【正文】 司利益向業(yè)務(wù)單位收取好處或回扣。 員工因謀求私利，參加業(yè)務(wù)單位請(qǐng)吃，影響公司形象者，將予警告和通報(bào)批評(píng)處理，屢犯者，將予辭退。 公司正式文件不可以電子郵件方式傳遞 ，即收到和發(fā)出的電子郵件不具有法律效力。無具體收文部門的文件，由資源部負(fù)責(zé)收文登記。無總經(jīng)理 /管理處主任簽署意見的文件，可不予處理。 《收文登記表》。 編號(hào)：對(duì)外公文由物管公司秘書上公司網(wǎng)登記索取編號(hào)。 打?。河砂l(fā)文部門 /管理處負(fù)責(zé)。 申請(qǐng)蓋章 由物管公司秘書負(fù)責(zé)申請(qǐng)蓋物管公司公章，按項(xiàng)目中心有關(guān)圖章的管理規(guī)定執(zhí)行，文件的審批件由項(xiàng)目中心行政及信息管理部負(fù)責(zé)歸檔。 內(nèi)部傳閱 收件人依據(jù)傳閱批示盡快傳閱，不應(yīng)拖延。 歸檔 具有保存價(jià)值的文件物管公司秘書應(yīng)及時(shí)移交給項(xiàng)目中心資源部檔案室；其他文件由物管公司秘書和各管理處行政人員 負(fù)責(zé)保管和處理，做好文件類別、保存份數(shù)、存放方式和存放地址等情況的登記。 文件保管及處理 物管公司秘書及各管理處行政人員負(fù)責(zé)文件的保管工作。并需將各自的文件分類的類別規(guī)則，每年一次或有改變時(shí)報(bào)物管公司資源部備案。 定期組織清理文件（每年的 6 月和 12 月）。 ，可按工作進(jìn)度作階段性定期移交。 檔案的保管 公司的檔案由資源部指定專人進(jìn)行保管， 一般雇員不得私自保留檔案。 檔案信息的使用 公司規(guī)定可按暨定的權(quán)限進(jìn)行復(fù)印檔案，但必須填寫《檔案復(fù)印記錄表》。 1）原則上公司檔案原件不外借，但因工作需要必須外借的檔案原件（例如辦理公司年審所需資料等），可憑政府部門的通知填寫《檔案原件借用申請(qǐng)表》，交物管公司經(jīng)理簽批后由物管公司秘書向項(xiàng)目中心行政及信息管理部 借出。如因工作需要未能及時(shí)歸還的，須將其原因和檔案的存放地點(diǎn)知會(huì)項(xiàng)目中心檔案管理員，并由檔案管理員作出追蹤。 檔案原件的歸還 1）借用人將檔案歸還時(shí)，須經(jīng)項(xiàng)目中心檔案管理員檢查所歸還之檔案是否完整，并簽名確認(rèn)。 檔案原件的處理 由物管公司秘書統(tǒng)一交項(xiàng)目中心檔案室存檔。 香港月報(bào)制度：每月 28 日前，各管理處以規(guī)定書面格式上報(bào)該管理處工作狀況至物管公司秘書及項(xiàng)目。 不包括只在部門內(nèi)部使用的表格。 位置：公司標(biāo)志在表頭的最左邊，其右邊為“廣州新世界物業(yè)管理有限公司”和表格名稱（兩行上下排列、緊靠標(biāo)志的右邊）。 表尾 內(nèi)容：表格編號(hào)和頁號(hào)數(shù) ： 1） 表格編號(hào)由：制表部門 \表格編號(hào)（以用途分類） \版次 \生效日期 組成 例如：資源 \人事 08\版 1\20202018 2） 編號(hào)的字體：宋體， 9 號(hào)。 頁號(hào)數(shù)的規(guī)則（適用于總頁數(shù)在 1 頁以上的表格；對(duì)于只有 1 頁的表格，不需加頁號(hào)數(shù)）： 1） 頁號(hào)數(shù)內(nèi)容：第 頁，共 頁。 3） 頁號(hào)數(shù)的位置：在表尾的中間。 字體大小：根據(jù)具體表格的排版而自行確定。 表格的管理 資源部負(fù)責(zé)表格編號(hào)分類、登記及檢查、督促等管理工作。凡未經(jīng)資源部公布的表格，均不發(fā)生效力。 . 