【正文】 第五篇：公司檔案管理辦法檔案管理制度第一節(jié) 總 則第一條 為規(guī)范錫林郭勒元和路橋管理有限公司的檔案管理，提高檔案管理水平，充分發(fā)揮檔案在公司經(jīng)營管理中的作用，維護公司利益，防止重要文件、資料的遺失，結合公司實際情況，特制訂本制度。六、電子文件邏輯歸檔實時進行，物理歸檔應與紙質文件歸檔時間一致。工藝設備文件：產(chǎn)品檢驗、檢測記錄，設備材料采購合同、出廠質量合格證明，設備、材料裝箱單、開箱記錄、工具單、備品備件單，設備圖紙、使用說明書、零部件目錄。第四篇：公司檔案管理辦法編號：XG/SB0052010 檔 案 管 理 辦 法 發(fā)布 實施 西林鋼鐵集團有限公司設備工程部 發(fā)布檔案管理辦法第一章總則第一條為加強公司檔案管理，提高檔案利用效率，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》、《企業(yè)檔案管理規(guī)定》，結合企業(yè)實際，制定本管理辦法。原則上檔案只在檔案室進行查閱，不得借出檔案室，但各部門常用文件可向檔案室提出長借，但須借閱人及其部門經(jīng)理在借閱單上簽字，如有丟失，部門經(jīng)理受連帶責任。（3）公司人事任免、變動通知及決定。七、各部門收集范圍：（一）人事行政部：行政管理檔案（1）各種會議的會議記錄、紀要；各部門收發(fā)文登記本。如果同期采購的一批材料多處使用，可將原件放在材料使用量最大的圖號中，其他相關圖號可使用復印件，但須在復印件上注明原件所在的具體圖號，并且原件須交公司檔案館保存。主要包括：立項報告、可行性研究報告、可行性研究評估、批復、初步設計任務書、初步設計方案、審查、批復、工程地質及地震資料、地形測量、水文及氣象資料、征地搬遷、人員安臵、施工準備、施工設計圖紙及其說明、招投標、機構設臵、人員分工、管理辦法等。第五條 竣工圖指工程竣工驗收后，真實反映建設工程項目施工結果的圖樣。載體應直立存放，做到防塵、防變形；環(huán)境溫度選定范圍：14℃—24℃；相對濕度選定范圍：45%—65%； 存放應遠離熱源、酸堿等有害氣體和強磁場；電子檔案應與紙質檔案分開保管，有條件的單位可購買防磁柜等設施，用以單獨存放電子檔案；電子檔案在形成部門的保管，也應參照上述條件。（十）歸檔電子文件應刻錄在只讀光盤、一次寫光盤、磁帶等耐久性載體上，禁用軟磁盤作為歸檔電子文件的長期保存載體。第五章 利用在對外借閱時，檔案原件不得借出，如有特殊需要，須經(jīng)檔案管理部門負責人批準，方能借出，并限期歸還。30C，濕度變化不能大于177。第十條照片的整理要求： 照片要組成案卷（保管單位）；案卷題名應概括案卷內(nèi)全部照片的基本主題；檔號規(guī)范、準確、清晰，不得出現(xiàn)重編、漏編及空號現(xiàn)象； 說明格式正確，項目齊全，能準確揭示照片內(nèi)容，反映整理情況；案卷裝訂美觀，要有卷內(nèi)目錄和卷內(nèi)備考表； 有完整的、符合標準格式的案卷目錄。（二）根據(jù)分類情況，將照片與說明一起固定在芯頁上，并組成案卷。（二）照片檔案文字說明的成份包括事由、時間、地點、人物、背景、攝影者等六要素。（四）文字說明應用簡潔的語言概括出聲像資料所反映的內(nèi)容，一般應包括：事由、時間、地點、內(nèi)容、人物、背景、作者等。第二條 公司聲像檔案館設在攀鋼文化傳媒分公司，負責公司級聲像檔案資料的定期收集、整理、保管、統(tǒng)計、鑒定和提供利用工作。（七）監(jiān)銷人在銷毀會計檔案前，認真進行清點核對，銷毀后，在銷毀清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報告本單位領導。