【正文】 16 附件7：電子檔案管理實(shí)施細(xì)則第一章 收集第一條 歸檔范圍電子檔案的歸檔范圍按公司各類紙質(zhì)檔案的歸檔范圍執(zhí)行。作者應(yīng)及時(shí)歸檔形成完整的聲像檔案，不得私自保存或據(jù)為己有，也不得未經(jīng)單位許可進(jìn)行商業(yè)利用。5%。（三）底片盒，為95mm95mm紙盒，用于貯存大張底片。第十一條 數(shù)據(jù)流磁帶、光盤、錄音帶、錄像帶的整理（一）按不同的載體類型分別編號(hào)，同一類的按歸檔時(shí)間順序編流水號(hào)。（八）卷內(nèi)備考表。芯頁的規(guī)格為297mm210mm?？傉f明在第一張照片上方的芯頁上書寫。事由：照片所反映事件、事情的情由；時(shí)間：事件發(fā)生或事物變化、產(chǎn)生和拍攝的時(shí)間； 地點(diǎn)：被攝物所在的具體地點(diǎn)；人物：照片景像上主要人物的姓名、身份；背景：對(duì)揭示照片景像主題具有一定作用的背景資料； 攝影者：照片的拍攝單位和拍攝人。（三）底片放入底片袋內(nèi)保管，底片袋的右上方應(yīng)標(biāo)明底片號(hào)。（五）歸檔的聲像檔案必須按照規(guī)定格式和規(guī)格制作保存，其視頻格式為：AVI；音頻格式為：WAV，壓縮率：25Mb/s：數(shù)碼圖片按照原始數(shù)據(jù)保存，格式為JPG，圖像模式為RGB格式。（八）公司歷年生產(chǎn)的主要產(chǎn)品及產(chǎn)品獲獎(jiǎng)、免檢等獎(jiǎng)杯、牌匾和證書等聲像資料。第三條 各子、分公司（單位）負(fù)責(zé)收集和保管好本單位形成的聲像檔案，并將對(duì)公司有重要保存價(jià)值的聲像檔案在形成1個(gè)月內(nèi)向公司聲像檔案館移交歸檔。第二十二條 交接會(huì)計(jì)檔案時(shí)，交接雙方應(yīng)當(dāng)按照會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)所列內(nèi)容逐項(xiàng)交接，并由交接雙方的單位負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)監(jiān)交。銷毀清冊(cè)要?dú)w檔保存；（八）監(jiān)銷人員在會(huì)計(jì)檔案銷毀時(shí)，必須在現(xiàn)場(chǎng)嚴(yán)密監(jiān)護(hù)，撿凈銷盡，不得遺漏；（九）嚴(yán)禁子分公司（單位）向廢品收購單位出售到期會(huì)計(jì)檔案。查閱或復(fù)制會(huì)計(jì)檔案，需經(jīng)會(huì)計(jì)檔案形成部門的會(huì)計(jì)主管批準(zhǔn)。保管號(hào)分別填入案卷目錄“保管號(hào)”欄和案卷封面、卷脊的固定位臵。第六條 每個(gè)案卷必須確定保管期限，寫好案卷標(biāo)題，進(jìn)行卷內(nèi)排列，填寫卷內(nèi)文件目錄，臵放卷內(nèi)文件備考表。特殊格式的電子會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)與其讀取平臺(tái)一并移交。（四）電子檔案類：公司統(tǒng)一管理的財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)使用軟件，具體包括存儲(chǔ)在磁性介質(zhì)上的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)；計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)操作系統(tǒng)以及漢字操作系統(tǒng)；財(cái)務(wù)軟件的編程語言、數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)類型；財(cái)務(wù)軟件的系統(tǒng)名稱、版本號(hào)；財(cái)務(wù)軟件的銷售與維護(hù)公司的名稱、地址、電話與聯(lián)系人以及與財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)使用軟件相配套的各種說明書及使用手冊(cè)的電子文檔。第十三條 要做好文書檔案的統(tǒng)計(jì)工作，建立統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬。對(duì)不能裝訂或暫不裝訂的案卷，卷內(nèi)文件應(yīng)編件號(hào)。