【正文】 收電子會(huì)計(jì)檔案時(shí)，要對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案的準(zhǔn)確性、完整性、可用性、安全性進(jìn)行檢測(cè)，符合要求的才能接收。第九條 子分公司（單位）可以利用計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)通信等信息技術(shù)手段管理會(huì)計(jì)檔案。第五章 撤銷、解散、破產(chǎn)等情況下會(huì)計(jì)檔案的處理 第十六條 單位因撤銷、解散、破產(chǎn)或者其他原因而終止的，在終止和辦理注銷登記手續(xù)之前形成的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)由終止單位財(cái)產(chǎn)所有者代管或移交公司檔案館代管。第二章 收集第四條 歸檔范圍（一）反映公司及子分公司（單位）各時(shí)期建設(shè)和發(fā)展概貌等聲像資料。QG/PG0097—2016（六）歸檔的照片其底片與照片的影像應(yīng)符合；以感光材料為底片形成的重要照片，如無底片的，應(yīng)進(jìn)行翻拍復(fù)制底片；對(duì)于拍攝張數(shù)較多的同一事件的照片，應(yīng)從中選擇最能反映事件情況的照片歸檔。（三）照片檔案文字說明的編寫要求：綜合運(yùn)用六個(gè)要素，概括地揭示照片影像反映的全部信息； 文字簡(jiǎn)潔、語言通順。（三）根據(jù)照片的規(guī)格、畫面和說明的字?jǐn)?shù)確定照片固定位臵。其格式為：全宗號(hào)〃載體類型號(hào)〃流水號(hào)。（四）對(duì)本館（室）保存的照片檔案要根據(jù)情況定期進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。第二條 歸檔要求（一）用文字處理技術(shù)形成的電子文件，歸檔時(shí)要求文件存儲(chǔ)格式為“.PDF”、“.TXT”或“.DOC”、“.DOCX”、“.XLS”、“.XLSX”。（十二）電子文件形成和歸檔部門應(yīng)對(duì)所收集的電子文件的有效性、完整性和有無病毒進(jìn)行審核，內(nèi)容包括：項(xiàng)目起止時(shí)間、項(xiàng)目名稱、電子文件格式及所需軟硬件環(huán)境等，并將該文件一同刻入光盤中（），由部門負(fù)責(zé)人簽署意見后移交本單位檔案管理部門歸檔。第五章 利用第九條 電子檔案的封存載體不得外借。第二章 組織機(jī)構(gòu)與職責(zé)QG/PG0097—2016 第七條 工程施工單位負(fù)責(zé)編制、整理和交付工程竣工技術(shù)資料。主要包括：技術(shù)交流、出國考察、商務(wù)談判、詢價(jià)、報(bào)價(jià)、簽訂協(xié)議、合同、出國培訓(xùn)、監(jiān)制、裝箱運(yùn)輸、報(bào)關(guān)、商檢、開箱檢查、索賠、外國專家現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)、質(zhì)量事故處理、費(fèi)用支付、設(shè)備調(diào)試、技術(shù)總結(jié)等。若材料采購量太少，供貨46第三篇：公司檔案管理辦法公司檔案管理辦法（討論稿）為了提高我公司檔案管理水平，加強(qiáng)檔案工作，充分發(fā)揮檔案的作用，使檔案工作達(dá)到規(guī)范化、制度化、標(biāo)準(zhǔn)化的水平，根據(jù)《檔案法》、《檔案法實(shí)施辦法》的規(guī)定，我公司特制定檔案管理規(guī)定如下：一、管理原則：本公司檔案采用文件材料形成部門立卷的原則，“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理”。（3）公司大事記及組織機(jī)構(gòu)變革。（5）人員基本情況統(tǒng)計(jì)；員工花名冊(cè)；工資表；年終統(tǒng)計(jì)報(bào)表。根據(jù)有關(guān)規(guī)定及公司實(shí)際情況，確定檔案保管期限，每年年終據(jù)此進(jìn)行整理、剔除。第三條按照歸檔范圍的要求，各單位、部門負(fù)責(zé)歸檔文件材料的收集和整理工作，按照各種檔案歸檔時(shí)間的要求，定期交檔案室集中管理?？