【正文】 便提供利用。嚴(yán)格遵守檔案安全保密制度，做好檔案流失的防護(hù)工作。檔案室保持肅靜，不得大聲喧嘩。一、本企業(yè)內(nèi)部形成的文件材料； 黨委：本企業(yè)員工參加各級(jí)代表大會(huì)、重要發(fā)言、提案等；黨委會(huì)議記錄；黨委換屆選舉任免文件；黨、團(tuán)工作總結(jié)、計(jì)劃；表彰先進(jìn)黨組織、優(yōu)秀黨員材料；紀(jì)檢、監(jiān)察中形成的重要材料；工會(huì)總結(jié)、會(huì)議記錄；企業(yè)年鑒 辦公室：辦公會(huì)議、領(lǐng)導(dǎo)班子會(huì)議記錄；組織機(jī)構(gòu)改革；上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、機(jī)關(guān)來(lái)企業(yè)視察檢查形成的提詞、講話(huà)、聲像等形成的材料；本企業(yè)重要的工作會(huì)議、討論通過(guò)的決議材料；本企業(yè)各部門(mén)編制調(diào)整、名稱(chēng)變更，啟用、更換印章；本企業(yè)重大的體制改革形成的材料；工作總結(jié)和計(jì)劃、長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃；領(lǐng)導(dǎo)班子離任審計(jì)材料；本企業(yè)規(guī)章制度；本企業(yè)與下屬部門(mén)及外單位簽訂的有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的合同、協(xié)議；1辦公室主辦，擬定、起草的請(qǐng)示、報(bào)告與上級(jí)機(jī)關(guān)的指示、批復(fù)；1本企業(yè)編制的年報(bào)（大事記）；1上級(jí)機(jī)關(guān)或同級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)貫徹執(zhí)行的文件。協(xié)調(diào)會(huì)審記錄、監(jiān)理工程師指令、指示，來(lái)往函件，工程材料監(jiān)理檢查、復(fù)檢、實(shí)驗(yàn)記錄、報(bào)告，監(jiān)理日志、監(jiān)理周報(bào)、備忘錄，各項(xiàng)測(cè)控量成果及復(fù)核文件、外觀(guān)、質(zhì)量、文件等檢查、抽查記錄?？⒐を?yàn)收會(huì)議決議文件、驗(yàn)收證書(shū)及驗(yàn)收委員會(huì)明冊(cè)、簽字。三、外購(gòu)設(shè)備儀器或引進(jìn)項(xiàng)目的文件材料在開(kāi)箱驗(yàn)收或接收后即時(shí)登記，安裝調(diào)試后歸檔。第四章 檔案的利用第九條 案卷一般僅供在檔案室閱看，利用檔案人員必須愛(ài)護(hù)檔案，不得涂改、損壞、私自抄錄、復(fù)印、圈點(diǎn)、批注等。第十四條 對(duì)于歸檔范圍內(nèi)的歸檔資料各單位各部門(mén)負(fù)責(zé)收集并交由公司檔案室同一管理，納入考核。各部門(mén)、辦事機(jī)構(gòu)和區(qū)域零星文書(shū)檔案采取各部門(mén)平時(shí)累積、每半年一次按照各類(lèi)檔案的管理細(xì)則進(jìn)行整理并移交檔案室。第三節(jié) 文件材料的形成和歸檔第三條 檔案按照記述內(nèi)容的不同劃分為黨群工作、行政管理、后勤管理、設(shè)備管理、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)、基本建設(shè)；按照文件形式可分為文字記載、圖紙圖表、數(shù)據(jù)計(jì)算、統(tǒng)計(jì)表格檔案等；按照載體形態(tài)可分為紙質(zhì)、電子、聲像、實(shí)物檔案等。借閱檔案交還時(shí)，須當(dāng)面查看清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)及時(shí)報(bào)告主管領(lǐng)導(dǎo)。