【正文】 統(tǒng)一由資源部配于新世界物管公司主管級以上員工使用。 MA 手機統(tǒng)一由資源部管理，由資源部統(tǒng)一調配，員工不能干涉。 手機費用管理 CDMA 手機交由員工使用的當月起，員工相應享有與其職位相應的手機報銷。 CDMA 手機話費每月由使用者自行到營業(yè)廳繳費，索取話費發(fā)票交行政核準，在限額標準內實報實銷，超過報銷限額的話費由持機人自行承擔。 如享有報銷補助員工現使用中的 CDMA 手機，想加入集團網，可把手機號碼及身份證復印件交給資源部，由資源部代為辦理。不享有報銷補助的員工，如想把自己使用的 CDMA 手機加入集團網，亦可把號碼及身份證交于資源部代為辦理。公司不承擔任何責任。 內部手機管 理協議 為便于與新世界公司的溝通，提高工作效率，新世界物業(yè)管理有限公司決定對主管級以上員工統(tǒng)一配發(fā)手機及對應的號碼。 使用者在手機使用期間須妥善保管好手機及配件，如有損壞或遺失，公司將視實際情況要求使用者作出相應賠償。 公司每月提供給使用者的定額話費報銷費用，是為滿足公司通信需求及日常工作需要，使用者不能因個人原因而導致關機甚至停機，影響公司工作效率；違者將按公司管理制度追究相關責任。 手機號碼為公司的一種資源，使用者不得利用此號碼作違法違紀使用。 如手機存在質量問題或者通訊故障時，可向公司資源部報告，或直接致電中國聯通廣州分公司服務經理，以盡快解決。 員工一經領用手機及其配件或使用公司配發(fā)的手機號碼，則視作自愿遵守上述規(guī)定。 對講機由各管理處行政助理統(tǒng)一編號管理，定期對使用情況進行檢查。 對講機的維修 對講機的維修統(tǒng)一由各管理處行政助理負責，由資源部指定統(tǒng)一的維修商進行維修保養(yǎng)。 收對講機發(fā)現有損壞或故障，必須立即通知行政助理處理。 對講機的使用 對 講機必須隨身攜帶，小心愛護，使用時應小心輕放，嚴禁手提對講機天線，嚴禁用對講機敲擊硬物，因使用不當造成損壞須照價賠償。 24 須嚴格按對講機的操作規(guī)范使用，發(fā)話時，按住發(fā)話按鈕，發(fā)話完畢后松開發(fā)話按鈕接聽，嚴禁長時間按住發(fā)話按鈕，影響正常通話。 對講機僅供工作上的聯系，不準用對 講機講與工作無關的事情，不得講影響公司 /管理處形象的說話或泄露公司 /管理處秘密。嚴禁用對講機講粗言爛語。 13 《工作任務單》使用辦法 目的 加快工作效率、避免工作延誤，把每一項工作明確到人和完成時間，以保證“成本、效率、質量、態(tài)度”均使客戶得到滿意 使用說明： 每一張工作任務單只有一項工作內容，一個編號； 工作任務單共 3 聯：第一聯為白色，由下單部門保管；第二聯為紅色，由接單部門保管；第三聯為藍色，由倉庫保管； “接待人”（客戶服務中心前臺）在接到報單人的電話時，需馬上詳細記錄、填寫“報 單人”姓名、“報單時間”和 “報單內容”；若報單人到客戶服務中心前臺，則請報單人親自填寫 ． 