公司標(biāo)志 公司標(biāo)志在文件上端的最左邊，具體如下： 文件編號(hào)的規(guī)則： 1） 文件編號(hào)由：物管公司 /項(xiàng)目物管處 /發(fā)文部門 /文件種類 /檔號(hào) 組成 例如： G80 /RMS/CW /M1/ 0001 檔號(hào) 廣 州 新 世 界 物 業(yè) 管 理 有 限 公 司 車輛使用申請(qǐng)表 12 文件種類 發(fā)文部門 項(xiàng)目物管處 物管公司 詮釋： 物管公司 G80 文件類型 內(nèi)部工作聯(lián)系單 W 項(xiàng)目物管處 時(shí)代 RMA 備忘錄 M 嶺南 RMS 會(huì)議紀(jì)要 MU 逸彩 RMY 電子郵件 E 發(fā)文部門 資源部 ZY 傳真 F 財(cái)務(wù)部 CW 物管公司 0 工程部 GC 項(xiàng)目管理中心 1 客服部 KF 合作公司 2 保安部 BA 往來公司 3 檔號(hào) `0001 始 日期的格式統(tǒng)一有以下兩種 中文式 XXX年 X月 X日，例如：二零零五年一月三十一日（以下簡(jiǎn)稱為中文 文字日期）、或 2020 年 1月 31 日（簡(jiǎn)稱為中文式數(shù)字日期）。 使用規(guī)定 6． 對(duì)外的公文、信函、內(nèi)部的備忘錄等正式文件，其最后落款的文件日期，統(tǒng)一使用上述之中文式文字日期；正文內(nèi)容提及到的日期，則可選擇上述格式中的任一種。 7 管理處印章使用管理規(guī)定 目的： 規(guī)范管理處印章使用管理，確保公司利益不受損害。 職責(zé)： 管理處主任為印章的第一責(zé)任人，負(fù)責(zé)印章日常保管、使用審批，并在休息時(shí)以面授權(quán)形式，將印章指定專人（人事行政）保管、使用審批。 工作程序：見《印章申請(qǐng)使用流程》 申請(qǐng)使用印章部門 填寫《印章使用申請(qǐng)表》 13 使用規(guī)定： 管理處印章只限于發(fā)布管理處內(nèi)部文件、對(duì)業(yè)主的通告、管理處內(nèi)部制度及與物管公司各管理處之間文件往來；不得用于發(fā)往外部單 位、政府部門及個(gè)人等的對(duì)外發(fā)文，及有關(guān)合同、協(xié)議、擔(dān)保、證明等事項(xiàng)。 加蓋的印章應(yīng)端正、清晰，加印位置應(yīng)“齊年蓋月”。 行政助理要嚴(yán)格遵守印章管理規(guī)定，嚴(yán)格核對(duì)《印章使用申請(qǐng)單》上注明的文件內(nèi)容、份數(shù)，對(duì)不符合管理處印章使用范圍的要予以指正。 資產(chǎn)的定 義 泛指使用期為 1 年以上（含 1 年）在公司及公司轄下各管理處使用的資產(chǎn)。 資產(chǎn)的分類 所有的資產(chǎn)是根據(jù)與財(cái)務(wù)賬相一致的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類的，具體為： 辦公設(shè)備類（包括家私、傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)、打印機(jī)、空調(diào)、碎紙機(jī)、繪圖儀、音像器材、電器、廚具、電話等）； 電腦網(wǎng)絡(luò)類（包括服務(wù)器、 PC、外設(shè)設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備 、電腦軟件等）； ..3 交通設(shè)備類（包括汽車、摩托車、電池車等）； . 4 房屋類； 資產(chǎn)管理和主管部門 管理處行政部為管理處的資產(chǎn)管理部門。 資源部為公司所有資產(chǎn)主管部門。 資產(chǎn)使用部門 資產(chǎn)使用部門是指具體貫徹執(zhí)行公司資產(chǎn)管理和使用的有關(guān)規(guī)定，負(fù)責(zé)部門資產(chǎn)日常維護(hù)工 作的執(zhí)行部門。在廣州新世界物業(yè)管理有限公司及轄下各管理處范圍內(nèi)，資產(chǎn)位置的改變并不構(gòu)成所有權(quán)的改變。 資產(chǎn)使用部門責(zé)任 資產(chǎn)作用部門應(yīng)清楚本部門所屬下的資產(chǎn)所處的位置，并確保該固定資產(chǎn)處于正常的使用中； 如發(fā)現(xiàn)使用人變更、 或使用地點(diǎn)變更、或損壞、或遺失等，應(yīng)及時(shí)通知該資產(chǎn)管理部門，以便于更改資產(chǎn)的登記資料和作相應(yīng)的處理； 資產(chǎn)管理部門已對(duì)管理處所有資產(chǎn)及其使用人進(jìn)行了編號(hào)并登記，各資產(chǎn)使用部門及資產(chǎn)的具體使用權(quán)人須對(duì)應(yīng)使用，并妥善保管、愛惜使用。 