第八條 借出的檔案材料務(wù)必定期歸還。四、本企業(yè)所屬單位和派出機(jī)構(gòu)應(yīng)報(bào)本企業(yè)的文件材料；五、本企業(yè)引進(jìn)項(xiàng)目、外購(gòu)設(shè)備等帶來(lái)的文件材料；六、本企業(yè)參與的合作項(xiàng)目，合作單位按要求應(yīng)向本企業(yè)提交的文件材料；七、本單位執(zhí)行、辦理的外來(lái)文件材料； 第六條 歸檔的時(shí)間:一、管理性文件材料一般應(yīng)在辦理完畢后的第二年上半年歸檔。財(cái)務(wù)、器材管理：工程概算、預(yù)算、標(biāo)底、合同價(jià)、決算、審計(jì)及說(shuō)明。監(jiān)理文件、資料：監(jiān)理合同協(xié)議、監(jiān)理大綱、監(jiān)理規(guī)劃及監(jiān)理細(xì)則，施工及設(shè)備器材供應(yīng)單位資質(zhì)審核、設(shè)備、材料審批。第三章 檔案的歸檔范圍及要求 第四條 歸檔的要求一、歸檔的文件材料必須完整；二、歸檔的文件材料必須準(zhǔn)確地反映企業(yè)生產(chǎn)、科研、基建和經(jīng)營(yíng)管理等各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)內(nèi)容和歷史過(guò)程；三、歸檔的文件材料必須層次分明，符合其形成規(guī)律。(二)、查閱所需查閱檔案資料由檔案室人員查找提供，不得自取。經(jīng)確定需銷(xiāo)毀的檔案，由檔案管理員編造銷(xiāo)毀清冊(cè)，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員會(huì)審批準(zhǔn)后銷(xiāo)毀。七、檔案保管制度公司辦公室應(yīng)有存放檔案的專(zhuān)門(mén)庫(kù)房，根據(jù)保存檔案數(shù)量，設(shè)置存放檔案的箱柜，并具備防火、防潮、防蟲(chóng)等安全條件。（6）因私出國(guó)人事關(guān)系保留協(xié)議書(shū)及相關(guān)材料。（12）公司內(nèi)部行文、公司對(duì)外發(fā)文或需要加蓋公章的文件材料。（4）公司制定的規(guī)章制度、部門(mén)職責(zé)、崗位職責(zé)。歸檔文件材料必須明確地反映公司在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的真實(shí)內(nèi)容和具體過(guò)程。實(shí)行各部門(mén)自行立卷，留存?zhèn)浞莺笠平蝗耸滦姓抗芾?，同時(shí)履行移交手續(xù)。文字材料用紙應(yīng)采用具有一定厚度、便于長(zhǎng)期和永久保存的韌力大、耐久性強(qiáng)的紙張，并應(yīng)采用耐久性強(qiáng)的書(shū)寫(xiě)材料，如碳素墨水、藍(lán)黑墨水，不得使用易褪色的書(shū)寫(xiě)材料，如紅色墨水、純藍(lán)墨水、圓珠筆（包括黑色圓珠筆）、復(fù)寫(xiě)紙和鉛筆等，資料中不得使用涂改液。（六）外部配套建設(shè)或協(xié)作的有關(guān)資料，包括原、燃材料、輔助供應(yīng)、設(shè)備供應(yīng)、動(dòng)力供應(yīng)等方面的協(xié)議、合同、會(huì)議紀(jì)要、與44QG/PG0097—2016 此有關(guān)的上級(jí)和地區(qū)有關(guān)文件、指示、建設(shè)條件、進(jìn)度、資源情況、資金來(lái)源等。具體包括：圖紙會(huì)審紀(jì)要；變更通知單（包括變更設(shè)計(jì)的電傳等在內(nèi)，后同）及除代替圖、新增圖以外的附圖；業(yè)務(wù)聯(lián)系單、工程洽商單及除代替圖、新增圖以外的附圖； 材料代用單；設(shè)備處理委托單（含設(shè)備制造單位派駐工程現(xiàn)場(chǎng)代表現(xiàn)場(chǎng)處理單）；其它形式的變更材料。