4 接待人在確認報單內容后，需填寫“接待人”、“發(fā)單人”、“發(fā)單時間”“要求完成時間”欄內容，并在 4 小時內交接單部門 （一） 接單部門不得以任何理由拒簽工作任務單，接單人為接單部門的主管 （二） 接單人需填寫“接單時間”、“維修人員”，并在 4 小時內交維修人員 （三） 維修人員填寫所需材料，憑工作任務單到倉庫領料 （四） 維修人員需填寫“到達時間”、“完成時間”或“未完成工作情況反饋”、“工時”、“工價”“總費用” （五） 在完成工作以后，屬于有償服務的，馬上需請業(yè)主在“有償收費 確認”欄簽名；并把工作任務單交客戶服務中心確認，由客戶服務中心前臺評分后，分別送下單部門主管、管理處主任進行評分；由客戶服務中心前臺進行統(tǒng)計保管，每月 25 日把工作任務單 25 統(tǒng)計表交人事行政助理進行績效考評 當任務單的任務沒有完成時，逾期一天，報管理處主任；逾期三天，報公司秘書轉總經理。新發(fā)出的任務單由客服部前臺統(tǒng)一編號并登記臺帳。 工程部接單人在完成該項任務后，第一時間回復前臺，前臺按相關的單號做好記錄。 前臺在接到回單后，先檢查回單上有否維修人員完成工作后的簽名，再收集三聯《工作任務單》一同簽名。如屬公共維修，次日由管區(qū)的高級助理現場核查后，在第一、三聯簽名確認。 每周一由客服部前臺匯總未完成工作任務單交工程部主管核對后，書面反饋客服部跟進完成情況。 如遇維修需待料處理，由工程部與行政采購員協商購買事項，并將預計完成時間回復客服部前臺，在購 料完成維修后該單才作為完成單返回客服部作回單處理。 如客服部在回訪業(yè)主及在檢查時發(fā)現已完成《工作任務單》有謊報的情況，客服前臺書面將單號給予工程部主管核查情況后，由工程部主管書面回復前臺處理結果，并抄送管理處主任和行政部。 14 圖書借閱管理規(guī)定 圖書的收集和管理 圖書館藏書來源： 購買、定期收集、公司 /管理處 /部門 /員工提供。若無，再提表申購，由管理處行政人員復核后交管理處主任審批。 管理處行政人員辦理圖書登記手續(xù)，并及時更新書籍明細。 圖書歸還 借閱人歸還圖書時，須經圖書管理員檢查所歸還之圖書是否整潔、完整、并簽名確認。 15 制服管理規(guī)定 15． 1 目的 為了統(tǒng)一物管公司對外形象，加強員工的歸屬感，促進公司的業(yè)務和管理水平，公司均為各崗位的員工訂制制服，現特制定相關的員工制服管理規(guī)定，具體內容如下： 15. 2 一般規(guī)定 員工入職時可獲發(fā)兩套工作制服 。 員工應保管及愛護好制服 ,除集中換洗外 ,員工應勤洗勤慰熨 ,時刻保持制服清潔 。 ,若制服有損壞者按規(guī)定折舊作出賠償 ,若未能交還制服者按全額賠償 。 15. 3 折舊標準 27 男、女西裝之折舊 按兩年時間折舊，即每年的折舊率為 50%； 男、女襯衫、西褲、西裙之折舊 按兩年時間折舊，即每年的折舊率為 50%； 保安服、帽之折舊 按兩年時間折舊，即 每年的折舊率為 50%； 工程服之折舊 由于工程部技工所穿著之工程衣磨損較大，且一年四季只有兩套服裝，所以按一年時間折舊。 15. 4 工衣換洗 工衣清潔原則上由員工自行負責，但管理處也會提供 必要的換洗服務，集中換統(tǒng)一律由公司行政部指定統(tǒng)一由一家合標準之洗滌服務商進行，各管理處均按統(tǒng)一標準執(zhí)行。 制服繳倉后，行政人員 /倉管員須及時送廠商洗滌，做好保潔工作 行政人員 /倉管員于每次集中換洗時，要仔細檢查制服的使用情況，對破損情況要做好相應記錄，除向洗滌廠商跟進修補外，對造成制服破損的員工及時給予警告，情節(jié)嚴重時應及時向管理處主任匯報。 