【正文】 第五篇：公司檔案管理辦法檔案管理制度第一節(jié) 總 則第一條 為規(guī)范錫林郭勒元和路橋管理有限公司的檔案管理，提高檔案管理水平，充分發(fā)揮檔案在公司經(jīng)營管理中的作用，維護(hù)公司利益，防止重要文件、資料的遺失，結(jié)合公司實(shí)際情況，特制訂本制度。六、電子文件邏輯歸檔實(shí)時(shí)進(jìn)行，物理歸檔應(yīng)與紙質(zhì)文件歸檔時(shí)間一致。工藝設(shè)備文件：產(chǎn)品檢驗(yàn)、檢測(cè)記錄，設(shè)備材料采購合同、出廠質(zhì)量合格證明，設(shè)備、材料裝箱單、開箱記錄、工具單、備品備件單，設(shè)備圖紙、使用說明書、零部件目錄。第四篇：公司檔案管理辦法編號(hào)：XG/SB0052010 檔 案 管 理 辦 法 發(fā)布 實(shí)施 西林鋼鐵集團(tuán)有限公司設(shè)備工程部 發(fā)布檔案管理辦法第一章總則第一條為加強(qiáng)公司檔案管理，提高檔案利用效率，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實(shí)施辦法》、《企業(yè)檔案管理規(guī)定》，結(jié)合企業(yè)實(shí)際，制定本管理辦法。原則上檔案只在檔案室進(jìn)行查閱，不得借出檔案室，但各部門常用文件可向檔案室提出長借，但須借閱人及其部門經(jīng)理在借閱單上簽字，如有丟失，部門經(jīng)理受連帶責(zé)任。（3）公司人事任免、變動(dòng)通知及決定。七、各部門收集范圍：（一）人事行政部：行政管理檔案（1）各種會(huì)議的會(huì)議記錄、紀(jì)要；各部門收發(fā)文登記本。如果同期采購的一批材料多處使用，可將原件放在材料使用量最大的圖號(hào)中，其他相關(guān)圖號(hào)可使用復(fù)印件，但須在復(fù)印件上注明原件所在的具體圖號(hào)，并且原件須交公司檔案館保存。主要包括：立項(xiàng)報(bào)告、可行性研究報(bào)告、可行性研究評(píng)估、批復(fù)、初步設(shè)計(jì)任務(wù)書、初步設(shè)計(jì)方案、審查、批復(fù)、工程地質(zhì)及地震資料、地形測(cè)量、水文及氣象資料、征地搬遷、人員安臵、施工準(zhǔn)備、施工設(shè)計(jì)圖紙及其說明、招投標(biāo)、機(jī)構(gòu)設(shè)臵、人員分工、管理辦法等。第五條 竣工圖指工程竣工驗(yàn)收后，真實(shí)反映建設(shè)工程項(xiàng)目施工結(jié)果的圖樣。載體應(yīng)直立存放，做到防塵、防變形；環(huán)境溫度選定范圍：14℃—24℃；相對(duì)濕度選定范圍：45%—65%； 存放應(yīng)遠(yuǎn)離熱源、酸堿等有害氣體和強(qiáng)磁場(chǎng)；電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案分開保管，有條件的單位可購買防磁柜等設(shè)施，用以單獨(dú)存放電子檔案；電子檔案在形成部門的保管，也應(yīng)參照上述條件。（十）歸檔電子文件應(yīng)刻錄在只讀光盤、一次寫光盤、磁帶等耐久性載體上，禁用軟磁盤作為歸檔電子文件的長期保存載體。第五章 利用在對(duì)外借閱時(shí)，檔案原件不得借出，如有特殊需要，須經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，方能借出，并限期歸還。30C，濕度變化不能大于177。第十條照片的整理要求： 照片要組成案卷（保管單位）；案卷題名應(yīng)概括案卷內(nèi)全部照片的基本主題；檔號(hào)規(guī)范、準(zhǔn)確、清晰，不得出現(xiàn)重編、漏編及空號(hào)現(xiàn)象； 說明格式正確，項(xiàng)目齊全，能準(zhǔn)確揭示照片內(nèi)容，反映整理情況；案卷裝訂美觀，要有卷內(nèi)目錄和卷內(nèi)備考表； 有完整的、符合標(biāo)準(zhǔn)格式的案卷目錄。（二）根據(jù)分類情況，將照片與說明一起固定在芯頁上，并組成案卷。（二）照片檔案文字說明的成份包括事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景、攝影者等六要素。