【正文】 建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》（DA/T 282002）要求。不同幅面的工程圖紙應(yīng)按《技術(shù)用圖復(fù)制圖的折疊方法》（GB/T10609．3—1989）統(tǒng)一折疊成整齊、規(guī)范的A4圖幅（210mm297mm），做到圖面在里，圖標(biāo)欄露在外面，并預(yù)留10～15mm的保護(hù)邊。公司的立卷歸檔工作由人事行政部負(fù)責(zé)，并對(duì)本公司各部門的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)；各部門設(shè)立兼職檔案員負(fù)責(zé)本部門文件材料的立卷、歸檔工作。五、檔案管理：立卷完畢后，兼職檔案員應(yīng)按照不同的保管期限，內(nèi)容分別填寫一式兩份案卷目錄，其中一份交行政人事部檔案室留存，另一份由立卷部門自己留存。（6）反映公司經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的各種合同、協(xié)議及文件。包括員工二級(jí)檔案、人員調(diào)配、人員工資、人員培訓(xùn)、公務(wù)會(huì)議等工作中形成的各種文件材料。（二）銷售部：包括企業(yè)經(jīng)營(yíng)決策和經(jīng)銷管理的各種記錄、文件、合同、協(xié)議等文件材料，市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)信息，廣告宣傳和用戶服務(wù)工作中形成的文件材料等?？茖W(xué)地編制分類目錄；根據(jù)需要編制專題目錄，完善檢索工具，以便提供利用。嚴(yán)格遵守檔案安全保密制度，做好檔案流失的防護(hù)工作。檔案室保持肅靜，不得大聲喧嘩。一、本企業(yè)內(nèi)部形成的文件材料； 黨委：本企業(yè)員工參加各級(jí)代表大會(huì)、重要發(fā)言、提案等；黨委會(huì)議記錄；黨委換屆選舉任免文件；黨、團(tuán)工作總結(jié)、計(jì)劃；表彰先進(jìn)黨組織、優(yōu)秀黨員材料；紀(jì)檢、監(jiān)察中形成的重要材料；工會(huì)總結(jié)、會(huì)議記錄；企業(yè)年鑒 辦公室：辦公會(huì)議、領(lǐng)導(dǎo)班子會(huì)議記錄；組織機(jī)構(gòu)改革；上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、機(jī)關(guān)來(lái)企業(yè)視察檢查形成的提詞、講話、聲像等形成的材料；本企業(yè)重要的工作會(huì)議、討論通過(guò)的決議材料；本企業(yè)各部門編制調(diào)整、名稱變更，啟用、更換印章；本企業(yè)重大的體制改革形成的材料；工作總結(jié)和計(jì)劃、長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃；領(lǐng)導(dǎo)班子離任審計(jì)材料；本企業(yè)規(guī)章制度；本企業(yè)與下屬部門及外單位簽訂的有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的合同、協(xié)議；1辦公室主辦，擬定、起草的請(qǐng)示、報(bào)告與上級(jí)機(jī)關(guān)的指示、批復(fù)；1本企業(yè)編制的年報(bào)（大事記）；1上級(jí)機(jī)關(guān)或同級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)貫徹執(zhí)行的文件。協(xié)調(diào)會(huì)審記錄、監(jiān)理工程師指令、指示，來(lái)往函件，工程材料監(jiān)理檢查、復(fù)檢、實(shí)驗(yàn)記錄、報(bào)告，監(jiān)理日志、監(jiān)理周報(bào)、備忘錄，各項(xiàng)測(cè)控量成果及復(fù)核文件、外觀、質(zhì)量、文件等檢查、抽查記錄。竣工驗(yàn)收會(huì)議決議文件、驗(yàn)收證書及驗(yàn)收委員會(huì)明冊(cè)、簽字。三、外購(gòu)設(shè)備儀器或引進(jìn)項(xiàng)目的文件材料在開(kāi)箱驗(yàn)收或接收后即時(shí)登記，安裝調(diào)試后歸檔。第四章 檔案的利用第九條 案卷一般僅供在檔案室閱看，利用檔案人員必須愛(ài)護(hù)檔案，不得涂改、損壞、私自抄錄、復(fù)印、圈點(diǎn)、批注等。