【正文】 /管理處的保密制度，不得違反公司 /管理處有關的保密規(guī)定；不得以盜竊、 8 利誘、協迫或其他不正當手段獲取公司 /管理處的保密資料；不得披露、使用或幫助他人獲取公司 /管理處的保密資料。 員工保密的義務 員工負有對公司 /管理處上述信息及資料保密的義務，不得以任何手段或方式向第三方披露公司/管理處有關保密資料。 ，加具的密碼應避免告知其他無關人員。 網絡保密文件的控制 ，員工必須加具密碼儲存，并將有關的密碼告知主管。 保密文件的使用 保密文件原則上不得借閱，如因特殊情況需內部借閱，須獲管理處主任 /物管公司總經理批準并于指定地點方可查閱，不得超出指定參閱范圍及指定地點，更不允許擅自進行復?。还芾硖?部門間的借閱，須經被借部門主管 /管理處主任批準，并指定主管或以上職級的人員方可參閱，被借部門 /管理處如有正當的理由，有權謝絕相關密件的借閱。 保密文件的傳遞 保密文件須以密封形式分發(fā)至接收人，并須于信封面注明發(fā)件人及收件人姓名，交由公司 /管理處內的特別指定人送往。任何人如復印或抄錄保密文件，公司有權根據本規(guī)定追究其泄密責任。 保密文件 的保管 。技術信息和經營信息包括但不限于客戶 /業(yè)主資料、合同資料、推廣計劃、管理策略、預算、薪酬制度、人事資料、財務計劃、會計資料、規(guī)劃設計圖紙、方案及計劃、程序軟件、技術參數、網絡信息以及與公司 /管理處業(yè)務有關的資料。 保密的范圍 本規(guī)定所指保密的范圍是指未經許可不能向他人透露的涉及公司 /管理處各方面運作的所有信息資料，包括商業(yè)秘密、技術信息、業(yè)主資料、經營信息及公司 /管理處認定為秘密的其他資料。 1報告關系 /類別： 行政月報匯總： 半年度行政工作報告； 年度工作報告； 各類會議紀要； 審核管理處年度行政預算。 制定日常事務操作規(guī)范，并監(jiān)督實施情況，提出意見和改進建議； 優(yōu)化公司日常行政工作，提高工作效率。 進行實施采購； 管理處資產的日常維護管理。 依照公司《檔案管理制度》建立管理處檔案管理工作程序； 管理好物管公司的所有文檔資料； 匯報管理處的檔案管理情況，并提出優(yōu)化改進建議； 印章 /用章管理 制定公司《印章管理規(guī)定》、《申請蓋章管理規(guī)定》及其他相關制度和流程； 監(jiān)督、實施公司印章、蓋章及其他相關制度和流程； 審批各管理處刻制管理處印章申請； 嚴格執(zhí)行《印章管理規(guī)定》、《申請蓋章管理規(guī)定》及其他相關制度和流程； 按工作需要申請刻制管理處印章，并妥善保管； 資產采購及管理 制定公司《資產管理制度》、嚴格要求實施資產管理和資產保全工作； 指導、監(jiān)督、檢查各管理處的資產管理工作； 在各管理處之間合理調配各類資產，組織執(zhí)行資產轉移工作； 制定資產采購流程及相關應用表格； 按照行政采購審批權限實施物管公司的資產按公司《資產管理制度》、的職責要求，嚴格實施資產管理和資產保全工作。 按公司文檔管理標準規(guī)定的細則，實施文檔管理工作； 正確使用公司文本和表格模式。 執(zhí)行公 司的收發(fā)文管理規(guī)范； 負責管理處所有的收發(fā)文事務； 匯報管理處的收發(fā)文執(zhí)行情況，并提出優(yōu)化改進建議。 編制管理處行政預算； 執(zhí)行公司批準后的行政預算； 定期檢查匯報管理處行政預算的執(zhí)行情況。 執(zhí)行物管公司行政管理制度； 匯報管理處行政手冊的執(zhí)行情況及提出改進建議。 執(zhí)行公司的行政管理制度，按照公司的指引編制管理處行政預算，認真執(zhí)行公司行政預算，并及時提出優(yōu)化成本的好建議； 嚴格執(zhí)行各行政和后勤管理制度、工作流程，確保公司行政后勤管理的順利進行；接受公司行政的監(jiān)督； 組織協調管理處各類活動及會議，并配合實施公司各類活動； 按照《檔案管理規(guī)定》管理管理處檔案工作；接受公司檔案管理的監(jiān)督 和業(yè)務指導； 管理處日常行政事務的具體實施； 具體負責管理處的日常資產管理工作，包括申購、采購、轉移、維護、維修、錄入資產卡片、費用報銷； 收集、提供管理處日常運行情況資料； 負責管理處與物管公司、所在項目的項目部、銷售部及外部單位的文件收發(fā)、流轉及管理工作； 配合物管公司及管理處其他部門的工作。 