第八條 工程質(zhì)量監(jiān)督部門(mén)負(fù)責(zé)審查施工單位提交的工程質(zhì)保資料，并出具工程質(zhì)量評(píng)定證書(shū)。QG/PG0097—2016 附件8：工程竣工技術(shù)資料編制、交付歸檔和驗(yàn)收實(shí)施細(xì)則第一章 術(shù)語(yǔ)、定義及縮略語(yǔ)第一條 工程竣工技術(shù)資料指工程項(xiàng)目在其建設(shè)、勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理和交、竣工驗(yàn)收等階段形成的集中保存起來(lái)以備查考的直接記述和反映工程實(shí)際情況的圖樣、圖表、文字、電子、聲像以及其他各種方式和載體的歷史記錄材料。第十條 利用時(shí)使用拷貝件。例如：“9—7—0001”表明為：煉鋼廠(chǎng)竣工檔案1光盤(pán)。QG/PG0097—2016（十三）檔案管理部門(mén)應(yīng)對(duì)載體有無(wú)劃痕、有無(wú)完整性、有效性審核手續(xù)等方面的內(nèi)容進(jìn)行審核，合格后雙方在移交登記上簽字，辦理交接手續(xù)，否則，應(yīng)退回文件形成部門(mén)重新制作。QG/PG0097—2016（六）由計(jì)算機(jī)多媒體技術(shù)制作的文件，其中包含前面所示的兩種以上的信息形式，收集時(shí)應(yīng)注意參數(shù)準(zhǔn)確、數(shù)據(jù)完整。（二）用掃描等設(shè)備獲得的圖像電子文件，歸檔時(shí)要求文件存儲(chǔ)格式為“.TIF”、“.PDF”或“.RGB”，彩色圖像文件非壓縮格式為“.JPEG”或“.BMP”。QG/PG0097—2016 附件6：榮譽(yù)檔案管理實(shí)施細(xì)則第一章 收集第一條 歸檔范圍上級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)給本機(jī)關(guān)的獎(jiǎng)狀、證書(shū)、錦旗、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯以及上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)視察本單位的題詞、書(shū)寫(xiě)的字畫(huà)等。（五）對(duì)庫(kù)存的數(shù)據(jù)流磁帶、錄音帶、錄像帶、光盤(pán)等載體的聲像檔案，應(yīng)做到每2年檢查一次，發(fā)現(xiàn)變形、斷裂、磁粉脫落等現(xiàn)象，要及時(shí)進(jìn)行技術(shù)處理。+20mm，壁厚23mm。（二）載體類(lèi)型及代號(hào)： 錄音帶：1；QG/PG0097—2016 錄像帶：2； 光盤(pán)：3； 數(shù)據(jù)流磁帶：4；（三）按要求填寫(xiě)聲像檔案的文字說(shuō)明和存儲(chǔ)介質(zhì)的軟硬件環(huán)境。卷內(nèi)備考表應(yīng)放在案卷的最后一頁(yè)。（四）照片必須固定在芯頁(yè)正面（裝訂線(xiàn)右側(cè)）。反轉(zhuǎn)底片的說(shuō)明應(yīng)在插袋式芯頁(yè)上書(shū)寫(xiě)。一般不超過(guò)200字；用阿拉伯?dāng)?shù)字表示時(shí)間，年、月、日三字用“.”隔開(kāi)。（四）按底片號(hào)順序?qū)⒌灼迦氲灼瑑?cè)。第三章 整理第六條 照片檔案的底片應(yīng)單獨(dú)整理存放，照片和說(shuō)明一同整理存放。（十）其他具有保存價(jià)值的聲像資料。（二）組織或參加公司內(nèi)外各類(lèi)重要會(huì)議、社會(huì)活動(dòng)的聲像資料（包括會(huì)場(chǎng)、主席臺(tái)、主要內(nèi)容、領(lǐng)導(dǎo)講話(huà)等場(chǎng)面）。第二十三條 電子會(huì)計(jì)檔案與其元數(shù)據(jù)一并移交，特殊格式的電子會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)與其讀取平臺(tái)一并移交。