第十四條 對(duì)于歸檔范圍內(nèi)的歸檔資料各單位各部門負(fù)責(zé)收集并交由公司檔案室同一管理，納入考核。各部門、辦事機(jī)構(gòu)和區(qū)域零星文書檔案采取各部門平時(shí)累積、每半年一次按照各類檔案的管理細(xì)則進(jìn)行整理并移交檔案室。（二）歸檔文件、資料的密級(jí)、保管期限劃分須準(zhǔn)確，分類清楚、歸類準(zhǔn)確、組卷合理、編目清晰；案卷排列方法必須一致，并保持案卷之間的聯(lián)系。第八條 對(duì)公司有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案須永久保存。第十四條 整理檔案應(yīng)在辦公區(qū)內(nèi)進(jìn)行。第七條 檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期、短期三種。（六）凡能電子化的檔案，電子文件必須隨其對(duì)應(yīng)的材料一同歸檔。第三節(jié) 文件材料的形成和歸檔第三條 檔案按照記述內(nèi)容的不同劃分為黨群工作、行政管理、后勤管理、設(shè)備管理、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)、基本建設(shè)；按照文件形式可分為文字記載、圖紙圖表、數(shù)據(jù)計(jì)算、統(tǒng)計(jì)表格檔案等；按照載體形態(tài)可分為紙質(zhì)、電子、聲像、實(shí)物檔案等。借閱檔案交還時(shí)，須當(dāng)面查看清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)及時(shí)報(bào)告主管領(lǐng)導(dǎo)。第八條 借出的檔案材料務(wù)必定期歸還。四、本企業(yè)所屬單位和派出機(jī)構(gòu)應(yīng)報(bào)本企業(yè)的文件材料；五、本企業(yè)引進(jìn)項(xiàng)目、外購(gòu)設(shè)備等帶來(lái)的文件材料；六、本企業(yè)參與的合作項(xiàng)目，合作單位按要求應(yīng)向本企業(yè)提交的文件材料；七、本單位執(zhí)行、辦理的外來(lái)文件材料； 第六條 歸檔的時(shí)間:一、管理性文件材料一般應(yīng)在辦理完畢后的第二年上半年歸檔。財(cái)務(wù)、器材管理：工程概算、預(yù)算、標(biāo)底、合同價(jià)、決算、審計(jì)及說(shuō)明。監(jiān)理文件、資料：監(jiān)理合同協(xié)議、監(jiān)理大綱、監(jiān)理規(guī)劃及監(jiān)理細(xì)則，施工及設(shè)備器材供應(yīng)單位資質(zhì)審核、設(shè)備、材料審批。第三章 檔案的歸檔范圍及要求 第四條 歸檔的要求一、歸檔的文件材料必須完整；二、歸檔的文件材料必須準(zhǔn)確地反映企業(yè)生產(chǎn)、科研、基建和經(jīng)營(yíng)管理等各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)內(nèi)容和歷史過(guò)程；三、歸檔的文件材料必須層次分明，符合其形成規(guī)律。(二)、查閱所需查閱檔案資料由檔案室人員查找提供，不得自取。經(jīng)確定需銷毀的檔案，由檔案管理員編造銷毀清冊(cè)，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員會(huì)審批準(zhǔn)后銷毀。七、檔案保管制度公司辦公室應(yīng)有存放檔案的專門庫(kù)房，根據(jù)保存檔案數(shù)量，設(shè)置存放檔案的箱柜，并具備防火、防潮、防蟲等安全條件。（6）因私出國(guó)人事關(guān)系保留協(xié)議書及相關(guān)材料。（12）公司內(nèi)部行文、公司對(duì)外發(fā)文或需要加蓋公章的文件材料。（4）公司制定的規(guī)章制度、部門職責(zé)、崗位職責(zé)。歸檔文件材料必須明確地反映公司在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的真實(shí)內(nèi)容和具體過(guò)程。實(shí)行各部門自行立卷，留存?zhèn)浞莺笠平蝗耸滦姓抗芾恚瑫r(shí)履行移交手續(xù)。文字材料用紙應(yīng)采用具有一定厚度、便于長(zhǎng)期和永久保存的韌力大、耐久性強(qiáng)的紙張，并應(yīng)采用耐久性強(qiáng)的書寫材料，如碳素墨水、藍(lán)黑墨水，不得使用易褪色的書寫材料，如紅色墨水、純藍(lán)墨水、圓珠筆（包括黑色圓珠筆）、復(fù)寫紙和鉛筆等，資料中不得使用涂改液。