【正文】 檔案借閱申請單》，經(jīng)調(diào)閱人及其公司經(jīng)理簽署意見后，報集團總經(jīng)理同意，方可調(diào)閱。、換流站管理部、線路管理部各部門在擬定施工合同時，應明確歸檔內(nèi)容、歸檔要求、歸檔時間、歸檔數(shù)量并實行歸檔保證金制度；負責做好各自職責范圍內(nèi)，按《檔案實施細則》和合同規(guī)定本部門負責管理的工程項目在立項、審批、招投標、勘察、設計、施工、監(jiān)理、物資供應及竣工驗收全過程中形成的應該歸檔保存的技術文件預立卷工作，并填寫單項工程歸檔清單，按規(guī)定時間向檔案室移交，按工程建設階段分期分批向檔案室辦理移交手續(xù)；合同結算前審核工程檔案是否驗收合格；，確保歸檔文件的齊全、完整、準確、系統(tǒng)。d)進口設備資料編制中英文對照目錄。二、做好平時工作的監(jiān)督檢查，經(jīng)常性地督促、檢查、指導。案卷的編制說明內(nèi)容包括本合同段項目建設內(nèi)容，檔案整理執(zhí)行的標準、項目檔案整理情況及組卷數(shù)量，竣工圖編制質(zhì)量及其他需要說明的問題。設計、監(jiān)理及施工單位注意收集在工程建設過程中形成的各種資料，為了保證檔案資料的完整性、準確性及系統(tǒng)性，應加強對施工工地檔案資料管理人員的培訓和教育，使他們盡快掌握和了解公路工程檔案管理的方法和內(nèi)容。如協(xié)議書，應明確關于什么問題的協(xié)議書。對建設公司各管理職能處室檔案資料的形成、積累進行指導、監(jiān)督、檢查；f)參加公司主持的工程竣工預驗收工作，對工程竣工預驗收文件和竣工圖是否符合歸檔要求進行檢查驗收，并布置竣工資料和竣工圖的編制工作；g)參加國家電網(wǎng)公司建設運行部主持的工程竣工驗收工作；h)對工程建設部實施業(yè)務指導，負責工程檔案管理業(yè)務的培訓。歸檔部門應填寫檔案移交清單，一式兩份，交接雙方按清單清點清楚后，由移交人、移交人所在公司經(jīng)理共同簽字后，進行移交；，所移交檔案的目錄必須經(jīng)集團總經(jīng)理或被授權人的批準后方可對外移交，并辦理移交手續(xù)。（二）系統(tǒng)所屬被清算企業(yè)、轉(zhuǎn)出的企業(yè)、合并、被撤銷企業(yè)應指定專（兼）職檔案人員負責本公司形成的應歸檔文件材料的收集、整理、立卷歸檔以及檔案數(shù)字化的交接實施工作。第九章 審批過程中文件的管理第二十五條 審批過程中的文件管理由該文件起草部門的兼職檔案員負責。銷毀會計檔案須經(jīng)區(qū)財政局批準并備案。（六）電子檔案按權限檢索、查詢，無權限查閱文件的用戶，在網(wǎng)上填寫借閱申請，通過審核批準后查閱。超過三個月時，文件將完成電子檔案錄入，原則上不再查詢文件原件，只可通過檔案系統(tǒng)查閱電子檔案。聲像、照片或電子檔案等其他載體檔案，應依據(jù)《照片檔案整理規(guī)范》、《磁性載體檔案的管理規(guī)范》、《電子文件和電子檔案管理規(guī)范》的要求執(zhí)行。（六）電子文件的歸檔實行“雙套制”，即紙質(zhì)檔案與電子文件同時歸檔。（1）蓋章存檔文件一周內(nèi)歸檔；（2）部門形成的應歸檔文件應在該項目結束后的一個月內(nèi)歸檔；（3）上級批復、股權類、產(chǎn)權變動及等重要文件隨時歸檔；（4）黨群類文件應于次年三月底前歸檔；（5）因公外出參觀學習、考察及參加各種會議的文件材料，應按照文件歸檔范圍的要求隨時歸檔。不得由經(jīng)辦部室或個人分散保存，任何個人不得將企業(yè)的檔案材料據(jù)為己有。第四十二條 本制度自下發(fā)之日起執(zhí)行，解釋權歸公司行政部。離開檔案室時，要注意關閉電源、關鎖門窗。第八節(jié) 檔案室管理規(guī)定第三十條 檔案室實行專人管理，非管理人員未經(jīng)許可不得入內(nèi)。第二十五條 檔案資料原則上不予借出，如有特殊情況需攜帶外出時，需填寫《檔/ 5會簽日期：2016812第 0 次修改案借閱申請表》，寫明用意，經(jīng)借閱人部門負責人和檔案管理部門負責人簽字同意后方可外借。第十九條 公司檔案由專人負責管理，非管理人員不得進入，下班前必須把借閱的檔案資料入庫。屬于機密文件，其等級劃分為三級。等級的劃分：一級為絕密文件；二級為秘密文件；三級為機密文件；四級為普通文件（一）本公司與有關單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料，公司的工藝流程資料和相關圖紙及公司設備圖紙屬非常重要的文件，此類型文件為絕密文件，其等級劃分為一級。