盒內(nèi)的每份文件須編件號(hào)，按盒流水編號(hào)。QG/PG0097—2016 附件3：文書檔案管理實(shí)施細(xì)則第一章 收集第一條 子分公司（單位）應(yīng)建立健全文書材料的歸檔制度，把文書檔案工作與現(xiàn)行文件管理工作銜接起來，積極做好文書檔案的收集歸檔工作，確保應(yīng)歸檔文書材料的齊全完整。第十一條 需修改已歸檔的科學(xué)技術(shù)檔案時(shí)，由單位或部門提出申請(qǐng)并說明理由，經(jīng)原歸檔部門的領(lǐng)導(dǎo)審批后才能進(jìn)行。第二章 整理第四條 根據(jù)科學(xué)技術(shù)檔案的內(nèi)容進(jìn)行分類，分類編號(hào)詳見《檔案分類編號(hào)細(xì)則》。（五）本單位的設(shè)備、儀器、儀表方面的科學(xué)技術(shù)文件材料，凡由設(shè)計(jì)管理部門轉(zhuǎn)發(fā)來的，應(yīng)立即歸檔；凡自行設(shè)計(jì)的，設(shè)計(jì)完成審批曬印后即應(yīng)歸檔；凡設(shè)備制造廠隨設(shè)備來的，開箱驗(yàn)收或接12QG/PG0097—2016 收后即時(shí)歸檔；設(shè)備大、中、小修和設(shè)備改造過程中形成的科學(xué)技術(shù)文件材料，應(yīng)在一項(xiàng)工作任務(wù)完成后及時(shí)歸檔?；ê图几墓こ添?xiàng)目交工驗(yàn)收后，施工、監(jiān)理單位必須按照《工程竣工技術(shù)資料編制、交付歸檔和驗(yàn)收實(shí)施細(xì)則》（見附錄H）的要求交清竣工資料，否則檔案管理部門不蓋竣工資料確認(rèn)章，財(cái)務(wù)管理部門不予辦理結(jié)算。第二十條 檔案的保密管理根據(jù)《中華人民共和國保守國家秘密法》的相關(guān)規(guī)定，在檔案管理工作的各個(gè)環(huán)節(jié)，做好檔案材料的保密工作，嚴(yán)防檔案失、泄密事件的發(fā)生。（三）鑒定后應(yīng)提出保存和銷毀報(bào)告，并附銷毀清冊(cè)，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)并報(bào)上級(jí)主管部門備案（其中會(huì)計(jì)檔案須報(bào)上級(jí)主管部門審核批準(zhǔn)）后方可組織銷毀。（六）要做到檔案庫房的柜、架排列布局合理，案卷排放有序，指引標(biāo)記清楚。第六章 檔案的整理、保管、利用第十三條 檔案整理（一）檔案管理部門在接收檔案材料后，應(yīng)按《檔案分類編號(hào)細(xì)則》進(jìn)行分類、編目，并確定保管期限，方可入庫保管。（四）非紙質(zhì)文件材料應(yīng)與其文件說明一并歸檔。第三章 管理流程第八條 檔案管理流程圖（見附件1）第四章 檔案管理基本原則與檔案分類第九條 公司檔案管理基本原則：統(tǒng)一規(guī)則，分級(jí)管理企業(yè)全部檔案，維護(hù)檔案的完整與安全，便于企業(yè)各項(xiàng)工作的利用。：指單位在各項(xiàng)活動(dòng)中獲得各級(jí)機(jī)關(guān)、組織、社會(huì)團(tuán)體頒發(fā)的有保存和利用價(jià)值的榮譽(yù)實(shí)物。第三條 有關(guān)定義（一）本辦法所稱檔案指企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營和管理活動(dòng)中形成的對(duì)國家、社會(huì)和企業(yè)有保存價(jià)值的各種形式和載體的文件材料。5．全部案卷組成后，要對(duì)案卷作統(tǒng)一排列并編寫檔號(hào)，然后逐卷登記，填寫案卷目錄。5．國際交流和合資企業(yè)來往文件、協(xié)議、報(bào)告和會(huì)談紀(jì)要等文件材料。第一篇：十二、公司檔案管理辦法十二、公司檔案管理辦法第一條依據(jù)《中華人民共和國檔案法》，結(jié)合公司實(shí)際情況，特制訂本 辦法。4．公司主持召開的各種專業(yè)會(huì)議形成的領(lǐng)導(dǎo)講話、文件和會(huì)議總結(jié)紀(jì)要。4．按歸檔要求進(jìn)行裝訂、編號(hào)、填寫卷內(nèi)目錄備考表。第二條 本辦法主要包括檔案管理基本原則與檔案分類，文件材料收集，檔案的整理、保管、利用，檔案的鑒定與銷毀，資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動(dòng)檔案的處臵，檔案的統(tǒng)計(jì)與保密管理，檔案檢查與考核等。