（六）外部配套建設(shè)或協(xié)作的有關(guān)資料，包括原、燃材料、輔助供應(yīng)、設(shè)備供應(yīng)、動(dòng)力供應(yīng)等方面的協(xié)議、合同、會(huì)議紀(jì)要、與44QG/PG0097—2016 此有關(guān)的上級(jí)和地區(qū)有關(guān)文件、指示、建設(shè)條件、進(jìn)度、資源情況、資金來(lái)源等。具體包括：圖紙會(huì)審紀(jì)要；變更通知單（包括變更設(shè)計(jì)的電傳等在內(nèi)，后同）及除代替圖、新增圖以外的附圖；業(yè)務(wù)聯(lián)系單、工程洽商單及除代替圖、新增圖以外的附圖； 材料代用單；設(shè)備處理委托單（含設(shè)備制造單位派駐工程現(xiàn)場(chǎng)代表現(xiàn)場(chǎng)處理單）；其它形式的變更材料。第八條 工程質(zhì)量監(jiān)督部門負(fù)責(zé)審查施工單位提交的工程質(zhì)保資料，并出具工程質(zhì)量評(píng)定證書。QG/PG0097—2016 附件8：工程竣工技術(shù)資料編制、交付歸檔和驗(yàn)收實(shí)施細(xì)則第一章 術(shù)語(yǔ)、定義及縮略語(yǔ)第一條 工程竣工技術(shù)資料指工程項(xiàng)目在其建設(shè)、勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理和交、竣工驗(yàn)收等階段形成的集中保存起來(lái)以備查考的直接記述和反映工程實(shí)際情況的圖樣、圖表、文字、電子、聲像以及其他各種方式和載體的歷史記錄材料。第十條 利用時(shí)使用拷貝件。例如：“9—7—0001”表明為：煉鋼廠竣工檔案1光盤。QG/PG0097—2016（十三）檔案管理部門應(yīng)對(duì)載體有無(wú)劃痕、有無(wú)完整性、有效性審核手續(xù)等方面的內(nèi)容進(jìn)行審核，合格后雙方在移交登記上簽字，辦理交接手續(xù)，否則，應(yīng)退回文件形成部門重新制作。QG/PG0097—2016（六）由計(jì)算機(jī)多媒體技術(shù)制作的文件，其中包含前面所示的兩種以上的信息形式，收集時(shí)應(yīng)注意參數(shù)準(zhǔn)確、數(shù)據(jù)完整。（二）用掃描等設(shè)備獲得的圖像電子文件，歸檔時(shí)要求文件存儲(chǔ)格式為“.TIF”、“.PDF”或“.RGB”，彩色圖像文件非壓縮格式為“.JPEG”或“.BMP”。QG/PG0097—2016 附件6：榮譽(yù)檔案管理實(shí)施細(xì)則第一章 收集第一條 歸檔范圍上級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)給本機(jī)關(guān)的獎(jiǎng)狀、證書、錦旗、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯以及上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)視察本單位的題詞、書寫的字畫等。（五）對(duì)庫(kù)存的數(shù)據(jù)流磁帶、錄音帶、錄像帶、光盤等載體的聲像檔案，應(yīng)做到每2年檢查一次，發(fā)現(xiàn)變形、斷裂、磁粉脫落等現(xiàn)象，要及時(shí)進(jìn)行技術(shù)處理。+20mm，壁厚23mm。（二）載體類型及代號(hào)： 錄音帶：1；QG/PG0097—2016 錄像帶：2； 光盤：3； 數(shù)據(jù)流磁帶：4；（三）按要求填寫聲像檔案的文字說(shuō)明和存儲(chǔ)介質(zhì)的軟硬件環(huán)境。卷內(nèi)備考表應(yīng)放在案卷的最后一頁(yè)。（四）照片必須固定在芯頁(yè)正面（裝訂線右側(cè)）。反轉(zhuǎn)底片的說(shuō)明應(yīng)在插袋式芯頁(yè)上書寫。一般不超過(guò)200字；用阿拉伯?dāng)?shù)字表示時(shí)間，年、月、日三字用“.”隔開(kāi)。（四）按底片號(hào)順序?qū)⒌灼迦氲灼瑑?cè)。第三章 整理第六條 照片檔案的底片應(yīng)單獨(dú)整理存放，照片和說(shuō)明一同整理存放。（十）其他具有保存價(jià)值的聲像資料。（二）組織或參加公司內(nèi)外各類重要會(huì)議、社會(huì)活動(dòng)的聲像資料（包括會(huì)場(chǎng)、主席臺(tái)、主要內(nèi)容、領(lǐng)導(dǎo)講話等場(chǎng)面）。