第四節(jié) 檔案的利用第六條 檔案管理員編制檔案檢索工具，根據(jù)各類檔案的特點建立相應的檔案數(shù)據(jù)庫，并進行計算機記錄工作，為利用計算機檢索創(chuàng)造條件。設備儀器類檔案，在開箱或安裝調(diào)試后由購置部門向公司檔案室歸檔。、修訂、補充和完善；、解釋與說明。 收集整理各部室資料，與移交目錄單核對；、類別分類、編碼，編制案卷目錄，進行存檔；，并注明具體的保管期限；，若需復印，必須填寫檔案調(diào)閱申請單，經(jīng)檔案室主管領導批準后，才可復??；借閱時除登記外，還需填寫檔案調(diào)閱單，經(jīng)調(diào)閱部門主管領導同意后方可借閱；、圖紙、資料不得外借、復印，只能查閱。絕密是重要的公司秘密；機密是比較重要的公司稠密；秘密是一般性的公司秘密，各密級的具體范圍見附表1。第一篇：檔案管理辦法USR檔案管理辦法使本公司檔案管理程序化、制度化、合理化，以提高檔案材料的利用率。 檔案分類標準及保管期限區(qū)分 類別名稱 類 別 內(nèi) 容 保管期限 行政類 A、章程、公司條例、規(guī)章制度 永久保管B、股東會議文件 a、股東會議記錄 永久保管b、股東會議通知 永久保管c、股東名冊、股東印章簿 永久保管d、其他 永久保管C、董事會文件 a、董事就任書 永久保管b、董事會議記錄 永久保管c、商業(yè)賬簿 永久保管d、經(jīng)營業(yè)績 永久保管e、請示 永久保管f、業(yè)務執(zhí)行文件 永久保管g、其他 永久保管D、經(jīng)營業(yè)務文件 a、經(jīng)營方針、計劃書 十年保管 b、經(jīng)營會議記錄，會議通知書，會議資料 十年保管c、重要契約 永久保管d、執(zhí)照、上級批準證書 永久保管e、訴訟文件 永久保管f、經(jīng)營業(yè)務執(zhí)行文件 永久保管g、其他 永久保管類別名稱 類 別 內(nèi) 容 保管期限行政類E、經(jīng)營組織文件 a、業(yè)務機構表 十年保管b、機構調(diào)整文件 十年保管c、內(nèi)部監(jiān)察文件 五年保管d、報告文件 五年保管e、工作總結文件 五年保管f、申請 三年保管g、會議文件會議議程 五年保管會議紀要 五年保管重要會議的領導講話及匯報、總結材料 五年保管h、宣傳材料報刊 十年保管公司內(nèi)部出版物 十年保管造紙行業(yè)信息 十年保管簡介 十年保管簡報 三年保管i、組織培訓學習材料培訓學習通知 三年保管培訓學習資料 三年保管培訓學習考試試卷 三年保管F、政府機關及公司批文 a、區(qū)市來文 永久保管b、股份公司文件人事文件 永久保管其他 永久保管c、管委會文件 永久保管d、集團公司文件人事文件 永久保管其他 永久保管e、建設總公司文件人事文件 永久保管其他 永久保管非文頭文件 一年保管傳真 收傳真文件 一年保管發(fā)傳真文件 一年保管G、人事、勞資 a、公司主要領導個人材料 永久保管b、聘用合同、協(xié)議 永久保管c、履歷表、應聘書、辭退書 十年保管d、畢業(yè)證書、職稱證復印件 永久保管e、人事報表 五年保管 f、工資報表 十年保管g、公司職工花名冊、考勤表 永久保管合同、協(xié)議類 A、合同 永久保管B、協(xié)議 永久保管C、合作意向書 永久保管融資類 A、貸款方面文件資料 永久保管B、銀行資料 永久保管C、招商引資資料 永久保管A、30萬噸涂布白卡紙項目資料 a、項目可行性研究報告 永久保管b、技術方面（技術文本、圖紙）永久保管c、設備方面 永久保管類別名稱 類 別 內(nèi) 容 保管期限項目類d、招標方面未中標文件 十年保管中標文件 永久保管B、10萬噸APMP項目資料 a、項目可行性研究報告 永久保管b、技術方面（技術文本、圖紙）永久保管c、設備方面 永久保管d、招標方面 未中標文件 十年保管中標文件 永久保管C、225MW熱電站工程資料 a、項目可行性研究報告 永久保管 b、技術方面（技術文本、圖紙）永久保管c、設備方面 永久保管d、招標方面 未中標文件 十年保管中標文件 永久保管工程類 A、供水 永久保管B、供電 永久保管C、供汽 永久保管D、項目工程資料 a、公司辦公樓建筑工程資料 永久保管b、園區(qū)主干公路項目資料 永久保管E、工程依據(jù)資料 永久保管F、輔助工程資料 永久保管G、公用設施資料 永久保管H、輔助工程資料 a、南水北調(diào)工程 永久保管設備類 A、項目工程設備 十年保管B、輔助工程設備 十年保