【正文】 備注： 1物料領(lǐng)用審批時(shí)間需在當(dāng)天內(nèi)完成，遇審批人不在時(shí)，可通過電話請批，后補(bǔ)簽 名。 各部門內(nèi)部需領(lǐng)用物品時(shí)，由部門提出申請，報(bào)人事行政經(jīng)理批準(zhǔn)后方可領(lǐng)用。 10 物品領(lǐng)用制度 物品領(lǐng)用前先填寫《工作任務(wù)單》或《用料單》，確部門主管審核審核后方可領(lǐng)取，各部門主管須跟進(jìn)物料使用情況。 物品采購流程 采購流程 預(yù)算內(nèi) 預(yù)算外 是否為 專控物品 需臨時(shí)應(yīng)急采購物品 價(jià)值是否=1000 元 ? 管理處 主任審核書面同意 貨比三家 各管理處行政助理月底匯總各部門下月資金使用計(jì)劃 (附《請購單》 )。具體要求： 20 掌握委托方 /供應(yīng)商內(nèi)部管理的狀況 委托方 /供應(yīng)商產(chǎn)品價(jià)格的變化 社會(huì)信譽(yù)的變化 同本管理處合作的情況跟蹤 其他應(yīng)當(dāng)跟蹤管理的要素 跟蹤評審結(jié)果的處置 資源部應(yīng)當(dāng)依據(jù)每半年的跟 蹤評審結(jié)果將委托方 /供應(yīng)商分為優(yōu)等、良好、合格、不合格四等。 倉庫管理 倉庫物品應(yīng)擺放整齊，由大到小、由重到輕、從上到下的順序依次擺放； 物品應(yīng)分名別類，在物品前掛上物品標(biāo)簽卡； 倉庫除倉管員外，無特殊情況其他人員不準(zhǔn)入內(nèi)； 倉庫應(yīng)通風(fēng)良好，做好防鼠、防潮等措施，定期投放鼠藥，對易腐爛、發(fā)霉的物品應(yīng)定期晾曬； 倉庫內(nèi)的機(jī)械設(shè)備應(yīng)定期保養(yǎng)上油； 倉庫內(nèi)應(yīng)擺放足夠的滅火器； 倉庫內(nèi)應(yīng)做好安全用電管理，不準(zhǔn)在倉庫內(nèi)進(jìn)行加工、烹調(diào) 等作業(yè)，必須做到人走燈關(guān)； 倉庫內(nèi)應(yīng)做好防范措施，門、窗、鎖保持完好； 倉管員休息或不在崗位時(shí)，應(yīng)將倉庫房間鑰匙及鑰匙箱鑰匙以封條形式交于最高當(dāng)值主管，在此期間如需領(lǐng)用物品須有兩人同往，并做好登記記錄。 將庫存物品明細(xì)賬的庫存物品額和盤點(diǎn)表上的實(shí)物余額進(jìn)行核對。由財(cái)務(wù)部復(fù)核。 19 《庫存物品盤點(diǎn)表》上。 倉庫管理 . 物品出倉 ：《請購單》中申購的物品； 必需的辦公用品。 行政助理應(yīng)定期整理資料，做好歸類、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)工作，隨時(shí)為管理處提供準(zhǔn)確的記錄信息。 存檔跟蹤管理 ，便于查閱，以及做好跟蹤管理工作。 倉管員須及時(shí)做好貨品的入倉進(jìn)帳紀(jì)錄，對退換及分批交貨產(chǎn)品需及時(shí)反饋使用部門，并作出跟進(jìn)。 行政助理接到核準(zhǔn)后的《請購單 》后，應(yīng)密切跟進(jìn)交貨事宜，并及早做好相關(guān)的收貨準(zhǔn)備工作。 采購材料較專業(yè)復(fù)雜時(shí)，行政助理需密切聯(lián)系使用部門，并先把《請購單》交使用部門確認(rèn)無誤后，才依權(quán)限逐級報(bào)批。 呈核、訂購 行政助理須將經(jīng)議價(jià)后的報(bào)價(jià)資料匯總，歸 納整理報(bào)價(jià)分析，并將擬選定的產(chǎn)品、最終價(jià)格及供應(yīng)商資料填制于《請購單》上，依權(quán)限逐級報(bào)批。 詢價(jià)、比價(jià)、議價(jià) 行政助理按月資金使用計(jì)劃中的采購清單或《請 購表》的緩急，參考市場行情及過去采購記錄進(jìn)行詢價(jià)作業(yè)，若因特殊情況（獨(dú)家制造或代理等原因）應(yīng)于《請購單》上注明并填報(bào)《獨(dú)家特約委托方 /供應(yīng)商審批表》外，原則上應(yīng)精選三家以上的供應(yīng)商辦理比價(jià)，或經(jīng)分析后議價(jià)。 