車輛使用范圍 ． 1 公司接送往來賓客等接待用車； ． 2 公司領導業(yè)務用車； ． 3 員工外出開會、聯系業(yè)務用車； 28 ． 4 其它緊急和特殊情況用車等。 ． 2 需用車人員根據行程表做出外出辦事安排，用車部門需提前一天填寫“公司車輛使用申請表”，由部門經理批準后交資源部。 ． 4 無法安排用車時，資源部將開具“無公司車輛安排回執(zhí)”。 車輛的管理 ． 1 車輛調配權歸屬資源部。 ． 3 停放公司指定車位，鑰匙交回資源部（或存放在時代監(jiān)控室）以備緊急情況使用車輛。 ． 5 車輛加油統(tǒng)一由司機經辦，司機在每個工作日結束前檢查油箱油量，保證緊急任務和特殊情況用車時的需求。 ． 7 司機下班后應將車輛停入停車場，同時及時登記行程公里數，掌握用油情況及控制用油量。自行開車者需在“公共用車登記薄”上登記起始終點及行程公里數， 并簽名確認。 ． 10 司機應保持車輛外觀及車內的整潔，備用修理工具齊全；停入停車場時應保障油箱儲油不少于 1/4，外出時需在正規(guī)停車場保管車輛、否則發(fā)生損毀、遺失或被盜等到情況，責任由當事人負責。 ． 12 用車人違反交通規(guī)則或發(fā)生交通事故責任和費用由當事人承擔。 員工應保證無不良嗜好，不得攜眷住宿； 住宿作為員工福利，房屋租金、管理費及必要正常的修繕維護費由管理處負責，水電費用由員工自行負擔。 單元宿舍統(tǒng)一由保安部住宿人員中職位最高者擔任宿舍舍監(jiān)，其工作任務如下： 總管一切內務，保持整潔、維持秩序； 備置員工資料（ 如暫住證資料、緊急聯絡人等）； 監(jiān)督舍員的行為規(guī)范，宿舍制度的執(zhí)行，定期向行政人事部匯報各項情況，配合行政人事部定期的宿舍檢查。 服從舍監(jiān)管理、派遣與監(jiān)督； 遇緊急事故時能服從召集命令，迅速到達現場增援； 室內遵守消防規(guī)定，嚴禁使用及裝接高負荷的電器，嚴禁私接電線，（禁止明爐烹飪）； 室內不得使用或存放危險及違禁物品； 個人被鋪及其他物品必須疊 放整齊，保持室內清潔； 愛護室內一切公共設施及物品，不得于墻壁隨意張貼字畫或裝釘物品，不得任意改造、改建室內現有裝修及設備； 愛護管理處統(tǒng)一配備的設施和物品，員工離職或損壞將按有關規(guī)定折舊或賠償； 各房間的清潔由舍監(jiān)安排住宿人輪流清潔值日； 任何時侯均不得制造噪音、氣味； 、留宿外人或親友； ，干凈的收入柜內，不得堆積室內； ，遺失由當事人自行負責； 、賭博（打撲克、麻將）或其他不良行為； ，不得浪費，隨手關水掣、電掣； 30 ； ，必須向舍監(jiān)報告； 下班后舍員著裝仍需得體，不得穿著拖鞋、睡衣、背心、內衣褲甚至赤裸身軀在小區(qū)內走動； ，一律要向公安部門申辦暫住證。 拿起電 話，應清晰報到：“您好， XX 管理處，有什么可以幫到您？” 認真傾聽對方的電話事由，若需傳呼他人，應請對方稍候，然后輕輕擱下電話，去傳呼他人；如對方有公事相告或相求時，應將對方要求逐條記錄在《工作日記》內，并盡量詳細回答。 接電話聽不懂對方語言時，應說：“對不起，請您用普通話，好嗎？”或“不好意思，請稍候，我不會說廣州話”。 