具有客觀性、形象性和技術(shù)性的特點(diǎn)。第七條 公司其他職能部門負(fù)責(zé)對(duì)本部門形成的、具有保存價(jià)值的文件材料進(jìn)行收集、整理，并移交公司檔案館歸檔保管。（三）文件材料歸檔后不得更改。重要的、利用頻繁的和有專門需要的可增加到3份。（五）庫房的“八防”設(shè)施和安全措施應(yīng)經(jīng)常檢查；要保持庫房的清潔和庫內(nèi)適宜的溫、濕度（要求：溫度14℃24℃，相對(duì)濕度4565%）。（二）檔案的鑒定工作要在單位分管領(lǐng)導(dǎo)的直接領(lǐng)導(dǎo)下，由有關(guān)業(yè)務(wù)部門和檔案管理部門組成鑒定小組。第十九條檔案的信息化管理子分公司（單位）應(yīng)加快檔案信息化建設(shè)步伐，與本單位信息化建設(shè)同步發(fā)展，以提高科學(xué)管理水平和服務(wù)效率?？萍汲晒?、新產(chǎn)品試制項(xiàng)目進(jìn)行鑒定時(shí)，檔案部門對(duì)應(yīng)歸檔科技文件材料是否齊全、完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確進(jìn)行驗(yàn)收，否則，認(rèn)為該項(xiàng)目沒有完成。（四）工程預(yù)結(jié)算材料應(yīng)在工程項(xiàng)目竣工后兩年內(nèi)由合同預(yù)算部門向檔案管理部門移交。先歸檔而后交付使用。第十條 科學(xué)技術(shù)資料與科學(xué)技術(shù)檔案應(yīng)分開保管。未經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，任何單位和個(gè)人不得復(fù)印帶密級(jí)的檔案。對(duì)于檔案管理現(xiàn)代化水平較高，實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)編目、檢索和“文檔一體化”的單位，可以“件”為單位進(jìn)行整理，具體組盒和編號(hào)方式如下：不分類，一份文件為一件，按不同的保管期限組盒，其編號(hào)QG/PG0097—2016 結(jié)構(gòu)為四段，第一段為全宗代號(hào)，用兩位阿拉伯?dāng)?shù)字表示；第二段為保管期限代號(hào)，用5分別表示永久、長(zhǎng)期、短期、定期（30年）和定期（10年）；第三段為代號(hào)，用四位阿拉伯?dāng)?shù)字表示；第四段為盒號(hào)，按不同的保管期限流水編號(hào)。成卷裝訂的案卷應(yīng)采用三孔一線法裝訂，裝訂位臵在文件左側(cè)中部，距訂口邊10MM，裝訂長(zhǎng)度為120MM為宜，結(jié)頭在背后中孔。第三章 保管第十二條 各級(jí)立檔單位形成的文書檔案，經(jīng)整編后及時(shí)移交公司檔案館或子分公司（單位）檔案室保管。（三）會(huì)計(jì)報(bào)表類：月度、季度、半、財(cái)務(wù)報(bào)告，包括會(huì)計(jì)報(bào)表、附表、附注及文字說明，其他財(cái)務(wù)報(bào)告，合并報(bào)表工作底稿。（四）電子會(huì)計(jì)檔案移交時(shí)，將電子會(huì)計(jì)檔案及其元數(shù)據(jù)一并移交，且文件格式符合國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定。個(gè)別需要重新整理的，應(yīng)當(dāng)會(huì)同財(cái)務(wù)管理部門共同拆封整理。第八條會(huì)計(jì)檔案的案卷排列以各大類下的為序列進(jìn)行排列，確定案卷號(hào)，“一年一個(gè)流水號(hào)”；以同一大類的案卷為基礎(chǔ)，結(jié)合分類的序列進(jìn)行入柜排列，編保管號(hào)，保管號(hào)是每個(gè)大類下各自編“一個(gè)大流水號(hào)”。如有特殊需要，可以提供查閱或者復(fù)制。（七）監(jiān)銷人在銷毀會(huì)計(jì)檔案前，認(rèn)真進(jìn)行清點(diǎn)核對(duì)，銷毀后，在銷毀清冊(cè)上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報(bào)告本單位領(lǐng)導(dǎo)。