(xié)議、監(jiān)理大綱、監(jiān)理規(guī)劃及監(jiān)理細(xì)則，施工及設(shè)備器材供應(yīng)單位資質(zhì)審核、設(shè)備、材料審批。第三章 檔案的歸檔范圍及要求 第四條 歸檔的要求一、歸檔的文件材料必須完整；二、歸檔的文件材料必須準(zhǔn)確地反映企業(yè)生產(chǎn)、科研、基建和經(jīng)營管理等各項活動的真實內(nèi)容和歷史過程；三、歸檔的文件材料必須層次分明，符合其形成規(guī)律。(二)、查閱所需查閱檔案資料由檔案室人員查找提供，不得自取。經(jīng)確定需銷毀的檔案，由檔案管理員編造銷毀清冊，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員會審批準(zhǔn)后銷毀。七、檔案保管制度公司辦公室應(yīng)有存放檔案的專門庫房，根據(jù)保存檔案數(shù)量，設(shè)置存放檔案的箱柜，并具備防火、防潮、防蟲等安全條件。（6）因私出國人事關(guān)系保留協(xié)議書及相關(guān)材料。（12）公司內(nèi)部行文、公司對外發(fā)文或需要加蓋公章的文件材料。（4）公司制定的規(guī)章制度、部門職責(zé)、崗位職責(zé)。歸檔文件材料必須明確地反映公司在各項活動中形成的真實內(nèi)容和具體過程。實行各部門自行立卷，留存?zhèn)浞莺笠平蝗耸滦姓抗芾?，同時履行移交手續(xù)。文字材料用紙應(yīng)采用具有一定厚度、便于長期和永久保存的韌力大、耐久性強的紙張，并應(yīng)采用耐久性強的書寫材料，如碳素墨水、藍(lán)黑墨水，不得使用易褪色的書寫材料，如紅色墨水、純藍(lán)墨水、圓珠筆（包括黑色圓珠筆）、復(fù)寫紙和鉛筆等，資料中不得使用涂改液。（六）外部配套建設(shè)或協(xié)作的有關(guān)資料，包括原、燃材料、輔助供應(yīng)、設(shè)備供應(yīng)、動力供應(yīng)等方面的協(xié)議、合同、會議紀(jì)要、與44QG/PG0097—2016 此有關(guān)的上級和地區(qū)有關(guān)文件、指示、建設(shè)條件、進(jìn)度、資源情況、資金來源等。具體包括：圖紙會審紀(jì)要；變更通知單（包括變更設(shè)計的電傳等在內(nèi)，后同）及除代替圖、新增圖以外的附圖；業(yè)務(wù)聯(lián)系單、工程洽商單及除代替圖、新增圖以外的附圖； 材料代用單；設(shè)備處理委托單（含設(shè)備制造單位派駐工程現(xiàn)場代表現(xiàn)場處理單）；其它形式的變更材料。第八條 工程質(zhì)量監(jiān)督部門負(fù)責(zé)審查施工單位提交的工程質(zhì)保資料，并出具工程質(zhì)量評定證書。QG/PG0097—2016 附件8：工程竣工技術(shù)資料編制、交付歸檔和驗收實施細(xì)則第一章 術(shù)語、定義及縮略語第一條 工程竣工技術(shù)資料指工程項目在其建設(shè)、勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理和交、竣工驗收等階段形成的集中保存起來以備查考的直接記述和反映工程實際情況的圖樣、圖表、文字、電子、聲像以及其他各種方式和載體的歷史記錄材料。第十條 利用時使用拷貝件。例如：“9—7—0001”表明為：煉鋼廠竣工檔案1光盤。QG/PG0097—2016（十三）檔案管理部門應(yīng)對載體有無劃痕、有無完整性、有效性審核手續(xù)等方面的內(nèi)容進(jìn)行審核，合格后雙方在移交登記上簽字，辦理交接手續(xù)，否則，應(yīng)退回文件形成部門重新制作。