（四）文字說明應(yīng)用簡(jiǎn)潔的語言概括出聲像資料所反映的內(nèi)容，一般應(yīng)包括：事由、時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容、人物、背景、作者等。第二條 公司聲像檔案館設(shè)在攀鋼文化傳媒分公司，負(fù)責(zé)公司級(jí)聲像檔案資料的定期收集、整理、保管、統(tǒng)計(jì)、鑒定和提供利用工作。（七）監(jiān)銷人在銷毀會(huì)計(jì)檔案前，認(rèn)真進(jìn)行清點(diǎn)核對(duì)，銷毀后，在銷毀清冊(cè)上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報(bào)告本單位領(lǐng)導(dǎo)。第八條會(huì)計(jì)檔案的案卷排列以各大類下的為序列進(jìn)行排列，確定案卷號(hào)，“一年一個(gè)流水號(hào)”；以同一大類的案卷為基礎(chǔ)，結(jié)合分類的序列進(jìn)行入柜排列，編保管號(hào)，保管號(hào)是每個(gè)大類下各自編“一個(gè)大流水號(hào)”。（四）電子會(huì)計(jì)檔案移交時(shí)，將電子會(huì)計(jì)檔案及其元數(shù)據(jù)一并移交，且文件格式符合國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定。第三章 保管第十二條 各級(jí)立檔單位形成的文書檔案，經(jīng)整編后及時(shí)移交公司檔案館或子分公司（單位）檔案室保管。對(duì)于檔案管理現(xiàn)代化水平較高，實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)編目、檢索和“文檔一體化”的單位，可以“件”為單位進(jìn)行整理，具體組盒和編號(hào)方式如下：不分類，一份文件為一件，按不同的保管期限組盒，其編號(hào)QG/PG0097—2016 結(jié)構(gòu)為四段，第一段為全宗代號(hào)，用兩位阿拉伯?dāng)?shù)字表示；第二段為保管期限代號(hào)，用5分別表示永久、長期、短期、定期（30年）和定期（10年）；第三段為代號(hào)，用四位阿拉伯?dāng)?shù)字表示；第四段為盒號(hào)，按不同的保管期限流水編號(hào)。第十條 科學(xué)技術(shù)資料與科學(xué)技術(shù)檔案應(yīng)分開保管。（四）工程預(yù)結(jié)算材料應(yīng)在工程項(xiàng)目竣工后兩年內(nèi)由合同預(yù)算部門向檔案管理部門移交。第十九條檔案的信息化管理子分公司（單位）應(yīng)加快檔案信息化建設(shè)步伐，與本單位信息化建設(shè)同步發(fā)展，以提高科學(xué)管理水平和服務(wù)效率。（五）庫房的“八防”設(shè)施和安全措施應(yīng)經(jīng)常檢查；要保持庫房的清潔和庫內(nèi)適宜的溫、濕度（要求：溫度14℃24℃，相對(duì)濕度4565%）。（三）文件材料歸檔后不得更改。具有客觀性、形象性和技術(shù)性的特點(diǎn)。4．按歸檔要求進(jìn)行裝訂、編號(hào)、填寫卷內(nèi)目錄備考表。第一篇：十二、公司檔案管理辦法十二、公司檔案管理辦法第一條依據(jù)《中華人民共和國檔案法》，結(jié)合公司實(shí)際情況，特制訂本 辦法。5．全部案卷組成后，要對(duì)案卷作統(tǒng)一排列并編寫檔號(hào)，然后逐卷登記，填寫案卷目錄。：指單位在各項(xiàng)活動(dòng)中獲得各級(jí)機(jī)關(guān)、組織、社會(huì)團(tuán)體頒發(fā)的有保存和利用價(jià)值的榮譽(yù)實(shí)物。（四）非紙質(zhì)文件材料應(yīng)與其文件說明一并歸檔。（六）要做到檔案庫房的柜、架排列布局合理，案卷排放有序，指引標(biāo)記清楚。第二十條 檔案的保密管理根據(jù)《中華人民共和國保守國家秘密法》的相關(guān)規(guī)定，在檔案管理工作的各個(gè)環(huán)節(jié)，做好檔案材料的保密工作，嚴(yán)防檔案失、泄密事件的發(fā)生。