負責管理處會議的組 織、安排、記錄及跟蹤落實； 根據公司規(guī)定，協助管理處主任進行管理處印章管理； 按照公司指引編制管理處行政辦公預算，并嚴格按照經審批預算執(zhí)行及復核管理處日常辦公費用的支出。 4）指導管理處各部門的文件資料管理。 2）行政文件的收集、發(fā)放、傳閱、呈批、催辦、保存、注銷及檔案資料的立卷歸檔。 資源部 二零零五年七月 管理處行政的工作職責 3 貫徹落實物管公司制定 的行政管理制度，在做好管理處行政后勤支持的同時，控制及節(jié)約行政成本； 組織和監(jiān)督辦公行為規(guī)范的執(zhí)行，維護辦公環(huán)境的整潔、衛(wèi)生及安全； 負責管理處的各類物品采購和固定資產管理； 嚴格執(zhí)行保密制度，負責管理處文件、資料、檔案、圖書等管理。 1 目 錄 一、 前言 二、 管理處行政部的工作職責 三、 公司資源部與管理處行政部在行政管理方面的角色和職責 四、 管理處行政制度及流程 1 保密規(guī)定 2 廉潔守則 3 收發(fā)文及檔案管理 4 月報制度 5 表格格式的管理規(guī)定 6 文件格式的管理規(guī)定 7 管理處印章使用管理規(guī)定 8 資產管理規(guī)定 9 采購、倉庫管理規(guī)定 10 物品領用制度 11 集團網手機使用管理規(guī)定 12 對講機使用管理規(guī)定 13 工作任務單使用辦法 14 圖書借閱管理規(guī)定 15 制服管理規(guī)定 16 車輛使用和管理制度 17 宿舍管理制度 18 電話接聽制度 19 電話管理制度 20 節(jié)約用紙、使用二次用紙的規(guī)定 21 辦公區(qū)域的管理規(guī)定 22 辦公行政管理規(guī)定 22． 1 員工證 22． 2 更衣柜、鑰匙的管理 22． 3 電腦使用與管理 22． 4 復印使用管理 22． 5 傳真機使用管理 22． 6 辦公費用控制 六、相關表格 （一） 模版 1 公文模版 2 信函模版 3 傳真模版 4 備忘錄模版 5 會議紀要模版 6 內部工作聯系單 模版 （二） 表格 1 請購單 2 工作任務單 3 公司車輛使用申請表 4 車輛維修申請表 5 固定資產申請表 6 非固定資產申請表 7 實物 資產處理申請表 8 實物資產轉讓申請表 9 合同審批流程表 10 名片印制申請表 11 報價分析報告 12 事務應酬費用申請及報銷申請表 13 行政費用分析表 2 前 言 本《行政工作指引手冊》為新世界物業(yè)管理有限公司資源部及轄下各管理處在行政管理方面的業(yè)務指引橋梁，管理處行政負責人為主要聯絡人，具體負責與公司資源部進行行政業(yè)務聯絡和溝通。 物管公司資源部對本手冊具有修改權和解釋權。 1）管理體系文件的發(fā)放管理。 3）管理處合同、協議、評審記錄、業(yè)務信息等其它文件的整理。 5）管理處各類書籍的購置、分類、保管、借閱、管理。 完成其他日常行政事務性工作； 物管公司資源部與管理處行政在行政管理方面的角色和職責 一、 資源部與管理處行政的定位和角色： 資源部 管理處行政 規(guī)章制度的草擬者 業(yè)務的支持者 業(yè)務的監(jiān)督者 業(yè)務咨詢顧問 規(guī)章制度的執(zhí)行者 業(yè)務的優(yōu)化者 業(yè)務的實踐者 基層信息的提供者 二、資源部與管理處行政職責描述： 4 資源部 管理處行政 組 織制定公司及管理處的行政工作發(fā)展規(guī)劃及管理制度，編制實施計劃與預算，審核各管理處的實施計劃及預算； 修訂、執(zhí)行、監(jiān)督、完善公司行政和后勤管理制度、工作流程，確保行政后勤管理的順利進行；監(jiān)督管理處行政的運作，為管理處行政協調解決疑難問題； 組織、協調公司各類活動； 制定公司及管理處的檔案管理規(guī)定，按照《檔案管理規(guī)定》歸口管理公司檔案工作；監(jiān)督、指導管理處的檔案管理； 各項日常行政事務的統(tǒng)籌，公司本部日常行政事務的具體實施； 統(tǒng)籌公司所有資產管理，具體實施所有資產轉移、廢舊處理工作；具體執(zhí)行公司本部的日常資產管 理工作； 收集各管理處日常運行資料，整理公司的運行情況資料； 負責公司與項目管理中心、各管理處、外單位的文件收發(fā)、流轉及管理工作的收發(fā)、流轉及管理工作； 配合公司各職能部門及管理處的工作。 