QG/PG0097—2016（六）由計算機多媒體技術(shù)制作的文件，其中包含前面所示的兩種以上的信息形式，收集時應(yīng)注意參數(shù)準(zhǔn)確、數(shù)據(jù)完整。（二）用掃描等設(shè)備獲得的圖像電子文件，歸檔時要求文件存儲格式為“.TIF”、“.PDF”或“.RGB”，彩色圖像文件非壓縮格式為“.JPEG”或“.BMP”。QG/PG0097—2016 附件6：榮譽檔案管理實施細(xì)則第一章 收集第一條 歸檔范圍上級機關(guān)發(fā)給本機關(guān)的獎狀、證書、錦旗、獎牌、獎杯以及上級領(lǐng)導(dǎo)視察本單位的題詞、書寫的字畫等。（五）對庫存的數(shù)據(jù)流磁帶、錄音帶、錄像帶、光盤等載體的聲像檔案，應(yīng)做到每2年檢查一次，發(fā)現(xiàn)變形、斷裂、磁粉脫落等現(xiàn)象，要及時進(jìn)行技術(shù)處理。+20mm，壁厚23mm。（二）載體類型及代號： 錄音帶：1；QG/PG0097—2016 錄像帶：2； 光盤：3； 數(shù)據(jù)流磁帶：4；（三）按要求填寫聲像檔案的文字說明和存儲介質(zhì)的軟硬件環(huán)境。卷內(nèi)備考表應(yīng)放在案卷的最后一頁。（四）照片必須固定在芯頁正面（裝訂線右側(cè)）。反轉(zhuǎn)底片的說明應(yīng)在插袋式芯頁上書寫。一般不超過200字；用阿拉伯?dāng)?shù)字表示時間，年、月、日三字用“.”隔開。（四）按底片號順序?qū)⒌灼迦氲灼瑑?。第三?整理第六條 照片檔案的底片應(yīng)單獨整理存放，照片和說明一同整理存放。（十）其他具有保存價值的聲像資料。（二）組織或參加公司內(nèi)外各類重要會議、社會活動的聲像資料（包括會場、主席臺、主要內(nèi)容、領(lǐng)導(dǎo)講話等場面）。第二十三條 電子會計檔案與其元數(shù)據(jù)一并移交，特殊格式的電子會計檔案應(yīng)當(dāng)與其讀取平臺一并移交。QG/PG0097—2016 第十七條 單位分立原單位存續(xù)的，其會計檔案應(yīng)當(dāng)由分立后的存續(xù)方統(tǒng)一保管；單位分立后原單位解散的，其會計檔案應(yīng)當(dāng)經(jīng)各方協(xié)商后由其中一方代管或移交公司檔案館代管。（三）查閱或者復(fù)制會計檔案的人員，嚴(yán)禁在會計檔案上涂畫、拆封和抽換。第十條 同時滿足下列條件的，單位內(nèi)部形成的屬于歸檔范圍的電子會計資料可僅以電子形式保存，形成電子會計檔案：（一）形成的電子會計資料來源真實有效，由計算機等電子設(shè)備形成和傳輸；QG/PG0097—2016（二）使用的會計核算系統(tǒng)能夠準(zhǔn)確、完整、有效接收和讀取電子會計資料，能夠輸出符合國家標(biāo)準(zhǔn)歸檔格式的會計憑證、會計賬簿、財務(wù)會計報表等會計資料，設(shè)定了經(jīng)辦、審核、審批等必要的審簽程序；（三）使用的電子檔案管理系統(tǒng)能夠有效接收、管理、利用電子會計檔案，符合電子檔案的長期保管要求，并建立了電子會計檔案與相關(guān)聯(lián)的其他紙質(zhì)會計檔案的檢索關(guān)系；（四）采取有效措施，防止電子會計檔案被篡改；（五）建立電子會計檔案備份制度，能夠有效防范自然災(zāi)害、意外事故和人為破壞的影響；（六）形成的電子會計資料不屬于具有永久保存價值或者其他重要保存價值的會計檔案。對長期和永久保存的案卷要編張?zhí)?。第三條 歸檔時間會計檔案保管一年期滿之后，由財務(wù)管理部門編制清冊移交檔案管理部門歸檔保管，不得自行封包保存。QG/PG0097—2016 第二條 歸檔要求（一）當(dāng)年形成的會計檔案，在會計終了后，可暫由財務(wù)管理部門保管一年。