第八條會計檔案的案卷排列以各大類下的為序列進行排列，確定案卷號，“一年一個流水號”；以同一大類的案卷為基礎，結合分類的序列進行入柜排列，編保管號，保管號是每個大類下各自編“一個大流水號”。（四）電子會計檔案移交時，將電子會計檔案及其元數(shù)據(jù)一并移交，且文件格式符合國家檔案管理的有關規(guī)定。第三章 保管第十二條 各級立檔單位形成的文書檔案，經(jīng)整編后及時移交公司檔案館或子分公司（單位）檔案室保管。對于檔案管理現(xiàn)代化水平較高，實現(xiàn)計算機編目、檢索和“文檔一體化”的單位，可以“件”為單位進行整理，具體組盒和編號方式如下：不分類，一份文件為一件，按不同的保管期限組盒，其編號QG/PG0097—2016 結構為四段，第一段為全宗代號，用兩位阿拉伯數(shù)字表示；第二段為保管期限代號，用5分別表示永久、長期、短期、定期（30年）和定期（10年）；第三段為代號，用四位阿拉伯數(shù)字表示；第四段為盒號，按不同的保管期限流水編號。第十條 科學技術資料與科學技術檔案應分開保管。（四）工程預結算材料應在工程項目竣工后兩年內(nèi)由合同預算部門向檔案管理部門移交。第十九條檔案的信息化管理子分公司（單位）應加快檔案信息化建設步伐，與本單位信息化建設同步發(fā)展，以提高科學管理水平和服務效率。（五）庫房的“八防”設施和安全措施應經(jīng)常檢查；要保持庫房的清潔和庫內(nèi)適宜的溫、濕度（要求：溫度14℃24℃，相對濕度4565%）。（三）文件材料歸檔后不得更改。具有客觀性、形象性和技術性的特點。4．按歸檔要求進行裝訂、編號、填寫卷內(nèi)目錄備考表。第一篇：十二、公司檔案管理辦法十二、公司檔案管理辦法第一條依據(jù)《中華人民共和國檔案法》，結合公司實際情況，特制訂本 辦法。5．全部案卷組成后，要對案卷作統(tǒng)一排列并編寫檔號，然后逐卷登記，填寫案卷目錄。：指單位在各項活動中獲得各級機關、組織、社會團體頒發(fā)的有保存和利用價值的榮譽實物。（四）非紙質文件材料應與其文件說明一并歸檔。（六）要做到檔案庫房的柜、架排列布局合理，案卷排放有序，指引標記清楚。第二十條 檔案的保密管理根據(jù)《中華人民共和國保守國家秘密法》的相關規(guī)定，在檔案管理工作的各個環(huán)節(jié)，做好檔案材料的保密工作，嚴防檔案失、泄密事件的發(fā)生。（五）本單位的設備、儀器、儀表方面的科學技術文件材料，凡由設計管理部門轉發(fā)來的，應立即歸檔；凡自行設計的，設計完成審批曬印后即應歸檔；凡設備制造廠隨設備來的，開箱驗收或接12QG/PG0097—2016 收后即時歸檔；設備大、中、小修和設備改造過程中形成的科學技術文件材料，應在一項工作任務完成后及時歸檔。第十一條 需修改已歸檔的科學技術檔案時，由單位或部門提出申請并說明理由，經(jīng)原歸檔部門的領導審批后才能進行。盒內(nèi)的每份文件須編件號，按盒流水編號。第十三條 要做好文書檔案的統(tǒng)計工作，建立統(tǒng)計臺賬。特殊格式的電子會計檔案應當與其讀取平臺一并移交。保管號分別填入案卷目錄“保管號”欄和案卷封面、卷脊的固定位臵。銷毀清冊要歸檔保存；（八）監(jiān)銷人員在會計檔案銷毀時，必須在現(xiàn)場嚴密監(jiān)護，撿凈銷盡，不得遺漏；（九）嚴禁子分公司（單位）向廢品收購單位出售到期會計檔案。第三條 各子、分公司（單位）負責收集和保管好本單位形成的聲像檔案，并將對公司有重要保存價值的聲像檔案在形成1個月內(nèi)向公司聲像檔案館移交歸檔。（五）歸檔的聲像檔案必須按照規(guī)定格式和規(guī)格制作保存，其視頻格式為：AVI；音頻格式為：WAV，壓縮率：25Mb/s：數(shù)碼圖片按照原始數(shù)據(jù)保存，格式為JPG，圖像模式為RGB格式。