三、資源部與管理處行政具體業(yè)務管理的工作描述： 事務類型 資源部 管理處行政 行政規(guī)章制度 起草公司及管理處行政管理制度； 執(zhí)行公司行政管理制度； 監(jiān)督管理處執(zhí)行公司行政管理制度 檢查、完善現行各 項行政管理制度。 5 預算管理 編制公司行政預算的費用指標； 編制公司本部的行政預算； 協助管理處完成行政預算； 執(zhí)行公司的行政預算，對預算目標負責； 監(jiān)督管理處執(zhí)行行政預算； 對公司及管理處的行政預算執(zhí)行情況做定期檢討。 收發(fā)文管理 制定公司及管理處的收發(fā)文管理規(guī)范； 負責公司本部所有的收發(fā)文事務； 監(jiān)督管理處的收發(fā)文管理情況。 文檔管理 制定公司文檔管理標準文件，并統(tǒng)籌實施，包括統(tǒng)一發(fā)文格式、統(tǒng)一表格格式等； 草擬、公布、完善公司的文本和表格模式。 檔案管理 制定公司及管理處的《檔案管理制度》； 負責公司及管理處的證照、合同、文件等重要檔案的集中管理； 發(fā)揮檔案價值，保障檔案安全完整； 監(jiān)督管理處檔案管理工作； 組織實施公司本部檔案室盤點工 作。 對資產管理過程中出現問題的及時匯總、上報； 配合執(zhí)行公司資產轉移工作； 嚴格按照公司資產采購流程和權限 6 采購工作； 公司本部資產的日常維護管理。 各類日常行政事務（飲用水、用餐、快遞、車輛調度、辦公用品采購 /分發(fā)、辦公設備 的維護、指定供應商的意見反饋等） 負責日常行政事務供應商的甄選、評價、反饋、適時更換等事務。 負責本管理處各類辦公設備、設施維護、調配等工作； 按公司的要求與有關供應商合作，并及時反饋對供應商的贊許 /意見 /建議； 優(yōu)化本管理處日常行政工作，提高工作效率。 行政月報 半年度行政工作報告； 年度 工作報告； 各類會議紀要； 申報管理處年度行政預算 行政工作制度及流程 1 保密規(guī)定 為了加強對公司 /管理處信息資料的綜合保護，完善公司辦公室 /管理處工作規(guī)程管理，現根據國家有關保密管理規(guī)定及勞動法規(guī)，結合公司 /管理處運作之實際，特制定本規(guī)定。 7 商業(yè)秘密是指不為公 眾所知悉、能為權利人帶來經濟利益，具有實用性的技術信息和經營信息；或者是因被泄露而引致公司 /管理處權益受損的內容。 保密文件的控制 保密文件的界定 由物管公司經理 /管理處主任根據文件的內容與時效性，界定本公司 /管理處文件是否屬保密文件。 保密文件派發(fā)時，須在文件上注明“密件，不得復印”字樣。 對于尚在草擬或討論中的、未經最后確定及公布的方案或計劃，草案人必須在有關的討論會議后立即回收，以避免草案或計劃外泄，造成公司方面不必要的負面影響。 對于需分別簽署審批的保密文件資料，經辦人可按簽署的先后順序在同一份文件中傳簽，無須復印多份，以減低密件外泄的風險。 保密文件的銷毀 如因特殊原因須復印密件，經辦人須嚴格控制復印的份數，如復印錯誤或有多印份數，須立即作銷毀處理，不得用作二次紙循環(huán)再用。 通過網絡傳送的保密文件，在接收后須立即進行保密存放，并確保存放安全后，馬上進行網絡密件的刪除處理。 ，應當即時取回和保管好文件。 員工在使用保密范圍內的信息時，應當取得公司 /管理處的許可，并應妥善保存有關資料，以保證不被外泄。 員工有責任對工作過程中所接觸到的敏感資料或保密文件 做出特別處理與控制，以避免保密文件的泄露甚至流失。 員工不得在公眾場合談論有關屬公司 /管理處保密信息或資料的內容。 對于涉及互聯網的泄密行為，公司 /管理處有權根據有關法律法規(guī)進行處理與追究。 對于泄露公司 /管理處資料，無論員工是否有意，公司 /管理處同樣會對員工做出紀律處分或保留追究其法律責任的權利。 公司任何員工個人不得要求和盡量避免受請參加業(yè)務單位的請吃。 公司任何員工嚴禁損害公