蒲许?xiàng)目；生產(chǎn)技術(shù)準(zhǔn)備、試生產(chǎn)： 開停車方案，設(shè)備試車、驗(yàn)收、運(yùn)轉(zhuǎn)、維護(hù)記錄，安全操作規(guī)程、事故分析報(bào)告，產(chǎn)品技術(shù)參數(shù)、性能、圖紙。第七條下列文件材料應(yīng)隨時(shí)歸檔：一、變更、修改、補(bǔ)充的文件材料；二、各車間設(shè)備大修、改造形成的文件材料（包括圖紙）；三、企業(yè)內(nèi)部機(jī)構(gòu)變動(dòng)和職工調(diào)動(dòng)、離崗時(shí)留在部門或個(gè)人手中的文件材料；四、企業(yè)產(chǎn)權(quán)變動(dòng)過程中形成的文件材料；五、其他臨時(shí)活動(dòng)中形成的文件材料。具體職責(zé)為：（1）負(fù)責(zé)公司檔案和工程資料的收集、整理、分類、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、立卷歸檔等；（2）負(fù)責(zé)公司成立、兼并、機(jī)構(gòu)重組、對(duì)外交往等重大經(jīng)濟(jì)活動(dòng)和基建工程檔案的跟進(jìn)；（3）負(fù)責(zé)檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度和業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)的制訂；（4）負(fù)責(zé)檔案提供利用服務(wù)；（5）嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，做好檔案密級(jí)劃控和守密、解密。第十五條各單位應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行本規(guī)定，將歸檔資料完整、準(zhǔn)確地收集好，并及時(shí)送交檔案室統(tǒng)一管理，為西鋼做大做強(qiáng)的飛速發(fā)展提供高質(zhì)量的服務(wù)。四、企業(yè)職工外出參加公務(wù)活動(dòng)形成的文件材料應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束后及時(shí)歸檔。工程質(zhì)量事故、施工安全事故報(bào)告。十、本辦法經(jīng)總經(jīng)理辦公會(huì)討論通過后由總經(jīng)理發(fā)布，修改時(shí)亦同。檔案要分類，分卷裝訂成冊(cè)，保管要有條理，主次分明，存放科學(xué)。（1）員工獎(jiǎng)懲材料。人事行政部檔案室對(duì)所接收的案卷應(yīng)進(jìn)行審核把關(guān)各部門要重視公司的檔案工作，專人（兼職）負(fù)責(zé)本部門的檔案收集、整理。送交城建檔案館的圖紙須折成手風(fēng)琴形式（非樓梯狀），折疊時(shí)圖紙的左邊留出25mm的裝訂線后的回折需左右對(duì)齊。具體包括： 各種地形測(cè)量（包括水下）和施工控制測(cè)量成果；QG/PG0097—2016 一般土建工程的施工定位（含水下）測(cè)量成果和竣工測(cè)量成果（包括打樁工程的樁位實(shí)測(cè)記錄及最后測(cè)量和水下建筑物的竣工測(cè)量成果）；管線安裝工程測(cè)量成果（包括管線的起點(diǎn)、中點(diǎn)、拐點(diǎn)、終點(diǎn)和管線交叉點(diǎn)的坐標(biāo)、標(biāo)高、坡度）；各類機(jī)器設(shè)備安裝工程的復(fù)測(cè)記錄、測(cè)量成果；道路工程的測(cè)量成果（包括路面、結(jié)構(gòu)層、橋臺(tái)、橋墩基礎(chǔ)及頂部的測(cè)量，隧洞工程施工中在地面上建立的平面與高程控制網(wǎng)，將地面上的坐標(biāo)、方向和高程傳遞到地下后在地下建立的平面與高程控制網(wǎng)，工程施工中的施工定位測(cè)量和竣工測(cè)量，隧洞開挖后的洞底高程、貫通情況、襯砌后的洞底高程、每10米處的洞寬、洞高的測(cè)量和橫斷面圖等）；沉陷觀察、位移、變形記錄等。第三條 監(jiān)理資料指監(jiān)理單位在工程施工監(jiān)理過程中形成的資料。第三章 保管電子檔案的保管除應(yīng)具備紙質(zhì)檔案一般要求外，還應(yīng)符合下列條件：歸檔載體應(yīng)作防寫處理。