接聽電話時，聲調要自然清晰、柔和、親切，不要裝腔作勢，聲量不要過高，亦不要過低，以免對方聽不太清楚。 使用敬語，將要找的通話人姓名及要做的事交待清楚。 19 電話管理制度 為規(guī)范公司及所轄各管理處電話的使用和管理， 特制定本制度。 31 任何情況下，嚴禁使用撥號上網聊天、瀏覽、玩游戲等。 任何情況下，嚴禁接駁信息臺，一旦出現信息費，將由使用人自行負擔此項費用。 各管理處的分機號碼統(tǒng)一使用“ 8”開頭的三位數，各部門分機號碼按如下規(guī)定執(zhí)行。不設分機或分機號碼不能使用三位數的管理處，由公司根據實際情況另行審核批示?！?、“您撥的分機正忙，請改撥其他分機號碼?！薄ⅰ澳鷵艿姆謾C無人接聽，請改撥其他分機號碼。 總機接外線電話至分機時，一般電話鈴聲響五次無人接聽，即掛線 。謝謝！”接聽內線電話的用語為“您好，前臺！”其他內容視情況回答，要求規(guī)范、簡潔、禮貌。 行政人員要做好電話費用的核準報銷工作，并協助管理處主任監(jiān)督電話的正常合理使用。對電話費用定額管理的執(zhí)行情況做好跟蹤協調，適時向物管公司提出檢討方案。 管理處的電話小總機應有可打印分機電話清單及計費的功能，若目前使用的未有該項功能，應結合實際情況提出整改意見，并向公司報批加裝。 32 管理處電話一律取消長話功能。若負責人不在，又確因業(yè)務需要掛長途電話的，必須通過電話請示批準后，方可進行撥打，并在三日以內補辦審批手續(xù)，逾期不補辦者視為私人電話，電話費由其本人全額支付。 員工未經同意私自撥打國內長途電話，或以公事為由掛國內長途電話者，經查明屬實后，除全額支付當次電話費用外，每次罰款 50 元；私自撥打香港或澳門電話者，每次罰款 100 元。 20 節(jié)約用紙、使用二次用紙的規(guī)定 收集二次用紙（單面用過的紙） 對已無效、且原有的內容不屬保密的二次用紙，除可留作自用外，統(tǒng)一放到指定位置，以作公用。 使用二次用紙 傳真用紙，一律使用二次用紙，此項工作主要由行政人員負責。 21 辦公區(qū)域的管理規(guī)定 保持辦公區(qū)域的整潔 通道上不許放置任何的物品。 下班前整理桌面，關閉電腦、顯示器、打印機等設備的電源和所屬區(qū)域內的門窗，將桌面上 的物品減少到最低程度，而且要擺放整齊。 文件（特別是機密、重要的文件）歸檔后分類后存放在文件柜內，柜內不要放置與工作無關的物品、或過時的文件等。 文件柜面不許放置非經同意的任何物品。 辦公屏風、玻璃部分不可張貼任何紙張（包括圖紙等）；木板部分只能張貼與工作無關的內容， 33 并及時更換破損不齊的或過時的內容。 會議室內不許放置未經同意的物品。 用餐要到管理處飯?zhí)没蛑付ㄎ恢?，不可在辦公室內用餐。 未經特別允許，非本公司的工作人員，原則上不得進入辦公區(qū)域；特別 情況，需經批準并由管理處人員陪同下，方可進入辦公區(qū)域，不能操作辦公設備。 員工證必須當值時按規(guī)定佩戴，不得掛在腰際或以其他外衣遮蓋，違者以不配戴論處。 離職員工必須將員工證交回，否則扣罰工本費 30 元。 物管公司 /管理處有權隨時選派兩名行政人員檢查更衣柜。 物管公司內部鑰匙由資源部統(tǒng)籌管理、復制。 鑰匙保管人應遵守下列條件，否則所發(fā)生損失由保管人負擔責任，并按情節(jié)輕重論處或依法究辦： 離職時應將 鑰匙交回資源