QG/PG0097—2016 第十七條 單位分立原單位存續(xù)的，其會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)由分立后的存續(xù)方統(tǒng)一保管；單位分立后原單位解散的，其會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)經(jīng)各方協(xié)商后由其中一方代管或移交公司檔案館代管。（三）查閱或者復(fù)制會(huì)計(jì)檔案的人員，嚴(yán)禁在會(huì)計(jì)檔案上涂畫(huà)、拆封和抽換。第十條 同時(shí)滿(mǎn)足下列條件的，單位內(nèi)部形成的屬于歸檔范圍的電子會(huì)計(jì)資料可僅以電子形式保存，形成電子會(huì)計(jì)檔案：（一）形成的電子會(huì)計(jì)資料來(lái)源真實(shí)有效，由計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成和傳輸；QG/PG0097—2016（二）使用的會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)能夠準(zhǔn)確、完整、有效接收和讀取電子會(huì)計(jì)資料，能夠輸出符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)歸檔格式的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)表等會(huì)計(jì)資料，設(shè)定了經(jīng)辦、審核、審批等必要的審簽程序；（三）使用的電子檔案管理系統(tǒng)能夠有效接收、管理、利用電子會(huì)計(jì)檔案，符合電子檔案的長(zhǎng)期保管要求，并建立了電子會(huì)計(jì)檔案與相關(guān)聯(lián)的其他紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的檢索關(guān)系；（四）采取有效措施，防止電子會(huì)計(jì)檔案被篡改；（五）建立電子會(huì)計(jì)檔案?jìng)浞葜贫?，能夠有效防范自然?zāi)害、意外事故和人為破壞的影響；（六）形成的電子會(huì)計(jì)資料不屬于具有永久保存價(jià)值或者其他重要保存價(jià)值的會(huì)計(jì)檔案。對(duì)長(zhǎng)期和永久保存的案卷要編張?zhí)?。第三條 歸檔時(shí)間會(huì)計(jì)檔案保管一年期滿(mǎn)之后，由財(cái)務(wù)管理部門(mén)編制清冊(cè)移交檔案管理部門(mén)歸檔保管，不得自行封包保存。QG/PG0097—2016 第二條 歸檔要求（一）當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)終了后，可暫由財(cái)務(wù)管理部門(mén)保管一年。第十五條 出借檔案，借用和退還時(shí)必須當(dāng)面點(diǎn)清，借閱人應(yīng)在登記本上簽字。QG/PG0097—2016 第九條 文書(shū)檔案以分類(lèi)方案序列為基礎(chǔ)進(jìn)行案卷排列。由于沒(méi)有分類(lèi)，每盒不用擬寫(xiě)案卷標(biāo)題，但為了保持相關(guān)文件之間的聯(lián)系，在組盒時(shí)應(yīng)盡量將同一保管期限下的相同專(zhuān)題文件材料組為一盒或多盒。第三條 歸檔時(shí)間：次年5月底前將上一年管理活動(dòng)中形成的文書(shū)材料移交本單位檔案管理部門(mén)。修改后的底圖與曬印出的藍(lán)圖一并歸檔，并替換出因更改而作廢的圖紙，以保證檔案的準(zhǔn)確、可靠。第五條 將科技檔案材料裝入與其厚度相適應(yīng)的檔案盒中（檔案盒規(guī)格為310220mm，厚度可根據(jù)實(shí)際需要在50、60mm中選擇使用），填寫(xiě)案卷標(biāo)題和檔案號(hào)。