固定資產(chǎn)的折舊 固定資產(chǎn)每月折舊費(fèi)用最終由該固定資產(chǎn)的使用部門 /管理處承擔(dān)。 資產(chǎn)購入后的驗(yàn)收 資產(chǎn)管理的公司責(zé)任人應(yīng)負(fù)責(zé)資產(chǎn)到達(dá)后的質(zhì)量確認(rèn)，保證其今后的正常使用。 。 注：如發(fā)生物品與要求不符或質(zhì)量不合格，該接收人或資產(chǎn)管理的部門 /管理處責(zé)任人必須通知資源部，并作有關(guān) 的協(xié)調(diào)，保證對(duì)資產(chǎn)情況的及時(shí)了解。 當(dāng)一項(xiàng)物品被認(rèn)定為資產(chǎn)后，由資源部登記，給予其一個(gè)新的資產(chǎn)編號(hào)，按統(tǒng)一的位置將資產(chǎn)編號(hào)的標(biāo)簽粘貼在該物品上。 資產(chǎn)資料的存檔 資產(chǎn)管理的公司責(zé)任人，將該資產(chǎn)的申請(qǐng)表、購買合同、產(chǎn)品介紹書、保質(zhì)書 、發(fā)票復(fù)印件、資產(chǎn)卡片、資產(chǎn)轉(zhuǎn)移單等資料存檔。 資產(chǎn)的處理 資產(chǎn)的處理應(yīng)填寫《實(shí)物資產(chǎn)處理申請(qǐng)表》，并根據(jù)有關(guān)規(guī)定執(zhí)行；如屬固定資產(chǎn) 批準(zhǔn)后交由財(cái)務(wù)部操作。 由于遺失（或被盜）而處理的，在歸檔時(shí)必須附有遺失（或被盜）報(bào)告。 固定資產(chǎn)的變賣，必須附有變賣的有關(guān)資料，包括變賣報(bào)告、手續(xù)、票據(jù)復(fù)印件等。 周期性的盤點(diǎn) 周期性的盤點(diǎn)為每 年的 3 月和 9 月。 適用范圍 適用于物管公司各管理處有形產(chǎn)品采購工作，供應(yīng)商管理及倉庫管理等。 各管理處主任負(fù)責(zé)審核本管理處的月資金使用計(jì)劃及采購清單。 財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)資金審核及調(diào)撥。 倉管員負(fù)責(zé)物品的驗(yàn)收、領(lǐng)用，庫存物品的管理。每月保持物品庫存量在倉庫最高庫存量及最低庫存量之間。 采購行為分類 指單位價(jià)值在 1000 元以上（含 1000 元）且使用期不少于 2 年的、在廣州新世界物業(yè)管理有限公司及轄下各管理處內(nèi)使用的資產(chǎn)。 /費(fèi)用類 指單位價(jià)值在 1000 元以下（物品的使用期不限）的物品 /費(fèi)用。 17 采購方式 ： 員工宿舍租賃、辦公設(shè)備的維護(hù)、保養(yǎng)（協(xié)議期限一般為一年）等。 經(jīng)市場(chǎng)調(diào)查，固定供應(yīng)商無法供應(yīng)的、或在同等條件下固定供應(yīng)商的價(jià)格高時(shí)，臨時(shí)尋找的供應(yīng)商，采購品單價(jià)在 300 元（含）以上，或總價(jià)值在 1,000 元 (含 )，要求有 3 家或 3 家以上供應(yīng)商來進(jìn)行比較、核價(jià)。 其他采購要求 : 盡量要求按時(shí)送貨，如需外出采購，行政助理應(yīng)安排集中物品采購。 對(duì)于批量貨品或大宗物品，均要求供應(yīng)商送貨上門。 請(qǐng)購 倉管員于每月月底編制好倉庫存量報(bào)表，以便審核各部門提交的請(qǐng)購計(jì)劃，并于每月 25 日前匯總本管理處下月的資金使用計(jì)劃（附請(qǐng)購清單），依權(quán)限逐級(jí)報(bào)批。 急需及臨時(shí)需采購的小件物品價(jià)值在人民幣五百元以下，由申請(qǐng)部門填寫《請(qǐng)購表》交行政助理審核，經(jīng)管理處主任批準(zhǔn)后交行政助理統(tǒng)籌采購，價(jià)值在人民幣五百元以上，一律報(bào)公司資源部及總經(jīng)理批準(zhǔn)。 （ 1000元以上）采購需填寫《固定資產(chǎn)采購申請(qǐng)表》。 