（八）電子文件性質(zhì)代碼：R草稿性電子文件；U非正式電子文件；O正式電子文件；N無紙電子文件；T文本文件；I圖像文件；G圖形文件；V影像文件；M多媒體文件；P計(jì)算機(jī)程序；D數(shù)據(jù)文件。第三章 保管對(duì)榮譽(yù)檔案要做到妥善保管、存放有序、查找方便，不得隨意堆放，嚴(yán)防損毀。（二）接觸底片的人員應(yīng)帶潔凈的手套操作，防止汗?jié)n污染底片。（十）按照全宗號(hào)、目錄號(hào)、案卷號(hào)的順序排列案卷，上架保存。一般應(yīng)在全宗內(nèi)按年代進(jìn)行分類。第八條照片檔案說明的編寫方法和要求（一）符號(hào)說明的項(xiàng)目有：照片號(hào)、底片號(hào)和參見號(hào)。（三）以感光材料為載體形成的聲像資料應(yīng)是原版、原件，特殊情況下經(jīng)檔案管理部門批準(zhǔn)方可接收復(fù)制件。第二十五條 公司駐外機(jī)構(gòu)和境內(nèi)單位在境外設(shè)立的企業(yè)的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)按照本辦法和國家有關(guān)規(guī)定進(jìn)行管理，定期向本單位檔案室移交的同時(shí)，刻錄pdf格式的光盤作為容災(zāi)備份。（二）檔案管理部門應(yīng)建立會(huì)計(jì)檔案查閱登記簿，用以登記查閱或復(fù)制會(huì)計(jì)檔案的時(shí)間、需查閱或者復(fù)制會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)容、檔案保管號(hào)、數(shù)量、用途、查閱或者復(fù)制會(huì)計(jì)檔案單位、批準(zhǔn)人、查閱或者復(fù)制人等情況。定期保管期限分十年、三十年兩種。（二）財(cái)務(wù)管理部門會(huì)計(jì)檔案庫房必須做好“八防”工作，確保會(huì)計(jì)檔案的安全。附卷仍應(yīng)按原分類方案和案卷構(gòu)成插入案卷序列，以便科學(xué)管理和查找利用。（二）所有歸檔的文件材料，有電子文件的，應(yīng)與紙質(zhì)文件一并歸檔。第三章 保管第八條 需保密的科技檔案應(yīng)單獨(dú)保管。（二）工程竣工資料，由施工單位和監(jiān)理單位按《工程竣工技術(shù)資料編制、交付歸檔和驗(yàn)收實(shí)施細(xì)則》（見附件8）的時(shí)間要求向檔案管理部門移交歸檔。第九章 檔案的統(tǒng)計(jì)與保密管理第十八條 檔案的統(tǒng)計(jì) QG/PG0097—2016（一）公司檔案管理部門、子分公司（單位）應(yīng)對(duì)各類檔案的收集、整理、保管、鑒定銷毀、提供利用等情況進(jìn)行登記、統(tǒng)計(jì)，做到目錄、實(shí)物、統(tǒng)計(jì)數(shù)字相統(tǒng)一；同時(shí)對(duì)檔案機(jī)構(gòu)、人員、設(shè)備設(shè)施進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。（三）子分公司（單位）應(yīng)根據(jù)檔案的多少，設(shè)臵專門的庫房，配備相應(yīng)數(shù)量的檔案裝具，購臵必要的用品，庫房和裝具應(yīng)有一定的余地，以滿足檔案數(shù)量增長的需求。因故無原件的可歸具有憑證作用的文件材料。電子文件則是指能被計(jì)算機(jī)系統(tǒng)識(shí)別、處理，按一定的格式存儲(chǔ)在磁帶、磁盤或光盤等介質(zhì)上，并可在網(wǎng)絡(luò)上傳輸?shù)臄?shù)字代碼序列。2．在一個(gè)卷內(nèi)要按問題或文件形成的時(shí)間，系統(tǒng)地排列。公司各部門在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有參考價(jià)值的文件、材料，由承辦單位、主辦人負(fù)責(zé)將其中已辦完的文件、資料及時(shí)歸檔。調(diào)閱檔案只限在檔案室查閱，不能帶出，必須帶出檔案室查閱的，要經(jīng)過辦公室主任批準(zhǔn)。人事檔案分為干部人事檔案和工人人事檔案。（六）歸檔文件材料的載體和字跡應(yīng)符合耐久性要求。（八）檔案人員調(diào)離崗位時(shí)，應(yīng)將所管檔案交接清楚，并辦理交接手續(xù)后，方可離崗。第二十二條 在攀單位每年檢查一次，外埠?jiǎn)挝幻績(jī)赡隀z查一次。