（五）本單位的設(shè)備、儀器、儀表方面的科學(xué)技術(shù)文件材料，凡由設(shè)計(jì)管理部門轉(zhuǎn)發(fā)來的，應(yīng)立即歸檔；凡自行設(shè)計(jì)的，設(shè)計(jì)完成審批曬印后即應(yīng)歸檔；凡設(shè)備制造廠隨設(shè)備來的，開箱驗(yàn)收或接12QG/PG0097—2016 收后即時(shí)歸檔；設(shè)備大、中、小修和設(shè)備改造過程中形成的科學(xué)技術(shù)文件材料，應(yīng)在一項(xiàng)工作任務(wù)完成后及時(shí)歸檔。第十一條 需修改已歸檔的科學(xué)技術(shù)檔案時(shí)，由單位或部門提出申請(qǐng)并說明理由，經(jīng)原歸檔部門的領(lǐng)導(dǎo)審批后才能進(jìn)行。盒內(nèi)的每份文件須編件號(hào)，按盒流水編號(hào)。第十三條 要做好文書檔案的統(tǒng)計(jì)工作，建立統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬。特殊格式的電子會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)與其讀取平臺(tái)一并移交。保管號(hào)分別填入案卷目錄“保管號(hào)”欄和案卷封面、卷脊的固定位臵。銷毀清冊(cè)要?dú)w檔保存；（八）監(jiān)銷人員在會(huì)計(jì)檔案銷毀時(shí)，必須在現(xiàn)場(chǎng)嚴(yán)密監(jiān)護(hù)，撿凈銷盡，不得遺漏；（九）嚴(yán)禁子分公司（單位）向廢品收購單位出售到期會(huì)計(jì)檔案。第三條 各子、分公司（單位）負(fù)責(zé)收集和保管好本單位形成的聲像檔案，并將對(duì)公司有重要保存價(jià)值的聲像檔案在形成1個(gè)月內(nèi)向公司聲像檔案館移交歸檔。（五）歸檔的聲像檔案必須按照規(guī)定格式和規(guī)格制作保存，其視頻格式為：AVI；音頻格式為：WAV，壓縮率：25Mb/s：數(shù)碼圖片按照原始數(shù)據(jù)保存，格式為JPG，圖像模式為RGB格式。事由：照片所反映事件、事情的情由；時(shí)間：事件發(fā)生或事物變化、產(chǎn)生和拍攝的時(shí)間； 地點(diǎn)：被攝物所在的具體地點(diǎn)；人物：照片景像上主要人物的姓名、身份；背景：對(duì)揭示照片景像主題具有一定作用的背景資料； 攝影者：照片的拍攝單位和拍攝人。芯頁的規(guī)格為297mm210mm。第十一條 數(shù)據(jù)流磁帶、光盤、錄音帶、錄像帶的整理（一）按不同的載體類型分別編號(hào)，同一類的按歸檔時(shí)間順序編流水號(hào)。5%。QG/PG0097—2016 附件7：電子檔案管理實(shí)施細(xì)則第一章 收集第一條 歸檔范圍電子檔案的歸檔范圍按公司各類紙質(zhì)檔案的歸檔范圍執(zhí)行。（十一）存儲(chǔ)電子文件的載體或包裝盒上應(yīng)貼有標(biāo)簽，標(biāo)簽內(nèi)填寫光盤編號(hào)。第四章 統(tǒng)計(jì)檔案管理部門應(yīng)及時(shí)按對(duì)電子文件歸檔情況、管理、保護(hù)、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，并納入檔案統(tǒng)計(jì)項(xiàng)目。第六條 竣工驗(yàn)收文件建設(shè)工程項(xiàng)目竣工驗(yàn)收活動(dòng)中形成的文件。（五）外事活動(dòng)資料。合格證若為金屬牌，需在邊角處穿孔系繩裝入信封中，再將信封邊沿與其他合格證裝訂在二類文字材料中。（2）公司工作計(jì)劃、總結(jié)；公司半年工作計(jì)劃、總結(jié)；公司各部門工作計(jì)劃、總結(jié)。（4）職工崗位、薪資異動(dòng)資料。檔案管理人員要熟悉所負(fù)責(zé)的檔案資料，了解利用者的需求，掌握利用規(guī)律。第二章 檔案管理第二條公司設(shè)備工程部檔案室負(fù)責(zé)全公司科技、財(cái)務(wù)、文書檔案的管理職能。設(shè)備安裝調(diào)試、測(cè)定數(shù)據(jù)、性能鑒定。七、磁帶、照片及底片、膠片、實(shí)物等形式的文件材料應(yīng)在工作結(jié)束后及時(shí)歸檔。