第十五條 出借檔案，借用和退還時必須當(dāng)面點清，借閱人應(yīng)在登記本上簽字。QG/PG0097—2016 第九條 文書檔案以分類方案序列為基礎(chǔ)進(jìn)行案卷排列。由于沒有分類，每盒不用擬寫案卷標(biāo)題，但為了保持相關(guān)文件之間的聯(lián)系，在組盒時應(yīng)盡量將同一保管期限下的相同專題文件材料組為一盒或多盒。第三條 歸檔時間：次年5月底前將上一年管理活動中形成的文書材料移交本單位檔案管理部門。修改后的底圖與曬印出的藍(lán)圖一并歸檔，并替換出因更改而作廢的圖紙，以保證檔案的準(zhǔn)確、可靠。第五條 將科技檔案材料裝入與其厚度相適應(yīng)的檔案盒中（檔案盒規(guī)格為310220mm，厚度可根據(jù)實際需要在50、60mm中選擇使用），填寫案卷標(biāo)題和檔案號。（七）本單位形成的新產(chǎn)品開發(fā)方面的科技文件材料，凡屬產(chǎn)品研制和試生產(chǎn)階段產(chǎn)生的科學(xué)技術(shù)文件材料，在正式轉(zhuǎn)產(chǎn)后即應(yīng)歸檔。（二）各科學(xué)技術(shù)文件材料形成部門應(yīng)將要歸檔的科學(xué)技術(shù)文件材料，按照其自然形成規(guī)律和歷史聯(lián)系，加以系統(tǒng)整理，組成保QG/PG0097—2016 管單位（卷、冊、袋、盒）；劃分保管期限（見附錄K）；按保密規(guī)定確定密級；編制好案卷封面；對卷內(nèi)文件編上張?zhí)?，一卷一號，卷?nèi)目錄單獨編號；填寫卷內(nèi)文件目錄和卷內(nèi)文件備考表；對能裝訂的材料，裝訂成冊，需裝訂整齊，厚度一般不宜超過5cm，超過部分應(yīng)單獨裝訂成冊，經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人審查合格后向檔案部門移交歸檔。第二十二條 在攀單位每年檢查一次，外埠單位每兩年檢查一次。銷毀時應(yīng)同相關(guān)部門取得聯(lián)系，并應(yīng)指派專人監(jiān)銷。（八）檔案人員調(diào)離崗位時，應(yīng)將所管檔案交接清楚，并辦理交接手續(xù)后，方可離崗。凡界于兩種保管期限之間的檔案，其保管期限一律從長。（六）歸檔文件材料的載體和字跡應(yīng)符合耐久性要求。第五章 文件材料收集 QG/PG0097—2016 第十一條 歸檔范圍（一）各檔案材料形成部門應(yīng)按業(yè)務(wù)范圍指定專人（或兼職人員）做好各種不同載體文件材料的收集積累工作，檢查本部門歸檔文件材料的齊全、完整與準(zhǔn)確情況，整理完畢并編制移交清冊，定期向檔案室（館）移交歸檔。人事檔案分為干部人事檔案和工人人事檔案。：指單位在進(jìn)行會計核算等過程中接收或形成的，記錄和反映單位經(jīng)濟業(yè)務(wù)事項的，具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資料，包括通過計算機等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案。調(diào)閱檔案只限在檔案室查閱，不能帶出，必須帶出檔案室查閱的，要經(jīng)過辦公室主任批準(zhǔn)。7．其他具有保存價值的文件材料、重要的工作經(jīng)驗材料。公司各部門在各項活動中形成的具有參考價值的文件、材料，由承辦單位、主辦人負(fù)責(zé)將其中已辦完的文件、資料及時歸檔。2．公司會議原始記錄、紀(jì)要和決定（包括發(fā)布的通知、通報、機構(gòu)調(diào)整、任免、獎懲以及全公司的規(guī)章制度）。2．在一個卷內(nèi)要按問題或文件形成的時間，系統(tǒng)地排列。