（七）本單位形成的新產(chǎn)品開發(fā)方面的科技文件材料，凡屬產(chǎn)品研制和試生產(chǎn)階段產(chǎn)生的科學(xué)技術(shù)文件材料，在正式轉(zhuǎn)產(chǎn)后即應(yīng)歸檔。修改后的底圖與曬印出的藍(lán)圖一并歸檔，并替換出因更改而作廢的圖紙，以保證檔案的準(zhǔn)確、可靠。由于沒有分類，每盒不用擬寫案卷標(biāo)題，但為了保持相關(guān)文件之間的聯(lián)系，在組盒時(shí)應(yīng)盡量將同一保管期限下的相同專題文件材料組為一盒或多盒。第十五條 出借檔案，借用和退還時(shí)必須當(dāng)面點(diǎn)清，借閱人應(yīng)在登記本上簽字。第三條 歸檔時(shí)間會(huì)計(jì)檔案保管一年期滿之后，由財(cái)務(wù)管理部門編制清冊(cè)移交檔案管理部門歸檔保管，不得自行封包保存。第十條 同時(shí)滿足下列條件的，單位內(nèi)部形成的屬于歸檔范圍的電子會(huì)計(jì)資料可僅以電子形式保存，形成電子會(huì)計(jì)檔案：（一）形成的電子會(huì)計(jì)資料來源真實(shí)有效，由計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成和傳輸；QG/PG0097—2016（二）使用的會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)能夠準(zhǔn)確、完整、有效接收和讀取電子會(huì)計(jì)資料，能夠輸出符合國家標(biāo)準(zhǔn)歸檔格式的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)表等會(huì)計(jì)資料，設(shè)定了經(jīng)辦、審核、審批等必要的審簽程序；（三）使用的電子檔案管理系統(tǒng)能夠有效接收、管理、利用電子會(huì)計(jì)檔案，符合電子檔案的長期保管要求，并建立了電子會(huì)計(jì)檔案與相關(guān)聯(lián)的其他紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的檢索關(guān)系；（四）采取有效措施，防止電子會(huì)計(jì)檔案被篡改；（五）建立電子會(huì)計(jì)檔案?jìng)浞葜贫?，能夠有效防范自然?zāi)害、意外事故和人為破壞的影響；（六）形成的電子會(huì)計(jì)資料不屬于具有永久保存價(jià)值或者其他重要保存價(jià)值的會(huì)計(jì)檔案。QG/PG0097—2016 第十七條 單位分立原單位存續(xù)的，其會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)由分立后的存續(xù)方統(tǒng)一保管；單位分立后原單位解散的，其會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)經(jīng)各方協(xié)商后由其中一方代管或移交公司檔案館代管。（二）組織或參加公司內(nèi)外各類重要會(huì)議、社會(huì)活動(dòng)的聲像資料（包括會(huì)場(chǎng)、主席臺(tái)、主要內(nèi)容、領(lǐng)導(dǎo)講話等場(chǎng)面）。第三章 整理第六條 照片檔案的底片應(yīng)單獨(dú)整理存放，照片和說明一同整理存放。一般不超過200字；用阿拉伯?dāng)?shù)字表示時(shí)間，年、月、日三字用“.”隔開。（四）照片必須固定在芯頁正面（裝訂線右側(cè)）。（二）載體類型及代號(hào)： 錄音帶：1；QG/PG0097—2016 錄像帶：2； 光盤：3； 數(shù)據(jù)流磁帶：4；（三）按要求填寫聲像檔案的文字說明和存儲(chǔ)介質(zhì)的軟硬件環(huán)境。（五）對(duì)庫存的數(shù)據(jù)流磁帶、錄音帶、錄像帶、光盤等載體的聲像檔案，應(yīng)做到每2年檢查一次，發(fā)現(xiàn)變形、斷裂、磁粉脫落等現(xiàn)象，要及時(shí)進(jìn)行技術(shù)處理。（二）用掃描等設(shè)備獲得的圖像電子文件，歸檔時(shí)要求文件存儲(chǔ)格式為“.TIF”、“.PDF”或“.RGB”，彩色圖像文件非壓縮格式為“.JPEG”或“.BMP”。