18 行政助理應(yīng)獲取正式書面的報(bào)價(jià)資料，內(nèi)容須詳細(xì)、真實(shí)，除包括產(chǎn)品的必要信息外（如貨號(hào)、規(guī)格、產(chǎn)地、價(jià)格、貨期等），還須顯示供應(yīng)商的詳細(xì)資料，必要時(shí)要有蓋章確認(rèn)，并附上公司簡(jiǎn)介、產(chǎn)品樣板、技術(shù)參數(shù)資料、質(zhì)檢證明等。 于議價(jià)后商定的貨品規(guī)格與采購清單上載明的有出入或?qū)俅闷?，行政助理?yīng)在《請(qǐng)購單》上注明并附上詳細(xì)資料，一同呈報(bào)使用部門核準(zhǔn)后，再依權(quán)限逐級(jí)報(bào)批。 《請(qǐng)購單》經(jīng)核準(zhǔn)后，如數(shù)量、金額發(fā)生變更尤其增加時(shí)，行政助理應(yīng)重新依權(quán)限報(bào)批。 驗(yàn)收 驗(yàn)收原則上應(yīng)有行政助理和倉管員會(huì)同使用部門人員共同檢驗(yàn)，專業(yè)產(chǎn)品還需要專業(yè)人員陪同驗(yàn)收，驗(yàn)收合格后驗(yàn)貨人需在《送貨單》上簽名確認(rèn)收貨，如不合格，由驗(yàn)貨人填寫《不合格產(chǎn)品驗(yàn)收表》要求供貨商簽名，交人事資源部存檔備案，月底總結(jié)，如《不合格產(chǎn)品驗(yàn)收單》超過一定數(shù)量，取消供貨資格，另換其它供貨商。 手續(xù)完備的《請(qǐng)購表》、《入倉單》、相關(guān)申請(qǐng)報(bào)告及發(fā)票到財(cái)務(wù)部報(bào)銷。 、使用說明等相關(guān)資料，須由行政助理統(tǒng)一管理。 、財(cái)務(wù)人員、總經(jīng)理及業(yè)主的定期稽核監(jiān)督。 《工作任務(wù)單》向行政助理辦理材料出倉手續(xù)。 物品盤點(diǎn) 每月 25 日前，人事行政助理對(duì)倉庫內(nèi)物品進(jìn)行逐一清點(diǎn)。 根據(jù)清點(diǎn)結(jié)果，填寫《庫存物品盤點(diǎn)表》。 在次月 1 日前將前月《庫存物品盤點(diǎn)表》、《入倉單》、《出倉單》交人事資源部主任 審核。 物品供應(yīng)商評(píng)審管理 評(píng)審范圍 /委托方； /委托方 行政助理應(yīng)當(dāng)對(duì)合格供應(yīng)商及時(shí)建檔，包括以下內(nèi)容： 供應(yīng)商 /委托方的名稱、注冊(cè)地址 營(yíng)業(yè)執(zhí)照 復(fù)印件 資質(zhì)等級(jí)證書 評(píng)審結(jié)果和記錄 其他證明材料 物管公司資源部每半年至少應(yīng)當(dāng)對(duì)各管理處所管理的合格供應(yīng)商狀況全面組織跟蹤、評(píng)審一次，并編制成一覽表報(bào)總經(jīng)理閱示。 委托方 /供應(yīng)商將作為管理處對(duì)外采購的優(yōu)先合作對(duì)象，可在合作時(shí)享受付款方式、評(píng)審條件、貨品驗(yàn)收方面的優(yōu)惠和方便。 公司資源部匯總審核 報(bào)公司總經(jīng)理審批 管理處擬寫書面申請(qǐng)報(bào)告 提交管理處主任通過 行政助理跟進(jìn)往后采購流程 否 直接與特約供應(yīng)商進(jìn)行詢價(jià) 填報(bào)《特約供應(yīng)商審批表》 由申購部門填寫詳細(xì)《請(qǐng)購單》或提供相關(guān)樣品 是 21 備注：每月 22 日前各管理處提交下月采購物品計(jì)劃（注明到貨時(shí)間），并填寫好物品采購單。 對(duì)用戶維修由相關(guān)部門下單，工程部領(lǐng)料，完成維修后，客服中心在進(jìn)行驗(yàn)收的同時(shí)，監(jiān)管材料是否得到合理使用。 10． 4 每月 25 日工程部各班組須將剩余和回收材料填寫退料單、領(lǐng)料單，交倉管員入賬，工程部、管理處行政人員每月不定期抽查并核實(shí)用料。 11 集團(tuán)網(wǎng) 手機(jī)使用管理規(guī)定 手機(jī)所有 手機(jī)為聯(lián)通公司送給新世界物管公司，所有權(quán)為新世界物管公司所有，手機(jī)與手機(jī)號(hào)碼