大件貴重物品除按照資金使用程序報(bào)批外，仍需由使用管理處擬寫書面詳細(xì)申請報(bào)告報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)。 審核各管理處的資金使用計(jì)劃，并交總經(jīng)理批準(zhǔn)。 采購程序一般分請購、詢 /比 /議價(jià)、呈核訂購、驗(yàn)收、報(bào)銷及存檔跟蹤管理六個(gè)階段。 采購物品均要求供應(yīng)商提供正式的商品銷售發(fā)票。 采購審批權(quán)限按《廣州新世界物業(yè)管理有限公司財(cái)務(wù)審批權(quán)限》執(zhí)行。 ： 文具 /辦公用品、工程物料、制服洗滌、對講機(jī)購置維保、電腦設(shè)備購置及維保、消防保安用品、制服制作、飲用水供應(yīng)商等。包括低值易耗品、工程零星耗材物料、辦公設(shè)備的維修費(fèi)、辦公室綠化費(fèi)、公務(wù)交通費(fèi)、飲用水費(fèi)、郵遞費(fèi)及其它雜項(xiàng)品。包括電腦網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、辦公家具、辦公設(shè)備、車輛、工程設(shè)備、電機(jī)等物品。倉存金額最高限額在 10,000 元內(nèi)，零星或補(bǔ)儲(chǔ)備倉的采購每月的次數(shù)不超過（含） 三次。 采購制度要點(diǎn) 維修物料的采購原則：實(shí)行補(bǔ)倉制，由各管理處行政助理與倉管員核準(zhǔn)倉庫最高庫存量及最低庫存量。 總經(jīng)理負(fù)責(zé)審批各管理處及物管公司的月資金使用計(jì)劃及采購清單。 公司資源部負(fù)責(zé)收集有關(guān)供應(yīng)商信息及資料，負(fù)責(zé)審核各管理處的月資金使用計(jì)劃及 采購清單，并匯總編制物管公司的月資金使用計(jì)劃，報(bào)總經(jīng)理審批，負(fù)責(zé)落實(shí)供應(yīng)商的評審管理工作。 職責(zé) 各管理處行政助理負(fù)責(zé)編制管理處的月資金使用計(jì)劃及采購清單，并負(fù)責(zé)倉庫管理 作及貨款報(bào)銷、采購資料存檔管理工作。 9 采購管理規(guī)定 目的 規(guī)范物管公司各管理處物品采購，物品入倉、出倉的程序，確保采購物品符合規(guī)定要求。 其它 定期資產(chǎn)檢查 兩種周期性的維護(hù)來保持記錄的精確、真實(shí)： 資產(chǎn)的年報(bào)（由資源部負(fù)責(zé)） 周期性盤點(diǎn)（由資源部主持各部門配合） 資產(chǎn)的年報(bào) 資源部于每年 12月 31 日前，根據(jù)當(dāng)年二次資產(chǎn)盤點(diǎn)的情況，調(diào)整好資產(chǎn)登記后，打印出公司 /管理處資產(chǎn)的年報(bào)，交檔案室歸檔；同時(shí)將各部門 /管理處的資產(chǎn)年報(bào)發(fā)給各資產(chǎn)管理的部門責(zé) 16 任人。 需廢棄而處理的，應(yīng)須附有該物品的照片，以作處理參考 。 由于使用中損壞而處理的，在歸檔時(shí)必須附有損壞報(bào)告。 資產(chǎn)購買款的支付 由資源部負(fù)責(zé)辦理資產(chǎn)購買款的支付手續(xù)，并將已填寫“取得登記欄”的申請表原件、資產(chǎn)卡片、發(fā)票等資料交財(cái)務(wù)部。 資產(chǎn)的簽收 資源部將該資產(chǎn)編號填寫在申請表的“取得登記欄”中，再由申請人或使用人在“取得登記欄”上簽收。 資產(chǎn)的編號 資產(chǎn)轉(zhuǎn)移 所申請的資產(chǎn)是從庫存中調(diào)配的，則屬使用者的變更，不產(chǎn)生新的資產(chǎn)編號，資源部作相應(yīng)的變更使用人登記。 。 當(dāng)物品送到時(shí)，申請人或接收人應(yīng)檢查該物品以確保以下幾點(diǎn)： 。 資產(chǎn)的取得 申請購買資產(chǎn) 作購買前的準(zhǔn)備，填寫“固定資產(chǎn)申請表”（所申購的資產(chǎn)屬固定資產(chǎn)類時(shí)適用）、或填寫“非固定 15 資產(chǎn) /費(fèi)用申請表”（所申購的資產(chǎn)屬非固定資產(chǎn)類時(shí)適用），然后將 申請表匯總到資源部審核，由資源部進(jìn)行調(diào)配，無庫存則再由資源部組織購買。 