4．借檔人確因工作原因需要復(fù)印文件或摘抄文件，需經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)。電子文件則是指能被計算機系統(tǒng)識別、處理，按一定的格式存儲在磁帶、磁盤或光盤等介質(zhì)上，并可在網(wǎng)絡(luò)上傳輸?shù)臄?shù)字代碼序列。第五條 綜合服務(wù)中心代行公司檔案管理職能，具體負(fù)責(zé)公司的日常檔案管理工作：、完善檔案管理制度,報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后實施；QG/PG0097—2016 、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用工作；（單位）檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)、培訓(xùn)、檢查和考核。因故無原件的可歸具有憑證作用的文件材料。QG/PG0097—2016（九）各形成部門應(yīng)將文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作列入本部門的各項工作計劃、納入領(lǐng)導(dǎo)的工作議程、納入有關(guān)人員的工作標(biāo)準(zhǔn)，使檔案管理工作與其相關(guān)的各項業(yè)務(wù)活動同步進(jìn)行。（三）子分公司（單位）應(yīng)根據(jù)檔案的多少，設(shè)臵專門的庫房，配備相應(yīng)數(shù)量的檔案裝具，購臵必要的用品，庫房和裝具應(yīng)有一定的余地，以滿足檔案數(shù)量增長的需求。（三）各級檔案管理部門按借閱期限對到期未歸還檔案者做好催退工作，借閱者對到期尚需利用的檔案，應(yīng)及時辦理續(xù)借手續(xù)。第九章 檔案的統(tǒng)計與保密管理第十八條 檔案的統(tǒng)計 QG/PG0097—2016（一）公司檔案管理部門、子分公司（單位）應(yīng)對各類檔案的收集、整理、保管、鑒定銷毀、提供利用等情況進(jìn)行登記、統(tǒng)計，做到目錄、實物、統(tǒng)計數(shù)字相統(tǒng)一；同時對檔案機構(gòu)、人員、設(shè)備設(shè)施進(jìn)行統(tǒng)計。QG/PG0097—2016 附件1:檔案管理流程圖檔案管理流程圖（QG/PG0056—01）各單位（部門）各單位（部門）未通過檔案部門檔案部門收集、整理收集、整理文件材料，編制文件材料，編制移交清冊移交清冊審核通過檔案接收檔案整編檔案保管未通過統(tǒng)計銷毀鑒定利用通過銷毀QG/PG0097—2016 附件2：科技檔案管理實施細(xì)則第一章 收集第一條 歸檔范圍凡是在本單位的科學(xué)技術(shù)研究、新產(chǎn)品開發(fā)、基本建設(shè)、技術(shù)改造、設(shè)備檢修、地質(zhì)勘探、地形測繪、出國考察、對外談判、引進(jìn)國內(nèi)外技術(shù)等活動中形成的一切具有保存價值的科學(xué)技術(shù)文件材料，都屬于歸檔范圍（見附件11）。（二）工程竣工資料，由施工單位和監(jiān)理單位按《工程竣工技術(shù)資料編制、交付歸檔和驗收實施細(xì)則》（見附件8）的時間要求向檔案管理部門移交歸檔。（九）出國考察、對外技術(shù)談判方面形成的科學(xué)技術(shù)文件材料，辦理完畢后及時歸檔。第三章 保管第八條 需保密的科技檔案應(yīng)單獨保管。第十四條 出借檔案，借用和退還時必須當(dāng)面點清，借閱人應(yīng)在登記本上簽字。（二）所有歸檔的文件材料，有電子文件的，應(yīng)與紙質(zhì)文件一