事由：照片所反映事件、事情的情由；時間：事件發(fā)生或事物變化、產(chǎn)生和拍攝的時間； 地點：被攝物所在的具體地點；人物：照片景像上主要人物的姓名、身份；背景：對揭示照片景像主題具有一定作用的背景資料； 攝影者：照片的拍攝單位和拍攝人。芯頁的規(guī)格為297mm210mm。第十一條 數(shù)據(jù)流磁帶、光盤、錄音帶、錄像帶的整理（一）按不同的載體類型分別編號，同一類的按歸檔時間順序編流水號。5%。QG/PG0097—2016 附件7：電子檔案管理實施細則第一章 收集第一條 歸檔范圍電子檔案的歸檔范圍按公司各類紙質檔案的歸檔范圍執(zhí)行。（十一）存儲電子文件的載體或包裝盒上應貼有標簽，標簽內(nèi)填寫光盤編號。第四章 統(tǒng)計檔案管理部門應及時按對電子文件歸檔情況、管理、保護、利用等情況進行統(tǒng)計，并納入檔案統(tǒng)計項目。第六條 竣工驗收文件建設工程項目竣工驗收活動中形成的文件。（五）外事活動資料。合格證若為金屬牌，需在邊角處穿孔系繩裝入信封中，再將信封邊沿與其他合格證裝訂在二類文字材料中。（2）公司工作計劃、總結；公司半年工作計劃、總結；公司各部門工作計劃、總結。（4）職工崗位、薪資異動資料。檔案管理人員要熟悉所負責的檔案資料，了解利用者的需求，掌握利用規(guī)律。第二章 檔案管理第二條公司設備工程部檔案室負責全公司科技、財務、文書檔案的管理職能。設備安裝調(diào)試、測定數(shù)據(jù)、性能鑒定。七、磁帶、照片及底片、膠片、實物等形式的文件材料應在工作結束后及時歸檔。第二節(jié) 管理體制和職責第二條 公司設臵檔案室及專職檔案管理員，檔案管理員須保持相對穩(wěn)定，調(diào)動工作時，須對檔案裝具、設備和檔案庫藏進行清點并制作移交清冊，并注明移交人、接交人、監(jiān)交人、移交時間等信息。附加說明——本文件編制人：李 俊 ——本文件審核人：王樹禮 ——本文件批準人：劉繼友——本辦法2010年首次發(fā)布，原XG/SB0052006《設備技術檔案管理辦法》同時廢止。五、會計文件材料在會計終了后由會計部門整理歸檔，保管一年后向檔案部門移交。工程進度計劃、實施、分析統(tǒng)計文件、變更價格審查、支付審批、所賠處理文件。十一、本規(guī)定自發(fā)布之日起執(zhí)行。庫存檔案必須圖物相符，帳物相符。（2）計劃生育有關文件。兼職檔案員如進行調(diào)整，需及時通知人事行政部，并作好本部門檔案的交接記錄。（二）對于施工單位自行采購的材料，應提供材質證明書（合格證）的原件。（四）工程建設前期資料。第四條 施工資料指施工單位在工程施工過程中形成的資料。不得擦、劃、觸摸記錄涂層。（九）保存與紙質等文件內(nèi)容相同的電子文件時，要與紙質等文件之間相互建立準確、可靠的標識關系。第四章 鑒定銷毀榮譽檔案的鑒定銷毀程序參照文書檔案鑒定銷毀程序辦理。（三）庫房內(nèi)晝夜溫度變化不能大于177。（十一）大張照片、反轉片應與其它照片一同組卷，單獨存放，并在卷內(nèi)目錄的備考欄內(nèi)注明“大張”、“反轉片”。分類應保持前后一致，不能隨意變動。照片號：案卷內(nèi)照片的順序號；QG/PG0097—2016 底片號：底片在全宗內(nèi)編的流水號；參見號：與本張（組）照片有聯(lián)系的其它檔案的代號（分類號）。歸檔的聲像資料必須做到圖像清晰、聲音清楚，并由承辦單位或攝錄人員加以必要的文字說明。QG/PG0097—2016 附件5：聲像檔案管理實施細則第一章 組織機構與職責第一條 公司檔案管理部門負責對全公司聲像檔案管理工作進行業(yè)務指導、監(jiān)督檢查和考核。