。 資產(chǎn)管理部門責(zé)任 負(fù)責(zé)按照規(guī)定辦理資產(chǎn)的增加、轉(zhuǎn)移、報(bào)廢、減少、盤點(diǎn)等組織、登記手續(xù)，并對資產(chǎn)進(jìn)行必要的維護(hù)安排。 資產(chǎn)所有權(quán)及相關(guān)責(zé)任 資產(chǎn)所有權(quán) 資產(chǎn)所有權(quán)歸屬于負(fù)擔(dān)其成本費(fèi)用的物管公司或管理處。負(fù)責(zé)監(jiān)督和指導(dǎo)管理處的資產(chǎn)管理工作。負(fù)責(zé)按照規(guī)定辦理資產(chǎn)的增加、調(diào)配、轉(zhuǎn)移、報(bào)廢、減少、盤點(diǎn)和資產(chǎn)系統(tǒng)的登記等工作，并對資產(chǎn)安排適當(dāng)?shù)木S護(hù)，以保證公司資產(chǎn)的實(shí)物和資產(chǎn)的記錄統(tǒng)一一致。其中，單位價(jià)值在 RMB2020以上（含 RMB2020 元）的資產(chǎn)，屬固定資產(chǎn)類，財(cái)務(wù)軟件系統(tǒng)中劃分為 A 類資產(chǎn)；單位價(jià)值在 RMB2020元以下的資產(chǎn)，屬非固定資產(chǎn)類，財(cái)務(wù)軟件系統(tǒng)中劃分為 H 類資產(chǎn)。 8 資產(chǎn)管理規(guī)定 本文件的適用范圍 管理處主任 人事行政助理向管理處主任口頭匯報(bào)（文件內(nèi)容） 審查 人事行政助理代簽（管理處主任上班后一天內(nèi)補(bǔ)辦有關(guān)手續(xù)） 在申請表上簽字 使用部門在《印章使用登記表》登記 蓋章 文件復(fù)印存檔 不同意 14 適用于對公司及公司轄下各管理處之全部相關(guān)資產(chǎn)的管理。 不得在白紙或空白介紹信上加蓋印章。 使用印章應(yīng)填寫《印章使用申請單》，經(jīng)管理處主任批準(zhǔn)后再加蓋公章。 管理處行政人員按《印章申請使用流程》辦理蓋章手續(xù)。 使用范圍： 新世界物業(yè)管理有限公司下屬各管理處印章管理。 其他種類文件（包括電子郵件），其正文內(nèi)容提及的日期和文件的日期，則可選擇上述格式中的一種。 英文式 —— 年 /月 /日，例如： 2020/1/31。 6 文件格式的管理規(guī)定 適用對象 本規(guī)定適用于公司 /管理處所有對內(nèi)和對外文件，包括打印版本和手寫版本的文件。 所有表格均由資源部統(tǒng)一公布適用。 表格管理 表格的編制 各部門負(fù)責(zé)編制相應(yīng)的表格，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，并將編制好的表格報(bào)資源部，如有更新，應(yīng)及時(shí)告知資源部。 表格的正文 字體版：華文楷體。 2） 頁號數(shù)的字體：宋體， 9 號。 3） 表格編號的位置 ：在表尾的左邊。 例： 字體：“廣州新世界物業(yè)管理有限公司”用隸書，字號為三號；表格名稱用華文楷體，字號為小三號。 表格格式 表頭 11 ：公司標(biāo)志，加“廣州新世界物業(yè)管理有限公司”，下款是表格名稱。 5 表格格式的管理規(guī)定 適用范圍 公司（“廣州新世界物業(yè)管理有限公司”）及公司轄下各管理處、各部門所使用的表格。 4 月報(bào)制度 月報(bào)制度：每月 25 日前，各管理處以規(guī)定書面格式上報(bào)該管理處各部門工作情況至物管公司秘書。 2）檔案管理員將《檔案原件借用申請表》復(fù)印件退回借用人，證明已歸還檔案，完 檔案歸還手續(xù)。 3）檔案借用人應(yīng)有高度責(zé)任感，保持檔案的整潔和完整，不得涂污及損壞。 2）檔案原件外借期一般不得超過一個(gè)月。如所復(fù)印的文件屬公司證照類，由物管公司秘書統(tǒng)一向項(xiàng)目中心行政及信息管理部辦理。資源部根據(jù)公司檔案編號的規(guī)則，將文件進(jìn)行編號，分類存放。 文件移交人將符合歸檔條件的文件整理后，填寫申請，交到項(xiàng)目管理中心檔案管理員處，檔案管理員清點(diǎn)無誤后，予以簽名確認(rèn)。