第二十三條 電子會(huì)計(jì)檔案與其元數(shù)據(jù)一并移交，特殊格式的電子會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)與其讀取平臺(tái)一并移交。QG/PG0097—2016 第十七條 單位分立原單位存續(xù)的，其會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)由分立后的存續(xù)方統(tǒng)一保管；單位分立后原單位解散的，其會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)經(jīng)各方協(xié)商后由其中一方代管或移交公司檔案館代管。（三）查閱或者復(fù)制會(huì)計(jì)檔案的人員，嚴(yán)禁在會(huì)計(jì)檔案上涂畫、拆封和抽換。第十條 同時(shí)滿足下列條件的，單位內(nèi)部形成的屬于歸檔范圍的電子會(huì)計(jì)資料可僅以電子形式保存，形成電子會(huì)計(jì)檔案：（一）形成的電子會(huì)計(jì)資料來(lái)源真實(shí)有效，由計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成和傳輸；QG/PG0097—2016（二）使用的會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)能夠準(zhǔn)確、完整、有效接收和讀取電子會(huì)計(jì)資料，能夠輸出符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)歸檔格式的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)表等會(huì)計(jì)資料，設(shè)定了經(jīng)辦、審核、審批等必要的審簽程序；（三）使用的電子檔案管理系統(tǒng)能夠有效接收、管理、利用電子會(huì)計(jì)檔案，符合電子檔案的長(zhǎng)期保管要求，并建立了電子會(huì)計(jì)檔案與相關(guān)聯(lián)的其他紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的檢索關(guān)系；（四）采取有效措施，防止電子會(huì)計(jì)檔案被篡改；（五）建立電子會(huì)計(jì)檔案?jìng)浞葜贫?，能夠有效防范自然?zāi)害、意外事故和人為破壞的影響；（六）形成的電子會(huì)計(jì)資料不屬于具有永久保存價(jià)值或者其他重要保存價(jià)值的會(huì)計(jì)檔案。對(duì)長(zhǎng)期和永久保存的案卷要編張?zhí)?。第三條 歸檔時(shí)間會(huì)計(jì)檔案保管一年期滿之后，由財(cái)務(wù)管理部門編制清冊(cè)移交檔案管理部門歸檔保管，不得自行封包保存。QG/PG0097—2016 第二條 歸檔要求（一）當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)終了后，可暫由財(cái)務(wù)管理部門保管一年。第十五條 出借檔案，借用和退還時(shí)必須當(dāng)面點(diǎn)清，借閱人應(yīng)在登記本上簽字。QG/PG0097—2016 第九條 文書檔案以分類方案序列為基礎(chǔ)進(jìn)行案卷排列。由于沒(méi)有分類，每盒不用擬寫案卷標(biāo)題，但為了保持相關(guān)文件之間的聯(lián)系，在組盒時(shí)應(yīng)盡量將同一保管期限下的相同專題文件材料組為一盒或多盒。第三條 歸檔時(shí)間：次年5月底前將上一年管理活動(dòng)中形成的文書材料移交本單位檔案管理部門。修改后的底圖與曬印出的藍(lán)圖一并歸檔，并替換出因更改而作廢的圖紙，以保證檔案的準(zhǔn)確、可靠。第五條 將科技檔案材料裝入與其厚度相適應(yīng)的檔案盒中（檔案盒規(guī)格為310220mm，厚度可根據(jù)實(shí)際需要在50、60mm中選擇使用），填寫案卷標(biāo)題和檔案號(hào)。（七）本單位形成的新產(chǎn)品開(kāi)發(fā)方面的科技文件材料，凡屬產(chǎn)品研制和試生產(chǎn)階段產(chǎn)生的科學(xué)技術(shù)文件材料，在正式轉(zhuǎn)產(chǎn)后即應(yīng)歸檔。