第二十一條 移交會(huì)計(jì)檔案的單位，應(yīng)當(dāng)編制會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)，列明應(yīng)當(dāng)移交的會(huì)計(jì)檔案名稱、案卷標(biāo)題、卷數(shù)、起止和檔案保管號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限等內(nèi)容。第二條 公司聲像檔案館設(shè)在攀鋼文化傳媒分公司，負(fù)責(zé)公司級(jí)聲像檔案資料的定期收集、整理、保管、統(tǒng)計(jì)、鑒定和提供利用工作。（七）上級(jí)機(jī)關(guān)、團(tuán)體授予公司的獎(jiǎng)杯、牌匾和證書等聲像資料。（四）文字說明應(yīng)用簡(jiǎn)潔的語言概括出聲像資料所反映的內(nèi)容，一般應(yīng)包括：事由、時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容、人物、背景、作者等。底片號(hào)應(yīng)用鐵筆橫排刻寫在膠片乳劑面片下邊處。（二）照片檔案文字說明的成份包括事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景、攝影者等六要素。（五）照片檔案說明的格式說明應(yīng)分段書寫，格式如下：照片號(hào)/底片號(hào) 拍攝時(shí)間文字說明 QG/PG0097—2016 參見號(hào) 攝影者單張照片說明可書寫在照片正下方芯頁上，也可在照片右側(cè)或左側(cè)芯頁上書寫。（二）根據(jù)分類情況，將照片與說明一起固定在芯頁上，并組成案卷。QG/PG0097—2016（七）案卷目錄，以所有案卷為單元形成的目錄，填寫內(nèi)容主要有：案卷號(hào)、案卷題名、張數(shù)、保管期限。第十條照片的整理要求： 照片要組成案卷（保管單位）；案卷題名應(yīng)概括案卷內(nèi)全部照片的基本主題；檔號(hào)規(guī)范、準(zhǔn)確、清晰，不得出現(xiàn)重編、漏編及空號(hào)現(xiàn)象； 說明格式正確，項(xiàng)目齊全，能準(zhǔn)確揭示照片內(nèi)容，反映整理情況；案卷裝訂美觀，要有卷內(nèi)目錄和卷內(nèi)備考表； 有完整的、符合標(biāo)準(zhǔn)格式的案卷目錄。（二）底片冊(cè)，由297mm210mm的插袋式芯頁組成，用于貯存單張底片。30C，濕度變化不能大于177。第六章 聲像檔案的產(chǎn)權(quán)管理及利用第十九條 本單位職工為完成本職工作、單位安排的工作所形成的聲像資料，屬于職務(wù)作品，其產(chǎn)權(quán)屬于單位所有，作者享有署名權(quán)。第五章 利用在對(duì)外借閱時(shí)，檔案原件不得借出，如有特殊需要，須經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，方能借出，并限期歸還。（四）用視頻設(shè)備獲得的動(dòng)態(tài)圖象文件，歸檔時(shí)要求文件存儲(chǔ)格式為“.AVI”或“.MPEG”，圖像文件要求支持標(biāo)準(zhǔn)播放軟件的文件格式。（十）歸檔電子文件應(yīng)刻錄在只讀光盤、一次寫光盤、磁帶等耐久性載體上，禁用軟磁盤作為歸檔電子文件的長(zhǎng)期保存載體。第六條 電子文件的分類按紙質(zhì)文件分類的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。載體應(yīng)直立存放，做到防塵、防變形；環(huán)境溫度選定范圍：14℃—24℃；相對(duì)濕度選定范圍：45%—65%； 存放應(yīng)遠(yuǎn)離熱源、酸堿等有害氣體和強(qiáng)磁場(chǎng)；電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案分開保管，有條件的單位可購買防磁柜等設(shè)施，用以單獨(dú)存放電子檔案；電子檔案在形成部門的保管，也應(yīng)參照上述條件。第十五條 電子檔案的銷毀，應(yīng)在辦理審批手續(xù)后，方可實(shí)施。第五條 竣工圖指工程竣工驗(yàn)收后，真實(shí)反映建設(shè)工程項(xiàng)目施工結(jié)果的圖樣。第十二條 財(cái)務(wù)管理部門負(fù)責(zé)工程竣工資料保證金的核算和管理，并為已辦理完工程竣工技術(shù)資料驗(yàn)收認(rèn)可手續(xù)的施工和監(jiān)理單位辦理工程結(jié)算。