由各管理處指定專人負(fù)責(zé)，根據(jù)文件的內(nèi)容和重要性，界定文件的存放期限和處理方法，例如： 對于保管期限已到的文件，集中銷毀，并做好注銷的登記手續(xù)，包括文件名稱、文件日期、來文單位 /收文單位、文件編號、存放期限、注銷日期、注銷負(fù)責(zé)人、注銷批準(zhǔn)人（管理處主任 /物管公司經(jīng)理）等； 對于保管期限未到、但不是經(jīng)常使用的文件，按類別進(jìn)行釘裝、打包，集中存放到另外指定的位置上； 檔案管理 文件的移交 對于各部門 /管理處在工作中形成的、具有保存價(jià)值的文件材料應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)由物管公 10 司秘書移交至項(xiàng)目管理中心檔案室，具體移交期限如下： 重要文件如公司 /管理處證書、合同、及其他法律文件，應(yīng)在辦妥后一周內(nèi)由物管公司秘書移交項(xiàng)目管理中心檔案室。 文件必須存放在文件柜等安全的地方，不得隨意或 雜亂地堆放。 管理處秘書 /各管理處行政人員將所有收、發(fā)的文件按不同的類別進(jìn)行分類，具體類別根據(jù)各自的具體情況制定，做到科學(xué)、系統(tǒng)、方便查閱和處理。 管理處行政人員負(fù)責(zé)每月填寫管理處的《發(fā)文登記表》。傳閱并簽名后的文件，交回歸檔。 發(fā)出：由發(fā)件部門 /管理處負(fù)責(zé)，并作出發(fā)文、簽收登記。 校對、簽署 由發(fā)文部門 /管理處負(fù)責(zé)，部門 /管理處 /物管公司歸檔的文件需有發(fā)件人、管理處主任及物管公司 總經(jīng)理的簽名；以管理處名義發(fā)出的電子郵件，則打印后由管理處主任簽名，留作歸檔。管理處內(nèi)部發(fā)文由管理處行政人員負(fù)責(zé)統(tǒng)一編號及填寫《發(fā)文登記表》。 發(fā)件 起草：由需要發(fā)件的部門 /管理處起草文件。 文件執(zhí)行或處理完畢后，由收件物 管公司秘書 /管理處行政人員存檔，重要的文件正文（如有）物管公司秘書須定期交到檔案室歸檔。 收文登記后，及時(shí)報(bào)公司總經(jīng)理 /管理處主任或授權(quán)人簽署意見，再轉(zhuǎn)交收件人 /跟進(jìn)人處 9 理。 收發(fā)文管理 收文 收到的文件（包括通過前臺之外來文件，以及內(nèi)部各部門 /管理處文件（密件除外），由物管公司秘書或各管理處行政人員負(fù)責(zé)收文登記；另物管公司秘書必須在項(xiàng)目管理中心內(nèi)部網(wǎng)頁進(jìn)行收文登記。 3 收發(fā)文及檔案管理 文件定義 本規(guī)定所提的文件是指：證照、合同、函件、圖紙、傳真、以部門 /管理處 /物管公司名義發(fā)出的電子郵件等文件。 公司設(shè)立總經(jīng)理信箱，接受員工及業(yè)務(wù)單位的，對在廉潔紀(jì)律執(zhí)行時(shí)發(fā)現(xiàn)的問題，若金額或物品價(jià)值較大的，將移交司法機(jī)關(guān)處理。若因工作需要應(yīng)事前向部門經(jīng)理報(bào)告，經(jīng)批準(zhǔn)后始 可赴約。 2 廉潔守則 公司任何員工個(gè)人不得以任何形式收受有關(guān)業(yè)務(wù)單位（施工單位、供應(yīng)商等）的紅包及禮物，若因節(jié)慶之故，難以推卻的，應(yīng)繳交公司資源部登記，由公司統(tǒng)一處理。 在職員工如違反本保密規(guī)定，公司 /管理處有權(quán)依據(jù)勞動(dòng)法 有關(guān)規(guī)定即時(shí)解除與員工的勞動(dòng)合同，且不給予任何經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償；造成公司損失的，公司 /管理處有權(quán)要求員工賠償。 員工泄密的后果與處理 若因員工泄密而造成公司 /管理處損失的，該員工須承擔(dān)連帶責(zé)任，公司 /管理處同時(shí)有權(quán)追繳其違法所得。 員工不論是以何種原因離開公司 /管理處的，以后必須對公司 /管理處的保密資料承擔(dān)保密義務(wù)。 員工應(yīng)當(dāng)遵守公司