（二）各科學(xué)技術(shù)文件材料形成部門應(yīng)將要?dú)w檔的科學(xué)技術(shù)文件材料，按照其自然形成規(guī)律和歷史聯(lián)系，加以系統(tǒng)整理，組成保QG/PG0097—2016 管單位（卷、冊(cè)、袋、盒）；劃分保管期限（見(jiàn)附錄K）；按保密規(guī)定確定密級(jí)；編制好案卷封面；對(duì)卷內(nèi)文件編上張?zhí)?，一卷一?hào)，卷內(nèi)目錄單獨(dú)編號(hào)；填寫卷內(nèi)文件目錄和卷內(nèi)文件備考表；對(duì)能裝訂的材料，裝訂成冊(cè)，需裝訂整齊，厚度一般不宜超過(guò)5cm，超過(guò)部分應(yīng)單獨(dú)裝訂成冊(cè)，經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人審查合格后向檔案部門移交歸檔。第二十二條 在攀單位每年檢查一次，外埠?jiǎn)挝幻績(jī)赡隀z查一次。銷毀時(shí)應(yīng)同相關(guān)部門取得聯(lián)系，并應(yīng)指派專人監(jiān)銷。（八）檔案人員調(diào)離崗位時(shí)，應(yīng)將所管檔案交接清楚，并辦理交接手續(xù)后，方可離崗。凡界于兩種保管期限之間的檔案，其保管期限一律從長(zhǎng)。（六）歸檔文件材料的載體和字跡應(yīng)符合耐久性要求。第五章 文件材料收集 QG/PG0097—2016 第十一條 歸檔范圍（一）各檔案材料形成部門應(yīng)按業(yè)務(wù)范圍指定專人（或兼職人員）做好各種不同載體文件材料的收集積累工作，檢查本部門歸檔文件材料的齊全、完整與準(zhǔn)確情況，整理完畢并編制移交清冊(cè)，定期向檔案室（館）移交歸檔。人事檔案分為干部人事檔案和工人人事檔案。：指單位在進(jìn)行會(huì)計(jì)核算等過(guò)程中接收或形成的，記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的，具有保存價(jià)值的文字、圖表等各種形式的會(huì)計(jì)資料，包括通過(guò)計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲(chǔ)的電子會(huì)計(jì)檔案。主要包括以下幾類：：指單位在企業(yè)管理活動(dòng)中行使其計(jì)劃、組織、指揮、監(jiān)督和調(diào)節(jié)等職能活動(dòng)過(guò)程中形成的具有查考價(jià)值的不同載體的文書材料。：指記述和反映某人經(jīng)歷和德才表現(xiàn)等情況的具有保存價(jià)值的歷史記錄。第十條 檔案分類根據(jù)檔案的內(nèi)容、特性及材質(zhì)等，檔案可分為文書檔案、會(huì)計(jì)檔案、科技檔案、榮譽(yù)檔案、人事檔案、電子檔案、聲像檔案等。（五）外文（或少數(shù)民族文字）材料若有漢譯文應(yīng)一并歸檔，無(wú)譯文的要譯出標(biāo)題后歸檔。（二）檔案保管期限分為永久（50年以上）、長(zhǎng)期（16—50年）、短期（15年以下）和定期四種（見(jiàn)附件11）。（七）檔案庫(kù)房要與檔案人員辦公室和閱覽室分開(kāi)。（四）根據(jù)檔案保管現(xiàn)狀，銷毀檔案應(yīng)由相對(duì)應(yīng)的檔案管理部門執(zhí)行。第十章 檔案的檢查與考核第二十一條 綜合服務(wù)中心負(fù)責(zé)組織對(duì)子分公司（單位）的檔案工作進(jìn)行檢查與考核。設(shè)備進(jìn)廠開(kāi)箱時(shí)必須通知檔案人員參加,并接收設(shè)備檔案,日后設(shè)備有所改動(dòng),相關(guān)部門必須歸檔完整、準(zhǔn)確的變更記錄和相應(yīng)的修改圖紙，以保持圖物相符。（六）設(shè)備（備件）招標(biāo)文件材料，招標(biāo)牽頭單位應(yīng)在招標(biāo)項(xiàng)目完成后的次年向本單位檔案管理部門移交歸檔。有電子檔案的，在分類編號(hào)時(shí)要與其對(duì)應(yīng)的紙質(zhì)檔案建立一一對(duì)應(yīng)關(guān)系（見(jiàn)附錄G），以便于查詢利用。檔案部門有責(zé)任監(jiān)督歸檔以后圖紙的修改。第二條 歸檔范圍：根據(jù)《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》（國(guó)家檔案局令第10號(hào)），企業(yè)在籌備、成立、經(jīng)營(yíng)、管理及產(chǎn)權(quán)變動(dòng)過(guò)程中形成的具有保存價(jià)值的文件材料，均應(yīng)歸檔保存（見(jiàn)附件11）。每盒卷內(nèi)目錄和備考表的填寫方式要求不變。件號(hào)由檔案分類、