主要包括：立項(xiàng)報(bào)告、可行性研究報(bào)告、可行性研究評(píng)估、批復(fù)、初步設(shè)計(jì)任務(wù)書、初步設(shè)計(jì)方案、審查、批復(fù)、工程地質(zhì)及地震資料、地形測(cè)量、水文及氣象資料、征地搬遷、人員安臵、施工準(zhǔn)備、施工設(shè)計(jì)圖紙及其說明、招投標(biāo)、機(jī)構(gòu)設(shè)臵、人員分工、管理辦法等。（三）對(duì)于一個(gè)整體圖號(hào)由兩個(gè)或兩個(gè)以上施工單位施工形成的竣工資料，由主體施工單位負(fù)責(zé)匯總，但其他施工單位應(yīng)在所施工范圍內(nèi)的竣工圖及變更材料上加蓋竣工章，其共用圖紙及變更材料應(yīng)由各方同時(shí)加蓋竣工章，技術(shù)文字材料由主體施工單位將各方的合并成冊(cè)（一冊(cè)或多冊(cè)，），封面上應(yīng)反映各相關(guān)施工單位的內(nèi)容并加蓋公章，對(duì)變更材料在相應(yīng)的竣工圖上進(jìn)行標(biāo)注，然后與相應(yīng)的竣工圖配套移交。如果同期采購的一批材料多處使用，可將原件放在材料使用量最大的圖號(hào)中，其他相關(guān)圖號(hào)可使用復(fù)印件，但須在復(fù)印件上注明原件所在的具體圖號(hào)，并且原件須交公司檔案館保存。（1）文字清晰，用碳素墨水或簽字筆書寫。七、各部門收集范圍：（一）人事行政部：行政管理檔案（1）各種會(huì)議的會(huì)議記錄、紀(jì)要；各部門收發(fā)文登記本。（9）上級(jí)機(jī)關(guān)反映本公司活動(dòng)的信息、簡(jiǎn)報(bào)。（3）公司人事任免、變動(dòng)通知及決定。（四）財(cái)務(wù)部：公司有關(guān)財(cái)務(wù)方面的請(qǐng)求及批復(fù)；財(cái)務(wù)計(jì)劃、總結(jié)；各財(cái)務(wù)分析報(bào)告；清產(chǎn)核資材料；會(huì)計(jì)報(bào)表；會(huì)計(jì)賬簿；會(huì)計(jì)憑證等。原則上檔案只在檔案室進(jìn)行查閱，不得借出檔案室，但各部門常用文件可向檔案室提出長(zhǎng)借，但須借閱人及其部門經(jīng)理在借閱單上簽字，如有丟失，部門經(jīng)理受連帶責(zé)任。所借檔案資料，借閱人要妥善保管，不得涂改、亂畫、弄臟、丟失。第四篇：公司檔案管理辦法編號(hào)：XG/SB0052010 檔 案 管 理 辦 法 發(fā)布 實(shí)施 西林鋼鐵集團(tuán)有限公司設(shè)備工程部 發(fā)布檔案管理辦法第一章總則第一條為加強(qiáng)公司檔案管理，提高檔案利用效率，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實(shí)施辦法》、《企業(yè)檔案管理規(guī)定》，結(jié)合企業(yè)實(shí)際，制定本管理辦法。設(shè)計(jì)文件：總體規(guī)劃設(shè)計(jì)、方案設(shè)計(jì)、初步設(shè)計(jì)、技術(shù)設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)、設(shè)計(jì)預(yù)算書、關(guān)鍵技術(shù)試驗(yàn)、設(shè)計(jì)評(píng)估、鑒定及審批。工藝設(shè)備文件：產(chǎn)品檢驗(yàn)、檢測(cè)記錄，設(shè)備材料采購合同、出廠質(zhì)量合格證明，設(shè)備、材料裝箱單、開箱記錄、工具單、備品備件單，設(shè)備圖紙、使用說明書、零部件目錄。會(huì)計(jì)賬簿類：總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片、輔助賬簿、其他會(huì)計(jì)賬簿。六、電子文件邏輯歸檔實(shí)時(shí)進(jìn)行，物理歸檔應(yīng)與紙質(zhì)文件歸檔時(shí)間一致。第十二條 借閱檔案應(yīng)嚴(yán)格履行手續(xù)，辦理借閱登記，當(dāng)面點(diǎn)交清楚。第五篇：公司檔案管理辦法檔案管理制度第一節(jié) 總 則第一條 為規(guī)范錫林郭勒元和路橋管理有限公司的檔案管理，提高檔案管理水平，充分發(fā)揮檔案在公司經(jīng)營管理中的作用，維護(hù)公司利益，防止重要文件、資料的遺失，結(jié)合公司實(shí)際情況，特制訂本制