（七）本單位形成的新產(chǎn)品開(kāi)發(fā)方面的科技文件材料，凡屬產(chǎn)品研制和試生產(chǎn)階段產(chǎn)生的科學(xué)技術(shù)文件材料，在正式轉(zhuǎn)產(chǎn)后即應(yīng)歸檔。（二）各科學(xué)技術(shù)文件材料形成部門(mén)應(yīng)將要?dú)w檔的科學(xué)技術(shù)文件材料，按照其自然形成規(guī)律和歷史聯(lián)系，加以系統(tǒng)整理，組成保QG/PG0097—2016 管單位（卷、冊(cè)、袋、盒）；劃分保管期限（見(jiàn)附錄K）；按保密規(guī)定確定密級(jí)；編制好案卷封面；對(duì)卷內(nèi)文件編上張?zhí)?，一卷一?hào)，卷內(nèi)目錄單獨(dú)編號(hào)；填寫(xiě)卷內(nèi)文件目錄和卷內(nèi)文件備考表；對(duì)能裝訂的材料，裝訂成冊(cè)，需裝訂整齊，厚度一般不宜超過(guò)5cm，超過(guò)部分應(yīng)單獨(dú)裝訂成冊(cè)，經(jīng)本部門(mén)負(fù)責(zé)人審查合格后向檔案部門(mén)移交歸檔。第二十二條 在攀單位每年檢查一次，外埠?jiǎn)挝幻績(jī)赡隀z查一次。銷(xiāo)毀時(shí)應(yīng)同相關(guān)部門(mén)取得聯(lián)系，并應(yīng)指派專(zhuān)人監(jiān)銷(xiāo)。（八）檔案人員調(diào)離崗位時(shí)，應(yīng)將所管檔案交接清楚，并辦理交接手續(xù)后，方可離崗。凡界于兩種保管期限之間的檔案，其保管期限一律從長(zhǎng)。（六）歸檔文件材料的載體和字跡應(yīng)符合耐久性要求。第五章 文件材料收集 QG/PG0097—2016 第十一條 歸檔范圍（一）各檔案材料形成部門(mén)應(yīng)按業(yè)務(wù)范圍指定專(zhuān)人（或兼職人員）做好各種不同載體文件材料的收集積累工作，檢查本部門(mén)歸檔文件材料的齊全、完整與準(zhǔn)確情況，整理完畢并編制移交清冊(cè)，定期向檔案室（館）移交歸檔。人事檔案分為干部人事檔案和工人人事檔案。：指單位在進(jìn)行會(huì)計(jì)核算等過(guò)程中接收或形成的，記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的，具有保存價(jià)值的文字、圖表等各種形式的會(huì)計(jì)資料，包括通過(guò)計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲(chǔ)的電子會(huì)計(jì)檔案。調(diào)閱檔案只限在檔案室查閱，不能帶出，必須帶出檔案室查閱的，要經(jīng)過(guò)辦公室主任批準(zhǔn)。7．其他具有保存價(jià)值的文件材料、重要的工作經(jīng)驗(yàn)材料。公司各部門(mén)在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有參考價(jià)值的文件、材料，由承辦單位、主辦人負(fù)責(zé)將其中已辦完的文件、資料及時(shí)歸檔。2．公司會(huì)議原始記錄、紀(jì)要和決定（包括發(fā)布的通知、通報(bào)、機(jī)構(gòu)調(diào)整、任免、獎(jiǎng)懲以及全公司的規(guī)章制度）。2．在一個(gè)卷內(nèi)要按問(wèn)題或文件形成的時(shí)間，系統(tǒng)地排列。4．借檔人確因工作原因需要復(fù)印文件或摘抄文件，需經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)。電子文件則是指能被計(jì)算機(jī)系統(tǒng)識(shí)別、處理，按一定的格式存儲(chǔ)在磁帶、磁盤(pán)或光盤(pán)等介質(zhì)上，并可在網(wǎng)絡(luò)上傳輸?shù)臄?shù)字代碼序列。