第四章 鑒定銷毀第十五條 會計檔案保管期滿，通過鑒定小組鑒定需要銷毀的，應按如下銷毀程序和要求進行：（一）子分公司（單位）檔案管理部門會同本單位審計、紀檢監(jiān)察部門、財務管理部門提出會計檔案銷毀意見，編制會計檔案銷毀清冊，列明銷毀會計檔案的名稱、保管號、案卷標題、卷數(shù)、應保管期限、已保管期限、鑒定人簽字等內(nèi)容；QG/PG0097—2016（二）單位負責人、審計、紀檢監(jiān)察部門負責人、財務部門負責人、檔案部門負責人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見后，報上級主管部門審查，經(jīng)批準后方可銷毀；（三）對于其中保管期限已滿但涉及產(chǎn)權、未結清的債權債務的原始憑證和涉及其他未了結事項的原始憑證，應單獨抽出，另行立卷，由檔案部門保管到結清債權債務或失去保管價值時為止，同時應在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明；（四）正在項目建設期間的建設單位，會計檔案不得銷毀；（五）銷毀會計檔案，應由本單位檔案管理部門、財務管理部門及公司檔案管理部門、財務管理部門、審計部門共同派員監(jiān)銷；（六）子分公司（單位）信息化管理部門負責與檔案部門、會計部門共同派員監(jiān)銷電子會計檔案。會計檔案的保管期限，從會計終了后的第一天算起。（三）財務信息系統(tǒng)的財務數(shù)據(jù)應定期在維護單位和公司財務管理部門雙備份，并定期更換備份介質（磁盤1年、光盤5年、移動硬盤10年更換一次），以防止數(shù)據(jù)丟失。第十一條 對已形成的保管單位應填寫文書檔案案卷目錄并將案卷標題錄入計算機管理。第二章 整理第五條文書檔案分類、編號按《檔案分類編號細則》執(zhí)行。第九條 底圖和藍圖應分開保管。（三）工程設計、施工、監(jiān)理招標形成的文件材料，應在招標項目完成后的第二年由主管部門向檔案管理部門歸檔。（二）子分公司（單位）每年12月20日之前按公司的統(tǒng)一要求，向公司檔案管理部門報送相關統(tǒng)計數(shù)據(jù)（數(shù)據(jù)截止日期為當年11月20日）。QG/PG0097—2016（四）檔案庫房必須門窗堅固，有防火、防塵、防盜、防蟲、防潮、防光、防高（低）溫、防有害氣體（簡稱“八防”）設施。（二）整理歸檔的文件材料應遵循文件材料形成規(guī)律，保持其有機聯(lián)系，并符合有關標準、規(guī)范要求。：指單位在各項工作和社會活動中直接形成的具有歷史保存價值的照片、影片、錄音、錄像等以磁性材料或感光材料為載體、以影像、聲音為主，并輔以文字說明的歷史記錄。3．案卷標題要簡明準確，整理好的案卷要確定案卷的保管期限，原則上分為永久、長期（十五年以上）、短期（十五年以下）三種。第二條公司檔案工作的基本原則是：集中管理與分散管理相結合，以集中管理為主，即公司文書檔案由辦公室集中統(tǒng)一管理，檔案（已交辦公室的除外）分別由有關部門管理，以便于及時利用，維護檔案的完整與安全。第六條檔案借閱1．借閱檔案要履行借閱手續(xù)。：指記述和反映某人經(jīng)歷和德才表現(xiàn)等情況的具有保存價值的歷史記錄。（五）外文（或少數(shù)民族文字）材料若有漢譯文應一并歸檔，無譯文的要譯出標題后歸檔。（七）檔案庫房要與檔案人員辦公室和閱覽室分開。第十章 檔案的檢查與考核第二十一條 綜合服務中心負責組織對子分公司（單位）的檔案工作進行檢查與考核。（六）設備（備件）招標文件材料，招標牽頭單位應在招標項目完成后的次年向本單位檔案管理部門移交歸檔。檔案部門有責任監(jiān)督歸檔以后圖紙的修改。每盒卷內(nèi)目錄和備考表的填寫方式要求不變。第四章 提供利用第十四條 借閱文書檔案必須按借閱制度履行手續(xù)（見附件9）。（五）檔案部門接