第二節(jié) 管理體制和職責(zé)第二條 公司設(shè)臵檔案室及專職檔案管理員，檔案管理員須保持相對(duì)穩(wěn)定，調(diào)動(dòng)工作時(shí)，須對(duì)檔案裝具、設(shè)備和檔案庫藏進(jìn)行清點(diǎn)并制作移交清冊(cè)，并注明移交人、接交人、監(jiān)交人、移交時(shí)間等信息。附加說明——本文件編制人：李 俊 ——本文件審核人：王樹禮 ——本文件批準(zhǔn)人：劉繼友——本辦法2010年首次發(fā)布，原XG/SB0052006《設(shè)備技術(shù)檔案管理辦法》同時(shí)廢止。五、會(huì)計(jì)文件材料在會(huì)計(jì)終了后由會(huì)計(jì)部門整理歸檔，保管一年后向檔案部門移交。工程進(jìn)度計(jì)劃、實(shí)施、分析統(tǒng)計(jì)文件、變更價(jià)格審查、支付審批、所賠處理文件。十一、本規(guī)定自發(fā)布之日起執(zhí)行。庫存檔案必須圖物相符，帳物相符。（2）計(jì)劃生育有關(guān)文件。兼職檔案員如進(jìn)行調(diào)整，需及時(shí)通知人事行政部，并作好本部門檔案的交接記錄。（二）對(duì)于施工單位自行采購的材料，應(yīng)提供材質(zhì)證明書（合格證）的原件。（四）工程建設(shè)前期資料。第四條 施工資料指施工單位在工程施工過程中形成的資料。不得擦、劃、觸摸記錄涂層。（九）保存與紙質(zhì)等文件內(nèi)容相同的電子文件時(shí)，要與紙質(zhì)等文件之間相互建立準(zhǔn)確、可靠的標(biāo)識(shí)關(guān)系。第四章 鑒定銷毀榮譽(yù)檔案的鑒定銷毀程序參照文書檔案鑒定銷毀程序辦理。（三）庫房內(nèi)晝夜溫度變化不能大于177。（十一）大張照片、反轉(zhuǎn)片應(yīng)與其它照片一同組卷，單獨(dú)存放，并在卷內(nèi)目錄的備考欄內(nèi)注明“大張”、“反轉(zhuǎn)片”。分類應(yīng)保持前后一致，不能隨意變動(dòng)。照片號(hào)：案卷內(nèi)照片的順序號(hào)；QG/PG0097—2016 底片號(hào)：底片在全宗內(nèi)編的流水號(hào)；參見號(hào)：與本張（組）照片有聯(lián)系的其它檔案的代號(hào)（分類號(hào)）。歸檔的聲像資料必須做到圖像清晰、聲音清楚，并由承辦單位或攝錄人員加以必要的文字說明。QG/PG0097—2016 附件5：聲像檔案管理實(shí)施細(xì)則第一章 組織機(jī)構(gòu)與職責(zé)第一條 公司檔案管理部門負(fù)責(zé)對(duì)全公司聲像檔案管理工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督檢查和考核。第四章 鑒定銷毀第十五條 會(huì)計(jì)檔案保管期滿，通過鑒定小組鑒定需要銷毀的，應(yīng)按如下銷毀程序和要求進(jìn)行：（一）子分公司（單位）檔案管理部門會(huì)同本單位審計(jì)、紀(jì)檢監(jiān)察部門、財(cái)務(wù)管理部門提出會(huì)計(jì)檔案銷毀意見，編制會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)，列明銷毀會(huì)計(jì)檔案的名稱、保管號(hào)、案卷標(biāo)題、卷數(shù)、應(yīng)保管期限、已保管期限、鑒定人簽字等內(nèi)容；QG/PG0097—2016（二）單位負(fù)責(zé)人、審計(jì)、紀(jì)檢監(jiān)察部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、檔案部門負(fù)責(zé)人在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽署意見后，報(bào)上級(jí)主管部門審查，經(jīng)批準(zhǔn)后方可銷毀；（三）對(duì)于其中保管期限已滿但涉及產(chǎn)權(quán)、未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)的原始憑證和涉及其他未了結(jié)事項(xiàng)的原始憑證，應(yīng)單獨(dú)抽出，另行立卷，由檔案部門保管到結(jié)清債權(quán)債務(wù)或失去保管價(jià)值時(shí)為