QG/PG0097—2016（十三）檔案管理部門應(yīng)對(duì)載體有無劃痕、有無完整性、有效性審核手續(xù)等方面的內(nèi)容進(jìn)行審核，合格后雙方在移交登記上簽字，辦理交接手續(xù)，否則，應(yīng)退回文件形成部門重新制作。第十條 利用時(shí)使用拷貝件。第八條 工程質(zhì)量監(jiān)督部門負(fù)責(zé)審查施工單位提交的工程質(zhì)保資料，并出具工程質(zhì)量評(píng)定證書。（六）外部配套建設(shè)或協(xié)作的有關(guān)資料，包括原、燃材料、輔助供應(yīng)、設(shè)備供應(yīng)、動(dòng)力供應(yīng)等方面的協(xié)議、合同、會(huì)議紀(jì)要、與44QG/PG0097—2016 此有關(guān)的上級(jí)和地區(qū)有關(guān)文件、指示、建設(shè)條件、進(jìn)度、資源情況、資金來源等。實(shí)行各部門自行立卷，留存?zhèn)浞莺笠平蝗耸滦姓抗芾?，同時(shí)履行移交手續(xù)。（4）公司制定的規(guī)章制度、部門職責(zé)、崗位職責(zé)。（6）因私出國人事關(guān)系保留協(xié)議書及相關(guān)材料。經(jīng)確定需銷毀的檔案，由檔案管理員編造銷毀清冊(cè)，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員會(huì)審批準(zhǔn)后銷毀。第三章 檔案的歸檔范圍及要求 第四條 歸檔的要求一、歸檔的文件材料必須完整；二、歸檔的文件材料必須準(zhǔn)確地反映企業(yè)生產(chǎn)、科研、基建和經(jīng)營管理等各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)內(nèi)容和歷史過程；三、歸檔的文件材料必須層次分明，符合其形成規(guī)律。財(cái)務(wù)、器材管理：工程概算、預(yù)算、標(biāo)底、合同價(jià)、決算、審計(jì)及說明。第八條 借出的檔案材料務(wù)必定期歸還。第三節(jié) 文件材料的形成和歸檔第三條 檔案按照記述內(nèi)容的不同劃分為黨群工作、行政管理、后勤管理、設(shè)備管理、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)、基本建設(shè)；按照文件形式可分為文字記載、圖紙圖表、數(shù)據(jù)計(jì)算、統(tǒng)計(jì)表格檔案等；按照載體形態(tài)可分為紙質(zhì)、電子、聲像、實(shí)物檔案等。第十四條 對(duì)于歸檔范圍內(nèi)的歸檔資料各單位各部門負(fù)責(zé)收集并交由公司檔案室同一管理，納入考核。三、外購設(shè)備儀器或引進(jìn)項(xiàng)目的文件材料在開箱驗(yàn)收或接收后即時(shí)登記，安裝調(diào)試后歸檔。協(xié)調(diào)會(huì)審記錄、監(jiān)理工程師指令、指示，來往函件，工程材料監(jiān)理檢查、復(fù)檢、實(shí)驗(yàn)記錄、報(bào)告，監(jiān)理日志、監(jiān)理周報(bào)、備忘錄，各項(xiàng)測(cè)控量成果及復(fù)核文件、外觀、質(zhì)量、文件等檢查、抽查記錄。檔案室保持肅靜，不得大聲喧嘩?？茖W(xué)地編制分類目錄；根據(jù)需要編制專題目錄，完善檢索工具，以便提供利用。包括員工二級(jí)檔案、人員調(diào)配、人員工資、人員培訓(xùn)、公務(wù)會(huì)議等工作中形成的各種文件材料。五、檔案管理：立卷完畢后，兼職檔案員應(yīng)按照不同的保管期限，內(nèi)容分別填寫一式兩份案卷目錄，其中一份交行政人事部檔案室留存，另一份由立卷部門自己留存。不同幅面的工程圖紙應(yīng)按《技術(shù)用圖復(fù)制圖的折疊方法》（GB/T10609．3—1989）統(tǒng)一折疊成整齊、規(guī)范的A4圖幅（210mm297mm），做到圖面在里，圖標(biāo)欄露在外面，并預(yù)留10～15mm的保護(hù)邊。（三）三類文字材料：主要指測(cè)量成果。它由一個(gè)或若干個(gè)具有內(nèi)在聯(lián)系的工程所組成。第八條 保管期限的劃分QG/PG0097—2016 電子檔案保管期限的劃分，可參照國家和公司關(guān)于紙質(zhì)文件的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行（見附件11）。專用軟件產(chǎn)生的電子文件，收集時(shí)必須連同專用