第五條 綜合服務(wù)中心代行公司檔案管理職能，具體負(fù)責(zé)公司的日常檔案管理工作：、完善檔案管理制度,報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后實(shí)施；QG/PG0097—2016 、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用工作；（單位）檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)、培訓(xùn)、檢查和考核。因故無(wú)原件的可歸具有憑證作用的文件材料。QG/PG0097—2016（九）各形成部門(mén)應(yīng)將文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作列入本部門(mén)的各項(xiàng)工作計(jì)劃、納入領(lǐng)導(dǎo)的工作議程、納入有關(guān)人員的工作標(biāo)準(zhǔn)，使檔案管理工作與其相關(guān)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)同步進(jìn)行。（三）子分公司（單位）應(yīng)根據(jù)檔案的多少，設(shè)臵專(zhuān)門(mén)的庫(kù)房，配備相應(yīng)數(shù)量的檔案裝具，購(gòu)臵必要的用品，庫(kù)房和裝具應(yīng)有一定的余地，以滿(mǎn)足檔案數(shù)量增長(zhǎng)的需求。（三）各級(jí)檔案管理部門(mén)按借閱期限對(duì)到期未歸還檔案者做好催退工作，借閱者對(duì)到期尚需利用的檔案，應(yīng)及時(shí)辦理續(xù)借手續(xù)。第九章 檔案的統(tǒng)計(jì)與保密管理第十八條 檔案的統(tǒng)計(jì) QG/PG0097—2016（一）公司檔案管理部門(mén)、子分公司（單位）應(yīng)對(duì)各類(lèi)檔案的收集、整理、保管、鑒定銷(xiāo)毀、提供利用等情況進(jìn)行登記、統(tǒng)計(jì)，做到目錄、實(shí)物、統(tǒng)計(jì)數(shù)字相統(tǒng)一；同時(shí)對(duì)檔案機(jī)構(gòu)、人員、設(shè)備設(shè)施進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。QG/PG0097—2016 附件1:檔案管理流程圖檔案管理流程圖（QG/PG0056—01）各單位（部門(mén)）各單位（部門(mén)）未通過(guò)檔案部門(mén)檔案部門(mén)收集、整理收集、整理文件材料，編制文件材料，編制移交清冊(cè)移交清冊(cè)審核通過(guò)檔案接收檔案整編檔案保管未通過(guò)統(tǒng)計(jì)銷(xiāo)毀鑒定利用通過(guò)銷(xiāo)毀QG/PG0097—2016 附件2：科技檔案管理實(shí)施細(xì)則第一章 收集第一條 歸檔范圍凡是在本單位的科學(xué)技術(shù)研究、新產(chǎn)品開(kāi)發(fā)、基本建設(shè)、技術(shù)改造、設(shè)備檢修、地質(zhì)勘探、地形測(cè)繪、出國(guó)考察、對(duì)外談判、引進(jìn)國(guó)內(nèi)外技術(shù)等活動(dòng)中形成的一切具有保存價(jià)值的科學(xué)技術(shù)文件材料，都屬于歸檔范圍（見(jiàn)附件11）。（二）工程竣工資料，由施工單位和監(jiān)理單位按《工程竣工技術(shù)資料編制、交付歸檔和驗(yàn)收實(shí)施細(xì)則》（見(jiàn)附件8）的時(shí)間要求向檔案管理部門(mén)移交歸檔。（九）出國(guó)考察、對(duì)外技術(shù)談判方面形成的科學(xué)技術(shù)文件材料，辦理完畢后及時(shí)歸檔。第三章 保管第八條 需保密的科技檔案應(yīng)單獨(dú)保管。第十四條 出借檔案，借用和退還時(shí)必須當(dāng)面點(diǎn)清，借閱人應(yīng)在登記本上簽字。（二）所有歸檔的文件材料，有電子文件的，應(yīng)與紙質(zhì)文件一