止，同時(shí)應(yīng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)和會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)中列明；（四）正在項(xiàng)目建設(shè)期間的建設(shè)單位，會(huì)計(jì)檔案不得銷毀；（五）銷毀會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)由本單位檔案管理部門、財(cái)務(wù)管理部門及公司檔案管理部門、財(cái)務(wù)管理部門、審計(jì)部門共同派員監(jiān)銷；（六）子分公司（單位）信息化管理部門負(fù)責(zé)與檔案部門、會(huì)計(jì)部門共同派員監(jiān)銷電子會(huì)計(jì)檔案。會(huì)計(jì)檔案的保管期限，從會(huì)計(jì)終了后的第一天算起。（三）財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)應(yīng)定期在維護(hù)單位和公司財(cái)務(wù)管理部門雙備份，并定期更換備份介質(zhì)（磁盤1年、光盤5年、移動(dòng)硬盤10年更換一次），以防止數(shù)據(jù)丟失。第十一條 對(duì)已形成的保管單位應(yīng)填寫文書檔案案卷目錄并將案卷標(biāo)題錄入計(jì)算機(jī)管理。第二章 整理第五條文書檔案分類、編號(hào)按《檔案分類編號(hào)細(xì)則》執(zhí)行。第九條 底圖和藍(lán)圖應(yīng)分開保管。（三）工程設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理招標(biāo)形成的文件材料，應(yīng)在招標(biāo)項(xiàng)目完成后的第二年由主管部門向檔案管理部門歸檔。（二）子分公司（單位）每年12月20日之前按公司的統(tǒng)一要求，向公司檔案管理部門報(bào)送相關(guān)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)（數(shù)據(jù)截止日期為當(dāng)年11月20日）。QG/PG0097—2016（四）檔案庫房必須門窗堅(jiān)固，有防火、防塵、防盜、防蟲、防潮、防光、防高（低）溫、防有害氣體（簡(jiǎn)稱“八防”）設(shè)施。（二）整理歸檔的文件材料應(yīng)遵循文件材料形成規(guī)律，保持其有機(jī)聯(lián)系，并符合有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范要求。：指單位在各項(xiàng)工作和社會(huì)活動(dòng)中直接形成的具有歷史保存價(jià)值的照片、影片、錄音、錄像等以磁性材料或感光材料為載體、以影像、聲音為主，并輔以文字說明的歷史記錄。3．案卷標(biāo)題要簡(jiǎn)明準(zhǔn)確，整理好的案卷要確定案卷的保管期限，原則上分為永久、長期（十五年以上）、短期（十五年以下）三種。第二條公司檔案工作的基本原則是：集中管理與分散管理相結(jié)合，以集中管理為主，即公司文書檔案由辦公室集中統(tǒng)一管理，檔案（已交辦公室的除外）分別由有關(guān)部門管理，以便于及時(shí)利用，維護(hù)檔案的完整與安全。第六條檔案借閱1．借閱檔案要履行借閱手續(xù)。：指記述和反映某人經(jīng)歷和德才表現(xiàn)等情況的具有保存價(jià)值的歷史記錄。（五）外文（或少數(shù)民族文字）材料若有漢譯文應(yīng)一并歸檔，無譯文的要譯出標(biāo)題后歸檔。（七）檔案庫房要與檔案人員辦公室和閱覽室分開。第十章 檔案的檢查與考核第二十一條 綜合服務(wù)中心負(fù)責(zé)組織對(duì)子分公司（單位）的檔案工作進(jìn)行檢查與考核。（六）設(shè)備（備件）招標(biāo)文件材料，招標(biāo)牽頭單位應(yīng)在招標(biāo)項(xiàng)目完成后的次年向本單位檔案管理部門移交歸檔。檔案部門有責(zé)任監(jiān)督歸檔以后圖紙的修改。每盒卷內(nèi)目錄和備考表的填寫方式要求不變。第四章 提供利用第十四條 借閱文書檔案必須按借閱制度履行手續(xù)（見附件9）。（五）檔案部門接